Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ.DOC

Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ

Lời mở đầu Là phân hệ thông tin hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cung cấp thông tin hữu ích tình hình tài đơn vị hạch toán thông qua hệ thống ghi chép, tổng hợp chứng từ, sổ tài khoản biểu mẫu báo cáo nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Trên sở tìm hiểu tổ chức kế toán thực tế hoạt động Xí nghiệp Dợc phẩm 120, em đà chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập môn học hạch toán kế toán là: "Hoàn thiện tổ chức kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kết hợp phân tích để đề xuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán đơn vị Với mục đích kết hợp lý ln vµ thùc tiƠn, cđng cè vµ vËn dơng kiến thức đà học, đa phân tích cụ thể kiến nghị cho đơn vị, viết em, Lời mở đầu Kết luận, gồm phÇn chÝnh: PhÇn I: Lý ln chung tỉ chøc kÕ toán doanh nghiệp Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 Phần III: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120 Với yêu cầu nghiên cứu thực tế phạm vi môn học hạch toán kế toán, em đà sử dụng kết hợp phơng pháp chung: phơng pháp nghiên cứu quan hệ biện chứng kế toán với phận quản lý phần hành kế toán với số phơng pháp riêng nh: mô tả phân tích, sơ đồ bảng biểu để minh hoạ hoàn thiện Chuyên đề thực tập Phần I: Lý luận chung vỊ tỉ chøc kÕ to¸n doanh nghiƯp HƯ thống kế toán đợc xem nh hệ thống thông tin dùng để đo lờng, xử lý truyền đạt thông tin tài đơn vị kinh tế Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh hoạt động quản lý Hệ thống kế toán doanh Hoạt Ra nghiệp động kinh định - Quan sát doanh quản - Phản ánh lý - Xử lý - Tổng hợp doanh - Phân loại - Trình bày nghiệp Kế toán đợc coi nh hoạt động dịch vụ, nối hoạt động kinh doanh ngời làm định Thứ nhất, kế toán đo lờng hoạt động kinh doanh cách phản ánh, ghi chép liệu Thứ hai, qua xử lý phân loại xếp liệu trở thành thông tin hữu ích Thứ ba, thông tin đợc tổng hợp, truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến ngời định Ngời ta nói rằng, kiện hoạt động kinh doanh đầu vào hệ thống kế toán thông tin hữu ích cho ngời làm định đầu đà đợc hệ thống kế toán xử lý cung cấp Trong vài năm trở lại đây, xu quốc tế hoá, toàn cầu hoá diễn mạnh mẽ mạnh mẽ sâu rộng Thế kỷ 21 Hội nhập với quốc tế tảng quan hệ song phơng đa phơng yêu cầu xu hớng tất yếu quốc gia Trớc xu đó, hệ thống kế toán Việt Nam bớc đợc cải cách hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu chế kinh tế kinh tế mở, phù hợp thông lệ Chuẩn mực quốc tế Trải qua năm thực Chơng trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm 1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đà có phát triển đáng khích lệ việc tiếp cận hình thành nguyên tắc kế toán đại kinh tế thị trờng, bớc tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán môi trêng chung cđa th«ng lƯ qc tÕ HƯ thèng Chn mực Kế toán quốc gia đà bắt đầu đợc tạo lập, tạo môi trờng tin cậy cho đầu t kinh doanh sở chia sẻ kinh nghiệm với bạn bè quốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ Chuẩn mực quốc tế kế toán kiểm toán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, với lực quản lý tài Việt Nam Bên cạnh đó, kinh tế thị trờng, đứng trớc nhu cầu cạnh tranh xu hội nhập, doanh nghiệp ngày đề cao vai trò kế toán việc cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên doanh nghiệp họ cần số liệu chi tiết kế toán nh trớc mà thế, họ cần kế toán ngôn ngữ mình, thể cách xác mục tiêu doanh nghiệp thông qua dự toán, giúp họ kiểm soát trình thực mục tiêu định quản lý Chính vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quản trị đời với t cách nhánh thứ hai hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất thông tin kế toán đà đợc đo lờng, xử lý truyền đạt để sử dụng việc quản trị nội đơn vị Hiện nay, giới, kế toán quản trị thực trở thành công cụ đắc lực có hiệu giúp nhà quản lý việc định quản lý Việt Nam, Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ Tài khắc phục đợc hạn chế hệ thống Kế toán Việt Nam trớc nhng cha đề cập sâu đến kế toán quản trị, hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam đợc bớc soạn thảo công bố, đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hớng dẫn cụ thể kế toán quản trị Việt Nam nhu cầu thiết góp phần xây dựng hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam Kế toán đợc hiểu nghề quản lý hay môn Hạch toán tác nghiệp với bớc kỹ thuật chuyên sâu trình từ ghi chép, xử lý phân tích nghiệp vụ kinh tế chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán khoá sổ Sự thống bớc nh quan hệ chúng đợc thể thông qua nguyên lý chung tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán xây dựng mối liên hệ yếu tố cấu thành chất hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán tổng hợp-cân ®èi th«ng qua tỉ chøc hƯ thèng ghi chÐp cđa kế toán chứng từ, sổ tài khoản báo cáo kế toán cho mục đích quản lý Trên sở đối tợng nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ chức hạch toán kÕ to¸n bao gåm:  Tỉ chøc bé sỉ kÕ toán Tổ chức công tác kế toán Tổ chức máy kế toán Mỗi tổ chức chứa đựng yếu tố hệ thống hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối công việc tách rời tổ chức hạch to¸n kÕ to¸n Bëi vËy, tỉ chøc sỉ kÕ to¸n điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lợng công tác kế toán sở để xây dựng máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công tác kế toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý đơn vị Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất thiết kế khối lợng công tác hạch toán hệ thống sổ tài khoản theo quy tắc định sở chứng từ kế toán nhằm mục đích lập báo cáo kế toán Sổ tài khoản phơng tiện vật chất để thực công t¸c kÕ to¸n Néi dung tỉ chøc sỉ kÕ to¸n: Xây dựng hệ thống loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ số lợng sổ loại Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu sổ tài khoản loại Xây dựng quy trình hạch toán sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung Xây dựng mô hình ghi chép hệ thống sổ hay gọi hình thức tổ chức sổ kế toán Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán dần đợc phát triển hoàn thiện theo yêu cầu công tác quản lý công tác kế toán kinh tế cạnh tranh Trong thực tế, nhiều nớc giới ®ang cã xu híng sư dïng nhÊt h×nh thøc tỉ chøc sỉ cho c¸c doanh nghiƯp Kh¸c víi Mỹ chủ yếu áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, ë ViƯt Nam hiƯn cã h×nh thøc phỉ biÕn:  H×nh thøc NhËt ký chung  H×nh thức Nhật ký - Sổ Hình thức Chứng tõ - Ghi sỉ  H×nh thøc NhËt ký - Chứng từ Hình thức Nhật ký-Sổ đợc ¸p dơng tÝnh chÊt cång kỊnh, më réng chiỊu ngang sổ, sổ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sử dụng tài khoản lao động kế toán, trình độ quản lý lao động kế toán thấp Hệ thống sổ sách kế toán phải đợc thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản sổ sách kế toán phơng tiện vật chất phản ánh, thể tài khoản nội dung phản ánh tài khoản Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản phản ánh (bằng phơng pháp đối ứng tài khoản) đợc nội dung kinh tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh đà đợc phân loại, tập hợp Dựa vào đặc điểm vốn quy mô nghiệp vụ mình, đơn vị hạch toán tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức sổ kế toán thống thích hợp, tổ chức công tác kế toán theo hình thức sổ đà áp dụng Khối lợng tổ chức công tác hạch toán kế toán đơn vị hạch toán đợc quy định Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nớc ban hành theo Quyết định 25-HĐBT ngày 18/3/1989 Khối lợng công tác kế toán trớc hết đợc nhìn nhận theo giai đoạn trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu hệ thống chứng từ; giai đoạn hệ thống hoá, phân loại cho chứng từ sổ kế toán đà thiết kế; giai đoạn xử lý chọn lọc để lập báo cáo kế toán Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu quản lý, khối lợng công tác kế toán bao gồm khối lợng hạch toán tổng hợp cho đối tợng hạch toán chi tiết cho số đối tợng Ngoài ra, khối lợng công tác kế toán đợc tổ chức hai hệ thống kế toán tài kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ chủ thể bên mà bên nội đơn vị Công tác kế toán phổ biến đợc tổ chức theo phần việc riêng gọi phần hành kế toán Phần hành kế toán khối lợng công tác kế toán gắn với đối tợng cụ thể hạch toán kế toán nh: vốn tiền, tài sản cố định, vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất tính giá thành, tiêu thụ kết tiêu thụ Từ đó, phần hành lại đợc phân chia logic từ tiền quỹ đến tiền gửi ngân hàng tiền chuyển; từ xây dựng đến mua sắm lý hay nhợng bán tài sản cố định; từ thu mua đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho loại hoạt động đến chi phí chung phân bổ cho loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá, xác định phân phối lợi nhuận; Trong phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín quy trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản kết thúc giai đoạn lập báo cáo kế toán Và đó, tiến hành hạch toán chi tiết, tổng hợp cho đối tợng phần hành Do vậy, tổ chức công tác kế toán xây dựng hệ thống tiêu thông tin theo phần hành thông qua việc thiết kế khối lợng công tác kế toán theo giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu cầu quản lý bên hay bên Theo đó, phơng pháp hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với giai đoạn hạch toán chu trình khép kín mối quan hệ phơng pháp đợc cụ thể hoá thích hợp với phần hành cụ thể: Phơng pháp chứng từ biểu thực tế thông qua hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ phần hành Phơng pháp tính giá biểu qua cách thức xác định giá thành thực tế khoản mục chi phí phần hành Phơng pháp đối ứng tài khoản đợc biểu qua quan hệ đối ứng kế toán cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp phần hành Phơng pháp tổng hợp-cân đối biểu thông qua hệ hệ thống báo biểu kế toán kế toán tài kế toán quản trị Có thể nói, trình tự kế toán phần hành đợc lập tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tợng hạch toán luân chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản kết thúc lập báo cáo kế toán phân tích Đồng thời, phần hành nằm chu kỳ kế toán đơn vị, quan hệ chặt chẽ với tạo nên báo cáo tổng thể công tác kế toán đơn vị Tổ chức công tác kế toán phần hành cho công việc cụ thể phần hành đó, trớc hết phải nắm bắt đợc đặc điểm đối tợng tổ chức hạch toán yêu cầu quản lý công tác hạch toán đối tợng đó, từ xác định nhiệm vụ tổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo cáo Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trớc hết phải tìm hiểu đặc điểm đối tợng hạch toán vật liệu yêu cầu quản lý tổ chức kế toán vật liệu, từ xác định nhiệm vụ tổ chức Vật liệu đối tợng lao động đà qua tác động lao động ngời, đợc đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thể sản phẩm Trong trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất giá trị vật liệu đợc chu chuyển lần hoàn toàn vào giá trị sản phẩm tạo Chất lợng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm sản xuất Chi phí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn toàn chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm Do ®ã, viƯc tiÕt kiƯm chi phÝ vËt liƯu mµ vÉn bảo đảm chất lợng cung cấp kịp thời, đầy đủ đòi hỏi cho nhà doanh nghiệp bắt đầu chu kỳ sản xuất kinh doanh Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu mặt số lợng, chất lợng giá chi phí thu mua Quản lý vật liệu yếu tố khách quan sản xuất xà hội Trong điều kiện ngày nay, sản xuất ngày mở rộng chiều rộng lẫn chiều sâu việc sử dụng vật liệu cách tiết kiệm, hợp lý có kế hoạch ngày đợc coi trọng Công tác quản lý vật liệu đà trở thành yêu cầu phơng thức kinh doanh kinh tế thị trờng với cạnh tranh gay g¾t nh»m híng tíi hao phÝ vËt t Ýt nhÊt hiệu kinh tế cao Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp thông tin số lợng, chủng loại, chất lợng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn nh định mức tiêu hao định mức dự trữ tất khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại đánh giá thống loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phơng pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật liệu báo cáo phận báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý Nếu nh tổ chức công tác kế toán thiết kế khối lợng công tác kế toán hệ thống loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp báo cáo kế toán tổ chức công tác kế toán vật liệu thiết kế khối lợng công tác kế toán phần hành vật liệu hệ hệ thống chứng từ, sổ sách báo cáo sử dụng cho phần hành kế toán vật liệu Trên sở đối tợng nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm bớc sau: Bớc 1: Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu bao gồm việc kết hợp tổ chức chứng từ tính giá Do chu kỳ sản xuất nối tiếp nhau, phần hành có ®an xen chu kú ®ã nªn ®èi víi mét số phần hành việc tổ chức đánh giá cho đối t ợng hạch toán thờng đợc thực trớc song song với tổ chức chứng từ cho đối tợng đó, nhng số phần hành khác việc tính giá phải dựa vào công tác ghi sổ tài khoản phần hành trớc thực đợc VÝ dơ: Tỉ chøc tÝnh gi¸ cho vËt liƯu xt kho đợc thực trớc tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho trị giá vốn vật liệu xuất đợc xác định sau lần phát sinh nghiệp vụ nhng tính giá sau lập chứng từ, mà giá trị xuất thực tế xác định đợc kết thúc kỳ hạch toán Tổ chức phân loại đánh giá cho đối tợng: Dựa tiêu chí định yêu cầu quản lý nh đặc thù riêng đơn vị hạch toán, tổ chức phân loại cho đối tợng Việc phân loại thích hợp tạo thuận lợi cho công tác kế toán công tác quản lý Tổ chức đánh giá cho loại đối tợng đà phân loại nhằm xác định giá trị hạch toán vào chứng từ, sổ sách cách phù hợp, xác, thống có hệ thống Trên sở đó, tiến hành so sánh, đối chiếu loại với với tiêu tổng hợp loại đối tợng Tổ chức tính giá tiến hành theo nhiều phơng pháp khác tuỳ theo đối tợng tính giá đặc điểm đơn vị hạch toán nhng lựa chọn tính giá theo phơng pháp phải quán suốt kú kÕ to¸n ViƯt Nam cịng gièng sè níc giới, ví dụ nh Mỹ thông qua hai hệ thống song song hệ thống kê khai thờng xuyên hệ thống kiểm kê định kỳ với phơng pháp khác nhau: phơng pháp nhận diện cụ thể, bình quân gia quyền, phơng pháp nhập trớc xuất trớc hay nhập sau xuất trớc, đánh giá hàng tồn kho Nhng, bên cạnh đó, kế toán Mỹ đánh giá giá trị sử dụng lại hàng tồn kho thông qua báo cáo hàng tồn kho theo mức thấp chi phí thị giá với thị giá giá thay hàng tồn kho vào ngày lập Bảng tổng kết tài sản Còn Việt Nam sử dụng phơng pháp hệ số giá phơng pháp tính theo giá thực tế hàng tồn kho lần nhập cuối Tổ chức tính giá phải xác định đối tợng để tính giá phù hợp với đối tợng thu mua, sản xuất tiêu thụ, xác định chi phí tập hợp liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến đối tợng nh lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung cho loại đối tợng cách hợp lý Đối với công việc tổ chức phân loại vật liệu trình tổ chức kế toán vật liệu doanh nghiệp Việt Nam nay, nhìn chung, vật liệu đợc chia thành loại: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu, thiết bị xây dựng bản, phế thải Tuỳ đặc điểm kinh doanh quy mô sản xuất đơn vị, vật liệu đợc phân chia theo cách khác phân chia chi tiết, tỷ mỷ theo yêu cầu quản lý Từ đó, đơn vị có lựa chọn phơng pháp đánh giá vật liệu nhập, xuất kỳ hợp lý Đánh giá vật liệu dùng thớc đo tiền tệ để biểu giá trị vật liệu theo nguyên tắc định, bảo đảm yêu cầu chân thực, thống Tính giá vật liệu nhằm mục đích xác định giá trị ghi sổ vật liệu để thực chức ghi chép chứng từ, sổ sách, báo cáo tiền loại vật liệu Đánh giá vật liệu nhập kho đợc thực theo nguyên tắc chung tính theo giá phí thực tế Cơ sở để tính giá vật liệu chứng từ kế toán tính giá nhập vËt liƯu t thc vµo ngn nhËp cđa vËt liƯu Bên cạnh việc đánh giá vật liệu nhập kho, ®¸nh gi¸ vËt liƯu xt dïng cã ý nghÜa rÊt lớn việc định quy mô phí vật liệu giá phí sản phẩm độ lớn dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ Trong doanh nghiệp Việt Nam nay, có nhiều phơng pháp đánh giá vËt liƯu xt kho nhng cho dï mơc ®Ých xt kho khác giá thực tế lợng xuất phải đợc xác định theo phơng pháp đà đăng ký áp dụng phải bảo đảm tính quán niên độ kế toán Về nguyên tắc, vật liệu nhập theo giá nào, xuất kho theo giá Song thực tế giá thực tế đợt nhập biến động khác nên việc tính giá đầy đủ vật liệu loại thời điểm xuất dùng phức tạp Vì vậy, tính gần ®óng gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xt kho theo mét số phơng pháp phổ biến sau: Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền Phơng pháp giá thực tế đích danh Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Phơng pháp nhập sau, xuất trớc Phơng pháp giá hạch toán Phơng pháp tính giá thực tÕ vËt liÖu xuÊt kho tÝnh theo vËt liÖu tån kho cuối kỳ (tính theo giá mua thực tế lần cuối cùng) Mỗi phơng pháp có u nhợc điểm riêng, đơn vị hạch toán cần có cân nhắc, chọn lựa kỹ để vừa phù hợp với Chế độ kế toán nói chung vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh đơn vị Với đơn vị hạch toán, phơng pháp đà lựa chọn tối u nhng với đơn vị khác phơng pháp lại bất hợp lý Tổ chức chøng tõ: Tỉ chøc chøng tõ lµ tỉ chøc vËn dụng phơng pháp chứng từ ghi chép kế toán ®Ĩ ban hµnh vµ vËn dơng chÕ ®é ®Ĩ thiÕt kế khối lợng công tác hạch toán ban đầu hệ thống văn chứng từ hợp lý, hợp pháp theo quy trình luân chuyển định nhằm tổ chức hạch toán thông tin ban đầu cho quản lý Tổ chức chứng từ cho kế toán phần hành gồm nội dung chính: Trên sở danh mục chứng từ cấu trúc chứng từ đà đợc xây dựng phù hợp với công tác quản lý hạch toán đối tợng, tổ chức tạo lập chứng từ thông qua: Lựa chọn loại chứng từ theo néi dung kinh tÕ cđa nghiƯp vơ  Chän ph¬ng tiện kỹ thuật làm chứng từ Quy định thời gian luân chuyển cho loại chứng từ Chứng từ đợc lập theo mẫu Nhà nớc quy định có đầy đủ chữ ký ngời liên quan đợc coi hợp lệ hợp pháp Khi có sai sót xảy ra, tốt nên huỷ lập lại chứng từ mới, đồng thời bảo đảm số thứ tự liên tục chứng từ Tỉ chøc kiĨm tra chøng tõ  KiĨm tra tÝnh trọn chứng từ cho nghiệp vụ phản ánh Kiểm tra hình thức trình bày yếu tố chứng từ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp yếu tố chứng từ Tổ chức kiểm tra đợc tiến hành trớc ghi sổ sau toán nhằm bảo đảm chất lợng thông tin kế toán trớc vào sổ xác nhận tính xác, đắn thông tin ghi chứng từ Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ từ nơi lập đến nơi có nhu cầu sử dụng, đến kế toán phần hành để ghi sổ đồng thời bảo quản lu trữ chứng từ: Phân loại chứng từ theo loại nghiệp vụ, thời điểm phát sinh Lập định khoản kế toán cho chứng từ Ghi định khoản sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ đơn vị Bảo quản, lu trữ chứng từ quy định Tổ chức chứng từ nhập, xuất vật liệu đợc thực nh sau: Loại chứng từ cần sư dơng cho nghiƯp vơ xt, nghiƯp vơ nhËp: Chøng từ ban đầu: Hoá đơn bán hàng bên cung cấp, Lệnh xuất, Hợp đồng hay Báo cáo dự kiến mua vËt liÖu, Chøng tõ vËt t: PhiÕu nhËp kho, Phiếu xuất kho, Biên kiểm nghiệm, Hoá đơn kiªm phiÕu xt, PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bộ, Biên kiểm kê Xây dựng thực quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất vật liệu theo mô hình chung: Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ vật t Ngời có nhu cầu Ngời có trách nhiệm Kế toán vật liệu Nghiệp vơ B¶o qu¶n Chøng tõ LËp, ký dut Ghi sỉ lu trữ ban đầu chứng từ Nh vậy, mô hình đà bao hàm đầy đủ bớc tỉ chøc chøng tõ tõ t¹o lËp chøng tõ, kiĨm tra chứng từ bảo quản, lu trữ chứng từ Các bớc gắn với chức năng, nhiệm vụ phận hay cá nhân bảo đảm việc hình thành, luân chuyển chứng từ đợc liên tục hợp lệ góp phần tăng cờng hiệu quản lý tài Bớc 2: Tổ chức giai đoạn ghi sổ kế toán cho loại nghiệp vụ phát sinh phần hành Trớc hết, tuỳ theo yêu cầu quản lý chi tiết cho đối tợng hạch toán đơn vị tổ chức hạch toán chi tiết cho đối tợng Căn vào hệ thống sổ kế toán đà đợc xây dựng nội dung tổ chức hạch toán kế toán, lựa chọn loại sổ chi tiết sử dụng cho đối tợng hạch toán Tuỳ đặc điểm, yêu cầu chi tiết đối tợng đơn vị theo tiêu thức mà sổ chi tiết đợc sử dụng phù hợp Số lợng mức độ chi tiết sổ chi tiết phụ thuộc đối tợng cần chi tiết Thực quy trình hạch toán theo phơng pháp đối ứng kế toán hệ thống sổ chi tiết: Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán chi tiÕt Chøng tõ Sỉ chi tiÕt Sỉ tỉng hỵp chi tiết Báo cáo (Bảng kê chứng từ) Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu xuất: Có thể thấy rõ quy trình thông qua tổ chức hạch toán chi tiết vật liƯu nhËp, Lo¹i sỉ sư dơng:  Sỉ kho: theo dâi theo tõng kho, tõng thø vËt liƯu vỊ chØ tiªu hiƯn vËt  Sỉ chi tiÕt vËt liƯu: T theo phơng pháp hạch toán chi tiết có loại sổ tơng ứng, phổ biến đơn vị là: Sổ chi tiết thẻ song song, Sổ số d, Sổ luân chuyển, Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Đối với phơng pháp thẻ song song: Tại kho, Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho mặt số lợng vật Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi Thẻ kho đợc ghi cở chứng từ nhập, xuất Tại phòng kÕ to¸n, KÕ to¸n vËt liƯu nhËn chøng tõ tõ Thđ kho, më Sỉ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liƯu tơng ứng với Thẻ kho để theo dõi tình hình nhËp, xt, tån kho cđa vËt liƯu c¶ vỊ sè lợng giá trị Mỗi chứng từ nhập, xuất ghi dòng sổ chi tiết Cuối tháng, cộng sổ để lập Bảng tổng hợp chi tiết Nh vậy, phơng pháp cho phép đối chiếu sổ chi tiết với Thẻ kho sổ tổng hợp nhng lại có ghi chép trùng lặp Thủ kho kế toán viên Đối với phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho, việc ghi chép đợc thực Thẻ kho tơng tự phơng pháp thẻ song song Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn số lợng giá trị nhng ghi lần vào cuối tháng sở Bảng kê nhập Bảng kê xuất Mỗi loại vật liệu chiếm dòng sổ Tuy nhiên, đặc điểm này, công việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hởng đến tính kịp thời thông tin đợc cung cấp Đối với phơng pháp sổ số d: Tại kho, công việc ghi Thẻ kho giống hai phơng pháp Nhng định kỳ, tập hợp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, đến cuối tháng, cộng Thẻ kho để ghi vào Sổ số d tiêu số lợng Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu định kỳ tiếp nhận phiếu giao nhận chứng từ kho, ghi đơn giá, thành tiền để lập Bảng luỹ kÕ nhËp-xt-tån Ci th¸ng, kÕ to¸n ghi Sỉ sè d tiêu giá trị để đối chiếu với Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Phơng pháp tránh đợc ghi chép trùng lặp hai phơng pháp nhng lại dễ xảy sai sót, gian lận không đợc thờng xuyên kiểm tra Song song với kênh hạch toán chi tiết nh trên, kế toán phần hành vào chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh nguyên tắc đối ứng tài khoản Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống sổ tài khoản mà đơn vị áp dụng, kế toán viên lựa chọn loại sổ tổng hợp thực quy trình hạch toán sổ phù hợp với quy định Chế độ kế toán hành - Quy định loại tài khoản loại sổ cần mở số lợng loại - Tuỳ hình thức sổ kế toán đơn vị áp dụng để thực quy trình hạch toán hệ thống Sổ tổng hợp đà lựa chọn theo nguyên tắc đối ứng tài khoản cho đối tợng, nghiệp vụ cần hạch toán Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán tổng hợp Chứng từ Sổ tổng hợp Sổ TK Báo cáo (Bảng kê chứng từ) Sổ tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ ®èi chiÕu Tỉ chøc ghi sỉ tỉng hỵp cho nhËp, xuất, tồn vật liệu cần sử dụng tài khoản nh: 152, 111, 112, 141, 331, 621, 627, NÕu đơn vị áp dụng hình thức sổ "Nhật ký chung" để tổ chức sổ kế toán loại sỉ sư dơng lµ: sỉ NhËt ký mua hµng, NhËt ký chung, Sổ TK 152, việc vận dụng quan hệ đối ứng cho ghi sổ đợc tiến hành theo quy trình: hàng ngày song song với kênh hạch toán chi tiết, kế toán vật liệu tập hợp chứng từ nhập, xuất vật liệu Bảng kê chứng từ để ghi sổ nhật ký Định kỳ hay cuối tháng chọn lọc, tổng hợp số liệu ghi vào Sỉ c¸i TK 152 Sè d, sè ph¸t sinh cđa TK 152 đợc phản ánh dòng Bảng cân đối phát sinh để đối chiếu với Sổ tổng hợp chi tiết Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Chứng từ-ghi sổ" kế toán vật liệu dựa vào số liệu chứng từ Bảng kê chứng từ ®Ĩ lËp Chøng tõ ghi sỉ riªng cho nghiƯp vơ nhập, riêng cho nghiệp vụ xuất, cuối tháng định kỳ lên sổ Cái Bảng cân đối phát sinh đối chiếu với kênh hạch toán chi tiết vật liệu Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Nhật ký-chứng từ" quy trình hạch toán chi tiết tổng hợp thờng tiến hành lồng ghép hệ thống sổ để lập báo cáo vật liệu đầy đủ Các loại sæ thêng dïng: Sæ chi tiÕt 331, NhËt ký chøng từ số 1,2,5,7,10, , Bảng kê số 4, 11, Sổ TK 152 Căn chứng từ gốc chøng tõ vËt t, KÕ to¸n vËt liƯu tiÕp nhËn tõ Thđ kho ®ång thêi ghi sè liƯu cho sỉ chi tiết liên quan nhật ký, bảng kê, bảng phân bổ để phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 7, ghi Sổ 152 kết xuất báo cáo vật liệu Quy trình hạch toán chi tiết tổng hợp thực sở phơng pháp đối ứng tài khoản, theo nguyên tắc ghi sổ kép, có vai trò nối liền việc lập chứng từ việc khái quát hoá tình hình kinh tế báo c¸o kÕ to¸n Bíc 3: Tõ hƯ thèng sỉ chi tiết sổ tổng hợp, Kế toán tổng hợp tập hợp số liệu để lên báo cáo tài báo cáo quản trị Báo cáo tài tổng hợp tất phần hành đơn vị thờng yêu cầu báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết kinh doanh Báo cáo lu chuyển tiền tệ Bảng thuyết minh Báo cáo quản trị thờng có loại: Báo cáo phản ánh tình hình TSCĐ nguồn vốn sản xuất kinh doanh Báo cáo phản ánh tình hình chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Báo cáo phản ánh tình hình chi phí kết tiêu thụ Báo cáo phản ánh quỹ xí nghiệp, vốn tiền tín dụng Báo cáo vật liệu thờng gồm: bảng báo cáo thu mua vật liệu, báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn tất loại vật liệu theo tháng, quý, năm, tuỳ theo yêu cầu quản lý đơn vị Báo cáo kế toán thông qua phơng pháp tổng hợp-cân đối cung cấp thông tin khái quát, tổng hợp vốn mà bớc tổ chức hạch toán trớc nh chứng từ, tính giá, ghi sổ tài khoản cung cấp đợc Những thông tin có ý nghĩa to lớn cho định quản lý có tính chiến lợc Các phơng pháp hạch toán kế toán thể tổ chức công tác kế toán giai đoạn hạch toán tiến hành cách riêng biệt Do vậy, tổ chức công tác kế toán tách rời giai đoạn hạch toán chu kỳ kế toán Mỗi giai đoạn hạch toán phần hành kế toán có vị trí khác trình ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tạo tiền đề cần thiết để tiếp tục thực giai đoạn tiếp sau Quá trình phản ánh kế toán đợc bắt đầu việc lập chứng từ, thông tin từ chứng từ đợc phản ánh tài khoản kết thúc việc tổng hợp hệ thống báo biểu kế toán Mỗi bớc chu trình kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán tổng hợp-cần đối đáp ứng yêu cầu khác quản lý đối tợng kế toán đồng thời chúng tạo thành tổng thể hoàn chỉnh phơng tiện để kế toán giám đốc quản lý tài Khối lợng công tác kế toán phân chia giai đoạn, gắn liền với phần hành kế toán thực thông qua yếu tố ngời đợc tổ chức thành máy kế toán Tổ chức máy kế toán bao hàm tổ chức mô hình máy tổ chức lao động kế toán máy Cũng tuân theo cách phân chia mô hình kế toán nhiều quốc gia giới, mô hình tổ chức máy doanh nghệp Việt Nam có kiểu tổ chức: Mô hình tổ chức máy kế toán tập trung: đơn vị mở sổ kế toán, tổ chức máy kế toán để thực tất giai đoạn hạch toán phần hành kế toán Trờng hợp đơn vị kế toán có đơn vị trực thuộc đơn vị trực thuộc đợc thực giai đoạn hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ Mô hình tổ chức máy kế toán phân tán: máy tổ chức đợc phân thành cấp kế toán trung tâm kế toán trực thuộc Kế toán sở trực thuộc mở sổ kế toán riêng thực toàn khối lợng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm Kế toán trung tâm nơi thực khâu tổng hợp số liệu báo cáo sở, lập báo cáo tổng thể toàn đơn vị Đây mô hình đợc áp dụng phổ biến nớc phát triển giới nh Mỹ, Anh, Pháp Mô hình tổ chức máy kế toán hỗn hợp: tổ chức máy theo kiểu nửa tập trung, nửa phân tán kết hợp đặc trng mô hình kế toán tập trung mô hình kế toán phân tán Dù vận hành theo mô hình máy kế toán đơn vị hạch toán cần phải tổ chức lao động kế toán thông qua lựa chọn, xếp, phân công ngời tạo mối liên hệ dọc ngang cách hợp lý máy Dựa nguyên tắc: bất vị thân, bất kiêm nhiệm, hiệu tiết kiệm, chuyên môn hoá hợp tác lao động , thứ nhất,tổ chức xây dựng đội ngũ lao động kế toán với nhiệm vụ xác định số lợng ngời lao động chất lợng chuyên môn gắn với phần hành công tác kế toán; thứ hai, tổ chức phân công lao động theo hệ thống quản lý tài chính, theo phần hành công việc nhằm thiết lập mối quan hệ lao ®éng bé m¸y kÕ to¸n Trong bé m¸y kÕ toán, kế toán viên kế toán tổng hợp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng khối lợng công tác kế toán đợc giao Kế toán phần hành chuyên môn hoá sâu theo phần hành kiêm nhiệm số phần hành mà đảm nguyên tắc nêu Kế toán phần hành quản lý trực tiếp, ghi chép, tổng hợp, phản ánh đối tợng kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu hệ thống chứng từ tới giai đoạn ghi sổ kế toán phần hành lập báo cáo phần hành đợc giao Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực công tác kế toán cuối kỳ, tổng hợp tất phần hành, ghi sổ lập báo cáo nội cho bên đơn vị theo yêu cầu, hoàn tất chu trình kế toán khép kín, bảo đảm tổ chức công tác kế toán hiệu Quan hệ lao động máy đợc thể theo mét ba c¸ch tỉ chøc: Bé m¸y kÕ to¸n tỉ chøc theo kiĨu trùc tun: kÕ to¸n trëng trùc tiếp điều hành nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Bộ máy kÕ to¸n tỉ chøc theo kiĨu trùc tun tham mu: hình thành mối liên hệ trực tiếp nh cách tổ chức nhng có tính chất tham mu kế toán trởng kế toán phần hành Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: kế toán trởng đạo kế toán phần hành thông qua trởng phòng (ban) kế toán Mô hình kế toán trực tuyến chức đợc xem phổ biến nớc giới Còn Việt Nam, tổ chức kế toán tập trung lại mang nhiều tính chất đạo, quy mô vốn không lớn nên mô hình trực tuyến áp dụng tơng đối rộng rÃi doanh nghiệp 10 ... tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: Tổ chức sổ kế toán Tổ chức công tác kế toán Tổ chức máy kế toán Mỗi tổ chức chứa đựng yếu tố hệ thống hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, ... doanh nghiệp 10 Nh vậy, đơn vị hạch toán, tổ chức tốt công tác kế toán liền với tổ chức tốt sổ kế toán tổ chức tốt máy kế toán Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán Xí nghiệp Dợc phẩm 120. .. tổng hợp-cân đối công việc tách rời tổ chức hạch toán kế toán Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lợng công tác kế toán sở để xây dựng máy kế toán