Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 12.DOC

Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 12

Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Lời mở đầu Là phân hệ thông tin hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cung cấp thông tin hữu ích tình hình tài đơn vị hạch toán thông qua hệ thống ghi chép, tổng hợp chứng từ, sổ tài khoản biểu mẫu báo cáo nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Trên sở tìm hiểu tổ chức kế toán thực tế hoạt động Xí nghiệp Dợc phẩm 120, em đà chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập môn học hạch toán kế toán là: "Hoàn thiện tổ chức kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kết hợp phân tích để đề xuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán đơn vị Với mục đích kết hợp lý ln vµ thùc tiƠn, cđng cè vµ vËn dơng kiÕn thức đà học, đa phân tích cụ thể kiến nghị cho đơn vị, viết em, Lời mở đầu Kết luận, gồm phần chính: Phần I: Lý luận chung tổ chức kế toán doanh nghiệp Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 Phần III: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 Với yêu cầu nghiên cứu thực tế phạm vi môn học hạch toán kế toán, em đà sử dụng kết hợp phơng pháp chung: phơng pháp nghiên cứu quan hệ biện chứng kế toán với phận quản lý phần hành kế toán với số phơng pháp riêng nh: mô tả phân tích, sơ đồ bảng biểu để minh hoạ hoàn thiện Chuyên đề thực tập Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung PhÇn I: Lý ln chung vỊ tỉ chøc kÕ toán doanh nghiệp Hệ thống kế toán đợc xem nh hệ thống thông tin dùng để đo lờng, xử lý truyền đạt thông tin tài đơn vị kinh tế Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh hoạt động quản lý Hoạt động kinh doanh doanh nghiƯp HƯ thèng kÕ to¸n doanh nghiƯp - Quan s¸t - Phản ánh - Xử lý - Phân loại - Tổng hợp - Trình bày Ra định quản lý Kế toán đợc coi nh hoạt động dịch vụ, nối hoạt động kinh doanh ngời làm định Thứ nhất, kế toán đo lờng hoạt động kinh doanh cách phản ánh, ghi chép liệu Thứ hai, qua xử lý phân loại xếp liệu trở thành thông tin hữu ích Thứ ba, thông tin đợc tổng hợp, truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến ngời định Ngời ta nói rằng, kiện hoạt động kinh doanh đầu vào hệ thống kế toán thông tin hữu ích cho ngời làm định đầu đà đợc hệ thống kế toán xử lý cung cấp Trong vài năm trở lại đây, xu quốc tế hoá, toàn cầu hoá diễn mạnh mẽ mạnh mẽ sâu rộng Thế kỷ 21 Hội nhập với quốc tế tảng quan hệ song phơng đa phơng yêu cầu xu hớng tất yếu quốc gia Trớc xu đó, hệ thống kế toán Việt Nam Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung bớc đợc cải cách hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu chế kinh tÕ míi nỊn kinh tÕ më, phï hỵp thông lệ Chuẩn mực quốc tế Trải qua năm thực Chơng trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm 1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam ®· cã sù ph¸t triĨn ®¸ng khÝch lƯ viƯc tiếp cận hình thành nguyên tắc kế toán đại kinh tế thị trờng, bớc tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán m«i trêng chung cđa th«ng lƯ qc tÕ HƯ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đà bắt đầu đợc tạo lập, tạo môi trờng tin cậy cho đầu t kinh doanh sở chia sẻ kinh nghiƯm víi b¹n bÌ qc tÕ, vËn dơng cã chän lọc thông lệ Chuẩn mực quốc tế kế toán kiểm toán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, với lực quản lý tài Việt Nam Bên cạnh đó, kinh tế thị trờng, đứng trớc nhu cầu cạnh tranh xu hội nhập, doanh nghiệp ngày đề cao vai trò kế toán việc cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên doanh nghiệp họ cần số liệu chi tiết kế toán nh trớc mà thế, họ cần kế toán ngôn ngữ mình, thể cách xác mục tiêu doanh nghiệp thông qua dự toán, giúp họ kiểm soát trình thực mục tiêu định quản lý Chính vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quản trị đời với t cách nhánh thứ hai hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất thông tin kế toán đà đợc đo lờng, xử lý truyền đạt để sử dụng việc quản trị nội đơn vị Hiện nay, giới, kế toán quản trị thực trở thành công cụ đắc lực có hiệu giúp nhà quản lý việc định quản lý Việt Nam, Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ Tài khắc phục đợc hạn chế hệ thống Kế toán Việt Nam trớc nhng cha đề cập sâu đến kế toán quản