Tình hình tổ chức quản lý kinh doanh

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Đầu Tƣ Và Phát Triển Viễn Thông Miền Tây Tên tiếng Anh : Western Investment & Development Telecom Joint Stock Company

Tên giao di ̣ch: Western Telecom

Ngày 31/05/2006: Công ty VTMT đƣợc thành lập theo quyết định số 4103004827 (số mới là 0304405664) do Sở kế hoạch và đầu tƣ thành phố Hồ Chí Minh cấp. Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng.

Ngày 25/09/2006: công ty tăng vốn điều lệ lên 15.000.000.000 đồng. Ngày 31/07/2007: công ty tăng vốn điều lệ lên 25.000.000.000 đồng. Ngày 31/01/2010: công ty tăng vốn điều lệ lên 37.000.000.000 đồng.

2.1.1.2 Quy mô hoạt động kinh doanh

Hiện tại công ty VTMT hoạt động tại trụ sở chính s ố 40 Hoàng Việt, Phƣờng 4, Quận Tân Bình, TP HCM, với số lƣợng nhân viên là 59 ngƣời.

Ngoài ra công ty có 4 chi nhánh gồm:

(1) Chi nhánh Cần Thơ – 30B1 Trung tâm thƣơng mại Cái Khế, Q.Ninh Kiều, TP. Cần Thơ, số lƣợng nhân viên là 26 ngƣời

(2) Chi nhánh Hà Nô ̣i – 244 Minh Khai, Q. Hai Bà Trƣng, Hà Nội, với số lƣợng nhân viên là 22 ngƣời.

(3) Chi nhánh Hải Phòng – 132 Lê Lai , Q. Ngô Quyền , TP. Hải Phòng , với số lƣợng nhân viên là 11 ngƣời.

(4) Chi nhánh Đà Nẵng – 25 Nguyễn Văn Linh, Q.Hải Châu, TP. Đà Nẵng, với số lƣợng nhân viên là 14 ngƣời.

Lĩnh vực hoạt động của công ty: mua bán thiết bị viễn thông, dịch vụ thu hộ cƣớc phí, dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng viễn thông, dịch vụ cho thuê văn phòng, mua bán các sản phẩm nông nghiệp.

Các nhóm sản phẩm, dịch vụ chính của công ty bao gồm: - Máy điện thoại di động, USB modem kết nối internet di động. - Dịch vụ đại lý thu hộ cƣớc phí các mạng viễn thông.

- Dịch vụ nội dung trên mạng di động và internet (thƣơng mại điện tử - ECOM) - Mua bán sim, thẻ cào điện thoại di động.

- Mua bán nông sản làm nguyên liệu thức ăn gia súc. - Cho thuê văn phòng tại trụ sở.

Tình hình kinh doanh công ty trong hai năm 2011 - 2012:

- Mục tiêu của công ty: công ty đƣợc thành lập với mục tiêu ban đầu là đầu tƣ kinh doanh các sản phẩm, thiết bị viễn thông trong nƣớc. Theo sự phát triển của công ty và để thích ứng với điều kiện kinh doanh trên thị trƣờng, hiện nay các mục tiêu hoạt động của công ty tập trung vào các nội dung sau:

+ Tối đa hóa giá trị cổ đông.

+ Hợp tác phát triển với các nhà mạng viễn thông, cung cấp đến khách hàng các dịch vụ tốt nhất, phát triển thị trƣờng viễn thông di động trong nƣớc.

+ Kinh doanh sản phẩm nông nghiệp, góp phần vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế ngành.

+ Tạo môi trƣờng làm việc năng động, sáng tạo và cơ hội phát triển nghề nghiệp cho cán bộ nhân viên.

- Những thuận lợi của công ty: Tuy mớ i đƣơ ̣c thành lâ ̣p và chính thƣ́c đi vào hoa ̣t đô ̣ng tƣ̀ ngày 01/08/2006 nhƣng với 15 năm kinh nghiê ̣m hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh của ban lãnh đa ̣o, với các mối quan hê ̣ với các đối tác và khách hàng đƣợc thiết lâ ̣p từ trƣớc đó đã ta ̣o nên nhiều lợi thế ca ̣nh tranh cho công ty VTMT. Đồng thời nhờ sự phát huy hiê ̣u quả mo ̣i nguồn lƣ̣c hiê ̣n có , tinh thần lao đô ̣ng sáng ta ̣o , ý chí vƣợt lên trƣớc mo ̣i khó khăn, đô ̣i ngũ nhân sƣ̣ trẻ, năng đô ̣ng, nhiê ̣t tình với công viê ̣c, cùng sự ra đời đúng thời điểm và không ngƣ̀ng cải tiến chất lƣợng , trong thời gian ngắn công ty đã phát triển nhanh cả về quy mô kinh doanh và lĩnh vƣ̣c hoa ̣t đô ̣ng.

- Các khó khăn thách thức đối với công ty: thị trƣờng ngành viễn thông ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh, đòi hỏi công ty phải tìm kiếm và lựa chọn các lĩnh vực kinh doanh hiệu quả, an toàn hơn nhƣng kinh nghiệm kinh doanh các lĩnh vực ngoài ngành còn hạn chế nên việc mở rộng kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong nền kinh tế suy thoái hiện nay.

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty đƣợc qui định theo Pháp luật và điều lệ công ty.

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, hiện nay có 4 thành viên do đại hội đồng cổ đông bầu ra. Hội đồng quản trị có quyền và nhiệm vụ quyết định chiến lƣợc phát triển của công ty, phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm cả kế hoạch ngân sách và kế hoạch nhân sự hàng năm.

Ban kiểm soát: do đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm có 3 thành viên. Ban kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính, thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông.

Ban giám đốc: đứng đầu là tổng giám đốc công ty, trợ giúp cho tổng giám đốc là phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc điều hành. Ban giám đốc chịu trách nhiệm

về việc tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của công ty định hƣớng đã đƣợc hội đồng quản trị giao.

Phòng kế toán: phòng kế toán đứng đầu là kế toán trƣởng, chịu trách nhiệm về việc hạch toán sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo thuế, quản lý tài chính, quản lý tài sản của công ty đúng qui định Pháp luật và qui chế nội bộ công ty, thực hiện các báo cáo quản trị khi ban giám đốc yêu cầu.

Phòng nhân sự - hành chánh: phòng nhân sự - hành chánh có nhiệm vụ quản lý công tác hậu cần của công ty, quản lý nhân sự, phụ trách đào tạo và tuyển dụng. Ngoài ra, phòng nhân sự - hành chánh cũng quản lý hoạt động cho thuê văn phòng tại trụ sở công ty bao gồm việc kiếm khách hàng, thu tiền thuê, quản lý tài sản văn phòng, quản lý chi phí chung.

Phòng kỹ thuật: phòng kỹ thuật có nhiệm vụ thực hiện công tác bảo hành các sản phẩm do công ty phân phối theo đúng qui trình qui định.

Phòng kinh doanh nông sản: trực tiếp kinh doanh các sản phẩm thuộc ngành nông sản.

Phòng kinh doanh thƣơng mại điện tử (ECOM): thực hiện cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng điện thoại di động.

Bộ phận kinh doanh sim –thẻ: trực tiếp kinh doanh sản phẩm sim điện thoại, thẻ nạp tài khoản điện thoại

Bộ phận kinh doanh Máy: trực tiếp kinh doanh sản phẩm điện thoại, bộ USB kết nối internet.

Bộ phận bán lẻ - dịch vụ: thực hiện dịch vụ mạng di động và bán lẻ các sản phẩm tại văn phòng công ty.

Bộ phận giao dịch: nhiệm vụ của bộ phận giao dịch là tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng, điều phối nhân viên giao nhận hàng và thu tiền hàng.

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức chi nhánh công ty

Trong bộ máy tổ chức của chi nhánh, các bộ phận của chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc chi nhánh, ngoài ra về chuyên môn thì bộ phận kế toán chịu trách nhiệm với kế toán trƣởng công ty. Ban giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc công ty về hoạt động của chi nhánh mình.

2.1.2 Tổ chức công tác kế toán 2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán, mổi chi nhánh có tổ chức bộ máy kế toán riêng, thực hiện tất cả công việc kế toán tại chi nhánh và lập báo cáo để gửi báo cáo cho trụ sở chính.

