Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC năm 2006 của Bộ tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006.
Hình thức sổ sách kế toán công ty áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính, dựa trên hình thức chứng từ ghi sổ.
Hệ thống phần mềm đƣợc sử dụng tại công ty là phần mềm kế toán có thƣơng hiệu Xman ứng dụng trên nền tảng Java và vận hành trên hệ thống mạng internet, phần mềm gồm các phân hệ cho từng chi nhánh, và đƣợc kiểm soát tập trung bởi bộ phận kế toán trụ sở công ty, đứng đầu là kế toán trƣởng công ty.
Trình tự ghi nhận và xử lý số liệu trong hệ thống kế toán: tại mổi chi nhánh và trụ sở công ty sử dụng một phân hệ của phần mềm. Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận từ 3 nguồn đầu vào: nghiệp vụ liên quan đến tiền, nghiệp vụ liên quan đến hàng và nghiệp vụ kế toán tổng hợp. Trong thao tác nhập liệu vào hệ thống, phần mềm qui định các thủ tục kiểm soát đối với các trƣờng nhƣ ký tự, ký số, trƣờng bắt buộc phải nhập… Số liệu đƣợc hệ thống xử lý tức thời sau khi nhập liệu. Đối với nghiệp vụ tính giá thành (giá vốn) và bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phần mềm xử lý vào cuối tháng cho từng phân hệ chi nhánh. Cuối kỳ kế toán thực hiện khóa sổ kế toán và chuyển số dƣ sang kỳ sau. Các báo cáo kế toán đƣợc kết xuất từ phần mềm ở các phân hệ đều thống nhất theo mẫu chung và ở phân hệ của trụ sở công ty có thể kết xuất báo cáo hợp nhất toàn công ty.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luồng xử lý thông tin kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: phần mềm đƣợc thiết kế hệ thống tài khoản theo qui định của Bộ tài chính. Đối với các tài khoản chi phí, chi tiết trung tâm chi phí và khoản mục chi phí đƣợc tùy ý đặt, mở rộng theo nhu cầu ngƣời sử dụng. Đối với trung tâm chi phí, công ty phân loại trung tâm chi phí theo địa lý, tức là theo chi nhánh hoạt động, mổi chi nhánh là một trung tâm chi phí. Đối với khoản mục chi phí, công ty đặt chi tiết khoản mục theo nội dung chi phí phát sinh bao gồm các khoản sau:
Mã khoản mục chi phí: đƣợc đặt theo tên viết tắt của tên khoản mục. Tên khoản mục: thể hiện nội dung của khoản chi phí.
Các chi phí đƣợc phân loại thành 6 nhóm:
+ Chi phí trƣớc lãi gộp: bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ hàng hóa mà chƣa thể hiện vào giá vốn hàng hóa (ví dụ nhƣ chi phí tặng sản phẩm khuyến mãi, chi phí vận chuyển hàng mua, chi phí bao bì có giá trị nhỏ không nhập vào giá vốn hàng mua)
+ Chi phí tài chính: gồm các chi phí lãi vay, lãi trả chậm và chênh lệch tỉ giá. + Chi phí tiếp thị (marketing), lƣu thông hàng hóa: gồm chi phí giao nhận, chi lƣơng doanh thu, chi phí bảo hành, …
+ Chi phí khấu hao.
+ Chi phí nhân công: chi phí liên quan đến nhân viên + Chi phí quản lý. + Chi phí quản lý.
Mã
khoản mục Tên khoản mục Nội dung chi phí
- Nhóm Chi phí trƣớc lãi gộp
KMAI Chi phí khuyến mãi CP khuyến mãi cho việc bán hàng KMNB Chi phí khuyến mãi nội
bộ CP khuyến mãi xuất nội bộ các chi nhánh CPNK CP nhập khẩu hàng hóa
CP liên quan đến việc nhập khẩu và thanh toán hàng nhập khẩu (phần chƣa tính giá vốn nhập kho)
CPHH CP liên quan đến hàng hoá
CP liên quan đến mua hàng hóa trong nƣớc (ví dụ chi phí mua hàng, bao bì giá trị nhỏ không nhập vào giá vốn hàng mua)
- Nhóm Chi phí tài chính
LAIVAY Trả lãi tiền vay CP lãi vay ngân hàng và vay đối tƣợng khác
- Nhóm Chi phí Marketing, lƣu thông
CPMAR CP Marketing, QC, …. CP quảng cáo, hội nghị khách hàng, chƣơng trình tiếp thị BHDV Chi phí bảo hành CP bảo hành hàng hóa
LGDT Lƣơng Doanh thu CP lƣơng doanh thu cho nhân viên OTO Chi phí lên quan đến xe Chi phí sử dụng xe của công ty GNHAN Giao nhận, vận chuyển,
thuê xe...
CP giao hàng cho khách hàng bằng phƣơng tiện, dịch vụ bên ngoài
CPBH Chi phí bán hàng
chung Các khoản CP bán hàng khác
- Nhóm Chi phí khấu hao
KHAO Chi phí khấu hao CP khấu hao tài sản, và chi phí dụng cụ, thiết bị văn phòng chờ phân bổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nhóm Chi phí nhân công: Lƣơng, BHXH, BHYT
LGCB Lƣơng cơ bản CP lƣơng căn bản của nhân viên
LGPT Lƣơng phụ trội CP lƣơng tháng 13, các khoản thƣởng lễ, tết LGTV Lƣơng thời vụ CP lao động thời vụ
BHXH Bảo hiểm xã hội CP bảo hiểm trích theo lƣơng
ANCA Chi phí ăn trƣa, ăn ca Chi tiền ăn trƣa, ăn làm thêm ngoài giờ
- Nhóm Chi phí quản lý
THUEVP CP thuê VP, Kho CP thuê kho hàng hóa
DN Chi phí điện, nƣớc CP điện, nƣớc phục vụ sinh hoạt DT Chi phí điện thoại cố
NET Internet, hosting… CP liên quan đến hệ thống mạng, phục vụ chung cho công ty
HCVT CP Hành chính văn thƣ CP lễ tân, gửi thƣ
VPP Văn phòng phẩm CP mua văn phòng phầm
TBVP Thiết bị văn phòng CP mua thiết bị máy tính sử dụng trong văn phòng
TDDT Phí tuyển dụng, đào tạo
nhân viên CP tuyển dụng và đào tạo nhân viên KPCD Kinh phí công đoàn CP công đoàn trích theo lƣơng VDVP Vật dụng văn phòng CP mua vật dụng
CVVP Chi vặt văn phòng CP linh tinh khác
CPNH Chi phí Ngân hàng CP giao dịch ngân hàng
CTP Công tác phí CP vé tàu xe, xăng xe, phụ cấp xăng, phòng nghỉ, phụ cấp ăn uống khi đi công tác GITE Chi phí giao tế, tiếp
khách CP giao tế, tiếp khách
ECOM CP BP Thƣơng mại
điện tử
CP liên quan đến hoạt động của bộ phận dịch vụ thƣơng mại điện tử: phí đƣờng truyền, phí thuê kênh, thiết kế web, tên miền..
HNHT Chi phí cho Hội nghị CP tổ chức họp mặt nhân viên, hội nghị cổ đông SCNHO Sửa chữa nhỏ CP bảo trì, sửa chữa nhỏ nhà, sửa thiết bị văn phòng HHUT Hao hụt CP hao hụt, tổn thất tài sản
CPQL Chi phí quản lý chung CP quản lý chung khác DCSL Điều chỉnh số lẻ Điều chỉnh số lệch lẻ