(8)Bộ phận sim – thẻ: mã trung tâm chi phí “WA08” (9)Bộ phận máy : mã trung tâm chi phí “WA09”
(10) Chi nhánh: Cần Thơ: mã trung tâm chi phí “WB” (11) Chi nhánh Đà Nẵng: mã trung tâm chi phí “WC” (12) Chi nhánh Hà Nội: mã trung tâm chi phí “WD” (13) Chi nhánh Hải Phòng: mã trung tâm chi phí “WE”
Bên cạnh đó, công ty sẽ sử dụng mã số “W*00” để hạch toán vào các khoản chi phí phát sinh chung chƣa phân loại đƣợc và sẽ phân bổ cho các bộ phận khi lập báo cáo trách nhiệm.
Ngoài ra, ở cấp độ chi nhánh, tuy công ty không phân cấp trung tâm trách nhiệm nhƣng cũng sẽ thiết lập mã trung tâm trách nhiệm theo ngành hàng để có thể kết xuất số liệu tập hợp chi phí theo bộ phận khi tổng hợp báo cáo toàn công ty. Việc phân chia và đặt mã trung tâm ở chi nhánh cũng tƣơng tự ở công ty:
Chi phí bộ phận kế toán: mã số “W*01” Chi phí bộ phận hành chính: mã số “W*02” Chi phí bộ phận kỹ thuật: mã số “W*03” Chi phí bộ phận giao dịch: mã số “W*04”
Chi phí liên quan đến ngành bán lẻ - dịch vụ: mã số “W*07” Chi phí liên quan đến ngành sim - thẻ: mã số “W*08”
Chi phí liên quan đến ngành máy: mã số “W*09”
(Trong đó ký tự * là các ký tự B,C,D,E tƣơng ứng ở chi nhánh Cần Thơ, Đà Nẵng, Hà Nội, Hải Phòng)
+ Phân loại các khoản mục chi phí theo nội dung chi phí của công ty: căn cứ vào nội dung các khoản mục chi phí đã xây dựng hiện tại của công ty, cần hoàn chỉnh và bổ sung nội dung các khoản mục và phân loại chi phí theo mức độ hoạt động nhƣ sau:
Mã khoản
mục Tên khoản mục Nội dung chi phí
Biến phí
Định phí
- Chi phí trƣớc lãi gộp
KMAI Chi phí khuyến mãi CP khuyến mãi cho việc
bán hàng X
KMNB Chi phí khuyến mãi nội bộ CP khuyến mãi xuất nội bộ
các chi nhánh X
CPNK CP nhập khẩu hàng hóa
CP liên quan đến việc nhập khẩu và thanh toán hàng nhập khẩu (phần chƣa tính giá vốn nhập kho)
X
CPHH CP liên quan đến hàng hoá CP liên quan đến mua hàng hóa trong nƣớc X
- Chi phí tài chính
LAIVAY Trả lãi tiền vay CP lãi vay ngân hàng và
vay đối tƣợng khác X CPTC Chi phí tài chính khác Các khoản CP tài chính
khác lãi vay X
- Chi phí Marketing, lƣu thông
CPMAR CP Marketing, QC, …
CP quảng cáo, hội nghị khách hàng, chƣơng trình tiếp thị
X
BHDV Chi phí bảo hành CP bảo hành hàng hóa X
LGDT Lƣơng Doanh thu CP lƣơng doanh thu cho
nhân viên X
OTO Chi phí lên quan đến xe Chi phí sử dụng xe của
công ty X
GNHAN Giao nhận, vận chuyển, thuê xe...
CP giao hàng cho khách hàng bằng phƣơng tiện, dịch vụ bên ngoài
X CPBH Chi phí bán hàng chung Các khoản CP bán hàng X
khác
KHAO Chi phí khấu hao
CP khấu hao tài sản, và chi phí dụng cụ, thiết bị văn phòng chờ phân bổ
X
- Chi phí nhân công: Lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ
LGCB Lƣơng cơ bản CP lƣơng căn bản của nhân
viên X
LGPT Lƣơng phụ trội CP lƣơng tháng 13, các
khoản thƣởng lễ, tết X
LGTV Lƣơng thời vụ CP lao động thời vụ X
BHXH Bảo hiểm xã hội CP bảo hiểm trích theo lƣơng X KPCD Kinh phí công đoàn CP công đoàn trích theo lƣơng X ANCA Chi phí ăn trƣa, ăn ca Chi tiền ăn trƣa, ăn làm thêm ngoài giờ X
- Chi phí quản lý
ANINH CP bảo vệ CP thuê bảo vệ văn phòng X
VSINH CP Vệ sinh CP vệ sinh văn phòng X
THUEVP CP thuê VP, Kho CP thuê kho hàng hóa X
DN Chi phí điện, nƣớc CP điện, nƣớc phục vụ sinh
hoạt X
DT Chi phí điện thoại cố định, di
động CP điện thoại X
NET Internet, hosting… CP liên quan đến hệ thống mạng, phục vụ chung X HCVT CP Hành chính văn thƣ CP lễ tân, gửi thƣ X
VPP Văn phòng phẩm CP mua văn phòng phầm X
TBVP Thiết bị văn phòng CP mua thiết bị máy tính sử dụng trong văn phòng X TDDT Phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên CP tuyển dụng và đào tạo
nhân viên X
CPNH Chi phí Ngân hàng CP giao dịch ngân hàng X CTP Công tác phí
CP vé tàu xe, xăng xe, phụ cấp xăng, phòng nghỉ, phụ cấp ăn uống khi đi công tác
X GITE Chi phí giao tế, tiếp khách CP giao tế, tiếp khách X
ECOM CP BP Thƣơng mại điện tử
CP liên quan đến hoạt động của bộ phận dịch vụ thƣơng mại điện tử: phí đƣờng truyền, phí thuê kênh, thiết kế web, tên miền..
X
HNHT Chi phí cho Hội nghị CP tổ chức họp mặt nhân
SCNHO Sửa chữa nhỏ CP bảo trì, sửa chữa nhỏ nhà, sửa thiết bị văn phòng X
HHUT Hao hụt CP hao hụt, tổn thất tài sản X
CPQL Chi phí quản lý chung CP quản lý chung khác X
Bảng 3.1: Bảng chi tiết chi phí theo khoản mục
Việc phân loại chi phí là biến phí hay định phí tùy thuộc vào đặc điểm phát sinh chi phí cụ thể để phân loại cho phù hợp khi hạch toán ban đầu.
+ Việc phân loại chi phí đƣợc thực hiện ngay từ khâu ghi nhận để hạch toán vào phần mềm kế toán, chi phí phát sinh cho bộ phận nào thì kế toán sẽ sử dụng mã số của trung tâm chi phí tƣơng ứng.
+ Đối với các khoản chi phí quản lý chung, công ty sẽ tiến hành phân bổ cho các bộ phận tƣơng ứng vào cuối kỳ theo các tiêu thức phù hợp nhƣ sau:
Chi phí trả lãi tiền vay: phân bổ cho từng ngành hàng theo mức độ sử dụng vốn của các trung tâm lợi nhuận, dựa trên tổng 3 chỉ tiêu: (1) nợ bị chiếm dụng - nợ chiếm dụng, (2) hàng tồn kho bình quân, (3) tài sản khác bình quân.
Các khoản chi phí liên quan đến hoạt động của bộ máy như chi phí điện, nước, điện thoại, internet, hành chính văn thư: phân bổ cho từng ngành hàng theo số lượng nhân viên.
Các chi phí công tác quản lý chung khác được phân bổ theo lợi nhuận kế hoạch đặt ra.
Thực hiện các báo cáo trách nhiệm: cuối mổi kỳ kế toán, bộ phận kế toán quản trị sẽ thu thập số liệu từ các tài khoản chi phí để lập báo so sánh kế hoạch trong kỳ. Bảng đánh giá việc thực hiện kế hoạch trong kỳ sẽ thể hiện chênh lệch giữa số thực hiện và kế hoạch (dự toán) và cấp quản lý của trung tâm trách nhiệm sẽ có trách nhiệm giải trình về những khoản phát sinh cao hơn so với số kế hoạch đặt ra.
Các mẫu báo cáo trách nhiệm các trung tâm chi phí:
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ BỘ PHẬN THÁNG, QUÍ, NĂM
Bộ phận: Kế toán
(tương tự cho các bộ phận khác: nhân sự - hành chính/ Kỹ thuật/ Giao dịch/ ECOM/ Nông sản/ Bán lẻ - dịch vụ/ Sim - thẻ/ Máy)
STT Khoản mục chi phí hoạch Kế Thực hiện Chênh lệch % TH/KH
1 2 3 4 5 = 4-3 6 = 4/3
Báo cáo cho phó giám đốc điều hành
TỔNG CHI PHÍ BỘ PHẬN KẾ TOÁN
1 - Chi phí trước lãi gộp
Chi phí khuyến mãi
Chi phí khuyến mãi nội bộ
CP nhập khẩu hàng hóa
CP liên quan đến hàng hoá
2 - Chi phí tài chính
Trả lãi tiền vay
Chi phí tài chính khác
3 - Chi phí Marketing, lưu thông, …
CP Marketing, QC, ….
