Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh Công ty CP XNK Hòa Bình

Đề tài của em hy vọng sẽ thể hiện một phần về quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức của quý công ty và có đưa ra một số ý kiến đóng

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn cô TS Mai Thanh Huyền đã tận tình hướng dẫn emtrong suốt thời gian làm khóa luận tốt nghiệp vừa qua Đồng thời, em cũng kính gửilời cảm ơn tới tất cả quý thầy cô trường đại học thương mại nói chung và thầy côkhoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế Trường Đại học Thương Mại nói riêng đã hếtlòng giúp đỡ, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để em có thể hoàn thànhbài khóa luận này

Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của phòng xuất khẩu công ty CPXNK Hòa Bình tại Hà Đông đặc biệt là chị Hoàng Thị Dung cùng tất cả các anh chịtrong phòng xuất nhập khẩu của công ty đã chỉ dạy em rất tận tình trong thời gian

em thực tập ở công ty, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm trong thực tiễn và kiếnthức phục vụ cho bài khóa luận tốt nghiệp

Đề tài của em hy vọng sẽ thể hiện một phần về quy trình giao dịch đàm phán

ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức của quý công ty

và có đưa ra một số ý kiến đóng góp Bài khóa luận này được thực hiện dưới cái chủquan của cá nhân em và với kiến thức hạn hẹp chắc chắn sẽ có những thiếu sót Emmong quý thầy cô trong khoa thương mại quốc tế trường đại học thương mại chântình đóng góp ý kiến , giúp em hoàn thành tốt bài khóa luận này và để em rút kinhnghiệm trong thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 25 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Đồng Thị Mai

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 5

1.4 Đối tượng nghiên cứu 5

1.5 Phạm vi nghiên cứu 5

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.7 Kết cấu khóa luận 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 7

2.1 Một số khái niệm cơ bản 7

2.1.1 Khái niệm về giao dịch đàm phán TMQT 7

2.1.2 Khái niệm hợp đồng TMQT 7

2.1.3 Khái niệm về văn hóa 7

2.2 Một số lý thuyết về giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu 8

2.2.1 Đặc điểm của đàm phán trong TMQT 8

2.2.2 Các nguyên tắc của đàm phán trong TMQT 9

2.2.3 Các hình thức đàm phán trong TMQT 10

2.2.4 Phương pháp tiếp cận trong đàm phán TMQT 11

2.2.5 Các chiến lược trong đàm phán TMQT 11

2.2.6 Một số kỹ thuật trong đàm phán TMQT 12

2.2.7 Khái quát văn hóa Đức trong đàm phán TMQT 12

2.3 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu 16

2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán 16

2.3.2 Tổ chức đàm phán 16

2.3.3 Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm 20

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG LẠC NHÂN SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK HÒA BÌNH 22

3.1 Tổng quan về chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình 22

3.1.1 Quá trình ra đời và phát triển của chi nhánh Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình 22

3.1.2.Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình 23

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh Công ty cổ phần xuất khẩu Hòa Bình 24

3.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty 25

3.1.5 Nhân lực của chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình 26

3.2 Khái quát tình hình kinh doanh của chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình 27

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 27

3.2.2 Hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế của công ty 28

3.3 Phân tích thực trạng quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình 30

3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán 31

3.3.2 Tổ chức đàm phán 33

3.3.3 Kết thúc đàm phán 40

3.3.4 Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm 41

3.4 Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình 41

3.4.1 Những thành tựu đạt được của công ty 41

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG LẠC NHÂN SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÒA BÌNH 46

4.1 Định hướng phát triển quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh Công ty CP XNK

Hòa Bình trong thời gian tới 46

4.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình 46

4.2.1 Nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch đàm phán 46

4.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho quy trình đàm phán 47

4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách cụ thể, chi tiết 47

4.2.4 Nâng cao năng lực và hiệu quả tổ chức cho đoàn đàm phán 47

4.2.5 Chuẩn bị những cuộc đàm phán thử cho đoàn đàm phán 48

4.2.6 Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán 48

4.2.7 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán 48

4.3 Một số kiến nghị với Chính phủ và các bộ ngành có liên quan 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng 3.1: Ngành nghề kinh doanh của công ty 23Bảng 3.2: Cơ cấu lao động tại chi nhánh Công ty cổ phần XNK Hòa Bình 26Bảng 3.3: Bảng tóm tắt tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty trong

3 năm trở lại đây 27Bảng 3.4: Tình hình xuất khẩu một số mặt hàng thực phẩm khô của công ty 29Bảng 3.5: Kim ngạch xuất khẩu theo thị trường của chi nhánh công ty CP XNK HòaBình từ năm 2014 – 2016 30Bảng 3.6 Tình hình đàm phán ký và ký kết hợp đồng công ty năm 2016 41

Sơ đồ 3.1.Cơ cấu tổ chức của chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu

5 ASEAN Association of Southeast Asian

Nations

Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á

6 WTO World Trade Organization Tổ chức thương mại thế giới

8 ITC Information and

Communication Technologies

Công nghệ thông tin và truyền thông

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT

HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trên thế giới hiện nay, toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành

xu thế tất yếu, các quốc gia trên thế giới đang ngày càng gia tăng hoạt động TMQT.Việt Nam sau khi gia nhập WTO có sự gia tăng không ngừng cả về số lượng và chấtlượng hàng hóa xuất nhập khẩu, việc cắt giảm hàng rào thuế quan và phi thuế quangiữa các nước trong khối WTO đã giúp Việt Nam mở rộng được mối quan hệ hợptác, giao lưu, buôn bán với các quốc gia trên thế giới

Trong hoạt động TMQT, đàm phán trở thành khâu quan trọng giúp doanhnghiệp giao dịch và ký kết các hợp đồng thương mại, đảm bảo hiệu quả kinh doanh.Đàm phán là khâu quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vìđàm phán có thành công thì mới ký kết được hợp đồng, mới thực hiện được mụctiêu lợi nhuận đã đề ra, chỉ khi đó doanh nghiệp mới đứng vững trên thị trườngtrong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay

Tuy nhiên đặc điểm của hoạt động xuất khẩu là phức tạp và nhiều rủi ro đặcbiệt trong quy trình đàm phán ký kết hợp đồng của các doanh nghiệp Trong khi đóhoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ của các doanhnghiệp Việt Nam vẫn còn yếu kém và sai sót Vì vậy, việc hoàn thiện để nâng caohiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng TMQT là vấn đề mà các doanh nghiệp cần đặcbiệt quan tâm

Chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình là công ty có uy tín trong lĩnh vực xuấtkhẩu mặt hàng lạc nhân, thị trường xuất khẩu của công ty là những thị trường khákhó tính như: Nga, Đức, Anglola, Vì vậy việc đàm phán với các đối tác nướcngoài có ý nghĩa vô cùng quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bạitrong hoạt động kinh doanh của công ty Trong quá trình thực tập tại công ty, emnhận thấy bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công ty gặp không ít khó khăntrong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng Xuất phát từ lý do trên, tác giả đãnghiên cứu đề tài “Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặthàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh Công ty CP XNK Hòa Bình”

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Một số công trình nghiên cứu trên thế giới:

- Dissertation: Recommendations to improve negotiation and signing

contract procedure to export quick lime in An My Duc Trading Joint Stock Company - Đề xuất hoàn thiện quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu trực tiếp vôi tôi tại Công ty CP thương mại An Phú Mỹ

- Ury William The Power of a Positive No – Save the Deal, Save the relationship and Stillsay No - Bantam Book, 2008

- Salacuse.Jewswald W The Global Negotiatior – Making, Managing and Mending Deals Around the World in the Twenty-First Century – Palgrave

Macmillan, 2003 - Thương thuyết toàn cầu - Lập, quản lý và thỏa thuận giao dịchtrên thế giới trong thế kỷ 21

- Stone.Douglas, Patton.Bruce, Heen.Sheila Difficult Conversation – How to discuss what matters most – Penguin Books, 2010 - Đàm thoại khó khăn - Làm thế

nào để thảo luận những gì quan trọng nhất

- Shell.G.Richard Bargaining for Advantage – Negotiation strategies for reasonable people – Penguin Books, 2006 - Thương lượng cho lợi thế - Các chiến

lược đàm phán cho những người hợp lý

- Terri Morrison and Wayne A Conaway, Kiss, Bow or Shake Hands –

Avon Massachusetts, 2006 - Hôn, cúi hoặc bắt tay

- Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler Crucial conversation – Tools for talking when stakes are high, McGrawhill, 2012 – tầm quan

trọng của cuộc đàm luận - Công cụ cho cuộc nói chuyện khi cá cược cao

- Getting to Yes – Negotiating Agreement without giving in Fisher.Roger and

Ury.William, 2010 - Đạt được Yes - Thoả thuận đàm phán mà không đưa ra

Một số công trình nghiên cứu trong nước:

- “Một đời thương thuyết”– Phan Văn Trường

- “Đàm phán trong kinh doanh quốc tế” - GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, 2010

- “Nghệ thuật thương lượng” – Phan Quang Định và Nguyễn Văn Phúc

- “Nghệ thuật đàm phán” – Trần Đức Minh

- “Làm thế nào để đàm phán hiệu quả tạo ra thành công” – Công Minh, Hà

Huy

Một số khóa luận trước đã nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu có thể kể ra một số khóa luận tiêu biểu như:

Nguyễn Thị Cẩm, năm 2016, trường ĐH Huế , khóa luận tốt nghiệp “Hoànthiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc củaCông ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An” bài luận đã hệ thống hóa những lý luận cơbản về đàm phán và quy trình đàm trong hợp đồng thương mại quốc tế Phân tíchcác nhân tố ảnh hưởng đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩuhàng may mặc của công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An Đánh giá chung về ưuđiểm cũng như hạn chế để đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện quá trình đàm pháncủa công ty Tuy nhiên, đề tài cũng đưa ra hết sức chung chung, chủ yếu đi sâu vàonhững tồn tại và hạn chế chưa đi sâu vào trọng tâm thực trạng quy trình đàm phán

ký kết hợp đồng

Phạm Thị Nhung, năm 2015, luận văn tốt nghiệp, trường ĐH Thương Mại

“Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trườngHoa Kỳ tại công ty TNHH Thương mại và Giao nhận vận tải Đại Sơn” Đề tài nàytập trung nghiên cứu thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng maymặc của công ty sang thị trường Hoa Kỳ, từ đó đánh giá tìm ra những tồn tại vànguyên nhân cần khắc phục Cuối cùng đề ra một số giải pháp khắc phục và hoànthiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty TNHHThương mạivà giao nhận vận tải Đại Sơn sang thị trường Mỹ Tuy nhiên, tác giả chỉmới đưa ra những phân tích chung chung chứ cũng chưa đưa ra được cái nhìn cụ thể

về thực trang quy trình đàm phán ký kêt hợp đồng, mà chỉ là quy trình thực hiệnhợp đồng xuất khẩu hàng may mặc

Nguyễn Thị Như Quỳnh, năm 2014, trường Đại học Thương Mại “ Quy trìnhđàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đứctại công ty CP công nghệ Sicom” Khóa luận đã đưa ra được một số vấn đề cơ bản

về đàm phán trong TMQT và quy trình đàm phán trong TMQT Trên cơ sở lýthuyết và tình hình thực tế của công ty, khóa luận đã đưa ra thành công, tồn tại vànguyên nhân đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán

ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại công ty CPSicom

Phạm Thị Thanh Hương, năm 2013, trường ĐH Thương Mại luận văn tốtnghiệp “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trực tiếp hàngmay mặc sang thị trường Mỹ của công ty Kangaroo-TB, chi nhánh công ty TNHHmay mặc Vina Kangaroo tại Thái Bình” Đề tài đã hệ thống lại những vấn đề lýthuyết cơ bản về đàm phán ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế, nhận dạngcác thành công, các vấn đề tồn tại và nguyên nhân các vấn đề trong quy trình đàmphán ký kết hợp đồng xuất khẩu trực tiếp hàng may mặc sang thị trường Mỹ Từ đóđưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng Tuynhiên số liệu đã cũ do chưa có sự cập nhật với tình hình sản xuất kinh doanh củacông ty và quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty ở thời điểmhiện tại.

