Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức tại chi nhánh Công ty CP XNK Hòa Bình

LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô TS Mai Thanh Huyền tận tình hướng dẫn em suốt thời gian làm khóa luận tốt nghiệp vừa qua Đồng thời, em kính gửi lời cảm ơn tới tất quý thầy cô trường đại học thương mại nói chung thầy khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế Trường Đại học Thương Mại nói riêng hết lòng giúp đỡ, truyền đạt cho em kiến thức q báu để em hồn thành khóa luận Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ phòng xuất cơng ty CP XNK Hòa Bình Hà Đơng đặc biệt chị Hoàng Thị Dung tất anh chị phòng xuất nhập cơng ty dạy em tận tình thời gian em thực tập cơng ty, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm thực tiễn kiến thức phục vụ cho khóa luận tốt nghiệp Đề tài em hy vọng thể phần quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức quý cơng ty có đưa số ý kiến đóng góp Bài khóa luận thực chủ quan cá nhân em với kiến thức hạn hẹp chắn có thiếu sót Em mong quý thầy cô khoa thương mại quốc tế trường đại học thương mại chân tình đóng góp ý kiến , giúp em hồn thành tốt khóa luận để em rút kinh nghiệm thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 25 tháng năm 2017 Sinh viên Đồng Thị Mai 1 MỤC LỤC 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hòa Bình 3 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ST T Từ viết tắt CP XK XNK TMQT ASEAN WTO EU ITC Nghĩa tiếng nước Association of Southeast Asian Nations World Trade Organization European Union Information and Communication Technologies Nghĩa tiếng Việt Cổ phần Xuất Xuất nhập Thương mại quốc tế Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á Tổ chức thương mại giới Liên minh Châu Âu Công nghệ thông tin truyền thông CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Trên giới nay, tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế trở thành xu tất yếu, quốc gia giới ngày gia tăng hoạt động TMQT Việt Nam sau gia nhập WTO có gia tăng khơng ngừng số lượng chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, việc cắt giảm hàng rào thuế quan phi thuế quan nước khối WTO giúp Việt Nam mở rộng mối quan hệ hợp tác, giao lưu, buôn bán với quốc gia giới Trong hoạt động TMQT, đàm phán trở thành khâu quan trọng giúp doanh nghiệp giao dịch ký kết hợp đồng thương mại, đảm bảo hiệu kinh doanh Đàm phán khâu định hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đàm phán có thành cơng ký kết hợp đồng, thực mục tiêu lợi nhuận đề ra, doanh nghiệp đứng vững thị trường điều kiện cạnh tranh khốc liệt Tuy nhiên đặc điểm hoạt động xuất phức tạp nhiều rủi ro đặc biệt quy trình đàm phán ký kết hợp đồng doanh nghiệp Trong hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp Việt Nam yếu sai sót Vì vậy, việc hồn thiện để nâng cao hiệu đàm phán ký kết hợp đồng TMQT vấn đề mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm Chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình cơng ty có uy tín lĩnh vực xuất mặt hàng lạc nhân, thị trường xuất công ty thị trường khó tính như: Nga, Đức, Anglola, Vì việc đàm phán với đối tác nước ngồi có ý nghĩa vơ quan trọng định đến thành công hay thất bại hoạt động kinh doanh cơng ty Trong q trình thực tập công ty, em nhận thấy bên cạnh thành tựu đạt được, cơng ty gặp khơng khó khăn q trình đàm phán, ký kết hợp đồng Xuất phát từ lý trên, tác giả nghiên cứu đề tài “Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh Công ty CP XNK Hòa Bình” 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Một số cơng trình nghiên cứu giới: - Dissertation: Recommendations to improve negotiation and signing contract procedure to export quick lime in An My Duc Trading Joint Stock Company - Đề xuất hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất trực tiếp vôi - Công ty CP thương mại An Phú Mỹ Ury William The Power of a Positive No – Save the Deal, Save the relationship - and Stillsay No - Bantam Book, 2008 Salacuse.Jewswald W The Global Negotiatior – Making, Managing and Mending Deals Around the World in the Twenty-First Century – Palgrave Macmillan, 2003 Thương thuyết toàn cầu - Lập, quản lý thỏa thuận giao dịch giới - kỷ 21 Stone.Douglas, Patton.Bruce, Heen.Sheila Difficult Conversation – How to discuss what matters most – Penguin Books, 2010 - Đàm thoại khó khăn - Làm để - thảo luận quan trọng Shell.G.Richard Bargaining for Advantage – Negotiation strategies for reasonable people – Penguin Books, 2006 - Thương lượng cho lợi - Các chiến lược đàm - phán cho người hợp lý Terri Morrison and Wayne A Conaway, Kiss, Bow or Shake Hands – Avon - Massachusetts, 2006 - Hôn, cúi bắt tay Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler Crucial conversation – Tools for talking when stakes are high, McGrawhill, 2012 – tầm quan trọng - đàm luận - Công cụ cho nói chuyện cá cược cao Getting to Yes – Negotiating Agreement without giving in Fisher.Roger and - Ury.William, 2010 - Đạt Yes - Thoả thuận đàm phán mà khơng đưa Một số cơng trình nghiên cứu nước: “Một đời thương thuyết”– Phan Văn Trường “Đàm phán kinh doanh quốc tế” - GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, 2010 “Nghệ thuật thương lượng” – Phan Quang Định Nguyễn Văn Phúc “Nghệ thuật đàm phán” – Trần Đức Minh “Làm để đàm phán hiệu tạo thành công” – Công Minh, Hà Huy Một số khóa luận trước nghiên cứu đàm phán ký kết hợp đồng xuất kể số khóa luận tiêu biểu như: Nguyễn Thị Cẩm, năm 2016, trường ĐH Huế , khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất hàng may mặc Công ty Cổ phần dệt may Phú Hòa An” luận hệ thống hóa lý luận đàm phán quy trình đàm hợp đồng thương mại quốc tế Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất hàng may mặc công ty cổ phần Dệt may Phú Hòa An Đánh giá chung ưu điểm hạn chế để đưa số giải pháp để hồn thiện q trình đàm phán công ty Tuy nhiên, đề tài đưa chung chung, chủ yếu sâu vào tồn hạn chế chưa sâu vào trọng tâm thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng Phạm Thị Nhung, năm 2015, luận văn tốt nghiệp, trường ĐH Thương Mại “Hồn thiện quy trình thực hợp đồng xuất hàng may mặc sang thị trường Hoa Kỳ công ty TNHH Thương mại Giao nhận vận tải Đại Sơn” Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng quy trình thực hợp đồng xuất hàng may mặc công ty sang thị trường Hoa Kỳ, từ đánh giá tìm tồn nguyên nhân cần khắc phục Cuối đề số giải pháp khắc phục hoàn thiện quy trình thực hợp đồng xuất hàng may mặc công ty TNHH Thương mạivà giao nhận vận tải Đại Sơn sang thị trường Mỹ Tuy nhiên, tác giả đưa phân tích chung chung chưa đưa nhìn cụ thể thực trang quy trình đàm phán ký kêt hợp đồng, mà quy trình thực hợp đồng xuất hàng may mặc Nguyễn Thị Như Quỳnh, năm 2014, trường Đại học Thương Mại “ Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị điện điện tử từ thị trường Đức cơng ty CP cơng nghệ Sicom” Khóa luận đưa số vấn đề đàm phán TMQT quy trình đàm phán TMQT Trên sở lý thuyết tình hình thực tế cơng ty, khóa luận đưa thành công, tồn nguyên nhân đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị điện điện tử từ thị trường Đức công ty CP Sicom Phạm Thị Thanh Hương, năm 2013, trường ĐH Thương Mại luận văn tốt nghiệp “Hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất trực tiếp hàng may mặc sang thị trường Mỹ công ty Kangaroo-TB, chi nhánh công ty TNHH may mặc Vina Kangaroo Thái Bình” Đề tài hệ thống lại vấn đề lý thuyết đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, nhận dạng thành công, vấn đề tồn nguyên nhân vấn đề quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất trực tiếp hàng may mặc sang thị trường Mỹ Từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng Tuy nhiên số liệu cũ chưa có cập nhật với tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất công ty thời điểm Nguyễn Thị Kim Thủy, năm 2013, Đại học Hải Phòng , “Hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng xuất công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng” Nguyễn Thị Hằng, năm 2010, trường ĐH thương mại “Hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng may mặc sang thị trường Mỹ tổng công ty may Đức Giang” Các luận văn, khóa luận nghiên cứu hồn thiện quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế quy trình thực hợp đồng nên mang tầm vi mơ chưa sâu vào quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế với thị trường cụ thể Bên cạnh khóa luận lại tập trung nghiên cứu đối tượng cụ thể doanh nghiệp cụ thể, chưa có khóa luận nghiên cứu quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình Hơn nữa, q trình thực tập chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình em nghiên cứu sâu quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức Vì vậy, khẳng định khóa luận tốt nghiệp“ Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức” tác giả cơng trình nghiên cứu đề tài 1.3 Mục đích nghiên cứu Khóa luận góp phần củng cố kiến thức, số vấn đề đàm phán TMQT quy trình đàm phán TMQT học trường thông qua việc tìm hiểu thực tế hoạt động xuất mặt hàng lạc nhân chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình Trên sở lý thuyết tình hình thực tế cơng ty, khóa luận đưa thành công, tồn nguyên nhân, đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình 1.4 Đối tượng nghiên cứu Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh Cơng ty CP XNK Hòa Bình 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Không gian nghiên cứu: chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình, thị trường Đức - Thời gian nghiên cứu: kết đàm phán giao dịch ký kết hợp xuất mặt hàng lạc nhân giai đoạn 2014- 2016 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu 1.6.1.1 Thu thập liệu sơ cấp - Quan sát thực tế tìm hiểu quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân công ty CP XNK Hòa Bình bao gồm cơng tác: lập kế hoạch, tổ chức thực đàm phán kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau đàm phán - Tiến hành vấn sâu, trực tiếp chị Hoàng Thị Dung kết hợp hỏi vấn đề liên quan - Phương pháp điều tra chọn mẫu: + Lựa chọn mẫu điều tra: Đối tượng điều tra chọn mẫu nghiên cứu gồm nhân viên thuộc công ty + Dự kiến số lượng điều tra phiếu 1.6.1.2 Thu thập liệu thứ cấp - Các giáo trình liên quan có đề cập tới hoạt động xuất khẩu, quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế; số website cung cấp thông tin thực trạng hoạt động nhập thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế doanh nghiệp Việt Nam - Các nguồn thông tin nội công ty: bao gồm số liệu từ bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2014-2016, tài sản cơng ty năm 2015, tình hình sử dụng nguồn nhân lực cơng ty, số liệu hợp đồng xuất sản phẩm ,…được lấy từ cơng ty, đặc biệt phòng kinh doanh xuất nhập q trình thưjc tập cơng ty 1.6.2 Phương pháp phân tích xử lý liệu 1.6.2.1.Phương pháp thống kê tổng hợp Từ nguồn liệu thu thập được, tiến hành thống kê tổng hợp liệu theo mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.6.2.2 Phương pháp phân tích Trên sở thống kê tổng hợp nguồn liệu theo mục tiêu nghiên cứu cụ thể tiến hành phân tích Q trình phân tích sử dụng: - Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ sở lý luận thực tiễn quy trình đàm phán ký kết hợp đồng - Phương pháp phân tích định lượng: Xây dựng thang đo, bảng hỏi cho nghiên cứu, xây dựng thang đo cho nhân tố mô hình Tiếp theo thiết lập bảng hỏi để phục vụ việc điều tra thu thập liệu thực nghiệm nghiên cứu Sau bảng hỏi điều tra sửa chữa xây dựng hoàn thiện tiến hành điều tra để thu thập liệu cho mục đích phân tích Tiến hành phân tích kỹ thuật phân tích Phần phân tích liệu hỗ trợ phần mềm excel để lượng hóa tình hình tốn, tình hình sản xuất kinh doanh 1.7 Kết cấu khóa luận Ngồi lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, khóa luận có kết cấu gồm bốn chương: - Chương 1: Tổng quan quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất - Chương 2: Cơ sở lý luận quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất - Chương 3: Thực trạng quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩumặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình - Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình 10 có hiểu biết rõ nhau, bước vào giai đoạn thuyết phục thỏa thuận ln Cơng ty XNK Hòa Bình cung cấp thơng tin cơng ty q trình hình thành phát triển ( cách ngắn gọn), vị thị trường công ty công ty doanh nghiệp xuất lạc nhân số Việt Nam, nhiều đối tác quốc gia khác tin tưởng làm ăn lâu dài Nga Có thể nói chất lượng sản phẩm tốt khu vực cạnh tranh với đối thủ từ Trung Quốc, Thái Lan, Indonesia, Công ty XNK Hồ Bình u cầu phía bên đối tác Đức cung cấp thêm thông tin quy định xuất nhập khẩu, luật hải quan Đức Sau phía đồn đàm phán bên Đức cung cấp thơng tin cơng ty để đồn đàm phán Việt Nam hiểu rõ thông tin công ty, lý chọn Công ty XNK Hòa Bình đàm phán, vị thế, điểm mạnh cuả cơng ty họ có khả tài vững mạnh, công ty sản xuất thực phẩm lớn Đức, sản phẩm sản xuất tiêu thụ mạnh thị trường Đức khu vực khác, có nhu cầu mở rộng sản xuất nên tìm nhà cung cấp  Giai đoạn thuyết phục, nhượng thỏa thuận Tất nội dung cần đàm phán, công ty cố gắng đặt vấn đề cách rõ ràng, để bên đối tác hiểu xác, nhanh chóng vấn đề cần giải Sau có thơng tin cần thiết, hai bên tiến tới đàm phán nội dung hợp đồng tên hàng hóa, giá xuất khẩu, ngày giao hàng,chất lượng, số lượng , thông số tiêu chuẩn chất lượng,địa điểm giao hình thức tốn Tuy nhiên, phía đồn đàm phán Cơng ty XNK Hòa Bình nhấn mạnh vào ba điểm mạnh để đàm phán thuyết phục khách hàng là: Chất lượng, giá cả, thời gian toán Với đối tác Đức đưa lý lẽ thuyết phục khiến họ nhượng nên đồn đàm phán cơng ty CP XNK Hòa Bình đưa điều khoản mà cơng ty mạnh để đàm phán - Về điều khoản tên hàng: Tên tiếng anh Dried Peanut, tên tiếng Việt: Lạc nhân đỏ - ( bóc vỏ), mã HS code: 120220 Chất lượng sản phẩm: Cung cấp đầy đủ thông tin tiêu chuẩn chất lượng chứng từ chứng minh chất lượng phần chuẩn bị nội dung 43 - Giá cả: Giá cạnh tranh so với công ty nước: công ty Minh Hải, công ty DVHH Sao Việt giá 1400-1500USD/tấn, so với đối thủ cạnh tranh nước Thái Lan Trung Quốc Tuy Trung Quốc có giá cạnh tranh so với cơng ty XNK Hòa Bình chất lượng lạc nhân lại không bằng, lạc nhân Việt Nam trồng vùng đất hưởng gió Lào nắng nóng, tổng tích ơn hàng năm lớn nên củ lạc hạt lạc căng tròn, màu hồng sẫm, hàm lượng chất béo - protein cao Thời gian toán: Được toán chậm, tức khách hàng nhận hàng xong tốn khách hàng phải trả tiền chậm sau 12 tháng kể từ ngày nhận hàng Trong giai đoạn hai bên cố gắng thuyết phục đối phương đồng ý với phương án Nội dung quan tâm giá thơng số chất lượng, mẫu mã Vấn đề giá công ty cố gắng giữ vững lập trường để có giá xuất phù hợp với công ty đồng thời đảm bảo yêu cầu tiêu chuẩn mà đối tác đề Trong đàm phán, có bất đồng hai bên giá hàng hóa, cơng ty tiến hành xem xét xác định lại mức giá cho hợp lý với hai bên Việc xác định lại giá phải phù hợp loại sản phẩm, giá thị trường giá đối thủ cạnh tranh Nếu đối tác nhập với số lượng lớn hàng hóa, cơng ty thường có sách giảm giá trích phần trăm hoa hồng tùy số lượng giá trị hợp đồng Cụ thể đàm phán ký kết hợp đồng xuất lạc nhân đỏ chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình với đối tác đến từ thị trường Đức, bên đối tác đưa mức giá 1,4 USD/ kg, giá bao gồm cơng hồn thiện, đóng gói sản phẩm thùng carton.Với mức giá này, công ty đồng ý được, công ty đồng ý với mức giá 1,8 USD/1kg Do chênh lệch giá hai bên không lớn nên hai bên dễ đến thỏa thuận với mức giá xuất 3USD/1kg bao gồm cơng hồn thiện đóng gói sản phẩm, thùng carton Ngoài nội dung hai bên đàm phán nội dung ngày giao thành phẩm, nguồn ngun liệu quy cách hàng hóa, Q trình hai bên cố gắng đưa lý lẽ bảo vệ lập trường, lợi ích công đối tác, trọng vào lợi ích cốt lõi đằng sau lập trường để tìm thỏa thuận tối ưu, đơi bên có lợi Khi đàm 44 phán với đối tác Đức, đồn đàm phán cơng ty phải đưa lý lẽ xác đáng để thuyết phục họ khía cạnh để họ chấp nhận với điều khoản hợp đồng Các thành viên đoàn đàm phán chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình sử dụng tốt kỹ đàm phán: kỹ lắng nghe, quan sát, kỹ đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, để thuyết phục đối tác, bảo vệ lợi ích Nhưng thực tế cho thấy việc đàm phán công ty với đối tác nước ngồi khơng dễ dàng Trong đa số đàm phán, địa điểm tổ chức đàm phán sở đối tác với sở hạ tầng mạng lưới thông tin đại nhiều, vị công ty thường thấp đối tác, nên công ty thường phải nhượng nhiều 3.3.3 Kết thúc đàm phán Kết thúc đàm phán, công ty CP XNK Hòa Bình Hà Đơng đối tác tổng hợp lại điều khoản đàm phán Sau thống hầu hết nội dung hợp đồng, công ty đối tác đến thỏa thuận cuối cùng, tiến hành ký kết hợp đồng cách nhanh chóng Hợp đồng soạn thảo theo mẫu có sẵn, chỉnh sửa trỉnh sửa trình đàm phán cho phù hợp với lợi ích bên, cuối đến ký kết hợp đồng hoàn chỉnh 45 Bảng 3.6 Tình hình đàm phán ký ký kết hợp đồng công ty năm 2016 Chỉ tiêu Số lượng đàm phán Số hợp đồng ký kết Tỷ lệ hợp đồng ký Đơn vị tính Số lượng Lần 12 HĐ 10 % 83,33 ( Nguồn: Tài liệu chi nhánh công ty CP XNK