Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm đƣợc tổng hợp định kỳ trên một báo cáo kế toán trách nhiệm (gọi tắt là báo cáo trách nhiệm). Báo cáo trách nhiệm của từng trung tâm sẽ phản ánh kết quả tài chính chủ yếu theo thực tế và theo dự toán, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán, theo từng chỉ tiêu đƣợc
chuyển tải trong báo cáo phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm. Nhƣ vậy báo cáo trách nhiệm chú trọng vào việc thực hiện các dự toán và phân tích các chênh lệch, vì thế để so sánh đánh giá các khoản chênh lệch này một cách phù hợp và đúng đắn, ngƣời ta thƣờng sử dụng dự toán linh hoạt nhằm cung cấp một mức chuẩn cho việc so sánh, đánh giá tình hình thực hiện dự toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Thông tin KTTN cung cấp cho nhà quản lý trong DN cơ sở để đánh giá trách nhiệm quản trị của từng đơn vị, bộ phận, gắn với từng trung tâm trách nhiệm cụ thể, thông qua trách nhiệm quản trị nguồn lực của bộ phận; mức tiêu hao của các nguồn lực và mức độ hoàn thành công việc của họ. Do vậy, căn cứ vào trách nhiệm báo cáo thì hệ thống báo cáo trách nhiệm đƣợc chia thành bốn nhóm báo cáo, ứng với bốn loại trung tâm trách nhiệm sau:
- Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ
Dù là báo cáo của trung tâm trách nhiệm nào, căn cứ vào nội dung và hình thức báo cáo, chúng ta có thể phân chia báo cáo trách nhiệm trong DN thành hai nhóm báo cáo sau:
- Nhóm báo cáo thực hiện: đây là loại báo cáo phản ánh cụ thể, chi tiết tình hình hoạt động, tình hình tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từng chức năng, từng lĩnh vực hoạt động của DN. Định kỳ các trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp nhất phải báo cáo dần lên cấp cao hơn, về tình hình thực hiện những chỉ tiêu chủ yếu của trung tâm mình. Trong mỗi báo cáo thực hiện trình bày các số liệu về kế hoạch, thực hiện và số chênh lệch. Thông qua các báo cáo thực hiện, cấp nhận báo cáo sẽ kiểm soát đƣợc các hoạt động của cấp dƣới trực thuộc. Báo cáo thực hiện bao gồm: các báo cáo về chi phí; các báo cáo về doanh thu; báo cáo lợi nhuận bộ phận; báo cáo lợi nhuận toàn doanh nghiệp.
* Báo cáo chi phí: là báo cáo thực hiện của các trung tâm chi phí, tùy thuộc vào yêu cầu của việc đánh giá trách nhiệm ở các trung tâm chi phí, báo cáo này có thể đƣợc
chi tiết theo yếu tố hoặc theo khoản mục. Trong trƣờng hợp DN đã thực hiện kế toán chi phí theo mối quan hệ với quy mô hoạt động, thì trong báo cáo chi phí có thể chi tiết thành định phí và biến phí.
* Báo cáo doanh thu: dùng ở các trung tâm doanh thu để báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ ở từng trung tâm, cũng nhƣ tổng hợp doanh thu của toàn DN. Tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình tiêu thụ của từng đơn vị, báo cáo này có thể chi tiết theo từng lĩnh vực hoạt động, theo từng chi nhánh, khu vực, cửa hàng tiêu thụ hoặc theo từng nhóm mặt hàng, sản phẩm cụ thể…
* Báo cáo lợi nhuận bộ phận: báo cáo lợi nhuận bộ phận là một công cụ đánh giá tình hình thực hiện của các trung tâm lợi nhuận và trách nhiệm của những ngƣời đứng đầu trung tâm đó. Bộ phận ở đây đƣợc hiểu là bất cứ một đơn vị hay một hoạt động nào đó trong tổ chức, mà ở đó ta có thể xác định đƣợc doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
* Báo cáo lợi nhuận toàn DN: thực chất đây là báo cáo kết quả hoạt động của toàn DN và đƣợc tổng hợp từ các báo cáo lợi nhuận bộ phận, tuy nhiên trong báo cáo còn thể hiện các chỉ số phản ánh hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ nhƣ ROI, RI… Do vậy, báo cáo này đƣợc sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản trị của nhà quản lý ở cac trung tâm đầu tƣ.
- Nhóm báo cáo phân tích: Nhằm có cơ sở đầy đủ hơn trong việc đánh giá trách nhiệm quản trị các chỉ tiêu đƣợc giao cho các trung tâm trách nhiệm cũng nhƣ từng bộ phận trong DN, ngoài những báo cáo thực hiện, nhà quản trị cần thông tin từ các báo cáo phân tích sự biến động của các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch, trong mối quan hệ với các yếu tố cấu thành từng chỉ tiêu đó. Nhóm báo cáo phân tích bao gồm: báo cáo phân tích tình hình thực hiện chi phí của các trung tâm chi phí, báo cáo phân tích tình hình thực hiện thực hiện doanh thu của các trung tâm doanh thu, báo cáo phân tích tình hình thực hiện thực hiện lợi nhuận của các trung tâm lợi nhuận, báo cáo phân tích phản ánh tình hình sử dụng hiệu quả vốn đầu tƣ của các trung tâm đầu tƣ.
Một số mẫu biểu báo cáo trách nhiệm cụ thể của từng trung tâm trách nhiệm nhƣ sau:
Bảng 1.2: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí định mức Tháng, quý, năm …
Báo cáo trách nhiệm
của trung tâm chi phí định mức Dự toán Thực tế Chênh lệch
Báo cáo cho Giám đốc nhà máy
1. Chi phí sản xuất của Phân xƣởng 1 2. Chi phí sản xuất của Phân xƣởng 2 3. Chi phí sản xuất của Phân xƣởng 3
X X X X X X X X X Cộng XXX XXX XXX
Các báo cáo của các trung tâm chi phí đƣợc trình bày theo các cấp quản lý tƣơng ứng với các bộ phận thuộc trung tâm. Báo cáo sẽ đƣợc thực hiện theo luồng thông tin từ dƣới lên trên và trách nhiệm chi tiết đến từng bộ phận sẽ tùy thuộc vào cơ cấu bộ máy tổ chức của từng công ty. Báo cáo của cấp càng thấp sẽ càng chi tiết và khi báo cáo lên trên cũng mang nội dung chỉ tiêu đó tuy nhiên sẽ mang tính tổng hợp hơn.
Bảng 1.3: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu Tháng, quý, năm…
Báo cáo trách nhiệm trung tâm doanh thu
Doanh thu thực tế Doanh thu dự toán Chênh lệch Ảnh hƣởng biến động của các nhân tố Đơn giá bán Số lƣợng tiêu thụ Cơ cấu mặt hàng tiêu thụ
Báo cáo cho giám đốc kinh doanh
1.Chi nhánh 1 X X X X X X
2.Chi nhánh 2 X X X X X X
3.Chi nhánh 3 X X X X X X
Cộng toàn công ty XXX XXX XXX XXX XXX XXX
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu là báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả hoạt động, dựa trên báo cáo thực hiện doanh thu thực tế so với doanh thu dự toán ban đầu, đồng thời kèm theo phân tích ảnh hƣởng của các nhân tố nhƣ giá bán, sản lƣợng tiêu thụ, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ, đến sự biến động của doanh thu trung tâm. Và cũng tƣơng tự nhƣ trung tâm chi phí, mức độ chi tiết theo các cấp độ quản lý sẽ tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của công ty.
Bảng 1.4: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận Tháng, quý, năm…
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận Dự toán Thực tế Biến động 1. Doanh thu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Biến phí - Sản xuất
- Lƣu thông và quản lý 3. Số dƣ đảm phí
4. Định phí trực tiếp (kiểm soát đƣợc) 5. Số dƣ bộ phận kiểm soát đƣợc (3-4) 6. Định phí không kiểm soát đƣợc 7. Số dƣ bộ phận (5-6)
8. Chi phí chung của công ty phân bổ 9. Lợi nhuận trƣớc thuế (7-8)
Nguyên tắc kiểm soát đƣợc áp dụng cho quá trình báo cáo trách nhiệm của các trung tâm lợi nhuận. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận là các báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm của trung tâm này dựa trên Báo cáo kết quả kinh doanh, và thƣờng đƣợc trình bày theo dạng số dƣ đảm phí nhằm xác định số dƣ của từng bộ phận trong phạm vi đƣợc phân cấp và kiểm soát về chi phí, doanh thu của họ, đồng thời qua đó cũng đánh giá đƣợc phần đóng góp của từng bộ phận vào lợi nhuận chung của công ty. Để đánh giá trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận, ngƣời ta có thể hoặc so sánh kêt quả thực hiện với dự toán, hoặc so sánh tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu với tỷ lệ chung của toàn đơn vị hoặc toàn ngành.
Bảng 1.5: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ Tháng, quý, năm…
Nội dung Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
1. Doanh thu thuần 2. Biến phí
3. Số dƣ đảm phí 4. Định phí bộ phận 5. Số dƣ bộ phận
6. Chi phí chung phân bổ 7. Lợi nhuận trƣớc thuế 8. Chi phí thuế TNDN 9. Lợi nhuận sau thuế TNDN 10. Vốn đầu tƣ
11. Tỉ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI) 12. Thu nhập thặng dƣ (RI)
Để đánh giá trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ, nhà quản trị thƣờng sử dụng báo cáo thông qua các chỉ tiêu nhƣ tỉ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI) và thu nhập thặng dƣ (RI).