Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C

Dù đàm phán ở địa điểm nào cũng nên thỏa mãn các tiêu chí sau: - Là nơi ta cảm thấy thoải mái cả về tinh thần và thể chất - Nơi ta có thể nghe rõ, lời nói không bị ngắt quãng - Có đủ các

LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU

1 TÍNH TẤT YẾU

Trong những năm gần đây xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế ngày càng pháttriển mạnh Cùng với sự phát triển kinh tế toán cầu, kinh tế Việt Nam đang từngbước phát triển Việt Nam đang ngày một mở rộng quan hệ giao lưu buôn bán vớicác nước nhằm tích cực hội nhập vào kinh tế khi vực và kinh tế thế giới, thì ngoạithương trở thành hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp

Để đáp ứng nhanh với sự phát triển của đất nước, các doanh nghiệp xuất khẩuViệt Nam ra đời ngày càng nhiều nhằm góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệphóa-hiện đại hóa đất nước thông qua việc xuất nhập khẩu hàng hóa đem lại nhiềulợi ích về cho đất nước Trong thời kỳ này thì nhập khẩu đóng một vai trò hết sứcquan trọng, nó được thể hiện trên những mặt sau:

- Một là, nhập khẩu có tác động trực tiếp đến việc sản xuất và kinh doanhthương mại vì hoạt động nhập khẩu cung cấp cho nền kinh tế 60-100% nguyên vậtliệu thiết yếu như: máy móc thiết bị, xăng dầu, phân bón, vật liệu xây dựng,…

- Hai là, nhập khẩu có vai trò quyết điịnh trong việc cải thiệu và nâng cao mứcsống của địa bộ phận nhân dân bởi vì thông qua nhập khẩu thì sản xuất trong nướcmới có đủ nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuát tạo ra nhiều việc làm thu hútmột lực lượng lớn lao động dư thừa trong nước, thúc đẩy nền kinh tế phát triển,nâng cao mức sống nhân dân

- Ba là, nhập khẩu tác động vào sự đổi mới trang thiết bị, công nghệ kỹ thuậthiện đại nhờ đó trình độ sản xuất ngày càng được nâng cao, năng suất lao động tăngcao, sản phẩm đa dạng, chất lượng bảo đảm

Chính vì nhập khẩu có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của đấtnước trong thời kỳ đổi mới, đòi hỏi tất cả các cán bộ làm công tác XNK phải giỏi vềchuyên môn nghiệp vụ, có sự đam mê, lòng nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệmcao Đã không ít các doanh nghiệp XNK do trình độ người làm công tác XNK yếulam cho kết quả kinh doanh giảm có thể dẫn đến phá sản Do đó bằng những kiến

thức học được tại trường và để thực tiễn hóa các kiến thức đã học, thêm vào đó nhucầu nhập khẩu hiện nay của đất nước là rất cần thiết cho nên đề tài:“ Đàm phán kýkết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tếA.C” được em chọn để nghiên cứu

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Trên cơ sở hệ thống lý luận và thực tiễn về việc đàm phán và ký kết hợp đồngxuất khẩu tại công ty TNHH phát triển dự án quốc tế A.C và đề xuất các giải phápnhằm thúc đẩy nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty này

3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH pháttriển kinh doanh quốc tế A.C và định hướng đến năm 2015

4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Hoạt động đàm phán đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty A.C từnăm 2008 đến 2012

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp thu nhập số liệu, chứng từcủa công ty phân tích chỉ tiêu kinh tế

- Phương pháp tư quan sát: xem xét quá trình làm việc của nhân viên trongcông ty

- Phương pháp suy luận

- Phương pháp tiến hành thâm nhập thực tế, xem xét các công việc, quy trìnhthực hiện như thế nào

6 KẾT CẤU ĐỀ TÀI

Đề tài gồm có 3 chương

Chương 1: Giới thiệu cơ sở thực tập, kinh nghiệm và bài học

Chương 2: Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công tyTNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C

Chương 3: Định hướng giải pháp đẩy mạnh đàm phánvà ký kết hợp đồng nhậpkhẩu tại công ty A.C

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ

KINH NGHIỆM

1.1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

Cty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C

Viết tắt A.C IP Co., LTD

- Sản xuất mua bán phần mềm tin học

- Môi giới thương mại, đại diện thương nhân

- Tư vấn đầu tư, môi giới, xúc tiến đầu tư hỗ trợ và phát triển dự án đầu tư

- Kinh doanh hàng hóa , vật tư trang trí nội, ngoại thất, vật liệu xây dựng

- Kinh doanh văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng,đồ dùng nội ngoại thất,hàng thủ công mỹ nghệ