Hòa Bình) Cả hai bên đàm phán tinh thần hợp tác, thương lượng kết thúc đàm phán công ty thường ký hợp đồng Trong năm 2016 công ty đàm phán 12 lần ký kết 10 hợp đồng tương đương với 83,33%, chiếm tỷ lệ cao có đàm phán không thành công nguyên nhân khách quan hai bên thỏa thuận chấp nhận phương án đối phương, chủ yếu giá hai bên đưa chênh lệch 3.3.4 Kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm Hiện nay, sau đàm phán thành công, công ty tiến hành tiến hành họp nhỏ thành viên đoàn để tiến hành đánh giá hiệu đàm phán Hiệu xác định dựa việc so sánh kết đạt với mục tiêu đề ra, xem xét đạt được, chưa được, tìm hiểu nguyên nhân rút kinh nghiệm cho đàm phán sau Qua đó, đàm phán viên cơng ty có thêm kinh nghiệm tự rút học cho thân Tuy nhiên họp sau đàm phán có quy mơ nhỏ, diễn nhanh chóng, kết họp chưa lưu lại thành văn bản, dừng lại nhận xét, góp ý miệng thành viên đoàn đàm phán với 3.4 Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình 3.4.1 Những thành tựu đạt công ty Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán Mục đích mục tiêu đàm phán xác định rõ ràng Công ty xác định mục tiêu cần đàm phán thông qua việc xác định tầm quan trọng vấn đề đàm phán sở hợp đồng ký kết với đối tác trước 46 Cơng ty xác định sử dụng linh hoạt đàm phán thử không cứng nhắc việc sử dụng phương thức đàm phán đó, điều giúp cơng ty xử lý tình tốt lúc đàm phán Bước 2: Chuẩn bị đàm phán - Về chuẩn bị thông tin đối tác: Công ty trọng thu thập thông tin khả tài khách hàng, điều giảm thiểu phần rủi ro việc tốn khách hàng, hỗ trợ thơng tin để đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty không bị gián đoạn Trước đàm phán với đối tác công ty chuẩn bị chu đáo thông tin mẫu mã, chất lượng…sản phẩm, thông tin công ty cho đối tác để họ thấy tiềm năng, hấp dẫn công ty đàm phán, tạo lòng tin phía đối tác - Về chuẩn bị nội dung đàm phán: Công ty chuẩn bị tốt nội dung cần thiết hợp đồng xuất lạc nhân giá xuất khẩu, thời gian giao hàng, số lượng, để việc đàm phán không bị trở ngại Chuẩn bị kĩ nội dung đàm phán giúp công ty đàm phán tất nội dung cần thiết để ký kết hợp đồng - Chuẩn bị nhân đàm phán: Nhân đàm phán công ty nhân viên công ty đánh giá tốt họ có trình độ từ đại học trở lên, có khả giao tiếp tốt, ứng biến nhanh với tình huống, người giàu kinh nghiệm có chun mơn nghề nghiệp vững vàng Sự thành công đàm phán phụ thuộc nhiều đến lực nhân đàm phán Địa điểm đàm phán công ty tạo tâm lý thoải mái, tiện nghi, phù hợp cho công ty, khách hàng tham quan cơng ty cần thiết để hiểu rõ công ty Bước 3: Tiến hành đàm phán Trong trình đàm phán, thông tin hai bên cung cấp cho đầy đủ dễ hiểu Qua việc cung cấp thông tin giúp hai bên hiểu quan điểm, lập trường bên Các thành viên đoàn đàm phán vận dụng tốt kỹ cần thiết để đưa quan điểm thuyết phục nhượng đối tác Các thành viên ln biết kết hợp mục đích, mục tiêu thông tin thu thập để đưa nhượng hợp lý 47 Đoàn đoàn đàm phán sử dụng nhiều kỹ chiến lược đàm phán thuyết phục Đoàn đàm phán biết kết hợp nhượng với nhượng đối tác để đàm phán thành công Tỷ lệ hợp đồng sau đàm phán cao, việc soạn thảo ký hợp đồngđược thực sau kết thúc đàm phán khoảng thời gian rủi ro cácvấn đề hợp đồng kiểm tra hợp đồng kĩ trước ký Bước 4: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Sau kết thúc đàm phán, cơng ty có tổ chức kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Những kinh nghiệm thu từ công tác kiểm tra, đánh giá thơng tin quan trọng để cơng ty hồn thiện quy trình đàm phán tốt lần sau 3.4.2 Một số tồn nguyên nhân tồn công ty Mặc dù đạt nhiều thành tựu trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bìnhcũng có số tồn cần khắc phục như: Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán Lập kế hoạch chiến lược tức biện pháp chiến lược, kĩ thuật cụ thể cho nội dung đàm phán để đạt mục tiêu đề không công ty quan tâm,đây thiếu sót cơng ty.Cơng ty quan tâm đến việc xác định mục tiêu, mục đích chiến lược đàm phán mình, mà chưa thực quan tâm tới mục đích, mục tiêu chiến lược đối tác Công ty khơng có kế hoạch cụ thể cho hợp đồng khác mà tất đơn đặt hàng thực giống Việc thực lặp lặp lại cách đàm phán cho khách hàng khác làm cho nhân viên không linh hoạt cơng việc chí dễ dẫn đến sai sót khơng kiểm tra lại thơng tin sử dụng