Thực trạng tổ chức kế toán tại xí nghiệp Dược phẩm 120

Thực trạng tổ chức kế toán tại xí nghiệp Dược phẩm 120

Lời mở đầu Là phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý, tổ chức kế toán có vai trò cung cấp những thông tin hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị hạch toán thông qua hệ thống ghi chép, tổng hợp trên chứng từ, sổ tài khoản và biểu mẫu báo cáo nhằm phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Trên cơ sở tìm hiểu tổ chức kế toán trong thực tế hoạt động của Xí nghiệp Dợc phẩm 120, em đã chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập môn học hạch toán kế toán của mình là: "Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kết hợp phân tích để đề xuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị. Với mục đích kết hợp lý luận và thực tiễn, củng cố và vận dụng kiến thức đã học, đa ra những phân tích cụ thể và kiến nghị cho đơn vị, bài viết của em, ngoài Lời mở đầu và Kết luận, gồm 3 phần chính: Phần I: Lý luận chung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120. Phần III: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120. Với yêu cầu nghiên cứu thực tế trong phạm vi môn học hạch toán kế toán, em đã sử dụng kết hợp các phơng pháp chung: phơng pháp nghiên cứu quan hệ biện chứng giữa kế toán với bộ phận quản lý và giữa các phần hành kế toán với nhau .và các một số phơng pháp riêng nh: mô tả và phân tích, sơ đồ và bảng biểu .để minh hoạ và hoàn thiện Chuyên đề thực tập của mình. 1 Phần I: Lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Hệ thống kế toán đợc xem nh là một hệ thống thông tin dùng để đo lờng, xử lý và truyền đạt thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế. Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Quan sát - Phản ánh - Xử lý - Phân loại - Tổng hợp - Trình bày Kế toán đợc coi nh là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh doanh và những ngời làm quyết định. Thứ nhất, kế toán đo lờng các hoạt động kinh doanh bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu. Thứ hai, qua xử lý phân loại và sắp xếp các dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích. Thứ ba, thông tin này đợc tổng hợp, truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những ngời ra quyết định. Ngời ta có thể nói rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống kế toán và những thông tin hữu ích cho ngời làm quyết định là đầu ra đã đợc hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra rất mạnh mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này. Hội nhập với quốc tế trên nền tảng các quan hệ song phơng và đa phơng đang là yêu cầu và xu hớng tất yếu của mỗi quốc gia. Trớc xu thế đó, hệ thống kế toán Việt Nam cũng đang từng b- ớc đợc cải cách và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu của cơ chế kinh tế mới trong nền kinh tế mở, phù hợp thông lệ và Chuẩn mực quốc tế. Trải qua 6 năm thực hiện Chơng trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm 1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trong việc tiếp cận và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thị trờng, từng bớc tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môi trờng chung của thông lệ quốc tế. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đã bắt đầu đợc tạo lập, tạo môi trờng tin cậy cho đầu t và kinh doanh trên cơ sở chia sẻ kinh nghiệm với bạn bè quốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ và Chuẩn mực quốc tế về kế toán và kiểm toán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, với năng lực quản lý tài chính ở Việt Nam. Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trờng, đứng trớc nhu cầu cạnh tranh và xu thế hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trong việc cung cấp những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp bởi họ chẳng những cần số liệu chi tiết của kế toán nh trớc đây mà hơn thế, họ rất cần kế toán bằng ngôn ngữ của mình, thể hiện một cách chính xác các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các bản dự toán, giúp họ kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu và 2 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ra quyết định quản lý khi ra quyết định về quản lý. Chính vì vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quản trị ra đời với t cách là nhánh thứ hai trong hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất cả thông tin kế toán đã đợc đo lờng, xử lý và truyền đạt để sử dụng trong việc quản trị nội bộ của đơn vị. Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một công cụ đắc lực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định về quản lý. ở Việt Nam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục đợc hạn chế của hệ thống Kế toán Việt Nam trớc đó nhng còn cha đề cập sâu đến kế toán quản trị, hơn nữa hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang đợc từng bớc soạn thảo và công bố, do vậy đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hớng dẫn cụ thể về kế toán quản trị ở Việt Nam đang là một nhu cầu hết sức bức thiết góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam. Kế toán còn đợc hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toán tác nghiệp với các bớc kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lý phân tích các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán và khoá sổ. Sự thống nhất giữa các bớc này cũng nh quan hệ giữa chúng đợc thể hiện thông qua nguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán. Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cân đối thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo kế toán cho các mục đích quản lý. Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: Tổ chức bộ sổ kế toán Tổ chức công tác kế toán Tổ chức bộ máy kế toán Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều là những công việc không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán là một trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lợng công tác kế toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công tác kế toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị. Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lợng công tác hạch toán trên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từ kế toán nhằm mục đích lập báo cáo kế toán. Sổ tài khoản chính là phơng tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Nội dung tổ chức sổ kế toán: Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số lợng sổ mỗi loại. Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại. Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung. Xây dựng mô hình ghi chép của cả hệ thống sổ hay còn gọi là hình thức tổ chức sổ kế toán. 3 Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán đang dần đợc phát triển và hoàn thiện theo yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán trong nền kinh tế cạnh tranh. Trong thực tế, nhiều nớc trên thế giới đang có xu hớng sử dùng duy nhất 1 hình thức tổ chức sổ cho các doanh nghiệp. Khác với Mỹ chủ yếu áp dụng 1 hình thức sổ Nhật ký chung, ở Việt Nam hiện có 4 hình thức phổ biến: Hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký - Sổ cái Hình thức Chứng từ - Ghi sổ Hình thức Nhật ký - Chứng từ Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít đợc áp dụng do tính chất cồng kềnh, mở rộng chiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sử dụng rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao động kế toán thấp. Hệ thống sổ sách kế toán phải đợc thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản bởi sổ sách kế toán chính là phơng tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phản ánh (bằng phơng pháp đối ứng tài khoản) đợc nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đợc phân loại, tập hợp. Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toán tổ chức hệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thích hợp, tổ chức công tác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng. Khối lợng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán đợc quy định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nớc ban hành theo Quyết định 25-HĐBT ngày 18/3/1989. Khối lợng công tác kế toán trớc hết đợc nhìn nhận theo từng giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; giai đoạn hệ thống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiết kế; giai đoạn xử lý và chọn lọc để lập các báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu của quản lý, khối lợng công tác kế toán còn bao gồm khối lợng hạch toán tổng hợp cho đối tợng và hạch toán chi tiết cho một số đối tợng. Ngoài ra, khối lợng công tác kế toán còn đợc tổ chức trên hai hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ chủ thể không những bên ngoài mà cả bên trong nội bộ đơn vị. Công tác kế toán phổ biến đợc tổ chức theo những phần việc riêng gọi là phần hành kế toán. Phần hành kế toán là khối lợng công tác kế toán gắn với một đối tợng cụ thể của hạch toán kế toán nh: vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ . Từ đó, mỗi phần hành lại đợc phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển; từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý hay nhợng bán tài sản cố định; từ thu mua đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho từng loại hoạt động đến chi phí chung phân bổ cho từng loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá, xác định và phân phối lợi nhuận; . Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín một quy trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản và kết thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán. Và trong đó, có thể tiến hành hạch toán chi tiết, tổng hợp cho đối tợng trong phần hành. Do vậy, tổ chức công tác kế toán là xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phần hành thông qua việc thiết kế khối l- 4 ợng công tác kế toán theo 3 giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu cầu quản lý bên trong hay bên ngoài. Theo đó, các phơng pháp hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với 3 giai đoạn hạch toán của một chu trình khép kín và mối quan hệ giữa các phơng pháp đó đợc cụ thể hoá thích hợp với mỗi phần hành cụ thể: Phơng pháp chứng từ biểu hiện trên thực tế thông qua hệ thống bản chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ tại mỗi phần hành. Phơng pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá thành thực tế và các khoản mục chi phí tại mỗi phần hành. Phơng pháp đối ứng tài khoản đợc biểu hiện qua các quan hệ đối ứng kế toán và cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp của mỗi phần hành. Phơng pháp tổng hợp-cân đối biểu hiện thông qua hệ hệ thống báo biểu kế toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Có thể nói, trình tự kế toán của mỗi phần hành đợc bắt đầu từ lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tợng hạch toán và luân chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và kết thúc bằng lập báo cáo kế toán và phân tích. Đồng thời, mỗi phần hành nằm trong một chu kỳ kế toán của đơn vị, quan hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một báo cáo tổng thể về công tác kế toán của đơn vị đó. Tổ chức công tác kế toán tại mỗi phần hành cho mỗi công việc cụ thể trong phần hành đó, trớc hết phải nắm bắt đợc đặc điểm của đối tợng tổ chức hạch toán và yêu cầu của quản lý đối với công tác hạch toán đối tợng đó, từ đó xác định nhiệm vụ tổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo cáo. Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trớc hết phải tìm hiểu đặc điểm của đối tợng hạch toán là vật liệu và yêu cầu của quản lý đối với tổ chức kế toán vật liệu, từ đó xác định nhiệm vụ của tổ chức. Vật liệu là đối tợng lao động đã qua tác động của lao động con ngời, đợc các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của vật liệu đợc chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Chất lợng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm sản xuất ra. Chi phí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm. Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà vẫn bảo đảm chất lợng và cung cấp kịp thời, đầy đủ là đòi hỏi đầu tiên cho các nhà doanh nghiệp khi bắt đầu một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu về các mặt số lợng, chất lợng và giá cả chi phí thu mua. Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Trong điều kiện ngày nay, một khi nền sản xuất ngày càng mở rộng cả chiều rộng lẫn chiều sâu thì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạch ngày càng đợc coi trọng. Công tác quản lý vật liệu đã trở thành yêu cầu của phơng thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh gay gắt nhằm hớng tới hao phí vật t ít nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất. Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp các thông tin về số lợng, chủng loại, chất lợng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn cũng nh định mức tiêu hao và định mức dự trữ ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. 5 Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại và đánh giá thống nhất các loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phơng pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật liệu trên báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý. Nếu nh tổ chức công tác kế toán là thiết kế khối lợng công tác kế toán trên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo kế toán thì tổ chức công tác kế toán vật liệu là thiết kế khối lợng công tác kế toán của phần hành vật liệu trên hệ hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng cho phần hành kế toán vật liệu. Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm các bớc sau: B ớc 1 : Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu bao gồm việc kết hợp tổ chức chứng từ và tính giá. Do các chu kỳ sản xuất luôn nối tiếp nhau, do mỗi phần hành luôn có sự đan xen trong chu kỳ đó nên đối với một số phần hành việc tổ chức đánh giá cho đối t- ợng hạch toán thờng đợc thực hiện trớc hoặc song song với tổ chức chứng từ cho đối tợng đó, nhng đối với một số phần hành khác việc tính giá phải dựa vào công tác ghi sổ tài khoản của phần hành trớc đó mới thực hiện đợc. Ví dụ: Tổ chức tính giá cho vật liệu xuất kho có thể đợc thực hiện trớc khi tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho và trị giá vốn vật liệu xuất đợc xác định ngay sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhng cũng có thể tính giá sau khi lập chứng từ, khi mà giá trị xuất thực tế chỉ xác định đợc khi kết thúc kỳ hạch toán. Tổ chức phân loại và đánh giá cho mỗi đối tợng: Dựa trên những tiêu chí nhất định và yêu cầu quản lý cũng nh đặc thù riêng của đơn vị hạch toán, tổ chức phân loại cho từng đối tợng. Việc phân loại thích hợp sẽ tạo thuận lợi cho công tác kế toán và công tác quản lý. Tổ chức đánh giá cho từng loại đối tợng đã phân loại nhằm xác định giá trị hạch toán vào chứng từ, sổ sách một cách phù hợp, chính xác, thống nhất và có hệ thống. Trên cơ sở đó, tiến hành so sánh, đối chiếu giữa các loại với nhau và với chỉ tiêu tổng hợp các loại đối tợng đó. Tổ chức tính giá có thể tiến hành theo nhiều phơng pháp khác nhau tuỳ theo đối tợng tính giá và đặc điểm của đơn vị hạch toán nhng lựa chọn tính giá theo ph- ơng pháp nào thì phải nhất quán trong suốt cả kỳ kế toán. Việt Nam cũng giống 1 số nớc trên thế giới, ví dụ nh Mỹ cũng thông qua hai hệ thống song song là hệ thống kê khai thờng xuyên và hệ thống kiểm kê định kỳ với các phơng pháp khác nhau: phơng pháp nhận diện cụ thể, bình quân gia quyền, ph- ơng pháp nhập trớc xuất trớc hay nhập sau xuất trớc, đánh giá hàng tồn kho. Nhng, bên cạnh đó, kế toán Mỹ có thể đánh giá giá trị sử dụng còn lại của hàng tồn kho thông qua báo cáo hàng tồn kho theo mức thấp của chi phí hoặc thị giá với thị giá là giá thay thế của hàng tồn kho vào ngày lập Bảng tổng kết tài sản. Còn ở Việt Nam sử dụng phơng pháp hệ số giá và phơng pháp tính theo giá thực tế hàng tồn kho lần nhập cuối cùng. Tổ chức tính giá cũng phải xác định đối tợng để tính giá phù hợp với đối tợng thu mua, sản xuất hoặc tiêu thụ, xác định chi phí tập hợp liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến đối tợng cũng nh lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung cho các loại đối tợng một cách hợp lý. 6 Đối với công việc tổ chức phân loại vật liệu trong quá trình tổ chức kế toán vật liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhìn chung, vật liệu đợc chia thành các loại: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản, phế thải. Tuỳ đặc điểm kinh doanh và quy mô sản xuất của đơn vị, vật liệu còn đợc phân chia theo các cách khác nhau và phân chia chi tiết, tỷ mỷ hơn theo yêu cầu của quản lý. Từ đó, đơn vị có sự lựa chọn phơng pháp đánh giá vật liệu nhập, xuất trong kỳ hợp lý. Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, bảo đảm yêu cầu chân thực, thống nhất. Tính giá vật liệu nhằm mục đích xác định giá trị ghi sổ của vật liệu để thực hiện chức năng ghi chép trên chứng từ, sổ sách, báo cáo bằng tiền các loại vật liệu. Đánh giá vật liệu nhập kho đợc thực hiện theo nguyên tắc chung là tính theo giá phí thực tế. Cơ sở để tính giá vật liệu là các chứng từ kế toán và căn cứ tính giá nhập một vật liệu tuỳ thuộc vào nguồn nhập của vật liệu đó. Bên cạnh việc đánh giá vật liệu nhập kho, đánh giá vật liệu xuất dùng có ý nghĩa rất lớn trong việc quyết định quy mô phí vật liệu trong giá phí sản phẩm mới và độ lớn dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ. Trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, có nhiều phơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho nhng cho dù mục đích xuất kho khác nhau thì giá thực tế lợng xuất phải