Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C

LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn NK : Nhập LỜI MỞ ĐẦU TÍNH TẤT YẾU Trong năm gần xu tồn cầu hóa kinh tế ngày phát triển mạnh Cùng với phát triển kinh tế toán cầu, kinh tế Việt Nam bước phát triển Việt Nam ngày mở rộng quan hệ giao lưu bn bán với nước nhằm tích cực hội nhập vào kinh tế vực kinh tế giới, ngoại thương trở thành hoạt động khơng thể thiếu doanh nghiệp Để đáp ứng nhanh với phát triển đất nước, doanh nghiệp xuất Việt Nam đời ngày nhiều nhằm góp phần thúc đẩy q trình cơng nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước thơng qua việc xuất nhập hàng hóa đem lại nhiều lợi ích cho đất nước Trong thời kỳ nhập đóng vai trị quan trọng, thể mặt sau: - Một là, nhập có tác động trực tiếp đến việc sản xuất kinh doanh thương mại hoạt động nhập cung cấp cho kinh tế 60-100% nguyên vật liệu thiết yếu như: máy móc thiết bị, xăng dầu, phân bón, vật liệu xây dựng,… - Hai là, nhập có vai trị điịnh việc cải thiệu nâng cao mức sống địa phận nhân dân thơng qua nhập sản xuất nước có đủ nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuát tạo nhiều việc làm thu hút lực lượng lớn lao động dư thừa nước, thúc đẩy kinh tế phát triển, nâng cao mức sống nhân dân - Ba là, nhập tác động vào đổi trang thiết bị, công nghệ kỹ thuật đại nhờ trình độ sản xuất ngày nâng cao, suất lao động tăng cao, sản phẩm đa dạng, chất lượng bảo đảm Chính nhập có vai trò quan trọng phát triển đất nước thời kỳ đổi mới, đòi hỏi tất cán làm công tác XNK phải giỏi chun mơn nghiệp vụ, có đam mê, lịng nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao Đã khơng doanh nghiệp XNK trình độ người làm công tác XNK yếu lam cho kết kinh doanh giảm dẫn đến phá sản Do kiến thức học trường để thực tiễn hóa kiến thức học, thêm vào nhu cầu nhập đất nước cần thiết đề tài:“ Đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C” em chọn để nghiên cứu MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Trên sở hệ thống lý luận thực tiễn việc đàm phán ký kết hợp đồng xuất công ty TNHH phát triển dự án quốc tế A.C đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh quốc tế A.C định hướng đến năm 2015 PHẠM VI NGHIÊN CỨU Hoạt động đàm phán đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty A.C từ năm 2008 đến 2012 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp thu nhập số liệu, chứng từ cơng ty phân tích tiêu kinh tế - Phương pháp tư quan sát: xem xét q trình làm việc nhân viên cơng ty - Phương pháp suy luận - Phương pháp tiến hành thâm nhập thực tế, xem xét công việc, quy trình thực KẾT CẤU ĐỀ TÀI Đề tài gồm có chương Chương 1: Giới thiệu sở thực tập, kinh nghiệm học Chương 2: Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C Chương 3: Định hướng giải pháp đẩy mạnh đàm phánvà ký kết hợp đồng nhập công ty A.C NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ KINH NGHIỆM 1.1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP Cty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C Viết tắt A.C IP Co., LTD Ngày thành lập 20/6/2008 HN Giấy phép kinh doanh số 0102035061 Vốn pháp định 1.500.000 VNĐ Địa văn phòng làm việc: phòng 307 – nhà B11c – KĐT Nam Trung Yên Cầu Giấy – HN Tel: 84-4-62810826 Fax: 84-4-62810645 Chức nhiệm vụ: - Sản xuất, mua bán, phân phối, lắp đặt, bảo trì, bảo hành, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống chống sét - Sản xuất mua bán phần mềm tin học - Môi giới thương mại, đại diện thương nhân - Tư vấn đầu tư, môi giới, xúc tiến đầu tư hỗ trợ phát triển dự án đầu tư - Kinh doanh hàng hóa , vật tư trang trí nội, ngoại thất, vật liệu xây dựng - Kinh doanh văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng,đồ dùng nội ngoại thất, hàng thủ công mỹ nghệ - Đại lý mua, ký gửi hàng hóa - Kinh doanh lắp đặt thang máy - Dịch vụ làm thủ tục hải quan - Sản xuất, mua bán, cung cấp, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng máy phát điện Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống điều hòa khơng khí: - Tư vấn – thiết kế hệ thống điều hịa khơng khí cho cơng trình - Thi cơng lắp đặt sản phẩm điều hịa khơng khí Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống chống sét - tư vấn thiết kế hệ thống chống sét cho cơng trình - thi ông lắp đạt sp chống sét Kinh doanh lắp đặt thang máy A.C thành lập từ năm 2008 đến nhanh chóng trở thành cơng ty có uy tín thị trg việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt bảo trì loại thang máy Việt Nam Đồng thời A.C làm đại diện độc quyền hang thang máy NIPPON – Malaysia, Một hãng hàng đầu giới chế tạo cung cấp loại thang máy, thang Một số sản phẩm thang máy A.C như: thang máy NIPPON (Malaysia) thang máy Mitshubishi (Thái Lan)… A.C phân phối rộng rãi Kinh doanh lắp đặt máy phát điện 1.2 KINH NGHIỆM VỀ ĐÁM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG 1.2.1 Kinh nghiệm 1.2.1.1 Kinh nghiệm chuẩn bị cho trình đàm phán Những nhà đám phán có kinh nghiệm cho thành cơng đàm phán phụ thuộc 80% vào khâu chuẩn bị Giai đoạn bao gồm nhiều việc đó, điều cần chuẩn bị mục tiêu đàm phán, thông tin phương án đàm phán Kỹ thuật chuẩn bị tốt giúp thu thập đủ thông tin cần thiết mà không lan man, tốn thời gian 1.2.1.1.1 Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật Bước trình chuẩn bị xây dựng mục tiêu đàm phán Đây bước quan trọng tiêu chí so sánh với kết đạt sau đám phán để xác định hiệu đàm phán Đàm phán theo mục tiêu khung theo kế hoạch giúp nhà đàm phán chủ động định nhượng bộ, tiết kiệm thời gian ngăn chặn việc ký kết hợp đồng bất cẩn Mục tiêu đàm phán tốt phải mục tiêu xác, chi tiết va thực tế Muốn vậy, ta cần phân biệt điều muốn điều cần, xác định hạn chế mình, dự đốn mức mà đối phương chấp nhận Sau xác định lợi ích cần đạt được, phải đặt thứ tự ưu tiên cho chúng, việc giúp q trình đàm phán có định hướng tập trung Các mục tiêu cần chi tiết hóa thành giới hạn cụ thể mức giá lý tưởng, mức giá tối thiểu (nếu người bán) mức giá tối đa (neeuslaf người mua) Sau mục tiêu đến việc xác định chiến lược đàm phán tức lộ trình, đường nước bước đàm phán để đạt mục tiêu Chiến lược bao gồm chiến thuật đàm phán hành động, cách ứng phó ta phương án đàm phán, giúp ta thoát khỏi khó tránh xung đột bất lợi Ví dụ chiến thuật tạm nghỉ chiến thuật quan giúp ta giữ vẻ bình tĩnh, lấy lại tinh thần, giảm nhịp độ đàm phán ta thấy khó theo kịp đối tác 1.2.1.1.2 Chuẩn bị khơng gian Trước đàm phán thức, hai bên cần đàm phán lựa chọn địa điểm Tùy tính chất đàm phán tương quan bên, chọn địa điểm doanh nghiệp mình, doanh nghiệp đối tác hay địa điểm trung lập Nếu đàm phán địa điểm trung lập hay địa điểm đối tác, ta cần ý đến chuẩn bị phương tiện, thong tin có sẵn bên Dù đàm phán địa điểm nên thỏa mãn tiêu chí sau: - Là nơi ta cảm thấy thoải mái tinh thần thể chất - Nơi ta nghe rõ, lời nói khơng bị ngắt qng - Có đủ phương tiện ta cần bàn ghế, thiết bị nghe nhìn… - Riêng biệt an tồn - Nơi gần với nơi ta Vị trí ngồi nhà đàm phán: Hầu hết đàm phán chấp nhận cách xếp thành viên ngồi đối diện nhau, thường bàn tròn thành viên hai bên ngồi cạnh Nên đảm bảo nhà đàm phán ngồi gần thành viên nhóm để thảo luận giao tiếp mắt với nhân vật chủ chốt bên bên đối tác 1.2.1.1.3 Chuẩn bị thời gian, chương trình nghị đàm phán Các đàm phán tương đối lớn có lịch làm việc hay chương trình nghị sự, thường bên có địa điểm chuẩn bị bên thơng qua Các lịch làm việc nên xếp khoa học, chi tiết để giảm phát sinh bất ngờ trình thương lượng, tạo hiệu cho bên Ngoài ra, nhà đàm phán nên lưu ý việc đến buổi đàm phán cử tạo khơng khí đàm phán tích cực 1.2.1.1.4 Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán Đây yếu tố quan trọng định thành cơng đàm phán nói chung đàm phán thương mại quốc tế nói riêng Các thương vụ thương mại quốc tế lớn thường đoàn đàm phán đảm nhiệm gồm: trưởng đoàn đàm phán, cán kinh doanh cán kỹ thuật Các thành viên phụ trách mảng để đoàn tập hợp đầy đủ yếu tố: trình độ chun mơn ngành sản phẩm, kiến thức xuất nhập khẩu, ngoại ngữ, kỹ giao tiếp, kinh nghiệm đàm phán thương mại quốc tế Việc lựa chọn nhân cho đàm phán cần đảm bảo số yếu tố: - Đủ người không q đơng để giảm thiểu chi phí - Có kết hợp cân kỹ kinh nghiệm - Có phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho người (Một người “gai góc” chun bình luận gay gắt đối phương nói làm, người “dễ thương” ln thúc đẩy thảo luận nhìn nhận quan điểm đối phương) - Gồm thành viên đoàn kết tin cậy lẫn Tại nhiều đàm phán, yếu tố kết hợp nhà đàm phán người có kiến thức tổng hợp, linh hoạt nhiều kinh nghiệm đàm phán 1.2.1.1.5 Chuẩn bị tài liệu Nếu đối phương đưa hợp đồng soạn trước, ta nên đọc hiểu kỹ điều khoản để đảm bảo khả thực hợp đồng, hạn chế bất lợi có Nếu khơng đồng ý với điều khoản nào, cần nêu lên để thương lượng đạt thỏa thuận chung cho bên Tốt hơn, ta nên soạn thảo sẵn hợp đồng tương đối chi tiết chặt chẽ để tự bảo vệ cho quyền lợi mình, tránh rơi vào tình trạn lệ thuộc hợp đồng đối tác Ngoài ra, nhà đàm phán nên chuẩn bị tốt số liệu để minh họa, thuyết phục cho lập luận, chiến lược đàm phán 1.2.1.1.6 Chuẩn bị thông tin đối tác Một bước thiếu chuẩn bị thông tin đối tác Ngồi thơng tin luật pháp, tập qn, thị trường đối tác Nói chung, ta nên tìm hiểu thêm phong cách tình hình kinh doanh, quan hệ với ngân hàng, vị thị trường quan hệ đối tác với số bạn hàng họ, thêm vào tên , tuổi, trình độ, uy tín, thẩm quyền định người trực tiếp đàm phán; mục tiêu đối tác bước vào đàm phán mong muốn tiềm ẩn họ Khi biết mục tiêu đối phương nên so sánh với mục tiêu ta để đưa đàm phán đến kêt tích cực Tóm lại, tự tin nhà đàm phán lão luyện khơng phịng thái sẵn có mà cịn có kết trau dồi chuẩn bị chu đào trước lần đàm phán Do đó, việc nắm kỹ thuật chuẩn bị hiệu trước đàm phán điều quan trọng 1.2.1.2 Kinh nghiệm mở đầu đàm phán 1.2.1.2.1 Bắt đầu đám phán khơng khí cởi mở Tạo bầu khơng khí đàm phán tích cực từ ban đầu quan trọng lý Thứ nhất, nhiệm vụ mở đầu tiếp cận tìm hiểu đối tác, tạo bầu khơng khí thuận lợi, tạo cho đối tác thái độ nhiệt tình xây dựng thảo luận cơng việc trình đàm phán Thứ hai, mở đầu đàm phán diễn đạt nội dung bàn tới đàm phán để đối tác có chuẩn bị trước 1.2.1.2.2 Hai cách mở đầu đàm phán Có hai cách mở đầu đàm phán trực tiếp gián tiếp Trong cách mở đầu trực tiếp, người mở đầu trình bày mục đích, u cầu nội dung đàm phán theo cách thẳng vào vấn đề, giúp đối tác nhanh chóng hiểu nội dung đàm phán số trường hợp phần đặt vấn đề ngắn làm đối tác chưa kịp tập trung ý Còn phương pháp mở đầu gián tiếp, người mở đầu dựa vào điểm liên hệ với vấn đề chuyển vấn đề sang bàn luận rộng tiếp Cách làm đối tác tưởng ta nhà hùng biện nên có tâm lý đề phịng lời nói ta sau đơi họ bị phân tán nhiều chi tiết mà không tập trung vào nội dung đàm phán Dù mở đầu theo cách nào, từ đầu ta nên thiết lập cho phong cách đàm phán tự tin, vui vẻ, cởi mở chắn đoán 1.2.1.3 Một số kỹ thuật đề nghị đàm phán 1.2.1.3.1 Kỹ thuật đề nghị Đề nghị việc đưa gợi ý, phương án giải vấn đề để đối phương cân nhắc nhằm đến thỏa thuận Đề nghị cần đưa vào thời điểm thích hợp trình bày ngắn gọn, rõ rang nên nhấn mạnh thiện chí thỏa thuận Thời điểm thích hợp việc đưa đề nghị phụ thuộc vào chiến lược mà ta chọn Ta chọn cách chủ động đặt vấn đề trước để đối phương đưa đề nghị trước • Kỹ thuật đưa đề nghị Nếu ta đề nghị trước lời đề nghị nên: Chỉ rõ tất điều kiện liên quan “ Nếu anh chúng tôi…chúng cung cấp cho anh…” Tìm hiểu phản ứng đối phương “ Anh cảm thấy đề nghị…?” Nên tiên liệu trước phản ứng có đối phương Khơng nên thể nhượng không nên đưa u cầu khơng thực tế, thái q, dẫn đến khó có sở để đạt đến thỏa thuận Nhấn mạnh vào thuận lợi mà đề nghị ta mang lại Lợi ích ln “dễ chịu” “cái giá phải trả” Ta nên đưa đề nghị nằm phạm vi thỏa thuận, nghĩa nằm phạm vi mà đối tượng điều chỉnh ta nhượng song cuối đảm bảo lợi nhuận cao cho bên Muốn vậy, ta phải chuẩn bị cẩn thận lý lẽ để bảo vệ cho