Nguyễn Thị Kim Thủy, năm 2013, Đại học Hải Phòng , “Hoạt động đàmphán, giao kết hợp đồng xuất khẩu của công ty cổ phần kinh doanh hàng xuấtkhẩu Hải Phòng”

Nguyễn Thị Hằng, năm 2010, trường ĐH thương mại “Hoàn thiện quy trìnhđàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của tổngcông ty may Đức Giang”

Các luận văn, khóa luận đó đều đã nghiên cứu về hoàn thiện và quản trị quytrình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế hoặc quy trình thực hiện hợpđồng nên mang tầm vi mô và chưa đi sâu vào quy trình đàm phán ký kết hợp đồngthương mại quốc tế với một thị trường cụ thể Bên cạnh đó mỗi khóa luận lại tậptrung nghiên cứu một đối tượng cụ thể tại một doanh nghiệp cụ thể, chưa có khóaluận nào nghiên cứu về quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩumặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình.Hơn nữa, trong quá trình thực tập tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình em đãđược nghiên cứu sâu hơn về quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuấtkhẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức Vì vậy, có thể khẳng định khóaluận tốt nghiệp“ Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặthàng lạc nhân sang thị trường Đức” của tác giả là công trình đầu tiên nghiên cứu

về đề tài này

1.3 Mục đích nghiên cứu

Khóa luận góp phần củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản về đàm phántrong TMQT và quy trình đàm phán trong TMQT đã được học trong trường thôngqua việc tìm hiểu thực tế hoạt động xuất khẩu mặt hàng lạc nhân tại chi nhánh công

ty CP XNK Hòa Bình

Trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, khóa luận đưa ra thànhcông, tồn tại và nguyên nhân, đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiệnquy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trườngĐức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhânsang thị trường Đức tại chi nhánh Công ty CP XNK Hòa Bình

1.5 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian nghiên cứu: chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình, thị trường Đức

- Thời gian nghiên cứu: kết quả đàm phán giao dịch ký kết hợp xuất khẩu mặthàng lạc nhân trong giai đoạn 2014- 2016

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

1.6.1.1 Thu thập dữ liệu sơ cấp

- Quan sát thực tế tìm hiểu quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặthàng lạc nhân tại công ty CP XNK Hòa Bình bao gồm công tác: lập kế hoạch, tổchức thực hiện đàm phán và kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau đàm phán

- Tiến hành phỏng vấn sâu, trực tiếp chị Hoàng Thị Dung kết hợp bản hỏi vềcác vấn đề liên quan

- Phương pháp điều tra chọn mẫu:

+ Lựa chọn mẫu điều tra: Đối tượng điều tra chọn mẫu nghiên cứu gồm cácnhân viên thuộc công ty

+ Dự kiến số lượng điều tra là 5 phiếu

- Các nguồn thông tin nội bộ của công ty: bao gồm các số liệu từ bảng cân đối

kế toán, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2014-2016,tài sản của công ty năm 2015, tình hình sử dụng nguồn nhân lực của công ty, sốliệu hợp đồng xuất khẩu sản phẩm ,…được lấy từ công ty, đặc biệt là phòng kinhdoanh xuất nhập khẩu trong quá trình thưjc tập tại công ty

1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

1.6.2.1.Phương pháp thống kê và tổng hợp

Từ nguồn dữ liệu thu thập được, tiến hành thống kê và tổng hợp các dữ liệutheo các mục tiêu nghiên cứu của đề tài

1.6.2.2 Phương pháp phân tích

Trên cơ sở thống kê và tổng hợp nguồn dữ liệu theo các mục tiêu nghiên cứu

cụ thể tiến hành phân tích Quá trình phân tích sử dụng:

- Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ giữa cơ sở lý luận và thực tiễn

về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng

- Phương pháp phân tích định lượng: Xây dựng thang đo, bảng hỏi cho nghiêncứu, xây dựng các thang đo cho các nhân tố trong mô hình Tiếp theo thiết lập bảnghỏi để phục vụ việc điều tra thu thập dữ liệu thực nghiệm của nghiên cứu Sau khibảng hỏi điều tra được sửa chữa và xây dựng hoàn thiện sẽ tiến hành điều tra để thuthập các dữ liệu cho mục đích phân tích tiếp theo Tiến hành phân tích bằng các kỹthuật phân tích Phần phân tích dữ liệu này được hỗ trợ bởi phần mềm excel đểlượng hóa tình hình thanh toán, tình hình sản xuất kinh doanh

1.7 Kết cấu khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từviết tắt, tài liệu tham khảo, thì khóa luận có kết cấu gồm bốn chương:

- Chương 1: Tổng quan về quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu

- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồngxuất khẩu

- Chương 3: Thực trạng quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuấtkhẩumặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình

- Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm hoànthiện quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhânsang thị trường Đức tại chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN

KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về giao dịch đàm phán TMQT

Đàm phán

Theo Joseph Burnes: "Đàm phán là một cuộc thảo luận giữ hai hay nhiều bên

để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cáchcác bên mà không bên nào có đủ sức mạnh -hoặc có đủ sức mạnh nhưng khôngmuốn sử dụng để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó"

Đàm phán thương mại quốc tế

Theo sách hướng dấn đối với các nhân viên mãi vụ của không quân Mỹ: "Đàmphán TMQT là một nghệ thuật đi đến sự hiểu biết chung thông qua mặc cả dựa trêncác yếu tố thiết yếu của một hợp đồng chẳng hạn như giao hàng, quy cách phẩmchất, giá cả và các điều khoản khác"

Tóm lại, Đàm phán TMQT là một quá trình mà các bên đàm phán có trụ sởkinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượng nhằmthống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới mộthợp đồng thương mại (PGS.TS Doãn Kế Bôn – 2010)

2.1.2 Khái niệm hợp đồng TMQT

Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa cácbên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa và dịch vụ nghiêncứu, ứng dụng tiến bộ khoa học – kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinhdoanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thựchiện kế hoạch của mình (TS Phạm Quỳnh Chi – 2005)

Hợp đồng TMQT là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở

ở các quốc gia khác nhau (PGS.TS Vũ Hữu Tửu – 2007)

2.1.3 Khái niệm về văn hóa

Theo định nghĩa văn hóa của UNESCO: “ Văn hóa là tổng thể sống động cáchoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quá khứ, hiện tại, quacác thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy hình thành nên hệ thống các giá trị văn hóa, các

truyền thống và cách thể hiện, đó là những yếu tố xác định đặc tính riêng của mỗidân tộc.”