- Đại lý mua, ký gửi hàng hóa

- Kinh doanh và lắp đặt thang máy

- Dịch vụ làm thủ tục hải quan

- Sản xuất, mua bán, cung cấp, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì, bảo dưỡngmáy phát điện

Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống điều hòa không khí:

- Tư vấn – thiết kế hệ thống điều hòa không khí cho công trình

- Thi công lắp đặt sản phẩm điều hòa không khí

Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống chống sét

- tư vấn thiết kế hệ thống chống sét cho công trình

- thi ông lắp đạt sp chống sét

Kinh doanh và lắp đặt thang máy

A.C được thành lập từ năm 2008 đến nay đã nhanh chóng trở thành một công

ty có uy tín trên thị trg trong việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt và bảo trì các loại thangmáy tại Việt Nam Đồng thời A.C còn làm đại diện độc quyền hang thang máyNIPPON – Malaysia, Một trong những hãng hàng đầu thế giới về chế tạo và cungcấp các loại thang máy, thang cuốn

Một số sản phẩm thang máy của A.C như: thang máy NIPPON (Malaysia)thang máy Mitshubishi (Thái Lan)… được A.C phân phối rộng rãi

Kinh doanh và lắp đặt máy phát điện

1.2 KINH NGHIỆM VỀ ĐÁM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

1.2.1 Kinh nghiệm

1.2.1.1 Kinh nghiệm chuẩn bị cho quá trình đàm phán

Những nhà đám phán có kinh nghiệm cho rằng thành công của đàm phán phụthuộc 80% vào khâu chuẩn bị Giai đoạn này bao gồm rất nhiều việc trong đó,những điều cần chuẩn bị nhất là mục tiêu đàm phán, thông tin về các phương ánđàm phán Kỹ thuật chuẩn bị tốt sẽ giúp thu thập được đủ thông tin cần thiết màkhông lan man, tốn thời gian

1.2.1.1.1 Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật

Bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị là xây dựng mục tiêu đàm phán Đây làbước quan trọng nhất vì nó sẽ là tiêu chí so sánh với kết quả đạt được sau đám phán

để xác định hiệu quả đàm phán Đàm phán theo các mục tiêu và trong một khungtheo kế hoạch giúp các nhà đàm phán chủ động hơn trong quyết định và nhượng bộ,tiết kiệm thời gian và ngăn chặn việc ký kết những hợp đồng bất cẩn

Mục tiêu đàm phán tốt phải là mục tiêu chính xác, chi tiết va thực tế Muốnvậy, ta cần phân biệt điều mình muốn và điều mình cần, xác định những hạn chếcủa mình, dự đoán các mức mà đối phương có thể chấp nhận được Sau khi xác địnhđược các lợi ích cần đạt được, phải đặt thứ tự ưu tiên cho chúng, việc này sẽ giúpquá trình đàm phán có định hướng và tập trung hơn Các mục tiêu cũng cần đượcchi tiết hóa thành các giới hạn cụ thể như mức giá lý tưởng, mức giá tối thiểu (nếu

là người bán) và mức giá tối đa (neeuslaf người mua)

Sau mục tiêu là đến việc xác định chiến lược đàm phán tức là lộ trình, đường

đi nước bước của mình trong cuộc đàm phán để đạt được mục tiêu Chiến lược baogồm các chiến thuật đàm phán là những hành động, cách ứng phó của ta trongphương án đàm phán, giúp ta thoát khỏi thế khó hoặc tránh những xung đột bất lợi

Ví dụ như chiến thuật tạm nghỉ là một chiến thuật quan trong giúp ta giữ được vẻbình tĩnh, lấy lại được tinh thần, giảm nhịp độ đàm phán nếu ta thấy khó theo kịpđối tác

1.2.1.1.2 Chuẩn bị về không gian

Trước khi đàm phán chính thức, hai bên cũng cần đàm phán lựa chọn địađiểm Tùy tính chất của đàm phán và tương quan giữa các bên, có thể chọn địa điểmtại doanh nghiệp mình, tại doanh nghiệp đối tác hay một địa điểm trung lập Nếuđàm phán ở địa điểm trung lập hay địa điểm của đối tác, ta cần chú ý hơn đến chuẩn

bị các phương tiện, thong tin có sẵn bên mình

Dù đàm phán ở địa điểm nào cũng nên thỏa mãn các tiêu chí sau:

- Là nơi ta cảm thấy thoải mái cả về tinh thần và thể chất

- Nơi ta có thể nghe rõ, lời nói không bị ngắt quãng

- Có đủ các phương tiện ta cần như bàn ghế, thiết bị nghe nhìn…

- Riêng biệt và an toàn

- Nơi đó gần với nơi ở của ta

Vị trí ngồi của nhà đàm phán: Hầu hết các cuộc đàm phán sẽ chấp nhận cáchsắp xếp các thành viên ngồi đối diện nhau, thường trong một chiếc bàn tròn vàthành viên hai bên cũng có thể ngồi cạnh nhau Nên đảm bảo là nhà đàm phán chính

ngồi gần những thành viên nhóm mình để thảo luận và có thể giao tiếp bằng mắt vớicác nhân vật chủ chốt bên mình và bên đối tác.

1.2.1.1.3 Chuẩn bị về thời gian, chương trình nghị sự của cuộc đàm phánCác cuộc đàm phán tương đối lớn sẽ có lịch làm việc hay chương trình nghị

sự, thường được bên có địa điểm chuẩn bị và bên kia thông qua Các lịch làm việcnày nên được sắp xếp khoa học, chi tiết để giảm được những phát sinh bất ngờtrong quá trình thương lượng, tạo hiệu quả nhất cho các bên Ngoài ra, nhà đàmphán nên lưu ý việc đến buổi đàm phán đúng giờ vì đây là cử chỉ đầu tiên tạo rakhông khí đàm phán tích cực

1.2.1.1.4 Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán

Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các cuộc đàmphán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng Các thương vụ thươngmại quốc tế lớn thường do các đoàn đàm phán đảm nhiệm gồm: trưởng đoàn đàmphán, các cán bộ kinh doanh và cán bộ kỹ thuật Các thành viên này sẽ phụ tráchtừng mảng để đoàn tập hợp được đầy đủ các yếu tố: trình độ chuyên môn về ngànhsản phẩm, các kiến thức về xuất nhập khẩu, ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, kinhnghiệm đàm phán thương mại quốc tế Việc lựa chọn nhân sự cho đàm phán nàycần đảm bảo một số yếu tố:

- Đủ người nhưng không quá đông để giảm thiểu chi phí

- Có một sự kết hợp cân bằng giữa kỹ năng và kinh nghiệm

- Có phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người (Một người “gai góc” chuyênbình luận gay gắt những gì đối phương nói và làm, một người “dễ thương” luônthúc đẩy thảo luận và nhìn nhận quan điểm của đối phương)

- Gồm những thành viên đoàn kết và tin cậy lẫn nhau

Tại nhiều cuộc đàm phán, các yếu tố trên được kết hợp trong một nhà đàm phánduy nhất là người có kiến thức tổng hợp, linh hoạt và nhiều kinh nghiệm trong đàm phán.1.2.1.1.5 Chuẩn bị tài liệu

Nếu đối phương đưa ra hợp đồng soạn trước, ta nên đọc và hiểu kỹ từng điềukhoản này để đảm bảo khả năng thực hiện hợp đồng, hạn chế những bất lợi có thể

có Nếu không đồng ý với điều khoản nào, cần nêu lên để thương lượng cho đến khiđạt được sự thỏa thuận chung cho cả 2 bên Tốt hơn, ta cũng nên soạn thảo sẵn mộthợp đồng tương đối chi tiết và chặt chẽ để có thể tự bảo vệ cho quyền lợi của mình,tránh rơi vào tình trạn lệ thuộc hợp đồng của đối tác Ngoài ra, nhà đàm phán nênchuẩn bị tốt số liệu để minh họa, thuyết phục cho lập luận, chiến lược của mìnhtrong đàm phán.

1.2.1.1.6 Chuẩn bị thông tin về đối tác

Một bước không thể thiếu nữa là chuẩn bị các thông tin về đối tác Ngoàinhững thông tin về luật pháp, tập quán, thị trường của đối tác Nói chung, ta nên tìmhiểu thêm về phong cách và tình hình kinh doanh, quan hệ với ngân hàng, vị thếtrên thị trường và quan hệ của đối tác với một số bạn hàng chính của họ, thêm vào

đó là tên , tuổi, trình độ, uy tín, thẩm quyền quyết định của người trực tiếp đàmphán; mục tiêu của đối tác khi bước vào đàm phán và mong muốn tiềm ẩn của họ.Khi biết được những mục tiêu của đối phương thì nên so sánh với mục tiêu của ta

để đưa đàm phán đến kêt quả tích cực

Tóm lại, sự tự tin của những nhà đàm phán lão luyện không chỉ là một phòngthái sẵn có mà nó còn có kết quả của một sự trau dồi và chuẩn bị chu đào trước mỗilần đàm phán Do đó, việc nắm được kỹ thuật chuẩn bị hiệu quả trước khi đàm phán

là một điều rất quan trọng

1.2.1.2 Kinh nghiệm mở đầu cuộc đàm phán

1.2.1.2.1 Bắt đầu cuộc đám phán bằng không khí cởi mở

Tạo một bầu không khí đàm phán tích cực ngay từ ban đầu rất quan trọng bởi

2 lý do cơ bản

Thứ nhất, nhiệm vụ của mở đầu là tiếp cận và tìm hiểu đối tác, tạo bầu khôngkhí thuận lợi, tạo cho đối tác thái độ nhiệt tình và xây dựng khi thảo luận công việctrong quá trình đàm phán

Thứ hai, mở đầu đàm phán diễn đạt những nội dung sẽ được bàn tới trongcuộc đàm phán để đối tác có sự chuẩn bị trước

1.2.1.2.2 Hai cách mở đầu cuộc đàm phán

Có hai cách mở đầu đàm phán là trực tiếp và gián tiếp Trong cách mở đầutrực tiếp, người mở đầu trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung của cuộc đàm phántheo cách đi thẳng vào vấn đề, giúp đối tác nhanh chóng hiểu được nội dung chínhcủa cuộc đàm phán nhưng trong một số trường hợp phần đặt vấn đề quá ngắn có thểlàm đối tác chưa kịp tập trung chú ý

Còn trong phương pháp mở đầu gián tiếp, người mở đầu dựa vào một điểmnào đó liên hệ với vấn đề rồi chuyển vấn đề sang bàn luận rộng tiếp Cách này cóthể làm đối tác tưởng ta là nhà hùng biện nên có tâm lý đề phòng những lời nói của

ta sau này và đôi khi họ bị phân tán quá nhiều chi tiết mà không tập trung vào nộidung chính của đàm phán

Dù mở đầu theo cách nào, ngay từ đầu ta cũng nên thiết lập cho mình mộtphong cách đàm phán tự tin, vui vẻ, cởi mở nhưng chắc chắn và quyết đoán

1.2.1.3 Một số kỹ thuật đề nghị trong đàm phán

1.2.1.3.1 Kỹ thuật đề nghị

Đề nghị là việc đưa ra một gợi ý, một phương án giải quyết vấn đề để đốiphương cân nhắc nhằm đi đến thỏa thuận Đề nghị cần được đưa ra vào thời điểmthích hợp được trình bày ngắn gọn, rõ rang và nên nhấn mạnh được thiện chí thỏathuận Thời điểm thích hợp của việc đưa ra đề nghị phụ thuộc vào chiến lược mà tachọn Ta có thể chọn cách chủ động đặt vấn đề trước hoặc để đối phương đưa ra đềnghị trước

Nếu ta đề nghị trước thì lời đề nghị nên:

Chỉ rõ tất cả các điều kiện liên quan “ Nếu anh để cho chúng tôi…chúng tôi sẽcung cấp cho anh…”

Tìm hiểu phản ứng của đối phương “ Anh cảm thấy thế nào nếu chúng tôi đềnghị…?” Nên tiên liệu trước các phản ứng có thể có của đối phương

Không nên thể hiện sự nhượng bộ nhưng cũng không nên đưa ra các yêu cầukhông thực tế, thái quá, dẫn đến khó có cơ sở để đạt đến thỏa thuận

Nhấn mạnh vào các thuận lợi mà đề nghị của ta mang lại Lợi ích luôn “dễchịu” hơn “cái giá phải trả”.

Ta nên đưa ra những đề nghị nằm trong phạm vi thỏa thuận, nghĩa là nằmtrong phạm vi mà đối tượng có thể điều chỉnh và ta có thể nhượng bộ song cuốicùng vẫn đảm bảo lợi nhuận cao nhất có thể cho bên mình Muốn vậy, ta phải chuẩn

bị cẩn thận các lý lẽ để bảo vệ cho những đề nghị của mình

Để đối phương đưa ra đề nghị trước cũng có thể tạo cho ta lợi thế Trước hết,giúp ta cảm nhận sự cách biệt trong quan điểm của 2 bên để từ đó ta có thể nhanhchóng tìm ra các giải pháp xích hai bên gần nhau hơn Mặt khác, ta có thể trình bàycác lý lẽ của mình nhằm hủy bỏ đề nghị ban đầu của đối phương khiến đối phuơngphải đưa ra đề nghị khác trong khi đối phương vẫn chưa biết quan điểm của ta nhưthế nào Tuy nhiên, thủ pháp này không dễ gì thành công trước một nhà đàm phánsành sỏi Họ không dễ gì bị dụ vào việc thảo luận đề nghị của họ Ngược lại, họ sẽ

đề nghị ta đưa ra ý kiến phản bác và cả hai bên cùng lật ngửa quân bài Tốt nhất, tanên đặt câu hỏi ngay sau khi kết thúc thủ tục khai mạc đàm phán để giành quyền đềnghị đối phương lật bài ngửa quân bài của họ

Nếu đối phương đề nghị trước, ta cần có thời gian xem xét những gì họ nói.Đừng ngại yêu cầu họ giải thích thêm vì khi đó, ta có thêm thời gian để suy nghĩ và

có thể thu thập thêm thông tin từ họ Tạm nghỉ để trao đổi trong nhóm nếu thấy cầnthiết nhưng nên thận trọng và hạn chế sử dụng chiến thuật này Khi trả lời nên bắtđầu bằng việc tóm tắt lại lời đề nghị của đối tác

1.2.1.3.2 Kỹ thuật giao tiếp- truyền đạt thông tin

Phương tiện để trao đổi thông tin trong đàm phán là các đề nghị và phản bác,các thỏa thuận và nhượng bộ Trong phần này, tác giả sẽ tóm tắt trình bày một số kỹthuật cơ bản của quá trình giao tiếp trong đàm phán

Kỹ thuật đặt câu hỏi

Để tiết kiệm thời gian, giành quyền chủ động trong hướng đàm phán và thuthập được những thông tin cần thiết cho mình, thì ta phải nắm được kỹ thuật đặt câu

hỏi Cần lựa chọn điểm đặt câu hỏi phù hợp, tránh cắt ngang lời nói của đối phươngKhông nên đặt những câu hỏi không liên quan đến nội dung đàm phán hay liênquan đến thông tin bí mật Khi đặt câu hỏi nên giải thích cho đối tác biết mục đíchcủa việc đặt câu hỏi nếu có thể như khẳng định việc cung cấp thông tin là vì lợi íchhai bên, vì sự thành công của cuộc đàm phán Có vậy, đối tác mới hứng thú cungcấp thông tin bổ ích cho ta Dưới đây là một số loại câu hỏi hay dùng trong đàmphán

- Câu hỏi đóng

Đây là loại câu hỏi đòi hỏi người trả lời chỉ được phép trả lời hoặc “có” hoặc

“không”, được sử dụng khi ta muốn có câu trả lời xác định về một vấn đề nào đó.Hoặc trong trường hợp ta muốn thu hẹp vấn đề lại theo ý mình Tuy nhiên, loại câuhỏi này dễ gây ra cảm giác đột ngột cho bên đối tác, do đó, chỉ nên sử dụng sau khivấn đề đưa ra đã được thảo luận một cách tương đối đầy đủ và chi tiết, khi 2 bêncùng cảm thấy vấn đề đã ngã ngũ và có thể chuyển sang vấn đề khác Còn trong quátrình thu nhập thông tin, việc ta sử dụng câu hỏi loại này có thể ngăn cản việc cungcấp thông tin của đối tác và đôi khi khiến cho quá trình đàm phán đi đến ngõ cụt

- Câu hỏi mở

Là loại câu hỏi không đòi hỏi người trả lời phải trả lời “có” hoặc “không” mà

nó giúp người trả lời có thể phát triển và giải thích thêm ý nghĩa câu trả lời Loạicâu hỏi này được sử dụng khi ta bắt đầu thảo luận một vấn đề gì đó, khi cần khaithác thêm ý kiến của đối tác, hoặc khi chưa hiểu rõ ý đồ, mục đích câu trả lời củađối tác Khác với câu hỏi đóng, câu hỏi mở không tạo cho đôi tác cảm giác đột ngột

và họ cảm thấy mình có quyền chủ động hơn, có thời gian để cân nhắc câu trả lời.Tuy nhiên, ta cũng không nên đặt liên tiếp nhiều câu hỏi mở vì như vậy sẽ làm chođối tác cảm thấy như bị hỏi cung Trong cuộc đàm phán, câu hỏi đóng và câu hỏi

mở thường được sử dụng phối hợp với nhau Ví dụ, khi đặt câu hỏi đóng : “Cácngài có đồng ý với mức giá đó không?” thì đối tác sẽ trả lời “có” hoặc “không”, nếutrả lời “không” thì ta có thể đặt tiếp câu hỏi mở “ Xin các ngài vui lòng cho chúngtôi biết tại sao các ngài không đồng ý với mức giá đó?”…

- Câu hỏi gián tiếp

Câu hỏi này được sử dụng trong trường hợp ta muốn đề cập một vấn đề gì đónhưng không muốn đề cập trực tiếp, vì nó có thể làm cho đối tác cảm thấy hơi độtngột Loại câu hỏi này một mặt tạo ra được bầu không khí hữu nghị nhưng mặt khácvẫn giúp ta thu thập được thông tin cần thiết Ví dụ, khi ta muốn biết ý kiến của đốitác về sản phẩm công ty mình, ta không nên hỏi trực tiếp là “Các ngài có ý kiến gì

về sản phẩm của chúng tôi?” mà thay vào đó có thể hỏi là “ Thưa các ngài, theo cácngài sản phẩm của công ty ABC có hạn chế gì?” với điều kiện sản phẩm công tyABC đó phải tương đương với sản phẩm của ta

- Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề

Loại câu hỏi này được sử dụng khi ta muốn chuyển hướng vấn đề đang thảo luậnsang một vấn đề khác sao cho phù hợp với kế hoạch đã chuẩn bị trước hoặc khi vấn đềđang thảo luận đã ngã ngũ Trong trường hợp vấn đề đang thảo luận chưa ngã ngũ, việc

ta đặt câu hỏi này sẽ tạo cho đối tác một cảm giác nghi ngờ và đôi khi có thể làm họ

“cụt hứng” Do vậy, ta cần sử dụng loại câu hỏi này thật khéo léo và tế nhị

- Câu hỏi thăm dò ý kiến đối tác

Không vì mục đích thu thập thông tin cho quá trình thảo luận, loại câu hỏi nàyđược sử dụng khi ta muốn đưa ra một quyết định nhưng vẫn chưa biết được ý đồcủa đối tác Cùng với việc sử dụng câu hỏi này, ta phải thăm dò và tiên đoán nhữngquan điểm của đối tác để từ đó có những đối sách kịp thời

Dù sử dụng loại nào trong các loại trên, ta cần chú ý không đặt quá nhiều câuhỏi cùng một lúc vì dễ làm đối tác không tập trung vào một câu hỏi nào và dễ lẫnlộn trong câu trả lời Ngoài ra, cần tìm hiểu văn hóa, phong tục của đối tác tránhcác câu hỏi kiêng kị, xâm phạm đến lĩnh vực riêng tư của họ

Thứ hai, giúp ta nắm được và lưu giữ những thông tin cần thiết cho mục đíchcủa mình

Khi nghe, ta phải hết sức tập trung để nắm được những điểm chính và phụ,tránh việc không hiểu vấn đề, dễ nản chí, cắt ngang lời đối tác, làm cản trở quá trìnhcung cấp thông tin từ họ Ta nên để họ trình bày xong vấn đề rồi mới đưa ra chínhkiến của mình Ta cũng nên chú ý đến giọng nói của đối tác, sự thay đổi giọng điệuhay các điểm nhấn để phán đoán ý đồ và cảm hứng về vấn đề mà họ đang đưa ra, từ

đó làm cơ sở cho tar a quyết định Ngập ngừng hay tạm nghỉ có thể do họ đang suytính, lo âu hay không tự tin Thế nên, hãy “lắng nghe” thực sự chứ không chỉ

“nghe” đơn thuần

Bên cạnh kĩ năng lắng nghe hiệu quả, người đàm phán cần có “thái độ lắngnghe” tốt thông qua việc duy trì sự giao tiếp tốt bằng ánh mắt, nghiêng người vềphía trước khi nói, làm cho đối tác hiểu là ta đang nghe bằng cách gật đầu và cónhững từ thể hiện sự đồng ý Phản ánh lại những gì ta đã nghe bằng cách phân tíchnội dung của chúng và đặt những câu hỏi rõ rang Các câu hỏi thích hợp góp phần

hỗ trợ quá trình lắng nghe của ta, nhưng không nên hỏi quá nhiều vì có thể phá

“mạch” của người đang nói và có thể làm người ta có cảm giác là ta không lắngnghe Những câu hỏi này nên là câu hỏi bỏ ngỏ hoặc câu hỏi thăm dò Một câu hỏithăm dò sẽ tạo điều kiện cho người nói tập trung hơn, hạn chế nói chung chung vàtràn lan, cung cấp cho ta nhiều thông tin sát hơn Được như vậy thì ta không nhữnglắng nghe hiệu quà mà còn đáp lại hiệu quả

Kỹ thuật trả lời câu hỏi

Đi đôi với việc đặt câu hỏi để thu thập thông tin thì ta cũng cần phải cung cấpthông tin cho đối tác bằng việc trả lời những câu hỏi của đối tác Nội dung câu trảlời phụ thuộc nội dung câu hỏi của đối tác Tuy nhiên, ta cần lưu ý một số nguyêntắc khi cung cấp thông tin phải đảm bảo tính khách quan, chinh xác, đầy đủ và kịpthời vì nếu thiếu những tính đó thì có thể gây khó khăn cho đối tác và hạn chế quátrình ra quyết định Khi ta đã có câu trả lời cho đối tác thì cần bình tĩnh suy xét, sắpxếp câu trả lời sao cho logic, phù hợp với câu hỏi và với nội dung vừa đủ Khôngbao giờ cung cấp thông tin thừa vì lợi thế nằm trong tay người có thông tin

Trong khi trả lời câu hỏi, vấn đề không phải đưa ra câu trả lời đúng hay sai mà

là ở chỗ ta có thuyết phục được đối tác không Có những câu trả lời đúng sự thậtnhưng đối tác lại cho là sai, ngược lại, có câu trả lời sai đối tác lại cho là đúng, làhay Vậy vấn đề ở đây là câu trả lời phải thỏa mãn lòng mong mỏi của đối tác.Ngoài ra, nếu chưa rõ câu hỏi thì ta cần đề nghị đối tác giải thích thêm, làm như vậy

sẽ giúp ta có thêm thời gian để suy nghĩ câu trả lời đồng thời tránh những câu trả lời

“hớ” hoặc sai Trong trường hợp đã hiểu câu hỏi nhưng chưa có câu trả lời cần tìmmọi cách để kéo dài thời gian, có thể đưa câu hỏi lại, yêu cầu đối tác trả lời hoặc cóthể giả vờ chưa hiểu

Một kỹ thuật trả lời khác là thông qua sự im lặng Im lặng có thể là một phản ứngđáng kể với một đề nghị không thể chấp nhận được hay với một thái độ trịch thượng

Để lập luận thành công, nhà đàm phán phải có sự tập trung cao độ, lòng kiêntrì và sự hiểu biết kiến thức sâu sắc về vấn đề đang đam phán cũng như tư duy logic

và kỹ năng trình bày vấn đề Ngoài ra, cần chú ý một số điểm:

Trình bày một cách logic, chặt chẽ, trực quan, sử dụng các thuật ngữ rõ ràng,đơn giản, chính xác, minh họa bằng các mô hình, số liệu và biểu đồ sẽ tăng tínhthuyết phục

Thông qua nghiên cứu đối tác, có phương pháp và nhịp độ lập luận phù hợpvới đặc điểm và khs chất của họ

Có thái độ đúng mực với đối tác, tránh sự gò ép, áp đặt không cần thiết

Căn cứ vào mục tiêu lập luận, lập luận có hai loại phương pháp chính làphương pháp lập luận chứng minh và phương pháp lập luận bác bỏ

- Phương pháp luận chứng minh

Phương pháp này nhằm khẳng định và chứng minh các quan điểm và ý kiếncủa ta trong quá trình đàm phán nhằm thuyết phục đối tác đồng ý với quan điểmcủa ta Phương pháp này có những kỹ thuật như:

+ Kỹ thuật sử dụng số liệu trực quan

Ta trực tiếp đưa ra những sự kiện, số liệu để làm cơ sở chứng minh cho điều đãtrình bày Ví dụ, khi thảo luận vấn đề giá trong hợp đồng thương mại quốc tế, nếu đối táckhông đồng ý với mức giá ta đề nghị, ta có thể đưa ra các mức giá của chính công tytrong quá khứ và mức giá hàng hóa cùng loại của các đối thủ cạnh tranh

+ Kỹ thuật phòng ngự lấn át

Trong một số trường hợp, khi ta đang lập luận ý kiến của ta, đối tác cảm thấymình sắp thua thì họ đột ngột chuyển sang một vấn đề khác hoặc nhấn mạnh yếu tốthứ yếu và lờ đi yếu tố chính Lúc này, ta phải cảnh giác đôi khi phải lấn át họ để láicuộc đàm phán đi theo mong muốn của ta

+ Kỹ thuật giảm sự trì hoãn của đối tác

Khi đối tác phản đối những lập luận của ta mà chưa có đối sách kịp thời, họ cóthể đánh lạc hướng ta bằng cách hỏi nhiều Trong trường hợp này, nếu những câuhỏi của đối tác hợp lý nên dành thời gian trả lời họ, nhưng nếu đó chỉ là kỹ thuật trìhoãn thì ta cần phát hiện ra ngay để giành thế chủ động và bảo vệ ý kiến của mình+ Kỹ thuật đưa ra những câu hỏi bẫy

Nghĩa là đưa ra những câu hỏi có dụng ý rồi dựa vào câu trả lời sơ hở của đốitác để làm căn cứ lập luận của ta

- Phương pháp luận bác bỏ

Phương pháp này nhằm phản đối hoặc bác bỏ những quan điểm mà đối tác đưa

ra trong quá trình đàm phán khi ta không tán thành quan điểm của đối tác Có thể kểđến một số kỹ thuật như:

+ Kỹ thuật vạch ra mâu thuẫn

Dựa vào lập luận chính xác, logic để vạch ra những mâu thuẫn trong lập luậncủa đối tác để phản đối, bác bỏ ý kiến của đối tác khi họ mới trình bày được mộtphần để phá vỡ cơ sở lập luận ban đầu của họ

+ Kỹ thuật bác bỏ “Vâng…nhưng”

Phương pháp này có ưu điểm là ít để lại những ức chế và tâm lý căng thẳngcho đối tác vì trước hết ta đồng ý với những phần họ lập luận đúng, sau đó mớixoáy vào những phần họ lập luận sai hoặc chưa có quan điểm rõ ràng

+ Kỹ thuật phản công bất ngờ

Trong quá trình đối tác đưa ra quan điểm và lập luận, ta luôn tỏ thái độ đồngtình mặc dù đã thấy có điểm sai Điều đó tạo cho đối tác tưởng ta chấp nhận quanđiểm của họ và họ rơi vào một guồng xoáy lập luận Khi đối tác đã kết thúc lậpluận, ta mới trình bày lại luận cứ của họ, sau đó phản công bất ngờ bằng việc đưa ramột kết luận sai về quan điểm của đối tác

+ Kỹ thuật đặt câu hỏi để hoãn câu trả lời

Trong trường hợp, đối tác đưa ra những câu hỏi ta chưa chuẩn bị, ta có thểtránh rơi vào thế bị động và tự tạo một khoảng thời gian để suy nghĩ bằng cách đưa

ra nhiều câu hỏi Tuy nhiên, cách này đòi hỏi người đặt câu hỏi phải khôn khéo saocho câu hỏi phải có liên hệ với vấn đề đang thảo luận Lúc này cần sự kết hợp củacác thành viên trong đoàn đàm phán, trong lúc một người hỏi thì một người khácnghĩ tiếp câu hỏi và người khác tranh thủ nghĩ cách phản ứng cho vấn đề chưa cóđối sách

+ Kỹ thuật bàng quan nhằm làm giảm uy tín đối tác

Khi đối tác đưa ra ý kiến thì ta tỏ thái độ bàng quan để làm ảnh hưởng đến tâm

lý của họ, họ khó nhận biết được vấn đề trọng tâm và yếu điểm của ta Đối tác sẽcảm thấy ta không trọng ý kiến của họ nên giảm hứng thù trình bày Nếu gặp phải

“đối tác yếu bóng vía”, sẽ dễ đưa họ vào tình trạng lung túng, thiếu những lập luậnchặt chẽ khi trình bày Nói chung, ta không nên lạm dụng phương pháp này để tránhảnh hưởng đến quan hệ 2 bên

Kỹ thuật vô hiệu hóa ý kiến của đối tác

Vô hiệu hóa và bác bỏ ý kiến đối tác như trình bày ở trên có vẻ giống nhaunhưng thực chất khác nhau về mặt chức năng và hoàn cảnh áp dụng

Ta sử dụng kỹ thuật vô hiệu hóa trong một số trường hợp như