2.2.1 Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Kế toán - tài vụ của công ty. Ở các Xí nghiệp sản xuất AGF7, AGF8, AGF9 có trách nhiệm ghi nhận lại các khoản chi phí phát sinh tại xí nghiệp, Xí nghiệp AGF360 theo dõi chi phí và doanh thu hàng nội địa, Xí nghiệp dịch vụ thủy sản hạch toán doanh thu cá nguyên liệu, thuốc và thức ăn, Xí nghiệp kho vận Mỹ Thới ghi nhận doanh thu cho thuê kho trữ hàng, vận tải lạnh. Định kỳ, các xí nghiệp sẽ chuyển dữ liệu về phòng Kế toán tài vụ để tổng hợp và lập các báo cáo kế toán theo đúng qui định.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán công ty Agifish
(Nguồn: Phòng kế toán công ty Agifish)
2.2.2 Chức năng của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: chỉ đạo toàn bộ công tác tác kế toán, thống kê thông tin, kiểm tra công việc của kế toán viên trong công ty, thực hiện chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý. Kế toán trưởng chịu sự kiểm tra về mặt nghiệp vụ của cấp trên và cơ quan tài chính.
Kế toán tổng hợp: là người trợ giúp kế toán trưởng các vấn đề liên quan đến hoạt động kế toán tại công ty, giám sát toàn bộ việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tất cả kế toán viên, chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính, xây dựng hệ thống thông tin kế toán phù hợp với đặc điểm của từng thời kỳ.
Kế toán giá thành: (kế toán tại các xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9, AGF360, Dịch vụ thủy sản) có trách nhiệm mở tài khoản chi tiết theo dõi tình hình chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tính giá thành xuất kho.
Kế toán công nợ: có trách nhiệm mở các tài khoản chi tiết theo dõi tình hình biến động các khoản vay nợ bên trong và bên ngoài của công ty theo từng đối tượng. Kế toán NL phụ Kế toán TSCĐ Kế toán thuế Kế toán thành phẩm Kế toán ngân hàng Kế toán VT - CC Kế toán thanh toán Kế toán Xí nghiệp 360 Kế toán Xí nghiệp 8 Kế toán Xí nghiệp 9 Kế toán DV thủy sản Kế toán Xí nghiệp 7 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Kế toán TSCĐ: quản lý tình hình biến động của TSCĐ, quản lý về tình hình hao mòn và trích khấu hao TSCĐ, theo dõi tình hình xây dựng, sửa chữa TSCĐ.
Kế toán ngân hàng: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong tài khoản của công ty mở tại ngân hàng. Khi nhận chứng từ từ ngân hàng kế toán có nhiệm vụ đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo và ghi sổ kế toán.
Kế toán nguyên vật liệu – công cụ: theo dõi tình hình biến động và số lượng của nguyên liệu các loại, kiểm tra tình hình cung ứng và sử dụng vật tư về số lượng, chủng loại, qui cách, định mức tiêu hao,…tính toán giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho và xuất dùng.
Kế toán thanh toán: quản lý tình hình biến động liên quan đến đồng Việt Nam, ngân phiếu thanh toán và chứng từ có giá mà công ty đang quản lý, kiểm tra tình hình thu chi vốn bằng tiền.
Kế toán thành phẩm: theo dõi việc nhập – xuất thành phẩm, tính giá vốn hàng tồn kho.
Kế toán thuế: hạch toán thuế phát sinh, quyết toán thuế, theo dõi và áp dụng các thông tư, công văn của Tổng cục thuế nhằm đảm bảo áp dụng đúng và kịp thời các chế độ về thuế.
Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý, xuất – nhập tiền mặt tại quỹ của công ty. Hằng ngày, thủ quỹ kiểm tra tổng số quỹ, đối chiếu với số liệu của sổ quỹ và sổ kế toán.
