2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán, mổi chi nhánh có tổ chức bộ máy kế toán riêng, thực hiện tất cả công việc kế toán tại chi nhánh và lập báo cáo để gửi báo cáo cho trụ sở chính.
Hình thức hạch toán của chi nhánh là phụ thuộc, công ty lập báo cáo tài chính tổng hợp tại trụ sở, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp đƣợc công ty kê khai tại thành phố Hồ Chí Minh, các chi nhánh chỉ kê khai thuế GTGT tại địa phƣơng.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Nhiệm vụ các vị trí trong bộ phận kế toán:
- Bộ phận kho – quỹ: quản lý tài sản là hàng hóa và tiền mặt, thực hiện thu, chi tiền, nhập, xuất hàng hóa theo đúng qui trình và qui định của công ty.
- Chuyên viên tài chính: có nhiệm vụ theo dõi dòng tiền, cân đối nguồn thu – chi để đảm bảo các khoản thanh toán đúng hạn, liên hệ ngân hàng và đối tác để huy động nguồn tiền.
- Kế toán công nợ - thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi thu tiền nợ đúng hạn, báo cáo công nợ và thông báo cho nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng đôn đốc thu hồi nợ.
- Kế toán thuế: kiểm tra hóa đơn chứng từ đầu ra, đầu vào đảm bảo tuân thủ luật thuế, thực hiện báo cáo thuế hàng tháng, quí, năm trình kế toán trƣởng.
- Kế toán hoạt động dịch vụ: phụ trách thực hiện toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến hoạt động dịch vụ thƣơng mại điện tử của phòng ECOM, từ việc theo dõi đối soát số liệu thực hiện cung cấp dịch vụ, xuất hóa đơn dịch vụ, theo dõi thu nợ thanh toán cho đối tác.
- Kế toán tổng hợp: kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán, kiểm tra báo cáo thuế và thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trƣởng.
- Kế toán trƣởng: chịu trách nhiệm về việc vận hành bộ máy kế toán toàn công ty, đảm bảo kế toán cung cấp kịp thời báo cáo cho ban giám đốc và các cơ quan quản lý
nhà nƣớc, quản lý tài sản của công ty hạn chế tổn thất, thiệt hại phát sinh, tham mƣu trực tiếp cho ban giám đốc trong quyết định các chính sách kinh doanh.
- Bộ phận kế toán chi nhánh: có chức năng thực hiện các nhiệm vụ phần hành kế toán tƣơng tự nhƣ phòng kế toán công ty nhƣng ở phạm vi chi nhánh. Kế toán trƣởng chi nhánh chịu trách nhiệm về toàn bộ số liệu báo cáo về công ty. Kế toán trƣởng chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc chi nhánh và kế toán trƣởng công ty.
2.1.2.2 Vận dụng chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC năm 2006 của Bộ tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006.
Hình thức sổ sách kế toán công ty áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính, dựa trên hình thức chứng từ ghi sổ.
Hệ thống phần mềm đƣợc sử dụng tại công ty là phần mềm kế toán có thƣơng hiệu Xman ứng dụng trên nền tảng Java và vận hành trên hệ thống mạng internet, phần mềm gồm các phân hệ cho từng chi nhánh, và đƣợc kiểm soát tập trung bởi bộ phận kế toán trụ sở công ty, đứng đầu là kế toán trƣởng công ty.
Trình tự ghi nhận và xử lý số liệu trong hệ thống kế toán: tại mổi chi nhánh và trụ sở công ty sử dụng một phân hệ của phần mềm. Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận từ 3 nguồn đầu vào: nghiệp vụ liên quan đến tiền, nghiệp vụ liên quan đến hàng và nghiệp vụ kế toán tổng hợp. Trong thao tác nhập liệu vào hệ thống, phần mềm qui định các thủ tục kiểm soát đối với các trƣờng nhƣ ký tự, ký số, trƣờng bắt buộc phải nhập… Số liệu đƣợc hệ thống xử lý tức thời sau khi nhập liệu. Đối với nghiệp vụ tính giá thành (giá vốn) và bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phần mềm xử lý vào cuối tháng cho từng phân hệ chi nhánh. Cuối kỳ kế toán thực hiện khóa sổ kế toán và chuyển số dƣ sang kỳ sau. Các báo cáo kế toán đƣợc kết xuất từ phần mềm ở các phân hệ đều thống nhất theo mẫu chung và ở phân hệ của trụ sở công ty có thể kết xuất báo cáo hợp nhất toàn công ty.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luồng xử lý thông tin kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: phần mềm đƣợc thiết kế hệ thống tài khoản theo qui định của Bộ tài chính. Đối với các tài khoản chi phí, chi tiết trung tâm chi phí và khoản mục chi phí đƣợc tùy ý đặt, mở rộng theo nhu cầu ngƣời sử dụng. Đối với trung tâm chi phí, công ty phân loại trung tâm chi phí theo địa lý, tức là theo chi nhánh hoạt động, mổi chi nhánh là một trung tâm chi phí. Đối với khoản mục chi phí, công ty đặt chi tiết khoản mục theo nội dung chi phí phát sinh bao gồm các khoản sau:
Mã khoản mục chi phí: đƣợc đặt theo tên viết tắt của tên khoản mục. Tên khoản mục: thể hiện nội dung của khoản chi phí.
Các chi phí đƣợc phân loại thành 6 nhóm:
+ Chi phí trƣớc lãi gộp: bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ hàng hóa mà chƣa thể hiện vào giá vốn hàng hóa (ví dụ nhƣ chi phí tặng sản phẩm khuyến mãi, chi phí vận chuyển hàng mua, chi phí bao bì có giá trị nhỏ không nhập vào giá vốn hàng mua)
+ Chi phí tài chính: gồm các chi phí lãi vay, lãi trả chậm và chênh lệch tỉ giá. + Chi phí tiếp thị (marketing), lƣu thông hàng hóa: gồm chi phí giao nhận, chi lƣơng doanh thu, chi phí bảo hành, …
+ Chi phí khấu hao.
+ Chi phí nhân công: chi phí liên quan đến nhân viên + Chi phí quản lý. + Chi phí quản lý.
Mã
khoản mục Tên khoản mục Nội dung chi phí
- Nhóm Chi phí trƣớc lãi gộp
KMAI Chi phí khuyến mãi CP khuyến mãi cho việc bán hàng
KMNB Chi phí khuyến mãi nội
bộ CP khuyến mãi xuất nội bộ các chi nhánh CPNK CP nhập khẩu hàng hóa
CP liên quan đến việc nhập khẩu và thanh toán hàng nhập khẩu (phần chƣa tính giá vốn nhập kho)
CPHH CP liên quan đến hàng hoá
CP liên quan đến mua hàng hóa trong nƣớc (ví dụ chi phí mua hàng, bao bì giá trị nhỏ không nhập vào giá vốn hàng mua)
- Nhóm Chi phí tài chính
LAIVAY Trả lãi tiền vay CP lãi vay ngân hàng và vay đối tƣợng khác
- Nhóm Chi phí Marketing, lƣu thông
CPMAR CP Marketing, QC, …. CP quảng cáo, hội nghị khách hàng, chƣơng trình tiếp thị BHDV Chi phí bảo hành CP bảo hành hàng hóa
LGDT Lƣơng Doanh thu CP lƣơng doanh thu cho nhân viên OTO Chi phí lên quan đến xe Chi phí sử dụng xe của công ty GNHAN Giao nhận, vận chuyển,
thuê xe...
CP giao hàng cho khách hàng bằng phƣơng tiện, dịch vụ bên ngoài
CPBH Chi phí bán hàng
chung Các khoản CP bán hàng khác
- Nhóm Chi phí khấu hao
KHAO Chi phí khấu hao CP khấu hao tài sản, và chi phí dụng cụ, thiết bị văn phòng chờ phân bổ
- Nhóm Chi phí nhân công: Lƣơng, BHXH, BHYT
LGCB Lƣơng cơ bản CP lƣơng căn bản của nhân viên
LGPT Lƣơng phụ trội CP lƣơng tháng 13, các khoản thƣởng lễ, tết LGTV Lƣơng thời vụ CP lao động thời vụ
BHXH Bảo hiểm xã hội CP bảo hiểm trích theo lƣơng
ANCA Chi phí ăn trƣa, ăn ca Chi tiền ăn trƣa, ăn làm thêm ngoài giờ
- Nhóm Chi phí quản lý
THUEVP CP thuê VP, Kho CP thuê kho hàng hóa
DN Chi phí điện, nƣớc CP điện, nƣớc phục vụ sinh hoạt DT Chi phí điện thoại cố
NET Internet, hosting… CP liên quan đến hệ thống mạng, phục vụ chung cho công ty
HCVT CP Hành chính văn thƣ CP lễ tân, gửi thƣ
VPP Văn phòng phẩm CP mua văn phòng phầm
TBVP Thiết bị văn phòng CP mua thiết bị máy tính sử dụng trong văn phòng
TDDT Phí tuyển dụng, đào tạo
nhân viên CP tuyển dụng và đào tạo nhân viên KPCD Kinh phí công đoàn CP công đoàn trích theo lƣơng VDVP Vật dụng văn phòng CP mua vật dụng
CVVP Chi vặt văn phòng CP linh tinh khác
CPNH Chi phí Ngân hàng CP giao dịch ngân hàng
CTP Công tác phí CP vé tàu xe, xăng xe, phụ cấp xăng, phòng nghỉ, phụ cấp ăn uống khi đi công tác GITE Chi phí giao tế, tiếp
khách CP giao tế, tiếp khách
ECOM CP BP Thƣơng mại
điện tử
CP liên quan đến hoạt động của bộ phận dịch vụ thƣơng mại điện tử: phí đƣờng truyền, phí thuê kênh, thiết kế web, tên miền..
HNHT Chi phí cho Hội nghị CP tổ chức họp mặt nhân viên, hội nghị cổ đông SCNHO Sửa chữa nhỏ CP bảo trì, sửa chữa nhỏ nhà, sửa thiết bị văn phòng HHUT Hao hụt CP hao hụt, tổn thất tài sản
CPQL Chi phí quản lý chung CP quản lý chung khác DCSL Điều chỉnh số lẻ Điều chỉnh số lệch lẻ
2.2 Thực trạng việc đánh giá kết quả hoạt động và thành quả quản lý tại Công ty CP đầu tƣ và phát triển Viễn Thông Miền Tây ty CP đầu tƣ và phát triển Viễn Thông Miền Tây
Hiện nay công ty áp dụng các biện pháp đơn giản đánh giá kết quả hoạt động và thành quả quản lý, đó là so sánh kết quả đạt đƣợc với số liệu kế hoạch đặt ra. Tuy nhiên việc đánh giá thành quả quản lý chƣa rõ ràng và chƣa có qui tắc thống nhất, chủ yếu là mang tính hình thức và chủ quan.
Để đánh giá thành quả hoạt động của nhân viên các bộ phận, ban giám đốc công ty đặt ra các chỉ tiêu cụ thể theo từng giai đoạn tập trung kinh doanh dòng sản phẩm
nào trong năm để nhân viên thực hiện, bao gồm các chỉ tiêu về sản lƣợng kinh doanh, các yêu cầu hoàn thành công việc của các bộ phận. Các yêu cầu về chỉ tiêu đƣợc phổ biến đến nhân viên cấp dƣới thông qua các trƣởng bộ phận, các chỉ tiêu này đƣợc công ty đặt tên là chỉ tiêu KPI, để đánh giá khả năng làm việc của nhân viên, qua đó áp dụng các biện pháp khuyến khích cho nhân viên. Tùy mổi bộ phận, các chỉ tiêu đánh giá KPI đƣợc ban giám đốc đƣa ra khác nhau theo yêu cầu công việc của bộ phận nhƣ:
+ Đối với bộ phận kinh doanh trực tiếp: chỉ tiêu KPI chủ yếu để đánh giá là sản lƣợng hàng bán; tình hình thu hồi công nợ; tỉ lệ hoàn thành chỉ tiêu sản lƣợng.
+ Đối với các bộ phận gián tiếp trong công ty (kế toán, nhân sự, kỹ thuật, bộ phận giao dịch): chỉ tiêu KPI chủ yếu để đánh giá là việc hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao đúng thời gian, đúng chất lƣợng, đúng quy trình; tác phong làm việc; ý thức phục vụ khách hàng, tinh thần hợp tác theo đội nhóm … là các chỉ tiêu định tính và đƣợc đánh giá bởi trƣởng bộ phận.
+ Đối với các vị trí quản lý: bên cạnh các chỉ số đánh giá giống nhân viên thì BGĐ cũng thƣờng đánh giá thành quả quản lý theo cảm quan về năng lực làm việc của nhân viên quản lý và đồng thời các chính sách khuyến khích, động viên của công ty đƣợc xét tùy theo mức độ hoàn thành kế hoạch lợi nhuận chung của toàn công ty.
Nhƣ vậy, dựa vào các chỉ tiêu KPI để xem xét nhƣ trên, BGĐ gắn với mức khuyến khích phù hợp theo từng giai đoạn tập trung kinh doanh sản phẩm nào của công ty trong năm nhằm tăng cƣờng doanh số của dòng sản phẩm đó. Để đánh giá kết quả kinh doanh, công ty thƣờng áp dụng các biện pháp đơn giản là so sánh các báo cáo kết quả kinh doanh thực tế với kế hoạch, từ đó tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch.
Sau đây luận văn trình bày thực trạng về công tác đánh giá thành quả hoạt động kinh doanh và trách nhiệm quản lý tại công ty.
2.2.1 Thực trạng đánh giá kết quả hoạt động và thành quả quản lý tại công ty
Hàng tháng dựa vào báo cáo kết quả kinh doanh do phòng kế toán tài chính báo cáo, ban giám đốc đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, đánh giá thành quả hoạt động của các chi nhánh, các bộ phận chức năng. Qua đó ban giám đốc có các
chỉ đạo, các điều chỉnh kịp thời để phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh, đồng thời có các chế độ khen thƣởng, các hình thức động viên nhân viên, cán bộ quản lý.
2.2.1.1 Đánh giá thành quả bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh của công ty là bộ phận trực tiếp bán hàng tạo ra doanh thu cho công ty. Đối với bộ phận kinh doanh, công ty có chính sách đánh giá thành quả bán hàng thông qua các chính sách lƣơng theo chỉ tiêu KPI cho các bộ phận. Các bộ phận kinh doanh đƣợc đánh giá theo chính sách KPI của công ty gồm có: bộ phận kinh doanh ngành điện thoại, USB, Sim số (mảng viễn thông – Telecom); bộ phận kinh doanh ngành hàng nông sản; bộ phận kinh doanh dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng viễn thông (thƣơng mại điện tử - ECOM).
- Đối với mảng viễn thông, thành quả của bộ phận kinh doanh đƣợc đánh giá dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu bán hàng hàng tháng. Công ty áp dụng hình thức thƣởng lƣơng KPI tính theo sản lƣợng hàng hóa bán ra. Trong đó có chỉ tiêu tối thiểu phải đạt đƣợc. Các chỉ tiêu đƣợc đặt ra cho bộ phận kinh doanh bao gồm các chỉ tiêu về sản lƣợng bán hàng và tình hình thu hồi nợ phải thu.
Ban giám đốc công ty không đánh giá thành quả bộ phận kinh doanh trên doanh số bán hàng vì giá bán hàng đƣợc BGĐ quyết định, dựa trên đề xuất của trƣởng bộ phận kinh doanh các ngành hàng hàng tháng và chính sách giá bán thống nhất chung trên toàn quốc. Nhân viên kinh doanh các bộ phận chỉ đƣợc bán sản phẩm theo khung giá đã đƣợc duyệt. Vì vậy lƣơng KPI đƣợc đánh giá theo số lƣợng bán ra.
Chỉ tiêu sản lƣợng cam kết đƣợc phòng kinh doanh xác nhận với ban giám đốc từ cuối tháng truớc. Với mổi loại sản phẩm kinh doanh của công ty, ban giám đốc quy định mức lƣơng KPI hàng tháng tùy theo tình hình khả năng tiêu thụ từng thời điểm để đề ra mức lƣơng KPI phù hợp. Chỉ tiêu số lƣợng bán hàng đƣợc giao đến từng nhân viên kinh doanh trong bộ phận. Ví dụ: lƣơng KPI tháng 5/2012, công ty quy định:
Bảng 2.1: Qui định tính lương KPI tháng 5/2012: sản phẩm viễn thông
Theo quy định tháng 5/2012, với chỉ tiêu số lƣợng tiêu thụ đặt ra: + Số điểm đạt đƣợc khi bán máy = 30% x tỉ lệ thực bán/kế hoạch + Số điểm đạt đƣợc khi bán USB = 30% x tỉ lệ thực bán/kế hoạch + Số điểm đạt đƣợc khi bán SIM = 30% x tỉ lệ thực bán/kế hoạch
+ Số điểm đạt đƣợc khi thu hồi tốt công nợ = 10% x tỉ lệ thực thu đúng hạn / doanh số bán.
Xếp hạng ABC: nếu tổng điểm >100: nhân viên loại A, >80: loại B, >60: loại C, <60: loại D.
Lƣơng KPI chi cho nhân viên đƣợc tính = tỉ lệ lƣơng KPI theo xếp hạng ABC x
mức lƣơng KPI riêng của từng nhân viên.
Ví dụ, nhân viên loại A thì đƣợc hƣởng mức lƣơng KPI là 150% mức lƣơng KPI. (mức lƣơng KPI riêng biệt với mức lƣơng cơ bản cố định hàng tháng của nhân viên)
- Đối với nhân viên bộ phận nông sản, lƣơng KPI của bộ phận này đƣợc quy định theo sản lƣợng bán ra và tình hình thu hồi nợ phải thu.
+Về chỉ tiêu sản lƣợng và đơn giá thƣởng KPI, tùy vào tình hình của thị trƣờng
