Tại kho: hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu do phòng Kế hoạch lập, thủ kho thực hiện nhập, xuất vật liệu đồng thời ghi số thực nhập, thực xuất. Cuối ngày, thủ kho đem chứng từ lên phòng Tài chính cập nhật vào máy.
Biểu số 5: Thẻ kho
Thẻ kho Tờ số: 10
Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001
Tên vật liệu: Erythromycin Đơn vị tính: Kg
Quy cách, phẩm chất: Mã số: E001
Chứng từ
Ngày Số Diễn giải Nhập Số lợngXuất Tồn
1 2 3 4 5 6
30/4 Tồn kho 250
10/5 05 Nhập mua của CTy DPTBYT Hà Nội 150 400 12/5 04 Xuất cho Phân xởng viên 50 350
... ... ... ... ... ...
150 300 100
Thủ kho Kế toán trởng
Tại phòng Tài chính: Kế toán vật liệu tiếp nhận chứng từ thủ kho chuyển lên, định khoản cho chứng từ gốc, cập nhật đơn giá và thành tiền vào chứng từ
trên máy. Định kỳ hoặc cuối tháng in Thẻ kho và Sổ chi tiết vật liệu để đối chiếu và kiểm tra.
Biểu số 6: Sổ chi tiết
Sổ chi tiết vật liệu Tờ số: 10
Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001
Tên vật liệu: Erythromycin Đơn vị tính: Kg
Quy cách, phẩm chất: Mã số: E001
Chứng từ
Ngày Số Diễn giải
Đơn
giá SL NhậpSố tiền SL XuấtSố tiền SL TồnSố tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 30/4 Tồn kho 810.000 250 202.500.000 10/5 05 Nhập mua của CTy DPTBYT Hà Nội 850.000 150 127.500.000 400 330.000.000 12/5 04 Xuất cho Phân xởng viên 825.000 50 41.250.000 350 288.750.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 150 127.500.000 300 247.500.000 100 82.500.000
Kế toán máy đồng thời cho xem và in Bảng cân đối vật t để theo dõi nhập- xuất-tồn của tất cả vật liệu về số lợng và giá trị.
Biểu số 7: Bảng cân đối vật t
Bảng cân đối vật t (152)
Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001
Tài khoản: 152- nguyên liệu, vật liệu PS nợ trong kỳ: 543.301.200
Tên vật t Đơn
vị SL tồn đầu
Tiền tồn
đầu SL nhập T.Tiền nhập SL xuất Giá vốn xuất SL tồn Tiền tồn cuối
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Erythromycin kg 250 202.500.000 150 127.500.000 300 247.500.000 100 82.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 330.250.000 543.301.200 450.000.000 423.551.200 Lập ngày tháng năm
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
Danh mục hệ thống các tài khoản chủ yếu đợc xây dựng trên máy gồm:
Tài khoản loại 1: TK 111, 112, 131, 141, 152, 155, 159
Tài khoản loại 2: TK 211, 213, 214
Tài khoản loại 3: TK 311,341, 331, 336, 338
Tài khoản loại 4: TK 411, 414, 421.
Tài khoản loại5: Tk 511, 512, 532
Tài khoản loại 9: TK 911 v.v...
Sổ tổng hợp đợc thiết kế trên máy cho các phần hành gồm: Bảng kê chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản, Sổ tổng hợp, chi tiết của một tài khoản,...