đề nghị • Kỹ thuật đối phó với việc đối phương đưa đề nghi trước Để đối phương đưa đề nghị trước tạo cho ta lợi Trước hết, giúp ta cảm nhận cách biệt quan điểm bên để từ ta nhanh chóng tìm giải pháp xích hai bên gần Mặt khác, ta trình bày lý lẽ nhằm hủy bỏ đề nghị ban đầu đối phương khiến đối phuơng phải đưa đề nghị khác đối phương chưa biết quan điểm ta Tuy nhiên, thủ pháp khơng dễ thành cơng trước nhà đàm phán sành sỏi Họ khơng dễ bị dụ vào việc thảo luận đề nghị họ Ngược lại, họ đề nghị ta đưa ý kiến phản bác hai bên lật ngửa quân Tốt nhất, ta nên đặt câu hỏi sau kết thúc thủ tục khai mạc đàm phán để giành quyền đề nghị đối phương lật ngửa quân họ Nếu đối phương đề nghị trước, ta cần có thời gian xem xét họ nói Đừng ngại u cầu họ giải thích thêm đó, ta có thêm thời gian để suy nghĩ thu thập thêm thơng tin từ họ Tạm nghỉ để trao đổi nhóm thấy cần thiết nên thận trọng hạn chế sử dụng chiến thuật Khi trả lời nên bắt đầu việc tóm tắt lại lời đề nghị đối tác 1.2.1.3.2 Kỹ thuật giao tiếp- truyền đạt thông tin Phương tiện để trao đổi thông tin đàm phán đề nghị phản bác, thỏa thuận nhượng Trong phần này, tác giả tóm tắt trình bày số kỹ thuật trình giao tiếp đàm phán • Kỹ thuật đặt câu hỏi Để tiết kiệm thời gian, giành quyền chủ động hướng đàm phán thu thập thông tin cần thiết cho mình, ta phải nắm kỹ thuật đặt câu 10 Sơ đồ 2: Mơ hình vùng thương lượng trùng khớp Khởi đầu Phạm vi Cao Của ng mua Trùng khớp Phạm vi Lý tưởng Thấp người bán Lý tưởng Khởi đầu Nguồn: Sách Nghệ thuật đàm phán kinh doanh- Phil Baguley Trong sơ đồ trên, dễ dàng nhận thấy mức giá khởi đầu người bán cao đáng kể so với đề nghị khởi đầu người mua Mức giá lý tưởng người bán cao nhiều so với đề nghị lý tưởng người mua Mức giá thực tế người bán gần cao mức đề nghị thực tế người mua Tuy nhiên có cách giải chênh lệch theo mơ hình sau: • Kỹ thuật đối phó với đàm phán viên hiếu thắng Bảng: Một số kỹ thuật đối phó với đàm phán viên hiếu thắng Chiến thuật họ Đe dọa Phản ứng ta Từ chối đàm phán áp lực Nói cho họ biết ta nhượng họ đưa lý lẽ hợp lý dựa thật Sẵn sàng rút khỏi đàm phán đối phương kiên chiến thuật Xúc phạm Giữ bình tĩnh, đừng giận hay có lời lẽ xúc phạm trở lại Khẳng định lại vị trí ta Cảnh báo họ tiếp tục có lời lẽ xúc phạm kiểu làm hỏng đàm phán Dọa dầm Có lúc doạ dẫm khơng rõ ràng không dễ phát Nếu phát hiện, ta nên nhớ mánh khoé Đừng để ta bị áp lực mà sớm thoả thuận hay nhượng Chai cắt đối Ta đối phó chuẩn bị tốt ta phương chinh tạm nghỉ đàm phán giải khác biệt phục nhóm Lừa đảo Từ c Xem xéTừ chối thỏa thuận vấn đề chưa rõ ràng Xem xét lại tuyên bố ccủa họ đòi chứng nghĩ chúng giả mạo • Kỹ thuật nhượng Trong mua bán, không nhượng điều khơng đạt điều trả lại Cũng khơng nên nhượng q dễ dàng hay sớm Một 19 điều cần lưu ý ta phải đảm bảo chắn ta đổi thứ có giá trị để lấy nhượng có giá trị tương đương từ phía đối phương Nhiều nhượng nhìn bề ngồi có ýý nghĩa, thực chất vơ nghĩa Vì vậy, ta cần quan tâm vấn đề sau nhượng bộ: -Liệu mà đối phương trao cho ta có phải thứ có giá trị hay khơng? Đối phương địi lại trao nhượng cho ta? - Liệu nhượng có thực cách nghiêm chỉnh hay khơng? • Kỹ thuật đảm bảo thơng thống đàm phán Để đàm phán khơng bị trì trệ, ách tắc trường hợp bất đồng ý kiến hai bên, ta nên biết số kỹ thuật khai thông như: Sử dụng trí hài hước: nhằm làm cho khơng khí đàm phán thoải mái, thân thiện Chuyển trọng tâm: Một vấn đề dài lại trình bày vào lúc bên căngthẳng, mệt mỏi điều không nên, ta nên chuyển sang vấn đề nhẹ nhàng hơn, dễ thu hút quan tâm đối tác hơn, cần thiết cịn nghỉ giải lao với tiệc trà cà phê, Giải thích điểm khó hiểu dễ nhầm lẫn để chắn đối tác hiểu ta trình bày Chia nhỏ vấn đề: Ta chia nhỏ vấn đề hóc búa gặp phải thành vấn đề nhỏ hơn, ta có nhiều khả giải từ tốn vấn đề nhỏ dễ dàng bẻ gãy que đũa dễ bẻ bó đũa Thoả thuận từ vấn đề nhỏ đến thoả thuận vấn đề lớn Đi vòng: Khi bế tắc cản trở đàm phán, ta tạm thời để sang bên, chuyển sang vấn đề khác quay lại sau Ta làm việc tiếp tục vấn đề làm nguy hiểm cho hội thoả hiệp 20 1.2.1.4 Kỹ thuật kết thúc đàm phán Trong buổi đàm phán, thường có kỹ thuật kết thúc sau: 1.2.1.4.1 Kỹ thuật kết thúc đàm phán trực tiếp Sau thảo luận xong vấn đề, ta kết lại cách trình bày theo trình tự tất nội dung hai bên trí Sử dụng phương pháp địi hỏi ta phải trình bày kết luận cách xác, đầy đủ, rõ ràng sở cho bước ký hợp đồng Chỉ nên dùng phương pháp vấn đề cần đàm phán đạt thoả thuận từ hai phía 1.2.1.4.2 Kỹ thuật kết thúc đàm phán gián tiếp Phương pháp áp dụng đàm phán chưa đạt thoả thuận hoàn toàn mà số vấn đề định Ta trình bày vấn đề mà hai bên chưa đạt thoả thuận nguyên nhân nó, sau chốt lại vấn đề mà hai trí Nếu có thể, ta trình bày ln ý kiến, giải pháp vấn đề chưa đạt thoả thuận, tạo điều kiện thuận lợi cho đàm phán Với phong thái bình tĩnh, tự tin, rõ ràng, câu ngắn gọn, ta nhấn mạnh đề nghị cuối Khơng nên dùng câu có kết thúc mở hay ướm hỏi Có thể chọn cách khen ngợi đối phương, cảm ơn nỗ lực, kiên trì, thơng cảm mà họ giành cho ta Cho dù theo kỹ thuật nào, kết thúc đàm phán, để ngăn chặn cách hiểu khác nhau, ta nên giành thời gian tóm tắt điều khoản thoả thuận, xem xét lại toàn kết đàm phán Việc thống cách hiểu thực điều khoản đàm phán q trình biến lời hứa thành cam kết nhằm tạo ràng buộc thực theo cách hiểu thoả thuận hợp đồng Nấn ná thêm dẫn đến việc suy nghĩ lại 1.2.2 Bài học 1.2.2.1 Nghiên cứu - Thị trường nước Là vấn đề quan trọng doanh nghiệp biết tiềm nguồn hàng từ đâu, biết ưu giá hàng hóa khu vực, 21 thời gian nao hàng hóa hàng hóa nhiều Chính nghiên cứu giúp cho doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh, chủ động việc cung cấp nguồn hàng nước theo thời gian cần thiết, tránh cạnh tranh gay gắt nước doanh nghiệp cung kinh doanh xuất nhập - Thị trường nước Việc nghiên cứu giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng, để từ bán hàng trực tiếp cho khách hàng thông qua nhà xuất trung gian Đồng thời tạo cạnh tranh thị trường 1.2.2.2 Tổ chức - Xin giấy phép nhập - Làm thủ tục ban đầu toán quốc tế - Thuê phương tiện vận tải nhập - Mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập - Thúc giục người bán giao hàng - Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ - Làm thủ tục hải quan nhập - Thanh toán, nhận chứng từ - Nhận hàng từ người vận tải - Giám định số chất lượng hàng hóa (nếu có) - Khiếu nại địi bồi thường hàng hóa có tổn thất 1.2.2.3 Soạn thảo - Phần mở đầu: tiêu đề hợp đồng, số ký hiệu hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng - Phần thông tin chủ thể hợp đồng: tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, số fax, số tài khoản ngân hàng, người đại diện ký kết hợp đồng - Phần nội dung văn hợp đồng kinh tế, thường gồm cụm điều khoản: +Những điều khoản chủ yếu +Những điều khoản thường lệ 22 - Hợp đồng phải xây dựng sở pháp lý vững chắc, cụ thể người xây dựng hợp đồng ngoại thương phải nắm vững: • Luật nước người mua, nước người bán • Các luật tập quán có liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế như: incoterms, công ước Viên năm 1980 hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, - Chủ thể hợp đồng phải hợp pháp: • Người tham gia ký kết phải có tư cách pháp nhân • Nếu tổ chức kinh doanh phải có đầy đủ điều kiện sau: o Phải Nhà nước công nhận thông qua việc cấp giấy phép kinh doanh o Phải có tài sản cố định, đội ngũ lao động, trình độ nghiệp vụ, chịu trách nhiệm cơng việc hoạt động cách độc lập o Phải có ngành nghề kinh doanh - Nội dung hợp đồng hợp pháp: • Ngày, tháng, năm ký hợp đồng • Khơng có điều khoản trái với pháp luật Nhà nước thơng lệ quốc tế • Phải có điều chủ yếu như: đối tượng hàng hóa, giá cả, quy cách chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức tốn - Hình thức hợp pháp: • Phải ký kết văn • Người ký phải có đầy đủ thẩm quyền - Hợp đồng phải ký kết sở tự nguyện bên tham gia có hiệu lực +Những điều khoản tùy nghi +Những điều khoản thường