- Bước 1: Tư vấn bán hàng sẽ tiếp cận và ghi nhận nhu cầu của khách hàng. Sau đó sẽ thông báo cho khách hàng thời gian lập hợp đồng và số tiền đặt cọc lần 1. Theo quy định của Công ty thì tư vấn bán hàng lập 4 bản hợp đồng mua bán xe và trình cho Ban Giám đốc ký duyệt.
+Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì khách hàng giữ 1 bản, 1 bản chuyển cho ngân hàng, 2 bản do Công ty giữ trong đó 1 bản chuyển qua phòng kế toán, 1 bản lưu tại phòng kinh doanh.
+Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì khách hàng giữ 2 bản, 2 bản do Công ty giữ trong đó 1 bản chuyển qua phòng kế toán, 1 bản lưu tại phòng kinh doanh.
- Bước 2: Kế toán bán hàng nhận hợp đồng mua bán xe từ phòng kinh doanh tiến hành thu tiền của khách. Kế toán bán hàng lập phiếu thu thành 3 liên. 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu và đóng thành quyển, 1 liên chuyển cho kế toán nghiệp vụ để thu tiền. Trường hợp khách hàng thanh toán tiền đặt cọc lần 1 qua ngân hàng thì sau khi nhận giấy báo có của ngân hàng, kế toán
bán hàng chuyển 1 liên cho kế toán nghiệp vụ, liên còn lại lưu tại chứng từ ngân hàng.
- Bước 3: Kế toán bán hàng mở sổ theo dõi công nợ. Ngoài ra, kế toán bán hàng phải theo dõi tiến độ giao hồ sơ, giao xe trong các điều khoản của hợp đồng.
- Bước 4: Tư vấn bán hàng tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xe, tình trạng xe. Đồng thời thông báo khách hàng chuẩn bị thanh toán số tiền còn lại trong hợp đồng và hỗ trợ khách hàng các thủ tục giải ngân của khách hàng (nếu khách hàng mua xe trả góp). Cuối cùng, lập sổ theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Bước 5+6: Kế toán bán hàng thu tiền lần 2 theo tiến độ hợp đồng, in sổ chi tiết công nợ và ký xác nhận cho phép xuất hóa đơn, giao hồ sơ cho khách hàng.
+ Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt: Kế toán bán hàng thu tiền khách hàng và lập phiếu thu thành 3 liên.1 liên giao cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán nghiệp vụ, 1 liên lưu và đóng thành quyển.
+ Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: Sau khi nhận giấy báo có của ngân hàng, kế toán bán hàng chuyển 1 liên cho kế toán nghiệp vụ, liên còn lại lưu tại chứng từ ngân hàng.
- Bước 7: Kế toán bán hàng theo dõi và thu hồi công nợ. Sau khi khách hàng hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng, kế toán bán hàng sẽ lập thông báo công nợ bằng không cho phòng kinh doanh để chuần bị giao xe cho khách hàng.
- Bước 8: Tư vấn bán hàng hoặc phụ trách giao xe lập biên bản giao xe thành 3 liên cho khách hàng ký đầy đủ, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại lưu.
Trong trường hợp khách hàng không đủ khả năng thanh toán hết hợp đồng (trong trường hợp ngân hàng không cho vay). Công ty phải lập biên bản thanh lý hợp đồng với khách hàng, kế toán bán hàng sẽ chuyển hợp đồng sang phần xe hủy hợp đồng để theo dõi, đồng thời hoàn trả số tiền khách hàng đã đặt cọc.