Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang.DOC

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu Dựa trên cơ sở kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tếcũng như những tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện quy

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU TRONG HOẠT ĐỘNG

KINH DOANH XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Hiện nay, kinh tế Việt Nam đã hội nhập với kinh tế thế giới, với mốc đánhdấu là Việt Nam trở thành thành viên của WTO Vì thế kinh tế Việt Nam chịunhững tác động tích cực cũng như những tác động tiêu cực của nền kinh tế thếgiới Những tác động đó ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế trong đó có hoạtđộng thương mại quốc tế Do đó tình hình xuất nhập khẩu ảnh hướng lớn tớiGDP của Việt Nam

Là một mặt hàng xuất khẩu có thế mạnh, Dệt may Việt Nam đang từngbước khẳng định vai trò của mình trong nền kinh tế quốc dân cũng như nền kinh

tế thế giới

Đàm phán là khâu quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp vì đàm phán có thành công thì mới ký kết được hợp đồng, mới thực hiệnđược mục tiêu lợi nhuận đã đề ra, chỉ khi đó doanh nghiệp mới đứng vững trênthương trường trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay Thực tế chothấy, hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế của Tổng công tymay Đức Giang còn nhiều hạn chế Số lượng cuộc đàm phán thành công cònchưa cao Trước tình hình kinh tế hiện nay, Tổng công ty cần phải coi trọng vàđánh giá đúng tầm quan trọng của đàm phán trong hoạt động kinh doanh xuấtnhập khẩu, nâng cao khả năng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng thương mạiquốc tế để có thể tồn tại và phát triển

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu

Dựa trên cơ sở kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tếcũng như những tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài:

“ Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang” làm đề tài nghiên

cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

-Với đề tài nghiên cứu này trước hết em tiếp cận lý thuyết về đàm phán kýkết hợp đồng

- Sau phần tiếp cận lý thuyết, em đưa ra phương pháp nghiên cứu và cáckết quả phân tích thực trạng về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩuhàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang

- Với những phân tích về quy trình đàm phán của công ty, em sẽ đưa ranhững thành công, hạn chế cũng như các nguyên nhân chủ quan, khách quantrong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty

- Cuối cùng em đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán

ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công tymay Đức Giang

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống lại những vấn đề lý thuyết cơ bản về đàm phán ký kết hợp đồngtrong thương mại quốc tế

- Thu thập dữ liệu điều tra để đánh giá thực trạng quy trình đàm phán kýkết hợp đồng xuất khẩu của công ty

- Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện quy trình đàm phán kýkết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công tymay Đức Giang

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thịtrường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang

- Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Tổng công ty may Đức Giang

Về thời gian: Từ năm 2008 đến 2010

Thị trường nghiên cứu: Thị trường Mỹ

1.5 Kết cấu của luận văn

Ngoài mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từviết tắt, tài liệu tham khảo và các phụ lục thì luận văn bao gồm bốn chương:

Chương 1 : Tổng quan nghiên cứu quy trình đàm phán ký kết hợp đồngxuất khẩu.

Chương 2 : Một số lý luận về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩuChương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạngquy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường

Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang

Chương 4: Một số kết luận và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trìnhđàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ tạiTổng công ty may Đức Giang

CHƯƠNG 2 TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN

VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 2.1 Khái niệm về đàm phán TMQT

Trong thương mại quốc tế các bên giao dịch thường có những sự khác biệt

về văn hóa, ngôn ngữ, phong tục tập quán và chịu sự điều tiết của hệ thốngchính trị, pháp luật, tiền tệ, tài chính khác nhau Quyền lợi của các bên khôngthống nhất, nhiều khi trái ngược nhau cho nên thường có những bất đồng trongquan hệ thương mại Để giải quyết bất đồng, các bên phải tiến hành trao đổi bànbạc để thống nhất các quan điểm Quá trình như thế gọi là đàm phán thươngmại Trong thực tiễn nghiên cứu có rất nhiều khái niệm đàm phán nói chung vàđàm phán thương mại quốc tế nói riêng

Theo Joseph Burnes : “ Đàm phán là một thảo luận giữa hai hay nhiều bên

để đi đến mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách cácbên mà không bên nào đủ sức mạnh – hoặc có sức mạnh nhưng không muốndùng sức mạnh để giải quyết vấn đề ngăn cách đó.”

Theo Roger Fisher và William Ury: “ Đàm phán là phương tiện cơ bản đểđạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qualại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một số lợi ích chung

và một số lợi ích đối kháng.”

Tóm lại, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hànhthương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và nhữngquan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại.Đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi, thỏa thuận giữacác chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đồng mua bánhàng hóa quốc tế

2.2 Một số lý thuyết về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế

2.2.1 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế

Đàm phán trong thương mại quốc tế có một số đặc điểm sau:

-Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia đàm phán có ít nhấthai bên có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau Đây là điểm phânbiệt cơ bản rõ nét nhất giữa đàm phán thương mại quốc tế với đàm phán thươngmại trong nước Trong quá trình đàm phán không những vì lợi ích của doanhnghiệp mà còn cả vì lợi ích quốc gia

- Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế có các quốc tịch khácnhau và thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau Điều này sẽ gây khókhăn cho người tham gia đàm phán trong quá trình tiếp nhận, truyền đạt cácthông tin và ý tưởng của mình cho đối tác, dễ có hiểu nhầm và sơ hở dẫn đếncác rủi ro trong kinh doanh

- Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế, có thể khác nhau về thểchế chính trị sẽ dẫn đến sự khác nhau về quan điểm, lập trường, tư tưởng và tínhdân tộc được đề cao Trong quá trình đàm phán các bên khó hòa hợp, ít thiệncảm, phòng thủ lẫn nhau, dễ gây ra các xung đột trong quá trình đàm phán

- Trong quá trình đàm phán có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khácnhau Các luật pháp khác nhau có các khái niệm cũng như quy phạm khác nhau,cùng một hiện tượng nhưng có các cách giải thích và đưa ra các kết luận cũngkhác nhau, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng saunày, dễ dàng tạo ra các rủi ro cho hoạt động kinh doanh

- Trong đàm phán thương mại quốc tế có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa,phong tục tập quán khác nhau Mỗi quốc gia đều có một nền văn hóa truyềnthống và phong tục tập quán riêng, nó hình thành nên tính cách, phong cách ứng

xử, thái độ đàm phán và cách thức sử dụng các kỹ thuật, chiến thuật, ra quyếtđịnh trong đàm phán khác nhau

2.2.2 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế

Trong đàm phán thương mại quốc tế cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Chỉ đàm phán khi xuất hiên vùng thỏa thuận đàm phán: Thực chất trong

kinh doanh thương mại, người ta chỉ tiến hành đàm phán khi các bên chưa thốngnhất với nhau về các điều kiện thương mại Giữa các bên đàm phán cần phải cóvùng thỏa thuận trong các mâu thuẫn còn tồn tại

- Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán: Cơ sở gốc rễ của mọi

hoạt động đàm phán là lợi ích, đàm phán là quá trình tác động giữa các chủ thể

có lợi ích riêng, lợi ích chung, lợi ích xung đột nhằm tối đa hóa lợi ích chung vàgiảm thiểu sự xung đột lợi ích giữa các bên, từ đó đi đến các giải pháp có thểchấp nhận lẫn nhau

- Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán: Trong đàm

phán cần phải tiến hành một cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lậpphương án và tiến hành đàm phán theo một quy trình đàm chặt chẽ, với nhữngđối sách thích hợp Đồng thời trong đàm phán người đàm phán phải biết ứng xửlinh hoạt và sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành một nghệthuật, có như thế mới nâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán

- Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không tập phải lập trường quan điểm: Vì con người tham gia vào quá trình đàm phán thường dễ có

cảm xúc, dẫn đến việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng khôngđược khách quan, hay giữ lập trường quan điểm riêng của mình, nhiều khi quágiữ lập trường mà ít quan tâm đến quyền lợi Vì vậy trong quá trình đàm phánphải biết tách cảm xúc ra khỏi vấn đề đàm phán, chú trọng đến quyền lợi mà íttập trung vào lập trường

- Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan: Đặc biệt khi đàm phán với

những người chỉ bảo vệ lập trường riêng của mình, thì tốt nhất là kiên quyết đảmbảo các thỏa thuận phải phản ánh các tiêu chuẩn khách quan công bằng, khôngphụ thuộc vào lập trường của bên nào Từ đó chấp nhận một giải pháp côngbằng cho cả hai bên

2.2.3 Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế

Căn cứ vào hình thức giao tiếp của đàm phán , đàm phán được chia làm baloại :

2.2.3.1 Đàm phán trực tiếp

Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán trực tiếp để tiến hànhtrao đổi và thỏa thuận về các điều kiện kinh doanh Các hình thức này giúp cácbên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễ dàng và trực tiếp, từ

đó có thể giúp các bên điều chỉnh tốc độ của cuộc đàm phán và cùng nhau tìm rathỏa thuận chung.

2.2.3.2 Đàm phán qua thư tín

Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thông qua việc trao đổi thưthương mại Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị vàdiễn đạt ý kiến, có thể che giấu được những thái độ thật sự khi cần thiết Tuynhiên, đàm phán qua hình thức này không nhanh chóng đưa đến kết quả chung

vì mất nhiều thời gian xử lý thư và chuẩn bị để viết thư 2.2.3.3 Đàm phán qua điện thoại

Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thờiđiểm Nhưng hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có kỹnăng nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến nhanh.Bên cạnh đó, chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạcđường dài giữa các quốc gia khác nhau Mặt khác, không có gì làm bằng chứngcho các thỏa thuận Hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụng trongtrường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ để xác nhận mộtvài chi tiết của hợp đồng

2.2.4 Các chiến lược đàm phán trong thương mại quốc tế

2.2.4.1 Chiến lược đàm phán kiểu cứng

Đàm phán kiểu cứng là một cuộc ganh đua về sức mạnh ý chí, một bêndùng thế lực để gây sức ép và buộc bên kia lùi bước; thái độ trong thương lượngluôn luôn cứng nhắc và cương quyết; lợi ích của bên này có được dựa trên sựthua thiệt của bên kia

2.2.4.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm

Đàm phán theo chiến lược mềm là cách đàm phán mà các bên tham giađàm phán đều coi nhau là bạn bè, bình đẳng, cùng tỏ rõ thiện chí hợp tác và xâydựng niềm tin cho nhau, tôn trọng quyền lợi của nhau; thương lượng trên quanđiểm lập trường vì lợi ích chung, xác định nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, lợiích mà mỗi bên đạt được trên cơ sở hợp tác giữa các bên

2.2.4.3 Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc

Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc là kiểu đàm phán mà các bên táchriêng vấn đề quan hệ và vấn đề công việc, vị thế và lợi ích; trong quan hệ thìmềm dẻo và hòa nhã nhưng trong công việc thì cứng rắn và kiên định

Trong ba chiến lược đàm phán, thì chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc cónhiều ưu thế hơn cả, vì thế chiến lược này được dùng nhiều

2.2.5 Các phương pháp tiếp cận đàm phán trong thương mại quốc tế

2.2.5.1 Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua

Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua hay còn gọi là cách tiếp cận kiểu phânchia là việc các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủ thuật để phân chia lợiích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt Cách tiếp cận kiểu thắng – thua có

ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mìnhtrước một bên yếu thế hơn Tuy nhiên, cách tiếp cận này cũng có những nhượcđiểm là không thể có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng vì không bênnào nhượng bộ bên nào

2.2.5.2 Cách thức tiếp cận kiểu thua - thắng

Cách thức tiếp cận kiểu thua – thắng là cách tiếp cận trong đó một bên chủđộng là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội thuận lợi cho đối tác thắng.Đàm phán theo cách thức tiếp cận này có những ưu điểm giúp các bên có đượckết quả theo ý muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan

hệ trong tương lai được củng cố và phát triển

2.2.5.3 Cách thức tiếp cận thắng – thắng

Cách thức tiếp cận thắng – thắng còn được gọi là cách tiếp cận kiểu hộinhập hay kiểu hợp tác là việc các bên tham gia đàm phán với tinh thần hợp tác,cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn lợi ích của nhau, để các bêntham gia đều là những người thắng Trên cơ sở lợi ích chung của các bên, cácbên đều có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của đối tác cũng chính là bảo vệ lợi íchcủa chính mình Bởi vậy, các bên tham gia đàm phán với cách tiếp cận này sẵnsàng nhượng bộ để đổi lấy sự nhượng bộ

2.2.6 Văn hóa trong đàm phán thương mại quốc tế

2.2.6.1 Khái niệm văn hóa

Theo định nghĩa văn hóa của UNESCO: “ Văn hóa là tổng thể sống độngcác hoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quá khứ, hiệntại, qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy hình thành nên hệ thống các giá trị vănhóa, các truyền thống và cách thể hiện, đó là những yếu tố xác định đặc tínhriêng của mỗi dân tộc.”

Theo bách khoa toàn thư Việt Nam: “ Văn hóa là toàn bộ những hoạt độngsáng tạo và những giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuấtvật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước.”

Như vậy có thể hiểu văn hóa bao gồm những giá trị vật chất và tinh thần docon người sáng tạo ra và mang đặc thù riêng của mỗi dân tộc

2.2.6.2 Các yếu tố của văn hóa và tác động của các yếu tố văn hóa đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế

Các yếu tố chính trị của văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hìnhứng xử được thừa nhận, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệthuật và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống Tất cả các yếu tố đóảnh hưởng đến phong cách, đến hành vi ứng xử của các thành viên trong nềnvăn hóa đó Nó tác động bằng nhiều cách đến các quá trình đàm phán, đếnnhững đặc tính phong cách của người đàm phán Mỗi quốc gia đều có nền vănhóa riêng và hình thành nên phong cách đàm phán riêng, do đó đàm phánthương mại quốc tế bị ảnh hưởng lớn do sự khác biệt về văn hóa đó Khi thamgia đàm phán thương mại quốc tế, các bên phải tìm hiểu về văn hóa đàm pháncủa đối tác để có thể đạt được hiệu quả cao nhất

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng trong kinh doanh quốc tế của những công trình năm trước

Một số luận văn nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc

tế tại thư viện trường Đại học Thương Mại như:

- Dương Tuyết Loan – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quản trịquy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu tại công ty cổ phầnbong đèn phích nước Rạng Đông (2008)

- Nguyễn Lan Anh – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quản trịquy trình đàm phán ký kết hợp đồng tại công ty cổ phần dịch vụ và thương mạihàng không Airseco (2008)

- Nguyễn Thị Thu Thủy – Luận văn tốt nghiệp – Tăng cường hiệu lực quảntrị quy trình đàm phán quốc tế tại công ty cổ phần sản xuất dịch vụ XNK TừLiêm (2008)

- Cung Thị Thắm – Luận văn tốt nghiệp – Quản trị quy trình đàm phán kýkết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may của xí nghiệp may Intimex HàNội (2009)

Những bài báo, luận văn tốt nghiệp có nghiên cứu về đàm phán ký kết hợpđồng thương mại quốc tế đã nêu lên được những lý luận cơ bản về đàm phán kýkết hợp đồng thương mại quốc tế Tuy nhiên đa số các luận văn từ các nămtrước vẫn được viết theo bố cục, hình thức cũ và dừng lại ở việc tăng cường hiệulực quản trị quy trình đàm phán quốc tê, còn những bài báo chỉ nêu chung chungcho toàn bộ nền kinh tế chứ không cụ thể vào một doanh nghiệp nhất định

Các luận văn có tại thư viện trường Đại học Thương Mại chưa có luận vănnào nghiên cứu về hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng hàng maymặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang

2.4 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế

2.4.1 Lập kế hoạch đàm phán

Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp bao gồm có hai phần

là lập kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán Sau khi phân tíchtình thế của môi trường đàm phán, người lập kế hoạch đàm phán phải tiến hànhlập kế hoạch đàm phán theo nội dung sau:

 Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán

Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơbản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa của đối tác,

doanh nghiệp có liên quan, có tác động đến hoạt động đàm phán, những điểmmạnh, điểm yếu, những thuận lợi, khó khăn là cơ sở để xác định mục đích vàmục tiêu đàm phán.

 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán

Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và làđích đến của hoạt động đàm phán Khi xác định mục đích phải đảm bảo được bayêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung củadoanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được

Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu, mục tiêucũng phải đảm bảo được yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù hợp với mụcđích đàm phán, định hướng được hành động

Lập kế hoạch hành động:

Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự,

kế hoạch về địa điểm và kế hoạch cho chương trình đàm phán Lập kế hoạch vềchiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, các biện pháp chiến lược,các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra Lập

kế hoạch nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác,những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta đãbiết trước và những người mà chúng ta chưa từng biết Lập chương trình đàmphán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra đánhgiá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán

 Kiểm tra và điều khiển kế hoạch

Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể tiến hành theo trình tự sau:

2.4.2 Tổ chức đàm phán

2.4.2.1 Chuẩn bị đàm phán

 Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán

Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán củadoanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán Như vậy,khi đàm phán doanh nghiệp cần phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả mớiđáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán

 Yêu cầu về thông tin phục vụ hoạt động đàm phán:

- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy

- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật

- Cung cấp thông tin kịp thời

 Quy trình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp:

- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại

- Xác định nguồn thu thập thông tin

- Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin

Chuẩn bị nội dung đàm phán:

Đoàn đàm phán cần xác định được nội dung cần đàm phán, phương án chomỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung Các bước xác định nộidung đàm phán:

 Xác định nội dung cần đàm phán:

Những nội dung đàm phán cơ bản bao gồm: đàm phán để thống nhất về cácđịnh nghĩa dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sản phẩm, bao bì, ký mãhiệu, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải bảo hiểm, bảohành, kiểm tra hàng hóa, phạt và bồi thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng,trọng tài và một số nội dung khác

 Lựa chọn phương án đàm phán:

Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi nộidung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàm phán khácnhau Trong khi đàm phán người đàm phán phải nhận dạng được các phương án

có thể xảy ra để phân tích nhận dạng được các phương án tối ưu nhất

 Xác định trình tự đàm phán các nội dung:

Khi đã xác định được nội dung đàm phán thì cần phải xác định thứ tự đàmphán, nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau

Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:

- Sắp xếp theo một trình tự kế tiếp logic

- Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước

- Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung, khôngtrùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc

 Chuẩn bị nhân sự

Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn

bị chu đáo Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế phải hội tụ

đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại Sự phối hợp ăn ý,nhịp nhàng của ba loại chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàmphán để đi tới ký kêt hợp đồng chặt chẽ, khả thi và có hiệu quả cao

Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ vàkinh nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có tinhthần sáng tạo, có đầu óc phân tích, phán đoán, tổng hợp, quyết đoán và phản ứnglinh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hóa và đối tác đàm phán thươngmại quốc tế Ngoài ra, người đàm phán còn phải là người có phẩm chất đạo đứctốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thành với lợi ích quốc gia và dân tộc, biếtkết hợp lợi ích pháp nhân với lợi ích quốc gia

 Chuẩn bị địa điểm

Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước ngườimua hoặc nước thứ ba Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểm tối

ưu và địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợpcho tất cả các bên

 Chuẩn bị chương trình làm việc

Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác Từ

đó có thể đàm phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước đi tiếptheo của đàm phán

2.4.2.2 Tiến hành đàm phán

 Giai đoạn tiếp cận

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán Giai đoạn này dànhcho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu cácbên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao,văn hóa nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến trong giaiđoạn này phụ thuộc vào văn hóa của các bên đàm phán

 Trao đổi thông tin

Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp và thunhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếptheo Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một sốluận chứng… có thể đươc cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói Yêucầu thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao Đây là giai đoạnrất quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường,mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở phân tích, tổng hợp để đưa ra cácquyết định thuyết phục hay nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán kết quảcao

 Giai đoạn thuyết phục

Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được

từ phía đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu,quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình

để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm củamình Thực chất của giai đoạn này là giai đoạn giành giật, bảo vệ quyền lợi củamình, thực hiện các mục tiêu đề ra Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàmphán phải sử dụng kết hợp nhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán

 Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận

Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng

bộ lẫn nhau Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được các mâu thuẫn còn tồntại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mớiđưa cuộc đàm phán đến thành công

Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp hoặcnhượng bộ toàn phần Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được và cái thuatrong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ sự nhượng

bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàm phán được thành công màcác bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình

 Kết thúc đàm phán

Kết thúc đàm phán trong thương mại quốc tế có thể có hai tình huống sau:

- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghịkhông thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thôngtin làm cho những thỏa thuận của đối tác với ta không còn tính hấp dẫn nữa,phương án kinh doanh không hiệu quả hoặc không còn thực thi được thì điều tốtnhất là nên rút khỏi đàm phán Khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thíchmột cách hợp lý về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mốiquan hệ tốt giữa các bên

- Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bênđạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thểdẫn tới ký hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạtđược Trong trường hợp trên tốt nhất là giành được quyền chắp bút hoặc soạnthảo các hợp đồng đã thỏa thuận được

2.4.3 Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau mỗi lần đàm phán bao giờ cũng cần phải phân tích đánh giá kết quả củađàm phán so với mục tiêu đã đề ra và rút ra các bài học kinh nghiệm cho nhữngcuộc đàm phán tiếp theo Doanh nghiệp có thể phân tích đánh giá kết quả củacuộc đàm phán theo mô hình hoặc theo cách lập bảng biểu

Các nhà đàm phán có thể lập bảng biểu để phân tích và tiến hành theo cácbước sau:

Hình 2.1 Phân tích hoạt động đàm phán

STT Chỉ tiêu

Hệ sốquantrọng

Giá trịcác chỉtiêu

Nhữngthànhcông

Nhữngtồn tại

Nguyênnhân

Bước 2: Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá: Liệt kê vào cột 2Bước 3: Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu (M): Ghi vào cột 3Bước 4: Xác định giá trị các chỉ tiêu (q): Ghi vào cột 4

Bước 5: Phân tích những thành công: Ghi vào cột 5

Bước 6: Phân tích những tồn tại: Ghi vào cột 6

Bước 7: Phân tích những nguyên nhân: Ghi vào cột 7

Bước 8: Phân tích đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC SANG THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA TỔNG CÔNG TY

MAY ĐỨC GIANG 3.1 Phương pháp nghiên cứu

3.1.1 Điều tra trắc nghiệm

Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế bằng các câu hỏi dưới dạng trắcnghiệm và đánh giá cho điểm Thang điểm gồm 5 mức từ 1 đến 5 tương đươngvới các mức đánh giá sau: Rất tốt = 5 điểm, Tốt = 4 điểm, Khá = 3 điểm, Trungbình = 2 điểm, Kém = 1 điểm

Kết quả của phương pháp điều tra được tính theo phương pháp tính trungbình các điểm đánh giá Điểm trung bình bằng tổng các điểm đánh giá chia chotổng số phiếu thu được

Trong quá trình phát phiếu điều tra trắc nghiệm, em đã phát 5 phiếu điều tratrắc nghiệm tới các anh chị nhân viên phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu và đãthu về đủ 5 phiếu Tuy nhiên, trong 5 phiếu có một vài phiếu thiếu một số nộidung nhỏ nhưng đã được làm hoàn thiện thông qua kết quả phỏng vấn trực tiếp.Danh sách người được điều tra và mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm được đínhkèm tại phụ lục

3.1.2 Phỏng vấn trực tiếp

Để làm rõ va hiểu sâu sắc hơn nội dung được trả lời tại phiếu điều tra trắcnghiệm, em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số nhân viên trực tiếp tham giavào quá trình đàm phán của Tổng công ty may Đức Giang Mục đích của cuộcphỏng vấn là để làm rõ lý do tại sao các hoạt động trong quá trình đàm phán của

xí nghiệp được đánh giá với mức độ tốt hay không tốt,… và để hoàn thiện hơnphiếu điều tra trắc nghiệm Danh sách người được phỏng vấn được đính kèm tạiphụ lục

3.1.3 Thu thập số liệu thứ cấp

Số liệu thứ cấp là những số liệu được thu thập từ những nguồn có sẵn nhưbáo cáo, internet, bài báo, thống kê,… Những số liệu đó có thể thu thập được đểdùng cho mục đích khác nhưng có liên quan tới vấn đề nghiên cứu

Được sự đồng ý và giúp đỡ của các anh chị tại phòng Kinh doanh XuấtNhập Khẩu em đã thu thập được số liệu thứ cấp bao gồm:

- Báo cáo tài chính năm 2009-2010

- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tháng 12 năm 2010

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009

- 1 vài số liệu về tình hình xuất khẩu hàng may mặc snag thị trường Mỹgiai đoạn 2008-2010

- Báo cáo tổng kết cuối năm của Tổng công ty May Đức Giang

- Tài liệu lưu trữ về nội dung chương trình các cuộc đàm phán tại công tyBên cạnh đó, em cũng thu thập thông tin từ một số bài báo, luận văn nghiêncứu về Tổng công ty may Đức Giang

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới quy trình đàm phán ký hết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ tại Tổng công ty may Đức Giang.

3.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang

3.2.1.1 Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty may Đức Giang

Tổng công ty may Đức Giang là thành viên của tập đoàn dệt may Việt Nam

có trụ sở chính tại số 59 phố Đức Giang – Quận Long Biên – Hà Nội

Tên giao dịch : Tổng công ty may Đức Giang

Tên giao dịch quốc tế: DUC GIANG IMPORT – EXPORT GARMENTCOMPANY

Tên viết tắt: DUGARCO

 Sản phẩm và thị trường chính

Sản phẩm xuất khẩu hàng may mặc chủ yếu của công ty bao gồm áo jacketcác loại, áo blu-dông, áo măng-tô, áo sơ mi nam nữ,…

Sản phẩm của may Đức Giang đã có mặt ở hầu hết các thị trường trên thếgiới như Mỹ, EU, Nhật Bản, Trung Đông, Nam Mỹ,… thông qua các nhà nhậpkhẩu lớn tại nhiều nước

 Lĩnh vực kinh doanh

May Đức Giang đã khẳng định được sự thành công trong và ngoài nước bởithương hiệu DUGARCO FASHION – nhà sản xuất và thiết kế thời trang nổitiếng trong lĩnh vực Dệt may

Tổng công ty may Đức Giang chuyên hoạt động trong các lĩnh vực sau:

Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, nguyên phụliệu, máy móc, thiết bị, phụ tùng, linh kiện ngành dệt may

Kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, sản phẩmnông nghiệp, lâm nghiệp, hải sản, thực phẩm công nghệ

Kinh doanh các sản phẩm dân dụng, thiết bị văn phòng, phương tiện vậntải, vật liệu điện, điện tử, điện lạnh, cao su

Dịch vụ xuất nhập khẩu

Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế

 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Tổng công ty may Đức Giang

Hội đồng quản trị Ban kiểm soát

Cơ quan Tổng Giám Đốc

SX tại các công ty thành viên May Hưng Nhân

May Việt Thanh

Chi nhánh VPDD tại HP & TP HCM

Công ty TM&ĐT Đức Giang Thương Mại

Đầu tư tài chính bất động sản

Sản xuất tại may Đức Giang Các xí nghiệp may 1,2,4,8,9

Các xí nghiệp phụ trợMay Việt Thành

Các phòng tại May Đức Giang Phòng Kế Hoạch

Phòng Kế ToánPhòng Kĩ thuật

Phòng thời trang

Phòng xuất nhập khẩuPhòng kinh doanh nội địa

3.2.1.2 Kết quả kinh doanh xuất khẩu hàng may mặc của Tổng công ty May Đức Giang

Bảng 3.1: Báo cáo xuất khẩu của Tổng công ty qua các năm

( Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu )

Qua bảng tổng kết số liệu trên ta thấy, tình hình xuất khẩu của công tysang các thị trường tương đối ổn định qua các năm Công ty đã đặt quan hệ làm

ăn lâu dài với nhiều đối tác tại các thị trường truyền thống, để có thể duy trìđược sản lượng xuất khẩu ổn định sang các thị trường phải kể đến thành côngcủa các cuộc đàm phán ký kết hợp đồng của Tổng công ty với các đối tác

Thị trường Mỹ là thị trường truyền thống của Tổng công ty và sản lượngxuất khẩu sang thị trường này luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng sản lượng xuấtkhẩu Trong năm 2008 sản lượng xuất khẩu sang thị trường Mỹ thấp hơn so vớithị trường EU, nhưng đến năm 2009 thì sản lượng xuất khẩu đã gần như bằng vàtính đến năm 2010 thì sản lượng xuất khẩu sang thị trường Mỹ đã vượt EU Thịtrường Mỹ là một trong những thị trường lớn nhập khẩu hàng dệt may ViệtNam, vì thế Mỹ cũng là một điểm sáng trong hoạt động xuất khẩu của Tổngcông ty

Qua nguồn dữ liệu thứ cấp thu được từ Tổng công ty may Đức Giang,

em đã có được báo cáo xuất khẩu theo mặt hàng sang thị trường Mỹ từ năm2008-2010

Bảng 3.2: Báo cáo xuất khẩu theo mặt hàng sang thị trường Mỹ

( Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu )

Biểu đồ 3.1: Kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Mỹ

Qua bảng số liệu trên ta thấy kim ngạch xuất khẩu hàng may mặc củacông ty sang thị trường Mỹ luôn ở mức ổn định, luôn giữ tốc độ tăng trưởngnăm sau cao hơn năm trước Có thể nói rằng, DUDARCO đã tận dụng được lợithế ngành hàng của mình và đẩy mạnh xuất khẩu sang thị trường Mỹ Kimngạch xuất khẩu mặt hàng áo Jacket và áo sơ mi tăng đều qua các năm, điều nàycho thấy DUGARCO đã thu hút được người tiêu dùng cũng như các doanhnghiệp Mỹ nhập khẩu hàng hóa của mình

Tổng công ty luôn duy trì được kim ngạch xuất khẩu hàng may mặc ởmức ổn định và tăng đó là do khả năng đàm phán ký kết hợp đồng của công tytương đối tốt Từ khâu tìm hiểu thông tin đối tác, chuẩn bị nội dung đàm phán,chuẩn bị nhân sự đàm phán… đều được công ty hết sức chú trọng Đoàn đàmphán của công ty làm việc khá hiệu quả, vì vậy mà không những duy trì được

mối quan hệ làm ăn với khách hàng lâu năm, mà công ty còn ký kết được nhiềuhợp đồng với khách hàng mới.

