1. Giới thiệu khái quát về khách sạn ASEAN
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
+ Giám đốc: là ngời có chức năng cao nhất về quản lý khách sạn, có chức năng bao quát chung toàn bộ hoạt động của khách sạn. Phối hợp sự hoạt động với hai phó giám đốc kiểm tra đôn đốc vạch kế hoạch công tác và các điều lệ t- ơng ứng xoay quanh mục tiêu quản lý kinh doanh của khách sạn. Chịu trách nhiệm về mọi kết quả hoạt động kinh doanh trớc hội đồng quản trị và trớc toàn thể cán bộ công nhân viên trong khách sạn.
+ Phó giám đốc: (gồm phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc hành chính) là bộ phận chức năng quản lý cao nhất về hoạt động kinh doanh và hành chính nhân sự của khách sạn. Thờng xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện hoàn thành tốt công việc đợc giao. Và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của nhân viên cấp dới trớc phó giám đốc.
Phối hợp sự hoạt động trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với bên ngoài, với các cơ quan nhà nớc, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày...Nhằm đảm bảo cho hoạt động của khách sạn diễn ra bình thờng, các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế của khách sạn đợc hoàn thành với chất lợng cao.
+ Th ký: là ngời có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ,ghi lại nội dung của tất cả các buổi họp,ghi lịch và nhắc giám đốc về lịch họp cũng nh lịch tiếp khách hàng ngày,các công việc thờng ngày của giám đốc. Đồng thời là phiên dịch cho giám đốc trong những cuộc họp với đối tác nớc ngoài...
+ Cố vấn quản trị: Có nhiệm vụ cố vấn cho giám đốc và phó giám đốc kinh doanh trong việc điều hành và quản lý khách sạn. T vấn cho ban giám đốc về các chiến lợc kinh doanh hợp tác làm ăn với bạn hàng.
+ Bộ phận Marketing bán hàng và đặt phòng: Đây là bộ phận giữ vai trò chủ đạo trong công tác quản lý kinh doanh của khách sạn, bộ phận này là đầu mối vận hành và giám sát các hoạt động khác. Khách sạn có thu hút và lôi cuốn đợc nhiều khách hay không phần lớn phụ thuộc vào bộ phận này trong việc tiếp cận, khuếch trơng giới thiệu sản phẩm của khách sạn. Đồng thời nó cũng là bộ phận then chốt phối hợp của khách sạn là trung tâm thông tin và cố vấn quyết định chính sách kinh doanh của phó giám đốc kinh doanh. Chức năng của bộ phận này là nghiên cứu, điều tra tìm hiểu thị trờng mục tiêu, thị trờng tiềm năng
của khách sạn cũng nh thị trờng Du lịch chung.Hiện nay, bộ phận này đã đợc bổ sung thêm một số nhân viên để hỗ trợ cho việc tuyên truyền, quảng cáo giới thiệu về các dịch vụ của khách sạn cũng nh việc liên hệ môi giới với các hãng lữ hành nhận khách và gửi khách trong và ngoài nớc.
+ Bộ phận lu trú : chia làm 2 bộ phận nhỏ là bộ phận lễ tân và bộ phận buồng.
Những ngời làm ở bộ phận này có nhiệm vụ đón và tiễn khách mỗi khi khách đến và rời khách sạn, giới thiệu chung cho khách về khách sạn, giải đáp những thắc mắc và yêu cầu của khách, nối máy cho khách khi khách có yêu cầu...Những ngời làm việc tại quầy lễ tân đợc chia thành 3 ca:
Ca sáng:7a.m - 3p.m Ca chiều:2p.m - 10p.m Ca tối:10p.m - 7a.m.
+ Bộ phận buồng: có nhiệm vụ dọn vệ sinh,lau chùi hút bụi các phòng ở của khách, chải ga giờng...
Họ làm việc theo 3 ca tơng tự nh bộ phận lễ tân.
+ Bộ phận ăn uống bao gồm: bộ phận nhà hàng, đặt tiệc, đám cới và bếp. Đây là bộ phận lớn và rất quan trọng tạo doanh thu lớn thứ hai trong khách sạn, bộ phận này có nhiệm vụ phục vụ khách ăn sáng và khách ngoài vào ăn tại nhà hàng. Đứng trớc tình hình thị trờng có nhiều sự thay đổi với nhiều loại, nhiều tầng lớp khách hàng. Cho nên, đây cũng là bộ phận giàu màu sắc nhất, có sức sống nhất. Chức năng của bộ phận này là luôn tạo ra cho khách một ấn tợng tốt ngay từ đầu về khung cảnh, cách bày trí, thái độ đón tiếp niềm nở của nhân viên phục vụ cũng nh ngời quản lý. Việc khách còn quay lại với nhà hàng hay không không chỉ phụ thuộc vào các món ăn hay chất lợng các dịch vụ đợc tạo ra từ các cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà hàng... mà còn phụ thuộc phần lớn vào thái độ phục vụ, sự thân thiện và luôn hết lòng với khách của đội ngũ nhân viên. Thái độ phục vụ của ngời nhân viên đợc coi nh là “chất xúc tác” tạo cho khách cảm giác ăn ngon miệng và kích thích đối với khách khi sử dụng các món ăn của nhà hàng.
