Hai bộ phận chính của Chi nhánh TP.HCM là tổ kinh doanh hàng xuất khẩu và tổ kinh doanh hàng nội địa, nhiệm vụ của chi nhánh là nỗ lực tìm kiếm thị trường mới, giữ vững mối quan hệ với khách hàng truyền thống, đàm phán, xúc tiến ký kết các hợp đồng bán sản phẩm trong nước và xuất khẩu, mang lại nguồn thu chính của công ty. Cơ cấu quản lý của công ty được phân thành 2 cấp: Ban giám đốc và trưởng bộ phận bán hàng, trưởng phòng kế toán.
Sơ đồ 2.8 Cơ cấu tổ chức quản lý Chi nhánh TP.HCM
Cách tổ chức thu thập thông tin
Doanh thu của công ty được tổng kết theo kênh bán hàng nội địa và xuất khẩu, đối với sản phẩm xuất khẩu doanh thu bán hàng còn được tổng kết theo từng khu vực tiêu thụ dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Hàng kỳ, dựa vào bảng kê hàng xuất, kế toán kết xuất dữ liệu theo từng khách hàng, từng khu vực thị trường và tiến hành phân tích kết cấu doanh thu phục vụ nhu cầu theo dõi sự biến động doanh thu của các khu vực tiêu thụ qua từng kỳ kinh doanh, cũng như đánh giá triển vọng tiêu thụ của từng thị trường.
Đối với hàng giá trị gia tăng, doanh thu bán hàng được theo dõi chi tiết cho từng sản phẩm để biết được tình hình tiêu thụ của từng loại sản phẩm, đây là cơ sở để công ty mạnh dạn tổ chức sắp xếp lại sản xuất. Bên cạnh đó, chi nhánh còn lập kế hoạch phân công theo dõi tiến độ, khối lượng mua bán đối với từng khách hàng để có những định hướng thích hợp.
Các chi phí phát sinh ở chi nhánh bao gồm: lương nhân viên, công tác phí, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ,… trong đó, lương nhân viên chiếm tỷ trọng cao nhất. Tất cả những chi phí này được kế toán công ty ghi nhận vào chi phí bán hàng.
Giám đốc
Phó giám đốc
Bộ phận bán hàng Phòng kế toán
Kế toán trưởng chi nhánh sẽ ghi nhận tất cả những khoản doanh thu và chi phí của chi nhánh, hàng tháng tổng hợp và lập báo cáo gửi phòng kế toán tài vụ và