Công ty có tổ chức hệ thống kế toán nhƣ hiện tại xuất phát từ xuất phát điểm là một công ty có quy mô nhỏ, đƣợc quản lý theo quan điểm lãnh đạo tập trung của ban giám đốc, cũng nhƣ thói quen quản lý con ngƣời theo cảm tính. Bên cạnh đó, với hạn chế về kinh nghiệm tổ chức kế toán vốn từ một doanh nghiệp nhỏ đi lên nên việc phát triển hệ thống kế toán chƣa thực sự phù hợp với sự phát triển của quy mô kinh doanh.
Ngoài ra, các yếu tố đặc thù của ngành nghề cũng ảnh hƣởng đến mô hình quản lý tập trung của doanh nghiệp, các yếu tố đó thể hiện nhƣ sau:
- Công ty kinh doanh ngành viễn thông thì giao dịch mua hàng chính yếu là với nhà mạng viễn thông, khi mà các nhà mạng chỉ tiến hành phân phối tập trung theo tuyến, theo khu vực, họ chỉ lựa chọn một số đối tác làm nhà phân phối (tổng đại lý), vì vậy trụ sở công ty là đơn vị ký hợp đồng mua hàng và quản lý tập trung nguồn đầu vào cũng nhƣ quyết định chính sách bán hàng, đồng thời công ty phải cam kết chỉ tiêu mua hàng với đối tác nên các chi nhánh không mua hàng từ bên ngoài, từ đó giảm khả năng lựa chọn tự doanh của chi nhánh.
- Việc vay vốn ngân hàng tập trung ở trụ sở, điều này một phần nhằm đáp ứng đòi hỏi của một số ngân hàng cho vay do năng lực tài chính của chi nhánh không đảm bảo đƣợc yêu cầu của ngân hàng. Từ đó dẫn đến yêu cầu phải quản lý tập trung tài chính để đảm bảo tiến độ thanh toán cho ngân hàng. Do chỉ vay tại trụ sở công ty nên chi phí lãi vay chỉ phát sinh ở trụ sở, trong khi nguồn vốn sử dụng cho nhiều khu vực vì vậy cần phải đƣợc phân bổ. Tuy nhiên công ty khó xác định rõ đƣợc tiêu thức phân bổ chi phí tài chính cho chi nhánh vì trong quá trình kinh doanh công ty muốn giảm chi phí tồn kho và chi phí luân chuyển hàng giữa các chi nhánh nên hàng tồn kho thƣờng tập trung tại trụ sở, điều này dẫn đến số liệu tồn kho không phản ánh đúng nhu cầu vốn cho hàng tồn kho của từng chi nhánh.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Qua nghiên cứu và phân tích thực trạng kế toán tại doanh nghiệp cho thấy việc đánh giá kết quả bộ phận và đánh giá thành quả quản lý còn mang tính cảm tính, mô hình kế toán chƣa phát triển phù hợp với quy mô ngày càng lớn của doanh nghiệp, đồng thời cùng với nhu cầu và quan điểm cần hoàn thiện của BGĐ công ty nên công ty cần xây dựng kế toán trách nhiệm phù hợp để phát triển vững mạnh hơn, đánh giá đƣợc đúng trách nhiệm và thành quả quản lý của bộ phận, đảm bảo cho kế toán trở thành một công cụ hiệu quả cho nhà quản lý.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỄN THÔNG MIỀN TÂY 3.1 Quan điểm tổ chức kế toán trách nhiệm
Kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động của công ty. Trong đó việc tổ chức tốt hệ thống kế toán trách nhiệm giúp công ty có đƣợc công cụ đánh giá hiệu quả thành quả và trách nhiệm quản lý. Qua phân tích thực trạng kế toán tại công ty, và dựa trên cơ sở lý luận về KTTN đã trình bày cho thấy việc vận dụng mô hình kế toán trách nhiệm theo chức năng là phù hợp với công ty VTMT. Trong quá trình xây dựng một hệ thống KTTN hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thực hiện dựa trên các quan điểm sau:
3.1.1 Phù hợp với mô hình tổ chức quản lý của công ty
Khi xây dựng bộ máy KTQT phải đảm bảo phù hợp với mô hình tổ chức quản lý của công ty, phù hợp quan điểm lãnh đạo của công ty cũng nhƣ phù hợp với loại hình doanh nghiệp, qui mô của doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Ở mỗi môi trƣờng doanh nghiệp khác nhau, việc vận dụng các mô hình KTTN cũng phải thay đổi cho phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp, không áp đặt mô hình chung của KTTN cho doanh nghiệp cụ thể.