3.2.2 Ảnh hưởng của những nhân tố môi trường đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang.

3.2.2.1 Các nhân tố bên trong của Tổng công ty may Đức Giang

 Nguồn lực tài chính

Trong hoạt động kinh doanh quốc tế doanh doanh nghiệp muốn khẳngđịnh vị thế của mình trên thương trường thu hút được nhiều khách hàng tiềmnăng thì doanh nghiệp đó phải có nguồn lực tài chính mạnh, đảm bảo độ tin cậycho đối tác Đối với Tổng công ty may Đức Giang là doanh nghiệp sản xuất vàxuất khẩu hàng dệt may là chính vì vậy nguồn vốn đóng vai trò hết sức quantrọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Bảng 3.3: Thông tin tài chính tóm tắt

ty là nguồn lực tài chính, khả năng sản xuất, nhà xưởng, đội ngũ lao động…Nguồn lực tài chính của DUGARCO tương đối ổn định đảm bảo cho quá trìnhthực hiện sản xuất và xuất khẩu hàng hóa không gặp khó khăn Vì thế trong quátrình đàm phán DUGARCO tạo sự tin tưởng cho khách hàng

 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là một nguồn lực quan trọng đối với công ty Công ty coiviệc phát triển nguồn nhân lực là mục tiêu, chiến lược quan trọng và lâu dài.Vớigần 9000 lao động là cán bộ quản lý, các nhà thiết kế, kỹ thuật và công nhânmay có tay nghề cao đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa xuất khẩu Vìcông ty chủ yếu sản xuất nên số lượng nhânnn viên văn phòng trong công tychiếm tỷ lệ ít hơn số lao động trực tiếp sản xuất.

Đội ngũ nhân viên trong công ty chỉ có năng lực chuyên môn tốt vẫn chưa

đủ mà cần củng cố thêm số lượng nhân viên văn phòng thành thạo ngoại ngữ vàchuyên viên pháp lý để hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triểnhơn Nhân viên còn phải có những hiểu biết sâu những thông tin về đối tác nhưthông tin về khả năng tài chính, uy tín, thương hiệu trên thương trường quốc tế,hình ảnh của đối tác trong mắt người tiêu dùng, nhà chức trách và các cơ quantín dụng… để tăng tính chủ động của công ty trên bàn đàm phán

 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Tổng công ty may Đức Giang tiền thân là một xí nghiệp nhỏ, chưa đầy 300lao động, đến nay hiện DUGARCO đã có một cơ ngơi khang trang, với hệ thốngthiết bị máy móc hiện đại và đội nguc lao động lành nghề đã xuất khẩu hàngmay mặc sang hơn 20 quốc gia và vùng lãnh thổ; kim ngạch xuất khẩu đạt trên

40 triệu USD Hiện nay, DUGARCO có hơn 20 xí nghiệp may và phụ trợ tại HàNội và các tỉnh Bắc Ninh, Thái Bình, Thanh Hóa, Hà Nam… Các trang thiết bịcủa công ty chưa được đồng bộ nhập khẩu theo công nghệ của Nhật Bản, TrungQuốc, Hàn Quốc… và đang được nội địa hóa bằng các máy móc thiết bị sảnxuất trong nước

Ngoài ra, các phòng ban của công ty đều được trang bị máy tính, máy in,máy fax, điện thoại,… Những trang thiết bị hiện đại đó một phần hỗ trợ cho cáccán bộ công nhân viên thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của mình được nhanhchóng và chính xác Nhất là khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng nướcngoài nên các trang thiết bị này thực sự cần thiết Đồng thời, công ty phải cóchính sách đào tạo nguồn nhân lực, có chính sách trả lương, khen thưởng côngnhân một cách hợp lý, đầu tư ngân sách để đào tạo họ nhanh chóng tiếp cận và

làm chủ công nghệ mới từ đó phát huy hết công suất của thiết bị và khả năngcủa công nghệ để tạo ra sản phẩm có giá trị cao Với hỗ trợ của máy tính, điệnthoại, máy fax và mạng internet công việc trao đổi thông tin được dễ dàng,nhanh chóng và chính xác hơn sẽ tạo thuận lợi cho công ty khi đàm phán ký kếthợp đồng.

3.2.2.2 Các nhân tố môi trường bên ngoài của Tổng công ty may Đức Giang

Các nhân tố môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới quy trình đàm phán ký kếthợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của Tổng công ty may Đức Giang bao gồm:

 Đối thủ cạnh tranh

Cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kin tế toàn cầu đã tác động tiêucực đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp dệt may ViệtNam Trong bối cảnh thị trường xuất khẩu bị thu hẹp, cạnh tranh giữa các doanhnghiệp trở lên gay gắt Đối thủ cạnh tranh chính của công ty như công ty May

10, may Việt Tiến, may Nhà Bè, may An Phước,… Hiện nay, các doanh nghiệpdệt may đều đang chú trọng khai thác và mở rộng thị trường xuất khẩu Điềunày đòi hỏi DUGARCO cần phải bám sát thị trường, khách hàng xuất khẩu hiện

có, làm tốt công tác chăm sóc khách hàng để giữ vững những thị trường xuấtkhẩu truyền thống Tập trung khai thác thế mạnh làm hàng chất lượng cao đểtăng giá trị gia tăng, giao hàng đúng hạn, đáp ứng cả những đơn hàng số lượng

ít và nhất là đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn môi trường, quan hệ lao động hàihòa là những lợi thế mà DUGARCO giữ chân khách hàng truyền thống và thuhút khách hàng mới

 Yếu tố chính sách – pháp luật của nhà nước

Đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thì việc nắm rõ tình hìnhchính trị xã hội và luật pháp của các nước đối tác là việc rất cần thiết Kinh tếkhông thể phát triển, thương mại hàng hóa khó có thể tăng trưởng trong tình

trạng bất ổn về chính trị Các quốc gia không thể giao lưu buôn bán với nhautrong điều kiện chiến tranh và khủng bố liên miên

Hoạt động xuất nhập khẩu được tiến hành giữa các chủ thể thuộc các quốcgia khác nhau, bởi vậy chịu tác động của các chính sách, chế độ luật pháp quốcgia đó nên doanh nghiệp buộc phải tuân thủ vô điều kiện chế độ chính sách phápluật trong nước và những quy định của luật pháp quốc tế bởi chúng thể hiện ýchí của nhà nước, sự thống nhất chung của quốc tế Những yếu tố này có tácđộng đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng

 Yếu tố văn hóa

Doanh nghiệp chỉ có thể thành công trên bàn đàm phán với đối tác quốc tếkhi có sự hiểu biết nhất định về phong tục tập quán, lối sống, phong cách, hành

vi ứng xử của đối tác trong nền văn hóa đó Vì nền văn hóa của mỗi quốc giađược hình thành từ lâu đời và trở thành thói quen của đoàn đàm phán phía đốitác Hiểu được môi trường văn hóa của đối tác thì doanh nghiệp tiến tới đàmphán nhanh chóng và thuận lợi hơn

Sự khác biệt về quốc tịch dẫn đến khác biệt về văn hóa, chính trị xã hội,luật pháp, tôn giáo… có ảnh hưởng lớn tới quá trình đàm phán ký kết hợp đồngxuất khẩu hàng may mặc Vì vậy công tác thị trường luôn được công ty đặc biệtquan tâm từ khâu nghiên cứu, phân tích đến dự báo để có thể bám sát thị trường.Công ty nắm bắt được văn hóa đối tác thì quá trình đàm phán ký kết hợp đồng sẽdiễn ra thuận lợi hơn, khả năng thành công lớn hơn Hiện nay, DUGARCO đangdành thế chủ động trong các cuộc đàm phán với khách hàng lớn tại thị trường

Mỹ và một số khách hàng truyền thống khác do công ty có sự hiểu biết sâu sắc

về các thị trường này

3.3 Tổng hợp kết quả điều tra thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang.

Tổng công ty may Đức Giang đã thực hiện có hiệu quả nhiều giải pháp vềquản lý, công nghệ - kỹ thuật - con người, tổ chức sản xuất thích ứng với tìnhhình mới, đảm bảo làm ra sản phẩm đạt chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế vớinăng suất cao, vì vậy mà tổng kim ngạch xuất khẩu hàng năm luôn ổn định vàtăng Tuy nhiên, để đảm bảo kim ngạch xuất khẩu May Đức Giang không chỉchú trọng đến nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn hết sức chú trọng đến quátrình đàm phán Quá trình đàm phán là cơ hội để Tổng công ty ký kết đượcnhững hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc có hiệu quả, tạo điều kiện cho việchiểu biết tốt hơn và duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác Những nămgần đây, May Đức Giang đã chuyển mạnh sang sản xuất các mặt hàng chấtlượng cao, mẫu mã mới, có giá trị gia tăng cao xuất sang thị trường Mỹ Vì vậytrong các cuộc đàm phán gần đây công ty luôn giành thế chủ động trong khi đàmphán với khách hàng tại thị trường Mỹ về các điều khoản như giá cả và chấtlượng hàng Hiện tại công ty ưu tiên đơn hàng có giá trị cao, thực hiện các đơnhàng xuất khẩu FOB có chọn lọc mang lại hiệu quả lớn và an toàn Công ty đãđược nhiều khách hàng lớn và có danh tiếng tin cậy tại thị trường Mỹ liên tụcđặt mua ổn định nhiều lô hàng với số lượng lớn cho từng mùa.

Kết quả nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩuhàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty được thể hiện qua các hoạtđộng công ty thực hiện trong quá trình đàm phán như sau:

Bảng 3.4 Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm

dụng

Điểm đánh giá trung bình

Tiến hành đàm phán

4 Giai đoạn nhượng bộ và thương

đó và dựa trên các hợp đồng của một số đối thủ cạnh tranh Đối với mặt hàng áo

sơ mi xuất khẩu sang thị trường Mỹ luôn duy trì được mối quan hệ với đối táclâu năm Một trong những khách hàng lớn của DUGARCO tại thị trường Mỹ làLEVY GROUP, mục tiêu của công ty là đẩy mạnh xuất khẩu và duy trì mốiquan hệ hợp tác nên mức tối thiểu là 30.000 bộ quần áo, mức giá có thể chấpnhận là 10.25 USD/bộ Với mục tiêu đặt ra như vậy, Tổng công ty đã tiến hành

đàm phán thành công và ký kết được hợp đồng 40.000 bộ quần áo với mức giá

là 10.25USD/bộ

Đồng thời thông qua phỏng vấn, các nhân viên phòng kinh doanh xuấtnhập khẩu cũng cho thấy họ đánh giá cao về tầm quan trọng của công tác lập kếhoạch đàm phán Đa số nhân viên được điều tra đánh giá công tác lập kế hoạchđàm phán là khá tốt với mức điểm 3.0 điểm

Công ty sử dụng chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc để đàm phán vớiđối tác Theo kết quả điều tra thì công ty áp dụng chiến lược đàm phán kiểunguyên tắc là 60% chiếm tỷ lệ cao nhất, tiếp đó là chiến lược đàm phán kiểumềm 21% và chiến lược đàm phán kiểu cứng là 19% ( số liệu bảng 3.5 phần phụlục ) Theo trưởng phòng xuất nhập khẩu đàm phán theo kiểu nguyên tắc có tính

ưu việt hơn cả Hai bên tách riêng vấn đề quan hệ và vấn đề công việc; vị thế vàlợi ích; trong quan hệ thì mềm dẻo và hòa nhã nhưng trong công việc thì cứngrắn và kiên định

3.3.2 Tổ chức đàm phán

Hiện nay, Tổng công ty thường tiến hành giao dịch đàm phán theo bốnbước: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, kết thúc đàm phán, kiểm tra vàđánh giá Riêng đối với các đối tác thường xuyên, các bước này có thể tiến hànhnhanh chóng để rút ngắn thời gian song vẫn đảm bảo tính chặt chẽ và hợp lý.Các giao dịch đàm phán này sẽ được tiến hành qua e-mail, điện thoại, fax nêncông ty không cần chuẩn bị về mặt thời gian và địa điểm

3.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán

 Chuẩn bị thông tin đàm phán:

Trong quá trình đàm phán, thông tin được coi là vũ khí quan trọng đểgiành thắng lợi Tổng công ty may Đức Giang luôn chủ động trong việc tìm hiểukhách hàng của mình Tổng công ty chào hàng đến những đối tác cũ có mốiquan hệ lâu năm vì đã thông hiểu khách hàng Với các khách hàng mới, khi nhậnđược các thông tin do đối tác gửi cho, Tổng công ty sẽ tìm cách xác minh lạixem có hợp pháp không Bên cạnh đó nhân viên phòng xuất nhập khẩu còn thuthập các thông tin khác về khách hàng như mối quan hệ kinh doanh, tình hình

kinh doanh hiện nay, yêu cầu của đối tác về hàng hóa… Ngoài ra tìm hiểu thêm

về tổ chức nhân sự của bên đối tác như ai là người có quyền quyết định, xácđịnh được nhu cầu mong muốn của đối tác Nguồn thông tin chủ yếu của công ty

là qua các tổ chức chuyên ngành trong nước và quốc tế, thông tin lưu trữ nội bộ

và thông tin từ các công ty môi giới Khi đã nắm rõ các thông tin về đối tác kinhdoanh, Tổng công ty tiến hành tìm hiểu phong cách làm ăn kinh doanh cũng nhưtập quán, văn hóa của họ để tiến hành đàm phán thuận lợi

Thị trường Mỹ là thị trường lớn đòi hỏi yêu cầu về hàng hóa rất caonên công ty chú trọng đến các yêu cầu kỹ thuật, những tiêu chuẩn cần phải đápứng mà đối tác đặt ra, để từ đó chuẩn bị những thông tin về công ty để thuyếtphục đối tác trong quá trình đàm phán sau này Việc chuẩn bị thông tin đàmphán của công ty chỉ được đánh giá ở mức khá Do việc tìm kiếm thông tin củacông ty còn gặp khó khăn do khoảng cách về địa lý

 Chuẩn bị nội dung đàm phán

Khi đàm phán với đối tác nước ngoài đã có quan hệ làm ăn lâu dài vớicông ty thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung giá xuất khẩu, thờigian giao hàng; còn các nội dung khác được thực hiện như các đơn hàng đã kýtrước đó Khi đó việc đàm phán được diễn ra nhanh chóng Còn với các đối tácmới thiết lập mối quan hệ với công ty thì các nội dung đàm phán sẽ nhiều hơnbao gồm: mục đích hợp đồng, tên hàng hóa, số lượng, giá, thời gian giao hàng,cách thức thanh toán, địa điểm giao hàng,…

Công tác chuẩn bị nội dung đàm phán của DUGARCO được chuẩn bịkhá tốt Hiện nay, Tổng công ty đang tìm cách tăng tối đa các hợp đồng dệt maygia công với nước ngoài thay vì xuất khẩu trực tiếp Với bất cứ hợp đồng nào thìcông tác chuẩn bị nội dung đàm phán của công ty cũng chỉ được thực hiện đầy

đủ khi đối tác là khách hàng mới thiết lập mối quan hệ kinh doanh với công ty.Hầu hết các đối tác ở thị trường Mỹ của công ty đều là khách hàng quen biết lâunăm, đã tiến hành ký kết hợp đồng với công ty trong thời gian dài, do đó công ty

ít chú trọng đến việc chuẩn bị nội dung đàm phán

 Chuẩn bị nhân sự đàm phán

Thông qua phỏng vấn, các nhân viên phòng xuất nhập khẩu cho biếtcác cuộc đàm phán của công ty không diễn ra tại một địa điểm nhất định Có khicác nhân viên công ty sẽ sang thị trường đối tác để tìm kiếm khách hàng và tiếnhành đàm phán ngay tại đó để đi đến ký kết hợp đồng ngay Còn đối với cáckhách hàng lâu năm thì hợp đồng thường được ký kết và chuyển qua email hoặcfax Đối với một số hợp đồng quan trọng, hoặc do đã có sự thỏa thuận giữa haibên thì cuộc đàm phán sẽ được diễn ra tại công ty Cuộc đàm phán giữa hai bên

do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty bố trí và bàn bạc Đoàn đàmphán của công ty thông thường khoảng từ bốn đến năm người Với những hợpđồng lớn thì đoàn đàm phán của công ty thường có Tổng giám đốc, Giám đốcđiều hành xuất nhập khẩu và Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và cókhi bao gồm thêm cả nhân viên pháp lý và nhân viên kỹ thuật Hiện nay, công tykhông sử dụng phiên dịch vì đoàn đàm phán đều thông thạo Tiếng Anh Nếu đốitác sử dụng ngôn ngữ khác thì công ty thông thường sử dụng phiên dịch phía đốitác

Quá trình sử dụng nhân sự của công ty được đánh giá là khá với 3.4điểm Theo công ty thì nguồn nhân lực tham gia đoàn đàm phán của công ty cònhạn chế, những người có đủ khả năng và kinh nghiệm đàm phán chỉ có một số

đủ tiêu chuẩn

 Chuẩn bị thời gian, địa điểm đàm phán

Khi đàm phán diễn ra tại nước nhà thì địa điểm đàm phán thường đượcphía công ty chủ động chuẩn bị và thường diễn ra tại phòng họp của công ty,thời gian đàm phán chính thức được tổ chức trong giờ hành chính Tổng công tychủ động lên lịch khi đối tác hẹn gặp, bàn bạc, sau đó hai bên xác định thời gianhợp lý Do việc chuẩn bị địa điểm và thời điểm đàm phán của công ty còn một

số hạn chế như phòng họp chưa được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ chođàm phán, phòng họp diện tích hạn chế nên việc chuẩn bị đàm phán của công tyđược đánh giá ở mức độ khá