trị, hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam đợc bớc Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung soạn thảo công bố, đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hớng dẫn cụ thể kế toán quản trị Việt Nam nhu cầu thiết góp phần xây dựng hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam Kế toán đợc hiểu nghề quản lý hay môn Hạch toán tác nghiệp với bớc kỹ thuật chuyên sâu trình từ ghi chép, xử lý phân tích nghiệp vụ kinh tế chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán khoá sổ Sự thống bớc nh quan hệ chúng đợc thể thông qua nguyên lý chung tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán xây dựng mối liên hệ yếu tố cấu thành chất hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán tổng hợp-cân đối thông qua tỉ chøc hƯ thèng ghi chÐp cđa kÕ to¸n chứng từ, sổ tài khoản báo cáo kế toán cho mục đích quản lý Trên sở đối tợng nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gåm:  Tỉ chøc bé sỉ kÕ to¸n  Tổ chức công tác kế toán Tổ chức máy kế toán Mỗi tổ chức chứa đựng yếu tố hệ thống hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối công việc tách rời tổ chức hạch toán kế toán Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lợng công tác kế toán sở để xây dựng máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công tác kế toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý đơn vị Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất thiết kế khối lợng công tác hạch toán hệ thống sổ tài khoản theo quy tắc định sở chứng từ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung kế toán nhằm mục đích lập báo cáo kế toán Sổ tài khoản phơng tiện vật chất để thực công tác kế toán Nội dung tổ chức sổ kế toán: Xây dựng hệ thống loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ số lợng sổ loại Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu sổ tài khoản loại Xây dựng quy trình hạch toán sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung Xây dựng mô hình ghi chép hệ thống sổ hay gọi hình thức tổ chức sổ kế toán Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán dần đợc phát triển hoàn thiện theo yêu cầu công tác quản lý công tác kế toán kinh tế cạnh tranh Trong thực tế, nhiều nớc giới có xu hớng sử dïng nhÊt h×nh thøc tỉ chøc sỉ cho c¸c doanh nghiƯp Kh¸c víi Mü chđ u ¸p dơng h×nh thøc sỉ NhËt ký chung, ë ViƯt Nam hiƯn cã h×nh thøc phỉ biÕn:  H×nh thøc NhËt ký chung  H×nh thøc NhËt ký - Sỉ Hình thức Chứng từ - Ghi sổ H×nh thøc NhËt ký - Chøng tõ H×nh thøc NhËt ký-Sổ đợc áp dụng tính chất cồng kềnh, mở rộng chiều ngang sổ, sổ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sử dụng tài khoản lao động kế toán, trình độ quản lý lao động kế toán thấp Hệ thống sổ sách kế toán phải đợc thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản sổ sách kế toán phơng tiện vật chất phản ánh, thể tài khoản nội dung phản ánh tài khoản Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung phản ánh (bằng phơng pháp đối ứng tài khoản) đợc nội dung kinh tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh đà đợc phân loại, tập hợp Dựa vào đặc điểm vốn quy mô nghiệp vụ mình, đơn vị hạch toán tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức sổ kế toán thống thích hợp, tổ chức công tác kế toán theo hình thức sổ đà áp dụng Khối lợng tổ chức công tác hạch toán kế toán đơn vị hạch toán đợc quy định Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nớc ban hành theo Quyết định 25HĐBT ngày 18/3/1989 Khối lợng công tác kế toán trớc hết đợc nhìn nhận theo giai đoạn trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu hệ thống chứng từ; giai đoạn hệ thống hoá, phân loại cho chứng từ sổ kế toán đà thiết kế; giai đoạn xử lý chọn lọc để lập báo cáo kế toán Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu quản lý, khối lợng công tác kế toán bao gồm khối lợng hạch toán tổng hợp cho đối tợng hạch toán chi tiết cho số đối tợng Ngoài ra, khối lợng công tác kế toán đợc tổ chức hai hệ thống kế toán tài kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ chủ thể bên mà bên nội đơn vị Công tác kế toán phổ biến đợc tổ chức theo phần việc riêng gọi phần hành kế toán Phần hành kế toán khối lợng công tác kế toán gắn với đối tợng cụ thể hạch toán kế toán nh: vốn tiền, tài sản cố định, vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất tính giá thành, tiêu thụ kết tiêu thụ Từ đó, phần hành lại đợc phân chia logic từ tiền quỹ đến tiền gửi ngân hàng tiền chuyển; từ xây dựng đến mua sắm lý hay nhợng bán tài sản cố định; từ thu mua đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho loại hoạt động đến chi phí chung phân bổ cho loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá, xác định phân phối lợi nhuận; Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Trong phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín quy trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản kết thúc giai đoạn lập báo cáo kế toán Và đó, tiến hành hạch toán chi tiết, tổng hợp cho đối tợng phần hành Do vậy, tổ chức công tác kế toán xây dựng hệ thống tiêu thông tin theo phần hành thông qua việc thiết kế khối lợng công tác kế toán theo giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu cầu quản lý bên hay bên Theo đó, phơng pháp hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với giai đoạn hạch toán chu trình khép kín mối quan hệ phơng pháp đợc cụ thể hoá thích hợp với phần hành cụ thể: Phơng pháp chứng từ biểu thực tế thông qua hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ phần hành Phơng pháp tính giá biểu qua cách thức xác định giá thành thực tế khoản mục chi phí phần hành Phơng pháp đối ứng tài khoản đợc biểu qua quan hệ đối ứng kế toán cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp phần hành Phơng pháp tổng hợp-cân đối biểu thông qua hệ hệ thống báo biểu kế toán kế toán tài kế toán quản trị Có thể nói, trình tự kế toán phần hành đợc lập tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tợng hạch toán luân chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản kết thúc lập báo cáo kế toán phân tích Đồng thời, phần hành nằm chu kỳ kế toán đơn vị, quan hệ chặt chẽ với tạo nên báo cáo tổng thể công tác kế toán đơn vị Tổ chức công tác kế toán phần hành cho công việc cụ thể phần hành đó, trớc hết phải nắm bắt đợc đặc điểm đối tợng tổ chức hạch Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung toán yêu cầu quản lý công tác hạch toán đối tợng đó, từ xác định nhiệm vụ tổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo cáo Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trớc hết phải tìm hiểu đặc điểm đối tợng hạch toán vật liệu yêu cầu quản lý tổ chức kế toán vật liệu, từ xác định nhiệm vụ tổ chức Vật liệu đối tợng lao động đà qua tác động lao động ngời, đợc đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thể sản phẩm Trong trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vËt liƯu chØ tham gia vµo mét chu kỳ sản xuất giá trị vật liệu đợc chu chuyển lần hoàn toàn vào giá trị sản phẩm tạo Chất lợng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm sản xt Chi phÝ vËt liƯu l¹i chiÕm tû träng lớn toàn chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà bảo đảm chất lợng cung cấp kịp thời, đầy đủ đòi hỏi cho nhà doanh nghiệp bắt đầu chu kú s¶n xt kinh doanh Mn vËy, doanh nghiƯp ph¶i quản lý chặt chẽ vật liệu mặt số lợng, chất lợng giá chi phí thu mua Quản lý vật liệu yếu tố khách quan sản xuất xà hội Trong điều kiện ngày nay, sản xuất ngày mở rộng chiều rộng lẫn chiều sâu việc sử dụng vật liệu cách tiết kiệm, hợp lý có kế hoạch ngày đợc coi trọng Công tác quản lý vật liệu đà trở thành yêu cầu phơng thøc kinh doanh nỊn kinh tÕ thÞ trêng víi cạnh tranh gay gắt nhằm hớng tới hao phí vật t hiệu kinh tế cao Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp thông tin số lợng, chủng loại, chất lợng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn nh định mức tiêu hao định Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung mức dự trữ tất khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại đánh giá thống loại vật liệu; tổ chức hệ thèng chøng tõ, sỉ chi tiÕt, sỉ tỉng hỵp theo phơng pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật liệu báo cáo phận báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý Nếu nh tổ chức công tác kế toán thiết kế khối lợng công tác kế toán hệ thống loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp báo cáo kế toán tổ chức công tác kế toán vật liệu thiết kế khối lợng công tác kế toán phần hành vật liệu hệ hệ thống chứng từ, sổ sách báo cáo sử dụng