Hoàn thiện công tác đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, hội nhập kinh tế thế giới trở thành tất yếu khách quan với mọiquốc gia Không nằm ngoài xu thế đó nhằm đưa kinh tế nước nhà ngày càng khởisắc, Việt Nam đã và đang có những bước đi cụ thể để hội nhập kinh tế quốc tế Mởrộng giao lưu buôn bán với nước ngoài cùng những chính sách mở cửa đã góp phầnvào phát triển kinh tế nước nhà Và hoạt động xuất nhập khẩu chính là cầu nối đểgiúp Việt Nam bước đầu hội nhập Nhưng hoạt động xuất nhập khẩu sẽ không thểdiễn ra được nếu thiếu đi tiền đề quan trọng là công tác đàm phán ký kết hợp đồng

Mỗi quốc gia có nền văn hoá khác nhau nên đã hình thành những phong cáchđàm phán khác nhau Chính những điểm khác biệt này mà việc đàm phán ký kếthợp đồng xuất nhập khẩu đòi hỏi sự hiểu biết và đặc biệt chú trọng

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex ” Đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực

trạng công tác đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu và từ đó đưa ra một số biệnpháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động này

Do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế, thời gian hạn hẹp, đề tài chưa phảnánh hết mọi khía cạnh của các vấn đề, còn nhiều thiếu sót nhất định Vì vậy, tôimong nhận được sự góp ý tích cực của các thầy cô, các bạn và những người quantâm để hoàn thiện thêm bài viết

Để có thể hoàn thành bài viết này, tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫntận tình của thầy Hoàng Đức Thân, khoa thương mại và kinh tế quốc tế, trường đạihọc kinh tế quốc dân Xin chân thàn cám ơn ông Vũ Văn Quang, trưởng phòng,anh chị tại phòng xuất nhập khẩu I cùng toàn thể cán bộ nhân viên công ty cổ phầnsản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

 Bố cục đề tài nghiên cứu:

Chương 1: Những cơ sở chung về đàm phán kí kêt hợp đồng xuất khẩu củacông ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

Chương 2: Thực trạng chung về công tác đàm phán kí kết hợp đồng xuấtkhẩu ở công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

Chương 3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện công tác đàm phán kí hợpđồng xuất khẩu của công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

 Mục đích nghiên cứu:

Nghiên cứu thực trạng hoạt động đàm phán hợp đồng xuất khẩu của công ty

cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex và tìm ra giải pháp hoànthiện công tác đàm phán kí hợp đồng xuất khẩu

 Nhiệm vụ của đề tài nghiên cứu:

1 Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về đàm phán trong thương mạiquốc tế

2 Đánh giá thực trạng hoạt động đàm phán, xem xét ưu, nhược điểm

3 Tìm hướng hoàn thiện công tác đàm phán

 Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu hoạt động đàm phán kí hợp đồng xuất khẩu của công ty cổ phầnsản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

 Phạm vi nghiên cứu:

Bắt đầu từ khi bên mua và bên bán tiến hành hoạt động đàm phán đến khi kếtthúc đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu

 Phương pháp nghiên cứu:

Áp dụng tổng hợp các phương pháp: phương pháp tư duy trừu tượng,phương pháp phân tích, phương pháp biện chứng,

Chương 1 : Những cơ sở chung về đàm phán ký kêt hợp đồng xuất khẩu của công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất

nhập khẩu Prosimex

1.1 Đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu

1.1.1 Khái niệm đàm phán trong kinh doanh quốc tế

Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ ngườikhác Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thoả thuận trong khigiữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đốikháng

Đàm phán ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là loại đàm phán trong

đó có ít nhất hai bên chủ thể có trụ sở thương mại ở những nước khác nhau thamgia đàm phán để xác lập hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, hoặc tài sản là đốitượng của hợp đồng ở nước ngoài đối với các bên hay sự kiện pháp lý làm phátsinh, thay đổi, chấm dứt quan hệ giao dịch ở nước ngoài đối với các bên

“Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ vàcũng phải cứng rắn như một khối đá” Người đó phải có phản xạ, ứng xử nhanhnhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự, có thể đem lại cảm giác dễ chịu chođối tác Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ,đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác Nhà đàm phán giỏi cũngphải biết tự chế ngự mình để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác,tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiếnchủ quan

Hoạt động đàm phán hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế bên cạnh những

đặc điểm chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác thì cũng cónhững đặc điểm riêng biệt là :

 Các quan hệ hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường chịu sự điềuchỉnh của một hoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặcquy định của hệ thống pháp luật quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháplý.

 Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế luôn chịu sự chi phối,tác động của các quy luật kinh tế Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởiphương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế

và cạnh tranh

 Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường chịu ảnhhưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thườngxuyên, liên tục

 Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường chịu ảnhhưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liênquan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau

 Các yếu tố cơ bản của quá trình đàm phán :

 Bối cảnh đàm phán là tổng hợp các yếu tố khách quan có liên quantrực tiếp và gián tiếp tới hoạt động đàm phán và thường bao gồm các yếu tố kinh tế,

xã hội, chính trị… Trong đó, thời gian, địa điểm và ngôn ngữ đàm phán là mộttrong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc đàm phán

 Năng lực đàm phán là yếu tố thuộc về cá nhân người đàm phán nhưng

có ảnh hưởng rất lớn và có tính chất quyết định tới tiến trình và kết quả đàm phán

 Đối tượng của đàm phán là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hoá,dịch vụ, hoạt động đầu tư, chuyển giao công nghệ và các hoạt động liên quan tớiquyền sở hữu trí tuệ… có tính chất quốc tế

 Nội dung đàm phán là việc tiến hành các hoạt động bàn bạc, thoảthuận để đi đến thống nhất giữa các bên về các vấn đề chủ yếu của hợp đồng nhưđối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điềukiện giao- nhận hàng hoá, dịch vụ, quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên

 Mục đính đàm phán là những vấn đề liên quan đến lợi ích mà các bênhướng tới.

 Đàm phán là một hoạt động tự nguyện

 Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được

 Mục đích của đàm hán là thoả thuận

 Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thoả thuận

 Không đạt được thoả thuận có khi là kết quả tốt

 Thời gian là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quảđàm phán

 Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn

 Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên

Trong quá trình đàm phán, hai bên phải thảo luận rất nhiều nội dung về: sốlượng hàng hoá, chất lượng, quy cách sản phẩm, thanh toán, giá cả, giao nhận hànghoá… Và nội dung chủ yếu thường được quan tâm nhất là: giá cả, phương thứcthanh toán, chất lượng, số lượng hàng hoá

1.1.2 Các bước của quá trình đàm phán

1.1.2.1 Chuẩn bị cho đàm phán

Để cho cuộc đàm phán thành công và thuận lợi thì bước chẩn bị thật kỹ càng

và đầy đủ bao nhiêu thì càng lợi thế bấy nhiêu Khâu chuẩn bị chu đáo quyết địnhtới 50% kết qủa cuộc đàm phán

1.1.2.1.1 Thu thập và xử lí thông tin

 Công tác thu thập và xử lí tài liệu

Đây là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhưng là một trongnhững thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị Việc thu nhập và xử lý tài liệu cầntiến hành theo các bước sau :

 Xác định nguồn thông tin (báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên đề, cáccông trình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số liệu thống kê chính thức, các mốiquan hệ cá nhân thực tế…)

 Đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất lượng…)

 Tiến hành thu thập thông tin: sau khi thu thập thông tin nào đó cần có

ý kiến nhận xét, đánh giá ngay theo hướng chủ động

 Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu

Từ khối lượng thông tin, tài liệu thu thập được, chọ lọc những gì cần thiết, có

ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán Nội dung thao tác lựa chọn và hệ thống hoátài liệu do mục tiêu đàm phán quyết định

 Phân tích tài liệu thu thập được

Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện tượng, sự kiệnbằng các hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ lập luận phù hợp, rút

ra cá kết luận cụ thể

Những thông tin cần phải tìm hiểu là thông tin về hàng hoá như chất lượng,công dụng, giá cả ; thông tin về đối tác như lĩnh vực kinh doanh, mức độ uy tíntrên thị trường,…; hay thông tin về thị trường như giá cả trên thị trường, sản phẩm

tương tự,…Cụ thể, thứ nhất, thông tin về mặt hàng sắp tới sẽ xuất khẩu như thông

tin về tên hàng, quy cách, phẩm chất Đây là thông tin cơ bản về hàng hóa, bắt buộc

phải tìm hiểu trước khi tiến hành đàm phán

Thứ hai, thông tin về giá cả loại hàng hoá dự định xuất khẩu đó trên thịtrường cũng như của hàng hoá tương tự nó để từ đó đưa ra được mức giá sẽ thươnglượng với đối tác

Thứ ba, đó là những thông tin mang tính vĩ mô liên quan đến nước sẽ xuất

khẩu như: tình hình chính trị xã hội, chính sách ngoại thương, văn hoá đàm phán…

Thứ tư, là thông tin về đối tác đàm phán sắp tới Những thông tin cần quan

tâm là lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty, quy mô cũng như sức cạnh tranh

và uy tín của đối tác đó trên thị trường quốc tế

1.1.2.1.2 Chuẩn bị tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán

Sau khi kế hoạch đàm phán đã được vạch ra cần tiến hành tổ chức triển khaitrong thực tiễn, đề cuộc đàm phán thành công thì yếu tố quyết định là con người.Nhân sự cho cuộc đàm phán phải được lựa chọn kỹ phù hợp với mục tiêu, nội dung

và đối tác đàm phán

Trước mỗi cuộc đàm phán đều phải tiến hành thành lập đoàn đàm phán Sốlượng thành viên tham gia đoàn đàm phán tuỳ thuộc mỗi cuộc đàm phán Có thểcăn cứ vào tính chất của cuộc đàm phán phức tạp hay đơn giản, và căn cứ vào sốlượng thành viên đoàn đàm phán của đối tác để có thể thành lập được đoàn đàmphán phù hợp nhất Mỗi thành viên trong đoàn đàm phán đều có sự phân côngnhiệm vụ, chức năng rõ ràng Đặc biệt cần phải có trưởng đoàn đàm phán giúp dẫndắt đoàn đàm phán và là người chịu trách nhiệm về các hoạt động trong cuộc đàmphán Trưởng đoàn đàm phán có ý nghĩa vô cùng quan trọng góp phần đưa cuộcđàm phán đến thành công Đây cũng là người cần có năng lực lãnh đạo, có cái nhìnbao quát, có hiểu biết sâu rộng

1.1.2.1.3 Chuẩn bị ngôn ngữ, thời gian, địa điểm đàm phán

Đây cũng là một trong những nội dung chuẩn bị không thể bỏ qua, tuy khôngmang tính chất quyết định nhưng việc đầu tư cho những nội dung này thể hiện sựchuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiến hành đàmphán sau này

Trong giao dịch thương mại quốc tế sẽ vấp phải sự khác nhau về ngôn ngữ,văn hoá Như vậy, đòi hỏi phải có sự tìm hiểu và chuẩn bị nhằm làm giảm đi tối đarào cản này để hai bên hiểu nhau dễ hơn Trước tiên về mặt ngôn ngữ cần có sựthống nhất dùng loại ngôn ngữ nào Hiện nay thì tiếng Anh đang là ngôn ngữ thôngdụng được sử dụng nhiều nhất trong giao dịch quốc tế Đối với đối tác mà tiếngAnh không phải là ngôn ngữ chính thống và họ có ngôn ngữ bản địa riêng thì việcbiết thứ tiếng của đối tác là một lợi thế cho đoàn đàm phán Thêm vào đó, mỗi quốcgia có nền văn hoá khác nhau, cần tìm hiểu những điều nên và không nên trong vănhoá giao tiếp của nước đối tác tránh gây ra ấn tượng không tốt cho đối phương Ví

dụ, ở những nước Hồi giáo cần thận trọng trong từng lời nói, cử chỉ, không nên đề

cập đến vấn đề dầu lửa, chính trị Hoặc như nước Pháp thì không nên đút tay vàotúi khi nói chuyện, cần tế nhị, thong thả.

Ngoài ra, trong khâu chuẩn bị cần quan tâm đến mặt thời gian, địa điểm đàmphán Việc lựa chọn thời gian, địa điểm cho cuộc đàm phán có thể do một trong haibên đàm phán đề xuất Nên tìm hiểu đề nghị thời gian, địa điểm đoàn đàm phántrước để chủ động hơn, trường hợp không lựa chọn trước được có thể chấp nhậndựa trên đề nghị của đối tác

1.1.2.1.4 Chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán

Đây là thao tác kết hợp tài liệu thu thập được và ý kiến cá nhân với yêu cầunhiệm vụ đặt ra vào một hệ thống nhất, có lôgic chặt chẽ Thao tác này nhằm lậpphương án cuối cùng về cấu trúc một cuộc đàm phán

Với những khâu chuẩn bị nói trên mang tính chuẩn bị chung, đến khâu chuẩn

bị này mang tính cụ thể, phải dựa vào từng tình huống, từng đối tác cụ thể

Những nội dung cơ bản trong bước chuẩn bị này thường gồm có:

khác nhau Cần phải xác định đâu là mục tiêu cốt yếu, trọng tâm phải đạt được, đâu

là mục tiêu ít quan trọng hơn để trong quá trình đàm phán Trong quá trình đàmphán nếu gặp bế tắc chúng ta có thể cân nhắc nhượng bộ một số mục tiêu ít quantrọng hơn để đạt được một số thoả thuân nào đó quan trọng hơn

 Đánh giá lại tiềm lực đối tác: Qua những thông tin thu thập được từ

đối tác, chúng ta có thể có những đánh giá ban đầu về đối tác như quy mô, mức độcạnh tranh, uy tín trên thị trường …

nói: “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng” Dựa trên những đánh giá về đối tác,chúng ta cũng không quên xem xét lại bản thân những mặt nào chúng ta tốt, mặtnào yếu Với những mặt mạnh chúng ta càng phải tìm cơ hội thể hiện, với mặt cònyếu nên tìm cách tránh, không cho đối tác biết nếu không sẽ là điều bât lợi chochúng ta

 Xây dựng chiến lược đàm phán, đàm phán thử: Thực chất đây là khâu

tu sửa, chuẩn hoá các phần cơ bản của kế hoạch cuộc đàm phán Cần xem xét lại tất

cả, lên kế hoạch chi tiết đàm phán có thể nhận xét, đánh giá đầy đủ những lập luậncủa mình Đoàn đàm phán có thể tiến hành đàm phám thử, căn thời gian cho từngbước lập luận cơ bản và qua đó các thành viên đàm phán tự đánh giá, nhận xét rútkinh nghiệm cho nhau

1.1.2.2 Tổ chức đàm phán

Ở giai đoạn này hai bên đàm phán bước đầu có những trao đổi với nhauchính thức Trong giai đoạn này có thể phân định thành 2 bước cơ bản sau:

Bước một, mở đầu đàm phán Bước này đóng vai trò quan trọng cho sự hợp

tác về sau Những câu nói đầu tiên tác động đến đối tượng đàm phán làm cho họquyết định có tiếp tục cuộc đàm phán nữa hay không Việc mở đầu đàm phán nên

cố gắng tạo không khí thoải mái, tin cậy, mở đầu đàm phán một cách tích cực.Đồng thời, kết thúc bước này hai bên phải thống nhất chương trình đàm phán vềnhững nội dung sẽ thoả thuận, về thời gian của từng giai đoạn đàm phán…

Bước thứ hai, tiến hành đàm phán Đây là bước quan trọng nhất trong suốt

quá trình đàm phán Ở bước này, những nội dung cơ bản nhất của cuộc đàm phánđược đưa ra bàn luận cụ thể như về quy cách, chất lượng hàng hoá, giá cả, điềukiện thanh toán,… Các bên thể hiện ý muốn và nguyện vọng của mình Cần hết sứccoi trọng trong cách diễn đạt để thể hiện cho đối tác biết Chính vì vậy, người đàmphán phải vừa có kỹ năng diễn đạt, kỹ năng lắng nghe và kỹ năng thuyết phục.Trong tất cả các hoạt động kinh tế, các bên luôn cố theo đuổi lợi ích riêng vàthường những lợi ích này xung đột nhau Trong những trường hợp này nếu cả haibên đều cương quyết giữ ý kiến của riêng mình sẽ rất dễ dẫn đến bế tắc làm chocuộc đàm phán thất bại Ngày nay khi mà giao lưu buôn bán quốc tế ngày một mởrộng, việc tạo dựng uy tín và tạo dựng các mối quan hệ trở thành mục tiêu của cácbên tham gia vào hoạt động thương mại Bởi vậy, xu hướng mà các bên mongmuốn là đi đến đàm phán cùng thắng Khi đàm phán đi đến bế tắc thì có thể tự phá

vỡ bằng cách nhượng bộ, cởi mở hơn để hiểu rõ mục tiêu của các bên hoặc có thểnhờ sự trợ giúp từ bên ngoài làm trung gian hoà giải Kết thúc bước này các bêntiến tới thoả thuận cho những vấn đề đã được đưa ra

1.1.2.3 Ra quyết định và rút kinh nghiệm

Đây là giai đoạn cuối cùng của cuộc đàm phán Cần phải biết đâu là thờiđiểm thích hợp để kết thúc đàm phán Kết thúc đàm phán khi đã đạt được một sốmục tiêu thương lượng quan trọng chứ không hẳn là khi đạt được tất cả những mục

tiêu đã đề ra trước đó Những mục tiêu ít quan trọng hơn có thể dễ dàng thoả thuận

về sau hoặc cũng có thể phải nhượng bộ để đạt được mục tiêu quan trọng hơn, cólợi hơn Khi thấy đã đến thời điểm thích hợp để kết thúc đàm phán có thể sử dụngnhiều kĩ thuật thúc đẩy việc ra quyết định bằng cách tăng tốc trực tiếp hoặc tăng tốcgián tiếp Bằng cách đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, tăng tốc trực tiếp là cáchđạt được mục tiêu nhanh nhất, nhưng cách này cũng khá mạo hiểm, có đến 50%khả năng chúng ta sẽ nhận phải sự không đồng thuận của đối tác Để giảm khảnăng thất bại trên, có thể sử dụng phương pháp tăng tốc gián tiếp Có các kiểu tăngtốc gián tiếp như bằng cách ám thị, lựa chọn hay tăng tốc theo giai đoạn Mỗi kiểuđều mang lại hiệu quả, đặc biệt có hiệu quả hơn nếu sử dụng kết hợp lại với nhau.Cần quan sát và phân tích mọi hành động của đối tác để biết khi nào thì đối tác sẵnsàng cho việc ra quyết định thì việc ra quyết định của chúng ta sẽ dễ dàng hơn.Nhiệm vụ cơ bản của giai đoạn này là đạt được mục tiêu cơ bản hoặc trong trườnghợp xấu nhất đạt được mục tiêu dự phòng; đảm bảo bầu không khí thuận lợi khi kếtthúc đàm phán; tóm tắt toàn bộ nội dung đàm phán và rút ra kết luận cơ bản dễ hiểucho mọi người tham gia đàm phán Như vậy, kết thúc cũng như mở đầu cuộc đàmphán đều đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt Kết thúc không chuẩn xác, nhạt nhẽo có thểlàm tiêu tan ấn tượng và tác dụng của cả bài phát biểu Sau khi kết thúc đàm phán,dựa trên tất cả những diễn biến của cuộc đàm phán để đánh giá mặt làm được cũngnhư mặt chưa làm được, từ đó có cơ sở rút kinh nghiệm cho những cuộc đàm phánsau này

1.1.3 Các phương thức đàm phán

Thực tiễn thương mại quốc tế cho thấy có rất nhiều phương thức đàm phánkhác nhau và các phương thức sau đây thường xuyên được các bên áp dụng:

 Đàm phán qua thư tín là phương thức đàm phán được sử dụng phổ

biến trong hoạt động kinh doanh hiện đại vì những ưu điểm mạnh mẽ của nó nhưtiết kiệm chi phí, thời gian… Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng vàmong muốn cũng như lợi ích các bên sẽ đạt được Phương thức đàm phán này chophép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lạc Đây cũng là xu hướng

phát triển trong tương lai Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sựchuẩn bị trước của cả một tập thể Tuy nhiên, phương thức này cũng có hạn chế làkhó kiểm soát được ý đồ đối tác, đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinhdoanh Đàm phán bằng thư thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, cóquy mô vừa và nhỏ

 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học là một trong những phương

thức đàm phán phổ biến hiện nay, nhất là trong thời đại phát triển mạnh mẽ của kỹthuật và công nghệ bởi ưu điểm nổi bật là tiết kiệm được thời gian, cho phép nắmbắt cơ hội kinh doanh nhanh chóng Tuy nhiên, đàm phán qua điện thoại không có

gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên Phương thức nàythường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinhdoanh đơn giản với quy mô nhỏ và sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại vớidùng telefax Điện tử tin học phát triển làm quá trình đàm phán phong phú cả vềnội dung và hình thức Nổi bật là đàm phán qua Intemet Sự ra đời và lan truyền vớitốc độ cao của Intemet đã làm thay đổi bộ mặt thế giới Đây là phương tiện truyềntin, nhận tin và giao dịch rất lý tưởng cho phép đàm phán đa phương, song phươngvới đặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu Qua mạng Intemet giúp các bên hiểu

rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau Điểm hạn chế là chi phí lớn, nhiều nhà kinhdoanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực hiện được

 Đàm phán trực tiếp thường được áp dụng khi liên quan đến các hợp

đồng lớn, phức tạp, nhiều chủ thể tham gia, pham vi đa dạng Theo đó, các bên gặp

gỡ trực tiếp để thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng Vì vậy, ưu điểm củaphương thức này là tốc độ giải quyết nhanh và nhiều khi là lối thoát duy nhất chonhững cuộc đàm phán qua thư tín, điện tử kéo dài mà vẫn chưa đạt được kết quả.Ngày nay, do trình độ khoa học kỹ thuật phát triển nên việc thoả thuận không nhấtthiết phải gặp gỡ trực tiếp mà có thể được thực hiện qua cầu truyền hình, điện thoại

vô tuyến quốc tế Tuy nhiên lại tốn chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc Do đó,phương thức này chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạpcần có sự thoả thuận chi tiết

1.2 Tổng quan về công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập

ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập được nhà nước giao vốn, đất đai

và các nguồn lực khác, có nhiệm vụ sử dụng hiệu quả và bảo toàn phát triển vốnđược giao, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinhdoanh trong phạm vi số vốn do nhà nước giao cho công ty Tiền thân của công ty

cổ phần Prosimex là một cơ sở tăng gia của bộ ngoại thương cũ Bằng quyết định778/KTĐN/TCCB ngày 25 tháng 11 năm 1989 của bộ kinh tế đối ngoại ( nay là bộthương mại), công ty PROSIMEX đã được thành lập và hoạt động theo điều lệ đãđược bộ kinh tế đối ngoại ( Bộ thương mại) phê duyệt theo quyết định số55/KTĐN/TCCB ngày 12 tháng 2 năm 1990

Theo quyết định số 167/TM/TCCB ngày 2 tháng 3 năm 1993, công ty đổi tênthành công ty gia công hàng xuất khẩu trực thuộc bộ thương mại

Quyết định số 448/TM/TCCB ngày 23 tháng 4 năm 1993 đổi tên công tythành công ty sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu.

Quyết định 0626/1999/QĐ-BTM ngày 25 tháng 5 năm 1999 đổi tên thànhcông ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu

Quyết định số 2792/QĐ-BTM ngày 24 tháng 11 năm 2005 của bộ thươngmại phê duyệt phương án cổ phần hoá công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩuthành công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

Công ty chính thức hoạt động dưới mô hình công ty cổ phần theo giấy đăng

ký kinh doanh số 0103013048 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 30 tháng

06 năm 2006 và thay đổi lần 1 vào ngày 11 tháng 7 năm 2006

Công ty là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập về tài chính, có tư cách phápnhân, có tài khoản Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng, có con dấu riêng để giaodịch

Ngành nghề đăng kí kinh doanh :

 Sản xuất và gia công hàng xuất khẩu

 Kinh doanh hàng may mặc, dệt, thủ công mỹ nghệ, nông lâm sản ( trừlâm sản nhà nước cấm), các mặt hàng hải sản, kim khí, điện máy, hàng tiêu dùng vàcác loại vật tư phục vụ sản xuất

 Kinh doanh khoáng sản ( trừ khoáng sản nhà nước cấm), than, nguyênvật liệu, phụ tùng cho sản xuất và xây dựng

 Đại lý kịnh doanh xăng dầu (theo quy định của nhà nước)

 Kinh doanh thiết bị, máy móc, phương tiện phục vụ ngành in, y tế, vậntải

 Kinh doanh vận tải hàng hoá bằng đường thuỷ, đường bộ trong vàngoài nước

 Đại lý tàu biển

 Kinh doanh nhà ở và cho thuê văn phòng, kho, nhà xưởng

 Xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi

 Tân trang sửa chữa ô tô

 Dịch vụ : chuyển khẩu, đại lý bán vé máy bay, du lịch và lữ hành nộiđịa, đưa đón thuyền viên, giao nhận hàng hoá.

 Xuất khẩu lao động và đào tạo nghề (theo giấy phép của sở lao độngthương binh và xã hội)

Ngay từ ngày đầu mới thành lập, công ty vừa hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự vừa phải triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh, công ty đã nhận được những thành tích đáng khích lệ Hiện nay, công ty đang không ngừng phấn đấu để vươn lên trong nhiều lĩnh vự như sản xuất, gia công, đầu tư thêm máy móc công nghệ mới, vốn tích luỹ cũng như cơ sở vật chất ngày càng dồi dào, đội ngũ cán bộ công nhân viên không ngừng được đào tạo có tay nghề và nghiệp vụ chuyên môn cao, đóng góp nghĩa vụ cho nhà nước tăng dần theo các năm

Với phương châm “ Đoàn kết - Ổn định – Phát triển ”, nhờ có những biệnpháp, kế hoạch tổ chức quản lý kinh doanh thích hợp, công ty đã được xây dựngthành một khối thống nhất trong mọi hoạt động, tích cực, sáng tạo trong việc tìmkiếm, mở rộng thị trường xuất khẩu liên tục trong những năm qua, công ty đãkhông ngừng tăng trưởng về vốn, mặt hàng kinh doanh, đặc biệt là kim ngạch xuấtnhập khẩu Thị trường Đông Âu dần từng bước công ty đã mở rộng việc sản xuấtnhập khẩu sang hầu hết các châu lục

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàng theo quy hoạch, kếhoạch phát triển ngành của nhà nước, kinh doanh các mặt hàng không thuộc cácmặt hàng bị nhà nước cấm, hạn chế và sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của thịtrường

 Xuất nhập khẩu vật tư, phụ tùng, vật liệu xây dựng, hàng nông sản,thiết bị máy móc, các ngành kinh doanh khác theo qui định của pháp luật

 Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác trong và ngoài nướcphù hợp với luật pháp và các chính sách của nhà nước

Nhận và sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do nhà nướcgiao Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vàđào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong công ty.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty

Mô hình tổ chức hiện tại của công ty

Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex được tổ chức

và hoạt động tuân thủ theo :

Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 được quốc hội nước cộng hoà xã hộichủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005;

Điều lệ công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex đãđược đại hội đồng cổ đông nhất trí thông qua

Cơ cấu bộ máy tổ chức và quản lý của công ty được tổ chức theo mô hìnhcông ty cổ phần, chi tiết theo sơ đồ dưới đây :

Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty:

P.TGD PHỤ TRÁCH XKLD

TT XUẤT KHẨU LD &

HỢP TÁC ĐT

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG

CHI NHÁNH QUẢNG NINH

CHI NHÁNH TP.HCM

XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG KINH DOANH NHÀ

1.2.4 Phân tích kết quả kinh doanh của công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

1.2.4.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Được thành lập từ khá lâu, ngay từ những ngày đầu công ty trang bị khá đầy

đủ về cơ sở vật chất kỹ thuật Trong quá trình hoạt động, công ty không ngừngtrang bị, đầu tư thêm mới phương tiện vật chất phục vụ nhu cầu thực tế của công tygồm có thiết bị văn phòng, máy móc, nhà xưởng Từ đó tạo điều kiện cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty được thực hiện trôi chảy, hiệu quả hơn Phục

vụ cho những nhu cầu cơ bản của công việc, các phòng ban đều được trang bịphương tiện kỹ thuật tốt, thêm vào đó tuỳ vào chức năng, yêu cầu làm việc mangtính đặc thù của mỗi phòng ban mà công ty mua sắm thiết bị phù hợp

Trụ sở công ty được xây dựng trên khu đất rộng khoảng 9.629 m2 trong đógồm 2000 m2 nhà đất là nơi làm việc của các phòng ban và khu liên doanh, 5.000

m2 nhà để sản xuất và 2000 m2 dùng làm nhà kho, 629 m2 để làm vườn cây và khuvui chơi của cán bộ công nhân viên

Bên cạnh đó, các chi nhánh của công ty tại Hải Phòng, Hồ Chí Minh vàQuảng Ninh với mặt bằng đi thuê khá rộng, cũng được trang bị đầy đủ cơ sở vậtchất, phương tiện kỹ thuật Hiện thì chi nhánh của công ty tại Hồ Chí Minh do hoạtđộng kém hiệu quả nên đã phải tạm ngừng hoạt động

1.2.4.2 Nguồn nhân lực

Số lượng nhân viên ban đầu của công ty là 37 người Trong khi hoạtđộng, việc mở rộng quy mô hoạt động đòi hỏi công ty phải tuyển dụng thêm nhiềulao động Đội ngũ cán bộ nhân viên tăng lên và đều phải trải qua khâu tuyển chọn

kỹ lưỡng để tìm ra người phù hợp với nhu cầu công việc của công ty

Bắt đầu từ năm 2006 khi chính thức hoạt động theo hình thức công ty cổphần nên cùng với thực hiện cổ phần hoá, công ty đã và đang thực hiện chế độ tinhgiảm bộ máy quản lý Vì vậy, số lượng cán bộ công nhân viên của công ty ngày

một giảm dần Tính đến hết tháng 12/2010, công ty hiện có 52 cán bộ nhân viênlàm việc.

Bước sang năm 2006, công ty thực hiện cổ phần hoá Theo báo cáo tổng kếtnăm 2010, sau 5 năm hoạt động theo mô hình cổ phần hoá, hiện nhà nước đangnắm giữ 56,6% vốn, 11,6% là vốn của cán bộ công nhân viên trong công ty và vốnhuy động ngoài công ty là 31,8%

Trong năm 2009, công ty gặp nhiều khó khăn nhất là trong lĩnh vực nguồnvốn và thị trường Nguồn vốn vay kinh doanh đối với ngân hàng không còn, nguồnvốn huy động và vay ngoài không có, việc phát hành thêm cổ phiếu tăng vốn điều

lệ chưa thực hiện được, việc tìm kiếm khách hàng để khai thác tài sản, cho thuê nhàxưởng còn khó khăn chưa cho thuê được hết Nhưng với sự cố gắng của ban điềuhành trong việc phân phối vốn, tận dụng tối đa nhuồn vốn tín dụng, hoàn thànhnghĩa vụ thu nợ và trả nợ ngân hàng nên năm 2009 và nhất là 9 tháng đầu năm công

ty đã đạt được những kết quả khả quan, bù đắp một phần các tồn tại tài chính củacông ty

Có thể thấy rằng, trong những năm gần đây từ 2008-2010, vấn đề tài chínhcủa công ty còn nhiều khó khăn và bất ổn Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến khả

năng thanh toán và cho việc xây dựng các kế hoạch đầu tư, chiến lược kinh doanhcủa công ty Tuy nhiên, toàn thể cán bộ nhân viên cũng như ban giám đốc công tyvẫn luôn cố gắng nỗ lực tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng nguồnlực tài chính của công ty.

1.3 Thực trạng chung về công tác đàm phán kí kết hợp đồng

xuất khẩu ở Việt Nam

Việt Nam hiện đang trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới, nhà nước tathực hiện chính sách mở cửa, khuyến khích mở rộng giao lưu hợp tác với đối tácnước ngoài Do vậy, các hoạt động mua bán hàng hoá bên ngoài lãnh thổ Việt Namngày càng phát triển Hoạt động mua bán quốc tế xuất nhập khẩu phát triển kéotheo hoạt động đàm phán kí hợp đồng xuất nhập khẩu cũng ngày một phát triển.Xét về công tác đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu ở nước ta thì về cơ bản cáchthức tiến hành cũng như đặc điểm của nó không có gì khác biệt nhiều so với côngtác đàm phán trong thương mại quốc tế Cán bộ tham gia công tác đàm phán ởnước ta đều là những cá nhân có trình đôn và kinh nghiệm trong giao dịch quốc tế.Các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu đều coi trọng đến cáchthức thực hiện đàm phán

Những phương thức đàm phán được sử dụng thường xuyên nhất vẫn là baphương thức như đã đề cập ở trên, gồm có phương thức đàm phán qua thư tín, quađiện thoại và đàm phán trực tiếp Trong đó, phương thức đàm phán trực tiếp được

sử dụng phổ biến nhất, mang lại hiệu quả nhanh chóng cho đàm phán Tuy nhiên,hiện nay việc sử dụng phương thức đàm phán qua thư tín, điện tín cũng đang đạtđược thành công đáng kể không kém so với hiệu quả do phương thức đàm phántrực tiếp mang lại, đàm phán đi đến ký kêt hợp đồng; bên cạnh đó lại có ưu điểm dogiảm thiểu được chi phí khi tiến hành đàm phán Vì vậy, hai phương thức này đangdần được sử dụng rộng rãi Công nghệ điện tử viễn thông phát triển nhưng do chiphí cho việc đàm phán sử dụng qua cầu truyền hình hay đối thoại trực tuyến chưađược áp dụng phổ biến Nhưng hầu hết các cuộc đàm phán ở Việt Nam thườngkhông chỉ sử dụng đơn thuần một phương thức đàm phán mà sử dụng kết hợp các

phương thức nhằm đạt được hiệu quả tối đa Ban đầu khi mới bắt đầu vào giai đoạntiếp xúc thì phương thức đàm phán qua thư tín hay điện thoại được sử dụng nhằm

có những trao đổi, tìm hiểu ban đầu về đối tác Sau đó, hai bên khi đã đạt đượcnhững thống nhất cơ bản về kế hoạch đàm phán thì hai bên tiến hành đàm phán trựctiếp

Đàm phán mua bán hàng hóa cũng chịu ảnh hưởng bởi những biến động kinh

tế, chính trị, xã hội đôi khi là khá nhạy cảm do có sự giao thoa của hai nền văn hóakhác nhau

Hiệu quả cuộc đàm phán phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của các nhà đàmphán Ở hầu hết các doah nghiệp xuất nhập khẩu ở Việt Nam đều quan tâm đầu tưtới khâu tuyển chọn, đào tạo nhân sự có năng lực đáp ứng yêu cầu tham gia đàmphán Các nhà đàm phán Việt Nam có những phẩm chất quý báu, họ năng động,linh hoạt,thông minh, thường xuyên trau dồi kiến thức Tuy nhiên cũng có nhữnghạn chế về mặt kinh nghiệm Thành phần đoàn đàm phán thường thiếu một người

am hiểu luật lệ thương mại quốc tế Trong khâu chuẩn bị đàm phán còn thể hiệnmột số yếu kém về năng lực và trình độ Một trong những nguyên nhân có thể hiểucho vấn đề này là do tiềm lực kinh tế tài chính của chúng ta còn thấp Chúng tachưa có điều kiện để đầu tư vào cơ sở hạ tầng, mạng lưới thông tin hay chưa thànhlập được các phòng ban hỗ trợ thông tin thị trường kinh doanh quốc tế cho doanhnghiệp Công tác dự báo thị trường chưa được quan tâm đúng mức, chưa dự báođược những biến động của thị trường để tạo bước đi, kế hoạch đúng đắn cho doanhnghiệp Hơn nữa, mặc dù nhà nước luôn cố gắng nghiên cứu đưa ra chính sách phùhợp nhất nhưng đôi khi chưa phù hợp với tình hình thực tế

Nhìn về những kết quả đạt được có thể thấy những thành tựu đáng kể trongcông tác đàm phán ở Việt Nam Các cuộc đàm phán khi tiến hành đều đạt đượcthành công nhất định Số lượng hợp đồng xuất khẩu được kí kết ngày càng gia tăngthể hiện lĩnh vực ngoại thương đang phát triển, đồng thời cũng thể hiện các việclàm đúng đắn trong quá trình thực hiện đàm phán Kết thúc đàm phán thành côngkhi các mục tiêu cơ bản được thỏa thuận đi đến thống nhất Nhưng nếu không đạt

được đồng thuận trong các nội dung chủ yếu của hợp đồng dẫn đến kết thúc đàmphán mà không đạt được kí kết thì đàm phán vẫn được coi là thành công khi vẫngiữ được sự thoải mái, vui vẻ trong quan hệ giữa hai bên đối tác Với hầu hết cácnhà đàm phán Việt Nam luôn coi hợp tác là phương châm hàng đầu nên đã để lại

ấn tượng tốt với đối tác đàm phán ngay cả khi đàm phán không đạt được kí kết

Chương 2 : Thực trạng công tác đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu ở công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất

Năm 2009, kinh tế thế giới vẫn trong tình trạng suy thoái, chưa có dấu hiệuhồi phục Khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế dẫn đến thương mại toàn cầugiảm sút, sản xuất đình trệ, tiêu dùng hạn chế mức tối đa ở những nước vốn là thịtrường xuất khẩu lớn của Việt Nam Đây cũng là một khó khăn lớn cho việc tìm đốitác xuất khẩu của công ty

Đến năm 2010, kinh tế thế giới cũng như kinh tế trong nước có dấu hiệuphục hồi tích cực Chính vì vậy, hoạt động đầu tư kinh doanh cũng khởi sắc hơn.Thị trường xuất nhập khẩu cũng nhờ đó mà phát triển sôi động hơn

Những diễn biến kinh tế trên đây tác động tới hoạt động sản xuất kinh doanhcủa tất cả các doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có công ty cổ phần sản xuất kinhdoanh xuất nhập khẩu Prosimex Có thể thấy rõ điều này qua những số liệu phântích dưới đây:

Bảng 1: Tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty trong các năm 2008, 2009, 2010

(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty)

2.1.1.1 Các mặt hàng xuất khẩu của công ty Công ty xuất khẩu rất nhiều loại mặt hàng khác nhau sang nhiều nước trên

thế giới tuy nhiên các mặt hàng xuất khẩu chủ đạo của công ty đã mang lại hiệu quảcao cho công ty là các mặt hàng như quần áo, dệt, đồ thủ công mỹ nghệ, gạo, giấy,

cà phê, cao su, than cám, hạt tiêu, hạt điều

Theo số liệu bảng dưới đây, xét về tổng kim ngạch giảm đi rõ rệt vào năm

2009 từ 30.059.635 USD xuống còn 28.632.404 USD, sau đó lại có sự chuyển biếntích cực năm 2010 Điều này có thể được lí giải vì diễn biến kinh tế thế giới như đãnêu trên Con số tổng kim ngạch năm 2010 tăng thực sự biểu hiện đáng mừng chotoàn thể công ty, hứa hẹn sẽ có sự khởi sắc hơn trong những năm tiếp theo Cũng từbảng cơ cấu mặt hàng trên, ta có thể thấy rõ tỷ trọng của từng mặt hàng Chiếm tỷtrọng lớn nhất là mặt hàng than cám với kim ngạch xuất khẩu lớn so với tổng kimngạch xuất khẩu của công ty Đặc biệt, năm 2010 tỷ trọng xuất khẩu mặt hàng nàychiếm tới gần 50% tổng kim ngạch xuất khẩu Tiếp đó, mặt hàng nông sản gồm: hạttiêu, cà phê, hạt điều và mặt hàng may mặc cũng chiếm tỷ trọng kim ngạch xuấtkhẩu lớn Không những trong giai đoạn 2008-2010 mà những mặt hàng này vẫn làmặt hàng xuất khẩu chủ lực, đem lại doanh thu lớn cho công ty Ngoài những mặthàng trên thì trong cơ cấu sản phẩm xuất khẩu của công ty còn có cao su, dầu cọ vàmột số hàng hóa khác Trong thời gian tới, công ty sẽ chú trọng phát triển làm đadạng thêm danh mục sản phẩm xuất khẩu, đáp ứng nhu cầu của thị trường ngoàinước

Bảng 2: Cơ cấu hàng xuất khẩu theo nhóm hàng

Tỷ trọng (%)

Kim ngạch

Tỷ trọng (%)

Kim ngạch

Tỷ trọng (%)

ngạch 30.059.635 28.632.404   36.532.902

(Nguồn báo cáo tổng kết của công ty)

2.1.1.2 Thị trường xuất khẩu của công ty:

Cùng với quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty ngày càng mởrộng các mối quan hệ kinh doanh với các công ty ở nhiều nước trên thế giới Chođến nay công ty có quan hệ bạn hàng với hơn 60 nước trên thế giới Đạt được kếtquả như trên là nỗ lực trong cả một quãng thời gian dài để tạo dựng uy tín trên thịtrường quốc tế Một trong những thị trường quan trọng công ty thường xuyên cóhoạt động xuất khẩu là: Nhật Bản, Trung Quốc, EU, Mỹ

Bảng3: Thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty từ các năm 2008-2010

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)

Đứng đầu thị trường xuất khẩu là Trung Quốc, trị giá xuất khẩu tới thịtrường Trung Quốc năm 2008 lên tới 11.047.395 USD, năm 2009 tuy giảm xuốngcòn 10.347.074 USD nhưng vẫn giữ vị trí đứng đầu và duy trì vị trí đứng đầu đó ởnăm 2010 Do cuộc khủng hoảng tài chính kinh tế, các bạn hàng nước Mỹ cũng đãgiảm việc nhập khẩu hàng của công ty Tổng trị giá hàng xuất ở thị trường Mỹtương đối thấp trong hai năm 2008 và 2009 Năm 2010, tình hình tài chính có sựcải thiện theo chiều hướng tốt nên trị giá hàng xuất ở thị trường này cũng có nhíchhơn so với hai năm trước đó Với các thị trường xuất khẩu còn lại cũng biến độngtương tự Thị trường Nhật là một trong những thị trường mà công ty mới xâm nhập

nhưng lại tỏ ra là một thị trường tiềm năng Gặp phải thời kì khủng hoảng kinh tếtoàn cầu nên lượng hàng xuất đến Nhật cũng ảnh hưởng giảm xuống Tiếp tục giữvững mối quan hệ tốt với những thị trường vốn là bạn hàng lớn lâu năm và tìmkiếm thêm để mở rộng thị trường tới những quốc gia khác cũng là mục tiêu củacông ty EU là thị trường nhập khẩu lớn thứ 2 thế giới (sau Mỹ), nhu cầu nhập khẩuhàng năm rất lớn EU nhập khẩu rất nhiều các mặt hàng nông sản, khoáng sản, thuỷhải sản và dệt may Đây là những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam Hànggiày dép, dệt may, thuỷ hải sản, đồ gốm, đồ gỗ gia dụng, cà phê, chè và gia vị củaViệt Nam đang được ưa chuộng tại thị trường Châu Âu và triển vọng xuất khẩunhững mặt hàng này rất khả quan Vì vậy, có thể nói rằng EU là thị trường xuấtkhẩu tiềm năng của Việt Nam.

Biểu đồ: Cơ cấu thị trường xuất khẩu năm 2009

Thị phần xuất khẩu chủ yếu của công ty là Trung Quốc, chiếm tới hơn 33%

so với tổng kim ngạch xuất khẩu công ty Tiếp theo là thị trường Malaysia thườngchiếm gần 16% tổng giá trị kim ngạch hàng xuất Thị trường Indonesia, Mỹ, EUcũng chiếm tỷ lệ khá lớn, thể hiện là những thị trường tiềm năng cho xuất khẩu vớicông ty Như nhận xét ở trên, thị trường Nhật Bản dù mới thâm nhập nhưng đãchứng tỏ là bạn hàng tin cậy, nên khai thác phát triển thêm ở thị trường này

2.1.2 Thực trạng nhập khẩu của công ty

Cùng với xuất khẩu, nhập khẩu cũng đạt được một số thành tựu nhất định.Phải thừa nhận rằng hoạt động nhập khẩu đạt được kết quả có phần khiêm tốn hơn

So tổng trị giá hàng nhập khẩu thấp hơn hàng nhập khẩu Nhưng nhìn từ góc độ lạcquan có thể thấy hoạt động nhập khẩu cũng mang lại doanh thu đáng kể cho công

ty, cộng với cách tiếp cận nguồn tiêu thụ tương đối phù hợp với nhu cầu thị trường

và vẫn tạo được uy tín cho các đối tác khách hàng

Bảng 4: Cơ cấu nhập khẩu theo nhóm hàng giai đoạn 2008-2010

Đơn vị: USD

STT Thi trường

Trị giá Năm 2008 Tỷ lệ

(%) Năm 2009 Tỷ lệ (%) Năm 2010

Tỷ lệ (%)

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Qua số liệu bảng trên có thể thấy kim ngạch nhập khẩu biến động tăng quacác năm Năm 2009, tổng kim ngạch nhập khẩu là 18.353.877 USD nhích nhẹ sovới mức 18.303.889 USD của năm 2008 Sang năm 2010, tổng kim ngạch nhậpkhẩu tăng khá rõ rệt lên mức 20.757.540 USD

Cũng từ bảng trên, xét về tỷ trọng ta thấy Nga, Nhật Bản, Mỹ, Thái Lan,Trung Quốc là những thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty Tuy nhiên, công tynhập khẩu chủ yếu nhất vẫn là từ thị trường Trung Quốc, một trong những nướcláng giềng của Việt Nam với tỷ lệ kim ngạch nhập khẩu thường trên 30% Đây vốncũng là thị trường xuất khẩu lớn nhất của công ty Trong suốt thời gian hoạt động,Trung Quốc đã trở thành bạn hàng thường xuyên lâu năm với công ty Thời giantới, công ty sẽ vẫn cố gắng duy trì mối hợp tác truyền thống này Tiếp sau đó là thị

trường Nhật Bản, với tỷ lệ kim ngạch nhập khẩu từ thị trường này cũng lên tới hơn23% so với tổng trị giá hàng nhập Chiếm tỷ lệ nhập khẩu cao tiếp theo lần lượt là

từ thị trường Thái Lan, Mỹ, Nga

Bảng 5: Cơ cấu nhập khẩu theo thị trường giai đoạn 2008-2010

Đơn vị: USD

STT Mặt hàng

Kim ngạch

Tỷ trọng (%)

Kim ngạch

Tỷ trọng

Tỷ trọng (%)

Trên đây là một số mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty được tổng hợptrong những năm 2008, 2009, 2010 Mặt hàng nhập khẩu chính trong những nămqua là: hóa chất, nguyên vật liệu gia công, ô tô, xe máy, sắt thép, thiết bị máy móc,than cám, hàng may mặc… Điển hình nhất là lượng nhập khẩu than cám với lượngnhập 4.909.516 trong năm 2008, chiếm 26,82% tổng kim ngạch nhập khẩu; ô tô, xemáy với trị giá hàng nhập là 4.554.875, chiếm 24,88% tổng kim ngạch Đứng sau

đó là mặt hàng thiết bị máy móc, dầu cọ, hàng may mặc Trong đó, mặt hàng thancám, hàng may mặc nhập khẩu chủ yếu từ thị trường Trung Quốc Công ty thường

nhập khẩu hàng ô tô, thiết bị máy móc từ thi trường Mỹ và Nhật Bản Xét về tổngthể chung thì kim ngạch nhập khẩu của công ty tăng nhẹ qua các năm Tuy nhiên,xét với từng mặt hàng thì lại hầu như số mặt hàng nhập khẩu đều có xu hướng biếnđộng tăng giảm từng năm Ví dụ như mặt hàng ô tô, xe máy, than cám, thiết bị máymóc, hàng may mặc thì thường biến động giảm lượng nhập năm 2009 và có dấuhiệu tăng trở lại trong năm 2010 Nổi bật là mặt hàng ô tô với việc tăng tỷ lệ nhập

từ 17,7% năm 2009 đến 23,45% năm 2010 Có sự biến động tăng khá mạnh này dotâm lí muốn mua ô tô trước 2011 để tránh việc tăng phí đăng kí biển ô tô sẽ chínhthức có hiệu lực vào đầu năm 2011 này Để đáp ứng nhu cầu này, công ty cũng đã

có biện pháp tăng nhập khẩu mặt hàng này

2.1.3 Đánh giá chung về hoạt động xuất khẩu của công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

Việc xuất khẩu trong những năm qua đạt được những con số thể hiện thànhcông cũng như nỗ lực của công ty Công ty đang dần từng bước khẳng định vị thếcủa mình trong lĩnh vực kinh doanh Rõ ràng, công ty đã có chỗ đứng nhất địnhtrên thị trường kinh doanh quốc tế cũng như trong nước, tạo uy tín với các kháchhàng Trong hoạt động kinh doanh gần đây, hoạt động xuất khẩu của công ty luônchiếm tỷ trọng ưu thế hơn so với hoạt động nhập khẩu Nghiên cứu nhu cầu thịtrường, diễn biến giá cả, công ty đã đưa ra được những chiến lược kinh doanh hànghợp lí Những mặt hàng xuất khẩu của công ty đáp ứng được yêu cầu về chấtlượng, quy cách hàng hóa từ phía đối tác Kết quả từ hoạt động kinh doanh xuấtkhẩu mang lại phần doanh thu đáng kể cho công ty Tuy nhiên, cũng như nhiềudoanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước khác, công ty cũng gặp phải những khókhăn nhất định trong việc đẩy mạnh hoạt động này Những nguyên nhân có thể đến

từ nguyên do nội tại của công ty hay do những nguyên nhân khách quan khác tácđộng Ngay những bất ổn trên thị trường tài chính quốc tế tác động tới kinh tế toàncầu, tới các đối tác xuất khẩu của công ty và công ty cũng không tránh khỏi bị ảnhhưởng

Song với những kinh nghiệm, cách thức làm việc, xây dựng chiến lược kinhdoanh hiệu quả nên công ty đang đạt được những thành công đáng khích lệ Công

ty đang và sẽ cố gắng hoàn thiện hơn nữa chiến lược kinh doanh, cách thức thựchiện để đạt được kết quả tốt nhất trong hoạt động xuất khẩu nói riêng và hoạt độngsản xuất kinh doanh nói chung

2.2 Phân tích thực trạng công tác đàm phán kí hợp đồng xuất khẩu của công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

2.2.1 Khái quát về hợp đồng và các đối tác đàm phán

Không phải tất cả các cuộc đàm phán đều đi đến việc ký kết hợp đồng, trong

số những cuộc đàm phán kí hợp đồng xuất khẩu mà công ty thực hiện cũng cónhững cuộc đàm phán mà hai bên không có được sự đồng thuận với các nội dungđàm phán nên không thể kí hợp đồng Bảng số liệu dưới đây cho thấy điều này.Trong năm 2008, công ty tổ chức được 63 cuộc đàm phán hợp đồng xuất khẩu tuynhiên có 54 hợp đồng được kí kết sau những cuộc đàm phán này Số liệu hai năm

2009 và 2010 cũng thể hiện kết quả tương tự Kết quả này cho thấy trong công tác

tổ chức đàm phán vẫn còn nhiều hạn chế Tuy nhiên, việc trông đợi tất cả các cuộcđàm phán đều thành công dẫn tới kí kết hợp đồng là điều không dễ dàng, khó thựchiện Các yếu tố tác động tới kết quả cuộc đàm phán không chỉ ở yếu tố nội tại củacông ty mà còn do những yếu tố thị trường quốc tế vốn diễn biến rất phức tạp Cócuộc đàm phán do phía đối tác là mới quan hệ lần đầu nhưng lại không tỏ ra thiệnchí mong muốn hợp tác Ví dụ như với công ty thương mại Foshan Changhe ởTrung Quốc là đối tác công ty tiến hành đàm phán lần đầu với mặt hàng cao su.Trong quá trình đàm phán, khi thảo luận đến vấn đề giá cả cao su thì bên phía đoànđàm phán công ty Foshan Changhe luôn giữ nguyên mức giá nhập khẩu, khôngchịu nhượn bộ Xem xét tới các chi phí của mình, đoàn đàm phán công ty cổ phầnProsimex nhận thấy mức giá mà phía công ty Foshan Changhe đưa ra không nằmtrong vùng thương lượng, không bù đắp được chi phí của công ty mình nên cuốicùng cả hai bên không đi đến được kí kết hợp đồng

Xét về tỷ lệ các cuộc đàm phán kí kết được hợp đồng với tổng số các cuộcđàm phán đã chiếm tới hơn 80%, đặc biệt như năm 2008, tỷ lệ các cuộc đàm phánthành công lên tới 85,71% thể hiện nỗ lực lớn trong việc thực hiện đàm phán củađoàn đàm phán của công ty.

Bảng 6: Số lượng cuộc đàm phán và số hợp đồng xuất khẩu đã kí kết được

Bảng 7: Tình hình thực hiện một số hợp đồng công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex đã kí kết trong năm 2009

Đơn vị: USD

STT Nhà nhập khẩu Sản phẩm xuất khẩu Giá trị hợp đồng

2 Cereals oil and foodstuffs

3 Fangcheng Port Zhongye

(Nguồn: Tài chính kế toán)Bảng 7 là số liệu về một số đối tác xuất khẩu của công ty cùng giá trị hợpđồng kí kết được với các đối tác này trong năm 2009 Thị trường Mỹ vẫn là thịtrường lớn cho xuất khẩu hàng may mặc với nước ta cũng như với công ty cổ phần

Prosimex Còn với thị trường Trung Quốc như phân tích ở phần trên là thị trườngxuất khẩu lớn nhất của công ty Hàng xuất khẩu chủ yếu tới thị trường này là nhữngmặt hàng nông sản như mè, hạt điều…

2.2.2 Thực trạng tổ chức công tác đàm phán kí hợp đồng xuất khẩu của công

ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex

2.2.2.1 Thực trạng giai đoạn chuẩn bị đàm phán 2.2.2.1.1 Về chuẩn bị thông tin cho đàm phán

Thông tin có vai trò to lớn, bên nào có nhiều thông tin quan trọng hơn sẽ cólợi thế hơn trong đàm phán Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề, công ty luônđánh giá cao công tác thu thập và xử lý thông tin Bởi thông tin là đa dạng, phongphú nên trong quá trình này công ty chọn lọc những thông tin nào là thực sự cầnthiết tuỳ mức độ quan trọng của hợp đồng và đối tác đàm phán cụ thể Công ty cóthể lấy được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: phòng thương mại và côngnghiệp, cục xúc tiến thương mại, internet, các bạn hàng lâu năm… Trong đó, công

ty chủ yếu khai thác thông tin từ internet mà các trang web hay dùng là ebay.com,doingbusiness.pwc.be, europages.co.uk, eubusiness.com, vinanet.com,…

Trọng tâm khai thác thông tin của công ty cũng bao gồm các thông tin cơbản về hàng hóa và đối tác đàm phán cũng như những thông tin quan trọng khácliên quan cần thiết cho việc tiến hành một cuộc đàm phán

Ở đây, việc chuẩn bị thông tin này do hai phòng xuất nhập khẩu, các chinhánh công ty tại Hải Phòng, Quảng Ninh và tại Hồ Chí Minh thực hiện Mỗiphòng ban dựa vào thông tin nguồn hàng cung cấp xuất khẩu lâu năm và tự tìmkiếm đối tác đàm phán Từ đó, các nhân viên sẽ chịu trách nhiệm về việc khai thácnhững thông tin cần thiết cho đàm phán, đồng thời chịu trách nhiệm luôn về mảngphân tích, tổng hợp thông tin thu thập được Hiện công ty không còn hoạt động vềmảng sản xuất mà chỉ còn hoạt động về mảng kinh doanh Vì vậy, công ty tiếnhành khai thác thông tin giá cả hàng hoá ở cả thị trường trong nước để tìm đối tácthu mua hàng cho xuất khẩu sao cho được giá rẻ nhất và tạo mối quan hệ làm ăn

lâu dài để có nguồn hàng ổn định cho xuất khẩu Đồng thời, công ty tìm hiểu xuhướng biến động giá cả loại hàng hoá đó trên thị trường quốc tế để đưa ra đượcmức giá bán thích hợp để đối tác có thể chấp nhận được.

Tuy đã tận dụng nhiều nguồn thông tin nhưng một số nguyên nhân chủ quan

và khách quan mà nhiều thông tin công ty chưa chuẩn bị được như: thông tin về giá

cả của hàng hoá tại thị trường nước xuất khẩu, thị trường trong nước, thông tin vềcung cầu thị trường thời gian tới, thông tin về mức độ tin cậy của đối tác trên thịtrường quốc tế… Việc không có đội ngũ nhân viên chuyên trách về mảng phântích, xử lý thông tin nên cũng đã hạn chế tới chất lượn khâu chuẩn bị thông tin củacông ty Thêm vào đó với thông tin chưa tiếp cận được gây nhiều rủi ro nếu đó làđối tác mới làm ăn, chưa có thương hiệu trên thị trường, cùng với đó cũng gây khókhăn trong việc tìm được nguồn hàng xuất có giá cả mang lại lợi cao nhất công ty

Nhưng nhìn chung, những thông tin mà công ty thu thập được đều là nhữngthông tin thiết yếu cung cấp cơ bản về sản phẩm, giá cả thị trường và đối tác đàmphán giúp phục vụ đắc lực cho cuộc đàm phán

2.2.2.1.2 Về công tác chuẩn bị nhân sự

Đến tháng 12 năm 2010, công ty có tổng cộng 52 cán bộ công nhân viên.Trong đó:

Bảng 8: Cơ cấu nhân sự của công ty theo các chỉ tiêu 12/2010

4 Trình độ cao đẳng và trung học chuyên nghiệp 33

6 Cán bộ nhân viên tuổi đời dưới 40 tuổi 34

7 Cán bộ nhân viên tuổi đời trên 40 tuổi 18

(Nguồn: Phòng hành chính quản trị)

Từ số liệu trên cho thấy nguồn nhân sự của công ty đều có trình độ học vấncao Tỷ lệ nhân viên dưới 40 tuổi cao, với đội ngũ nhân viên trẻ này chính là nhữngcon người sẽ mang nhiệt huyết tuổi trẻ thổi sức sống vào công ty Số nhân viên có

độ tuổi trên 40 chiếm 34%, đây đều là những người có kinh nghiệm lâu năm trongquá trình công tác được giữ lại trong quá trình cơ cấu lại nhân sự công ty khi công

ty tiến hành cổ phần hóa Mỗi cá nhân trong công ty là một người năng động, nhiệttình, có kinh nghiệm và trình độ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu sẽ là yếu tố thuậnlợi cho sự phát triển của công ty

Vì yêu cầu cho việc tiến hành cuộc đàm phán mà cơ bản thành phần đoànđàm phán các hợp đồng xuất khẩu của công ty phải có ít nhất một nhà kinh doanh,một luật gia, một nhà ngoại giao Trên thực tế, công ty chưa có chính thức một luậtgia am hiểu luật lệ mua bán quốc tế Thành phần nhân sự của công ty cũng có nhiềungười có trình độ ngoại ngữ không những chỉ ở biết một ngoại ngữ tiếng Anh màcòn có người giỏi cả ở giao tiếp tiếng Trung và tiếng Nga Hiện đảm nhiệm việcđàm phán kí hợp đồng xuất khẩu ở công ty là bộ phận phòng xuất nhập khẩu củacông ty Một lợi thế trong nhân sự chuẩn bị cho đoàn đàm phán là công ty có tổnggiám đốc công ty là một người kinh doanh giỏi, lại có khả năng thương thuyết,thuyết phục cao và còn có khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo Chính vì nănglực vượt trội vậy nên ông thường xuyên đảm nhận vai trò là trưởng đoàn đàm phán.Thông thường với những cuộc đàm phán quan trọng, mang tính phức tạp thì tổnggiám đốc công ty sẽ đảm nhận vai trò này Còn với những cuộc đàm phán có tínhchất ít phức tạp hơn thì tổng giám đốc có thể ủy quyền cho các trưởng phòng củaphòng xuất nhập khẩu và giám đốc các chi nhánh của công ty làm trưởng đoàn đàmphán Theo đó, trưởng đoàn sẽ chịu trách nhiệm trước công ty về mọi vấn đề xảy ratrong quá trình đàm phán Cho đến nay, xây dựng đoàn đàm phán của công tythường có 3 người Trong đó có một trưởng đoàn, một người với vai trò là ngườithương lượng nắm bắt rõ nhất về hàng hoá cũng như tìm hiểu luật pháp quốc tế vàmột người làm thư kí chuẩn bị tất cả giấy tờ pháp lí, thủ tục liên quan khác Với

một số lượng thành viên tương đối ít như trên thì mỗi thành viên trong đoàn phảiđảm nhiệm nhiều chức năng và trách nhiệm hơn.

Xét về kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực đàm phán xuất khẩu thì nhìnchung những người được tham gia đoàn đàm phán tuy có kiến thức am hiểu khásâu về nghiệp vụ nhưng còn hạn chế về kinh nghiệm đàm phán Tính đến thời điểmhiện tại, người tham gia các cuộc đàm phán có thâm niên cao nhất là 5 năm, người

ít nhất là 9 tháng

Nếu xét đến các cuộc đàm phán thực hiện qua hình thức đàm phán trực tiếpthì khâu chuẩn bị nhân sự còn vấp phải nhiều khó khăn Nếu xét đàm phán qua cáchình thức khác thì khâu này chưa phải là một trở ngại lớn cho công ty bởi có thờigian chuẩn bị cẩn thận cho từng câu chữ, lời nói, được có cơ hội tham khảo ý kiếncủa các nhà chuyên môn giúp đưa ra quyết định sáng suốt, nhanh chóng

Ngoài ra cũng phải kể đến việc từ ban đầu đến giờ nhân sự cho cuộc đàmphán đều là cán bộ nhân viên của công ty chứ chưa phải thuê nhân sự bên ngoài.Điều này tạo nên thế chủ động cho công ty và cũng là giúp công ty bớt khoản chiphí thuê nhân sự bên ngoài

Như vậy, có thể thấy về nhân sự chuẩn bị cho đoàn đàm phán đã có nhữngthuận lợi và thành công nhất định nhưng công ty vẫn cần có sự quan tâm nhiều hơncho bồi dưỡng năng lực cán bộ nhân viên

2.2.2.1.3 Về công tác chuẩn bị ngôn ngữ, thời gian, địa điểm đàm phán

Xác định rõ trong đàm phán thương mại quốc tế, sự khác biệt về ngôn ngữ,văn hoá, phong tục giữa các quốc gia với Việt Nam luôn tồn tại nên đoàn đàm phánvẫn giành sự quan tâm tìm hiểu sự khác biệt này để cuộc đàm phán tiến hành thuậnlợi hơn Thực tế, tiếng Anh vẫn là ngôn ngữ thông dụng được sử dụng trong giaotiếp quốc tế cũng như trong các hoạt động giao dịch buôn bán Về vấn đề này nhưtrên ở khâu chuẩn bị nhân sự đã nhắc tới có thể thấy ngôn ngữ không phải là mộttrở ngại lớn Ngày nay, khi mà tiếng Trung ngày càng trở nên phổ biến, các đối tácnước Trung Quốc cũng là một trong những đối tác tiềm năng của công ty thì việc

giao dịch bằng tiếng Trung cũng không tạo ra nhiều hơn khó khăn cho công ty bởiđội ngũ đàm phán có thể đáp ứng điều này

Liên quan đến thời gian và địa điểm đàm phán, công ty chủ yếu đều chủđộng trong việc chọn trước thời gian và địa điểm đàm phán để từ đó đưa ra đề nghịcho đối tác Còn với một số cuộc đàm phán mà diễn ra tại nước đối tác, do đối tácquyết định chọn thời gian và địa điểm trước thì ngược lại, công ty đóng vai trò làphía xem xét đề nghị của đối tác để chấp thuận và phí tổn liên quan đến chuẩn bịđịa điểm đàm phán sẽ do phía đối tác chịu Nhắc lại với vai trò là nước chủ nhàchuẩn bị địa điểm đàm phán, nhìn chung công ty chuẩn bị khá đầy đủ những yếu tố

cơ bản Công ty cũng thu xếp cho việc đón tiếp được chu đáo tới các đoàn viên củađoàn đàm phán đối tác Việc này đã được phía đối tác đánh giá cao Tuy nhiên, xét

về mặt chuyên nghiệp thì sự chuẩn bị này vẫn chưa toát lên sự chuyên nghiệp vànhiệt tình Ví dụ như việc chuẩn bị phòng và địa điểm nghỉ ngơi cho đoàn đàmphán đối tác đã được quan tâm khá chu đáo nhưng nếu thể hiện sự nhiệt tình, hiếukhách bằng việc đón tiếp trực tiếp tại sân bay thì chưa được quan tâm nhiều

2.2.2.1.4 Về chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán

Tuỳ vào từng cuộc đàm phán, công ty xác lập mục tiêu riêng cụ thể Nếu làđối tác lớn, là bạn hàng thường xuyên thì mục tiêu cốt yếu là giữ được quan hệ bạnhàng, gây dựng lòng tin và uy tín với đối tác, đồng thời với những điều khoản vềgiá cả, phương thức thanh toán tốt nhất Nhưng với những đối tác quan trọng nhưtrên thì đôi khi vì mục tiêu cốt yếu hơn là duy trì mối quan hệ làm ăn thì công typhải xem xét nhượng bộ về mức giá cũng như các điều khoản khác trong hợp đồng.Nếu là đối tác mà công ty xác định chỉ giao dịch một lần, không có quan hệ lâu dàithì mục tiêu đạt được mức giá xuất khẩu cao nhất và cung cấp tín dụng tốt nhất lại

là ưu tiên hàng đầu cho cuộc đàm phán

Cũng cần phải kể đến yếu tố tác động tới việc xác lập mục tiêu đàm phán củacông ty đó là thông tin về nguồn hàng cung cấp cho xuất khẩu Nếu như trước đâycông ty vừa có hoạt động sản xuất và kinh doanh xuất khẩu thì nay khi đã ngừng

mảng hoạt động sản xuất nên mối quan tâm về nguồn hàng cho xuất khẩu càngđược coi trọng Trước đây, công ty thực hiện tự sản xuất, tự cấp một số mặt hàng lànguồn cho xuất khẩu như việc sản xuất hàng dệt may tại xưởng của công ty Nhưng

do hiệu quả kinh doanh do hoạt động sản xuất hàng của công ty những năm gầnđây tương đối thấp nên công ty đã phải cho tạm dừng mảng hoạt động sản xuất này

từ vài năm trước Cũng từ đó, trước mỗi cuộc đàm phán kí hợp đồng xuất khẩu,công ty đều phải cân nhắc về lượng hàng có thể cung cấp cho nhà nhập khẩu Thực

tế, nguồn cung cấp hàng xuất khẩu cho công ty được gom từ các nhà sản xuất trongnước Để có hàng cho xuất khẩu công ty cần cân đối lượng hàng gom, thời gian cóthể cung cấp hàng, thời gian lưu kho bãi và bảo quản với thời gian cam kết giaohàng cho nhà nhập khẩu bởi sẽ liên quan đến chi phí cho lưu kho, bảo quản vànghĩa vụ thực hiên hợp đồng xuất khẩu

Bước vào cuộc đàm phán, cả hai bên đều đặt kí kết được hợp đồng, nhưngmức độ mong muốn đạt được thành công trong kí hợp đồng mua bán hàng hoá lại

có thể khác nhau, bên cạnh đó mỗi bên còn có những mục tiêu đặt kì vọng để theođuổi khác nhau Vì vậy, để đàm phán đi đến thắng lợi, hai bên cùng có lợi thì công

ty đã khá linh hoạt trong đề ra mục tiêu, gắn mục tiêu với thực tế, đồng thời xemxét cả mục tiêu của đối tác tránh mâu thuẫn và xung đột quá lớn về mặt lợi ích Một

số hợp đồng đạt đến kí kết hợp đồng song những điều khoản kí kết trong hợp đồnglại không giống như mục tiêu ban đầu của cuộc đàm phán Minh chứng cho việcnày là trường hợp đàm phán với đối tác JUSIB từ phía Đông Timo Trong cuộcđàm phán vào tháng 3 năm 2008 với công ty này để xuất khẩu gạo, đoàn đàm phánhai bên không thống nhất được khi bàn về điều kiện thanh toán cho lô hàng gạo.Phía công ty JUSIB yêu cầu hình thức trả chậm 40% tại thời điểm giao hàng và trảphần còn lại sau đó 6 tháng Thời điểm đó, công ty cổ phần Prosimex còn gặpnhiều khó khăn về tài chính, cần có vốn để quay vòng nên khi thảo luận đến vấn đềnày, hai bên đã tốn khá nhiều thời gian Song sau đó, xét về mối quan hệ làm ăn vớiđối tác đã được khá lâu, mục tiêu giữ mối quan hệ khách hàng đã được đoàn đàmphán công ty cổ phần Prosimex coi trọng Chính vì thế, công ty quyết định nhượng