Chi phí bảo hành
Lƣơng Doanh thu
Chi phí lên quan đến xe
Giao nhận, vận chuyển, thuê xe...
Chi phí bán hàng chung
4 Chi phí khấu hao
5 - Chi phí nhân công: Lương, bhxh-yt
Lƣơng cơ bản
Lƣơng phụ trội
Lƣơng thời vụ
Bảo hiểm xã hội
Kinh phí công đoàn
Chi phí ăn trƣa, ăn ca
6 - Chi phí quản lý
CP bảo vệ
CP Vệ sinh
CP thuê VP, Kho
Chi phí điện, nƣớc
Chi phí điện thoại cố định, di động
Internet, hosting…
CP Hành chính văn thƣ
Văn phòng phẩm
Thiết bị văn phòng
Phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên
Chi phí Ngân hàng
Chi phí giao tế, tiếp khách
CP BP Thƣơng mại điện tử
Chi phí cho Hội nghị
Sửa chữa nhỏ
Hao hụt
Chi phí quản lý chung
Bảng 3.2: Báo cáo thực hiện kế hoạch chi phí bộ phận
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ CHI NHÁNH THÁNG, QUÍ, NĂM
Chi nhánh: HCM/ Cần Thơ/ Đà Năng/ Hà Nội/ Hải Phòng
STT Khoản mục chi phí hoạch Kế Thực hiện Chênh lệch % TH/KH
1 2 3 4 5 = 4-3 6 = 4/3
Báo cáo cho phó giám đốc điều hành
TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH X
1 - Chi phí trước lãi gộp
Chi phí khuyến mãi
Chi phí khuyến mãi nội bộ
CP nhập khẩu hàng hóa
CP liên quan đến hàng hoá
2 - Chi phí tài chính
Trả lãi tiền vay
Chi phí tài chính khác
3 - Chi phí Marketing, lưu thông, …
CP Marketing, QC, ….
Chi phí bảo hành
Lƣơng Doanh thu
Chi phí lên quan đến xe
Giao nhận, vận chuyển, thuê xe...
Chi phí bán hàng chung
4 Chi phí khấu hao
5 - Chi phí nhân công: Lương, bhxh-yt
Lƣơng cơ bản
Lƣơng phụ trội
Lƣơng thời vụ
Bảo hiểm xã hội
Kinh phí công đoàn
Chi phí ăn trƣa, ăn ca
CP bảo vệ
CP Vệ sinh
CP thuê VP, Kho
Chi phí điện, nƣớc
Chi phí điện thoại cố định, di động
Internet, hosting…
CP Hành chính văn thƣ
Văn phòng phẩm
Thiết bị văn phòng
Phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên
Chi phí Ngân hàng
Công tác phí
Chi phí giao tế, tiếp khách
CP BP Thƣơng mại điện tử
Chi phí cho Hội nghị
Sửa chữa nhỏ
Hao hụt
Chi phí quản lý chung
Bảng 3.3: Báo cáo thực hiện kế hoạch chi phí chi nhánh
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ TỔNG CÔNG TY THÁNG, QUÍ, NĂM
STT Khoản mục chi phí hoạch Kế Thực hiện Chênh lệch % TH/KH
Báo cáo cho phó giám đốc điều hành
TỔNG CHI PHÍ TOÀN CÔNG TY
1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận ECOM 6 Bộ phận Nông sản 7 Bộ phận bán lẻ - dịch vụ 8 Bộ phận sim - thẻ 9 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ TRỤ SỞ CÔNG TY 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch
5 Bộ phận ECOM
6 Bộ phận Nông sản
7 Bộ phận bán lẻ - dịch vụ
8 Bộ phận sim - thẻ
9 Bộ phận máy
TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH CẦN THƠ
1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy
TỔNG CHI PHÍ CHI NHÁNH HÀ NỘI
1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy TỔNG CHI PHÍ CN HẢI PHÒNG 1 Bộ phận kế toán 2 Bộ phận hành chính - nhân sự 3 Bộ phận kỹ thuật 4 Bộ phận giao dịch 5 Bộ phận bán lẻ 6 Bộ phận sim - thẻ 7 Bộ phận máy
Bảng 3.4: Báo cáo thực hiện kế hoạch chi phí toàn công ty
Nhƣ vậy, qua các bƣớc đánh giá trách nhiệm bộ phận, các báo cáo trách nhiệm đã giải thích đƣợc câu hỏi “các khoản chi phí có vƣợt mức dự toán hay không?”, chính là nội dung đánh giá về mặt hiệu quả của trung tâm chi phí.
3.2.3.2 Đánh giá các trung tâm doanh thu
Tiêu chí đánh giá: trung tâm doanh thu của công ty tạo ra doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá dựa trên hai mặt kết quả và hiệu quả:
+ Về mặt kết quả: đƣợc đánh giá chủ yếu qua việc thực hiện kế hoạch doanh thu so với dự toán, bao gồm các chỉ tiêu:
Sản lƣợng tiêu thụ thực hiện so với kế hoạch Doanh thu thực hiện so với kế hoạch
Tỉ trọng dòng sản phẩm trên tổng doanh thu.
+ Về mặt hiệu quả: đƣợc đánh giá qua việc so sánh giữa tỉ lệ doanh thu đạt đƣợc với chi phí bỏ ra so với dự toán, cho thấy mức độ sử dụng chi phí để tạo ra doanh thu so với kế hoạch, có tiết kiệm, sử dụng hiệu quả chi phí hay không. Chỉ tiêu đánh giá: Tỉ lệ chi phí trên doanh thu thực hiện so với dự toán.
Yêu cầu thông tin và xử lý thông tin để đánh giá các trung tâm doanh thu: để xác định doanh thu theo ngành hàng, hệ thống kế toán tách đƣợc doanh thu theo mặt hàng, theo sản phẩm. Vì vậy, khi kết xuất dữ liệu doanh thu đã có thể tập hợp đƣợc báo cáo sắp xếp và phân loại theo ngành hàng. Để thuận lợi cho việc sắp xếp và kết xuất dữ liệu theo ngành hàng, công ty sẽ tiến hành đặt mã hàng hóa để phân biệt theo ngành hàng nhƣ sau:
Căn cứ vào 2 ký tự đầu của mã hàng hóa, đƣợc phân loại thành: “PB”: Sim
“PD”: Thẻ “PE”: Ecom “PG”: Máy
“PH”: Cho thuê văn phòng “PI”: USB
“PS”: dịch vụ và bán lẻ “PX”: Nông sản
Thực hiện các báo cáo trách nhiệm: cuối kỳ kế toán, bộ phận kế toán sẽ kết xuất dữ liệu doanh thu theo mặt hàng để tập hợp thành báo cáo doanh thu với các chỉ tiêu số
lƣợng, giá bán, doanh thu. Công ty sẽ thực hiện hai loại báo cáo trách nhiệm doanh thu là báo cáo thực hiện kế hoạch doanh thu và báo cáo phân tích mối quan hệ với chi phí thực hiện doanh thu.
Báo cáo thực hiện kế hoạch doanh thu của trung tâm doanh thu so sánh số liệu thực hiện trong kỳ với kế hoạch đặt ra, phân tích biến động do ảnh hƣởng của các chỉ tiêu sản lƣợng, giá bán, đồng thời cho thấy tỉ trọng mặt hàng trong tổng doanh thu để xác định mức độ ảnh hƣởng, tầm quan trọng của mặt hàng đối với doanh thu của bộ phận/công ty. Từ đó xác định các mặt hàng có mức biến động giảm để tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
Đối với báo cáo phân tích mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí cho thấy mức độ sử dụng chi phí để tạo ra doanh thu trong kỳ so với kế hoạch xét trên mức độ sử dụng từng khoản mục chi phí, từ đó tìm ra các chênh lệch tăng để xác định nguyên nhân và các giải pháp điều chinh thích hợp.
BÁO CÁO PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ CHI PHÍ VÀ DOANH THU THÁNG, QUÍ, NĂM
NGÀNH HÀNG: X
Khoản mục Giá Kế hoạch Thực hiện So sánh TH/KH
trị trọng Tỉ
%
CP/DT
Giá
trị trọng Tỉ
%
CP/DT
Giá
trị trọng Tỉ
%
CP/DT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
DOANH THU
- Chi phí trƣớc lãi gộp
- Chi phí tài chính
- Chi phí Marketing, lƣu thông
- Chi phí khấu hao
- Chi phí nhân công
- Chi phí quản lý
Bảng 3.6: Báo cáo phân tích mối quan hệ chi phí và doanh thu
Qua các báo cáo đánh giá trách nhiệm của trung tâm doanh thu, nhà quản trị sẽ thấy đƣợc tổng quát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của bộ phận, bên cạnh đó cũng sẽ tìm hiểu các nguyên nhân tác động đến quá trình kinh doanh của bộ phận.
3.2.3.3 Đánh giá các trung tâm lợi nhuận
Tiêu chí đánh giá: trung tâm lợi nhuận là tổng hợp của trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí, nên ngoài các chỉ tiêu đƣợc sử dụng ở hai trung tâm trên còn sử dụng