2.2.3 Chế độ và chính sách kế toán
Công ty áp dụng đúng Luật kế toán và các chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Chế độ kế toán áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo 15/2006/QĐ - BTC và được chi tiết cấp 3, cấp 4 cho từng đối tượng để tạo sự thuận lợi trong việc theo dõi các đối tượng, đáp ứng cho nhu cầu hạch toán, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh của công ty.
Hình thức kế toán: công ty sử dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”, toàn bộ công việc ghi sổ của kế toán viên được sự hỗ trợ của phần mềm kế toán viết riêng phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của công ty.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ kế toán: Việt Nam Đồng
Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong thời gian hữu dụng của các tài sản ước tính theo qui định.
2.3 Tình hình thực hiện công tác kế toán quản trị tại công ty 2.3.1 Công tác dự toán ngân sách 2.3.1 Công tác dự toán ngân sách
Công ty không lập dự toán ngân sách cho từng bộ phận trực thuộc, kim chỉ nam cho chiến lược hoạt động của công ty là bảng kế hoạch doanh thu và lợi nhuận của Ban giám đốc được Hội động quản trị phê duyệt từ đầu mỗi năm tài chính. Bảng kế hoạch doanh thu và lợi nhuận thể hiện kế hoạch tổng quát của toàn công ty chứ không chi tiết cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
2.3.2 Tình hình lập các báo cáo kế toán quản trị
Hiện tại, hệ thống thông tin kế toán của công ty chủ yếu phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, công ty không tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị riêng, các thông tin phục vụ cho công tác quản trị chủ yếu từ bộ phận kế toán tài chính.
Công ty có thực hiện các báo cáo phản ánh thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, cũng như báo cáo thực hiện so với kế hoạch nhưng chỉ lập trên phạm vi toàn công ty, không lập chi tiết cho từng bộ phận. Việc thực hiện các báo cáo này chủ yếu theo các phương pháp của kế toán tài chính, trong đó các chi phí được phân loại theo chức năng chứ không được phân loại theo cách ứng xử (biến phí và định phí), các báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được lập theo phương pháp toàn bộ. Tuy nhiên, công ty không tổ chức báo cáo phân tích cung cấp thông tin phản ánh biến động về kết quả và nguyên nhân của sự biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty không phân công nhân sự thực hiện công tác kế toán quản trị nên nhân viên bộ phận kế toán tài chính kiêm nhiệm việc lập một số báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị bao gồm:
Các báo cáo được lập theo yêu cầu của nhà quản trị - Báo cáo hàng tồn kho
- Báo cáo công nợ phải thu theo độ tuổi.
- Báo cáo chi tiết chi phí phát sinh liên quan đến từng ao nuôi của vùng nuôi nguyên liệu,…
Các báo cáo được lập định kỳ như:
- Dự toán xây dựng cơ bản, dự toán sửa chữa lớn TSCĐ - Báo cáo phân tích giá thành
- Báo cáo quyết toán hàng tháng
- Báo cáo chi tiết doanh thu theo khu vực, mặt hàng. - Bảng phân tích các chỉ tiêu tài chính.
Thực hiện đan xen việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị là sự linh hoạt của phần lớn các công ty niêm yết ở Việt Nam trong quá trình vận dụng kế toán quản trị. Nhìn chung, mặc dù công ty không tổ chức bộ phận kế toán quản trị riêng biệt nhưng với những báo cáo quản trị được lập bởi nhân viên kế toán tài chính một phần nào thể hiện việc vận dụng kế toán quản trị vào công tác quản trị của công ty.
2.4 Thực trạng công tác đánh giá trách nhiệm quản lý tại công ty
2.4.1. Những vấn đề chung về khảo sát thực trạng công tác đánh giá trách nhiệm quản lý tại công ty
Mục đích khảo sát
Quá trình khảo sát thực trạng công tác đánh giá trách nhiệm quản lý tại công ty Agifish được tiến hành với mục đích:
- Tìm hiểu sự phân quyền quản lý được thực hiện tại công ty. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Tìm hiểu tình hình tổ chức hệ thống thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận trực thuộc.
Nội dung khảo sát
Nội dung khảo sát bao gồm các vấn đề sau:
- Tình hình vận dụng kế toán quản trị và những vấn đề liên quan đến công tác đánh giá trách nhiệm quản lý tại công ty như: yêu cầu thông tin phục vụ quản lý, tổ chức thu thập thông tin, tiêu chí đánh giá và các báo cáo được lập. - Các điều kiện tiền đề để ứng dụng kế toán trách nhiệm tại công ty.
Phương pháp khảo sát
Dựa vào mục đích khảo sát và nội dung khảo sát, phương pháp khảo sát được sử dụng là phỏng vấn trực tiếp nhân viên kế toán của công ty.
Dữ liệu sau khi thu thập được tổng hợp, sắp xếp và trình bày ở phần tiếp theo sau đây.
2.4.2. Kết quả khảo sát
Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị, tại công ty Agifish công tác lập báo cáo kế toán quản trị chưa được tổ chức thành một bộ phận riêng biệt nên việc vận dụng mô hình kế toán đánh giá trách nhiệm quản lý cũng chưa được thực hiện một cách có hệ thống. Mặc dù hiện tại công ty có lập các báo cáo để phục vụ cho việc đánh giá trách nhiệm của các bộ phận nhưng vẫn còn riêng lẽ, chưa có sự kết nối và chưa thực phát huy tác dụng.
2.4.2.1 Sự phân cấp quản lý trong công ty
Công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ phần và đã được cấp phép niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam từ năm 2002. Mô hình tổ chức quản trị của công ty giống với mô hình tổ chức của các công ty cổ phần theo thông lệ, cơ cấu tổ chức quản lý có đầy đủ các thành phần, bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc, các phòng ban chức năng và các xí nghiệp sản xuất. Mỗi bộ phận được phân công, phân nhiệm một cách rõ ràng, thể hiện tính độc lập, tự chủ của người quản lý mỗi bộ phận.
Chịu trách nhiệm chung về tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là Ban tổng giám đốc, đứng đầu là Tổng giám đốc, hỗ trợ cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý có ba Phó tổng giám đốc chuyên môn gồm: Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính, Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh và Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất, vùng nuôi. Ba Phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công tác chuyên môn được giao phó.
Ở các phòng ban chức năng: đứng đầu các phòng ban chức năng là trưởng phòng, chịu trách nhiệm quản lý chung về các hoạt động chuyên môn của phòng. Cùng cấp quản lý với các phòng ban chức năng là chi nhánh tiêu thụ đặt tại TP. HCM của công ty, được quản lý bởi Giám đốc chi nhánh.
Các xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9, AGF360, xí nghiệp Dịch vụ thủy sản, xí nghiệp Kho vận Mỹ Thới, mỗi xí nghiệp được quản lý bởi Giám đốc Xí nghiệp, Giám đốc xí nghiệp được quyền tổ chức phân công nhân viên thực hiện các công việc của Xí nghiệp, và có trách nhiệm tiến hành tổ chức sản xuất theo kế hoạch được lập bởi Phòng Kế hoạch - điều độ sản xuất khi có đơn đặt hàng và thực hiện các dịch vụ hỗ trợ trong khâu trữ hàng, đông lạnh sản phẩm.
Với sự phân công trách nhiệm như trên, có thể chia mô hình quản lý của công ty thành 3 cấp như sau:
Cấp 1: Quản lý cấp cao bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc
Cấp 2: Quản lý cấp trung bao gồm Trưởng các phòng ban chức năng và Giám đốc chi nhánh TP.HCM.
Cấp 3: Quản lý cấp cơ sở bao gồm Giám đốc các xí nghiệp sản xuất, Xí nghiệp cung cấp dịch vụ.
2.4.2.2 Phương thức đánh giá trách nhiệm quản lý được thực hiện tại công ty
Hiện tại công ty không phân chia cơ cấu tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm mà thực hiện quản lý dựa vào chức năng và nhiệm vụ đã phân công cho từng phòng ban, Xí nghiệp trong điều lệ công ty. Công ty thực hiện qui trình đánh giá trách nhiệm quản lý chủ yếu dựa vào các báo cáo của kế toán tài chính kết hợp với sự hỗ trợ của một số báo cáo mang tính quản trị nội bộ. Đối với từng cấp quản lý,
công ty có phương thức đánh giá phù hợp với những nhiệm vụ đã giao. Sau đây sẽ là phần trình bày chi tiết cách tổ chức thu thập thông tin, các chỉ tiêu và các báo cáo được sử dụng để đánh giá đối với từng bộ phận trong công ty.
2.4.2.2.1 Phương thức đánh giá trách nhiệm quản lý đối với các xí nghiệp
a) Xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9
Xí nghiệp AGF7, AGF8, AGF9 chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất cá tra, cá basa fillet đông lạnh, gồm các sản phẩm các cắt khúc, cá cắt miếng, cá cuộn hoa hồng… với nhiều kích cỡ khác nhau như: 60-120, 120-170, 170-220, …trong đó phần thịt để làm ra thành phẩm cá tra và cá basa fillet đông lạnh chiếm 40-50 trọng lượng cá nguyên liệu.
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức của xí nghiệp sản xuất
Cơ cấu tổ chức ở xí nghiệp được phân thành 3 cấp quản lý:
Cấp 1: quản lý cấp cao nhất là Ban giám đốc Xí nghiệp. Sau khi nhận được bảng kế hoạch gửi từ phòng Kế hoạch – điều độ sản xuất, Ban giám đốc sẽ lên kế hoạch sản xuất và triển khai cho tổ nghiệp vụ. Ban giám đốc tiến hành tổ chức, theo dõi và kiểm tra tiến độ sản xuất, hiệu quả sản xuất của toàn xí nghiệp. Bên cạnh đó, Ban giám đốc còn chịu trách nhiệm về việc kiểm tra, sửa chữa máy móc thiết bị, nhà xưởng đảm bảo phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất. Tóm lại, Ban giám đốc xí nghiệp sẽ quản lý toàn bộ các hoạt động của xí nghiệp báo cáo trước Phó tổng giám đốc sản xuất.
Giám đốc
Tổ nghiệp vụ Phó Giám đốc
Đội II
Cấp 2: Tổ trưởng tổ nghiệp vụ có trách nhiệm quản lý nhân sự trong tổ, kiểm tra, theo dõi các hoạt động của đội sản xuất, tổng hợp và phân tích các số liệu, thống kê vật tư sử dụng ở phân xưởng sản xuất.
Cấp 3: Đội trưởng các đội sản xuất chịu trách nhiệm quản lý hoạt động chuyên môn của đội, tổ chức và điều động nhân sự của đội.
Các báo cáo về tình hình sản xuất ở phân xưởng được lập từ cấp dưới lên, Giám đốc xí nghiệp là người chịu trách nhiệm báo cáo trước Phó tổng giám đốc sản xuất về các hoạt động ở xí nghiệp.
Qui trình sản xuất chung tại xí nghiệp
Nguyên liệu ngâm rửa fillet rửa lạn da sửa cá ngâm rửa kiểm tra phân loại cỡ cân rửa xếp khuôn chờ đông
cấp đông tách khuôn mạ băng bao gói bảo quản (kho lạnh). Nguyên liệu thủy sản đưa đến khu tiếp nhận để kiểm tra chất lượng và được
rửa sạch, phân loại, chế biến. Sau đó, nguyên liệu được kiểm tra chất lượng lần cuối trước khi xếp vào khuôn, trọng lượng mỗi khuôn theo tiêu chuẩn: tôm 2kg, cá 5kg, thịt 12kg.
Trữ lạnh (tiền đông) sản phẩm trong khi chờ cấp đông được trữ lạnh trong kho tiền đông -20C. Thời gian trữ lạnh không quá 8 giờ để chất lượng sản phẩm không bị giảm sút.
Cấp đông sản phẩm đưa vào khuôn (khay), được chất vào các ngăn vĩ trong tủ ở nhiệt độ -450C. Sau khi sản phẩm đông lạnh (đông đặc) được mang ra