đợc xác định theo phơng pháp đã đăng ký áp dụng và phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ kế toán. Về nguyên tắc, vật liệu nhập theo giá nào, thì xuất kho theo giá đó. Song trên thực tế do giá thực tế từng đợt nhập biến động rất khác nhau nên việc tính giá đầy đủ của vật liệu mỗi loại tại thời điểm xuất dùng hết sức phức tạp. Vì vậy, có thể tính gần đúng giá thực tế vật liệu xuất kho theo một số phơng pháp phổ biến sau: Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền Phơng pháp giá thực tế đích danh Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Phơng pháp nhập sau, xuất trớc Phơng pháp giá hạch toán Phơng pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tính theo vật liệu tồn kho cuối kỳ (tính theo giá mua thực tế lần cuối cùng) Mỗi phơng pháp đều có u nhợc điểm riêng, đơn vị hạch toán cần có sự cân nhắc, chọn lựa kỹ càng để vừa phù hợp với Chế độ kế toán nói chung vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Với một đơn vị hạch toán, phơng pháp đã lựa chọn có thể là tối u nhng với một đơn vị khác thì phơng pháp đó lại rất bất hợp lý. Tổ chức chứng từ: Tổ chức chứng từ là tổ chức vận dụng phơng pháp chứng từ trong ghi chép kế toán để ban hành và vận dụng chế độ để thiết kế khối lợng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các văn bản chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển nhất định nhằm tổ chức hạch toán thông tin ban đầu cho quản lý. Tổ chức chứng từ cho kế toán phần hành gồm 3 nội dung chính: 7 Trên cơ sở danh mục chứng từ và cấu trúc của chứng từ đã đợc xây dựng phù hợp với công tác quản lý và hạch toán đối tợng, tổ chức tạo lập chứng từ thông qua: Lựa chọn loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ Chọn phơng tiện kỹ thuật làm chứng từ Quy định thời gian luân chuyển cho 1 loại chứng từ Chứng từ đợc lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngời liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp. Khi có sai sót xảy ra, tốt nhất nên huỷ và lập lại chứng từ mới, đồng thời vẫn bảo đảm số thứ tự liên tục của chứng từ. Tổ chức kiểm tra chứng từ Kiểm tra tính trọn bộ của chứng từ cho nghiệp vụ phản ánh. Kiểm tra hình thức trình bày các yếu tố trên chứng từ. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của từng yếu tố trên chứng từ. Tổ chức kiểm tra đợc tiến hành trớc khi ghi sổ và sau khi quyết toán nhằm bảo đảm chất lợng thông tin kế toán trớc khi vào sổ và xác nhận tính chính xác, đúng đắn của thông tin ghi trên chứng từ. Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ từ nơi lập đến nơi có nhu cầu sử dụng, đến kế toán phần hành để ghi sổ đồng thời bảo quản và lu trữ chứng từ: Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, từng thời điểm phát sinh . Lập định khoản kế toán cho chứng từ Ghi định khoản trên sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ tại đơn vị. Bảo quản, lu trữ chứng từ đúng quy định. Tổ chức chứng từ nhập, xuất vật liệu đợc thực hiện nh sau: Loại chứng từ cần sử dụng cho nghiệp vụ xuất, nghiệp vụ nhập: Chứng từ ban đầu: Hoá đơn bán hàng của bên cung cấp, Lệnh xuất, Hợp đồng hay Báo cáo dự kiến mua vật liệu, . Chứng từ vật t: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Hoá đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bản kiểm kê . Xây dựng và thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất vật liệu theo mô hình chung: Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ vật t Ngời có nhu cầu Ngời có trách nhiệm Kế toán vật liệu Nghiệp vụ Bảo quản Chứng từ Lập, ký duyệt Ghi sổ lu trữ ban đầu chứng từ Nh vậy, trong mô hình trên đã bao hàm đầy đủ các bớc của tổ chức chứng từ từ tạo lập chứng từ, kiểm tra chứng từ cho đến bảo quản, lu trữ các chứng từ. Các bớc đều gắn với chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận hay cá nhân bảo đảm việc hình thành, 8 luân chuyển chứng từ đợc liên tục và hợp lệ góp phần tăng cờng hiệu quả quản lý tài chính. B ớc 2: Tổ chức giai đoạn ghi sổ kế toán cho từng loại nghiệp vụ phát sinh trong phần hành. Trớc hết, tuỳ theo yêu cầu của quản lý chi tiết cho đối tợng hạch toán nào thì đơn vị tổ chức hạch toán chi tiết cho đối tợng đó. Căn cứ vào hệ thống sổ kế toán đã đợc xây dựng ở nội dung đầu tiên của tổ chức hạch toán kế toán, lựa chọn loại sổ chi tiết sử dụng cho từng đối tợng hạch toán. Tuỳ đặc điểm, yêu cầu chi tiết đối tợng của đơn vị theo tiêu thức nào mà sổ chi tiết đợc sử dụng phù