trước đối tác Bước 2: Chuẩn bị đàm phán Các thông tin chung thị trường thơng tin tình hình kinh tế, trị, pháp luật, văn hóa, tập qn kinh doanh… khơng công ty chuẩn bị kỹ trước đàm phán 48 Thơng tin đối tác cơng ty tìm hiểu kĩ lực tài yếu tố khác cơng ty biết tên, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh Nguồn thu thập thông tin đối tác hạn chế thụ động, chủ yếu đối tác cung cấp độ tin cậy không đảm bảo Đối với đối tác quen thuộc công ty không lưu trữ tài liệu đối tác mà dựa vào kinh nghiệm từ đàm phán trước Nhân đàm phán đối tác không công ty quan tâm chuẩn bị, thiếu sót lớn công ty Trong khâu chuẩn bị nội dung đàm phán, nội dung đàm phán không xếp theo thứ tự quan trọng mà tùy vào đối tác cung cấp thơng tin trước, thơng tin sau để đàm phán, điều làm cho công ty thụ động Cơng ty khơng có chuẩn bị chun gia pháp lý đàm phán gặp số vấn đề pháp lý mà hai bên tranh chấp thời gian việc giải vấn đề Bước 3: Tiến hành đàm phán Đa số đàm phán, công ty ln nhượng khách hàng điều làm cho cơng ty bị thiệt thòi đồng thời làm cho đối tác đòi hỏi nhượng từ phía cơng ty lần đàm phán sau Bước 4: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Sau kết thúc đàm phán, cơng ty có họp lại để đánh giá đàm phán xảy họp thực thời gian ngắn người ghi lại vào sổ cá nhân khơng hình thành văn chung để lưu lại tài liệu chung công ty  Ngun nhân • Ngun nhân chủ quan - Cơng ty khơng chủ động tìm kiếm thơng tin đối tác mà thường có thơng tin từ khách hàng quen biết giới thiệu Những thông tin cụ thể thường đối tác chủ động cung cấp công ty hỏi đối tác giai đoạn trao đổi Vì vậy, thông tin đối tác công ty thường chung chung đơn giản Đây hạn chế - cơng ty dẫn tới tính chủ động đàm phán Khách hàng chủ yếu khách hàng lâu năm nên q trình đàm phán đơi có thái độ chủ quan công ty Hiện công ty khẳng định việc đàm phán không thành công chủ yếu giá hai bên đưa chênh lệch Tuy nhiên lý tiềm 49 ẩn chuẩn bị không kĩ công ty dẫn đến hiểu lầm, vướng mắc - đàm phán Hiện nay, số lượng nhân viên phòng xuất nhập chi nhánh cơng ty XNK Hòa Bình khối lượng công việc lớn Thiếu nhân nguyên - nhân dẫn tới hạn chế Khách hàng công ty đa số khách hàng hàng quen biết lâu năm nên công ty - thường chủ quan việc lập kế hoạch, đàm phán ký kết hợp đồng Tuy thành viên tham gia đàm phán có lực nhiều kinh nghiệm lại bị hạn chế khả giao tiếp tiếng anh, nên không hiểu trực tiếp đối tác mà phải qua phiên dịch nên việc xử lý tình đàm phán bị gián • - đoạn Nguyên nhân khách quan Cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nước làm cho số lượng hợp đồng xuất công ty giảm Sự suy thoái kinh tế giới tác động vào doanh nghiệp kể doanh nghiệp ngành may mặc chi nhánh công ty XNK Hòa Bình, nhu cầu thị trường giảm sút dẫn tới đơn hàng giảm sút Từ hình thành nên hợp đồng xuất để doanh nghiệp - thực đàm phán ký kết hợp đồng Do thuộc quốc gia khách nên có khác biệt văn hóa, ngơn ngữ, luật pháp… điều làm cho hai bên dẫn tới hiểu lầm, vướng mắc đàm phán ký kết hợp đồng Trên số tồn nguyên nhân tồn quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình Thơng qua ngun nhân cơng ty cần tìm biện pháp hợp lý nhằm khắc phục hạn chế đó, để hồn thiện quy trình đàm phán giúp công ty ký kết nhiều hợp đồng, đẩy mạnh phát triển công ty 50 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG LẠC NHÂN SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HỊA BÌNH 4.1 Định hướng phát triển quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh Cơng ty CP XNK Hòa Bình thời gian tới Trong thời gian tới, Công ty xác định mục tiêu hoạt động xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức - Tiếp tục củng cố mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác Đức, bên cạnh tích cực tìm kiếm đối tác tiềm thỏa mãn nhu cầu đối tượng khách hàng khác - Nâng cao lực, trình độ, kỹ nhân viên công ty đáp ứng yêu cầu ngày cao của nguồn nhân lực đàm phán, đồng thời tích cực nâng cao vị cơng ty bàn đàm phán với đối tác để đạt nhiều quyền lợi - Tăng cường tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp để chủ động nguồn hàng, giá phù hợp với điều kiện kinh doanh công ty nhu cầu khách hàng nước - Trong năm tới 2017-2020 mục tiêu tỷ lệ hợp đồng ký kết 100% - Trong năm 2017 đào tạo 100% cho nhân viên học thêm tiếng anh, đảm bảo đầu nhân viên giao tiếp tiếng anh thành thạo 4.2 Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình 4.2.1 Nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch đàm phán Lập kế hoạch đàm phán phải phù hợp với mục đích, mục tiêu đàm phán, cần quan tâm đến mục đích, mục tiêu đối tác Cơng ty cần có kế hoạch cụ thể cho hợp đồng khác đối tượng diễn biến đàm phán khác nhau, tránh lặp lặp lại kịch bản, khiến cho thành viên đồn làm phán khơng linh hoạt, dẫn đến sai sót 51 4.