Theo bách khoa toàn thư Việt Nam: “ Văn hóa là toàn bộ những hoạt độngsáng tạo và những giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vậtchất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước.”

2.2 Một số lý thuyết về giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu

2.2.1 Đặc điểm của đàm phán trong TMQT

Đàm phán trong TMQT có một số đặc điểm như sau:

- Trong đàm phán TMQT, các bên tham gia đàm phán có ít nhất hai bên có trụ

sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau Đây là điểm phân biệt cơ bản rõ nétnhất giữa đàm phán TMQT với đàm phán thương mại trong nước.Trong quá trìnhđàm phán không những vì lợi ích của doanh nghiệp mà còn cả lợi ích quốc gia.Cũng

từ sự khác biệt này dẫn đến các khác biệt khác và có những tác động trực tiếp đếnhoạt động đàm phán làm cho hoạt động đàm phán TMQT trở nên phức tạp và khókhăn hơn

- Các bên tham gia đàm phán TMQT có các quốc tịch khác nhau và thường sửdụng ngôn ngữ phổ thông khác nhau Điều này sẽ gây khó khăn cho người đàmphán trong quá trình tiếp nhận, truyền đạt các thông tin và ý tưởng của mình cho đốitác, cũng như trong quá trình tư duy, sáng tạo, khả năng phản ứng, ra quyết địnhtrong quá trình đàm phán, dễ có những hiểu lầm và sơ hở dẫn đến các rủi ro chohoạt động kinh doanh

- Các bên tham gia đàm phán TMQT, có thể khác nhau về thể chế chính trị sẽdẫn đến sự khác nhau về quan điểm, lập trường, tư tưởng và tính dân tộc được đềcao Trong quá trình đàm phán các bên khó hòa hợp, ít thiện cảm, phòng thủ lẫnnhau, dễ gây ra các xung đột trong quá trình đàm phán

- Trong đàm phán TMQT có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khác nhau.Các luật pháp khác nhau có các khái niệm cũng như quy phạm khác nhau, cùng mộthiện tượng nhưng có các cách giải thích và đưa ra các kết luận cũng khác nhau, điềunày có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng sau này, dễ dàng tạo racác rủi roc ho hoạt động kinh doanh

- Trong đàm phán TMQT có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa, phong tục tậpquán khác nhau Mỗi quốc gia đều có một nền văn hóa truyền thống và phong tụctập quán riêng, nó hình thành nên tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán

và cách thức sử dụng các kỹ thuật, chiến thuật, ra quyết định trong đàm phán khácnhau, vì vậy phải nghiên cứu để có những đối sách cho thích ứng đạt được thànhcông trong đàm phán

2.2.2 Các nguyên tắc của đàm phán trong TMQT

Trong đàm phán TMQT cần đảm bảo các nguyên tắc như sau:

- Chỉ đàm phán khi xuất hiện vùng thỏa thuận đàm phán: Thực chất trong kinhdoanh thương mại, người ta chỉ tiến hành đàm phán khi các bên chưa thống nhất vớinhau về các điều kiện thương mại Giữa các bên đàm phán cần phải có vùng thỏathuận trong các mâu thuẫn còn tồn tại Vùng thỏa thuận là vùng mà kết quả là cácbên có thể chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên nhau

- Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán: Cơ sở gốc rễ của mọi hoạtđộng đàm phán là lợi ích, đàm phán là quá trình tác động giữa các chủ thể có lợi íchriêng, lợi ích chung, lợi ích xung đột nhằm tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu sựxung đột lợi ích giữa các bên, từ đó đi đến các giải pháp có thể chấp nhận lẫn nhau

- Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán: Trong đàm pháncần phải tiến hành một cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án vàtiến hành đàm phán theo một quy trình chặt chẽ, với những đối sách thích hợp.Đồng thời trong đàm phán người đàm phán phải biết ứng xử linh hoạt và sử dụngcác kỹ năng, kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành một nghệ thuật, có như thế mớinâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán

- Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập trườngquan điểm: Vì con người tham gia vào quá trình đàm phán thường dễ có cảm xúc,dẫn đến việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được kháchquan, hay giữu lập trường quan điểm riêng của mình, nhiều khi quá giữu lập trường

mà ít quan tâm đến quyền lợi Vì vậy trong quá trình đàm phán phải biết tách cảmxúc ra khỏi vấn đề đàm phán, chú trọng đến quyền lợi mà ít tập trung vào lậptrường, để đảm bảo quyền lợi có thể nhiều quan điểm khác nhau

- Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan: Trong quá trình đàm phánphải đảm bảo được tiêu chuẩn khách quan công bằng, đặc biệt khi đàm phán vớinhững người chỉ bảo vệ lập trường riêng của mình, thì tốt nhất là kiên quyết đảmbảo các thỏa thuận phải phản ánh các tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụthuộc vào lạp trường của bên nào Từ đó chấp nhận một giải pháp công bằng cho cảhai bên.

vì mất nhiều thời gian xử lý và chuẩn bị để viết thư

2.2.3.3 Đàm phán qua điện thoại

Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thờiđiểm.Nhưng hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có kỹ năngnghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến nhanh Bên cạnh

đó, chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạc đường dàigiữa các quốc gia khác nhau, đôi khi tín hiệu đường truyền có thể không ổn địnhlàm gián đoạn cuộc trò chuyện Mặt khác, không có gì làm bằng chứng cho các thỏathuận.Múi giờ giữa các quốc gia cũng khác nhau nên sẽ không chủ động để đàm

phán, mà phải hẹn trước thời gian.Hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụngtrong trường hợp cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ để xác nhận mộtvài chi tiết của hợp đồng.