hợp. Số lợng và mức độ chi tiết của sổ chi tiết phụ thuộc đối tợng cần chi tiết. Thực hiện quy trình hạch toán theo phơng pháp đối ứng kế toán trên hệ thống sổ chi tiết: Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán chi tiết Chứng từ Sổ chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo (Bảng kê chứng từ) Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu Có thể thấy rõ quy trình này thông qua tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu nhập, xuất: Loại sổ sử dụng: Sổ kho: theo dõi theo từng kho, từng thứ vật liệu về chỉ tiêu hiện vật. Sổ chi tiết vật liệu: Tuỳ theo phơng pháp hạch toán chi tiết có loại sổ tơng ứng, phổ biến tại các đơn vị hiện nay là: Sổ chi tiết thẻ song song, Sổ số d, Sổ luân chuyển, Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Đối với phơng pháp thẻ song song: Tại kho, Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt số lợng hiện vật. Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một Thẻ kho và đợc ghi trên cơ cở chứng từ nhập, xuất. Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu nhận chứng từ từ Thủ kho, mở Sổ kế toán chi tiết vật liệu tơng ứng với Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu cả về số lợng và giá trị. Mỗi chứng từ nhập, xuất ghi 1 dòng trên sổ chi tiết. Cuối tháng, cộng sổ để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Nh vậy, phơng pháp này cho phép đối chiếu sổ chi tiết với Thẻ kho và sổ tổng hợp nhng lại có sự ghi chép trùng lặp giữa Thủ kho và kế toán viên. Đối với phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho, việc ghi chép đợc thực hiện trên Thẻ kho tơng tự phơng pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cả về số lợng và giá trị nhng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở Bảng kê nhập và Bảng kê xuất. Mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng trên sổ. 9 Tuy nhiên, vì đặc điểm này, công việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hởng đến tính kịp thời của thông tin đợc cung cấp. Đối với phơng pháp sổ số d: Tại kho, công việc ghi Thẻ kho giống hai phơng pháp trên. Nhng định kỳ, tập hợp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, đến cuối tháng, cộng Thẻ kho để ghi vào Sổ số d về chỉ tiêu số lợng. Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu định kỳ tiếp nhận phiếu giao nhận chứng từ tại kho, ghi đơn giá, thành tiền để lập Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Cuối tháng, kế toán ghi Sổ số d về chỉ tiêu giá trị để đối chiếu với Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Phơng pháp này tránh đợc ghi chép trùng lặp của hai phơng pháp trên nhng lại dễ xảy ra sai sót, gian lận nếu không đợc thờng xuyên kiểm tra. Song song với kênh hạch toán chi tiết nh trên, kế toán phần hành cũng căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc đối ứng tài khoản. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống sổ tài khoản mà đơn vị áp dụng, kế toán viên lựa chọn loại sổ tổng hợp và thực hiện quy trình hạch toán trên sổ phù hợp với quy định của Chế độ kế toán hiện hành. - Quy định loại tài khoản và loại sổ cần mở và số lợng mỗi loại. - Tuỳ hình thức sổ kế toán đơn vị đang áp dụng để thực hiện quy trình hạch toán trên hệ thống Sổ tổng hợp đã lựa chọn theo nguyên tắc đối ứng tài khoản cho đối tợng, nghiệp vụ cần hạch toán. Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán tổng hợp Chứng từ Sổ tổng hợp Sổ cái các TK Báo cáo (Bảng kê chứng từ) Sổ tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu Tổ chức ghi sổ tổng hợp cho nhập, xuất, tồn vật liệu cần sử dụng các tài khoản nh: 152, 111, 112, 141, 331, 621, 627, . Nếu đơn vị áp dụng hình thức sổ "Nhật ký chung" để tổ chức bộ sổ kế toán thì các loại sổ sử dụng là: sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái TK 152, .và việc vận dụng quan hệ đối ứng cho ghi sổ đợc tiến hành theo quy trình: hàng ngày song song với kênh hạch toán chi tiết, kế toán vật liệu tập hợp chứng từ nhập, xuất vật liệu hoặc Bảng kê chứng từ để ghi các sổ nhật ký. Định kỳ hay cuối tháng chọn lọc, tổng hợp các số liệu ghi vào Sổ cái TK 152. Số d, số phát sinh của TK 152 đợc phản ánh 1 dòng trên Bảng cân đối phát sinh để đối chiếu với Sổ tổng hợp chi tiết. Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Chứng từ-ghi sổ" thì kế toán vật liệu cũng dựa vào số liệu trên chứng từ hoặc Bảng kê chứng từ để lập Chứng từ ghi sổ riêng cho nghiệp vụ nhập, riêng cho nghiệp vụ xuất, cuối tháng hoặc định kỳ lên sổ Cái và Bảng cân đối phát sinh đối chiếu với kênh hạch toán chi tiết vật liệu. 10 [...]