3.2.1.1 Chuẩn bị thông tin cần thiết cho đàm phán
Xét về cả công tác chuẩn bị thông tin thì nhìn chung khâu này công ty còn chưa chuẩn bị tốt. đầu tiên, công ty cần đa dạng hóa thu thập thông tin từ nhiều
tra tính chính xác của thông tin. Ngoài nguồn thông tin chính từ internet công ty cần quan tâm đến khai thác từ những nguồn khác như: thông tin từ các hiệp hội, từ các cơ quan xúc tiến thương mại, các bạn hàng lâu năm, các tổ chức thống kê,…
Thêm vào đó, công tác phân tích và xử lý thông tin cũng cần được chú trọng hơn. Thông tin thu được là đa dạng, đa nguồn nên cần chọn lọc đâu là thông tin cần thiết, quan trọng cho cuộc đàm phán cụ thể.
Công ty phải đổi mới công tác thông tin và xây dựng bộ phận (hay phòng) thông tin do tổng giám đốc công ty trực tiếp chỉ đạo. Cử cán bộ đi học, đào tạo về công tác thông tin để có kiến thức và kỹ năng tổ chức thu thập và xử lý thông tin tốt. Phân loại thông tin, triển khai việc hợp tác, chia sẻ và trao đổi thông tin trong và ngoài công ty...Có phương án hợp tác, chia sẻ và trao đổi thông tin với các tổ chức xuất nhập khẩu khác.
Thương mại điện tử ngày nay đã trở thành một phần không thể thiếu trong giao dịch mua bán quốc tế, đặc biệt là trong quan hệ giao dịch mua bán với các nước công nghiệp phát triển. Thương mại điện tử ở đây có thể hiểu là việc sử dụng mạng lưới máy vi tính, việc khai thác mạng Internet vào công việc kinh doanh, việc xây dựng các trang Web điện tử để bán hàng, việc trao đổi thư từ liên lạc giao dịch... Thương mại điện tử giúp thực hiện được các hoạt động xúc tiến, giao dịch, bán hàng... nhanh chóng hơn với chi phí phù hợp. Vì vậy, cần đầu tư tìm hiểu để sử dụng thương mại điện tử hiệu quả.
Để khâu chuẩn bị thông tin thực sự hiệu quả còn cần có chiến lược đầu tư thỏa đáng về nguồn lực tài chính và cả nguồn lực con người. Cần đầu tư cho trang thiết bị để thu thập và xử lý thông tin khoa học, chính xác. Đôi khi để có được thông tin quan trọng phải tốn chi phí mua từ các cơ quan, tổ chức thống kê, tìm hiểu về hàng hóa, về nhu cầu thị trường… Hơn nữa, việc xử lý thông tin để mang lại hiệu quả thì người tiến hành phân tích thông tin không chỉ cần có kinh nghiệm mà cần có trình độ. Vì thế, đầu tư nhân lực cho công tác đàm phán là không thể thiếu.
Trong tất cả các hoạt động, yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất. Tuy nhiên, với công ty thì công tác chuẩn bị nhân sự chưa được thực hiện tốt. Về mặt tổ chức nhân sự phải thành lập được đoàn đàm phán có các thành viên có thể đảm nhận đầy đủ các vấn đề liên quan đến đàm phán hợp đồng xuất khẩu, vừa phải có một nhà kinh doanh, một luật gia, một nhà tâm lí học. Cho đến nay, công ty chưa phải thuê nhân sự từ bên ngoài, tuy nhiên gặp phải vấn đề đàm phán phức tạp, công ty nên thuê thêm luật gia am hiểu luật lệ quốc tế hoặc tiến hành tham vấn các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan.
3.2.1.3 Đầu tư chuẩn bị xây dựng chiến lược đàm phán kỹ lưỡng
Muốn cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi, hiệu quả thì ngay từ khâu chuẩn bị chiến lược đàm phán phải được chú trọng. Các công việc cần thực hiện tốt như: xác định mục tiêu rõ ràng, chuẩn bị các phương án thay thế nếu đàm phán kết thúc không đi đến thỏa thuận, xác định rõ chức năng, quyền hạn của mỗi thành viên đoàn đàm phán.
Cụ thể, khi xác định mục tiêu đàm phán phải xem xét đâu là những mục tiêu cơ bản, quan trọng, đâu là mục tiêu ít quan trọng hơn mà tùy trường hợp có thể nhượng bộ. Cần chuẩn bị kỹ lưỡng phương án thay thế, phương án đối phó với các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Ứng với mỗi cuộc đàm phán, tùy thuộc vào tính chất cuộc đàm phán, thông tin về thành phần đoàn đàm phán đối tác để thành lập đoàn đàm phán với chức năng, quyền hạn cụ thể cho từng thành viên trong đoàn.
3.2.1.3 Thực hiện rút kinh nghiệm nghiêm túc
Sau mỗi cuộc đàm phán, công tác rút kinh nghiệm cần được quan tâm chu đáo. Tiến hành rút kinh nghiệm ở tất cả các thành viên tham gia và tất cả các bộ phận liên quan. Mỗi các nhân đều được đưa ra ý kiến nhận xét về việc thực hiện đàm phán để từ đó rút ra kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán sau hiệu quả hơn. Việc rút kinh nghiệm nêu cả những mặt làm được cần phát huy hơn nữa và những mặt chưa làm được cần khắc phục. Hơn nữa, việc rút kinh nghiệm tiến hành ở tất cả các khâu của quá trình đàm phán, từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc đàm phán.
3.2.1.4 Chuẩn bị tốt công tác thu gom hàng cho xuất khẩu
Muốn cuộc đàm phán thành công, một yếu tố không kém phần quan trọng là chủ động hàng xuất khẩu. Phải tìm kiếm những chân hàng cung cấp hàng ổn định, tạo mối quan hệ lâu dài để tranh thủ điều kiện giá cả có lợi nhất cho công ty. Chuẩn bị nguồn hàng tốt là cơ sở cho tìm kiếm đối tác phù hợp cũng như chủ động cho việc xây dựng chiến lược đàm phán. Muốn vậy công ty cũng cần thu thập các thông tin về nguồn cung ứng, nhà cung cấp xem nguyên liệu của họ có đảm bảo về chất lượng, về yêu cầu sản xuất hay không. Phải tham khảo về giá nguyên vật liệu trên thị trường, giá cả của đối thủ cạnh tranh với người cung ứng tránh tình trạng bị ép giá hay mua phải nguyên vật liệu kém chất lượng. Từ đó công ty nghiên cứu, lựa chọn cho mình nhà cung cấp ổn định và lâu dài.
3.2.1.5 Quan tâm đến chuẩn bị tìm hiểu văn hóa, ngôn ngữ, địa điểm đàm phán
Đàm phán xuất khẩu mang đặc trưng là có sự khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ giữa hai bên đối tác. Chính vì vậy phải tìm hiểu những khác biệt văn hóa đó để có cách ứng xử phù hợp. Ngôn ngữ hai bên phải có sự thống nhất chung và thành viên đoàn đàm phán công ty phải đáp ứng được về khả năng thông hiểu ngôn ngữ đó. Khâu chuẩn bị này càng tốt sẽ nhận được đánh giá tích cực từ phía đối tác. Với trường hợp mà phía công ty đảm nhận việc chuẩn bị địa điểm đàm phán thì công ty cần đầu tư chu đáo cho chuẩn bị nơi diễn ra đàm phán sao cho tạo không khí thoải mái cho cả hai bên. Trong quá trình đàm phán nên sắp xếp lịch trình cho việc nghỉ ngơi. Trong thời gian đó có thể trao đổi, giao lưu vừa là để hiểu nhau hơn, tạo không khí thân thiện vừa là biện pháp trong trường hợp đàm phán có nguy cơ đi đến bế tắc.