lệ +Những điều khoản chủ yếu 1.2.2.4 Ký kết  Phần nội dung: (3 cụm điều khoản) bao gồm 14 điểu khoản sau: Điều 1: Phần mơ tả hàng hóa Nhằm mục đích bên xác định loại hàng cần mua bán, phải diễn 23 tả thật xác Điều 2: Điều kiện phẩm chất "Phẩm chất" điều khoản nói lên mặt "chất" hàng hóa mua bán tính năng, tác dụng, cơng suất, hiệu suất hàng hóa Xác định cụ thể phẩm chất sản phẩm, sở để xác định giá Do vậy: xác định điều kiện phẩm chất tốt, dẫn đến xác định giá tốt, đúng, mua hàng hóa yêu cầu Điều 3: Điều kiện số lượng trọng lượng Nhằm nói lên mặt "lượng" hàng hóa giao dịch, điều khoản bao gồm vấn đề đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) hàng hóa, phương pháp qui định số lượng phương pháp xác định trọng lượng Ở cần lưu ý hệ thống đo lường, bên cạnh hệ mét, nhiều nước sử dụng hệ thống đo lường khác để tránh hiểu lầm nên thống dùng hệ mét qui định lượng tương đương chúng tính mét Trong hợp đồng ngoại thương, người ta sử dụng hai phương pháp qui định số lượng hàng hóa + Phương pháp qui định dứt khốt số lượng: Thường dùng bn bán hàng cơng nghiệp, hàng bách hóa + Phương pháp qui định chừng: Phương pháp thường dùng mua bán hàng hóa có khối lượng lớn như: phân bón, quặng, ngũ cốc Điều 4: Điều kiện giao hàng hóa Nội dung điều khoản giao hàng xác định thời hạn, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng thông báo giao hàng Điều 5: Giá Trong điều kiện cần xác định: Ðơn vị tiền tệ giá cả, mức giá, phương pháp qui định giá cả, giảm giá, điều kiện sở giao hàng tương ứng - Tiêu chuẩn tiền tệ giá cả: Giá hàng hóa biểu tiền giá trị hàng hóa Nên ghi giá người ta phải xác định tiền tệ để biểu thị giá Ðồng tiền ghi giá đồng tiền nước người bán nước 24 người mua, nước thứ ba Điều 6: Thanh toán Trong mục hợp đồng qui định đồng tiền toán, thời hạn trả tiền, hình thức trả tiền, chứng từ làm để trả tiền Điều 7: Bao bì ký mã hiệu - Bao bì: Trong điều khoản bên giao dịch thường thỏa thuận với về: +Yêu cầu chất lượng bao bì +Phương thức cung cấp bao bì +Giá bao bì - Ký mã hiệu: Là ký hiệu chữ hình vẽ dùng để hướng dẫn giao nhận, vận chuyển, bảo quản hàng hóa Điều 8: Bảo hành Trong điều khoản này, cần phải thể hai yếu tố: - Thời gian bảo hành: cần phải qui định rõ ràng - Nội dung bảo hành: người bán hàng cam kết thời hạn bảo hành hàng hóa bảo đảm tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, phù hợp với qui định hợp đồng, với điều kiện người mua phải nghiêm chỉnh thi hành hướng dẫn người bán sử dụng bảo dưỡng Nếu giai đoạn đó, người mua phát thấy khuyết tật hàng hóa, người bán phải sửa chữa miễn phí giao hàng thay Điều 9: Phạt bồi thường thiệt hại Ðiều khoản qui định biện pháp hợp đồng không thực (toàn hay phần) Ðiều khoản lúc nhằm hai mục tiêu: - Ngăn ngừa đối phương có ý định khơng thực hay thực khơng tốt hợp đồng - Xác định số tiền phải trả nhằm bồi thường thiệt hại gây Điều 10: Bảo hiểm Trong điều khoản cần thỏa thuận người mua bảo hiểm điều kiện 25 bảo hiểm cần mua Điều 11: Trường hợp bất khả kháng Bất khả kháng kiện xảy làm cho hợp đồng trở thành thực được, mà không bị coi chịu trách nhiệm Các kiện bất khả kháng mang đặc điểm sau: - Không thể lường trước - Không thể vượt qua - Xảy từ bên Tuy nhiên, quy định hợp đồng coi bất khả kháng kiện mà bình thường khơng có đủ đặc điểm trên, ví dụ: đình công, hỏng máy, điện, chậm cung cấp vật tư Cũng quy định thêm rằng: kiện tạm ngưng việc thực hợp đồng không làm hợp đồng hiệu lực Điều 12: Khiếu nại Khiếu nại đề nghị bên đưa bên số lượng, chất lượng giao hàng, số vấn đề khác không phù hợp với điều khoản qui định hợp đồng Về điều khoản bên qui định trình tự tiến hành khiếu nại, thời hạn nộp đơn khiếu nại, quyền hạn nghĩa vụ bên liên quan đến việc phát đơn khiếu nại, phương pháp điều chỉnh khiếu nại Khiếu nại đưa dạng văn gồm số liệu sau: Tên hàng, số lượng, xuất xứ hàng hóa, sở để khiếu nại kèm theo dẫn thiếu xót mà đơn khiếu nại phát ra, yêu cầu điều chỉnh khiếu nại Ðơn khiếu nại gởi kèm theo chứng từ cần thiết như: biên giám định, biên chứng nhận tổn thất, mát, vận đơn đường biển, liệt kê chi tiết, giấy chứng nhận chất lượng Điều 13: Trọng tài hòa giải Trong điều khoản cần quy định nội dung sau: - Ai người đứng phân xử? Tòa án Quốc gia hay Tòa án trọng tài, trọng tài nào, thành lập sao? Ðể giải tranh chấp bên giao dịch, 26 tranh chấp giải đường thương lượng - Luật áp dụng vào việc xét xử - Ðịa điểm tiến hành xét xử - Phân định chi phí trọng tài - Phân định chi phí trọng tài Điều 14: Những quy định khác Trong số điều khoảng đây, điều khoảng từ đến bao gồm tên hàng, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng phương thức tốn xem điều khoảng chủ yếu, khơng thể thiếu hợp đồng ngoại thương hợp pháp theo quy định Luật Thương mại 1.2.2.5 Thực Thực tế có nhiều cơng việc cần làm để thực đàm phán hợp đồng ngoại thương Tuy nhiên, việc đàm phán thực qua hai hình thức chủ yếu: Đàm phán trực tiếp đàm phán giao dịch thư từ 1.2.2.5.1 Đàm phán trực tiếp Để giao dịch trực tiếp đạt kết tốt, ngồi việc nắm vững số thơng tin đối tác như: nhu cầu, tình trạng tài chính, uy tín, kinh nghiệm… ta cịn phải tìm hiểu phong cách đàm phán đối tác, phong tục tập quán nhằm tránh hiểu lầm đáng tiếc ảnh hưởng đến kết đàm phán -Ưu: trực tiếp bàn bạc, dễ hiểu hơn, giải điểm chưa hiểu -Nhược: lại tốn kém, dễ lộ bí mật  Quy trình thực hiện: Bước 1- Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Thông thường nhà kinh doanh cần thực năm công việc cụ thể sau: nghiên cứu thông tin, lập phương án đàm phán, tổ chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian, địa điểm Bước 2- Chuẩn bị đàm phán thử: Sau có chuẩn bị, nên gặp gỡ trao đổi thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dị thái độ, quan điểm bên đối tác, có dịp hiểu thêm đối tác khả đàm phán thật 27 chắn Chỉ có thế, nhà kinh doanh có điều kiện đánh giá lại tồn thơng tin thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán thích hợp Bước 3- Thực tiếp xúc đàm phán: Cần tạo khơng khí hữu nghị tin cậy giúp cho đàm phán diễn thuận lợi dễ dàng thành công Đưa đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán chấp nhận bên đối tác Bước 4- Những công việc cần làm sau đàm phán: Nên có họp lại đồn phía để đánh giá việc thực phương án đàm phán đạt kết sao, rút kinh nghiệm cho lần sau Có thể xác nhận lại với bên đối tác điều chưa rõ đàm phán Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng ngoại thương Bước 5- Ký kết hợp đồng ngoại thương: Nội dung tính pháp lý hợp đồng trình bày chi tiết rõ ràng 1.2.2.5.2 Đàm phán giao dịch thư từ Công việc giao dịch thư tiến hành thông qua việc viết loại thư: chào hàng, hỏi hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận Các thư từ viết nhiều dạng phong phú, nhiên thực tế thực hết tất thư đàm phán hợp đồng ngoại thương, có loại cần dùng, có loại không cần dùng, đạt yêu cầu đàm phán hai bên đến thỏa thuận với để ký hợp đồng Khi soạn thảo văn để giao dịch cần ý: +Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo Chú ý màu giấy viết, màu giấy coi sang trọng lịch khác +Tiêu đề phải in rõ ràng đầy đủ, địa chỉ, điện tính cơng ty +Thư nên viết mặt giấy +Mỗi thư đề cập đến vấn đề +Nên sử dụng thứ tiếng đối tác biết hiểu Tuy nhiên có ưu nhược điểm sau: - Ưu: tốn việc lại, giữ bí mật, đem bàn bạc tập thể, 28 lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác - Nhược: tốn thời gian, nhiều không hiểu 1.2.2.5.3 Các hoạt động hỗ trợ cho việc đàm phán ký kết hợp đồng xuất Muốn đàm phán thành công cần chuẩn bị tốt yếu tố sau:  Ngôn ngữ Trong giao dịch ngoại thương, vấn đề bất đồng ngôn ngữ trở ngại lớn Để khắc phục khó khăn người cán ngoại thương cần nắm vững sử dụng thành thạo ngoại ngữ  Thông tin Trong thời đại ngày nay, với bùng nổ thơng tin dù hoạt động lĩnh vực nào, người nắm bắt thơng tin cần thiết cách nhanh chóng xác người chiến thắng Nội dung thông tin cần thu thập để phục vụ cho đàm phán phong phú, kể đến số thông tin sau: - Thơng tin hàng hóa: cần tìm hiểu công dụng, giá trị, yêu cầu thị trường cá loại hàng hóa Ngồi ra, để chủ động giao dịch mua bán cần nắm vững tình hình sản xuất mặt hàng - Thông tin thị trường: +Các thông tin đại cương đất nước, người, tình hình trị xã hội… +Những thông tin kinh tế bản: đồng tiền nước, tỷ giá hối đoái, cán cân toán, dự trữ ngoại tệ, số bán buôn, bán lẻ… +Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến cảng, sân bay, phương tiện giao thơng … +Chính sách ngoại thương: mối quan hệ bn bán đặt biệt, sách kinh tế nói chung sách ngoại thương nói riêng +Hệ thống ngân hàng tín dụng +Điều kiện vận tải giá cước  Thông tin thương nhân: 29 +Về lịch sử hình thành cơng ty +Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý thương nhân (cơng ty cổ phần, cơng ty TNHH, tập đồn xuyên quốc gia) +Phạm vi, mức độ mặt hàng kinh doanh +Thái độ cư xử thiện chí làm ăn +Kinh nghiệm uy tín +Phong tục, tập quán kinh doanh lĩnh vực khác đời sống xã hội +Phương hướng phát triển Ngoài ra, cần nắm vững thông tin công ty mình, thơng tin cạnh tranh ngồi nước, dự đoán xu hướng biến động giá sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát  Năng lực cán đàm phán: Thành phần đồn đàm phán cần hội đủ chn mơn ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật thương mại Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng chuyên gia sở quan trọng trình đàm phán để đến ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi hiệu cao Nếu thiếu ba chuyên gia tuỳ điều kiện thương vụ ta chọn cách giải sau: - Thuê chuyên gia bên - Nghiên cứu sau Thái độ cán tham gia đàm phán góp phần khơng nhỏ tạo nên thành công cho đàm phán  Thời gian địa điểm đàm phán: - Địa điểm cần đảm bảo tâm lý thoải mái tiện nghi phù hợp cho hai bên - Thời gian phụ thuộc vào thỏa thuận trước hai bên sở tính tốn khác biệt múi hai nước, thuận tiện cho bên Trước đàm phán hai bên cần lập thống với lịch làm việc cụ thể cẩn thận 30 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN KINH DOANH DỰ ÁN QUỐC TẾ A.C 2.1 THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY A.C 2.1.1 Đối với công tác đàm phán 2.1.2 Đối với công tác ký kết hợp đồng nhập 2.2 TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY A.C 2.3 ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY A.C 2.3.1 Hiệu 2.3.2 Hạn chế 2.3.3 Những nguyên nhân 2.3.3.1 Nguyên nhân khách quan 2.3.3.1 Nguyên nhân chủ quan 31 CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY A.C 3.1 ĐỊNH HƯỚNG 3.2 GIẢI PHÁP 3.2.1 Giải pháp từ phía nhà nước 3.2.1.1 Duy trì phát triển mối quan hệ ngoại giao- trị-kinh tế tốt đẹp hai nhà nước 3.2.1.2 Nâng cao hiệu quản lý nhà nước hoạt động thương mại quốc tế 3.2.1.3 Kế hoạch đào tạo đội ngũ chuyên gia kinh tế 3.2.1.4 Tạo đàm phán cho doanh nghiệp cách quảng bá thương hiệu 3.2.2 Giải pháp từ doanh nghiệp 3.2.2.1 Xây dựng chiến lược phát triển hợp tác ổn định, lâu dài 3.2.2.2 Áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quốc tế quản lý chất lượng 3.2.2.3 Chủ động thâm nhập thị trường 3.2.2.4 Đào tạo đội ngũ cán đàm phán 3.3 KIẾN NGHỊ 3.3.1 Đối với công ty 3.3.2 Đối với nhà nước 32 KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế kinh doanh quốc tế”Tác giả: TS Nguyễn Thị Thúy Hồng Các website: - www.google.com - www.tailieu.vn - www.doanhnhan360.com Các danh mục bảng biểu, số liệu công ty TNHH kinh doanh dự án quốc tế A.C từ năm 2008-2011 PHỤ LỤC NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN 33 ... TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY A.C 2.1.1 Đối với công tác đàm phán 2.1.2 Đối với công tác ký kết hợp đồng nhập 2.2 TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY A.C. .. triển dự án quốc tế A.C đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh. .. đàm phán hai bên cần lập thống với lịch làm việc cụ thể cẩn thận 30 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN KINH DOANH DỰ ÁN QUỐC TẾ A.C 2.1 THỰC TRẠNG