2.2.4 Phương pháp tiếp cận trong đàm phán TMQT

2.2.4.1 Phương pháp tiếp cận Thắng – Thua

Đàm phán Thắng – Thua là kiểu đàm phán được xây dựng trên cơ sở triết lý,xem thương lượng là một sự cạnh tranh giữa các bên.Các bên cố gắng dùng mọichiến lược và thủ thuật để phân chia lợi ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càngtốt.Phương pháp tiếp cận này có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối

đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn Tuy nhiên, cách tiếp cận nàycũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chung nếu các bên đều sửdụng vì không bên nào nhượng bộ bên nào

2.2.4.2 Phương pháp tiếp cận Thua – Thắng

Phương pháp tiếp cận kiểu Thua – Thắng là cách tiếp cận trong đó một bênchủ động là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội thuận lợi cho đối tác thắng.Đàm phán theo phương pháp tiếp cận này có những ưu điểm giúp các bên có đượckết quả theo ý muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệtrong tương lai được củng cố và phát triển

2.2.4.3 Phương pháp tiếp cận Thắng – Thắng

Phương pháp tiếp cận kiểu Thắng – Thắng là việc các bên tham gia đàm phánvới tinh thần hợp tác, cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn lợi ích củanhau, để các bên tham gia đều là những người thắng Trên cơ sở lợi ích chung củacác bên, các bên đều có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của đối tác của chính mình Bởivậy, các bên tham gia đàm phán với cách tiếp cận này sẵn sàng nhượng bộ để đổilấy sự nhượng bộ

2.2.5 Các chiến lược trong đàm phán TMQT

2.2.5.1 Chiến lược đàm phán kiểu cứng rắn

Đây là chiến lược đàm phán trong đó nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích củamình mà không quan tâm nhiều đến lợi ích của bên kia, họ sử dụng các phươngpháp và thái độ cứng rắn để gây sức ép buộc đối phương nhượng bộ Chiến lượcđàm phán này có thể nhanh chóng giúp người đàm phán đi tới thành công nhưng nó

tiềm ẩn nguy cơ trong quá trình thực hiện hợp đồng và có thể đi đến thất bại nếu haibên cùng thực hiện chiến lược này.

2.2.5.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm dẻo

Trong chiến lược này, người đàm phán chú trọng đến việc xây dựng và duy trìmối quan hệ giữa hai bên Đàm phán theo chiến lược này là cách đàm phán mà cácbên tham gia đàm phán coi nhau là bạn bè, bình đẳng, cùng tỏ rõ thiện chí hợp tác

và xây dựng niềm tin cho nhau, tôn trọng quyền lợi của nhau; thương lượng trênquan điểm lập trường vì lợi ích chung, xác định nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ,lợi ích mà mỗi bên đạt được trên cơ sở hợp tác giữa các bên

2.2.5.3 Chiến lược đàm phán kiểu hợp tác

Chiến lược đàm phán hợp tác vừa chú ý lợi ích bản thân vừa chú ý đến lợi íchcủa đối tác Sử dụng chiến lược này phải tôn trọng quyền bình đẳng, hợp tác cùng

có lợi và luôn đưa ra phương án hai bên cùng có lợi

2.2.6 Một số kỹ thuật trong đàm phán TMQT

2.2.6.1 Kỹ thuật truyền đạt và thu thập thông tin

Quá trình đàm phán là một quá trình trao đổi thông tin, bao gồm quá trìnhtruyền đạt thông tin cho đối tác và thu nhận thông tin từ phía đối tác Quá trình traođổi thông tin, làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyềnlợi… của nhau, làm cơ sở phân tích tổng hợp và đưa ra các quyết định thích hợp.Những kỹ thuật cơ bản để truyền đạt và thu nhận thông tin trong đàm phán là: Kỹthuật đặt câu hỏi, Kỹ thuật nghe, Kỹ thuật trả lời câu hỏi

2.2.6.2 Kỹ thuật lập luận trong đàm phán

Lập luận là một quá trình đưa ra những nguyên nhân, những dẫn chứng vànhững luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm

và mục tiêu mà ta đưa ra, hoặc nhằm vô hiệu hóa ý kiến của đối tác trong quá trìnhđàm phán Vì vậy có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như lập luận chứngminh, lập luận bác bỏ,… và lập luận đòi hỏi phải dựa trên những cơ sở suy luậnlogic, phải được chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung các vấn đề cần lập luận, và trình bàyvấn đề một cách rõ ràng, chặt chẽ

2.2.7 Khái quát văn hóa Đức trong đàm phán TMQT

Ngoại thương trở thành thành phần tất yếu mang tính sống còn trong nền kinh

tế Đức Người Đức cũng có bề dày hàng trăm năm kinh nghiệm, kỹ năng về đàm

phán quốc tế Vì thế, trước khi đàm phán với đối tác Đức cần có sự chuẩn bị thật kỹ

về mọi mặt, và đưa ra nhiều phương án lựa chọn Các doanh nghiệp Việt Namkhông nên cố tìm cách để đạt được mục tiêu với đối tác Đức “trên bàn đàm phán”

- Thời gian và địa điểm: Đức là một xã hội có trật tự và chính xác về giờgiấc, việc sai hẹn dù chỉ là một phút cũng khiến họ khó chịu Thu xếp các cuộc hẹntrước và trình bày nghị sự càng sớm càng tốt trước khi bắt đầu đàm phán Đối tácĐức sẽ yêu cầu phải có một chương trình nghị sự, vì thế tốt nhất là mang theo haibản Một bản cho mình và một bản cho đối tác Đối với địa điểm tiến hành đàmphán, người Đức rất quan tâm đến hình thức các phòng họp, phòng làm việc, cácphòng này cần được bố trí, xắp đặt kiểu cách, sang trọng và sạch sẽ Vì vậy nếu lànươc chủ nhà chúng ta cần chuẩn bị phòng đàmphán nghiêm túc, sạch sẽ và thôngbáo những ai có trong thành phần họp đúng giờ

- Trang phục: Với người Đức họ coi trọng việc ăn mặc đứng đắn, một bộcom-lê hay bộ đồng phục để đi giao dịch cùng với cà vạt cho buổi gặp đầu tiên đốivới nam và một bộ đồng phục hay váy đối với nữ là những yêu cầu nhỏ nhất NgườiĐức có khuynh hướng đánh giá người đàn ông thông qua tình trạng đôi giày của họ,

vì vậy giày nên được làm sạch sẽ và được đánh bóng cẩn thận

- Ngôn ngữ đàm phán: Doanh nhân ở Đức rất thoải mái trong việc giao tiếpkinh doanh bằng tiếng anh với người nước ngoài Tuy nhiên, người Đức vẫn luônthích được đàm phán bằng tiếng Đức, nên với các nhà xuất khẩu hàng hóa sangĐức, việc biết được tiếng Đức cũng là điều quan trọng

- Chào hỏi: Trong hợp tác kinh doanh thì cách chào theo thứ bậc Khi gặpnhau những người đã quen biết nhau chào nhau trước Sau đó, người cấp bậc thấphơn giới thiệu những người cùng đi, rồi người có cấp bậc cao hơn giới thiệu thànhphần đoàn của mình Sau khi tất cả đã làm quen với nhau thì mới bắt tay Và dĩnhiên là bất lịch sự khi bắt tay với một tay trong túi của bạn

- Giao tiếp: Khi đàm phán, không sử dụng những lời lẽ rườm rà mà đi ngayvào mục đích, sau những câu xã giao ngắn gọn, người Đức sẽ tập trung vào đàmphán các nội dung Khi đàm phán vêc chất lượng hàng hoá, bạn phải có giấy chứngnhận của các tổ chức quản lý chất lượng Đức là một thị trường khó tính về chất

lượng, vì vậy thiếu những chứng từ này coi như chất lượng hàng hóa không đượcđảm bảo.

- Người Đức vốn rất cẩn thận, họ thường dành thời gian cho việc xem xét kỹlưỡng và hội ý với những cộng sự có trách nhiệm trước khi làm ra những quyết địnhquan trọng Ra quyết định thường là một quá trình chậm và chi tiết Người Đứcthường ít nhấn mạnh vào sự giải trí khi làm kinh doanh hơn những người đến từ nềnvăn hóa trong mối quan hệ

- Đối tác người Đức có thể cảm thấy thực sự không thoải mái khi nói chuyệnkinh doanh trên bàn ăn sáng Người Đức sau khi họp thường ăn tối với nhau và chủ

đề nói chuyện thường vẫn về các công việc làm ăn Các doanh nhân Đức đã thànhthông lệ không đưa ra các quyết định công việc trong bữa ăn Vì thế cần phải chuẩn

bị bài giới thiệu vấn đề kinh doanh của bạn với người Đức:

+ Nội dung:

Các doanh nghiệp Đức rất thận trọng , người Đức phản ứng đáp lại tốt nhấtvới những bài giới thiệu thật chi tiết và đừng quá cường điệu Họ tìm kiếm sựphong phú về lịch sử và những thông tin cơ sở hơn là những việc dưới cái nhìntưởng tượng Hãy đi thẳng vào điểm chính và trình bày thật rõ ràng Người Đứcthích các kế hoạch và quan hệ đối tác dài hạn Nếu đối tác Đức tin và hiểu bạn, họ

sẽ hợp tác và cùng phát triển kể cả khi bạn gặp khó khăn

Sự hài hước, hóm hỉnh: thận trọng trong công việc đưa kèm những câu chuyệnhài trong bài giới thiệu của bạn Bài thuyết trình kinh doanh ở Đức là một vấn đềnghiêm trọng, nhiều lúc những câu chuyện hài hiếm khi được truyền đạt cũng nhưhiểu một cách tốt nhất

Tập trung vào các nhiệm vụ: Trong phương pháp làm việc, người Đức có xuhướng tập trung vào việc đạt được các nhiệm vụ chính Điều này, cũng như các quyđịnh , ngụ ý rằng mối quan hệ chỉ đóng vai trò phụ trong các giao dịch kinh doanh

- Người Đức nói chung không thích mặc cả Vì vậy, hãy bắt đầu đàm phán ởmột điểm chỉ hơi cách xa mục tiêu dự định và có thể có một không gian đàm phánnào đó nhưng không nên để quá nhiều vì đối tác đã nghiên cứu khoảng giá trị thựccủa thoả thuận rồi Nếu gặp phải sự thuyết phục mạnh mẽ hay chuến lược gây áp

lực cao của đối tác, họ vẫn kiên định vào quan điểm đàm phán của họ một cáchvững chắc.

- Người Đức có khuynh hướng nhấn mạnh vào sự thỏa thuận mua bán hơn làtạo mối quan hệ trong kinh doanh Họ sẵn sàng đàm phán dựa trên những giá trịnhận được của giao dịch Vì vậy trong quá trình đàm phán cần đưa ra được nhữnglợi ích họ có được khi ký kết hợp đồng, nên chỉ rõ những điểm mạnh của công ty,đưa ra được những lý lẽ chứng minh bên mình có sức hấp dẫn hơn các đối thủ cạnhtranh khác

- Trước khi đàm phán với đối tác Đức cần có sự chuẩn bị thật kỹ về mọi mặt,

và đưa ra nhiều phương án lựa chọn Trong quá trình mặc cả, bạn nên gắn mộtkhoảng lợi nhuận nhỏ vào trong giá mà bạn đưa ra mặc cả để có thể không bị ngườiĐức đưa ra những mức giá qúa thấp, không phù hợp với ý của mình vì hẩu hếtngười Đức là không thích mặc cả Vì vậy hãy bắt đầu đàm phán ở một điểm chỉ hơicách xa mục tiêu dự định Cẩn thận để tránh thổi phồng quá mức với đề nghị màbạn đưa ra và đừng quá cố tỏ phong cách để đạt mục tiêu nào đó “ trên bàn đàmphán”

- Tài chính là một lĩnh vực lớn trong nền kinh tế Đức, không gặp vấn đề gìtrong việc xem xét các lựa chọn khác nhau.Các hàng hoá Đức thường có chất lượngcao gần như không có khó khăn gì khi đưa ra những điều khoản về vấn đề đó vàohợp đồng Các yêu cầu vận tải và giao nhận nên được trình bày một cách rõ ràng

- Hợp đồng nên chi tiết với một thuật ngữ pháp lý vì Đức hầu hết tranh chấpquốc tế về những vấn đề lớn sẽ được giải quyết ở Brúc-xen.Vì vậy, hãy đàm pháncẩn thận với những điều khoản sẽ ký kết trong hợp đồng Hợp đồng ở Đức có mức

độ ràng buộc cao và do các chuyên gia pháp lý soạn thảo Mức phạt khi không thựchiện hoặc vi phạm các cam kết hợp đồng có thể rất nặng trừ khi có những lý do rấtchính đáng có thể kiểm chứng và được nêu trước trong hợp đồng

- Tóm lại khi đàm phán với người Đức chúng ta cần lưu ý một số điểm như sau:Nên đến đúng giờ, hoặc có thể sớm hơn vì đến muộn là điều cấm kỵ với ngườiĐức, thể hiện không tôn trọng đối tác Ăn mặc gọn gàng lịch sự để tạo ấn tượng tốtvới đối tác, cần chuẩn bị trước kỹ càng về mọi mặt đặc biệt cần chuẩn bị kỹ càng vàchi tiết bài giới thiệu, khi giao tiếp cần tránh nói những lời lẽ rườm rà mà đi thẳng

ngay vào vấn đề Ngoài ra cần tìm thật kỹ về văn hóa cũng như phong tục củaNgười Đức trước khi đàm phán để tránh những sự hiểu lầm không đáng tiếc xảy ra.

2.3 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu

2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán

2.3.1.1 Diễn giải sơ lược về tình thế đàm phán

Người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trườngthế giới, những đặc điểm, văn hóa của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan tácđộng đến hoạt động đàm phán, những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi, khókhăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán

2.3.1.4 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch

Phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch vì trong thực tế có nhiềuthông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không lường trước được

2.3.2 Tổ chức đàm phán

2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán

a Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán

- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại

Thông tin cần thiết được chia thành hai loại: thông tin cung cấp đều đặn chocác nhà đàm phán và thông tin cần thiết cho từng cuộc đàm phán chuyên biệt, baogồm: các thông tin chung về thị trường, thông tin về hàng hóa, thông tin chung vềđối tác và đoàn đàm phán của đối tác,

- Xác định nguồn thu nhập thông tin

Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn: các tổ chức quốc tếchuyên ngành (WTO, ITC, ) hay khu vực (EU, ASEAN, ) thông tin từ sách báothương mại, bộ thương mại, các đối tác, ghi chép nội bộ của doanh nghiệp,

- Phân tích xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin

Phân tích, xử lý thông tin bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống, so sánh, lậpluận, rút ra kết luận cụ thể

b Chuẩn bị nội dung đàm phán

Sơ đồ 2.1 Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán

(Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn - 2010)

- Xác định nội dung cần đàm phán: bao gồm những nội dung đàm phán cơbản: các định nghĩa dùng trong hợp đồng, các nội dung về tên hàng, số lượng, quy

Xác định những nội dung cần đàm phán

nội dung cần đàm phán

Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm

cách phẩm chất, bao bì, kỹ mã hiệu, giá, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng,

về vận tải bảo hiểm, bảo hành, về phạt và bồi thường thiệt hại, nội dung về bất khảkháng, về trọng tài và một số nội dung khác

- Lựa chọn phương án đàm phán: Căn cứ vào đặc điểm thị trường trong nước,thị trường nước ngoài, thị trường quốc tế, tình hình doanh nghiệp và điều kiện cụthể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán

Thứ nhất, tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán là: có phẩmchất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, có khả năng bao quát,nhận dạng và phát hiện vấn đề, có khả năng thuyết phục đối tác, chịu được căngthẳng, kiểm soát được vấn đề, có khả năng làm việc độc lập, sáng tạo, linh hoạttrước mọi vấn đề…

Thứ hai, tiêu thức để lựa chọn đoàn đàm phán là: có uy tín, có khả năng raquyết định đúng đắn trong mọi tình huống, có khả năng tập hợp quan điểm, năngđộng, có tài phân biệt thật giả, biết dừng đúng lúc, biết tận dụng sức mạnh tập thể

d Chuẩn bị địa điểm

- Nếu đàm phán tại doanh nghiệp: chuẩn bị địa điểm để tổ chức đàm phán, địađiểm để nghỉ ngơi và giải trí cho phù hợp với thói quen của mình và đối tác

- Nếu đàm phán ở nước ngoài: chuẩn bị địa điểm tổ chức đàm phán, địa điểmnghỉ ngơi và giải trí thích hợp cho đoàn đàm phán của mình

e Chuẩn bị chương trình làm việc

Lập ra một chương trình đàm phán cụ thể cho từng ngày đàm phán.Nếu địađiểm đàm phán ở doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể chủ động lập chương trình làmviệc phù hợp và tham khảo ý kiến của đối tác để thống nhất chương trình.Nếu địa điểmđàm ở phía đối tác nước ngoài thì doanh nghiệp cần phải chủ động kết hợp với đối táclập một chương trình làm việc cho thích hợp và phù hợp với doanh nghiệp.

2.3.2.2 Tiến hành đàm phán

a Giai đoạn tiếp cận

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho quá trình tiến hành đàm phán Mụcđích là tạo không khí cho cuộc đàm phán, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện cácbước tiếp theo Giai đoạn này được dùng để thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đềthương lượng để giới thiệu các bên cùng các câu nói lịch sự, hoặc những câuchuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa, nghệ thuật, thời tiết, đất nước con người,

… về chủ đề nào, hoàn toàn phụ thuộc vào sở thích và văn hóa của đối tác

b Trao đổi thông tin

Trong giai đoạn này những người thương lượng cung cấp và thu nhận thôngtin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo, làm chocác bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sởcho các quyết định sau này

c Giai đoạn thuyết phục

Thực chất của giai đoạn thuyết phục là giành giật, bảo vệ quyền lợi làm đốiphương chấp nhận các quan điểm lập trường của mình, thực hiện các mục tiêu đã đề

ra với việc sử dụng kỹ thuật thuyết phục và kỹ thuật vô hiệu hóa ý kiến đối tác

- Quá trình thuyết phục có thể tiến hành theo các bước sau:

- Quá trình vô hiệu hóa ý kiến của đối tác tiến hành như sau:

Xác định những vấn đề cần bác bỏ, tìm hiểu nguyên nhân của sự bác bỏ, lựachọn phương pháp và chiến thuật, tiến hành vô hiệu hóa ý kiến của đối tác

d Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận

Các bên cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận để giải quyết các mâu thuẫncòn tồn tại thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công Có hai phương pháp cơ bản

để nhượng bộ và thỏa thuận:

- Phương pháp dùng phễu giải pháp, gồm 3 bước:

Bước 1: Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đưa ra

Bước 2: Các bên phân tích để tìm ra các giải pháp có tính khả thi

Bước 3: Lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho cả các bên

- Phương pháp kết hợp các giải pháp đàm phán: Phương pháp này rất thíchhợp khi các giải pháp mà các bên đưa ra có sự khác nhau từng phần Nguyên tắc cơbản là kết hợp từng bộ phận của nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà cácbên có thể chấp nhận được

e Kết thúc đàm phán

- Nếu đàm phán không đi đến thống nhất khi các bên đối tác đưa ra những đềnghị không thể chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện nhữngthông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn hấp dẫn nữa thì điều tốtnhất là nên rút lui khỏi cuộc đàm phán, phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý đểvẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên

- Nếu đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc đạtđược những thỏa thuận nhất định và cần đàm phán thêm mới có thể ký kết hợpđồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được Trongtrường hợp này, tốt nhất là giành quyền chắp bút hoặc soạn thảo các hợp đồng đãthỏa thuận được

2.3.3 Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm, so sánh kếtquả đạt được với mục tiêu đề ra, từ đó phân tích ưu nhược điểm, rút kinh nghiệmcho các hoạt động đàm phán sau

Các nhà đàm phán có thể tiến hành phân tích theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nội dung kiểm tra

Bước 2: Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá

Bước 3: Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu

Bước 4: Xác định giá trị các chỉ tiêu

Bước 5: Phân tích những thành công

Bước 6: Phân tích những tồn tại

Bước 7: Phân tích những nguyên nhân

Bước 8: Phân tích đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG LẠC NHÂN SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK HÒA BÌNH 3.1 Tổng quan về chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình

3.1.1 Quá trình ra đời và phát triển của chi nhánh Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình

- Tên doanh nghiệp: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬPKHẨU HÒA BÌNH TẠI HÀ ĐÔNG

- Tên tiếng anh: HOA BINH IMPORT EXPORT JOINT STOCKCOMPANY, HA DONG BRANCH

- Tên viết tắt: UNIMEX HOA BINH HA DONG BRANCH

- Địa chỉ: Số 122 đường Thanh Bình, phường Mộ Lao, quận Hà Đông, thànhphố Hà Nội

- Số điện thoại: +84 34 824 741

- Fax: +84 34 543 114

- Email: unimexhb034@.vnn.vn

- Ngày thành lập: 25/06/2007

- Người đại diện: LÊ THÀNH TRUNG

Công ty cổ phần xuất khẩu Hòa Bình là tiền thân là một doanh nghiệp Nhànước Sau khi được cổ phần hóa, công ty là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cáchpháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự như luật định, tự chịu trách nhiệm vềtoàn bộ hoạt động kinh doanh Ngày 25/06/2007 Công ty cổ phần xuất khẩu HòaBình đã ủy quyền thành lập chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình tại

Hà Đông Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0313000182 đăng ký lần đầungày 12 tháng 6 năm 2007, đăng ký thay đổi lần thứ ba ngày 25 tháng 6 năm 2009.Chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình có vốn điều lệ là: 2.000.000.000 (bằng chữ:hai tỷ đồng)

Chi nhánh công ty cổ phần xuất khẩu Hòa Bình tại Hà Đông được ra đời vớimục đích và tôn chỉ hàng đầu là cung cấp đáp ứng càng ngày càng nhiều nhu cầucủa khách hàng với thời gian ngày càng rút ngắn và hiệu quả ngày càng nâng cao

3.1.2.Ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh công ty

cổ phần xuất nhập khẩu Hòa Bình

Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh về lĩnh vực kinh doanh chính củacông ty do sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp Dưới đây là các ngành nghề kinh doanhchính của công ty:

Bảng 3.1: Ngành nghề kinh doanh của công ty

STT Tên ngành nghề

1 Chế biến, bảo quản, xuất nhập khẩu thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản

2 Chế biến, bảo quản, xuất nhập khẩu rau quả

3 Sản xuất, mua bán và xuất khẩu nông, lâm sản nguyên liệu (không bao

gồm nguyên liệu lâm sản Nhà nước cấm)

4 Mua bán, xuất nhập khẩu thực phẩm

5 Mua bán xuất nhập khẩu đồ uống ( có cồn và không cồn)

6 Mua bán xuất nhập khẩu vải, hàng may sẵn, giầy, dép

7 Mua bán xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng gia đình

8 Mua bán, nhập khẩu thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

9 Mua bán, xuất nhập khẩu phụ tùng máy nông, lâm nghiệp

10 Mua bán, xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng,

thiết bị vận tải, thiết bị điện, vật liệu điện, máy văn phòng

11 Mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, mây, tre, đan, ren, hàng dệt may

12 Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa

13 Đại lý viễn thông,dịch vụ truy cập internet

14 Hoạt động dịch vụ trồng trọt, hoạt động dịch vụ chăn nuôi

15 Mua bán quặng kim loại

16

Sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị: điện, điện tử, hệ thống đolường, điện thoại di động, thiết bị viễn thông, thiết bị văn phòng và hệthống mạng vi tính

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh Công ty cổ phần xuất khẩu Hòa Bình