Điều kiện cần để tổ chức KTTN trong doanh nghiệp là phải có hệ thống phân quyền và phân cấp quản lý. Vì vậy để xây dựng một hệ thống KTTN đòi hỏi có sự đồng bộ trong mô hình tổ chức và nhu cầu quản lý của nhà lãnh đạo công ty.
Đứng trƣớc nhu cầu quản lý bộ phận và đánh giá hiệu quả hoạt động bộ phận, ban giám đốc công ty nhận ra sự cần thiết để phân cấp quản lý và phân quyền đầy đủ hơn cho cấp dƣới. Điều này là tiền đề cần thiết để tiến hành tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty.
Mô hình tổ chức của công ty là phân tán với các khu vực hoạt động rộng, và đƣợc chia nhiều bộ phận chức năng (kinh doanh, kế toán, nhân sự, bảo hành, giao dịch, dịch vụ), do đó hệ thống kế toán trách nhiệm phân chia các khu vực (các chi nhánh) và các
bộ phận (ngành hàng kinh doanh, bộ phận) thành các trung tâm trách nhiệm là phù hợp với đặc điểm tổ chức doanh nghiệp, để qua đó trao cho các bộ phận trách nhiệm thực hiện các chức năng của bộ phận và xác lập trách nhiệm báo cáo bộ phận cho các trung tâm trách nhiệm. Mô hình tổ chức công ty chia thành hai cấp là tổng công ty và chi nhánh, vì vậy các trung tâm trách nhiệm cũng phân cấp tƣơng ứng. Trung tâm trách nhiệm sẽ đƣợc gắn kết với chức năng của bộ phận và đƣợc chia thành bốn loại trung tâm trách nhiệm:
- Trung tâm chi phí: các bộ phận chức năng của công ty (chi nhánh, bộ phận) - Trung tâm doanh thu: chi nhánh và các bộ phận kinh doanh
- Trung tâm lợi nhuận: chi nhánh và các ngành hàng kinh doanh - Trung tâm đầu tƣ: ban giám đốc
3.1.2 Phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của công ty
Trong quá trình tạo dựng và phát triển doanh nghiệp, quan điểm lãnh đạo và quản lý của nhà quản trị có thể thay đổi và phù hợp theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Trong mổi giai đoạn hoạt động, nhà quản trị có yêu cầu thay đổi về việc quản lý doanh nghiệp để hƣớng đến mục tiêu của doanh nghiệp. Trong quá trình phát triển đó, cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ cán bộ quản lý có sự thay đổi về trình độ và năng lực để phù hợp với mức độ, yêu cầu phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, với vai trò và chức năng của mình, kế toán trách nhiệm cũng phải đƣợc tổ chức phù hợp yêu cầu và trình độ quản lý.
Để phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà quản trị công ty, tổ chức kế toán trách nhiệm phải có khả năng linh động và đáp ứng đƣợc việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Yêu cầu quản lý trong giai đoạn hiện nay, để đo lƣờng hiệu quả hoạt động bộ phận và kiểm soát quá trình thực hiện, kế toán trách nhiệm cần tồ chức để đảm bảo cung cấp đƣợc sản phẩm đầu ra là thông tin cho yêu cầu của ban giám đốc, đó là xây dựng các chỉ tiêu đánh giá thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm, đó là các báo cáo trách nhiệm đƣợc lập thích hợp. Các thông tin kế toán trách nhiệm đảm bảo cụ thể và dễ hiểu. Một thuận lợi cho việc tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty là
ban giám đốc công ty là những ngƣời am hiểu kế toán, vì vậy việc diễn đạt yêu cầu thông tin cho bộ phận kế toán khá dễ hiểu.
Việc tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty cần đảm bảo tính kế thừa hệ thống kế toán hiện tại bao gồm cơ sở hệ thống thông tin, bộ máy kế toán và nhân sự kế toán tại công ty. Vì vậy, hệ thống kế toán trách nhiệm phải phù hợp với trình độ nhân sự kế toán hiện tại, bao gồm từ khâu thu thập số liệu, phân tích số liệu và lập báo cáo trách nhiệm. Với bộ máy kế toán hiện tại, khi mà khối lƣợng công việc vừa phù hợp năng lực và trình độ của nhân viên, việc triển khai hệ thống kế toán trách nhiệm phải đảm bảo không quá nặng nề và đảm bảo trong khả năng xử lý công việc của nhân viên, những ngƣời chƣa đƣợc vận dụng kế toán quản trị từ trƣớc đến nay tại công ty. Ở khía cạnh nhân sự, công ty cũng có thuận lợi là nhân sự kế toán đƣợc tuyển dụng đã qua quá trình kiểm tra có chất lƣợng, có nền tảng kiến thức kế toán tốt nên khả năng triển khai kế toán trách nhiệm hữu hiệu.
3.1.3 Phù hợp và hài hòa giữa lợi ích và chi phí
Một nguyên tắc luôn luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà kinh tế đó là sự hài hòa giữa lợi ích và chi phí. Để tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm đòi hỏi một giá trị lợi ích mang lại phải lớn hơn giá trị chi phí bỏ ra để tổ chức và duy trì nó. Nhƣ đã phân tích nhu cầu để xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm tại công ty là cao, và lợi ích của hệ thống mang lại sẽ cao, giúp nhà quản trị kiểm soát đƣợc quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh và có những điều chỉnh đúng đắn kịp thời. Với lợi ích đó, cộng với tinh thần hợp tác triển khai hệ thống đƣợc đồng thuận từ cấp lãnh đạo đến khâu xử lý kế toán, sự đồng thuận này mang lại hiệu suất làm việc cao hơn cho các bộ phận và chi phí để đầu tƣ nghiên cứu vận dụng kế toán trách nhiệm sẽ giảm.
Trên cơ sở kế thừa và linh động sử dụng hệ thống thông tin hiện tại, công ty có thể đáp ứng đƣợc phần lớn nhu cầu cơ bản để triển khai hệ thống kế toán trách nhiệm, cùng với đội ngũ kế toán đã làm việc nhiều năm (công ty ít có biến động nhân sự kế toán) có am hiểu về lĩnh vực hoạt động của công ty giúp việc triển khai kế toán trách nhiệm sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí. Chi phí đầu tƣ thêm để cải tiến hệ thống thông tin
hoặc bổ sung nhân sự (nếu cần) dự kiến sẽ không cao nên chi phí duy trì hệ thống kế toán trách nhiệm cũng ở mức vừa phải, các chi phí này cũng mang tính ổn định và chiếm tỉ trọng chi phí không quá lớn trong chi phí của doanh nghiệp.
3.2 Giải pháp tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty CP đầu tƣ và phát triển Viễn Thông Miền Tây Viễn Thông Miền Tây
Qua việc phân tích các nội dung kế toán trách nhiệm và thực trạng tình hình tổ chức kinh doanh và bộ máy kế toán tại công ty, dựa trên quan điểm tổ chức kế toán trách nhiệm, luận văn trình bày các giải pháp để tổ chức kế toán trách nhiệm tại công ty nhƣ sau:
3.2.1 Tổ chức nhân sự kế toán quản trị
- Tổ chức nhân sự thực hiện kế toán quản trị theo mô hình gắn kết với kế toán tài chính: đối với qui mô của công ty, việc tổ chức theo mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT là phù hợp. Mô hình này áp dụng thuận lợi khi doanh nghiệp có thể tổ chức áp dụng phân loại và xử lý thông tin thông qua hệ thống tài khoản gắn kết giữa KTTC với KTQT. Việc áp dụng mô hình này có nhiều ƣu điểm và phù hợp với doanh nghiệp:
+ Việc phân công, phân nhiệm trong phòng kế toán thuận lợi, đơn giản, dễ làm, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ khối lƣợng công việc của ngƣời làm kế toán, kết hợp chặt chẽ giữa quản lý tổng hợp và quản lý chi tiết theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính;
+ Việc thu nhận và xử lý thông tin nhanh từ khâu thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán đến việc phân tích, cung cấp số liệu đảm bảo yêu cầu quản lý.
+ Thuận tiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. - Theo đó, về nhân sự, công ty phân công nhân sự phụ trách kế toán trách nhiệm chính là các nhân viên kế toán có kiến thức tổng quát về hệ thống kế toán và nghiệp vụ kinh tế tài chính tại công ty, đó có thể là nhân viên kế toán tổng hợp của công ty, hoặc kế toán trƣởng công ty/kế toán trƣởng chi nhánh, nhân sự ở các vị trí này cũng đảm bảo đƣợc tính bảo mật của thông tin kế toán của công ty. Các nhân viên phụ trách kế toán
trách nhiệm sẽ kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ để đảm bảo việc hạch toán kế toán đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho kế toán trách nhiệm.
Qui trình thu thập – xử lý – cung cấp thông tin kế toán trách nhiệm:
- Việc thu thập thông tin kế toán đƣợc tiến hành ngay từ khâu nhập liệu vào hệ thống thông tin kế toán, nhân viên kế toán tài chính sẽ phân loại số liệu chi tiết cho từng bộ phận theo hƣớng dẫn của nhân viên phụ trách kế toán quản trị để hạch toán vào phần mềm vừa đúng các tài khoản kế toán qui định, vừa có tách số chi tiết theo trung tâm trách nhiệm. Việc hạch toán này đảm bảo số liệu chính xác theo chứng từ ban đầu, phục vụ cho việc lập các báo cáo của kế toán tài chính đúng theo quy định của kế toán tài chính, đồng thời kế toán quản trị cũng có thể kết xuất dữ liệu để lập báo cáo quản trị. Việc phân loại số liệu đƣợc bắt đầu từ khâu ban đầu khi đề xuất thực hiện ở bộ phận thực hiện nghiệp vụ, đến sự hổ trợ ở khâu xét duyệt của các trƣởng bộ phận để xác định số liệu thuộc trung tâm trách nhiệm nào. Đối với các khoản chi phí phát sinh chung chƣa xác định đƣợc trực tiếp phân bổ cho bộ phận nào, công ty sẽ hạch toán vào chi phí chung để phân bổ cho từng bộ phận trên báo cáo trách nhiệm.
- Để hạch toán chi tiết số liệu cho bộ phận, công ty tiến hành mã hóa chi tiết tài khoản và khoản mục cho từng bộ phận để phần mềm tập hợp và xử lý số liệu. Mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ đƣợc mã hóa để theo dõi chi tiết. Việc mã hóa tài khoản và khoản mục chi tiết theo hƣớng thuận tiện, dễ hiểu và dễ nhớ. (Chi tiết mã hóa các tài khoản, khoản mục sẽ đƣợc trình bày chi tiết các phần tiếp theo của luận văn)
- Cuối kỳ báo cáo, nhân viên kế toán quản trị sẽ kết xuất số liệu từ phần mềm kế toán, tập hợp số liệu theo trung tâm trách nhiệm dựa trên số liệu đã hạch toán chi tiết. Nhân viên trách kế toán trách nhiệm sẽ tiến hành các bƣớc phân bổ các khoản mục chung mà chƣa hạch toán đƣợc chi tiết ở khâu ban đầu theo các tiêu thức phân bổ phù hợp. Từ số liệu đã xử lý trên, các báo cáo trách nhiệm bộ phận sẽ đƣợc lập, cung cấp cho quản lý các cấp. Báo cáo cũng theo từng bƣớc từ báo cáo cấp thấp đến cấp cao hơn, từ báo cáo bộ phận đến báo cáo toàn công ty.
3.2.2 Xác định các trung tâm trách nhiệm
Theo mô hình tổ chức hiện nay của công ty, cùng với quan điểm đổi mới tƣ duy, phân quyền quản lý của BGĐ, công ty có các chi nhánh hoạt động ở các địa phƣơng nên việc phân cấp quản lý đã phân chia theo cấp độ chi nhánh trong đó quyền quản lý cao nhất ở ban giám đốc công ty. Việc phân cấp quản lý này ngoài cách phân cấp theo hàng ngang (chia theo ngành hàng, bộ phận chức năng), công ty cũng phân cấp rõ ràng theo hàng dọc (theo cấp độ công ty – chi nhánh) để các cấp chi nhánh phía dƣới nắm đƣợc trách nhiệm báo cáo của mình.
Dựa trên quan điểm, nhu cầu thông tin, nhu cầu quản lý của ban lãnh đạo và mô hình tổ chức của công ty, các trung tâm trách nhiệm sẽ đƣợc xác định nhƣ sau: