Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ.DOC

Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ

Lời mở đầu

Là phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cungcấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị hạch toán thông qua hệthống ghi chép, tổng hợp trên chứng từ, sổ tài khoản và biểu mẫu báo cáo nhằm phụcvụ đắc lực cho công tác quản lý.

Trên cơ sở tìm hiểu tổ chức kế toán trong thực tế hoạt động của Xí nghiệp Dợcphẩm 120, em đã chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập môn học hạch toán kế toán củamình là: "Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 lấy tổ chức kếtoán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kết hợp phân tích để đềxuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị.

Với mục đích kết hợp lý luận và thực tiễn, củng cố và vận dụng kiến thức đãhọc, đa ra những phân tích cụ thể và kiến nghị cho đơn vị, bài viết của em, ngoài Lờimở đầu và Kết luận, gồm 3 phần chính:

Phần I: Lý luận chung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp.Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120.

Phần III: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120.

Với yêu cầu nghiên cứu thực tế trong phạm vi môn học hạch toán kế toán, emđã sử dụng kết hợp các phơng pháp chung: phơng pháp nghiên cứu quan hệ biệnchứng giữa kế toán với bộ phận quản lý và giữa các phần hành kế toán với nhau vàcác một số phơng pháp riêng nh: mô tả và phân tích, sơ đồ và bảng biểu để minhhoạ và hoàn thiện Chuyên đề thực tập của mình.

- Quan sát

- Phản ánh- Xử lý

- Phân loại- Tổng hợp- Trình bày

Kế toán đợc coi nh là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh

doanh và những ngời làm quyết định Thứ nhất, kế toán đo lờng các hoạt động kinhdoanh bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu Thứ hai, qua xử lý phân loại và sắpxếp các dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích Thứ ba, thông tin này đợc tổng hợp,

truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những ngời ra quyết định Ngời ta cóthể nói rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống kế toán vànhững thông tin hữu ích cho ngời làm quyết định là đầu ra đã đợc hệ thống kế toánxử lý và cung cấp.

Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra rấtmạnh mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này Hội nhập với quốc tếtrên nền tảng các quan hệ song phơng và đa phơng đang là yêu cầu và xu hớng tấtyếu của mỗi quốc gia Trớc xu thế đó, hệ thống kế toán Việt Nam cũng đang từng b-ớc đợc cải cách và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu của cơ chế kinh tế mới trong nềnkinh tế mở, phù hợp thông lệ và Chuẩn mực quốc tế.

Trải qua 6 năm thực hiện Chơng trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trong việctiếp cận và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thị trờng, từngbớc tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môi trờng chung củathông lệ quốc tế Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đã bắt đầu đợc tạo lập, tạomôi trờng tin cậy cho đầu t và kinh doanh trên cơ sở chia sẻ kinh nghiệm với bạn bèquốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ và Chuẩn mực quốc tế về kế toán và kiểmtoán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, với năng lực quản lý tài chính ở ViệtNam.

Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trờng, đứng trớc nhu cầu cạnh tranh và xuthế hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trong việc cungcấp những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp bởi họ chẳngnhững cần số liệu chi tiết của kế toán nh trớc đây mà hơn thế, họ rất cần kế toánbằng ngôn ngữ của mình, thể hiện một cách chính xác các mục tiêu của doanhnghiệp thông qua các bản dự toán, giúp họ kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu vàkhi ra quyết định về quản lý Chính vì vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quảntrị ra đời với t cách là nhánh thứ hai trong hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất cảthông tin kế toán đã đợc đo lờng, xử lý và truyền đạt để sử dụng trong việc quản trịnội bộ của đơn vị.

Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một công cụ đắclực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định về quản lý ở ViệtNam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục đợc hạn chế của hệ thống Kế toánViệt Nam trớc đó nhng còn cha đề cập sâu đến kế toán quản trị, hơn nữa hệ thốngChuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang đợc từng bớc soạn thảo và công bố, do vậy

địnhquảnlý

đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hớng dẫn cụ thể về kế toán quản trị ở Việt Nam đang làmột nhu cầu hết sức bức thiết góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toánViệt Nam.

Kế toán còn đợc hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toán tácnghiệp với các bớc kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lý phân tíchcác nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán và khoá sổ.Sự thống nhất giữa các bớc này cũng nh quan hệ giữa chúng đợc thể hiện thông quanguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán.

Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thànhbản chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cânđối thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ tài khoản vàbáo cáo kế toán cho các mục đích quản lý.

Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổchức hạch toán kế toán bao gồm:

 Tổ chức bộ sổ kế toán  Tổ chức công tác kế toán  Tổ chức bộ máy kế toán

Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kếtoán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều là những công việckhông thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán làmột trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lợng côngtác kế toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công tác kếtoán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị.

Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lợng công tác hạch toántrên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từ kế toánnhằm mục đích lập báo cáo kế toán Sổ tài khoản chính là phơng tiện vật chất để thựchiện công tác kế toán.

Nội dung tổ chức sổ kế toán:

 Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số lợng sổmỗi loại.

 Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại.

 Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung. Xây dựng mô hình ghi chép của cả hệ thống sổ hay còn gọi là hình thức tổ

chức sổ kế toán.

Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán đang dần đợc phát triển và hoàn thiệntheo yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán trong nền kinh tế cạnh tranh.Trong thực tế, nhiều nớc trên thế giới đang có xu hớng sử dùng duy nhất 1 hình thứctổ chức sổ cho các doanh nghiệp Khác với Mỹ chủ yếu áp dụng 1 hình thức sổ Nhậtký chung, ở Việt Nam hiện có 4 hình thức phổ biến:

 Hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký - Sổ cái Hình thức Chứng từ - Ghi sổ Hình thức Nhật ký - Chứng từ

Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít đợc áp dụng do tính chất cồng kềnh, mở rộngchiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sửdụng rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao động kế toán thấp.

Hệ thống sổ sách kế toán phải đợc thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản bởisổ sách kế toán chính là phơng tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng nộidung phản ánh của tài khoản Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phảnánh (bằng phơng pháp đối ứng tài khoản) đợc nội dung kinh tế của các nghiệp vụkinh tế phát sinh đã đợc phân loại, tập hợp.

Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toán tổ chứchệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thích hợp, tổ chức côngtác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng.

Khối lợng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán đợcquy định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nớc ban hành theo Quyết định 25-HĐBTngày 18/3/1989.

Khối lợng công tác kế toán trớc hết đợc nhìn nhận theo từng giai đoạn của quátrình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; giai đoạn hệthống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiết kế; giai đoạn xử lývà chọn lọc để lập các báo cáo kế toán Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu của quản lý,khối lợng công tác kế toán còn bao gồm khối lợng hạch toán tổng hợp cho đối tợngvà hạch toán chi tiết cho một số đối tợng Ngoài ra, khối lợng công tác kế toán cònđợc tổ chức trên hai hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng nhu cầucung cấp thông tin phục vụ chủ thể không những bên ngoài mà cả bên trong nội bộđơn vị.

