3.2.4.1 Bộ máy Kinh doanh
Phó giám đốc showroom
Phó phòng TT KDTM
Hình 3.4: Sơ đồ bộ phận Kinh doanh của Chi nhánh Vĩnh Long – Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải
(Nguồn: Phòng Kinh doanh của Chi nhánh Vĩnh Long – Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải)
3.2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận
Phó giám đốc: chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các chỉ tiêu và tuyển dụng đào tạo phát triển nhân sự bao gồm các hoạt động sau:
Hoạch định kế hoạch kinh doanh tổng thể của đơn vị theo từng thời kỳ với các chỉ tiêu được giao theo chiến lược của công ty. Điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi từ thị trường hoặc chủ trương của Tổng công ty và khu vực.
Chỉ đạo thực hiện thị trường, phân tích và đưa ra các định hướng, phát triển nâng cao giá trị thương hiệu.
Đề xuất các chương trình dịch vụ sau bán hàng và kiểm soát hoạt động sửa chữa, chăm sóc và giải quyết khiếu nại cho khách hàng.
Tổtrưởng 1 Trư ( ởng nhóm) Phòng KD Kia Phòng KD Mazda Tổtrưởng 2 PPKD ( ) Tư vấn bán hàng Tư vấn bán hàng Tư vấn bán hàng Tư vấn bán hàng Tư vấn bán hàng Tư vấn bán hàng Tư vấn bán hàng Tư vấn bán hàng
Phân tích báo cáo tài chính để điều chỉnh các hoạt động và sử dụng hiệu quả vốn và chi phí
Xây dựng cơ cấu tổ chức, cán bộ nhân viên của các bộ phận. Đề nghị khen thưởng, bổ nhiệm, điều chuyển và bồi dưỡng phát triển nhân sự kế thừa.
Phó phòng kinh doanh:
Kinh doanh: Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho thị trường phù hợp từng giai đoạn: tháng, quý, năm theo diễn biến thị trường. Tiếp nhận chỉ tiêu kinh doanh từ lãnh đạo và phân chia cho các nhóm, cá nhân. Kiểm soát việc thực hiện chi tiêu và hỗ trợ để các nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Cập nhật chương trình bán hàng – marketing của khu vực triển khai và đề xuất các chương trình bán hàng phù hợp. Tổ chức quản lý thông tin khách hàng, thị trường và các chương trình dịch vụ khách hàng theo qui định của công ty. Giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Thực hiện báo cáo kinh doanh, báo cáo thị trường theo định kỳ và các yêu cầu phát sinh.
Tài chính kế toán: Quản trị việc thực hiện hợp đồng, thanh toán của khách hàng. Quản lý chi phí phù hợp hạn mức và yêu cầu thực tế (hoa hồng, giảm giá, công tác, tiếp khách….)
Quản lý nhân sự: Xác định định biên nhân sự phù hợp yêu cầu hoạt động kinh doanh từng thời kỳ. Tham gia tuyển dụng và đề xuất vào các vị trí phù hợp thuộc phòng kinh doanh. Đồng hành và chia sẻ để giúp tư vấn bán hàng nâng cao ý thức và thái độ. Đào tạo nhân sự mới và xác định các điểm hạn chế, nhu cầu đào tạo và đề xuất đào tạo kiến thức, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ và cả thái độ với công việc cho nhân sự phòng kinh doanh. Đánh giá hiệu quả sau đào tạo và đánh giá định kỳ theo các chương trình công ty, đưa ra định hướng phát triển nhân sự cho phòng kinh doanh.
Đối ngoại, hành chính: Xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với đối tác, chính quyền địa phương, cơ quan ban ngành theo phân cấp được giao. Quản lý cơ sở vật chất, trang bị được giao, tổ chức 5s cho phòng kinh doanh.
Trưởng nhóm kinh doanh: chịu trách nhiệm qua ba việc:
Bán hàng: tiếp nhận chỉ tiêu nhóm, lập kế hoạch bán hàng và phân công cho từng nhóm và cá nhân. Quản lý thông tin và tiếp xúc khách hàng để tiếp nhận thông tin, tư vấn khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp. Giám sát việc thực hiện chỉ tiêu của nhóm và cá nhân để kịp thời hỗ trợ tư vấn bán hàng thực hiện nhiệm vụ được giao. Giải quyết các khiếu nại của khách hàng hoặc đề xuất khi khiếu nại vượt thẩm quyền.
Thu thập thông tin thị trường: thu thập, phân tích thông tin thị trường, đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu và đề xuất các giải pháp bán hàng và phát triển thương hiệu.
Theo dõi thực hiện hợp đồng và báo cáo: theo dõi thực hiện hợp đồng, hỗ trợ nhân viên hoàn thành hồ sơ thanh toán và đôn đốc thu hồi công nợ đến hoặc quá hạn. Báo cáo định kỳ và phát sinh theo yêu cầu.
Tư vấn bán hàng:
Bán hàng: Tiếp nhận chỉ tiêu từ cấp trên. Lập kế hoạch bán hàng, phát triển khách hàng tháng/quý. Tiếp xúc khách hàng, thu thập thông tin, tư vấn khách hàng chọn lựa sản phẩm phù hợp và chăm sóc khách hàng theo quy định của công ty. Nắm rõ các chương trình Marketing, bán hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để đàm phán và xúc tiến bán hàng. Giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
Thu thập thông tin thị trường: thu thập, phân tích thông tin thị trường khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp bán hàng và phát triển thương hiệu tại thị trường phụ trách.
Theo dõi thực hiện hợp đồng và báo cáo: theo dõi thực hiện hợp đồng, hỗ trợ nhân viên kế toán đơn vị hoàn thành hồ sơ thanh toán và đôn đốc thu hồi công nợ đến hoặc quá hạn. Báo cáo định kỳ và phát sinh theo yêu cầu.