+ Bộ phận kế toán của khách sạn ASEAN: Chuyên thực hiện về các công việc tiền lơng, chứng từ, sổ sách kế toán. Ngoài ra bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm thống kê các khoản chi tiêu trong khách sạn, thuế phải nộp... hạch toán kết quả kinh doanh, chi phí và doanh thu của từng bộ phận theo từng tháng, quý, năm.
+ Phòng kế hoạch: Cung cấp t liệu thông tin quản lý hồ sơ nắm bắt tình hình hành chính chung của khách sạn, chịu trách nhiệm về việc xuất nhập lơng thực, thực phẩm, trang thiết bị phục vụ cho khách sạn, chịu trách nhiệm đối với những thất thoát xảy ra tại kho.
+ Bộ phận bảo dỡng: Chuyên chịu trách nhiệm về việc sửa chữa và bảo d- ỡng các trang thiết bị trong khách sạn. Bộ phận này làm việc theo 3 ca giống nh bộ phận lễ tân, khi ở bộ phận nào báo tin cần phải thay sửa gấp một thiết bị nào đó thì bộ phận bảo dỡng phải có nhiệm vụ thực hiện ngay. Bộ phận bảo dỡng có một tổ trởng chịu trách nhiệm phân công công việc hàng ngày cho các nhân viên trong tổ nh kiểm tra các trang thiết bị, đồ dùng đặc biệt là về điện nớc, hệ thống phòng cháy, chữa cháy...
+ Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ sự an ninh trong khách sạn, đảm bảo không để thất thoát tài sản của khách sạn ra ngoài. Khi khách đến khách sạn có yêu cầu cần gặp một ai đó trong khách sạn thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm liên hệ gọi điện báo giúp và kiêm việc trông giữ xe.
+ Bộ phận nhân sự: Có nhiệm vụ sắp xếp lao động trong khách sạn sao cho phù hợp với nguyện vọng và khả năng của từng cá nhân và yêu cầu của khách sạn để nâng cao chất lợng phục vụ từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, ký kết các hợp đồng lao động, điều chỉnh lao động trong khách sạn. Song song với những công việc trên bộ phận này còn kết hợp trực tiếp với phó giám đốc hành chính để quản lý nhân viên trong khách sạn.
+ Bộ phận câu lạc bộ: Có nhiệm vụ cung cấp một số dịch vụ bổ xung phục vụ nhu cầu vui chơi giải trí, th giãn, ăn uống nhẹ của khách. Bộ phận này bao gồm các hoạt động nh: Bóng bàn, bida, tập thể hình... Họ làm việc theo 3 ca:
Ca sáng: từ 6 giờ đến 14 giờ Ca chiều: từ 14 giờ đến 22 giờ Ca đêm: từ 22 giờ đến 6 giờ.
+ Bộ phận lữ hành: Có chức năng chung xây dựng các chơng trình tour phục vụ khách, đặt vé máy bay, vé tàu, làm thủ tục visa, hộ chiếu cho thuê xe Du lịch, thực hiện các chức năng lữ hành, Du lịch khác.
Bảng 1: Cơ cấu tổ chức lao động (Theo số liệu năm 2001)
Nguồn: Phòng nhân sự khách sạn ASEAN
Tên bộ phận Số lợng (Ngời) Giới tính Trình độ bằng cấp Nam Nữ Thạc sỹ Đại học Cao đẳng Trung cấp và chứng chỉ Ban giám đốc 3 2 1 3 0 0 0 Lễ tân 15 9 6 0 12 0 3 Buồng 15 5 10 0 1 3 11 Nhà hàng 12 7 5 0 6 0 6 Bếp 20 8 12 0 2 18 0 Câu lạc bộ 12 3 9 0 5 2 5 Kế toán 8 3 5 0 7 1 0 Bảo dỡng 10 10 0 0 2 8 0 Marketing 5 1 4 1 4 0 0 Kế hoạch 8 2 6 0 6 0 2 Nhân sự 5 1 4 0 5 0 0 Lữ hành 5 1 4 0 5 0 0 Bảo vệ 10 8 2 0 1 1 8 Tổng 128 60 68 4 56 33 35