Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 12.DOC

Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 12

Lời mở đầu

Là phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai tròcung cấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị hạch toánthông qua hệ thống ghi chép, tổng hợp trên chứng từ, sổ tài khoản và biểu mẫubáo cáo nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.

Trên cơ sở tìm hiểu tổ chức kế toán trong thực tế hoạt động của Xí nghiệpDợc phẩm 120, em đã chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập môn học hạch toánkế toán của mình là: "Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kếthợp phân tích để đề xuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của đơnvị.

Với mục đích kết hợp lý luận và thực tiễn, củng cố và vận dụng kiến thứcđã học, đa ra những phân tích cụ thể và kiến nghị cho đơn vị, bài viết của em,ngoài Lời mở đầu và Kết luận, gồm 3 phần chính:

Phần I: Lý luận chung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp.

Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120.

Phần III: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm

Với yêu cầu nghiên cứu thực tế trong phạm vi môn học hạch toán kế toán,em đã sử dụng kết hợp các phơng pháp chung: phơng pháp nghiên cứu quan hệbiện chứng giữa kế toán với bộ phận quản lý và giữa các phần hành kế toán vớinhau và các một số phơng pháp riêng nh: mô tả và phân tích, sơ đồ và bảngbiểu để minh hoạ và hoàn thiện Chuyên đề thực tập của mình.

Hệ thống kế toán doanh nghiệp

- Quan sát

- Phản ánh- Xử lý

- Phân loại- Tổng hợp- Trình bày

Kế toán đợc coi nh là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh

doanh và những ngời làm quyết định Thứ nhất, kế toán đo lờng các hoạt độngkinh doanh bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu Thứ hai, qua xử lý phânloại và sắp xếp các dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích Thứ ba, thông tin

này đợc tổng hợp, truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những ngờira quyết định Ngời ta có thể nói rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh làđầu vào của hệ thống kế toán và những thông tin hữu ích cho ngời làm quyếtđịnh là đầu ra đã đợc hệ thống kế toán xử lý và cung cấp.

Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn rarất mạnh mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này Hội nhậpvới quốc tế trên nền tảng các quan hệ song phơng và đa phơng đang là yêu cầuvà xu hớng tất yếu của mỗi quốc gia Trớc xu thế đó, hệ thống kế toán ViệtNam cũng đang từng bớc đợc cải cách và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu củacơ chế kinh tế mới trong nền kinh tế mở, phù hợp thông lệ và Chuẩn mực quốctế.

Trải qua 6 năm thực hiện Chơng trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trongviệc tiếp cận và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thịtrờng, từng bớc tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môitrờng chung của thông lệ quốc tế Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đãbắt đầu đợc tạo lập, tạo môi trờng tin cậy cho đầu t và kinh doanh trên cơ sởchia sẻ kinh nghiệm với bạn bè quốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ vàChuẩn mực quốc tế về kế toán và kiểm toán, phù hợp với tiến trình phát triểnkinh tế, với năng lực quản lý tài chính ở Việt Nam.

địnhquảnlý

Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trờng, đứng trớc nhu cầu cạnh tranh vàxu thế hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trongviệc cung cấp những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanhnghiệp bởi họ chẳng những cần số liệu chi tiết của kế toán nh trớc đây mà hơnthế, họ rất cần kế toán bằng ngôn ngữ của mình, thể hiện một cách chính xáccác mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các bản dự toán, giúp họ kiểm soátquá trình thực hiện mục tiêu và khi ra quyết định về quản lý Chính vì vậy, bêncạnh kế toán tài chính, kế toán quản trị ra đời với t cách là nhánh thứ hai tronghệ thống kế toán nhằm cung cấp tất cả thông tin kế toán đã đợc đo lờng, xử lývà truyền đạt để sử dụng trong việc quản trị nội bộ của đơn vị.

Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một côngcụ đắc lực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định vềquản lý ở Việt Nam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục đợc hạnchế của hệ thống Kế toán Việt Nam trớc đó nhng còn cha đề cập sâu đến kếtoán quản trị, hơn nữa hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang đợctừng bớc soạn thảo và công bố, do vậy đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hớng dẫncụ thể về kế toán quản trị ở Việt Nam đang là một nhu cầu hết sức bức thiếtgóp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam.

Kế toán còn đợc hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toántác nghiệp với các bớc kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lýphân tích các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kếtoán và khoá sổ Sự thống nhất giữa các bớc này cũng nh quan hệ giữa chúngđợc thể hiện thông qua nguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán.

Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấuthành bản chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán vàtổng hợp-cân đối thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứngtừ, sổ tài khoản và báo cáo kế toán cho các mục đích quản lý.

Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dungtổ chức hạch toán kế toán bao gồm:

 Tổ chức bộ sổ kế toán  Tổ chức công tác kế toán

 Tổ chức bộ máy kế toán

Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạchtoán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều lànhững công việc không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán Bởi vậy,tổ chức sổ kế toán là một trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kếtoán, tổ chức khối lợng công tác kế toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toánthích hợp nhằm tổ chức công tác kế toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tạiđơn vị.

Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lợng công tác hạchtoán trên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từkế toán nhằm mục đích lập báo cáo kế toán Sổ tài khoản chính là phơng tiệnvật chất để thực hiện công tác kế toán.

Nội dung tổ chức sổ kế toán:

 Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số ợng sổ mỗi loại.

l- Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại. Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán

 Hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký - Sổ cái Hình thức Chứng từ - Ghi sổ Hình thức Nhật ký - Chứng từ

Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít đợc áp dụng do tính chất cồng kềnh, mởrộng chiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn

giản, sử dụng rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao độngkế toán thấp.

Hệ thống sổ sách kế toán phải đợc thiết kế thích hợp với hệ thống tàikhoản bởi sổ sách kế toán chính là phơng tiện vật chất phản ánh, thể hiện tàikhoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản Sổ sách kế toán có phù hợp vớitài khoản thì mới phản ánh (bằng phơng pháp đối ứng tài khoản) đợc nội dungkinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đợc phân loại, tập hợp.

Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toántổ chức hệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thíchhợp, tổ chức công tác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng.

Khối lợng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán ợc quy định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nớc ban hành theo Quyết định25-HĐBT ngày 18/3/1989.

đ-Khối lợng công tác kế toán trớc hết đợc nhìn nhận theo từng giai đoạncủa quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ;giai đoạn hệ thống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiếtkế; giai đoạn xử lý và chọn lọc để lập các báo cáo kế toán Bên cạnh đó, tuỳtheo yêu cầu của quản lý, khối lợng công tác kế toán còn bao gồm khối lợnghạch toán tổng hợp cho đối tợng và hạch toán chi tiết cho một số đối tợng.Ngoài ra, khối lợng công tác kế toán còn đợc tổ chức trên hai hệ thống kế toántài chính và kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ chủthể không những bên ngoài mà cả bên trong nội bộ đơn vị.

