a) Xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9
Xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9 chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất cá tra, cá basa fillet đông lạnh, gồm các sản phẩm các cắt khúc, cá cắt miếng, cá cuộn hoa hồng… với nhiều kích cỡ khác nhau như: 60-120, 120-170, 170-220, …trong đó phần thịt để làm ra thành phẩm cá tra và cá basa fillet đông lạnh chiếm 40-50 trọng lượng cá nguyên liệu.
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức của xí nghiệp sản xuất
Cơ cấu tổ chức ở xí nghiệp được phân thành 3 cấp quản lý:
Cấp 1: quản lý cấp cao nhất là Ban giám đốc Xí nghiệp. Sau khi nhận được bảng kế hoạch gửi từ phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất, Ban giám đốc sẽ lên kế hoạch sản xuất và triển khai cho tổ nghiệp vụ. Ban giám đốc tiến hành tổ chức, theo dõi và kiểm tra tiến độ sản xuất, hiệu quả sản xuất của toàn xí nghiệp. Bên cạnh đó, Ban giám đốc còn chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, sửa chữa máy móc thiết bị, nhà xưởng đảm bảo phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất. Tóm lại, Ban giám đốc xí nghiệp sẽ quản lý toàn bộ các hoạt động của xí nghiệp báo cáo trước Phó tổng giám đốc sản xuất.
Giám đốc
Tổ nghiệp vụ Phó Giám đốc
Đội II
Cấp 2: Tổ trưởng tổ nghiệp vụ có trách nhiệm quản lý nhân sự trong tổ, kiểm tra, theo dõi các hoạt động của đội sản xuất, tổng hợp và phân tích các số liệu, thống kê vật tư sử dụng ở phân xưởng sản xuất.
Cấp 3: Đội trưởng các đội sản xuất chịu trách nhiệm quản lý hoạt động chuyên môn của đội, tổ chức và điều động nhân sự của đội.
Các báo cáo về tình hình sản xuất ở phân xưởng được lập từ cấp dưới lên, Giám đốc xí nghiệp là người chịu trách nhiệm báo cáo trước Phó tổng giám đốc sản xuất về các hoạt động ở xí nghiệp.
Qui trình sản xuất chung tại xí nghiệp
Nguyên liệu ngâm rửa fillet rửa lạn da sửa cá ngâm rửa kiểm tra phân loại cỡ cân rửa xếp khuôn chờ đông
cấp đông tách khuôn mạ băng bao gói bảo quản (kho lạnh). Nguyên liệu thủy sản đưa đến khu tiếp nhận để kiểm tra chất lượng và được
rửa sạch, phân loại, chế biến. Sau đó, nguyên liệu được kiểm tra chất lượng lần cuối trước khi xếp vào khuôn, trọng lượng mỗi khuôn theo tiêu chuẩn: tôm 2kg, cá 5kg, thịt 12kg.
Trữ lạnh (tiền đông) sản phẩm trong khi chờ cấp đông được trữ lạnh trong kho tiền đông -20C. Thời gian trữ lạnh không quá 8 giờ để chất lượng sản phẩm không bị giảm sút.
Cấp đông sản phẩm đưa vào khuôn (khay), được chất vào các ngăn vĩ trong tủ ở nhiệt độ -450C. Sau khi sản phẩm đông lạnh (đông đặc) được mang ra đóng gói và đựng vào bao bì cẩn thận.
Trữ đông thành phẩm đưa vào kho trữ đông để bảo quản chờ tiêu thụ ở nhiệt độ thấp hơn -180C để bảo quản lâu.
Vận chuyển bằng xe lạnh trọng tải 5 đến 10 tấn, nhiệt độ trong xe như ở kho.
Cách tổ chức thu thập thông tin
Việc tổ chức ghi sổ, hạch toán chi phí ở xí nghiệp được đảm nhiệm bởi kế toán xí nghiệp. Kế toán xí nghiệp lập sổ theo dõi lại các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực
tiếp, chi phí sản xuất chung, sau đó phân bổ các chi phí này đúng bộ phận phát sinh và kết chuyển sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tính giá thành sản phẩm. Đặc thù của ngành sản xuất các sản phẩm thủy sản của công ty là: nguyên liệu được đưa vào sản xuất liên tục đến khi tạo ra thành phẩm, không để tồn đọng được, vì dễ bị hư nên không có sản phẩm dở dang, chỉ có phụ phẩm thu hồi.
Phương pháp phân bổ chi phí sản xuất cho các đối tượng sản phẩm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp được ghi nhận trực tiếp cho từng loại sản phẩm, riêng chi phí sản xuất chung sẽ được tập hợp cho toàn phân xưởng, sau đó phân bổ cho từng loại sản phẩm dựa trên số lượng hoàn thành.
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm và các báo cáo có liên quan
Giám đốc xí nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất của xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất về hiệu quả sản xuất. Các Xí nghiệp tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng dựa trên kế hoạch sản xuất được lập sẵn. Khi nhận được đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán được ký kết, phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất chịu trách nhiệm khâu triển khai thực hiện, lập kế hoạch và chuyển cho Xí nghiệp. Vì vậy, khi đánh giá trách nhiệm của Giám đốc xí nghiệp thì dựa vào mức độ hoàn thành kế hoạch và hiệu quả thông qua các chỉ tiêu sau:
- Tiến độ thực hiện kế hoạch. - Tỷ lệ hoàn thành sản phẩm. - Số lượng sản phẩm hoàn thành. - Qui cách, chất lượng sản phẩm.
- Sự phù hợp của mức chi phí phát sinh với tỷ lệ hoàn thành sản phẩm hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành.
Sản phẩm được sản xuất theo đúng mẫu mã, kích thước và chất lượng khách hàng yêu cầu, hơn nữa yêu cầu của khách hàng rất đa dạng, thay đổi theo từng đơn đặt hàng, vì thế công ty không xây dựng định mức chí phí sản xuất cho từng sản phẩm cũng như không lập dự toán chi phí sản xuất đối với các xí nghiệp này. Thành quả hoạt động của các xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9 chỉ được đánh giá dựa trên báo cáo thực hiện bao gồm: báo cáo tổng hợp kết quả chế biến và báo cáo thành
phẩm, nơi trực tiếp nhận các báo cáo này là phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất và Phó tổng giám đốc sản xuất. Khi nào phát hiện dấu hiệu bất thường, phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất sẽ trình với Ban giám đốc.
Báo cáo tổng hợp kết quả chế biến của AGF9 (Phụ lục 1.1) Báo cáo thành phẩm của AGF9 (Phụ lục 1.2)
Ban giám đốc xí nghiệp chỉ dừng lại ở việc quản lý và đảm bảo các chi phí phát sinh phải phù hợp với số lượng sản phẩm hoàn thành. Trong suốt quá trình sản xuất, hàng ngày xí nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả chế biến và báo cáo thành phẩm, dựa vào đó phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất sẽ kiểm tra sự phù hợp của chi phí sản xuất phát sinh cũng như theo dõi thành phẩm tồn. Phòng Kế toán tài vụ cập nhật dữ liệu về giá thành sản xuất để ghi nhận giá vốn hàng bán.
Ngoài ra, xí nghiệp còn phải lập bảng phân tích biến động của các khoản mục giá thành đơn vị sản phẩm qua các tháng để so sánh, kiểm soát chi phí ở mức hợp lý, kịp thời phát hiện những biến động bất thường và có cách xử lý.
Bảng phân tích giá thành (Phụ lục 1.3)
b) Xí nghiệp AGF360, Dịch vụ thủy sản, Kho vận Mỹ Thới
Xí nghiệp AGF360: sản xuất các sản phẩm giá trị gia tăng từ nguyên liệu cá tra và cá basa như: cá viên chiên, chạo cá, ốc nhồi cá basa, basa muối sả ớt, kho tộ, … Khi cá nguyên liệu từ vùng nuôi không đáp ứng tiêu chuẩn để sản xuất fillet xuất khẩu ở xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9 thì sẽ được chuyển sang xí nghiệp AGF360 để sản xuất hàng giá trị gia tăng, những sản phẩm này chủ yếu tiêu thụ ở thị trường nội địa, kênh phân phối chính là hệ thống các siêu thị trên cả nước, sản lượng xuất khẩu vẫn còn thấp.
Cơ cấu tổ chức của xí nghiệp cũng được chia thành 3 cấp quản lý giống như các xí nghiệp sản xuất cá fillet: Ban giám đốc, tổ trưởng tổ kinh doanh hàng nội địa và tổ nghiệp vụ, đội trưởng các đội sản xuất. Trong đó, tổ nghiệp vụ chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất sản phẩm, vấn đề xúc tiến tiêu thụ sản phẩm sẽ do tổ kinh doanh hàng nội địa thực hiện. Chất lượng sản phẩm được sản xuất bởi xí nghiệp sẽ được phòng Quản lý chất lượng kiểm định.
Sơ đồ 2.4: Cơ cấu tổ chức xí nghiệp AGF360
Cách tổ chức thu thập thông tin
Kế toán xí nghiệp sẽ ghi nhận tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình sản xuất cùng với doanh thu bán hàng của xí nghiệp. Tuy nhiên, phần lớn doanh thu bán hàng giá trị gia tăng là do chi nhánh TP.HCM ghi nhận, bởi vì chi nhánh TP.HCM có vai trò tìm kiếm thị trường và ký kết các hợp đồng tiêu thụ cả hàng xuất khẩu và hàng nội địa.
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm và các báo cáo liên quan
Chức năng chính của xí nghiệp là sản xuất cá fillet và tận dụng nguồn nguyên liệu của công ty để sản xuất hàng giá trị gia tăng, đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước. Xí nghiệp phải đảm bảo tổ chức sản xuất đúng qui trình và sản phẩm được sản xuất phải đạt chất lượng yêu cầu, các chi phí phát sinh phải phù hợp với số lượng và mức độ hoàn thành.
Tương tự như các xí nghiệp sản xuất cá fillet, thành quả hoạt động của xí nghiệp AGF360 cũng được đánh giá dựa trên các báo cáo thực hiện. Hàng ngày, nhân viên kế toán của xí nghiệp tổng kết tính giá thành sản phẩm, nhưng chủ yếu để theo dõi thường xuyên chi phí phát sinh và dự đoán trước giá thành, đến cuối tháng sẽ tính giá thành sản phẩm một lần và chuyển dữ liệu về phòng kế toán công ty.
Giám đốc
Tổ kinh doanh hàng nội địa Tổ
nghiệp vụ
Đội I Đội II Đội xếp khuôn Đội thành phẩm Phó Giám đốc
Ngoài ra, báo cáo hiệu quả sản xuất sản phẩm (đối với tất cả các sản phẩm) của xí nghiệp còn được lập hàng ngày và được cập nhật vào hệ thống dữ liệu chung của công ty, các báo cáo này cũng được phòng Quản lý chất lượng tập hợp để tiến hành kiểm định chất lượng sản phẩm. Hàng tháng, xí nghiệp phải lập báo cáo doanh thu và báo cáo phân tích hàng nội địa để công ty theo dõi tình hình tiêu thụ hàng nội địa và có sự điều chỉnh sản xuất.
Báo cáo doanh thu sản phẩm (Phụ lục 1.5)
Xí nghiệp dịch vụ thủy sản: Xí nghiệp chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống vùng nuôi cá nguyên liệu của công ty. Ngoài ra, xí nghiệp còn đảm nhiệm việc kinh doanh thức ăn gia súc, gia cầm, thủy sản và thuốc thú y. Hoạt động kinh doanh thức ăn và thuốc thủy sản được xem như hoạt động phụ, chủ yếu để sẵn sàng phục vụ cho nhu cầu của vùng nuôi.
Sơ đồ 2.5 Cơ cấu tổ chức Xí nghiệp Dịch vụ thủy sản
Cơ cấu quản lý của xí nghiệp Dịch vụ thủy sản chia thành 2 cấp quản lý:
Cấp 1: Ban giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung các hoạt động của xí nghiệp
Cấp 2: Nhân viên quản lý vùng nuôi và tổ trưởng tổ kinh doanh hàng hóa mua ngoài. Mỗi nhân viên quản lý vùng nuôi sẽ chịu trách nhiệm phân công nhân viên, giám sát các hoạt động ở vùng nuôi mình quản lý. Tổ trưởng tổ kinh doanh hàng hóa mua ngoài quản lý hoạt động kinh doanh thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi và cân đối các mặt hàng này để cung cấp cho vùng nuôi.
Giám đốc
Tổ kinh doanh hàng hóa mua ngoài (thuốc thú y, thức ăn,…) Phó Giám đốc Quản lý vùng nuôi 1 (An Giang) Quản lý vùng nuôi 2 ( Cần Thơ) Quản lý vùng nuôi 3 (Đồng Tháp)
Cách tổ chức thu thập thông tin
Chi phí và doanh thu phát sinh của xí nghiệp được kế toán xí nghiệp hạch toán. Chi phí phát sinh tại xí nghiệp bao gồm: chi phí liên quan đến hoạt động của vùng nuôi như chi phí mua cá giống, thức ăn thủy sản, thuốc, lương nhân viên, … Toàn bộ các chi phí này được tập hợp vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Doanh thu phát sinh tại xí nghiệp bao gồm: doanh thu bán cá nguyên liệu cho các doanh nghiệp khác và doanh thu bán thức ăn thủy sản, thuốc thú y.
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm và các báo cáo liên quan
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của xí nghiệp Dịch vụ thủy sản là sự hoàn thành công việc theo chức năng của xí nghiệp: kinh doanh thức ăn, thuốc thủy sản và nuôi trồng. Sản phẩm nuôi trồng phải đảm bảo chất lượng, không dư kháng sinh.
Các báo cáo liên quan đến doanh thu, chi phí là để theo dõi hoạt động của xí nghiệp và phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính chứ không sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản lý. Hàng tháng, kế toán xí nghiệp lập báo cáo doanh thu thực hiện chuyển cho phòng Kế toán - tài vụ của công ty, và báo cáo này cũng được lập trình Ban giám đốc khi có yêu cầu.
Báo cáo doanh thu thực hiện (Phụ lục 1.6)
Đối với hoạt động nuôi cá nguyên liệu: kế toán xí nghiệp ghi nhận tất cả các chi phí ở các ao nuôi và chuyển đến phòng kế toán của công ty để làm thủ tục thanh toán. Khi đến kỳ thu hoạch các ao nuôi ở vùng nuôi cá nguyên liệu, kế toán xí nghiệp sẽ lập báo cáo quyết toán ao nuôi để kế toán công ty ghi nhận chi phí nguyên liệu nếu đưa vào sản xuất hoặc ghi nhận giá vốn hàng bán nếu bán cá nguyên liệu ra bên ngoài. Nếu Ban giám đốc yêu cầu thì nhân viên thống kê của xí nghiệp sẽ lập báo cáo chi tiết cho từng ao nuôi.
Báo cáo quyết toán ao nuôi (Phụ lục 1.7)
Xí nghiệp Kho vận Mỹ Thới: cung cấp dịch vụ kho vận, cho thuê kho lạnh, kiểm tra hàng, cân hàng hóa thủy sản. Lúc mới thành lập, xí nghiệp chỉ phục vụ cho
nhu cầu của công ty, nhưng về sau do còn thừa năng lực nên công ty cung cấp các dịch vụ này ra bên ngoài tạo thêm nguồn thu cho công ty.
Sơ đồ 2.6 Cơ cấu tổ chức xí nghiệp Kho vận Mỹ Thới
Xí nghiệp kho vận Mỹ Thới chỉ cung cấp dịch vụ, không tổ chức sản xuất nên cơ cấu tổ chức của xí nghiệp tương đối đơn giản, được phân thành 2 cấp: Ban giám đốc và tổ trưởng của các tổ.
Cách tổ chức thu thập thông tin
Chi phí phát sinh ở xí nghiệp bao gồm: lương nhân viên, chi phí điện, nhiên liệu và các chi phí liên quan đến công cụ, thiết bị ở xí nghiệp. Khi cần sửa chữa hoặc nâng cấp cơ sở vật chất của xí nghiệp, Giám đốc xí nghiệp sẽ lập đề nghị và bảng báo giá của một số nhà cung cấp trình Ban giám đốc công ty xét duyệt. Kế toán xí nghiệp tiến hành theo dõi chi phí, tập hợp các hóa đơn, chứng từ trong suốt quá trình sửa chữa nâng cấp để chuyển về phòng kế toán của công ty làm cơ sở thanh toán.
Hàng tháng, dựa vào báo cáo doanh thu cung cấp dịch vụ của xí nghiệp, kế toán công ty sẽ tiến hành phân bổ chi phí phát sinh tại xí nghiệp, ghi nhận vào chi phí bán hàng và chi phí sản xuất.
Chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm và các báo cáo liên quan
Giám đốc Tổ KD dịch vụ Tổ nghiệp vụ Nhân viên phục vụ Nhân viên Phó Giám đốc
Báo cáo doanh thu thực hiện và báo cáo tổng hợp chi phí của xí nghiệp mỗi tháng được lập một lần, trong đó doanh thu được tổng hợp theo từng loại dịch vụ cung cấp: dịch vụ cho thuê kho, dịch vụ vận tải lạnh, dịch vụ khác.
Bảng kê chi tiết (Phụ lục 1.8)
Bảng tổng kết phí lưu kho và dịch vụ (Phụ lục 1.9)
Như đã trình bày ở trên, các kho lạnh ở xí nghiệp được sử dụng để trữ hàng của công ty, khi nào các kho còn thừa năng lực thì cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác, đây được xem là hoạt động phụ của công ty nên thành quả quản lý của Ban giám đốc xí nghiệp không được đánh giá dựa vào chênh lệch giữa doanh thu thực hiện và chi phí phát sinh. Trách nhiệm của Ban giám đốc xí nghiệp là tổ chức các hoạt động ở xí nghiệp đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, sắp xếp các kho