... tơng đối rộng rãi tại các doanh nghiệp Nh vậy, trong một đơn vị hạch toán, tổ chức tốt công tác kế toán luôn đi liền với tổ chức tốt bộ sổ kế toán và tổ chức tốt bộ máy kế toán Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 So sánh với lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đã trình bày ở phần I, thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 có gì giống và... máy kế toán cũng nh mối quan hệ của phòng Tài chính với các phòng ban khác trong Xí nghiệp Xuất phát từ thực tiễn tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán đã trình bày ở các mục trớc, bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đợc tổ chức theo hình thức tập trung 34 xxx Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dợc phẩm 120 Kế toán trưởng Kế toán tiền lư ơng, bhxh +thủ quỹ Kế. .. đợc tổ chức thành 1 bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán bao hàm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao động kế toán trong bộ máy 11 Cũng tuân theo cách phân chia mô hình kế toán của nhiều quốc gia trên thế giới, mô hình tổ chức bộ máy tại các doanh nghệp Việt Nam về cơ bản có 3 kiểu tổ chức: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực. .. thể Hiện tại, kế toán Xí nghiệp có các phần hành sau: Kế toán tài sản cố định Kế toán vật t 19 Báo cáo Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp Phần mềm trên máy tính cũng đợc thiết kế các phần hành tơng ứng để phù hợp với công tác kế toán của Xí nghiệp Mặc dù vậy, muốn tổ chức phần lớn công tác kế toán trên máy trớc hết vẫn phải tổ chức sao cho... toán tại Xí nghiệp đợc thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổ chức bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán Trong đó, hệ thống sổ tài khoản và tổ chức lao động kế toán thích hợp chính là phơng tiện và con ngời để hoàn thiện khối lợng công tác kế toán Hiện nay, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang sử dụng một máy vi tính tại phòng Tài chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán với phần mềm kế. .. xxx xxx Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao động kế toán trong bộ máy Việc tổ chức lao động kế toán là sự lựa chọn, sắp xếp tổ chức con ngời tạo mối liên hệ dọc ngang trong bộ máy Đơn vị không chỉ phải tổ chức xây dựng đội ngũ kế toán về số lợng nhân viên và chất lợng chuyên môn mà còn tổ chức phân công lao động kế toán nhắm thiết lập... hạch toán ở mọi phần hành kế toán Trờng hợp đơn vị kế toán có đơn vị trực thuộc thì đơn vị trực thuộc chỉ đợc thực hiện giai đoạn hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: bộ máy tổ chức đợc phân thành cấp kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc Kế toán cơ sở trực thuộc mở bộ sổ kế toán riêng thực hiện toàn bộ khối lợng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán. .. trực tiếp nh cách tổ chức trên nhng có tính chất tham mu giữa kế toán trởng và kế toán phần hành 12 Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: kế toán trởng chỉ đạo kế toán phần hành thông qua các trởng phòng (ban) kế toán Mô hình kế toán trực tuyến và chức năng đợc xem là phổ biến ở các nớc trên thế giới hơn cả Còn ở Việt Nam, do tổ chức kế toán tập trung lại mang nhiều tính chất chỉ đạo, quy mô vốn... trình kế toán khép kín, bảo đảm tổ chức công tác kế toán hiệu quả Quan hệ lao động trong bộ máy có thể đợc thể hiện theo một trong ba cách tổ chức: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu: hình thành bởi mối liên hệ trực tiếp nh cách tổ chức. .. 450.000.000 1 Ngời ghi sổ Kế toán trởng 820.450.000 450.000.000 Giám đốc Bớc 3: Tổ chức giai đoạn lập báo cáo kế toán: Máy tính căn cứ vào các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, Sổ cái của tất cả các phần hành thực hiện phơng pháp tổng hợp-cân đối để kết xuất báo cáo kế toán vào bất kỳ thời điểm nào Xí nghiệp yêu cầu công tác kế toán cung cấp 3 báo cáo kế toán chính: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh . của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: Tổ chức bộ sổ kế toán Tổ chức công tác kế toán Tổ chức bộ máy kế toán Mỗi. nay. Tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp đợc thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổ chức bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán.