D nợ đầu kỳ: 330.250.000 nợ cuối kỳ: 423.551
Bảng cân đối số phát sinh
từng tài khoản trên bảng này bằng số d từng tài khoản tơng ứng trên Sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản. Cụ thể, số d tài khoản 152 trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d tài khoản 152 trên Bảng cân đối vật t.
Biểu số 13: Bảng cân đối phát sinh (trích)
Bảng cân đối số phát sinh
Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001
Số hiệu
TK Tên TK NợSố d đầu Có NợSố phát sinhCó NợSố d cuốiCó
1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 152 Nguyên liệu, vật liệu 330.250.000 543.301.200 450.000.000 423.551.200 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao động kế toán trong bộ máy. Việc tổ chức lao động kế toán là sự lựa chọn, sắp xếp tổ chức con ngời tạo mối liên hệ dọc ngang trong bộ máy. Đơn vị không chỉ phải tổ chức xây dựng đội ngũ kế toán về số lợng nhân viên và chất lợng chuyên môn mà còn tổ chức phân công lao động kế toán nhắm thiết lập mối quan hệ lao động trong bộ máy kế toán cũng nh mối quan hệ của phòng Tài chính với các phòng ban khác trong Xí nghiệp.
Xuất phát từ thực tiễn tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán đã trình bày ở các mục trớc, bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đợc tổ chức theo hình thức tập trung.
Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dợc phẩm 120
Theo hình thức thể hiện trong sơ đồ này, toàn bộ công tác kế toán đợc tập trung ở một phòng duy nhất là phòng Tài chính. Phòng gồm 1 Kế toán trởng kiểm trởng phòng Tài chính, 1 Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán thanh toán, 2 Kế toán viên và 1 Thủ quỹ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể nh sau:
Kế toán trởng Kế toán tiền l- ơng, bhxh +thủ quỹ Kế toán nguyên vật liệu và CCDC Kế toán giá thành và TSCĐ Kế toán tiêu thụ và thanh toán
Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Xí nghiệp, giúp giám đốc lập dự toán thu chi tài chính hàng năm, tham mu cho giám đốc trong việc điều hành quản lý sản xuất kinh doanh, tham gia lập kế hoạch sản xuất và các chỉ tiêu giao nộp Ngân sách Quốc phòng và Nhà nớc.
Kế toán trởng có vai trò xác nhận chứng từ ban đầu đợc lập có ý nghĩa kinh tế và minh chứng cho nghiệp vụ xảy ra, cho phép chứng từ luân chuyển đến nơi quy định, đóng dấu tất cả sổ tài khoản của Xí nghiệp.
Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán tiêu thụ, thanh toán nợ phải thu, nợ phải trả: Một mặt lập hồ sơ hàng tháng về tình hình gửi hàng đi và tiêu thụ hàng hoá, lập, tham gia luân chuyển, định khoản và phân loại cho chứng từ liên quan theo quy định. Mặt khác, theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu, nghiệp vụ chi vốn bằng tiền, bằng hiện vật, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn tại Ngân hàng để hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc ký duyệt đóng dấu để viết phiếu thu hoặc phiếu chi, xin chữ ký của Kế toán trởng, chữ ký của giám đốc, sau đó chuyển cho thủ quỹ thực hiện.
Hơn nữa, với t cách là một Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán đồng thời kiểm tra tất cả chứng từ gốc trớc khi cập nhật vào máy và quản lý lu trữ; quản lý chặt chẽ sổ cái, sổ chi tiết và các bản báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh trên máy cũng nh khi in ra. Cuối tháng hoặc cuối quý kết sổ và báo cáo Kế toán trởng kiểm tra ký vào sổ tháng đó, quý đó. Kế toán tổng hợp còn giúp Kế toán trởng tổng hợp, cân đối sổ sách, lập Báo cáo tài chính.
