Việt Hải
3.2.2.1. Trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí chủ chốt
* Giám đốc
- Trách nhiệm: quyết định chính sách về TNXH trong công ty, bổ nhiệm đại diện lãnh đạo, cung cấp nguồn nhân lực, tài chính để thực hiện và duy trì hoạt động của công ty, tổ chức cuộc họp định kỳ, nghiên cứu áp dụng các tiến bộ kỹ thuật nhằm hợp lý hóa sản xuất, cải tiến điều kiện lao động, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, phê duyệt các phương án kỹ thuật, vật tư kỹ thuật phục vụ cho sản xuất, tổ chức quản lý toàn bộ tài sản cố định theo qui định, không ngừng phát huy năng lực của thiết bị tổ chức để khai thác các thiết bị trong công ty.
- Quyền hạn: Phê duyệt toàn bộ văn bản có liên quan đến hệ thống TNXH, phân công trách nhiệm quyền hạn cho phó giám đốc, ủy quyền người thay thế khi vắng mặt, thay đổi, bổ sung tổ chức nhân sự trong công ty khi cần thiết, thực hiện ký kết và ủy quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, quyết định thực hiện các chiến lược nguồn nhân lực, các qui chế tiền lương, tiền thưởng, thu nhập khác, ký hợp đồng lao động theo Nghị Định 198 CP ban hành ngày 31/12/1994 của chính phủ, ký thỏa ước lao động tập thể với đại diện người lao động theo Nghị Định 196 CP ban hành ngày 31/12/1994 của chính phủ.
* QMR – Trưởng Ban An Toàn Thực Phẩm
- Trách nhiệm: đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống Quản lý chất lượng, thúc đẩy toàn bộ công ty nhận thức được các yêu cầu của khách hàng, báo cáo đến Giám Đốc các kết quả hoạt động của hệ thống Quản Lý chất lượng, tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ, xem xét các hệ thống Quản lý chất lượng và kế hoạch HACCP hàng năm, theo dõi các hành động khắc phục và sự thỏa mãn của khách hàng, xem xét nguồn lực để thiết lập cải tiến, tham dự các cuộc hợp kiểm tra môi trường của cơ quan chức năng và các buổi hợp đội HACCP định kỳ.
- Quyền hạn: xem xét các cuộc đánh giá phía thứ 2 và phía thứ 3, yêu cầu các phòng ban có liên quan cung cấp dữ liệu để đánh giá chất lượng của các hệ thống Quản lý chất lượng và An toàn thực phẩm.
* Phó Giám Đốc Thường Trực
- Trách nhiệm: thay mặt Giám Đốc thực hiện giải quyết công việc hàng ngày được Giám Đốc ủy quyền, tham mưu, giúp việc cho Giám Đốc trong các lĩnh vực: Quản lý tài chánh, hoạt động hành chính, liên hệ cơ quan chức năng.
- Quyền hạn: ký duyệt các chứng từ theo sự ủy nhiệm của Giám Đốc, yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp số liệu thông tin.
* Phó Giám Đốc Kỹ Thuật – Cơ Điện – Nhân sự - Đại Diện Lãnh Đạo TNXH.
trường, an ninh cho toàn thể CB – CNV, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về tất cả các hoạt động được phân công, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách với người lao động, phối hợp với các trưởng phòng để xây dựng hệ thống TNXH, kiểm tra xem xét đánh giá các hoạt động của các đơn vị, tiếp nhận các thông tin, qui trình đổi mới của pháp luật về các vấn đề có liên quan, kiểm tra thường xuyên sự vận hành của hệ thống TNXH, giải quyết những khó khăn khi phát sinh.
- Quyền hạn: giao nhiệm vụ, chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với tiêu chuẩn của hệ thống TNXH. Kiểm tra phê duyệt (nếu được Giám Đốc ủy quyền).
* Phó Giám Đốc Sản Xuất
- Trách nhiệm: đội trưởng đội HACCP về an toàn thực phẩm, thu mua nguyên liệu và điều phối sản xuất, cùng Giám Đốc quyết định các thương vụ mua bán và trao đổi thông tin.