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho quy trình đàm phán Hệ thống thơng tin có vai trò định đến chất lượng đàm phán Do đó, cơng ty cần nghiên cứu, tìm kiếm, chuẩn bị kỹ thông tin đối tác thị trường Đức Cơng ty cần phải dành khoản chi phí xứng đáng cho việc thu thập xử lý thông tin Công ty cần nắm vững thông tin đối tác, tư cách pháp nhân, cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh, lực tài đối tác, nhân đoàn đàm phán đối tác Công ty chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin đối tác ý đến văn hóa pháp luật đồn đàm phán phía đối tác Đức hiệu đàm phán cao cho thấy thái độ muốn hợp tác công ty họ 4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán cách cụ thể, chi tiết Trước đàm phán, công ty càn chuẩn bị chi tiết nội dung cần đàm phán Trong nội dung đàm phán lại cần phải xác định phương án, trình tự đàm phán, giải pháp giải tình phát sinh Nội dung đàm phán cần đảm bảo đầy đủ, chi tiết, kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, logic; phải đảm bảo kiến thức chun mơn, có chiều sâu nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy Đối với mặt hàng lạc nhân công ty kinh doanh, nội dung ưu tiên đàm phán quy cách phẩm chất sản phẩm, bảo quản,giá Công ty cần chuẩn bị chi tiết nội dung quan trọng, từ công ty nâng cao khả cạnh tranh vị thị trường 4.2.4 Nâng cao lực hiệu tổ chức cho đoàn đàm phán Đối với cơng ty CP XNK Hồ Bình, nguồn nhân lực có vai trò vơ quan trọng nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng thiếu chưa có đủ lực Hiện nay, số lượng nhân viên cơng ty đảm nhận cơng tác người, đàm phán trực tiếp với đối tác bên Đức có người Trong Giám đốc trưởng đồn, người có kinh nghiệm tham gia vào đàm phán với đối tác Đức Do đó, cơng ty cần bổ sung thêm người có lực chun mơn, nữa, cơng ty nên đầu tư kinh phí 52 đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn kinh nghiệm thực tế cho nhân viên thông qua hội thảo, khóa đào tạo ngắn hạn Việc lựa chọn thành viên đoàn đàm phán cần vào lực, nghiệp vụ, trình độ chun mơn,… Cần phân công rõ trách nhiệm người tham gia đàm phán, người đàm phán trực tiếp, chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu,… Công ty gắn quyền lợi nhân viên vào đàm phán để họ làm việc có trách nhiệm hơn, thành viên cần phải kết hợp ăn ý, hỗ trợ cho để tạo ưu bàn đàm phán Khi tiến hành đàm phán với đối tác bên Đức, nhân viên đàm phán công ty phải tiếp cận đối tác cách tự nhiên, thể hiểu biết quan tâm đến đối tác nhằm tạo khơng khí thoải mái dễ chịu hai bên làm quen, gây ấn tượng tốt đẹp với đối tác Trong trình đàm phán, cần cố gắng giữ quyền kiểm soát nội dung, đưa lỹ lẽ xác đáng để thuyết phục đối tác nhượng bộ, tạo chủ động cho công ty 4.2.5 Chuẩn bị đàm phán thử cho đoàn đàm phán Đối với hợp đồng lớn, có giá trị cao cơng ty nên có đàm phán thử trước gặp đối tác Đàm phán thử giúp cho đồn đàm phán dự báo phần tình xảy thực tế Hơn nữa, học thực tế cho nhân viên để nâng cao kỹ đàm phán 4.2.6 Nâng cao vị công ty bàn đàm phán Từ trước tới nay, vị công ty bàn đàm phán thường thấp nhiều so với đối tác bên Đức Để khắc phục tình trạng này, cơng ty CP XNK Hồ Bình cần phải nâng cao lực bàn đàm phán Khơng nâng cao, trình độ, kỹ cho đàm phán viên, cơng ty phải nâng cao khả tài mình, mở rộng mạng lưới thông tin cho phù hơp với đối tác từ thể tầm quan trọng cơng ty hợp đồng 4.2.7 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau đàm phán Để đảm bảo thành công hiệu q trình đàm phán, cơng ty cần thực tốt khâu kiểm tra, giám sát thời điểm, từ lập kế hoạch 53 kết thúc đàm phán Qua đó, sửa chữa thiếu sót tín quy trình đàm phán công ty với đối tác Công ty cần phải xem xét lại tồn quy trình, tìm bước thực hiệu quả, bước thiếu, bước cần bổ sung,… xem xét lợi ích công ty