Công tác kế toán phổ biến đợc tổ chức theo những phần việc riêng gọi là phầnhành kế toán Phần hành kế toán là khối lợng công tác kế toán gắn với một đối tợngcụ thể của hạch toán kế toán nh: vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật liệu đầu vào, chiphí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Từ đó, mỗi phần hành lạiđợc phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển; từxây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý hay nhợng bán tài sản cố định; từ thu muađến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho từng loại hoạt động đếnchi phí chung phân bổ cho từng loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá,xác định và phân phối lợi nhuận;

Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín một quytrình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản vàkết thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán Và trong đó, có thể tiến hành hạch toán chitiết, tổng hợp cho đối tợng trong phần hành Do vậy, tổ chức công tác kế toán là xâydựng hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phần hành thông qua việc thiết kế khối l-ợng công tác kế toán theo 3 giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhucầu quản lý bên trong hay bên ngoài Theo đó, các phơng pháp hạch toán kế toán:chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với 3 giai đoạn hạchtoán của một chu trình khép kín và mối quan hệ giữa các phơng pháp đó đợc cụ thểhoá thích hợp với mỗi phần hành cụ thể:

 Phơng pháp chứng từ biểu hiện trên thực tế thông qua hệ thống bản chứng từvà quy trình luân chuyển chứng từ tại mỗi phần hành.

 Phơng pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá thành thực tế và cáckhoản mục chi phí tại mỗi phần hành.

 Phơng pháp đối ứng tài khoản đợc biểu hiện qua các quan hệ đối ứng kế toánvà cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp của mỗi phần hành.

 Phơng pháp tổng hợp-cân đối biểu hiện thông qua hệ hệ thống báo biểu kếtoán của kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Có thể nói, trình tự kế toán của mỗi phần hành đợc bắt đầu từ lập hoặc tiếpnhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tợng hạch toán và luânchuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và kết thúc bằng lậpbáo cáo kế toán và phân tích Đồng thời, mỗi phần hành nằm trong một chu kỳ kếtoán của đơn vị, quan hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một báo cáo tổng thể về công táckế toán của đơn vị đó.

Tổ chức công tác kế toán tại mỗi phần hành cho mỗi công việc cụ thể trongphần hành đó, trớc hết phải nắm bắt đợc đặc điểm của đối tợng tổ chức hạch toán vàyêu cầu của quản lý đối với công tác hạch toán đối tợng đó, từ đó xác định nhiệm vụtổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo cáo.

Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trớc hết

phải tìm hiểu đặc điểm của đối tợng hạch toán là vật liệu và yêu cầu của quản lý đốivới tổ chức kế toán vật liệu, từ đó xác định nhiệm vụ của tổ chức.

Vật liệu là đối tợng lao động đã qua tác động của lao động con ngời, đợc cácđơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thể sản phẩm.Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia

4

vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của vật liệu đợc chu chuyển một lần hoàn toàn vàogiá trị của sản phẩm mới tạo ra.

Chất lợng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm sản xuất ra Chiphí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sảnphẩm Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà vẫn bảo đảm chất lợng và cung cấpkịp thời, đầy đủ là đòi hỏi đầu tiên cho các nhà doanh nghiệp khi bắt đầu một chu kỳsản xuất kinh doanh Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu về cácmặt số lợng, chất lợng và giá cả chi phí thu mua.

Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Trong điềukiện ngày nay, một khi nền sản xuất ngày càng mở rộng cả chiều rộng lẫn chiều sâuthì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạch ngày càng đ ợc coitrọng Công tác quản lý vật liệu đã trở thành yêu cầu của phơng thức kinh doanhtrong nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh gay gắt nhằm hớng tới hao phí vật t ítnhất và hiệu quả kinh tế cao nhất.

Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp các thông tin về số lợng, chủng loại,chất lợng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn cũng nh định mức tiêu hao và định mức dựtrữ ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.

Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại và đánh giáthống nhất các loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theophơng pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vậtliệu trên báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý.

Nếu nh tổ chức công tác kế toán là thiết kế khối lợng công tác kế toán trên hệthống các loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo kế toán thì tổ chức công táckế toán vật liệu là thiết kế khối lợng công tác kế toán của phần hành vật liệu trên hệhệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng cho phần hành kế toán vật liệu.

Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồmcác bớc sau:

Ví dụ: Tổ chức tính giá cho vật liệu xuất kho có thể đợc thực hiện trớc khi tổ

chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho và trị giá vốn vật liệu xuất đợc xác định ngaysau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhng cũng có thể tính giá sau khi lập chứng từ, khimà giá trị xuất thực tế chỉ xác định đợc khi kết thúc kỳ hạch toán.

 Tổ chức phân loại và đánh giá cho mỗi đối tợng:

Dựa trên những tiêu chí nhất định và yêu cầu quản lý cũng nh đặc thù riêng củađơn vị hạch toán, tổ chức phân loại cho từng đối tợng Việc phân loại thích hợp sẽtạo thuận lợi cho công tác kế toán và công tác quản lý.

Tổ chức đánh giá cho từng loại đối tợng đã phân loại nhằm xác định giá trịhạch toán vào chứng từ, sổ sách một cách phù hợp, chính xác, thống nhất và có hệthống Trên cơ sở đó, tiến hành so sánh, đối chiếu giữa các loại với nhau và với chỉtiêu tổng hợp các loại đối tợng đó

Tổ chức tính giá có thể tiến hành theo nhiều phơng pháp khác nhau tuỳ theo đốitợng tính giá và đặc điểm của đơn vị hạch toán nhng lựa chọn tính giá theo phơngpháp nào thì phải nhất quán trong suốt cả kỳ kế toán.

Việt Nam cũng giống 1 số nớc trên thế giới, ví dụ nh Mỹ cũng thông qua hai hệthống song song là hệ thống kê khai thờng xuyên và hệ thống kiểm kê định kỳ vớicác phơng pháp khác nhau: phơng pháp nhận diện cụ thể, bình quân gia quyền, ph-ơng pháp nhập trớc xuất trớc hay nhập sau xuất trớc, đánh giá hàng tồn kho Nhng,bên cạnh đó, kế toán Mỹ có thể đánh giá giá trị sử dụng còn lại của hàng tồn khothông qua báo cáo hàng tồn kho theo mức thấp của chi phí hoặc thị giá với thị giá làgiá thay thế của hàng tồn kho vào ngày lập Bảng tổng kết tài sản Còn ở Việt Nam sử

dụng phơng pháp hệ số giá và phơng pháp tính theo giá thực tế hàng tồn kho lầnnhập cuối cùng.

Tổ chức tính giá cũng phải xác định đối tợng để tính giá phù hợp với đối tợngthu mua, sản xuất hoặc tiêu thụ, xác định chi phí tập hợp liên quan trực tiếp hay giántiếp đến đối tợng cũng nh lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung cho các loại đốitợng một cách hợp lý.

Đối với công việc tổ chức phân loại vật liệu trong quá trình tổ chức kế toán vậtliệu tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhìn chung, vật liệu đợc chia thành cácloại: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu, thiếtbị xây dựng cơ bản, phế thải.

Tuỳ đặc điểm kinh doanh và quy mô sản xuất của đơn vị, vật liệu còn đợc phânchia theo các cách khác nhau và phân chia chi tiết, tỷ mỷ hơn theo yêu cầu của quảnlý

Từ đó, đơn vị có sự lựa chọn phơng pháp đánh giá vật liệu nhập, xuất trong kỳhợp lý.

Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theonhững nguyên tắc nhất định, bảo đảm yêu cầu chân thực, thống nhất.

Tính giá vật liệu nhằm mục đích xác định giá trị ghi sổ của vật liệu để thựchiện chức năng ghi chép trên chứng từ, sổ sách, báo cáo bằng tiền các loại vật liệu.

Đánh giá vật liệu nhập kho đợc thực hiện theo nguyên tắc chung là tính theogiá phí thực tế Cơ sở để tính giá vật liệu là các chứng từ kế toán và căn cứ tính giánhập một vật liệu tuỳ thuộc vào nguồn nhập của vật liệu đó.

Bên cạnh việc đánh giá vật liệu nhập kho, đánh giá vật liệu xuất dùng có ýnghĩa rất lớn trong việc quyết định quy mô phí vật liệu trong giá phí sản phẩm mớivà độ lớn dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ.

Trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, có nhiều phơng pháp đánh giá vậtliệu xuất kho nhng cho dù mục đích xuất kho khác nhau thì giá thực tế lợng xuấtphải đợc xác định theo phơng pháp đã đăng ký áp dụng và phải bảo đảm tính nhấtquán trong niên độ kế toán.

Về nguyên tắc, vật liệu nhập theo giá nào, thì xuất kho theo giá đó Song trênthực tế do giá thực tế từng đợt nhập biến động rất khác nhau nên việc tính giá đầy đủcủa vật liệu mỗi loại tại thời điểm xuất dùng hết sức phức tạp Vì vậy, có thể tính gầnđúng giá thực tế vật liệu xuất kho theo một số phơng pháp phổ biến sau:

 Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền Phơng pháp giá thực tế đích danh

 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Phơng pháp nhập sau, xuất trớc Phơng pháp giá hạch toán

 Phơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tính theo vật liệu tồn kho cuốikỳ (tính theo giá mua thực tế lần cuối cùng)

Mỗi phơng pháp đều có u nhợc điểm riêng, đơn vị hạch toán cần có sự cânnhắc, chọn lựa kỹ càng để vừa phù hợp với Chế độ kế toán nói chung vừa phù hợpvới đặc điểm kinh doanh của đơn vị Với một đơn vị hạch toán, phơng pháp đã lựachọn có thể là tối u nhng với một đơn vị khác thì phơng pháp đó lại rất bất hợp lý.

 Tổ chức chứng từ:

Tổ chức chứng từ là tổ chức vận dụng phơng pháp chứng từ trong ghi chép kếtoán để ban hành và vận dụng chế độ để thiết kế khối lợng công tác hạch toán banđầu trên hệ thống các văn bản chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luânchuyển nhất định nhằm tổ chức hạch toán thông tin ban đầu cho quản lý.

Tổ chức chứng từ cho kế toán phần hành gồm 3 nội dung chính:

 Trên cơ sở danh mục chứng từ và cấu trúc của chứng từ đã đợc xây dựngphù hợp với công tác quản lý và hạch toán đối tợng, tổ chức tạo lập chứngtừ thông qua:

 Lựa chọn loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ Chọn phơng tiện kỹ thuật làm chứng từ

6

 Quy định thời gian luân chuyển cho 1 loại chứng từ

Chứng từ đợc lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký củanhững ngời liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp Khi có sai sót xảy ra, tốtnhất nên huỷ và lập lại chứng từ mới, đồng thời vẫn bảo đảm số thứ tự liên tục củachứng từ.

 Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ từ nơi lập đến nơi có nhu cầu sửdụng, đến kế toán phần hành để ghi sổ đồng thời bảo quản và lu trữ chứngtừ:

 Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, từng thời điểm phát sinh  Lập định khoản kế toán cho chứng từ

 Ghi định khoản trên sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ tại đơn vị. Bảo quản, lu trữ chứng từ đúng quy định.

Tổ chức chứng từ nhập, xuất vật liệu đợc thực hiện nh sau:

 Loại chứng từ cần sử dụng cho nghiệp vụ xuất, nghiệp vụ nhập:

Chứng từ ban đầu: Hoá đơn bán hàng của bên cung cấp, Lệnh xuất, Hợp đồng

hay Báo cáo dự kiến mua vật liệu,

Chứng từ vật t: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Hoá

đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bản kiểm kê  Xây dựng và thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất vật liệu

theo mô hình chung:

Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ vật t

Ngời có nhu cầu Ngời có trách nhiệm Kế toán vật liệu

Nghiệp vụ Bảoquản

Chứng từ Lập, ký duyệt Ghi sổlu trữ

ban đầu chứng từ

Nh vậy, trong mô hình trên đã bao hàm đầy đủ các bớc của tổ chức chứng từ từtạo lập chứng từ, kiểm tra chứng từ cho đến bảo quản, lu trữ các chứng từ Các bớcđều gắn với chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận hay cá nhân bảo đảm việc hình thành,luân chuyển chứng từ đợc liên tục và hợp lệ góp phần tăng cờng hiệu quả quản lý tàichính.

Thực hiện quy trình hạch toán theo phơng pháp đối ứng kế toán trên hệ thốngsổ chi tiết:

Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán chi tiết

Chứng từ Sổ chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo

Sổ tổng hợp

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, định kỳQuan hệ đối chiếu

Có thể thấy rõ quy trình này thông qua tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu nhập,xuất:

Loại sổ sử dụng:

 Sổ kho: theo dõi theo từng kho, từng thứ vật liệu về chỉ tiêu hiện vật.

 Sổ chi tiết vật liệu: Tuỳ theo phơng pháp hạch toán chi tiết có loại sổ tơng

ứng, phổ biến tại các đơn vị hiện nay là: Sổ chi tiết thẻ song song, Sổ số d ,Sổ luân chuyển, Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn.

 Đối với phơng pháp thẻ song song:

Tại kho, Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt

số lợng hiện vật Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một Thẻ kho và đợc ghi trên cơcở chứng từ nhập, xuất.

Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu nhận chứng từ từ Thủ kho, mở Sổ kế toán

chi tiết vật liệu tơng ứng với Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho củavật liệu cả về số lợng và giá trị Mỗi chứng từ nhập, xuất ghi 1 dòng trên sổ chi tiết.Cuối tháng, cộng sổ để lập Bảng tổng hợp chi tiết.

Nh vậy, phơng pháp này cho phép đối chiếu sổ chi tiết với Thẻ kho và sổ tổnghợp nhng lại có sự ghi chép trùng lặp giữa Thủ kho và kế toán viên.

 Đối với phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Tại kho, việc ghi chép đợc thực hiện trên Thẻ kho tơng tự phơng pháp thẻ song

song

Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi

tình hình nhập, xuất, tồn cả về số lợng và giá trị nhng chỉ ghi 1 lần vào cuối thángtrên cơ sở Bảng kê nhập và Bảng kê xuất Mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng trên sổ.Tuy nhiên, vì đặc điểm này, công việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hởng đếntính kịp thời của thông tin đợc cung cấp.

 Đối với phơng pháp sổ số d:

Tại kho, công việc ghi Thẻ kho giống hai phơng pháp trên Nhng định kỳ, tập

hợp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, đến cuối tháng, cộng Thẻ kho để ghi vàoSổ số d về chỉ tiêu số lợng.

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu định kỳ tiếp nhận phiếu giao nhận chứng từ

tại kho, ghi đơn giá, thành tiền để lập Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn Cuối tháng, kếtoán ghi Sổ số d về chỉ tiêu giá trị để đối chiếu với Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn.

Phơng pháp này tránh đợc ghi chép trùng lặp của hai phơng pháp trên nhng lạidễ xảy ra sai sót, gian lận nếu không đợc thờng xuyên kiểm tra.

Song song với kênh hạch toán chi tiết nh trên, kế toán phần hành cũng căn cứvào chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trênnguyên tắc đối ứng tài khoản

Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống sổ tài khoản mà đơn vị áp dụng, kế toánviên lựa chọn loại sổ tổng hợp và thực hiện quy trình hạch toán trên sổ phù hợp vớiquy định của Chế độ kế toán hiện hành.

- Quy định loại tài khoản và loại sổ cần mở và số lợng mỗi loại.

- Tuỳ hình thức sổ kế toán đơn vị đang áp dụng để thực hiện quy trình hạchtoán trên hệ thống Sổ tổng hợp đã lựa chọn theo nguyên tắc đối ứng tài khoản chođối tợng, nghiệp vụ cần hạch toán.

Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán tổng hợp

Chứng từ Sổ tổng hợp Sổ cái các TKBáo cáo

(Bảng kê chứng từ)

Sổ tổng hợp chi tiết

Ghi hàng ngày

8

Ghi cuối tháng, định kỳQuan hệ đối chiếu

Tổ chức ghi sổ tổng hợp cho nhập, xuất, tồn vật liệu cần sử dụng các tài khoảnnh: 152, 111, 112, 141, 331, 621, 627,

Nếu đơn vị áp dụng hình thức sổ "Nhật ký chung" để tổ chức bộ sổ kế toán thìcác loại sổ sử dụng là: sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái TK 152, và việcvận dụng quan hệ đối ứng cho ghi sổ đợc tiến hành theo quy trình: hàng ngày songsong với kênh hạch toán chi tiết, kế toán vật liệu tập hợp chứng từ nhập, xuất vật liệuhoặc Bảng kê chứng từ để ghi các sổ nhật ký Định kỳ hay cuối tháng chọn lọc, tổnghợp các số liệu ghi vào Sổ cái TK 152 Số d, số phát sinh của TK 152 đợc phản ánh 1dòng trên Bảng cân đối phát sinh để đối chiếu với Sổ tổng hợp chi tiết.

Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Chứng từ-ghi sổ" thì kế toán vật liệu cũng dựavào số liệu trên chứng từ hoặc Bảng kê chứng từ để lập Chứng từ ghi sổ riêng chonghiệp vụ nhập, riêng cho nghiệp vụ xuất, cuối tháng hoặc định kỳ lên sổ Cái vàBảng cân đối phát sinh đối chiếu với kênh hạch toán chi tiết vật liệu.

Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Nhật ký-chứng từ" thì quy trình hạch toán chitiết và tổng hợp thờng tiến hành lồng ghép trên một hệ thống sổ để lập báo cáo vậtliệu đầy đủ Các loại sổ thờng dùng: Sổ chi tiết 331, Nhật ký chứng từ số1,2,5,7,10, , Bảng kê số 4, 11, Sổ cái TK 152 Căn cứ chứng từ gốc và chứng từvật t, Kế toán vật liệu tiếp nhận từ Thủ kho đồng thời ghi số liệu cho sổ chi tiết liênquan và các nhật ký, bảng kê, bảng phân bổ để phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 7,ghi Sổ cái 152 và kết xuất báo cáo vật liệu.

Quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp thực hiện trên cơ sở phơng pháp đốiứng tài khoản, theo nguyên tắc ghi sổ kép, có vai trò nối liền việc lập chứng từ vàviệc khái quát hoá tình hình kinh tế bằng báo cáo kế toán

ớc 3: Từ hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp, Kế toán tổng hợp tập hợp số liệu

để lên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Báo cáo tài chính tổng hợp tất cả phần hành trong đơn vị thờng yêu cầu 4 báocáo chính sau:

 Bảng cân đối kế toán.

 Báo cáo kết quả kinh doanh. Báo cáo lu chuyển tiền tệ. Bảng thuyết minh.

Báo cáo quản trị thờng có 4 loại:

 Báo cáo phản ánh tình hình TSCĐ và nguồn vốn sản xuất kinh doanh. Báo cáo phản ánh tình hình chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Báo cáo phản ánh tình hình chi phí và kết quả tiêu thụ.

 Báo cáo phản ánh quỹ xí nghiệp, vốn bằng tiền và tín dụng.

Báo cáo vật liệu thờng gồm: bảng báo cáo thu mua vật liệu, báo cáo tình hìnhnhập-xuất-tồn tất cả các loại vật liệu theo tháng, quý, năm, tuỳ theo yêu cầu quảnlý trong đơn vị.

Báo cáo kế toán thông qua phơng pháp tổng hợp-cân đối cung cấp những thôngtin khái quát, tổng hợp nhất về vốn mà các bớc tổ chức hạch toán trớc đó nh chứngtừ, tính giá, ghi sổ tài khoản không thể cung cấp đợc Những thông tin này có ýnghĩa to lớn cho các quyết định quản lý có tính chiến lợc.

Các phơng pháp hạch toán kế toán thể hiện trong tổ chức công tác kế toán ởmỗi giai đoạn hạch toán trên không thể tiến hành một cách riêng biệt Do vậy, tổchức công tác kế toán không thể tách rời 3 giai đoạn hạch toán trong một chu kỳ kếtoán.

Mỗi giai đoạn hạch toán trong phần hành kế toán có vị trí khác nhau trong quátrình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và tạo tiền đề cần thiết để tiếp tục thực hiện giaiđoạn tiếp sau Quá trình phản ánh của kế toán đợc bắt đầu bởi việc lập chứng từ, cácthông tin từ chứng từ đợc phản ánh trên các tài khoản và kết thúc bằng việc tổng hợptrên hệ thống báo biểu kế toán Mỗi bớc trong chu trình kế toán: chứng từ, tính giá,đối ứng kế toán và tổng hợp-cần đối đáp ứng một yêu cầu khác nhau trong quản lý

các đối tợng kế toán và đồng thời chúng tạo thành một tổng thể hoàn chỉnh các ơng tiện để kế toán giám đốc và quản lý tài chính.

ph-Khối lợng công tác kế toán phân chia 3 giai đoạn, gắn liền với từng phần hànhkế toán thực hiện thông qua yếu tố con ngời đợc tổ chức thành 1 bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán bao hàm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao độngkế toán trong bộ máy

Cũng tuân theo cách phân chia mô hình kế toán của nhiều quốc gia trên thếgiới, mô hình tổ chức bộ máy tại các doanh nghệp Việt Nam về cơ bản có 3 kiểu tổchức:

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán,

tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ởmọi phần hành kế toán Trờng hợp đơn vị kế toán có đơn vị trực thuộc thìđơn vị trực thuộc chỉ đợc thực hiện giai đoạn hạch toán ban đầu theo chế độbáo sổ.

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: bộ máy tổ chức đợc phân thành

cấp kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc Kế toán cơ sở trực thuộc mở bộsổ kế toán riêng thực hiện toàn bộ khối lợng công tác kế toán phần hành từgiai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toántrung tâm Kế toán trung tâm chỉ là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báocáo của cơ sở, lập báo cáo tổng thể toàn đơn vị Đây là mô hình đợc ápdụng phổ biến ở các nớc phát triển trên thế giới nh Mỹ, Anh, Pháp

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: tổ chức bộ máy theo kiểu nửa tập

trung, nửa phân tán do sự kết hợp đặc trng của cả mô hình kế toán tập trungvà mô hình kế toán phân tán.

Dù vận hành theo mô hình bộ máy kế toán nào đơn vị hạch toán vẫn cần phảitổ chức lao động kế toán thông qua sự lựa chọn, sắp xếp, phân công con ngời tạo mốiliên hệ dọc ngang một cách hợp lý trong bộ máy đó.

Dựa trên các nguyên tắc: bất vị thân, bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm,

chuyên môn hoá và hợp tác lao động , thứ nhất,tổ chức xây dựng đội ngũ lao động

kế toán với 2 nhiệm vụ là xác định số lợng ngời lao động và chất lợng chuyên môn

gắn với từng phần hành trong công tác kế toán; thứ hai, tổ chức phân công lao động

theo hệ thống quản lý tài chính, theo các phần hành công việc nhằm thiết lập mốiquan hệ lao động trong bộ máy kế toán.

Trong bộ máy kế toán, mỗi kế toán viên và kế toán tổng hợp đều có chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lợng công tác kế toán đợc giao Kế toán phầnhành có thể chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm mộtsố phần hành mà vẫn đảm các nguyên tắc nêu trên Kế toán phần hành quản lý trựctiếp, ghi chép, tổng hợp, phản ánh đối tợng kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toánban đầu trên hệ thống chứng từ tới giai đoạn ghi sổ kế toán phần hành và lập báo cáophần hành đợc giao Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán cuốikỳ, tổng hợp tất cả các phần hành, ghi sổ cái và lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoàiđơn vị theo yêu cầu, hoàn tất một chu trình kế toán khép kín, bảo đảm tổ chức côngtác kế toán hiệu quả

Quan hệ lao động trong bộ máy có thể đợc thể hiện theo một trong ba cách tổchức:

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: kế toán trởng trực tiếp điều hành

các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh.

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu: hình thành bởi mối liên

hệ trực tiếp nh cách tổ chức trên nhng có tính chất tham mu giữa kế toán trởng và kếtoán phần hành.

Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: kế toán trởng chỉ đạo kế toán

phần hành thông qua các trởng phòng (ban) kế toán.

Mô hình kế toán trực tuyến và chức năng đợc xem là phổ biến ở các nớc trênthế giới hơn cả Còn ở Việt Nam, do tổ chức kế toán tập trung lại mang nhiều tínhchất chỉ đạo, quy mô vốn không lớn nên mô hình trực tuyến áp dụng tơng đối rộngrãi tại các doanh nghiệp.

10

Nh vậy, trong một đơn vị hạch toán, tổ chức tốt công tác kế toán luôn đi liềnvới tổ chức tốt bộ sổ kế toán và tổ chức tốt bộ máy kế toán.

Phần II

Thực trạng tổ chức công tác kế toántại Xí nghiệp Dợc phẩm 120

So sánh với lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đã trình bàyở phần I, thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 có gì giống vàkhác? Muốn vậy, trớc hết cần phải nắm bắt đợc những đặc điểm cơ bản nhất về Xínghiệp, bắt đầu từ quá trình hình thành phát triển cho đến cách thức tổ chức sản xuấtvà tổ chức quản lý của Xí nghiệp.

Xí nghiệp Dợc phẩm 120 là một đơn vị kinh tế quốc phòng thuộc ngành Hậucần quân đội, trực thuộc Tổng Công ty Dợc phẩm và trang thiết bị y tế quân đội Xínghiệp đợc thành lập vào ngày 1/5/1973 theo Quyết định số 100/QĐ-CQY ngày 15tháng 4 năm 1973 của Cục Quân y với tên gọi ban đầu là Xởng XY2.

Trải qua gần 30 năm xây dựng và trởng thành, cùng với nhiều biến động của xãhội từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ, công nhân viên của Xí nghiệp đãkhông ngừng phấn đấu vơn lên, lao động hết mình để duy trì hoạt động sản xuất cácloại thuốc chữa bệnh phục vụ quân đội và nhân dân cả nớc Với sự năng động vàsáng tạo của mình, Xí nghiệp đã phát triển lớn mạnh về mọi mặt cả chiều rộng lẫnchiều sâu.

Trong những năm kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, nhiệm vụ chính của đơn vịlà nhanh chóng củng cố lực lợng, bắt tay vào sản xuất các loại thuốc phục vụ chiếntrờng Xởng XY2 đã góp phần không nhỏ làm nên những thắng lợi vẻ vang của quânđội Từ sau giải phóng đến năm 1981, sản phẩm của Xởng chủ yếu vẫn là các loạithuốc phục vụ đơn vị, bệnh viện trong quân đội dới sự chỉ đạo và cung cấp vật liệucủa Cục Quân y.

Tháng 7/1981, Đảng uỷ Cục Quân y quyết định đổi tên Xởng XY2 thành Xínghiệp Dợc phẩm 120 Ngày 7/5/1992, theo Quyết định 338/HĐBT, Xí nghiệp chínhthức đợc công nhận là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập theo cơ chế thịtrờng có sự quản lý của Nhà nớc.

Là một doanh nghiệp ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam mới xoá bỏcơ chế bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trờng Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang phải đ-ơng đầu với những khó khăn không nhỏ về vật chất lẫn những tác động xấu của quyluật cạnh tranh gay gắt Nhng, với ý chí quyết tâm của mình, lãnh đạo Xí nghiệpcùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã mạnh dạn cải tiến kỹ thuật công nghệ, đầu ttrang thiết bị kỹ thuật, nghiên cứu tạo ra những loại thuốc có đủ sức cạnh tranh đápứng yêu cầu khám chữa bệnh trong cả nớc Vì vậy, kết quả sản xuất kinh doanh củaXí nghiệp ngày càng tăng cao, sản phẩm của Xí nghiệp ngày càng có uy tín trên thịtrờng.

Do những thành tích đáng kể, năm 1995, Xí nghiệp đợc tặng danh hiệu Anhhùng Lực lợng vũ trang nhân dân với:

 Tên giao dịch: Xí nghiệp Dợc phẩm 120  Tên viết tắt: XNDP 120

 Trụ sở chính: số 8 Tăng Bạt Hổ - Hà Nội

Hiện nay, đội ngũ lao động của Xí nghiệp gồm 230 ngời, trong đó có 35 laođộng gián tiếp Nhờ có dây chuyền sản xuất hiện đại, máy móc đạt tiêu chuẩn kỹthuật trong nớc và quốc tế, mỗi năm sản lợng của Xí nghiệp tăng thêm 1 tỷ thuốcviên, hơn 500 triệu thuốc tiêm Xí nghiệp cũng đang áp dụng chế độ tiền lơng mới đểbảo đảm cải thiện và nâng cao đời sống ngời lao động Với những thành tựu đã đạt đ-

ợc, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 ngày nay đợc đánh giá là một trong những doanhnghiệp làm ăn có hiệu quả Sự hiệu quả này còn đợc thể hiện qua một số chỉ tiêukinh tế tổng hợp dới đây:

Bảng 1: Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh qua các năm

Tóm lại, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cùng với sự nỗ lực phát triển liên tục trong

suốt mấy chục năm qua đã và đang khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hệthống ngành Công nghiệp Dợc ở Việt Nam cũng nh tính đúng đắn và năng độngsáng tạo của đội ngũ lãnh đạo, của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệptừ khi ra đời cho đến nay.

Vừa là một doanh nghiệp trong đội hình thống nhất của Tổng Công ty vừa làViện bào chế độc lập, có nhiệm vụ bào chế thuốc ở quy mô công nghiệp, sản phẩmchính của Xí nghiệp là những hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp tới hiệu lực củacông tác điều trị, phòng bệnh; tới sinh mạng và sức khoẻ của con ngời Xí nghiệpphải trực tiếp tổ chức triển khai quản lý kỹ thuật bào chế, quản lý chất lợng và hoàntoàn chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm của mình Do những đặc thù nh vậy, Xínghiệp vừa phải chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc tổ chức sản xuất kinh doanh,nguyên tắc hạch toán vừa phải chấp hành triệt để các quy định rất chặt chẽ về mặtchuyên ngành, nhất là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.

Sản phẩm của Xí nghiệp đợc kết tinh dới hai dạng chủ yếu là thuốc viên (dạngviên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dới dạng ống Do tính chất sản phẩm kích th-ớc nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tơng đối ngắn nên quy trình sản xuất tạicác phân xởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mới quay sang sản xuất mặthàng tiếp theo.

Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên quy trình sảnxuất chúng hoàn toàn khác biệt.

Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên

Sơ đồ 6: Quy trình côngnghệ sản xuất thuốc tiêm

12Nguyên liệu và tá d ợc

Trộn bột képNhào ẩm

Sát hạtSấy khôĐóng nang

ép vỉ

Đóng hộp và in nhãnTrộn bột kép

Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dợc, việc đóng gói bao bì vô cùngquan trọng bởi nó ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng, thời gian bảo quản, mẫu mã sảnphẩm, do đó, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thực hiện một quy trình sản xuất bao bì riêng.Các hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt đợc in ấn các nội dung cần thiết của từngloại sản phẩm theo quy định và tiêu chuẩn của ngành Dợc, rồi đóng và dán, chuyểnsang nơi sản xuất thuốc để đóng gói khi hoàn thành sản phẩm.

Với quy trình sản xuất nh trên, để bảo đảm chất lợng và an toàn cho hàng chụctriệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ở các dạngkhác cung cấp hàng năm cho nhu cầu điều trị chữa bệnh, Xí nghiệp Dợc phẩm 120phải tiến hành công tác tổ chức sản xuất chặt chẽ, theo những quy chế phức tạp ởmọi cấp độ, phù hợp tiêu chuẩn Ngành, tiêu chuẩn Quốc tế và tiêu chuẩn Xí nghiệp.Theo đó, tổ chức sản xuất có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng.

Việc tổ chức sản xuất đợc tiến hành tại 3 phân xởng chính:

 Phân xởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dới dạng viên

nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiện nay, phânxởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuất viên nén và dâychuyền đóng nang (viên con nhộng).

 Phân xởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dới dạng dung dịch.

Sản phẩm của phân xởng này đợc đóng gói theo thể thức 1kg x 140hộp x

10ống Để phục vụ sản xuất, phân xởng cũng đợc lắp đặt hai dây chuyềnsản xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây chuyền ống 2ml,

5ml và 10ml.

 Phân xởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao bì

tr-ớc khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa cát-tông.

Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xởng lại đợc tổ chức thànhcác tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng Phân xởng thuốc viên gồm: tổpha chế, tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm Phân xởng thuốc tiêm gồm: tổpha chế, tổ đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm.

Các thành viên trong phân xởng gồm có:

 Quản đốc: là ngời đứng đầu phân xởng, có trách nhiệm điều hành và quản

lý toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xởng.

Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc, tiếpnhận chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch và tập hợpchứng từ xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính.

 Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi quá

trình làm việc của công nhân đồng thời là ngời giúp việc cho quản đốc, đặcbiệt trong công việc quản lý tài sản trong phân xởng.

 Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hớng dẫn quy trình sản xuất thành

phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xởng theo yêu cầu của phòng Kỹthuật.

Kỹ thuật viên cũng là ngời tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xác nhậntiêu chuẩn kỹ thuật của vật t, sản phẩm, hàng hoá

 Công nhân: là những ngời lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là một

mắt xích trong cả một dây chuyền công nghệ khép kín

Công nhân là đối tợng trực tiếp để hình thành chứng từ lao động và tiền ơng, phục vụ yêu cầu công tác quản lý và công tác kế toán tiền lơng.

l-Hiện tại, hai phân xởng thuốc viên và thuốc tiêm đều đang đợc đầu t, cải tạo,nâng cấp dây chuyền sản xuất, trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máy đóng hàntự động, máy bao phim và nhiều máy móc khác phục vụ sản xuất Trong thời giantới, Xí nghiệp sẽ cố gắng nhập thêm các máy móc hiện đại từ các nớc phơng Tây,nâng cấp các phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm.

Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tốt và hiệu quả, Xí nghiệp phảitổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp Sự phù hợp này không chỉ về thực tiễncông tác kinh doanh, công tác kế hoạch, công tác quản lý tài chính mà còn về quychế, yêu cầu và nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng Trên cơ sở hệ thống tổ chức sản xuấtđặc thù với quy trình sản xuất hàng loạt dới hai dạng sản phẩm chủ yếu, Xí nghiệpDợc phẩm 120 tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, bộ máy quản lývới quy mô nhỏ, tơng đối gọn nhẹ

Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 7 phòng ban.

Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy quản lý

 Giám đốc: ngời có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp về toàn bộ hoạt

động quản lý tài sản, nguồn vốn và tiến trình hoạt động trong đơn vị.

Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng không chỉ đối với công tác lậpvà luân chuyển chứng từ mà còn đối với những biến động tình hình tài chínhtrong Xí nghiệp thông qua ký duyệt, đóng dấu.

 Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí

nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừa cóquyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất.

Phó giám đốc trong một số trờng hợp có toàn quyền quyết định phêchuẩn việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệt chứngtừ vật t (sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất và rút ngắnchu kỳ tuần hoàn vốn

 Phòng Hành chính: đợc thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí nghiệp

trong công tác hành chính hậu cần nh văn th, lễ tân, tiếp khách làm việc,công vụ, công tác y tế bảo vệ.

Các thành viên trong phòng đều có nghĩa vụ bảo vệ, quản lý tài sản củaphòng cũng nh nơi tiếp khách Họ là những ngời có vai trò mở đầu cho mộtquá trình hình thành luân chuyển các chứng từ với t cách là chủ thể của cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác hành chính Họ cũng là ng-ời trực tiếp lập 1 số chứng từ gốc nh: Giấy đề nghị tạm ứng, và tham gia vàoquá trình luân chuyển chứng từ đó từ giám đốc đến Kế toán phần hành và Thủquỹ, Thủ kho.

 Phòng Kế hoạch tổng hợp: có nhiệm vụ khai thác các nguồn thu mua vật t

cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên các chỉ tiêu đ ợc giao vàhợp đồng với khách hàng, tham mu trong xây dựng định hớng phát triểnngắn hạn và dài hạn.

Phòng có vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quan đếnvật t, kế hoạch sản xuất và luân chuyển những chứng từ này đến ngời có nhucầu, có trách nhiệm sản xuất Phòng tổ chức lập và luân chuyển chứng từtheo quy định và phản ánh chính xác tình hình thực tế, góp phần lành mạnhhóa công tác quản lý tài chính

 Ban Thị trờng: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo tiếp

thị, quan hệ ngoại giao mở rộng thị trờng

Tại các Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm thuộc sự quản lý của Ban thị trờngcó vai trò khá quan trọng trong hình thành một số chứng từ liên quan tiêu

Giám đốcPhó giám đốc

Bí th Đảng uỷ

PhòngHành chính

PhòngKế hoạch

Phòng kiểm nghiệmBan

thị tr ờng

Phòng tài chính

Ban chính

trịPhòng

kỹ thuật

thụ phục vụ công tác thanh toán ngay, từ đó thông qua ban Thị trờng chuyểnchứng từ đến phòng Tài chính để theo dõi tình hình tiêu thụ và quản lý tàichính.

 Phòng Tài chính: có nhiệm vụ quản lý tiền vốn của Xí nghiệp, kiểm tra,

theo dõi việc chi tiêu, thực hiện thống kê, hạch toán, phân tích hoạt động tàichính phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh, thực hiện thanh toán vớicán bộ công nhân viên, thanh quyết toán trích nộp Ngân sách, đồng thờitham mu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh.

Phòng Tài chính vừa là nơi lập các chứng từ thu-chi tài chính hoặc tiếpnhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị, rồi luânchuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cả chứng từ đểtiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lu trữ nhằm theo dõi, tổng hợp vàkiểm tra tình hình tài chính.

 Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân tích

chất lợng nguyên vật liệu trớc khi sản xuất, bán thành phẩm và thành phẩmsau khi sản xuất

Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thành trọnbộ chứng từ cho một đối tợng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằng cách lậpvà xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lợng, tạo điều kiện cho công tácluân chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợp lệ.

 Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức nghiên

cứu chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất, đồng thờihớng dẫn xây dựng cũng nh theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm.

Công tác quản lý tài chính đợc phòng thực hiện gián tiếp thông qua tổchức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầu ra củaquy trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của đơnvị

 Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn thanh

niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, văn hoá vănnghệ trong toàn Xí nghiệp

Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyền hạnvà nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lý thu-chitài chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho các chứng từ đãlập và luân chuyển đến phòng Tài chính.

Nh vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng nhng lại

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dới, bảo đảm tính liêntục, phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừa bảo đảm nguyên tắc"bất kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực, vật lực Với mô hình quản lýtrực tuyến chức năng nh trên, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mu choban lãnh đạo về vấn đề chức năng nhiệm vụ và tổ chức, theo dõi hoạt động sản xuấttại phân xởng nhng không có quyền ra lệnh cho các phân xởng Tất cả hoạt động đợcthực hiện theo lệnh của giám đốc Xí nghiệp và chỉ tiêu của Cơ quan cấp trên

Qua mấy nét khái quát về Xí nghiệp Dợc phẩm 120 nêu trên, có thể nói, đểcung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý và sản xuất trong suốt mấy chụcnăm hình thành và phát triển, tổ chức kế toán của Xí nghiệp đã phải có rất nhiều đổimới và hoàn thiện về mọi mặt.

Trên cơ sở áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 và các Thông t sửa đổi của Bộ Tài chính, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đã córất nhiều cố gắng trong nhiệm vụ hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách vàbáo cáo cho phù hợp với yêu cầu quản lý đổi mới tất yếu hiện nay.

Tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp đợc thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổ chức

bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán Trong đó, hệ

thống sổ tài khoản và tổ chức lao động kế toán thích hợp chính là phơng tiện và conngời để hoàn thiện khối lợng công tác kế toán.

Hiện nay, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang sử dụng một máy vi tính tại phòngTài chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán với phần mềm kế toán ứng dụng: BSC- EFFECT Đây là phần mềm mà danh mục và kết cấu hệ thống chứng từ, sổ tàikhoản và báo cáo kế toán đợc thể hiện trên máy theo từng phần hành, trong đó ngờilàm kế toán bằng máy tính có thể xem, sửa, in theo các tiêu chí mà máy có nh: mãchứng từ, thời gian phát sinh chứng từ, nhóm chứng từ, loại sổ tổng hợp hay chi tiết,báo cáo tổng thể hay bộ phận Đây là những tính năng vợt trội so với kế toán thủcông

Phần mềm này có thể tiến hành tự động hoá từng phần hành cũng nh kết xuấtbáo cáo theo bất kỳ hình thức tổ chức sổ nào vào thời điểm nào, tuy nhiên, để phùhợp với hình thức "Chứng từ-ghi sổ" mà Xí nghiệp đã đăng ký với Bộ Tài chính,phần mềm đã đợc thiết kế phục vụ chủ yếu cho hình thức này và phù hợp quy trìnhchung của cách tổ chức sổ theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ" Sổ sách và báo cáo đợcthiết kế và hoàn thiện tự động trên máy, sau đó in ra giấy.

Sơ đồ 8: Trình tự kế toán máy tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp đợc chia thành các phần hành, mỗi phầnhành cụ thể hoá khối lợng công tác kế toán cho một đối tợng cụ thể Hiện tại, kế toánXí nghiệp có các phần hành sau:

 Kế toán tài sản cố định Kế toán vật t

 Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội Kế toán thanh toán

 Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp

Phần mềm trên máy tính cũng đợc thiết kế các phần hành tơng ứng để phù hợpvới công tác kế toán của Xí nghiệp Mặc dù vậy, muốn tổ chức phần lớn công tác kếtoán trên máy trớc hết vẫn phải tổ chức sao cho phù hợp với đặc điểm đối tợng đợc tổchức và yêu cầu của quản lý đối với nhiệm vụ của tổ chức.

Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc tân dợc có đặc tính đặc biệt, có ảnhhởng trực tiếp đến đời sống, sức khoẻ của con ngời, giá bán lại ít biến động trên thịtrờng Do vậy, số lợng, chất lợng của yếu tố đầu vào cũng nh yếu tố đầu ra của Xínghiệp đòi hỏi có công tác kế toán và kiểm tra kế toán khoa học, chính xác để ổnđịnh giá cả sản phẩm, giữ vững uy tín của đơn vị, của Tổng Công ty và ngành Côngnghiệp Dợc.

Ví dụ với phần hành kế toán vật liệu, kế toán viên không những có chuyên môn

về nghiệp vụ kế toán mà còn phải có kiến thức căn bản về các loại vật liệu Vật liệusản xuất tân dợc phải bảo đảm đúng yêu cầu, tiêu chuẩn về số lợng, chủng loại, chấtlợng và đặc biệt là hàm lợng và thời hạn sử dụng Muốn vậy, vật liệu trớc mua về tr-ớc khi sản xuất cũng nh khi sản xuất, Xí nghiệp luôn phải có sự kiểm tra, theo dõi,kiểm định thật chính xác về tất cả các yêu cầu, tiêu chuẩn này của từng loại vật liệu.

Hiện nay, vật liệu dùng cho sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu mua ngoài, các loạihoá chất phần lớn là hàng ngoại nhập mua của các Công ty Dợc phẩm đã đợc Bộ Ytế và Bộ Thơng mại kiểm duyệt cấp giấy phép nh: Công ty Dợc phẩm TWII, Công tyDợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội , còn các loại phụ gia khác mua của các Công ty cóuy tín trong nớc

Chứng từXử lý chứng từCác phần hành

Sổ tổng hợp Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ

Báo cáoBáo cáo

Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu gồm vốn Ngân sách quốc phòng cấp, vốntự có và vốn vay của ngân hàng.

Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp là thiết kế khối lợng công tác kế toántheo 3 giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thốngchứng từ, giai đoạn ghi sổ tài khoản và giai đoạn lập báo cáo kế toán Quy trình đợcbắt đầu từ lập chứng từ gốc và luân chuyển chứng từ giữa các phòng (ban), cập nhậtsố liệu trên chứng từ vào máy, sau khi thực hiện các bút toán định khoản, kết chuyểnvà phân bổ trên máy, máy tính sẽ tự động kết xuất các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và báocáo kế toán theo yêu cầu Nhìn chung, chu trình kế toán trên máy nh sau:

Chứng từ Tính giá Đối ứng tài khoản Tổng hợp-cân đối

Tổ chức công tác kế toán theo các bớc cụ thể sau:

Buớc 1:Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu:

 Tổ chức phân loại và đánh giá đối tợng hạch toán:

Đối với mỗi đối tợng hạch toán có các cách phân loại khác nhau tuỳ theo yêucầu sử dụng và quản lý Tài sản cố định đợc phân loại theo từng phân xởng, từng tổsản xuất ; thành phẩm đợc phân loại theo công dụng và hình thái vật chất; cácnghiệp vụ thanh toán đợc phân loại theo hình thức thanh toán là tiền mặt, séc, tiềngửi ngân hàng hay trả chậm Riêng vật liệu của Xí nghiệp chủng loại nhiều, thànhphần phong phú, lại có thêm nhiều chất phụ gia khác, tính chất lý hoá rất khác nhau,do đó việc phân loại vật liệu tại Xí nghiệp đợc tiến hành dựa trên tính chất và vai tròtừng loại vật liệu trong quá trình sản xuất Dựa vào tiêu thức này, vật liệu của Xínghiệp đợc phân chia làm 5 loại:

Vật liệu chính: gồm những loại hoá chất cấu thành nên thực thể sản phẩm là

các loại thuốc phòng chữa bệnh nh: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin,Novocain, Lidocain

Vật liệu phụ: các loại phụ gia kết hợp vật liệu chính chế tạo ra sản phẩm hoàn

chỉnh gồm: bột sắn, bột tal, bột rắc chân, các loại dung dịch Axid

Nhiên liệu: que hàn, xăng, dầu

Phụ tùng thay thế: gồm các loại nh cầu dao điện, dây coroa, vòng bi

Bao bì đóng gói: đợc xếp vào 1 trong 5 loại vật liệu cơ bản tham gia vào quá

trình sản xuất sản phẩm bởi nó việc sản xuất bao bì đóng gói chiếm một phần kháquan trọng khi mà một hộp thuốc có thể có tới 3, 4 lần bao bì, ví dụ nh đóng 10 viên/1 vỉ, 10 vỉ/1 hộp, 10 hộp/1 kiện , hơn nữa chi phi bao bì là khá lớn bởi không nhữnggồm chi phí sản xuất, chí phí đóng gói mà còn chi phí in ấn, thiết kế mẫu mã.

Ngoài ra, để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán theo dõi vậtliệu, các loại vật liệu đợc dự trữ, bảo quản tại 2 kho vật liệu:

Kho A: chứa các hoá chất và các loại tá dợc khác Kho có 2 gian: 1 gian để các

loại hoá chất độc, 1 gian để các loại hoá chất thông thờng và tá dợc khác.

Kho B: kho chứa các bao bì đóng gói và phụ tùng thay thế.

Tại các kho, vật liệu đợc bố trí, sắp xếp ngăn nắp, bảo quản theo đúng yêu cầuvề điều kiện nhiệt độ, ánh sáng, môi trờng bảo đảm vật liệu giữ nguyên phẩm chấtkhi xuất kho đa vào sản xuất.

Tổ chức tính giá ở Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thờng tiến hành chủ yếu đối vớivật liệu đầu vào và thành phẩm hoàn thành Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu diễn rathờng xuyên, biến động không lớn nên Xí nghiệp sử dụng phơng pháp kê khai thờngxuyên và giá vốn thực tế để hạch toán hàng tồn kho Việc tính giá này đợc thực hiệntrên máy dựa vào sự hỗ trợ của phần mềm Excel.

Giá thực tế của vật liệu nhập kho của Xí nghiệp đợc xác định chủ yếu dựa vàogiá mua thực tế vật liệu mua ngoài Chí phí vận chuyển do đơn vị bán chịu và nó đ -ợc tính luôn vào giá của vật liệu mua về.

Theo Hóa đơn GTGT ngày 10/5/2001, Xí nghiệp mua của Công ty Dợc phẩmthiết bị y tế Hà Nội 150 kg hoá chất Erythromycin, giá mua ghi trên hoá đơn là850.000 đồng/1 kg, thuế suất GTGT 5%.

Theo hoá đơn trên trên, 850.000 đồng chính là đơn giá thực tế của vật liệu muavề và 850.000 đ/1 kg x 150 kg là giá thực tế của vật liệu nhập kho, và đó cũng là giátrị để ghi vào sổ kế toán vật liệu.

Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho: đơn giá bình quân thực tế của vật liệu ợc tính mỗi khi có hàng nhập vào kho mỗi tháng và giá này sẽ đợc dùng để tính giátrị hàng xuất cho tới khi có đợt nhập hàng mới thì tính lại giá bình quân mới Đây làphơng pháp sử dụng giá bình quân gia quyền với đơn giá bình quân là đơn giá bìnhquân sau mỗi lần nhập.

đ-Vật liệu Erythromycin tồn kho cuối tháng 4 là 250 kg với đơn giá bình quân810.000 đồng/1 kg.

Ngày 10/5/2001, theo Phiếu nhập kho số 05, Xí nghiệp nhập 150 kgErythromycin mua của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội với đơn giá 850.000đồng/1 kg.

Vì vậy, giá thực tế của vật liệu xuất kể từ ngày 10/5/2001 đến ngày nhập hànglần sau đợc xác định nh sau:

 Bảng thanh toán tiền lơng

 Danh sách lao động và quỹ lơng trích nộp BHXH Bảng thanh toán trợ cấp ốm đau thai sản.

Kế toán thanh toán:

 Phiếu thu Phiếu chi

 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Kế toán giá thành và kế toán tổng hợp không lập chứng từ mà chỉ tiếp nhận các

chứng từ đợc luân chuyển đến phục vụ công tác ghi chép và tổng hợp

Riêng phần hành kế toán vật liệu, chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất

không đợc lập tại Kế toán vật t mà đợc lập tại phòng Kế hoạch. Tổ chức chứng từ nhập vật t:

- Loại chứng từ sử dụng:

Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT của nhà cung cấpChứng từ vật t: Phiếu kiểm nghiệm

Phiếu nhập kho MS01-VT

- Quy trình luân chuyển:

Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập vật liệu

Ngời nhận hàngBan kiểm nghiệm Phòng Kế hoạchNghiệp vụ (1) (2) (3) nhập kho

Đề nghị nhậpLập Phiếu Lập Phiếunhập kho

kiểm nghiệm

18

.Thủ kho Kế toán vật liệu

lu trữ Nhập kho Ghi sổ

(1) Khi vật liệu đợc chuyển đến Xí nghiệp, nhân viên tiếp liệu mang theo hoá

đơn GTGT và mời Ban kiểm nghiệm xuống kho kiểm nghiệm vật liệu mua về.

(2) Tại kho, Ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lợng, chủng loại, hàm lợng, thời

hạn của vật liệu; ngời giao hàng và thủ kho kiểm tra số lợng bằng phơng pháp kiểmkê Sau khi đợc sự thống nhất của ba bên, Ban kiểm nghiệm lập Phiếu kiểmnghiệm

(3) Cán bộ phòng Kế hoạch căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm

nghiệm mà nhân viên nhập liệu mang đến để viết Phiếu nhập kho Phiếu nhập kholập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lu tại phòng Kế hoạch, liên 2 chuyểncho thủ kho, liên 3 giao cho ngời nhập liệu giữ làm căn cứ nhập kho vật liệu

Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT)

Mẫu số 01GTGTKT - 311Hoá đơn (GTGT)

(Liên 2 giao khách hàng)

Ngày 10 tháng 5 năm 2001

NQ: 005087Đơn vị bán hàng: Công ty Dợc phẩm và thiết bị y tế Hà Nội

Địa chỉ: Số 2 Hàng Bài Hà Nội

Họ tên ngời mua hàng: Đ/c Phơng