- Quyền hạn: quyết định không nhập các nguyên liệu không đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn của công ty, ngưng dây chuyền sản xuất nếu phát hiện ra những nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm, tách lô hàng sản xuất không phù hợp, kỷ luật hoặc nâng bậc khen thương nhân viên thuộc bộ phận sản xuất và các Phòng/Ban có liên quan đến chất lượng.
* Quản Đốc Sản Xuất
- Trách nhiệm: nhận kế hoạch sản xuất từ Phó Giám Đốc Sản Xuất, tổ chức, quản lý, điều hành sản xuất theo sự phân công của Phó Giám Đốc Sản Xuất, tổ chức thực hiện sản xuất theo qui trình công nghệ của công ty một cách nghiêm ngặt, tổ chức quản lý vệ sinh công nghiệp, bảo hộ lao động, an toàn sản xuất. Tổ chức việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hóa, thực hiện chính sách tiết kiệm. Theo dõi thống kê các xưởng về nhân sự, ngày giờ công, thống kê số liệu sản xuất báo cáo cho ban Giám Đốc, trường hợp Quản Đốc vắng mặt, Phó Quản Đốc thay mặt chịu trách nhiệm quản lý xưởng Sản Xuất, báo cáo tình hình đến ban Giám Đốc hàng ngày.
- Quyền hạn: điều phối việc chế biến, sản xuất hàng ngày. Điều phối công nhân, công việc các xưởng để quá trình sản xuất nhịp nhàng, nhanh chóng. Đề nghị khen thưởng, xử phạt.
3.2.2.2. Trách nhiệm và quyền hạn của các Phòng Ban
* Trưởng Phòng Kinh Doanh – Xuất Nhập Khẩu
- Trách nhiệm: chịu trách nhiệm chung về quản lý điều hành các hoạt động của Phòng Kinh Doanh – Xuất Nhập Khẩu. Tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, thông báo cho các đơn vị liên quan khi sữa đổi hợp đồng. Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động Kinh Doanh – Xuất Nhập Khẩu. Chủ động phối hợp với các đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các vấn đề liên quan đến tiêu chuẩn hệ thống TNXH. Lập hồ sơ xem xét đánh giá nhà cung cấp bao bì – hóa chất – vật tư theo qui định của hệ thống TNXH. Phối hợp với các bên có liên quan quản lý kiểm tra các hoạt
động sản xuất kinh doanh theo quy trình – qui định mà hệ thống TNXH kiểm soát.
- Quyền hạn: ban hành lệnh sản xuất theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Đề xuất những nội quy, qui định về các vấn đề xem xét đánh giá các nhà cung cấp bao bì – hóa chất – vật tư về tiêu chuẩn TNXH. Giao nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới. Tổ chức đánh giá các nhà cung cấp bao bì – hóa chất – vật tư phục vụ cho sản xuất. Đề xuất chọn nhà thầu về phương tiện vận chuyển: xe lạnh, hãng tàu,... trong lĩnh vực mình quản lý. Đề xuất và khen thưởng nhân viên dưới quyền. Nhận các khiếu nại của khách hàng và cùng các Phòng/Ban liên quan khác truy tìm nguyên nhân để có biện pháp khắc phục thích hợp. Lưu trữ và kiểm soát hồ sơ TNXH của phòng mình và các bộ phận có liên quan. Soạn thảo, sửa đổi trình ký các hợp đồng mua bán. Kiểm tra việc sản xuất tất cả các đơn hàng đã được phê duyệt. Soạn thảo, trình duyệt và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ chứng từ thông báo liên quan đến công tác sản xuất kinh doanh của công ty.
* Trưởng Phòng Công Nghệ
- Trách nhiệm: soạn thảo hệ thống quản lý chất lượng và an toàn thực phẩm theo chương trình ATTP của Công ty và yêu cầu của khách hàng. Lập kế hoạch HACCP cho từng sản phẩm. Tổ chức, điều hành nhân viên của phòng nâng cao chất lượng sản phẩm. Huấn luyện chương trình chất lượng và ATTP cho KCS, công nhân mới tuyển dụng và công nhân thường xuyên. Trường hợp Trưởng Phòng vắng mặt, Phó Trưởng Phòng thay mặt chịu trách nhiệm quản lý phòng và báo cáo tình hình đến Ban Giám Đốc hàng ngày.
- Quyền hạn: ngưng sản xuất tại bất cứ công đoạn nào có ảnh hưởng xấu đến chất lượng và ATTP từ: Tiếp nhận nguyên liệu đến Xuất hàng. Lập kế hoạch bố trí và phân công công việc cũng như về nhân sự. Ký duyệt, thay đổi qui trình chế biến và qui định để nâng cao chất lượng theo yêu cầu của khách hàng và Ban Giám Đốc. Làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề có liên quan đến chất lượng và ATTP. Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng và các nhà cung cấp. Đề nghị khiển trách và khen thưởng nhân viên.
* Trưởng Phòng Kiểm Nghiệm
- Trách nghiệm: quản lý toàn bộ nhân sự, thiết bị máy móc, hóa chất thuộc Phòng Kiểm Nghiệm. Giám sát, huấn luyện tay nghề nhân viên. Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động phân tích, kiểm nghiệm phạm vi hệ thống chất lượng và ATTP phù hợp. Thực hiện chế độ báo cáo kịp thời theo yêu cầu của Ban Giám Đốc và các Phòng/Ban có liên quan. Chịu trách nhiệm về các kết quả kiểm nghiệm.
- Quyền hạn: đề nghị Ban Giám Đốc cung cấp các phương tiện cần thiết cho quá trình kiểm nghiệm đạt hiệu quả theo yêu cầu. Liên hệ các Phòng Kiểm Nghiệm bên ngoài để lập danh sách. Đề nghị Ban Giám Đốc về đào tạo, huấn luyện nhân viên Phòng Kiểm Nghiệm. Đề nghị kỷ luật và khen thưởng nhân viên Phòng Kiểm Nghiệm. Nếu trưởng phòng vắng mặt, Phó Giám Đốc Sản Xuất trực tiếp điều hành Phòng Kiểm Nghiệm.
* Trưởng Phòng Tổ Chức – Hành Chánh
- Trách nhiệm: quản lý, điều hành mọi hoạt động của phòng. Soạn thảo các văn bản có liên quan đến các chế độ chính sách của người lao động trình Giám Đốc duyệt, tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách đó. Soạn thảo, đề xuất các kế hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực, sử dụng lao động. Tiếp nhận, phân phối, quản lý và lưu trữ các tài liệu hành chính theo qui định. Xây dựng phương án PCCC toàn công ty, trình Giám Đốc và cơ quan có chức năng phê duyệt. Tổ chức luyện tập, diễn tập PCCC theo phương án. Kiểm tra định kỳ các thiết bị PCCC. Tổ chức thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ và an toàn vệ sinh lao động cho người lao động trong công ty. Tổ chức thực hiện công việc quản lý hồ sơ nhân sự. Soạn thảo báo cáo về việc thực hiện các chế độ của người lao động theo qui định của Luật lao động Việt Nam. Tổ chức thực hiện việc trả lương, chấm công, nội quy cho người lao động.
- Quyền hạn: đề xuất, triển khai nội quy, qui định của hệ thống TNXH. Giao nhiệm vụ và quyền hạn cho cấp dưới. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật các nhân viên cấp dưới. Quyết định các biện pháp khắc phục và phòng ngừa trong phòng khi có liên quan đến tiêu chuẩn hệ thống TNXH hay có liên quan đến đơn vị khác. Lưu trữ và kiểm soát tài liệu hồ sơ của hệ thống TNXH. Xây dựng các quy định về quản lý và sử dụng tài liệu hành chánh. Đề xuất triển khai những nội quy, qui định về quản lý văn bản hành chánh. Xây dựng những quy định về công tác PCCC, an toàn vệ sinh lao động. Thay mặt Ban Giám Đốc làm việc với các cơ quan có chức năng trong việc kiểm tra thực hiện PCCC, an toàn lao động, vệ sinh lao động và chấp nhận sự kiểm tra.
* Trưởng Phòng Cơ Điện – Cơ Khí
- Trách nhiệm: xem xét, phê duyệt kế hoạch lắp đặt, bố trí thiết bị máy móc trong công ty và kế hoạch xây dựng, mở rộng nhà xưởng. Xem xét phê duyệt kế hoạch bảo trì định kỳ, sửa chữa thiết bị máy móc. Tham mưu, tư vấn cho Giám Đốc trong việc đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng và đầu tư máy móc thiết bị phục vụ sản xuất. Tham gia quản lý bảo vệ môi trường.
