Hoàn thiện hệ thống dự toán là cơ sở để nhà quản lý các cấp trong công ty kiểm soát hoạt động của các bộ phận trực thuộc, sự thành công của hệ thống kế toán trách nhiệm chủ yếu được quyết định bởi hệ thống dự toán ngân sách (Noreen và cộng sự, 2008). Để khuyến khích các nhà quản trị bộ phận hoàn thành nhiệm vụ thì hệ thống dự toán ngân sách cho các trung tâm trách nhiệm phải thể hiện mục tiêu rõ ràng và khả thi cho các trung tâm trong từng giai đoạn cụ thể, phải bao gồm những chỉ tiêu đánh giá kết quả và hiệu quả trong suốt quá trình hoạt động của trung tâm.
Bên cạnh đó, quá trình lập dự toán phải có sự tham gia đóng góp ý kiến của các nhà quản trị bộ phận vì họ là những người trực tiếp thực hiện dự toán, điều này đảm bảo số liệu trên các bảng dự toán bám sát tình hình thực tế và thể hiện tính dân chủ trong quá trình lập dự toán. Hơn nữa, việc tham khảo ý kiến của các nhà quản trị bộ phận cũng là tiền đề để nhà quản lý cấp cao giao nhiệm vụ thực hiện kế hoạch phù hợp với từng trung tâm trách nhiệm, giúp nhà quản trị bộ phận linh hoạt hơn khi thực hiện nhiệm vụ.
Để đảm bảo hệ thống dự toán thực sự phát huy vai trò là công cụ truyền đạt và phân công trách nhiệm cho từng trung tâm trách nhiệm, công ty phải thiết lập qui trình
lập dự toán một cách chặt chẽ dựa vào mục tiêu chung của công ty. Quá trình lập dự toán dự toán được thực hiện theo hướng từ thấp lên cao, bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Đây là bước đầu tiên, quan trọng và chi phối toàn bộ quá trình lập dự toán ngân sách cho các trung tâm trách nhiệm, Ban giám đốc xác định mục tiêu chung của toàn công ty cho năm kế hoạch và sẽ phổ biến cho các cấp quản trị trong công ty. Tiếp theo là phân công nhân sự của các trung tâm trách nhiệm để tiến hành lập dự toán, mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ tiến hành lập dự toán cho bộ phận của mình, nhân viên kế toán quản trị của phòng Kế toán – tài vụ là người tổng hợp tất cả các bảng dự toán của các trung tâm.
Bước 2: Soạn thảo dự toán ngân sách
Nhân sự được phân công lập dự toán sẽ tiến hành thu thập thông tin bên trong, bên ngoài và dựa vào kế hoạch được giao từ cấp trên để soạn thảo dự toán cho bộ phận của mình. Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin cho bộ phận lập dự toán.
Sau khi hoàn thành các bảng dự toán ngân sách, Ban giám đốc và đại diện của các trung tâm trách nhiệm sẽ thảo luận để thống nhất dự toán ngân sách cho toàn công ty. Thông qua ý kiến được phản hồi từ các trung tâm trách nhiệm, có thể sẽ có sự điều chỉnh về kế hoạch được giao cho các trung tâm và điều chỉnh dự toán.
Bước 3: Theo dõi việc thực hiện dự toán
Trong quá trình thực hiện các dự toán đã được thống nhất ở bước 2 cần phải có sự kiểm tra, đánh giá thông qua việc so sánh, phân tích các biến động giữa báo cáo thực hiện và báo cáo dự toán. Nếu có những thay đổi về môi trường và điều kiện hoạt động thì các nhà quản lý của các trung tâm trách nhiệm cần phải thông tin kịp thời để có sự điều chỉnh dự toán cho phù hợp.