Công tác kế toán phổ biến đợc tổ chức theo những phần việc riêng gọi làphần hành kế toán Phần hành kế toán là khối lợng công tác kế toán gắn vớimột đối tợng cụ thể của hạch toán kế toán nh: vốn bằng tiền, tài sản cố định,vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêuthụ Từ đó, mỗi phần hành lại đợc phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửingân hàng và tiền đang chuyển; từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lýhay nhợng bán tài sản cố định; từ thu mua đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạchtoán chi phí trực tiếp cho từng loại hoạt động đến chi phí chung phân bổ cho

từng loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá, xác định và phân phốilợi nhuận;

Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kínmột quy trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổtài khoản và kết thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán Và trong đó, có thể tiếnhành hạch toán chi tiết, tổng hợp cho đối tợng trong phần hành Do vậy, tổchức công tác kế toán là xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phầnhành thông qua việc thiết kế khối lợng công tác kế toán theo 3 giai đoạn, theomức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu cầu quản lý bên trong hay bên ngoài.Theo đó, các phơng pháp hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng tàikhoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với 3 giai đoạn hạch toán của một chu trìnhkhép kín và mối quan hệ giữa các phơng pháp đó đợc cụ thể hoá thích hợp vớimỗi phần hành cụ thể:

 Phơng pháp chứng từ biểu hiện trên thực tế thông qua hệ thống bảnchứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ tại mỗi phần hành.

 Phơng pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá thành thực tếvà các khoản mục chi phí tại mỗi phần hành.

 Phơng pháp đối ứng tài khoản đợc biểu hiện qua các quan hệ đối ứng kếtoán và cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp của mỗi phần hành.

 Phơng pháp tổng hợp-cân đối biểu hiện thông qua hệ hệ thống báo biểukế toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Có thể nói, trình tự kế toán của mỗi phần hành đợc bắt đầu từ lập hoặctiếp nhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tợng hạch toánvà luân chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và kếtthúc bằng lập báo cáo kế toán và phân tích Đồng thời, mỗi phần hành nằmtrong một chu kỳ kế toán của đơn vị, quan hệ chặt chẽ với nhau tạo nên mộtbáo cáo tổng thể về công tác kế toán của đơn vị đó.

Tổ chức công tác kế toán tại mỗi phần hành cho mỗi công việc cụ thểtrong phần hành đó, trớc hết phải nắm bắt đợc đặc điểm của đối tợng tổ chứchạch toán và yêu cầu của quản lý đối với công tác hạch toán đối tợng đó, từ đóxác định nhiệm vụ tổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạnlên báo cáo.

Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trớc

hết phải tìm hiểu đặc điểm của đối tợng hạch toán là vật liệu và yêu cầu củaquản lý đối với tổ chức kế toán vật liệu, từ đó xác định nhiệm vụ của tổ chức.

Vật liệu là đối tợng lao động đã qua tác động của lao động con ngời, đợccác đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thểsản phẩm Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vậtliệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của vật liệu đợc chuchuyển một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.

Chất lợng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm sản xuấtra Chi phí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, tronggiá thành sản phẩm Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà vẫn bảo đảm chấtlợng và cung cấp kịp thời, đầy đủ là đòi hỏi đầu tiên cho các nhà doanh nghiệpkhi bắt đầu một chu kỳ sản xuất kinh doanh Muốn vậy, doanh nghiệp phảiquản lý chặt chẽ vật liệu về các mặt số lợng, chất lợng và giá cả chi phí thumua.

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Trongđiều kiện ngày nay, một khi nền sản xuất ngày càng mở rộng cả chiều rộng lẫnchiều sâu thì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạchngày càng đợc coi trọng Công tác quản lý vật liệu đã trở thành yêu cầu củaphơng thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh gay gắtnhằm hớng tới hao phí vật t ít nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất.

Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp các thông tin về số lợng,chủng loại, chất lợng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn cũng nh định mức tiêu haovà định mức dự trữ ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đếnkhâu sử dụng.

Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại và đánh giáthống nhất các loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợptheo phơng pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáokế toán vật liệu trên báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý.Nếu nh tổ chức công tác kế toán là thiết kế khối lợng công tác kế toántrên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo kế toán thì tổ

chức công tác kế toán vật liệu là thiết kế khối lợng công tác kế toán của phầnhành vật liệu trên hệ hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng cho phầnhành kế toán vật liệu.

Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán baogồm các bớc sau:

Ví dụ: Tổ chức tính giá cho vật liệu xuất kho có thể đợc thực hiện trớc khi

tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho và trị giá vốn vật liệu xuất đợc xácđịnh ngay sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhng cũng có thể tính giá sau khilập chứng từ, khi mà giá trị xuất thực tế chỉ xác định đợc khi kết thúc kỳ hạchtoán.

 Tổ chức phân loại và đánh giá cho mỗi đối tợng:

Dựa trên những tiêu chí nhất định và yêu cầu quản lý cũng nh đặc thùriêng của đơn vị hạch toán, tổ chức phân loại cho từng đối tợng Việc phân loạithích hợp sẽ tạo thuận lợi cho công tác kế toán và công tác quản lý.

Tổ chức đánh giá cho từng loại đối tợng đã phân loại nhằm xác định giátrị hạch toán vào chứng từ, sổ sách một cách phù hợp, chính xác, thống nhất vàcó hệ thống Trên cơ sở đó, tiến hành so sánh, đối chiếu giữa các loại với nhauvà với chỉ tiêu tổng hợp các loại đối tợng đó

Tổ chức tính giá có thể tiến hành theo nhiều phơng pháp khác nhau tuỳtheo đối tợng tính giá và đặc điểm của đơn vị hạch toán nhng lựa chọn tính giátheo phơng pháp nào thì phải nhất quán trong suốt cả kỳ kế toán.

Việt Nam cũng giống 1 số nớc trên thế giới, ví dụ nh Mỹ cũng thông quahai hệ thống song song là hệ thống kê khai thờng xuyên và hệ thống kiểm kêđịnh kỳ với các phơng pháp khác nhau: phơng pháp nhận diện cụ thể, bìnhquân gia quyền, phơng pháp nhập trớc xuất trớc hay nhập sau xuất trớc, đánhgiá hàng tồn kho Nhng, bên cạnh đó, kế toán Mỹ có thể đánh giá giá trị sửdụng còn lại của hàng tồn kho thông qua báo cáo hàng tồn kho theo mức thấpcủa chi phí hoặc thị giá với thị giá là giá thay thế của hàng tồn kho vào ngàylập Bảng tổng kết tài sản Còn ở Việt Nam sử dụng phơng pháp hệ số giá vàphơng pháp tính theo giá thực tế hàng tồn kho lần nhập cuối cùng.

Tổ chức tính giá cũng phải xác định đối tợng để tính giá phù hợp với đốitợng thu mua, sản xuất hoặc tiêu thụ, xác định chi phí tập hợp liên quan trựctiếp hay gián tiếp đến đối tợng cũng nh lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phíchung cho các loại đối tợng một cách hợp lý.

Đối với công việc tổ chức phân loại vật liệu trong quá trình tổ chức kếtoán vật liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhìn chung, vật liệu đợcchia thành các loại: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùngthay thế, vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản, phế thải.

Tuỳ đặc điểm kinh doanh và quy mô sản xuất của đơn vị, vật liệu còn đợcphân chia theo các cách khác nhau và phân chia chi tiết, tỷ mỷ hơn theo yêucầu của quản lý

Từ đó, đơn vị có sự lựa chọn phơng pháp đánh giá vật liệu nhập, xuấttrong kỳ hợp lý.

Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệutheo những nguyên tắc nhất định, bảo đảm yêu cầu chân thực, thống nhất.

Tính giá vật liệu nhằm mục đích xác định giá trị ghi sổ của vật liệu đểthực hiện chức năng ghi chép trên chứng từ, sổ sách, báo cáo bằng tiền các loạivật liệu.

Đánh giá vật liệu nhập kho đợc thực hiện theo nguyên tắc chung là tínhtheo giá phí thực tế Cơ sở để tính giá vật liệu là các chứng từ kế toán và căn cứtính giá nhập một vật liệu tuỳ thuộc vào nguồn nhập của vật liệu đó.

Bên cạnh việc đánh giá vật liệu nhập kho, đánh giá vật liệu xuất dùng cóý nghĩa rất lớn trong việc quyết định quy mô phí vật liệu trong giá phí sảnphẩm mới và độ lớn dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ.

Trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, có nhiều phơng pháp đánhgiá vật liệu xuất kho nhng cho dù mục đích xuất kho khác nhau thì giá thực tếlợng xuất phải đợc xác định theo phơng pháp đã đăng ký áp dụng và phải bảođảm tính nhất quán trong niên độ kế toán.

Về nguyên tắc, vật liệu nhập theo giá nào, thì xuất kho theo giá đó Songtrên thực tế do giá thực tế từng đợt nhập biến động rất khác nhau nên việc tínhgiá đầy đủ của vật liệu mỗi loại tại thời điểm xuất dùng hết sức phức tạp Vìvậy, có thể tính gần đúng giá thực tế vật liệu xuất kho theo một số phơng phápphổ biến sau:

 Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền Phơng pháp giá thực tế đích danh

 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Phơng pháp nhập sau, xuất trớc Phơng pháp giá hạch toán

 Phơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tính theo vật liệu tồn khocuối kỳ (tính theo giá mua thực tế lần cuối cùng)

Mỗi phơng pháp đều có u nhợc điểm riêng, đơn vị hạch toán cần có sựcân nhắc, chọn lựa kỹ càng để vừa phù hợp với Chế độ kế toán nói chung vừaphù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị Với một đơn vị hạch toán, phơngpháp đã lựa chọn có thể là tối u nhng với một đơn vị khác thì phơng pháp đólại rất bất hợp lý.

 Tổ chức chứng từ:

Tổ chức chứng từ là tổ chức vận dụng phơng pháp chứng từ trong ghi chépkế toán để ban hành và vận dụng chế độ để thiết kế khối lợng công tác hạchtoán ban đầu trên hệ thống các văn bản chứng từ hợp lý, hợp pháp theo mộtquy trình luân chuyển nhất định nhằm tổ chức hạch toán thông tin ban đầu choquản lý.

Tổ chức chứng từ cho kế toán phần hành gồm 3 nội dung chính:

 Trên cơ sở danh mục chứng từ và cấu trúc của chứng từ đã đợc xâydựng phù hợp với công tác quản lý và hạch toán đối tợng, tổ chức tạolập chứng từ thông qua:

 Lựa chọn loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ Chọn phơng tiện kỹ thuật làm chứng từ

 Quy định thời gian luân chuyển cho 1 loại chứng từ

Chứng từ đợc lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký củanhững ngời liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp Khi có sai sót xảy ra,tốt nhất nên huỷ và lập lại chứng từ mới, đồng thời vẫn bảo đảm số thứ tự liêntục của chứng từ.

 Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ từ nơi lập đến nơi có nhu cầusử dụng, đến kế toán phần hành để ghi sổ đồng thời bảo quản và lu trữchứng từ:

 Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, từng thời điểm phát sinh  Lập định khoản kế toán cho chứng từ

 Ghi định khoản trên sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ tại đơn vị. Bảo quản, lu trữ chứng từ đúng quy định.

Tổ chức chứng từ nhập, xuất vật liệu đợc thực hiện nh sau:

 Loại chứng từ cần sử dụng cho nghiệp vụ xuất, nghiệp vụ nhập:

Chứng từ ban đầu: Hoá đơn bán hàng của bên cung cấp, Lệnh xuất, Hợp

đồng hay Báo cáo dự kiến mua vật liệu,

Chứng từ vật t: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm,

Hoá đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bảnkiểm kê

 Xây dựng và thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất vậtliệu theo mô hình chung:

Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ vật t

Ngời có nhu cầu Ngời có trách nhiệm Kế toán vật liệu

Nghiệp vụ Bảo quản Chứng từ Lập, ký duyệt Ghi sổ lu trữ ban đầu chứng từ

Nh vậy, trong mô hình trên đã bao hàm đầy đủ các bớc của tổ chức chứngtừ từ tạo lập chứng từ, kiểm tra chứng từ cho đến bảo quản, lu trữ các chứng từ.Các bớc đều gắn với chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận hay cá nhân bảo đảmviệc hình thành, luân chuyển chứng từ đợc liên tục và hợp lệ góp phần tăng c-ờng hiệu quả quản lý tài chính.

Thực hiện quy trình hạch toán theo phơng pháp đối ứng kế toán trên hệthống sổ chi tiết:

Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán chi tiết

Chứng từ Sổ chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo

Sổ tổng hợp

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, định kỳQuan hệ đối chiếu

Có thể thấy rõ quy trình này thông qua tổ chức hạch toán chi tiết vật liệunhập, xuất:

 Đối với phơng pháp thẻ song song:

Tại kho, Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho về

mặt số lợng hiện vật Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một Thẻ kho và đợcghi trên cơ cở chứng từ nhập, xuất.

Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu nhận chứng từ từ Thủ kho, mở Sổ kế

toán chi tiết vật liệu tơng ứng với Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồnkho của vật liệu cả về số lợng và giá trị Mỗi chứng từ nhập, xuất ghi 1 dòngtrên sổ chi tiết Cuối tháng, cộng sổ để lập Bảng tổng hợp chi tiết.

Nh vậy, phơng pháp này cho phép đối chiếu sổ chi tiết với Thẻ kho và sổtổng hợp nhng lại có sự ghi chép trùng lặp giữa Thủ kho và kế toán viên.

 Đối với phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Tại kho, việc ghi chép đợc thực hiện trên Thẻ kho tơng tự phơng pháp thẻ

song song

Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo

dõi tình hình nhập, xuất, tồn cả về số lợng và giá trị nhng chỉ ghi 1 lần vàocuối tháng trên cơ sở Bảng kê nhập và Bảng kê xuất Mỗi loại vật liệu chiếm 1dòng trên sổ Tuy nhiên, vì đặc điểm này, công việc ghi chép bị dồn vào cuốitháng, ảnh hởng đến tính kịp thời của thông tin đợc cung cấp.

 Đối với phơng pháp sổ số d:

Tại kho, công việc ghi Thẻ kho giống hai phơng pháp trên Nhng định kỳ,

tập hợp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, đến cuối tháng, cộng Thẻ khođể ghi vào Sổ số d về chỉ tiêu số lợng.

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu định kỳ tiếp nhận phiếu giao nhận

chứng từ tại kho, ghi đơn giá, thành tiền để lập Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn.Cuối tháng, kế toán ghi Sổ số d về chỉ tiêu giá trị để đối chiếu với Bảng luỹ kếnhập-xuất-tồn.

Phơng pháp này tránh đợc ghi chép trùng lặp của hai phơng pháp trên ng lại dễ xảy ra sai sót, gian lận nếu không đợc thờng xuyên kiểm tra.

nh-Song song với kênh hạch toán chi tiết nh trên, kế toán phần hành cũngcăn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tếphát sinh trên nguyên tắc đối ứng tài khoản

Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống sổ tài khoản mà đơn vị áp dụng, kếtoán viên lựa chọn loại sổ tổng hợp và thực hiện quy trình hạch toán trên sổphù hợp với quy định của Chế độ kế toán hiện hành.

- Quy định loại tài khoản và loại sổ cần mở và số lợng mỗi loại.

- Tuỳ hình thức sổ kế toán đơn vị đang áp dụng để thực hiện quy trìnhhạch toán trên hệ thống Sổ tổng hợp đã lựa chọn theo nguyên tắc đối ứng tàikhoản cho đối tợng, nghiệp vụ cần hạch toán.

Tổ chức ghi sổ tổng hợp cho nhập, xuất, tồn vật liệu cần sử dụng các tàikhoản nh: 152, 111, 112, 141, 331, 621, 627,

Nếu đơn vị áp dụng hình thức sổ "Nhật ký chung" để tổ chức bộ sổ kếtoán thì các loại sổ sử dụng là: sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cáiTK 152, và việc vận dụng quan hệ đối ứng cho ghi sổ đợc tiến hành theo quytrình: hàng ngày song song với kênh hạch toán chi tiết, kế toán vật liệu tập hợpchứng từ nhập, xuất vật liệu hoặc Bảng kê chứng từ để ghi các sổ nhật ký.Định kỳ hay cuối tháng chọn lọc, tổng hợp các số liệu ghi vào Sổ cái TK 152.Số d, số phát sinh của TK 152 đợc phản ánh 1 dòng trên Bảng cân đối phátsinh để đối chiếu với Sổ tổng hợp chi tiết.

Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Chứng từ-ghi sổ" thì kế toán vật liệu cũngdựa vào số liệu trên chứng từ hoặc Bảng kê chứng từ để lập Chứng từ ghi sổriêng cho nghiệp vụ nhập, riêng cho nghiệp vụ xuất, cuối tháng hoặc định kỳlên sổ Cái và Bảng cân đối phát sinh đối chiếu với kênh hạch toán chi tiết vậtliệu.

Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Nhật ký-chứng từ" thì quy trình hạch toánchi tiết và tổng hợp thờng tiến hành lồng ghép trên một hệ thống sổ để lập báocáo vật liệu đầy đủ Các loại sổ thờng dùng: Sổ chi tiết 331, Nhật ký chứng từsố 1,2,5,7,10, , Bảng kê số 4, 11, Sổ cái TK 152 Căn cứ chứng từ gốc vàchứng từ vật t, Kế toán vật liệu tiếp nhận từ Thủ kho đồng thời ghi số liệu chosổ chi tiết liên quan và các nhật ký, bảng kê, bảng phân bổ để phản ánh vàoNhật ký chứng từ số 7, ghi Sổ cái 152 và kết xuất báo cáo vật liệu.

Quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp thực hiện trên cơ sở phơng phápđối ứng tài khoản, theo nguyên tắc ghi sổ kép, có vai trò nối liền việc lậpchứng từ và việc khái quát hoá tình hình kinh tế bằng báo cáo kế toán

ớc 3: Từ hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp, Kế toán tổng hợp tập hợp

số liệu để lên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Báo cáo tài chính tổng hợp tất cả phần hành trong đơn vị thờng yêu cầu 4báo cáo chính sau:

 Bảng cân đối kế toán.

 Báo cáo kết quả kinh doanh. Báo cáo lu chuyển tiền tệ. Bảng thuyết minh.

Báo cáo quản trị thờng có 4 loại:

 Báo cáo phản ánh tình hình TSCĐ và nguồn vốn sản xuất kinh doanh. Báo cáo phản ánh tình hình chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Báo cáo phản ánh tình hình chi phí và kết quả tiêu thụ.

 Báo cáo phản ánh quỹ xí nghiệp, vốn bằng tiền và tín dụng.

Báo cáo vật liệu thờng gồm: bảng báo cáo thu mua vật liệu, báo cáo tìnhhình nhập-xuất-tồn tất cả các loại vật liệu theo tháng, quý, năm, tuỳ theo yêucầu quản lý trong đơn vị.

Báo cáo kế toán thông qua phơng pháp tổng hợp-cân đối cung cấp nhữngthông tin khái quát, tổng hợp nhất về vốn mà các bớc tổ chức hạch toán trớc đónh chứng từ, tính giá, ghi sổ tài khoản không thể cung cấp đợc Những thôngtin này có ý nghĩa to lớn cho các quyết định quản lý có tính chiến lợc.

Các phơng pháp hạch toán kế toán thể hiện trong tổ chức công tác kế toánở mỗi giai đoạn hạch toán trên không thể tiến hành một cách riêng biệt Dovậy, tổ chức công tác kế toán không thể tách rời 3 giai đoạn hạch toán trongmột chu kỳ kế toán.

Mỗi giai đoạn hạch toán trong phần hành kế toán có vị trí khác nhautrong quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và tạo tiền đề cần thiết để tiếptục thực hiện giai đoạn tiếp sau Quá trình phản ánh của kế toán đợc bắt đầubởi việc lập chứng từ, các thông tin từ chứng từ đợc phản ánh trên các tàikhoản và kết thúc bằng việc tổng hợp trên hệ thống báo biểu kế toán Mỗi bớctrong chu trình kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cần đốiđáp ứng một yêu cầu khác nhau trong quản lý các đối tợng kế toán và đồngthời chúng tạo thành một tổng thể hoàn chỉnh các phơng tiện để kế toán giámđốc và quản lý tài chính.

Khối lợng công tác kế toán phân chia 3 giai đoạn, gắn liền với từng phầnhành kế toán thực hiện thông qua yếu tố con ngời đợc tổ chức thành 1 bộ máykế toán

Tổ chức bộ máy kế toán bao hàm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức laođộng kế toán trong bộ máy

Cũng tuân theo cách phân chia mô hình kế toán của nhiều quốc gia trênthế giới, mô hình tổ chức bộ máy tại các doanh nghệp Việt Nam về cơ bản có3 kiểu tổ chức:

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế

toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạnhạch toán ở mọi phần hành kế toán Trờng hợp đơn vị kế toán có đơnvị trực thuộc thì đơn vị trực thuộc chỉ đợc thực hiện giai đoạn hạchtoán ban đầu theo chế độ báo sổ.

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: bộ máy tổ chức đợc phân

thành cấp kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc Kế toán cơ sở trựcthuộc mở bộ sổ kế toán riêng thực hiện toàn bộ khối lợng công tác kếtoán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báocáo kế toán lên kế toán trung tâm Kế toán trung tâm chỉ là nơi thựchiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập báo cáo tổng thểtoàn đơn vị Đây là mô hình đợc áp dụng phổ biến ở các nớc phát triểntrên thế giới nh Mỹ, Anh, Pháp

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: tổ chức bộ máy theo kiểu

nửa tập trung, nửa phân tán do sự kết hợp đặc trng của cả mô hình kếtoán tập trung và mô hình kế toán phân tán.

Dù vận hành theo mô hình bộ máy kế toán nào đơn vị hạch toán vẫn cầnphải tổ chức lao động kế toán thông qua sự lựa chọn, sắp xếp, phân công conngời tạo mối liên hệ dọc ngang một cách hợp lý trong bộ máy đó.

Dựa trên các nguyên tắc: bất vị thân, bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết

kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác lao động , thứ nhất,tổ chức xây dựng đội

ngũ lao động kế toán với 2 nhiệm vụ là xác định số lợng ngời lao động và chất

lợng chuyên môn gắn với từng phần hành trong công tác kế toán; thứ hai, tổ

chức phân công lao động theo hệ thống quản lý tài chính, theo các phần hànhcông việc nhằm thiết lập mối quan hệ lao động trong bộ máy kế toán.

Trong bộ máy kế toán, mỗi kế toán viên và kế toán tổng hợp đều có chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lợng công tác kế toán đợc giao Kếtoán phần hành có thể chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành hoặc có thể

kiêm nhiệm một số phần hành mà vẫn đảm các nguyên tắc nêu trên Kế toánphần hành quản lý trực tiếp, ghi chép, tổng hợp, phản ánh đối tợng kế toánphần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ tới giai đoạnghi sổ kế toán phần hành và lập báo cáo phần hành đợc giao Kế toán tổng hợpcó nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, tổng hợp tất cả các phần hành,ghi sổ cái và lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo yêu cầu, hoàn tấtmột chu trình kế toán khép kín, bảo đảm tổ chức công tác kế toán hiệu quả

Quan hệ lao động trong bộ máy có thể đợc thể hiện theo một trong bacách tổ chức:

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: kế toán trởng trực tiếp điều

hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhậnlệnh.

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu: hình thành bởi mối

liên hệ trực tiếp nh cách tổ chức trên nhng có tính chất tham mu giữa kế toántrởng và kế toán phần hành.

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: kế toán trởng chỉ đạo kế

toán phần hành thông qua các trởng phòng (ban) kế toán.

Mô hình kế toán trực tuyến và chức năng đợc xem là phổ biến ở các nớctrên thế giới hơn cả Còn ở Việt Nam, do tổ chức kế toán tập trung lại mangnhiều tính chất chỉ đạo, quy mô vốn không lớn nên mô hình trực tuyến ápdụng tơng đối rộng rãi tại các doanh nghiệp.

Nh vậy, trong một đơn vị hạch toán, tổ chức tốt công tác kế toán luôn điliền với tổ chức tốt bộ sổ kế toán và tổ chức tốt bộ máy kế toán.

Phần II

Thực trạng tổ chức công tác kế toántại Xí nghiệp Dợc phẩm 120

So sánh với lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đã trìnhbày ở phần I, thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 có gìgiống và khác? Muốn vậy, trớc hết cần phải nắm bắt đợc những đặc điểm cơbản nhất về Xí nghiệp, bắt đầu từ quá trình hình thành phát triển cho đến cáchthức tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Xí nghiệp.

Xí nghiệp Dợc phẩm 120 là một đơn vị kinh tế quốc phòng thuộc ngànhHậu cần quân đội, trực thuộc Tổng Công ty Dợc phẩm và trang thiết bị y tếquân đội Xí nghiệp đợc thành lập vào ngày 1/5/1973 theo Quyết định số 100/QĐ-CQY ngày 15 tháng 4 năm 1973 của Cục Quân y với tên gọi ban đầu là X-ởng XY2.

Trải qua gần 30 năm xây dựng và trởng thành, cùng với nhiều biến độngcủa xã hội từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ, công nhân viên củaXí nghiệp đã không ngừng phấn đấu vơn lên, lao động hết mình để duy trì hoạtđộng sản xuất các loại thuốc chữa bệnh phục vụ quân đội và nhân dân cả nớc.Với sự năng động và sáng tạo của mình, Xí nghiệp đã phát triển lớn mạnh vềmọi mặt cả chiều rộng lẫn chiều sâu.

Trong những năm kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, nhiệm vụ chính củađơn vị là nhanh chóng củng cố lực lợng, bắt tay vào sản xuất các loại thuốcphục vụ chiến trờng Xởng XY2 đã góp phần không nhỏ làm nên những thắnglợi vẻ vang của quân đội Từ sau giải phóng đến năm 1981, sản phẩm của X-ởng chủ yếu vẫn là các loại thuốc phục vụ đơn vị, bệnh viện trong quân đội dớisự chỉ đạo và cung cấp vật liệu của Cục Quân y.

Tháng 7/1981, Đảng uỷ Cục Quân y quyết định đổi tên Xởng XY2 thànhXí nghiệp Dợc phẩm 120 Ngày 7/5/1992, theo Quyết định 338/HĐBT, Xínghiệp chính thức đợc công nhận là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độclập theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc.

Là một doanh nghiệp ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam mới xoábỏ cơ chế bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trờng Xí nghiệp Dợc phẩm 120đang phải đơng đầu với những khó khăn không nhỏ về vật chất lẫn những tácđộng xấu của quy luật cạnh tranh gay gắt Nhng, với ý chí quyết tâm của mình,lãnh đạo Xí nghiệp cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã mạnh dạn cải tiếnkỹ thuật công nghệ, đầu t trang thiết bị kỹ thuật, nghiên cứu tạo ra những loạithuốc có đủ sức cạnh tranh đáp ứng yêu cầu khám chữa bệnh trong cả nớc Vìvậy, kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp ngày càng tăng cao, sản phẩmcủa Xí nghiệp ngày càng có uy tín trên thị trờng.

Do những thành tích đáng kể, năm 1995, Xí nghiệp đợc tặng danh hiệuAnh hùng Lực lợng vũ trang nhân dân với:

 Tên giao dịch: Xí nghiệp Dợc phẩm 120  Tên viết tắt: XNDP 120

 Trụ sở chính: số 8 Tăng Bạt Hổ - Hà Nội

Hiện nay, đội ngũ lao động của Xí nghiệp gồm 230 ngời, trong đó có 35lao động gián tiếp Nhờ có dây chuyền sản xuất hiện đại, máy móc đạt tiêuchuẩn kỹ thuật trong nớc và quốc tế, mỗi năm sản lợng của Xí nghiệp tăngthêm 1 tỷ thuốc viên, hơn 500 triệu thuốc tiêm Xí nghiệp cũng đang áp dụngchế độ tiền lơng mới để bảo đảm cải thiện và nâng cao đời sống ngời lao động.Với những thành tựu đã đạt đợc, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 ngày nay đợc đánhgiá là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả Sự hiệu quả này cònđợc thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế tổng hợp dới đây:

Bảng 1:Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh qua các năm

Xí nghiệp không chỉ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nớc, hoànthành kế hoạch sản xuất cấp trên giao mà còn tạo thêm nhiều công ăn, việclàm, nâng cao đời sống, phúc lợi và nhiều chế độ khác cho ngời lao động

Tóm lại, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cùng với sự nỗ lực phát triển liên tục

trong suốt mấy chục năm qua đã và đang khẳng định vai trò quan trọng củamình trong hệ thống ngành Công nghiệp Dợc ở Việt Nam cũng nh tính đúngđắn và năng động sáng tạo của đội ngũ lãnh đạo, của toàn thể cán bộ côngnhân viên trong Xí nghiệp từ khi ra đời cho đến nay.

Vừa là một doanh nghiệp trong đội hình thống nhất của Tổng Công tyvừa là Viện bào chế độc lập, có nhiệm vụ bào chế thuốc ở quy mô côngnghiệp, sản phẩm chính của Xí nghiệp là những hàng hoá đặc biệt, liên quantrực tiếp tới hiệu lực của công tác điều trị, phòng bệnh; tới sinh mạng và sứckhoẻ của con ngời Xí nghiệp phải trực tiếp tổ chức triển khai quản lý kỹ thuậtbào chế, quản lý chất lợng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về chất lợng sảnphẩm của mình Do những đặc thù nh vậy, Xí nghiệp vừa phải chấp hànhnghiêm chỉnh nguyên tắc tổ chức sản xuất kinh doanh, nguyên tắc hạch toánvừa phải chấp hành triệt để các quy định rất chặt chẽ về mặt chuyên ngành,nhất là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.

Sản phẩm của Xí nghiệp đợc kết tinh dới hai dạng chủ yếu là thuốc viên(dạng viên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dới dạng ống Do tính chất sảnphẩm kích thớc nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tơng đối ngắn nên quytrình sản xuất tại các phân xởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mớiquay sang sản xuất mặt hàng tiếp theo.

Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên quy trình sảnxuất chúng hoàn toàn khác biệt.

Cắt ống

Rửa ống

Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dợc, việc đóng gói bao bì vôcùng quan trọng bởi nó ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng, thời gian bảo quản,mẫu mã sản phẩm, do đó, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thực hiện một quy trìnhsản xuất bao bì riêng Các hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt đợc in ấn cácnội dung cần thiết của từng loại sản phẩm theo quy định và tiêu chuẩn củangành Dợc, rồi đóng và dán, chuyển sang nơi sản xuất thuốc để đóng gói khihoàn thành sản phẩm.

Với quy trình sản xuất nh trên, để bảo đảm chất lợng và an toàn cho hàngchục triệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ởcác dạng khác cung cấp hàng năm cho nhu cầu điều trị chữa bệnh, Xí nghiệpDợc phẩm 120 phải tiến hành công tác tổ chức sản xuất chặt chẽ, theo nhữngquy chế phức tạp ở mọi cấp độ, phù hợp tiêu chuẩn Ngành, tiêu chuẩn Quốc tếvà tiêu chuẩn Xí nghiệp Theo đó, tổ chức sản xuất có thể thực hiện theo kếhoạch hoặc theo hợp đồng.

Việc tổ chức sản xuất đợc tiến hành tại 3 phân xởng chính:

 Phân xởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dới dạng

viên nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiệnnay, phân xởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuấtviên nén và dây chuyền đóng nang (viên con nhộng).

 Phân xởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dới dạng dung

dịch Sản phẩm của phân xởng này đợc đóng gói theo thể thức 1kg xSát hạt

Sấy khô

Đóng nang

ép vỉ

dây chuyền sản xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây

chuyền ống 2ml, 5ml và 10ml.

 Phân xởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao

bì trớc khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa tông.

cát-Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xởng lại đợc tổ chứcthành các tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng Phân xởng thuốc viêngồm: tổ pha chế, tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm Phân xởng thuốctiêm gồm: tổ pha chế, tổ đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm.

Các thành viên trong phân xởng gồm có:

 Quản đốc: là ngời đứng đầu phân xởng, có trách nhiệm điều hành và

quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xởng.

Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc,tiếp nhận chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch vàtập hợp chứng từ xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính.

 Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi

quá trình làm việc của công nhân đồng thời là ngời giúp việc cho quảnđốc, đặc biệt trong công việc quản lý tài sản trong phân xởng.

 Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hớng dẫn quy trình sản xuất

thành phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xởng theo yêu cầu củaphòng Kỹ thuật.

Kỹ thuật viên cũng là ngời tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xácnhận tiêu chuẩn kỹ thuật của vật t, sản phẩm, hàng hoá

 Công nhân: là những ngời lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là

một mắt xích trong cả một dây chuyền công nghệ khép kín

Công nhân là đối tợng trực tiếp để hình thành chứng từ lao động vàtiền lơng, phục vụ yêu cầu công tác quản lý và công tác kế toán tiền lơng.Hiện tại, hai phân xởng thuốc viên và thuốc tiêm đều đang đợc đầu t, cảitạo, nâng cấp dây chuyền sản xuất, trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máyđóng hàn tự động, máy bao phim và nhiều máy móc khác phục vụ sản xuất.Trong thời gian tới, Xí nghiệp sẽ cố gắng nhập thêm các máy móc hiện đại từcác nớc phơng Tây, nâng cấp các phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm nhằm nângcao chất lợng sản phẩm.

Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tốt và hiệu quả, Xí nghiệpphải tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp Sự phù hợp này không chỉ vềthực tiễn công tác kinh doanh, công tác kế hoạch, công tác quản lý tài chính mà còn về quy chế, yêu cầu và nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng Trên cơ sở hệthống tổ chức sản xuất đặc thù với quy trình sản xuất hàng loạt dới hai dạngsản phẩm chủ yếu, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 tổ chức quản lý theo mô hình trựctuyến chức năng, bộ máy quản lý với quy mô nhỏ, tơng đối gọn nhẹ

Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 7phòng ban.

Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy quản lý

 Giám đốc: ngời có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp về toàn bộ

hoạt động quản lý tài sản, nguồn vốn và tiến trình hoạt động trong đơnvị.

Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng không chỉ đối với côngtác lập và luân chuyển chứng từ mà còn đối với những biến động tìnhhình tài chính trong Xí nghiệp thông qua ký duyệt, đóng dấu.

PhòngkiểmnghiệmBan

thị ờng

Phòngkỹthuật

 Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí

nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừacó quyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất.