- Quyền hạn: thiết kế, sửa chữa, bố trí nhà xưởng thiết bị cho phù hợp với yêu cầu an toàn chất lượng sản phẩm. Xét duyệt các hợp đồng lắp đặt sửa chữa thiết bị. Đề xuất việc cải tạo cơ sở hạ tầng và đổi mới máy móc thiết bị chế biến cho phù hợp. Chỉ đạo phòng cơ điện thực hiện công việc hàng ngày. Trực tiếp quản lý phương án PCCC. Thực hiện, kiểm tra giám sát việc thực hiện PCCC, an toàn lao động, kiểm soát khu vực mình quản lý. Kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ và đề ra biện pháp khắc phục.
* Trưởng Phòng Kế Toán
- Trách nhiệm: quản lý điều hành mọi hoạt động của phòng. Tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của công ty. Phản ánh đầy đủ kịp thời trung thực mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của đơn vị. Thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cũng như hướng dẫn những qui định mới về tài chính cho hệ thống kế toán trong đơn vị. Tiến hành phân tích kinh tế. Tham gia xây dựng kế hoạch sản
xuất kinh doanh, hệ thống lương bổng, BHLĐ, ATLĐ, VSLĐ, PCCC và các vấn đề cải thiện điều kiện làm việc khác.
- Quyền hạn: phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán thống kê trong toàn công ty. Có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong đơn vị cung cấp những tài liệu thông tin cần thiết cho công tác kế toán và kiểm tra. Tham gia kiểm tra đánh giá việc thực hiện kế hoạch, bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động, hệ thống lương bổng. Phối hợp với các bên liên quan về việc thực hiện TNXH trong phạm vi phòng. Lưu trữ hồ sơ hệ thống TNXH. Đề xuất, khen thưởng nhân viên dưới quyền.
* Trưởng Phòng Môi Trường
- Trách nhiệm: xây dựng, cập nhật báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM). Lập kế hoạch bảo vệ môi trường. Tổ chức quản lý, điều hành nhân sự của phòng có hiệu quả và hợp lý. Phân công và kiểm tra theo dõi giám sát tiến độ hoàn thành công việc bảo vệ môi trường. Cập nhật các văn bản pháp luật mới. Hướng dẫn các bộ phận trong công ty cùng thực hiện bảo vệ môi trường. Lập phương án ứng phó sự cố môi trường. Huấn luyện nhân viên Phòng Môi Trường về việc sử dụng thiết bị, hóa chất cho hệ thống xử lý nước cấp, nước thải, vệ sinh.
- Quyền hạn: liên hệ với các cơ quan chức năng về lĩnh vực môi trường. Tổ chức, tham gia các cuộc họp kiểm tra/đánh giá môi trường. Tổ chức phân công, điều động nhân viên. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân viên cấp dưới.
* Đại diện lãnh đạo về trách nhiệm xã hội
- Trách nhiệm: thiết kế, xây dựng hệ thống TNXH của công ty. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hệ thống tiêu chuẩn TNXH. Phối hợp mọi hoạt động để đạt các tiêu chuẩn TNXH. Tổ chức kiểm tra, đánh giá hệ thống TNXH. Báo cáo trực tiếp Giám Đốc các hoạt động của hệ thống TNXH.
- Quyền hạn: có quyền chỉ đạo việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch TNXH, bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động và hệ thống lương bổng. Theo dõi chỉ đạo các phòng ban về các hành động khắc phục trong phạm vi TNXH.
* Phụ trách an toàn lao động và sức khỏe
Là Phó Giám Đốc: Ông Nguyễn Đình Trung – Đại diện lãnh đạo về Trách Nhiệm Xã Hội.
* Đại diện người lao động về trách nhiệm xã hội
Là người lao động được công nhân bầu chọn trong đại hội chính thức làm đại diện cho người lao động, có nhiệm vụ đề đạt nguyện vọng của người lãnh đạo lên Ban Giám Đốc để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình – Cô Vương Ngọc Ly.