đạt được, lợi ích cơng ty phải nhượng đối tác Từ cơng ty khái qt đươc thành cơng, hạn chế, rút học kinh nghiệm cho lần đàm phán sau Ngoài ra, sau đàm phán, công ty cần tổ chức họp nhằm đánh giá cách khách quan kết đạt được, thẳng thắn nhìn nhận sai lầm, thiếu sót để rút học kinh nghiệm cho lần đàm phán sau 4.3 Một số kiến nghị với Chính phủ ngành có liên quan Để hồn thiện quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất với đối tác công ty Đức, bên cạnh nỗ lực thân cơng ty CP XNK Hồ Bình Chính phủ ngành có liên quan cần có chủ trương sách, phù hợp tạo điều kiện thuận lơi định: - Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp Việt Nam với nước khối Liên minh Châu Âu, có nước Đức thông qua diễn đàn kinh tế Á Âu hay thỏa thuận kinh tế song phương hai nước để doanh nghiệp Việt Nam nói chung cơng ty CP XNK Hồ Bình nói riêng thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác nước Đức - Nâng cao vai trò quan ngoại giao, kết hợp với ban ngành khác để tìm kiếm, hỗ trợ doah nghiệp việc tìm kiếm thơng tin thị trường, đối tác, cập nhật cung cấp kịp thời xác thay đổi luật pháp văn hóa cho doanh nghiêp Việt Nam - Xây dựng môi trường pháp lý minh bạch, rõ ràng, tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích hoạt động xuất nhập khẩu, hoàn thiện thể chế kinh tế cho phù hợp với hệ thống pháp luật thương mại quốc tế giới, phải đảm bảo với thể chế xã hội Việt Nam - Đơn giản hóa thủ tục hành liên quan đến hoạt động xuất thủ tục xuất khẩu, thủ tục hải quan 54 Hiện nay, thủ tục hành nhà nước rườm rà, phức tạp Điều làm cản trở lớn tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp mà cơng ty CP XNK Hồ Bình nằm số Yếu tố cản trở lớn doanh nghiệp hoạt động thương mại quốc tế việc thông quan hải quan Mặc dù thủ tục xuất thông quan hải quan cải cách chưa thực tốt khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn hoạt động thương mại quốc tế - Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp việc đào tạo nguồn nhân lực cho hoạt động thương mại quốc tế nói chung hoạt động đàm phán nói riêng Đặc biệt, việc đưa giao dịch đàm phán thương mại quốc tế vào giảng dạy mơn học thức nhằm trang bị kiến thức định cho thương nhân tương lai từ sinh viên 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Dỗn Kế Bơn- 2010 - giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế- nhà xuất trị hành Đồn Thị Hồng Vân- 2004- đàm phán kinh doanh quốc tế - nhà xuất thống kê Hoàng Đức Thân, Phạm Thái Hưng, Phan Tố Uyên - 2006- giáo trình giao dịch đàm phán kinh doanh - nhà xuất thống kê Một số luận văn tốt nghiệp thư viện trường đại học thương mại: - Phạm Thị Thanh Hương (2013) luận văn tốt nghiệp “Hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất trực tiếp hàng may mặc sang thị trường Mỹ công ty Kangaroo-TB, chi nhánh công ty TNHH may mặc Vina Kangaroo Thái Bình” - Nguyễn Thị Như Quỳnh, năm 2014, trường Đại học Thương Mại “ Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị điện điện tử từ thị trường Đức công ty CP công nghệ Sicom” Một số tài liệu nghiên cứu tình hình kinh doanh chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình giai đoạn 2014-2016 Website thức Bộ Cơng thương Việt Nam : www.moit.gov.vn Website: http://vneconomy.vn Website: http://thuongmaiwto.com 56 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUỐC TẾ ******** ******** THƯ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên giáo viên hướng dẫn: TS Mai Thanh Huyền Đơn vị công tác: Khoa KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ - Đại học Thương Mại Họ tên sinh viên: ĐỒNG THỊ MAI Mã sinh viên: 13D130240 Lớp: K49E4 Tên đề tài: “Quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất mặt hàng lạc nhân sang thị trường Đức chi nhánh công ty cổ phần xuất nhập Hòa Bình” Đơn vị thực tập: Chi nhánh cơng ty CP XNK Hòa Bình Hà Đơng Sau q trình hướng dẫn, tơi có nhận xét sinh viên Đồng Thị Mai sau: Quá trình thực khóa luận sinh viên: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Chất lượng khóa luận: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………3 Kết luận Tơi đồng ý để sinh viên Đồng Thị Mai nộp khóa luận tốt nghiệp đề nghị môn tiến hành đánh giá khóa luận tốt nhiệp theo quy định Hà Nội, ngày…… tháng……… năm 2017 Người hướng dẫn 57