trách nhiệm.
Trên cơ sở dữ liệu của công tác kế toán tài chính và dữ liệu để lập các báo cáo quản trị nội bộ của công ty, tiến hành tổ chức công tác thu thập và phân tích dữ liệu để xây dựng các dự toán và báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm. Các báo cáo của hệ thống kế toán trách nhiệm phải phù hợp với hệ thống báo cáo hiện có của công ty, phải thuận tiện và dễ sử dụng.
Nội dung tổ chức thu thập theo yêu cầu của kế toán trách nhiệm bao gồm: - Tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với việc truy xuất dữ liệu để lập báo cáo. - Xây dựng mã số tài khoản kế toán trách nhiệm.
a) Tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với việc truy xuất dữ liệu để lập báo cáo
Dữ liệu để lập báo cáo kế toán trách nhiệm chủ yếu được tập hợp từ các sổ chi tiết chi phí, doanh thu. Hiện tại, dựa trên hệ thống sổ sách kế toán của công ty, có thể trích lọc các dữ liệu về chi phí, doanh thu để lập báo cáo trách nhiệm. Tuy nhiên, trong hệ thống các báo cáo trách nhiệm, các báo cáo lợi nhuận được lập theo hình thức số dư đảm phí, định phí còn phải phân tách thành định phí kiểm soát được và định phí không kiểm soát được để xác định mức độ đóng góp của các bộ phận vào lợi ích chung của công ty. Vì vậy, bộ phận kế toán của công ty cần thiết kế thêm các mẫu sổ chi tiết để theo dõi chi phí theo cách ứng xử. Mặt khác, dựa vào mô hình phân cấp trách nhiệm để xác định các khoản chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được đối với phạm vi quản lý của nhà quản trị.
b) Xây dựng mã số tài khoản kế toán trách nhiệm
Trước tiên, công ty xây dựng mã số trách nhiệm quản trị để xác định loại trung tâm trách nhiệm và cấp quản lý như sau: X X
Chữ số thứ nhất: Ký hiệu loại trung tâm trách nhiệm 1: Trung tâm chi phí
2: Trung tâm doanh thu 3: Trung tâm lợi nhuận 4: Trung tâm đầu tư
Chữ số thứ hai: Ký hiệu cấp quản trị của trung tâm trách nhiệm
Dựa vào hệ thống tài khoản được ban hành theo Quyết định 15-2006/QĐ – BTC, công ty có thể thiết kế mã số tài khoản kế toán trách nhiệm như sau:
YYYY. (B/D). (1/2/3). XX. (0/1)
Trong đó:
Nhóm 1: Số hiệu tài khoản, có thể chi tiết theo nhu cầu quản lý của công ty Nhóm 2: Phân biệt biến phí và định phí. Trong đó, B là biến phí, D là định phí. Nhóm 3: Phân biệt số kế hoạch, số phát sinh và số chênh lệch. Trong đó, 1 là số kế hoạch, 2 là số thực tế phát sinh và 3 là số chênh lệch.
Nhóm 4: Mã số trách nhiệm quản trị
Nhóm 5: Phân biệt những khoản kiểm soát được và không kiểm soát được đối với nhà quản trị của trung tâm trách nhiệm. Trong đó, 0 là kiểm soát được, 1 là không kiểm soát được.
Ví dụ: 621.B.1.13.0 là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo kế hoạch (là biến phí) và kiểm soát được của trung tâm chi phí định mức cấp 3, thuộc quyền quản lý của đội trưởng đội sản xuất.
Dựa vào nguyên tắc trên, nhân viên đảm nhiệm công tác kế toán quản trị sẽ lần lượt thiết kế mã số kế toán trách nhiệm cho từng trung tâm trách nhiệm của công ty, hoàn thiện danh mục tài khoản kế toán để phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán trách nhiệm.