cho phần hành kế toán vật liệu Trên sở đối tợng nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm bớc sau: Bớc 1: Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu bao gồm việc kết hợp tổ chức chứng từ tính giá Do chu kỳ sản xuất nối tiếp nhau, phần hành có đan xen chu kỳ nên số phần hành việc tổ chức đánh giá cho đối tợng hạch toán thờng đợc thực trớc song song với tổ chức chứng từ cho đối tợng đó, nhng số phần hành khác việc tính giá phải dựa vào công tác ghi sổ tài khoản phần hành trớc thực đợc VÝ dơ: Tỉ chøc tÝnh gi¸ cho vËt liƯu xt kho đợc thực trớc tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho trị giá vốn vật liệu xuất đợc xác định sau lần phát sinh nghiệp vụ nhng tính giá sau lập chứng từ, mà giá trị xuất thực tế xác định đợc kết thúc kỳ hạch toán Tổ chức phân loại đánh giá cho đối tợng: Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Dựa tiêu chí định yêu cầu quản lý nh đặc thù riêng đơn vị hạch toán, tổ chức phân loại cho đối tợng Việc phân loại thích hợp tạo thuận lợi cho công tác kế toán công tác quản lý Tổ chức đánh giá cho loại đối tợng đà phân loại nhằm xác định giá trị hạch toán vào chứng từ, sổ sách cách phù hợp, xác, thống có hệ thống Trên sở đó, tiến hành so sánh, đối chiếu loại với với tiêu tổng hợp loại đối tợng Tổ chức tính giá tiến hành theo nhiều phơng pháp khác tuỳ theo đối tợng tính giá đặc điểm đơn vị hạch toán nhng lựa chọn tính giá theo phơng pháp phải quán suốt kỳ kế toán ViƯt Nam cịng gièng sè níc trªn thÕ giíi, vÝ dơ nh Mü cịng th«ng qua hai hƯ thèng song song hệ thống kê khai thờng xuyên hệ thống kiểm kê định kỳ với phơng pháp khác nhau: phơng pháp nhận diện cụ thể, bình quân gia quyền, phơng pháp nhập trớc xuất trớc hay nhập sau xuất trớc, đánh giá hàng tồn kho Nhng, bên cạnh đó, kế toán Mỹ đánh giá giá trị sử dụng lại hàng tồn kho thông qua báo cáo hàng tồn kho theo mức thấp chi phí thị giá với thị giá giá thay hàng tồn kho vào ngày lập Bảng tổng kết tài sản Còn Việt Nam sử dụng phơng pháp hệ số giá phơng pháp tính theo giá thực tế hàng tồn kho lần nhập cuối Tổ chức tính giá phải xác định đối tợng để tính giá phù hợp với đối tợng thu mua, sản xuất tiêu thụ, xác định chi phí tập hợp liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến đối tợng nh lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung cho loại đối tợng cách hợp lý Đối với công việc tổ chức phân loại vật liệu trình tổ chức kế toán vật liệu doanh nghiệp Việt Nam nay, nhìn chung, vật liệu đợc chia Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 10 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung máy Định kỳ cuối tháng in Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu để đối chiếu vµ kiĨm tra BiĨu sè 6: Sỉ chi tiÕt Sỉ chi tiÕt vËt liƯu Tê sè: 10 Tõ ngµy 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tên vật liệu: Erythromycin Quy cách, phẩm chất: Chøng tõ Ngµy Sè 30/4 10/5 05 12/5 04 DiƠn gi¶i Tån kho NhËp mua CTy DPTBYT Hà Nội Xuất cho Phân xởng viên Đơn vị tính: Kg Mà số: E001 Nhập Đơn gi¸ Xt SL 810.000 850.000 Sè tiỊn SL Sè tiÒn SL Sè tiÒn 250 400 10 202.500.000 330.000.000 50 41.250.000 350 288.750.000 300 247.500.000 100 82.500.000 150 127.500.000 825.000 150 127.500.000 Ngêi ghi sổ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Tồn Kế toán trởng Giám đốc 48 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Kế toán máy đồng thời cho xem in Bảng cân đối vật t để theo dâi nhËpxt-tån cđa tÊt c¶ vËt liƯu vỊ sè lợng giá trị Biểu số 7: Bảng cân đối vật t Bảng cân đối vật t (152) Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tài khoản: 152- nguyên liệu, vật liệu PS nợ kỳ: 543.301.200 Tên vật t Đơn vị Erythromycin SL tồn đầu kg 250 Tiền đầu tồn SL nhập 202.500.000 330.250.000 T.TiÒn nhËp SL xuÊt 150 127.500.000 543.301.200 KÕ to¸n trëng vèn SL tån 300 Lập ngày Ngời ghi sổ Giá xuất 247.500.000 82.500.000 423.551.200 năm Giám đốc Danh mục hệ thống tài khoản chủ yếu đợc xây dựng máy gồm: Tài khoản loại 1: TK 111, 112, 131, 141, 152, 155, 159 Tài khoản loại 2: TK 211, 213, 214 Tài khoản loại 3: TK 311,341, 331, 336, 338 Tài khoản loại 4: TK 411, 414, 421 Tài khoản loại 5: Tk 511, 512, 532 Tài khoản loại 6: TK 621, 622, 627 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân tồn 10 100 450.000.000 tháng Tiền cuối 49 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Tài khoản loại 9: TK 911 v.v Sổ tổng hợp đợc thiết kế máy cho phần hành gồm: Bảng kê chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Sổ tài khoản, Sổ tổng hợp, chi tiết tài khoản, - Đối với kế toán vật liệu, sổ tổng hợp cần in là: Bảng kê nhập, Bảng kê xuất Chứng từ ghi sổ: më riªng cho nghiƯp vơ nhËp, riªng cho nghiƯp vơ xuất Sổ TK 152 Ngoài ra, có số Sổ tổng hợp chi tiết liên quan ®Õn nhËp, xt vËt liƯu vÝ dơ nh Sỉ tỉng hợp công nợ liên quan nghiệp vụ nhập vật liệu mua ngoài, - Quy trình kế toán tổng hợp máy: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Bảng kê xuất Chứng từ ghi sổ Sổ TK 152 Sổ chi tiết Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu 50 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung - Thực quy trình hạch toán: Hàng ngày, vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đà lập, Kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy thông qua Bảng kê nhập Bảng kê xuất Biểu số 8: Bảng kê nhập Bảng kê nhập vật liệu Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tài khoản : 152 - Nguyên liệu, vật liệu Chứng từ Ngµy Sè 10/05/2001 05 Tk ®èi øng 111 M· sè E001 Tªn vËt t Erythromycin SL nhập Đơn giá nhập 150 Thµnh tiỊn 850.000 127.500.000 543.301.200 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc Biểu số 9: Chøng tõ ghi sỉ nghiƯp vơ nhËp Chøng tõ ghi sổ Số 01 ngày 31/5/2001 Diễn giải Nhập khoản vật t tháng 5/2001 Tài khoản Nợ Cã 152 111 112 Sè tiÒn 543.301.200 260.310.000 200.250.180 543.301.200 Ngời ghi sổ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán trởng Giám đốc 51 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Biểu số 10: Bảng kê xuất Bảng kê xuất vật liệu Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Tài khoản : 152 - Nguyên liệu, vật liệu Chứng từ Ngày Số 12/05/2001 04 Tk ®èi øng 621 M· sè Tªn vËt t E001 Erythromycin SL nhËp Đơn giá nhập 150 Thành tiÒn 850.000 127.500.000 450.000.000 Ngêi ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc Biểu số 11: Chứng tõ ghi sỉ nghiƯp vơ xt Chøng tõ ghi sỉ Số 02 ngày 31/5/2001 Diễn giải Xuất khoản vật t tháng 5/2001 Tài khoản Nợ Có 621 627 152 Sè tiÒn 450.000.000 450.000.000 Ngời ghi sổ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán trởng Giám đốc 52 Báo cáo chuyên ®Ị thùc tËp Lª Ngäc Dung BiĨu sè 12: Sỉ TK 152 Sổ Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 D nợ đầu kú: 330.250.000 D nỵ ci kú: 423.551.200 Chøng tõ ghi sỉ Ngµy Sè 31/05/2001 31/05/2001 01 02 DiƠn giải Nhập vật liệu Xuất vật liệu Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Kế toán trëng 450.000.000 820.450.000 Ngêi ghi sæ Cã 543.301.200 450.000.000 Giám đốc Bớc 3: Tổ chức giai đoạn lập báo cáo kế toán: Máy tính vào Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, Sổ tất phần hành thực phơng pháp tổng hợp-cân đối để kết xuất báo cáo kế toán vào thời điểm Xí nghiệp yêu cầu công tác kÕ to¸n cung cÊp b¸o c¸o kÕ to¸n chÝnh: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết kinh doanh gồm phần: ã Phần 1:lÃi, lỗ • PhÇn 2: NghÜa vơ • PhÇn 3: Th GTGT Bảng lu chuyển tiền tệ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 53 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Ngoài ra, phần hành có báo cáo riêng cho phần hành nh: Báo cáo giá thành thực tế, Báo cáo công nợ, Báo cáo thu nộp BHXH, Báo cáo quân số tiền lơng, Báo cáo chi mua TSCĐ v.v Phần hành kế toán vật liệu cho phép xem in Báo cáo tồn vật t đầu kỳ, cuối kỳ theo mà số vật t, theo mà nhóm hoăc theo phận sử dụng v.v Kết cấu báo cáo giống Bảng cân đối vật t nhng kết xuất tồn đầu d đầu tồn cuối d cuối Trớc lập Bảng cân đối kế toán, Kế toán trởng in Bảng cân đối số phát sinh tài khoản để kiểm tra số phát sinh số d tài khoản Tổng d nợ d có tất tài khoản Bảng cân đối số phát sinh nhau, số d tài khoản bảng số d tài khoản tơng ứng Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản Cụ thể, số d tài khoản 152 Bảng cân đối số phát sinh phải số d tài khoản 152 Bảng cân đối vật t Biểu số 13: Bảng cân đối phát sinh (trích) Bảng cân đối số phát sinh Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001 Số hiệu TK Tên TK Số d đầu Nợ Có 152 Nguyªn liƯu, 330.250.000 vËt liƯu Céng Ngêi ghi sỉ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Số phát sinh Nỵ Cã Sè d ci Nỵ Cã 543.301.200 450.000.000 423.551.200 xxx xxx xxx xxx xxx xxx Kế toán trởng Giám đốc 54 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Tổ chức máy kế toán bao gồm tổ chức mô hình máy tổ chức lao động kế toán máy Việc tổ chức lao động kế toán lựa chọn, xếp tổ chức ngời tạo mối liên hệ dọc ngang máy Đơn vị tổ chức xây dựng đội ngũ kế toán số lợng nhân viên chất lợng chuyên môn mà tổ chức phân công lao động kế toán nhắm thiết lập mối quan hệ lao động bé m¸y kÕ to¸n cịng nh mèi quan hƯ cđa phòng Tài với phòng ban khác Xí nghiệp Xuất phát từ thực tiễn tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý tổ chức công tác kế toán đà trình bày mục trớc, máy kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đợc tổ chức theo hình thức tập trung Sơ đồ 13: Tổ chức máy kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 Kế toán trởng Kế toán tiền lơng, bhxh +thủ quỹ Kế toán nguyên vật liệu CCDC Kế toán tiêu thụ toán Kế toán giá thành TSCĐ Theo hình thức thể sơ đồ này, toàn công tác kế toán đợc tập trung phòng phòng Tài Phòng gồm Kế toán trởng kiểm trởng phòng Tài chính, Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán toán, Kế toán viên Thủ quỹ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể nh sau: Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 55 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Kế toán trởng: ngời chịu trách nhiệm chung toàn công tác kế toán Xí nghiệp, giúp giám đốc lập dự toán thu chi tài hàng năm, tham mu cho giám đốc việc điều hành quản lý sản xuất kinh doanh, tham gia lập kế hoạch sản xuất tiêu giao nộp Ngân sách Quốc phòng Nhà nớc Kế toán trởng có vai trò xác nhận chứng từ ban đầu đợc lập có ý nghĩa kinh tế minh chøng cho nghiƯp vơ x¶y ra, cho phÐp chøng tõ luân chuyển đến nơi quy định, đóng dấu tất sổ tài khoản Xí nghiệp Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán tiêu thụ, toán nợ phải thu, nợ phải trả: Một mặt lập hồ sơ hàng tháng tình hình gửi hàng tiêu thụ hàng hoá, lập, tham gia luân chuyển, định khoản phân loại cho chứng từ liên quan theo quy định Mặt khác, theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liƯu, nghiƯp vơ chi vèn b»ng tiỊn, b»ng hiƯn vËt, nghiệp vụ toán, nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn Ngân hàng để hàng ngày vào chứng từ gốc đà đợc ký duyệt đóng dấu để viết phiếu thu phiếu chi, xin chữ ký Kế toán trởng, chữ ký giám đốc, sau chuyển cho thủ quỹ thực Hơn nữa, với t cách Kế toán tổng hợp, Kế toán toán đồng thời kiểm tra tất chứng từ gốc trớc cập nhật vào máy quản lý lu trữ; quản lý chặt chẽ sổ cái, sổ chi tiết báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh máy nh in Cuối tháng cuối quý kết sổ báo cáo Kế toán trởng kiểm tra ký vào sổ tháng đó, quý Kế toán tổng hợp giúp Kế toán trởng tổng hợp, cân đối sổ sách, lập Báo cáo tài Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 56 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Kế toán nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình biến động giá nguyên vật liệu thu mua, tình hình sử dụng công cụ dụng cụ, định mức tiêu hao vật liệu, tìm biện pháp giảm giá, tiết kiệm vật liệu dùng cho sản xuất khắc phục trờng hợp hao hụt mát loại vât liệu Kế toán vật liệu có nhiệm vụ xuống kho giao nhận chứng từ gốc, định khoản phân loại chứng từ, ghi đơn giá thành tiỊn, dïng phiÕu nhËp - xt vËt t ®Ĩ cËp nhật vào máy tính Kế toán giá thành, TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi cấu, tình hình biến động hiệu sử dụng TSCĐ, tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách, nguyên tắc ghi chép biến động TSCĐ đa lên Kế toán trởng xác nhận sở công tác quản lý tài sản phòng, ban Kế toán tiền lơng, BHXH kiêm Thủ quỹ: có nhiệm vụ tính toán tiêu lơng, BHXH hàng tháng đồng thời cập nhật định khoản nghiệp vụ liên quan đến tiền lơng BHXH Bên cạnh đó, để thuận lợi cho công tác quản lý, Kế toán tiếp nhận chứng từ lao động tiền lơng dới phân xởng gửi lên ký xác nhận để chuyển chứng từ cho Thủ quỹ toán Do giảm thiểu khối lợng công việc nh vậy, Kế toán tiền lơng BHXH đồng thời trực tiếp quản lý tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, chứng từ thu-chi đầy đủ chữ ký đợc thực Thủ quỹ quản lý sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, đối chiếu với sổ tổng hợp, báo cáo Kế toán trởng kiểm tra ký sỉ Hµng ngµy thđ q nghØ thu chi tiỊn vµo hồi 16 giờ, kiểm quỹ liêm phong két Chìa khoá két cho vào túi niêm phong gửi văn th bảo mật không đợc mang nhà Do công tác kế toán phần hành tơng đối đơn giản lại có trợ giúp máy vi tính nên việc kiêm nhiệm số phần hành kế toán viên Xí nghiệp Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 57 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung hoàn toàn phù hợp Quan hệ lao động máy quan hệ trực tuyến, phù hợp với nguyên tắc đạo trực tiếp từ Kế toán trởng hay Trởng phòng Tài Xí nghiệp kế toán viên Với tổ chức nh trên, phận kế toán có chức năng, nhiệm vụ riêng song chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với phạm vi quyền hạn nhiệm vụ Bên cạnh thiết lập đợc mối quan hệ quản lý mặt tổ chức nh mặt tài phòng Tài với phòng ban khác, vừa bảo đảm nguyên tắc "phân cách nhiệm vụ" vừa giảm thiểu chi phí nhân sự, chi phí tổ chức, giảm lÃng phí mà không hiệu công tác kiểm tra, kiểm soát Tuy nhiên, phân công nhiệm vụ đơn vị cha thực triệt để, hiệu thiếu tính chủ động khoa học việc phân công công việc hàng ngày nên tạo số khó khăn cho công tác hạch toán kiểm tra, kiểm soát Phần III Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 58 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Hoàn thiện tổ chức kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 Thực trạng tổ chức kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cho thấy vận dụng linh hoạt lý thuyết tổ chức kế toán nói chung áp dụng phổ biến doanh nghiệp vào ®iỊu kiƯn thùc tÕ cđa XÝ nghiƯp Th«ng qua ®ã, em muốn đa số nhận xét ý kiến góp phần hoàn thiện mặt, theo em, cha thËt tèt tỉ chøc kÕ to¸n cđa đơn vị, rút ngắn khoảng cách lý luận thực tiễn, tạo tiền đề cho em có sở lý luận thực tiễn phù hợp với yêu cầu viết môn học Từ kinh tế nớc ta chuyển từ chế quản lý tập trung sang chế thị trờng có quản lý Nhà nớc, doanh nghiệp Việt Nam phải hoạt động môi trờng kinh doanh với nhiều thành phần kinh tế đa hình thức sở hữu Đây thuận lợi lớn cho doanh nghiệp tiến trình mở rộng thị trờng quan hệ đối tác nhng đồng thời thách thức không nhỏ cho doanh nghiệp chiến lợc cạnh tranh gay gắt nhằm khẳng định vị thơng trờng Bên cạnh đó, đứng trớc xu toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế giới khu vực ngày đợc đẩy mạnh, doanh nghiệp tách khỏi cộng đồng mà phải không ngừng đổi hoạt động sản xuất kinh doanh mình, hoàn thiện tổ chức công tác quản lý, tổ chức hạch toán kế toán nói chung hay tổ chức công tác kế toán nói riêng, không công việc tính toán ghi chép tuý nguồn vốn trình tuần hoàn vốn mà phận chđ u cđa hƯ thèng th«ng tin, c«ng thiÕt yếu quản lý, hỗ trợ đắc lực cho chủ doanh nghiệp nắm bắt xác kịp thời tình hình tài kinh doanh cua doanh nghiệp Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 59 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Với bề dày kinh nghiệm gần 30 năm hoạt động thơng trờng với đội ngũ cán nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng, máy kế toán đợc tổ chức khoa học hiệu quả, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đà ngày khẳng định vị chế đổi Mặt hàng kinh doanh Xí nghiệp loại có tính đặc biệt, tác động trực tiếp tới sức khỏe ngời nên Xí nghiệp phải chịu sức ép từ nhiều bên hữu quan, nhiên, việc tổ chức công tác kế toán hợp lý đà giúp cho đơn vị vừa cung cấp nhiều loại thuốc khác đáp ứng đủ, tốt nhu cầu khám chữa bệnh lại vừa bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu Có thể nói, tổ chức công tác kế toán Xí nghiệp đà đạt đợc thành công định Điều nhờ vào việc tổ chức hệ thống sổ máy kế toán cách hợp lý, phù hợp đặc điểm kinh doanh đơn vị Một số u nhợc điểm tổ chức kế toán Xí nghiệp: Việc vận dụng hình thức kế toán sổ sách kế toán: Hình thức Chứng từghi sổ đợc áp dụng có cải tiến máy vi tính đà giúp Xí nghiệp khai thác khả chuyên môn đội ngũ nhân viên kế toán, giảm tối đa sai sót tính toán ghi chép, nâng cao suất lao động, giảm thiểu lao động kế toán mà bảo đảm tốt chức năng, nhiệm vụ công tác kế toán, cung cấp thông tin xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ yêu cầu cầu công tác quản lý điều hành Hình thức áp dụng phù hợp với thiết kế hệ thống sổ máy nhng lại bỏ qua sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ đó, phản ánh đợc chứng từ gốc loại, nội dung kinh tế sở Bảng kê chứng từ mà không phản ánh đợc trình tự thời gian sổ Đăng ký chứng từ Tổ chức công tác kế toán phần hành: Tại Xí nghiệp không tổ chức nhiều phần hành, khối lợng công tác kế toán phần hành không nhiều nhng tất thống theo trình tự kế toán từ chứng từ, tính giá, đối ứng Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 60 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung đến tổng hợp cân đối tạo thuận lợi cho công tác kế toán diễn liên tục, quán, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra kiểm soát dễ dàng nhanh chóng Việc lập, ghi chép chứng từ luân chuyển chứng từ đợc thực theo quy định Bộ Tài chính, vận dụng vào điều kiện thực tế Xí nghiệp Giai đoạn tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức sổ tài khoản lập báo cáo kế toán đợc thực tự động nhờ máy vi tính đà rút ngắn nhiều thời gian bớc trình tự kế toán, rút ngắn thời gian tổng hợp thông tin để cung cấp cho ngời định Tổ chức kế toán vật liệu: Xí nghiệp đà xây dựng đợc hệ thống định mức vật liệu dùng cho sản xuất nhằm loại trừ việc sử dụng lÃng phí nguyên vật liệu, bảo đảm sử dụng tiết kiệm hiệu Xí nghiệp ®· x©y dùng sỉ danh mơc vËt liƯu theo thø tự xếp chữ tên vật liệu từ A-Z hợp lý giúp cho công tác theo dõi quản lý vật liệu dễ dàng Tổ chức lập, luân chuyển lu trữ chứng từ nhập, xuất vật liệu tơng đối tốt, phù hợp điều kiện thực tế Xí nghiệp, không xảy tình trạng chứng từ không hợp lệ đợc phép luân chuyển vµ thùc hiƯn nghiƯp vơ Tỉ chøc Sỉ chi tiÕt Sổ tổng hợp tự động máy vi tính sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên đà cung cấp thông tin kịp thời đa dạng tình hình biến động nguyên vật liệu, hạn chế việc sai sót ghi chép tên ký mà hiệu khó đọc, khó viết hoá chất Vật liệu đợc bảo quản điều kiện đảm bảo nhiệt độ, ánh sáng, có ngăn chứa đựng riêng cho loại, thuận lợi cho việc vận chuyển nhập, xuất vật liệu công tác kế toán theo dõi ghi chép Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 61 Báo cáo chuyên đề thực tập Lê Ngọc Dung Tổ chức lập luân chuyển chứng từ: Do có trợ giúp máy tính, kế toán đà bỏ qua số tiêu cần phản ánh chứng từ Tuy việc không ảnh hởng đến trình luân chuyển chứng từ nhng làm giảm tính hợp lệ chứng từ có bất thờng xảy chứng từ gốc chứng xác thực có giá trị xác minh nghiệp vụ kinh tế thực ph¸t sinh VÝ dơ: PhiÕu nhËp, xt kho vËt liƯu luôn phòng Kế hoạch lập theo kế hoạch sản xuất cấp giao nên có chữ ký giám đốc mà chữ ký phụ trách cung tiêu Bên cạnh đó, kế toán bỏ qua việc định khoản chứng từ gốc, ghi số lợng nhập xuất theo yêu cầu nhng không phản ¸nh sè thùc tÕ nhËp xt §èi víi nhiỊu vËt liệu phản ánh chứng từ nhập xuất, kế toán không ghi thành tiền loại mà tính số tổng cộng, điều gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu Ngoài ra, phận quản lý phận sản xuất đợc bố trí hai nơi cách tơng đối xa có ảnh hởng không nhỏ đến thời gian luân chuyển chứng từ Tổ chức phân loại đánh giá: Việc phân loại theo công dụng, tính chất sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho thích hợp với vật liệu sản phẩm dợc Xí nghiệp, nhiên, việc định giá xuất kho theo phơng pháp bình quân liên hoàn gây khó khăn việc tính toán, có nhiều nghiƯp vơ nhËp mét lo¹i vËt liƯu cïng tháng Kế toán máy giảm nhẹ đợc công tác tính toán thủ công nhng sai sót, phải thực kiểm tra, tính toán lại tay Việc tập hợp chi phí để tính giá vốn thành phẩm nhập kho hay xuất bán phải thực tách riêng phần mềm Excel để tránh nhầm lẫn nên gây nhiều thời gian cho công t¸c tÝnh gi¸ Tỉ chøc ghi sỉ chi tiÕt, tỉng hợp báo cáo cho phần hành đợc thực tự động sở đối ứng kế toán mà kế toán phần hành cập nhật Chính điều tạo nhiều thuận lợi cho công tác kế toán việc phản ánh số liệu Trờng Đại học Kinh tế quèc d©n 62 ... rÃi doanh nghiệp Nh vậy, đơn vị hạch toán, tổ chức tốt công tác kế toán liền với tổ chức tốt sổ kế toán tổ chức tốt máy kế toán Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120... toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối công việc tách rời tổ chức hạch toán kế toán Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức. .. vụ tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm:  Tỉ chøc bé sỉ kÕ to¸n  Tỉ chøc công tác kế toán Tổ chức máy kế toán Mỗi tổ chức chứa đựng yếu tố hệ thống hạch toán