Hình thức hạch toán của chi nhánh là phụ thuộc, công ty lập báo cáo tài chính tổng hợp tại trụ sở, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp đƣợc công ty kê khai tại thành phố Hồ Chí Minh, các chi nhánh chỉ kê khai thuế GTGT tại địa phƣơng.

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Nhiệm vụ các vị trí trong bộ phận kế toán:

- Bộ phận kho – quỹ: quản lý tài sản là hàng hóa và tiền mặt, thực hiện thu, chi tiền, nhập, xuất hàng hóa theo đúng qui trình và qui định của công ty.

- Chuyên viên tài chính: có nhiệm vụ theo dõi dòng tiền, cân đối nguồn thu – chi để đảm bảo các khoản thanh toán đúng hạn, liên hệ ngân hàng và đối tác để huy động nguồn tiền.

- Kế toán công nợ - thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi thu tiền nợ đúng hạn, báo cáo công nợ và thông báo cho nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng đôn đốc thu hồi nợ.

- Kế toán thuế: kiểm tra hóa đơn chứng từ đầu ra, đầu vào đảm bảo tuân thủ luật thuế, thực hiện báo cáo thuế hàng tháng, quí, năm trình kế toán trƣởng.

- Kế toán hoạt động dịch vụ: phụ trách thực hiện toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến hoạt động dịch vụ thƣơng mại điện tử của phòng ECOM, từ việc theo dõi đối soát số liệu thực hiện cung cấp dịch vụ, xuất hóa đơn dịch vụ, theo dõi thu nợ thanh toán cho đối tác.

- Kế toán tổng hợp: kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán, kiểm tra báo cáo thuế và thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trƣởng.

- Kế toán trƣởng: chịu trách nhiệm về việc vận hành bộ máy kế toán toàn công ty, đảm bảo kế toán cung cấp kịp thời báo cáo cho ban giám đốc và các cơ quan quản lý

nhà nƣớc, quản lý tài sản của công ty hạn chế tổn thất, thiệt hại phát sinh, tham mƣu trực tiếp cho ban giám đốc trong quyết định các chính sách kinh doanh.

- Bộ phận kế toán chi nhánh: có chức năng thực hiện các nhiệm vụ phần hành kế toán tƣơng tự nhƣ phòng kế toán công ty nhƣng ở phạm vi chi nhánh. Kế toán trƣởng chi nhánh chịu trách nhiệm về toàn bộ số liệu báo cáo về công ty. Kế toán trƣởng chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc chi nhánh và kế toán trƣởng công ty.

2.1.2.2 Vận dụng chế độ kế toán

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC năm 2006 của Bộ tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006.

Hình thức sổ sách kế toán công ty áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính, dựa trên hình thức chứng từ ghi sổ.

Hệ thống phần mềm đƣợc sử dụng tại công ty là phần mềm kế toán có thƣơng hiệu Xman ứng dụng trên nền tảng Java và vận hành trên hệ thống mạng internet, phần mềm gồm các phân hệ cho từng chi nhánh, và đƣợc kiểm soát tập trung bởi bộ phận kế toán trụ sở công ty, đứng đầu là kế toán trƣởng công ty.

Trình tự ghi nhận và xử lý số liệu trong hệ thống kế toán: tại mổi chi nhánh và trụ sở công ty sử dụng một phân hệ của phần mềm. Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận từ 3 nguồn đầu vào: nghiệp vụ liên quan đến tiền, nghiệp vụ liên quan đến hàng và nghiệp vụ kế toán tổng hợp. Trong thao tác nhập liệu vào hệ thống, phần mềm qui định các thủ tục kiểm soát đối với các trƣờng nhƣ ký tự, ký số, trƣờng bắt buộc phải nhập… Số liệu đƣợc hệ thống xử lý tức thời sau khi nhập liệu. Đối với nghiệp vụ tính giá thành (giá vốn) và bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phần mềm xử lý vào cuối tháng cho từng phân hệ chi nhánh. Cuối kỳ kế toán thực hiện khóa sổ kế toán và chuyển số dƣ sang kỳ sau. Các báo cáo kế toán đƣợc kết xuất từ phần mềm ở các phân hệ đều thống nhất theo mẫu chung và ở phân hệ của trụ sở công ty có thể kết xuất báo cáo hợp nhất toàn công ty.

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luồng xử lý thông tin kế toán

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: phần mềm đƣợc thiết kế hệ thống tài khoản theo qui định của Bộ tài chính. Đối với các tài khoản chi phí, chi tiết trung tâm chi phí và khoản mục chi phí đƣợc tùy ý đặt, mở rộng theo nhu cầu ngƣời sử dụng. Đối với trung tâm chi phí, công ty phân loại trung tâm chi phí theo địa lý, tức là theo chi nhánh hoạt động, mổi chi nhánh là một trung tâm chi phí. Đối với khoản mục chi phí, công ty đặt chi tiết khoản mục theo nội dung chi phí phát sinh bao gồm các khoản sau:

Mã khoản mục chi phí: đƣợc đặt theo tên viết tắt của tên khoản mục. Tên khoản mục: thể hiện nội dung của khoản chi phí.

Các chi phí đƣợc phân loại thành 6 nhóm:

+ Chi phí trƣớc lãi gộp: bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ hàng hóa mà chƣa thể hiện vào giá vốn hàng hóa (ví dụ nhƣ chi phí tặng sản phẩm khuyến mãi, chi phí vận chuyển hàng mua, chi phí bao bì có giá trị nhỏ không nhập vào giá vốn hàng mua)

+ Chi phí tài chính: gồm các chi phí lãi vay, lãi trả chậm và chênh lệch tỉ giá. + Chi phí tiếp thị (marketing), lƣu thông hàng hóa: gồm chi phí giao nhận, chi lƣơng doanh thu, chi phí bảo hành, …

+ Chi phí khấu hao.

+ Chi phí nhân công: chi phí liên quan đến nhân viên + Chi phí quản lý. + Chi phí quản lý.

Mã

khoản mục Tên khoản mục Nội dung chi phí

- Nhóm Chi phí trƣớc lãi gộp

KMAI Chi phí khuyến mãi CP khuyến mãi cho việc bán hàng KMNB Chi phí khuyến mãi nội

bộ CP khuyến mãi xuất nội bộ các chi nhánh CPNK CP nhập khẩu hàng hóa

CP liên quan đến việc nhập khẩu và thanh toán hàng nhập khẩu (phần chƣa tính giá vốn nhập kho)

CPHH CP liên quan đến hàng hoá

CP liên quan đến mua hàng hóa trong nƣớc (ví dụ chi phí mua hàng, bao bì giá trị nhỏ không nhập vào giá vốn hàng mua)

- Nhóm Chi phí tài chính

LAIVAY Trả lãi tiền vay CP lãi vay ngân hàng và vay đối tƣợng khác

- Nhóm Chi phí Marketing, lƣu thông

CPMAR CP Marketing, QC, …. CP quảng cáo, hội nghị khách hàng, chƣơng trình tiếp thị BHDV Chi phí bảo hành CP bảo hành hàng hóa

LGDT Lƣơng Doanh thu CP lƣơng doanh thu cho nhân viên OTO Chi phí lên quan đến xe Chi phí sử dụng xe của công ty GNHAN Giao nhận, vận chuyển,

thuê xe...

CP giao hàng cho khách hàng bằng phƣơng tiện, dịch vụ bên ngoài

CPBH Chi phí bán hàng

chung Các khoản CP bán hàng khác

- Nhóm Chi phí khấu hao

KHAO Chi phí khấu hao CP khấu hao tài sản, và chi phí dụng cụ, thiết bị văn phòng chờ phân bổ

- Nhóm Chi phí nhân công: Lƣơng, BHXH, BHYT

LGCB Lƣơng cơ bản CP lƣơng căn bản của nhân viên

LGPT Lƣơng phụ trội CP lƣơng tháng 13, các khoản thƣởng lễ, tết LGTV Lƣơng thời vụ CP lao động thời vụ

BHXH Bảo hiểm xã hội CP bảo hiểm trích theo lƣơng

ANCA Chi phí ăn trƣa, ăn ca Chi tiền ăn trƣa, ăn làm thêm ngoài giờ

- Nhóm Chi phí quản lý

THUEVP CP thuê VP, Kho CP thuê kho hàng hóa

DN Chi phí điện, nƣớc CP điện, nƣớc phục vụ sinh hoạt