Kế toán nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu thu mua, tình hình sử dụng công cụ dụng cụ, định mức tiêu hao vật liệu, tìm các biện pháp giảm giá, tiết kiệm vật liệu dùng cho sản xuất và khắc phục trờng hợp hao hụt mất mát các loại vât liệu. Kế toán vật liệu còn có nhiệm vụ xuống kho giao nhận chứng từ gốc, định khoản và phân loại chứng từ, ghi đơn giá và thành tiền, dùng phiếu nhập - xuất vật t để cập nhật vào máy tính.
Kế toán giá thành, TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi cơ cấu, tình hình biến động và hiệu quả sử dụng TSCĐ, tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách, nguyên tắc ghi chép biến động TSCĐ rồi đa lên Kế toán trởng xác nhận trên cơ sở công tác quản lý tài sản tại các phòng, ban.
Kế toán tiền lơng, BHXH kiêm Thủ quỹ: có nhiệm vụ tính toán các chỉ tiêu về lơng, BHXH hàng tháng đồng thời cập nhật và định khoản nghiệp vụ liên quan đến tiền lơng và BHXH. Bên cạnh đó, để thuận lợi cho công tác quản lý, Kế toán có thể chỉ tiếp nhận chứng từ lao động tiền lơng dới phân xởng gửi lên và ký xác nhận để chuyển chứng từ cho Thủ quỹ thanh toán.
Do giảm thiểu khối lợng công việc nh vậy, Kế toán tiền lơng và BHXH đồng thời trực tiếp quản lý tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, căn cứ chứng từ thu-chi đầy đủ chữ ký mới đợc thực hiện. Thủ quỹ quản lý sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, đối chiếu với sổ tổng hợp, báo cáo Kế toán trởng kiểm tra và ký sổ. Hàng ngày thủ quỹ nghỉ thu chi tiền vào hồi 16 giờ, kiểm quỹ và liêm phong két. Chìa khoá két cho vào túi niêm phong gửi văn th bảo mật không đợc mang về nhà.
Do công tác kế toán mỗi phần hành tơng đối đơn giản lại có sự trợ giúp của máy vi tính nên việc kiêm nhiệm một số phần hành của kế toán viên ở Xí nghiệp
là hoàn toàn phù hợp. Quan hệ lao động trong bộ máy là quan hệ trực tuyến, phù hợp với nguyên tắc chỉ đạo trực tiếp từ Kế toán trởng hay Trởng phòng Tài chính của Xí nghiệp đối với kế toán viên.
Với các tổ chức nh trên, mỗi bộ phận kế toán tuy có chức năng, nhiệm vụ riêng song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó thiết lập đợc mối quan hệ quản lý về mặt tổ chức cũng nh về mặt tài chính giữa phòng Tài chính với các phòng ban khác, vừa bảo đảm nguyên tắc "phân cách nhiệm vụ" vừa giảm thiểu chi phí về nhân sự, chi phí tổ chức, nhất là giảm sự lãng phí mà không hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát. Tuy nhiên, sự phân công nhiệm vụ trong đơn vị còn cha thực sự triệt để, và hiệu quả còn thiếu tính chủ động và khoa học trong việc phân công công việc hàng ngày nên còn tạo một số khó khăn cho công tác hạch toán và kiểm tra, kiểm soát.
Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120
Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cho thấy sự vận dụng linh hoạt lý thuyết tổ chức kế toán nói chung áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp vào điều kiện thực tế của Xí nghiệp. Thông qua đó, em muốn đa ra một số nhận xét và ý kiến của mình góp phần hoàn thiện những mặt, theo em, cha thật tốt trong tổ chức kế toán của đơn vị, rút ngắn khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn, tạo tiền đề cho em có cơ sở lý luận và thực tiễn phù hợp với yêu cầu của bài viết và môn học.
Từ khi nền kinh tế nớc ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, các doanh nghiệp Việt Nam phải hoạt động trong một môi trờng kinh doanh với nhiều thành phần kinh tế và đa hình thức sở hữu. Đây là một thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp trong tiến trình mở rộng thị trờng và quan hệ đối tác nhng đồng thời cũng là thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp trong chiến lợc cạnh tranh gay gắt nhằm khẳng định vị thế của mình trên thơng trờng. Bên cạnh đó, đứng trớc xu thế toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và khu vực đang ngày càng đợc đẩy mạnh, các doanh nghiệp không những không thể tách mình ra khỏi cộng đồng đó mà còn phải không ngừng đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, hoàn thiện tổ chức công tác quản lý, nhất là tổ chức hạch toán kế toán nói chung hay tổ chức công tác kế toán nói riêng, bởi đó không chỉ là công việc tính toán ghi chép thuần tuý về nguồn vốn và quá trình tuần hoàn vốn mà còn là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, công cụ thiết yếu của quản lý, hỗ trợ đắc lực cho chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác và kịp thời tình hình tài chính và kinh doanh cua doanh nghiệp mình.
Với bề dày kinh nghiệm gần 30 năm hoạt động trên thơng trờng cùng với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng, bộ máy kế toán đ- ợc tổ chức khoa học và hiệu quả, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đã ngày càng khẳng định vị thế của mình trong cơ chế đổi mới hiện nay. Mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp là loại có tính năng đặc biệt, tác động trực tiếp tới sức khỏe con ngời nên Xí nghiệp phải chịu sức ép từ rất nhiều bên hữu quan, tuy nhiên, việc tổ chức công tác kế toán hợp lý đã giúp cho đơn vị vừa cung cấp nhiều loại thuốc khác nhau đáp ứng đủ, tốt nhu cầu khám chữa bệnh lại vừa bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Có thể nói, tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp đã đạt đợc những thành công nhất định. Điều này còn nhờ vào việc tổ chức hệ thống sổ và bộ máy kế toán một cách hợp lý, phù hợp đặc điểm kinh doanh của đơn vị.
Một số u nhợc điểm trong tổ chức kế toán của Xí nghiệp:
Việc vận dụng hình thức kế toán và sổ sách kế toán: Hình thức Chứng từ- ghi sổ đợc áp dụng có cải tiến trên máy vi tính đã giúp Xí nghiệp khai thác khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, giảm tối đa những sai sót trong tính toán ghi chép, nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu lao động kế toán mà vẫn bảo đảm tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán, cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ yêu cầu cầu của công tác quản lý và điều hành. Hình thức này tuy áp dụng phù hợp với thiết kế hệ thống sổ trên máy nhng lại bỏ qua sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ do đó, chỉ phản ánh đợc các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế trên cơ sở các Bảng kê chứng từ mà không phản ánh đợc trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ.
Tổ chức công tác kế toán của các phần hành: Tại Xí nghiệp tuy không tổ chức nhiều phần hành, khối lợng công tác kế toán mỗi phần hành không nhiều nhng tất cả đều thống nhất theo trình tự kế toán từ chứng từ, tính giá, đối ứng
đến tổng hợp và cân đối tạo thuận lợi cho công tác kế toán diễn ra liên tục, nhất quán, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra kiểm soát dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc lập, ghi chép trên chứng từ và luân chuyển chứng từ đợc thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính, vận dụng vào điều kiện thực tế của Xí nghiệp. Giai đoạn tổ chức hệ thống tài khoản, tổ chức sổ tài khoản và lập báo cáo kế toán đợc thực hiện tự động nhờ máy vi tính đã rút ngắn rất nhiều thời gian giữa các bớc trong trình tự kế toán, rút ngắn thời gian tổng hợp thông tin để cung cấp cho ngời ra quyết định.
Tổ chức kế toán vật liệu: Xí nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống định mức vật liệu dùng cho sản xuất nhằm loại trừ việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả.
Xí nghiệp cũng đã xây dựng sổ danh mục vật liệu theo thứ tự sắp xếp chữ cái đầu tiên của tên vật liệu từ A-Z hợp lý giúp cho công tác theo dõi và quản lý vật liệu dễ dàng hơn.
Tổ chức lập, luân chuyển và lu trữ chứng từ nhập, xuất vật liệu tơng đối tốt, phù hợp điều kiện thực tế của Xí nghiệp, không xảy ra tình trạng chứng từ không hợp lệ vẫn đợc phép luân chuyển và thực hiện nghiệp vụ.
Tổ chức Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp tự động trên máy vi tính và sử dụng ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên đã cung cấp thông tin kịp thời và đa dạng về tình hình biến động nguyên vật liệu, hạn chế việc sai sót trong ghi chép tên và ký mã hiệu rất khó đọc, khó viết của các hoá chất.
Vật liệu đợc bảo quản trong điều kiện đảm bảo về nhiệt độ, ánh sáng, có ngăn chứa đựng riêng cho mỗi loại, thuận lợi cho việc vận chuyển nhập, xuất vật liệu và công tác kế toán theo dõi và ghi chép.
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Do có sự trợ giúp của máy tính, kế toán đã bỏ qua một số chỉ tiêu cần phản ánh trên chứng từ. Tuy việc này không ảnh hởng đến quá trình luân chuyển chứng từ nhng làm giảm tính hợp lệ của chứng từ khi có bất thờng xảy ra bởi vì chứng từ gốc là bằng chứng xác thực có giá trị nhất xác minh nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh. Ví dụ: Phiếu nhập, xuất kho vật liệu do luôn luôn do phòng Kế hoạch lập theo kế hoạch sản xuất cấp trên giao nên chỉ có chữ ký của giám đốc mà không có chữ ký của phụ trách cung tiêu. Bên cạnh đó, kế toán còn bỏ qua việc định khoản trên chứng từ gốc, ghi số lợng nhập xuất theo yêu cầu nhng không phản ánh số thực tế nhập xuất. Đối với nhiều vật liệu phản ánh trên cùng 1 chứng từ nhập xuất, kế toán không ghi thành tiền từng loại mà chỉ tính số tổng cộng, điều này gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Ngoài ra, bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất đợc bố trí ở hai nơi cách nhau tơng đối xa có ảnh hởng không nhỏ đến thời gian luân chuyển của chứng từ.
Tổ chức phân loại và đánh giá: Việc phân loại theo công dụng, tính chất và sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho là thích hợp với vật liệu và sản phẩm dợc của Xí nghiệp, tuy nhiên, việc định giá xuất kho theo phơng pháp bình quân liên hoàn gây khó khăn trong việc tính toán, nhất là khi có nhiều nghiệp vụ nhập một loại vật liệu trong cùng 1 tháng. Kế toán máy giảm nhẹ đợc công tác tính toán thủ công nhng không phải là không có sai sót, vẫn phải thực hiện kiểm tra, tính toán lại bằng tay. Việc tập hợp chi phí để tính giá vốn thành phẩm nhập kho hay xuất bán phải thực hiện tách riêng trên phần mềm Excel để tránh nhầm lẫn nên gây mất nhiều thời gian hơn cho công tác tính giá.
Tổ chức ghi sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo cho các phần hành đợc thực hiện tự động trên cơ sở đối ứng kế toán mà kế toán phần hành cập nhật. Chính điều này tạo nhiều thuận lợi cho công tác kế toán trong việc phản ánh số liệu
tổng hợp chính xác trên sổ sách, báo cáo nhng đồng thời rất khó kiểm soát khi xảy ra chênh lệch do sai sót hay gian lận (nếu có), nhất là trong điều kiện chỉ có một máy vi tính dùng cho cho cả phòng Tài chính.
Tổ chức chi tiết và tổng hợp công tác kế toán vật liệu cơ bản là tốt nhng chỉ