Phó giám đốc trong một số trờng hợp có toàn quyền quyết định phêchuẩn việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệtchứng từ vật t (sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất vàrút ngắn chu kỳ tuần hoàn vốn

 Phòng Hành chính: đợc thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí

nghiệp trong công tác hành chính hậu cần nh văn th, lễ tân, tiếp kháchlàm việc, công vụ, công tác y tế bảo vệ.

Các thành viên trong phòng đều có nghĩa vụ bảo vệ, quản lý tài sảncủa phòng cũng nh nơi tiếp khách Họ là những ngời có vai trò mở đầucho một quá trình hình thành luân chuyển các chứng từ với t cách là chủthể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác hànhchính Họ cũng là ngời trực tiếp lập 1 số chứng từ gốc nh: Giấy đề nghịtạm ứng, và tham gia vào quá trình luân chuyển chứng từ đó từ giámđốc đến Kế toán phần hành và Thủ quỹ, Thủ kho.

 Phòng Kế hoạch tổng hợp: có nhiệm vụ khai thác các nguồn thu mua

vật t cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên các chỉ tiêu ợc giao và hợp đồng với khách hàng, tham mu trong xây dựng định h-ớng phát triển ngắn hạn và dài hạn.

đ-Phòng có vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quanđến vật t, kế hoạch sản xuất và luân chuyển những chứng từ này đếnngời có nhu cầu, có trách nhiệm sản xuất Phòng tổ chức lập và luânchuyển chứng từ theo quy định và phản ánh chính xác tình hình thựctế, góp phần lành mạnh hóa công tác quản lý tài chính

 Ban Thị trờng: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo

tiếp thị, quan hệ ngoại giao mở rộng thị trờng

Tại các Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm thuộc sự quản lý của Ban thịtrờng có vai trò khá quan trọng trong hình thành một số chứng từ liên

quan tiêu thụ phục vụ công tác thanh toán ngay, từ đó thông qua banThị trờng chuyển chứng từ đến phòng Tài chính để theo dõi tình hìnhtiêu thụ và quản lý tài chính.

 Phòng Tài chính: có nhiệm vụ quản lý tiền vốn của Xí nghiệp, kiểm

tra, theo dõi việc chi tiêu, thực hiện thống kê, hạch toán, phân tíchhoạt động tài chính phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh, thựchiện thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh quyết toán trích nộpNgân sách, đồng thời tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực kinhdoanh.

Phòng Tài chính vừa là nơi lập các chứng từ thu-chi tài chính hoặctiếp nhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị,rồi luân chuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cảchứng từ để tiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lu trữ nhằm theodõi, tổng hợp và kiểm tra tình hình tài chính.

 Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân

tích chất lợng nguyên vật liệu trớc khi sản xuất, bán thành phẩm vàthành phẩm sau khi sản xuất

Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thànhtrọn bộ chứng từ cho một đối tợng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằngcách lập và xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lợng, tạo điềukiện cho công tác luân chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợplệ.

 Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức

nghiên cứu chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sảnxuất, đồng thời hớng dẫn xây dựng cũng nh theo dõi toàn bộ quy trìnhsản xuất sản phẩm.

Công tác quản lý tài chính đợc phòng thực hiện gián tiếp thông quatổ chức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầura của quy trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêuthụ của đơn vị

 Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn

thanh niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, vănhoá văn nghệ trong toàn Xí nghiệp

Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyềnhạn và nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lýthu-chi tài chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho cácchứng từ đã lập và luân chuyển đến phòng Tài chính.

Nh vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng

nhng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dới, bảođảm tính liên tục, phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừabảo đảm nguyên tắc "bất kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực,vật lực Với mô hình quản lý trực tuyến chức năng nh trên, các phòng ban chứcnăng có nhiệm vụ tham mu cho ban lãnh đạo về vấn đề chức năng nhiệm vụ vàtổ chức, theo dõi hoạt động sản xuất tại phân xởng nhng không có quyền ralệnh cho các phân xởng Tất cả hoạt động đợc thực hiện theo lệnh của giámđốc Xí nghiệp và chỉ tiêu của Cơ quan cấp trên

Qua mấy nét khái quát về Xí nghiệp Dợc phẩm 120 nêu trên, có thể nói,để cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý và sản xuất trong suốt mấychục năm hình thành và phát triển, tổ chức kế toán của Xí nghiệp đã phải córất nhiều đổi mới và hoàn thiện về mọi mặt.

Trên cơ sở áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 và các Thông t sửa đổi của Bộ Tài chính, Xí nghiệp Dợcphẩm 120 đã có rất nhiều cố gắng trong nhiệm vụ hoàn thiện hệ thống chứngtừ, tài khoản, sổ sách và báo cáo cho phù hợp với yêu cầu quản lý đổi mới tấtyếu hiện nay.

Tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp đợc thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổchức bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán Trong

đó, hệ thống sổ tài khoản và tổ chức lao động kế toán thích hợp chính là phơngtiện và con ngời để hoàn thiện khối lợng công tác kế toán.

Hiện nay, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang sử dụng một máy vi tính tạiphòng Tài chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán với phần mềm kế toánứng dụng: BSC - EFFECT Đây là phần mềm mà danh mục và kết cấu hệthống chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo kế toán đợc thể hiện trên máy theotừng phần hành, trong đó ngời làm kế toán bằng máy tính có thể xem, sửa, intheo các tiêu chí mà máy có nh: mã chứng từ, thời gian phát sinh chứng từ,nhóm chứng từ, loại sổ tổng hợp hay chi tiết, báo cáo tổng thể hay bộ phận.Đây là những tính năng vợt trội so với kế toán thủ công

Phần mềm này có thể tiến hành tự động hoá từng phần hành cũng nh kếtxuất báo cáo theo bất kỳ hình thức tổ chức sổ nào vào thời điểm nào, tuynhiên, để phù hợp với hình thức "Chứng từ-ghi sổ" mà Xí nghiệp đã đăng kývới Bộ Tài chính, phần mềm đã đợc thiết kế phục vụ chủ yếu cho hình thứcnày và phù hợp quy trình chung của cách tổ chức sổ theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ" Sổ sách và báo cáo đợc thiết kế và hoàn thiện tự động trên máy, sau đóin ra giấy.

Sơ đồ 8: Trình tự kế toán máy tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp đợc chia thành các phần hành,mỗi phần hành cụ thể hoá khối lợng công tác kế toán cho một đối tợng cụ thể.Hiện tại, kế toán Xí nghiệp có các phần hành sau:

 Kế toán tài sản cố định Kế toán vật t

Chứng từ

Xử lý chứng từ

Các phần hànhSổ tổng hợp Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ

Báo cáoBáo cáo

 Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội Kế toán thanh toán

 Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp

Phần mềm trên máy tính cũng đợc thiết kế các phần hành tơng ứng đểphù hợp với công tác kế toán của Xí nghiệp Mặc dù vậy, muốn tổ chức phầnlớn công tác kế toán trên máy trớc hết vẫn phải tổ chức sao cho phù hợp vớiđặc điểm đối tợng đợc tổ chức và yêu cầu của quản lý đối với nhiệm vụ của tổchức.

Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc tân dợc có đặc tính đặc biệt, cóảnh hởng trực tiếp đến đời sống, sức khoẻ của con ngời, giá bán lại ít biếnđộng trên thị trờng Do vậy, số lợng, chất lợng của yếu tố đầu vào cũng nh yếutố đầu ra của Xí nghiệp đòi hỏi có công tác kế toán và kiểm tra kế toán khoahọc, chính xác để ổn định giá cả sản phẩm, giữ vững uy tín của đơn vị, củaTổng Công ty và ngành Công nghiệp Dợc.

Ví dụ với phần hành kế toán vật liệu, kế toán viên không những có

chuyên môn về nghiệp vụ kế toán mà còn phải có kiến thức căn bản về các loạivật liệu Vật liệu sản xuất tân dợc phải bảo đảm đúng yêu cầu, tiêu chuẩn về sốlợng, chủng loại, chất lợng và đặc biệt là hàm lợng và thời hạn sử dụng Muốnvậy, vật liệu trớc mua về trớc khi sản xuất cũng nh khi sản xuất, Xí nghiệpluôn phải có sự kiểm tra, theo dõi, kiểm định thật chính xác về tất cả các yêucầu, tiêu chuẩn này của từng loại vật liệu.

Hiện nay, vật liệu dùng cho sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu mua ngoài,các loại hoá chất phần lớn là hàng ngoại nhập mua của các Công ty Dợc phẩmđã đợc Bộ Y tế và Bộ Thơng mại kiểm duyệt cấp giấy phép nh: Công ty Dợcphẩm TWII, Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội , còn các loại phụ giakhác mua của các Công ty có uy tín trong nớc

Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu gồm vốn Ngân sách quốc phòng cấp,vốn tự có và vốn vay của ngân hàng.

Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp là thiết kế khối lợng công tác kếtoán theo 3 giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên

hệ thống chứng từ, giai đoạn ghi sổ tài khoản và giai đoạn lập báo cáo kế toán.Quy trình đợc bắt đầu từ lập chứng từ gốc và luân chuyển chứng từ giữa cácphòng (ban), cập nhật số liệu trên chứng từ vào máy, sau khi thực hiện các búttoán định khoản, kết chuyển và phân bổ trên máy, máy tính sẽ tự động kết xuấtcác Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và báo cáo kế toán theo yêu cầu Nhìn chung, chutrình kế toán trên máy nh sau:

Chứng từ Tính giá Đối ứng tài khoản Tổng hợp-cân đối

Tổ chức công tác kế toán theo các bớc cụ thể sau:

Buớc 1:Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu:

 Tổ chức phân loại và đánh giá đối tợng hạch toán:

Đối với mỗi đối tợng hạch toán có các cách phân loại khác nhau tuỳ theoyêu cầu sử dụng và quản lý Tài sản cố định đợc phân loại theo từng phân x-ởng, từng tổ sản xuất ; thành phẩm đợc phân loại theo công dụng và hình tháivật chất; các nghiệp vụ thanh toán đợc phân loại theo hình thức thanh toán làtiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng hay trả chậm Riêng vật liệu của Xí nghiệpchủng loại nhiều, thành phần phong phú, lại có thêm nhiều chất phụ gia khác,tính chất lý hoá rất khác nhau, do đó việc phân loại vật liệu tại Xí nghiệp đợctiến hành dựa trên tính chất và vai trò từng loại vật liệu trong quá trình sảnxuất Dựa vào tiêu thức này, vật liệu của Xí nghiệp đợc phân chia làm 5 loại:

Vật liệu chính: gồm những loại hoá chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

là các loại thuốc phòng chữa bệnh nh: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin,Novocain, Lidocain

Vật liệu phụ: các loại phụ gia kết hợp vật liệu chính chế tạo ra sản phẩm

hoàn chỉnh gồm: bột sắn, bột tal, bột rắc chân, các loại dung dịch Axid

Nhiên liệu: que hàn, xăng, dầu

Phụ tùng thay thế: gồm các loại nh cầu dao điện, dây coroa, vòng bi Bao bì đóng gói: đợc xếp vào 1 trong 5 loại vật liệu cơ bản tham gia vào

quá trình sản xuất sản phẩm bởi nó việc sản xuất bao bì đóng gói chiếm mộtphần khá quan trọng khi mà một hộp thuốc có thể có tới 3, 4 lần bao bì, ví dụ

khá lớn bởi không những gồm chi phí sản xuất, chí phí đóng gói mà còn chiphí in ấn, thiết kế mẫu mã.

Ngoài ra, để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán theodõi vật liệu, các loại vật liệu đợc dự trữ, bảo quản tại 2 kho vật liệu:

Kho A: chứa các hoá chất và các loại tá dợc khác Kho có 2 gian: 1 gian

để các loại hoá chất độc, 1 gian để các loại hoá chất thông thờng và tá dợckhác.

Kho B: kho chứa các bao bì đóng gói và phụ tùng thay thế.

Tại các kho, vật liệu đợc bố trí, sắp xếp ngăn nắp, bảo quản theo đúngyêu cầu về điều kiện nhiệt độ, ánh sáng, môi trờng bảo đảm vật liệu giữnguyên phẩm chất khi xuất kho đa vào sản xuất.

Tổ chức tính giá ở Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thờng tiến hành chủ yếu đốivới vật liệu đầu vào và thành phẩm hoàn thành Các nghiệp vụ nhập, xuất vậtliệu diễn ra thờng xuyên, biến động không lớn nên Xí nghiệp sử dụng phơngpháp kê khai thờng xuyên và giá vốn thực tế để hạch toán hàng tồn kho Việctính giá này đợc thực hiện trên máy dựa vào sự hỗ trợ của phần mềm Excel.

Giá thực tế của vật liệu nhập kho của Xí nghiệp đợc xác định chủ yếu dựavào giá mua thực tế vật liệu mua ngoài Chí phí vận chuyển do đơn vị bánchịu và nó đợc tính luôn vào giá của vật liệu mua về.

Theo Hóa đơn GTGT ngày 10/5/2001, Xí nghiệp mua của Công ty Dợcphẩm thiết bị y tế Hà Nội 150 kg hoá chất Erythromycin, giá mua ghi trên hoáđơn là 850.000 đồng/1 kg, thuế suất GTGT 5%.

Theo hoá đơn trên trên, 850.000 đồng chính là đơn giá thực tế của vật liệumua về và 850.000 đ/1 kg x 150 kg là giá thực tế của vật liệu nhập kho, và đócũng là giá trị để ghi vào sổ kế toán vật liệu.

Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho: đơn giá bình quân thực tế của vậtliệu đợc tính mỗi khi có hàng nhập vào kho mỗi tháng và giá này sẽ đợc dùngđể tính giá trị hàng xuất cho tới khi có đợt nhập hàng mới thì tính lại giá bìnhquân mới Đây là phơng pháp sử dụng giá bình quân gia quyền với đơn giábình quân là đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập.