Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG, BIỂU v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG HOA KỲ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ KỸ THUẬT REXCO CHI NHÁNH HÀ NỘI 1 1.1.Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1 1.2.Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2 1.3. Mục đích nghiên cứu 2 1.4.Đối tượng nghiên cứu 2 1.5.Phạm vi nghiên cứu 3 1.6. Phương pháp nghiên cứu 3 1.7. Kết cấu của khóa luận 3 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 4 2.1. Tổng quan về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu 4 2.1.1. Khái niệm về đàm phán trong TMQT 4 2.1.2 Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế 4 2.1.3 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế 5 2.1.4 Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế 6 2.1.5 Các chiến lược đàm phán trong thương mại quốc tế 7 2.1.6 Các phương pháp tiếp cận đàm phán trong thương mại quốc tế 7 2.2. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong TMQT 8 2.2.1. Lập kế hoạch đàm phán 8 2.2.2 Tổ chức đàm phán 9 2.2.3. Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá và rút kinh nghiệm 12 2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng trong thương mại quốc tế 12 2.4.1 Nhân tố môi trường bên trong 12 2.4.2 Nhân tố môi trường bên ngoài 12 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG HOA KỲ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ KỸ THUẬT REXCO CHI NHÁNH HÀ NỘI 14 3.1. Giới thiệu về công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN 14 3.1.1. Tổng quan về công ty 14 3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh của công ty 14 3.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty 15 3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 15 3.2.1. Hoạt động kinh doanh nói chung 15 3.2.2. Hoạt động nhập khẩu giai đoạn 20132015 17 3.3. Phân tích thực trạng quy trình đàm phán nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh Hà Nội 21 3.3.1. Văn hóa đàm phán của Hoa Kỳ 21 3.3.2. Quy trình đàm phán nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh Hà Nội. 23 3.3. Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN 28 3.4.1. Những kết quả đạt được 28 3.4.2. Những hạn chế và tồn tại 29 3.4.3. Nguyên nhân của sự hạn chế 30 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY MÓC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ KỸ THUẬT REXCO CHI NHÁNH HÀ NỘI 31 4.1.Định hướng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tưu kỹ thuật REXCO chi nhánh HN giai đoạn 20162018 31 4.1.1. Định hướng nhập khẩu của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO trong thời gian tới 31 4.1.2. Quan điểm về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN 31 4.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN 32 4.2.1. Tăng cường công tác phân tích tình huống và lập kế hoạch đàm phán 32 4.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho quy trình đàm phán 33 4.2.3.Nâng cao hiệu quả tổ chức nhân sự trong quá trinh đàm phán 34 4.2.4. Chuẩn bị nội dung đàm phán, một cách cụ thể, chi tiết 34 4.2.5.Lựa chọn và sử dụng linh hoạt các kỹ thuật đàm phán 34 4.2.6.Nâng cao thế và lực của công ty trên bàn đàm phán 35 4.2.7. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác 35 4.2.8. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán. 35 4.3. Một số kiến nghị với nhà nước 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 37  

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành vài khóa luận này, em cố gắng , nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu thực tế quy trình đàm phám ký kết hợp đồng nhập công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN dựa kiến thức học trường Đại học Thương Mại Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn giúp đỡ thầy cô khoa Thương mại quốc tế tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em kiến thức để hồn thành khóa luận Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Tiến sỹ Lê Thị Việt Nga- Bộ môn Quản trị tác nghiệp nhiệt tình giúp đỡ,chỉ bảo định hướng cho em suốt q trình thực khóa luận Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban Giám đốc tồn thể nhân viên cơng ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em sưu tầm số liệu, tài liệu, thông tin thời gian thực tập Do kiến thức hạn hẹp thời gian nghiên cứu hạn chế nên chuyên đề em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu công ty giáo viên hướng dẫn để chuyên đề nghiên cứu em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2016 Sinh viên Khổng Thị Thắm MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng Bảng 3.1 Bảng 3.2 Bảng 3.3 Bảng 3.4 Bảng 3.5 Bảng 3.6 Hình 3.1 Tên bảng Trang Kim ngạch nhập hàng hóa cơng ty từ 17 2013-2015 Cơ cấu thị trường nhập máy móc thiết bị cơng 18 ty REXCO Cơ cấu mặt hàng nhập công ty từ năm 19 2013-2015 Cơ cấu mặt hàng nhập từ Hoa Kỳ từ năm 20 2013-2015 Các hình thức đàm phán công ty từ 2013- 2015 26 Bảng tổng hợp kết đàm phán từ 2013-2015 27 Sơ đồ máy tổ chức điều hành công ty 15 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt HN TMQT TB XNK USD WTO Nghĩa Tiếng Anh Nghĩa Tiếng Việt Nghĩa Tiếng Việt Thương mại quốc tế Thiết bị Xuất nhập United States Dollars Đô la Mỹ World Trade Organization Tổ chức thương mại giới CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG HOA KỲ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ KỸ THUẬT REXCO CHI NHÁNH HÀ NỘI 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Trên giới nay, tồn cầu hóa hội nhập quốc tế trở thành xu tất yếu, quốc gia ngày gia tăng hoạt động TMQT Sau Việt Nam gia nhập WTO, số lượng hàng hóa xuất nhập gia tăng khơng ngừng, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Việt Nam mở rộng mối quan hệ hợp tác, giao lưu, buôn bán với quốc gia giới Trong hoạt động TMQT, đàm phán khâu quan trọng giúp doanh nghiệp giao dịch ký kết hợp đồng thương mại, đảm bỏa hiệu kinh doanh Thực tế cho thấy hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng doanh nghiệp Việt Nam nhiều yếu kém, sai sót Việc nâng cao khả năng, hiệu đàm phán ký kết hợp đồng TMQT trở thành vấn đề mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh Hà Nội doanh nghiệp nhà nước có quy mô không lớn, lĩnh vực hoạt động kinh doanh xuất nhập vật tư kỹ thuật cơng ty lớn, có quy mơ, phạm vi hoạt động rộng, có chi nhánh Hà Nội chi nhánh tỉnh phía Nam Hịa xu phát triển hội nhập, doanh nghiệp kinh doanh khác nước, công ty chủ động phát triển đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh để phục vụ cách tốt cho nhu cầu tiêu dùng sản xuất nước Tăng cường đẩy mạnh mối quan hệ, kí kết nhiều hợp đồng thương mại lớn mở rộng thị trường thu mua Công ty thường thu mua, nhập từ nước như: Hoa Kỳ, Pháp, Đức, Nhật Bản, Anh Các sản phẩm thiết bị máy móc cơng ty chủ yếu nhập nước ngoài, việc đàm phán với đối tác nước ngồi có ý nghĩa vô quan trọng, định thành công hay thất bại trog hoạt động kinh doanh cơng ty Trong q trình thực tập cơng ty, em nhận thấy bên cạnh thành công đạt được, cơng ty gặp khơng khó khăn trong trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập vấn đề giá cả, nhân Do em lựa chọn đề tài “ Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ cơng ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN” 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Qua tìm hiểu thư viện trường Đại học Thương Mại, em biết chưa có luận văn anh chị khóa trước nghiên cứu quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ cơng ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN Một số luận văn, khóa luận có liên quan : - Tường Hương Giang, năm 2010, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập nhựa đường công ty TNHH nhựa đường Petrolimex - Nguyễn Tạ Thanh Quang- Luận văn tốt nghiệp- “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” - Đỗ Thị Lê - Luận văn tốt nghiệp- “Quản trị trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hóa chất từ thị trường Trung Quốc công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt” Qua em xin khẳng định khóa luận em hồn tồn khác với luận văn, khóa luận năm trước trường Đại học Thương Mại, mặt hàng nhập em thiết bị máy móc cơng ty mà em thực tập công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN, hoàn tồn khác với đề tài trước 1.3 Mục đích nghiên cứu Khóa luận góp phần củng cố kiến thức, số vấn đề đàm phán TMQT quy trình đàm phán TMQT học thơng qua việc tìm hiểu thực tế cơng ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN Trên sở lý thuyết tình hình thực tế cơng ty, khóa luận đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ công ty REXCO chi nhánh HN 1.4 Đối tượng nghiên cứu Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ cơng ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN 1.5 Phạm vi nghiên cứu Không gian nghiên cứu: công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN Thời gian nghiên cứu: kết đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ cơng ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN từ năm 2013-2015 1.6 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập liệu sơ cấp - Quan sát thực tế quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ, bao gồm: công tác lập kế hoạch, tổ chức thực đàm phán kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau đàm phán - Thu thập nguồn liệu bên doanh nghiệp từ năm 2013-2015 phòng Hợp đồng xuất nhập khẩu, phịng Kế tốn, bao gồm báo cáo tài từ năm 2013-2015, số liệu cấu nhập Phương pháp tổng hợp liệu: - Phương pháp thống kê: Liệt kê đưa vào bảng phân tích liệu thu doanh nghiệp thơng qua phịng Tài chính- Kế tốn, Phịng Hợp đồng xuất nhập - Phương pháp phân tích: Dựa vào yếu tố ngoại cảnh tác dộng đến doanh nghiệp đưa suy luận thực tiễn 1.7 Kết cấu khóa luận Ngồi lời mở đầu, lời cám ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo khóa luận bao gồm bốn chương, cụ thể sau: - Chương 1: Tổng quan quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN - Chương 2: Cơ sở lý luận quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập - Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN - Chương 4: Một số giải pháp đề xuất nhằm hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 2.1 Tổng quan đàm phán ký kết hợp đồng nhập 2.1.1 Khái niệm đàm phán TMQT Trong thực tiễn nghiên cứu có nhiều khái niệm đàm phán nói chung khái niệm đàm phán Thương mại Quốc tế nói riêng Theo Roger Fisher William Ury: “Đàm phán phương tiện để đạt điều mong muốn từ người khác Đó trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt thỏa thuận bạn phía có lợi ích chung số lợi ích đối kháng” Theo Joseph Burnes: “Đàm phán thảo luận hai hay nhiều bên để đến mục đích chung đạt thỏa thuận vấn đề ngăn cách bên mà không bên đủ sức mạnh – có sức mạnh khơng muốn dung sức mạnh để giải vấn đề ngăn cách đó” Thực chất, đàm phán khoa học, nghệ thuật sử dụng kỹ giao dịch đến mức thục, điêu luyện, bao gồm khả thuyết phục chấp nhận thuyết phục, khả sử dụng tiểu xảo đàm phán, khơn khéo q trình thỏa hiệp lợi ích thống mặt đối lập để giải bất đồng tồn để đến ký kết hợp đồng mua bán mà bên có lợi (PGS.TS Dỗn Kế Bơn (Chủ biên), 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp Thương mại Quốc tế, NXB Chính trị - Hành chính) Một khái niệm đàm phán thương mại quốc tế nhiều người chấp nhận là: “Đàm phán thương mại quốc tế trình mà bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống mối quan tâm chung quan điểm bất đồng để đến hợp đống thương mại (PGS.TS Dỗn Kế Bơn (Chủ biên), 2008, Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Thống Kê) 2.1.2 Đặc điểm đàm phán thương mại quốc tế - Các bên tham gia đàm phán có hai bên có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác Trong trình đàm phán khơng lợi ích doanh nghiệp mà cịn lợi ích quốc gia - Các bên tham gia đàm phán có quốc tịch khác thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác - Các bên tham gia đàm phán khác thể chế trị dẫn đến khác quan điểm, lập trường, tư tưởng tính dân tộc đề cao - Trong trình đàm phán có gặp gỡ hệ thống pháp luật khác Cùng tượng có cách giải thích đưa kết luận khác nhau, điều có ảnh hưởng lớn đến trình thực hợp đồng sau dễ dàng tạo rủi ro cho hoạt động kinh doanh - Trong đàm phán thương mại quốc tế có gặp gỡ văn hóa, phong tục, tập qn khác Nó hình thành nên tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán cách thức sử dụng chiến thuật, định đàm phán khác 2.1.3 Các nguyên tắc đàm phán thương mại quốc tế - Chỉ đàm phán xuất vùng thỏa thuận đàm phán: Trong kinh doanh thương mại, người ta tiến hành đàm phán bên chưa thống với điều kiện thương mại Giữa bên cần phải có vùng thỏa thuận mâu thuẫn tồn - Đảm bảo lợi ích bên tham gia đàm phán : Khi ký kết hợp đồng kinh tế, chủ thể phải đảm bảo nội dung hợp đồng có tương xứng quyền nghĩa vụ nhằm đáp ứng lợi ích kinh tế bên, q trình đàm phán cần tối đa hóa lợi ích chung giảm thiểu xung đột lợi ích bên, từ đến giải pháp chấp nhận lẫn - Kết hợp tính khoa học nghệ thuật đàm phán: Trong đàm phán cần phải tiến hành cách khoa học theo quy trình chặt chẽ, với đối sách thích hợp Người đàm phán cần ứng xử linh hoạt, sử dụng kỹ để nâng đàm phán trở thành nghệ thuật, nâng cao hiệu hoạt động đàm phán - Tập trung vào quyền lợi khơng phải lập trường, quan điểm: Trong q trình đàm phán phải biết tách cảm xúc khỏi vấn đề đàm phán, trọng đến quyền lợi mà tập trung vào lập trường Nhưng vấn đề phụ thuộc nhiều vào yếu tố văn hóa, phong cách, tính cách người đàm phán - Kiên bảo vệ tiêu chuẩn khách quan: Khi đàm phán với nhữngngười bảo vệ lập trường riêng tốt kiên đảm bảo thỏa thuận phải phản ánh tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ thuộc vào lập trường bên Từ chấp nhận giải pháp cơng cho cho hai bên 2.1.4 Các hình thức đàm phán thương mại quốc tế - Đàm phán trực tiếp Đàm phán trực tiếp thương mại quốc tế hoạt động đàm phán mà người mua (hoặc bán) thoả thuận, bàn bạc trực tiếp (hoặc thông qua thư từ, điện tín với người bán (hoặc người mua) hàng hoá, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức tốn Đàm phán trực tiếp bao gồm số hình thức sau: + Đàm phán qua thư tín: Đàm phán qua thư tín hinh thức đàm phán lâu đời Giao dịch qua thư tín tiết kiệm nhiều chi phí, giao dịch với nhiều khách hàng nhiều nước khác nhau, thường bước khởi đầu đàm phán nhằm trì mối quan hệ lâu dài Tuy vậy, đàm phán qua thư tín thường khó kiểm sốt ý đồ đối tác, địi hỏi thời gian dài, dễ hội kinh doanh + Đàm phán qua điện thoại: Ngày giao dịch qua điện thoại phương thức sử dụng phổ biến, đặc biệt với giao dịch có độ tin cậy cao Giao dịch điện thoại đảm bảo khẩn trương, chớp thời cơ, sử dụng doanh nghiệp sợ bị lỡ hội kinh doanh, để xác nhận vài chi tiết hợp đồng Song cước phí cao, thời gian gọi hạn chế nên thảo luận chi tiết vấn đề qua điện thoại Hơn bàn bạc qua điện thoại không để lại chứng hợp pháp, thường đối tác tin cậy giao dịch phương pháp + Đàm phán cách gặp gỡ trực tiếp: Đây hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng Hình thức đàm phán đẩy nhanh tốc độ giải vấn đề hai bên nhiều lối cho đàm phán thư tín điện thoại kéo dài q lâu mà khơng có kết Hình thức thường dùng đàm phán hợp đồng lớn, có tính chất phức tạp Việc hai bên buôn bán gặp gỡ trực tiếp với tạo điều kiện cho việc hiểu biết tốt trì quan hệ tốt lâu dài với - Đàm phán gián tiếp Là phương thức giao dịch hai bên mua bán phải thông qua người thứ để ký kết thực hợp đồng Đàm phán gián tiếp gồm số hình thức như: + Mơi giới: Là loại trung gian đơn bên mua bên bán, họ không đại diện cho quyền lợi bên nào, khơng chịu trách nhiệm pháp lý, họ tìm người mua, người bán tạo điều kiện hai bên gặp nhau, tự đàm phán ký kết hợp đồng + Ủy thác mua bán hàng hóa: Là phương thức người ủy thác giao cho người nhận ủy thác mua bán hàng hóa nhân danh người ủy thác + Đại lý mua bán hàng hóa: Là người hoạt động nhân danh với chi phí người ủy thác để ký kết thực hợp đồng Quan hệ người ủy thác với đại lý quan hệ hợp đồng đại lý 2.1.5 Các chiến lược đàm phán thương mại quốc tế - Chiến lược đàm phán kiểu cứng: Là chiến lược đàm phán nhà đàm phán theo đuổi lợi ích mà khơng quan tâm đến lợi ích phía đối tác, họ sử dụng phương pháp thái độ cứng rắn để đè bẹp đối phương - Chiến lược đàm phán kiểu mềm: Trong chiến lược nhà đàm phán coi đối tác bè bạn, họ tỏ tin cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhường nhịn, trọng đến việc xây dựng trì mối quan hệ hai bên - Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc: Trong chiến lược nhà đàm phán chủ trương cơng việc cứng rắn cịn người ơn hồ, tách rời công việc với người Sử dụng chiến lược kiểu phải coi đối tác đồng nghiệp để giải cơng việc tinh thần bình đẳng, hợp tác có lợi 2.1.6 Các phương pháp tiếp cận đàm phán thương mại quốc tế - Cách thức tiếp cận kiểu thua – thắng: Là cách tiếp cận bên chủ động bên thua, sẵn sàng nhượng tạo hội thuận lợi cho đối tác thắng Đàm phán theo cách thức giúp doanh nghiệp tạo cảm giác dễ chịu ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, góp phần củng cố phát triển mối quan hệ - Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua : Hay gọi cách tiếp cận kiểu phân chia việc bên cố gắng dung chiến lược thủ thuật để phân chia lợi 10 qua điện thoại thời gian gần mang lại hiệu mà cịn giúp cơng ty tiết kiệm khoản chi phí đáng kể * Kết thúc đàm phán Bảng 3.6: Bảng tổng hợp kết đàm phán từ 2013- 2015 Đơn vị tính: đàm phán Đối tác Kết đàm phán 2013 2014 Thàn Thất Thàn Thất 2015 Thành Thấ h công bại h công bại công Hãng Labnet 3 Hãng Geokon 2 Hãng Thermo Scientific 1 Hãng Agilent 1 Tổng (Nguồn: Báo cáo tổng hợp phòng kinh doanh XNK ) t bại 0 0 Theo báo cáo phòng kinh doanh XNK số lượng giao dịch đàm phán cơng ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO đối tác Hoa Kỳ liên tục tăng lên Năm 2013 tổng số đàm phán công ty giao dịch có đàm phán thành công đàm phán thất bại Năm 2014 tổng số đàm phán có đàm phán thành cơng có đàm phán thất bại Năm 2015 tổng số đàm phán tăng lên khơng có đàm phán thất bại Số lương giao dịch đàm phán thành công, bên đến thỏa thuận ký kết hợp đồng tăng lên đồng thời số đàm phán không đên thỏa thuận chung giảm xuống chứng tỏ kinh nghiệm đàm phán công ty ngày nâng cao 3.2.2.3 Kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm Sau đàm phán cơng ty lại họp đánh giá kết đàm phán, xem xét đạt được, chưa đạt Qua đàm phán, đàm phán viên có thêm kinh nghiệm tự rút học cho thân Chẳng hạn sau đàm phán không thành công công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO với hãng Labnet năm 2013 cơng ty nhân mặt cịn yếu cơng tác đàm phán ý đến mục tiêu đàm phán công ty mà chưa quan tâm đến đối tác hai bên khó đến thỏa 30 thuận chung Cũng từ việc nhận mặt hạn chế mà lần đàm phán sau công ty sẵn sàng nhượng để đối tác đạt mục tiêu họ mong muốn mà cơng ty có lợi 3.3 Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN 3.4.1 Những kết đạt Qua trình điều tra, vấn trực tiếp, tổng hợp phân tích thơng tin thu thập từ cán cấp cao công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN, em có kết đánh giá cơng tác quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập sản phẩm với đối tác Hoa Kỳ công ty thời gian gần sau: - Trong trình đàm phán với đối tác Hoa Kỳ, công ty củng cố mối quan hệ với đối tác cũ tạo dựng thêm nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác tạo dựng uy tín, lịng tin họ - Trong công tác lập kế hoạch đàm phán, công ty xác định mục tiêu cần đàm phán mục tiêu đàm phán công ty lập sở hợp đồng ký kết trước đó, thơng tin từ số cơng ty khác, có kết hợp với điều kiện cụ thể cơng ty Nói chung thời gian gần đây, mục tiêu đàm phán xác định đàm phán với đối tác đạt kết mong đợi - Công tác chuẩn bị cho đàm phán công ty tương đối tốt Cụ thể: + Trong trình đàm phán, thành viên đoàn đàm phán vận dụng tốt kỹ cần thiết để đưa ý kiến, thuyết phục nhượng đối tác Công ty chấp nhận mua hàng hãng Labnet với số lượng lớn dự kiến bù lại phía đối tác phải chấp nhận giảm 5% giá trị hợp đồng cam kết không tăng giá vịng năm - Các hình thức đàm phán cơng ty sử dụng linh hoạt, hồn tồn phù hợp với điều kiện hồn cảnh cơng ty với đối tác Hoa Kỳ, phù hợp 31 với thương vụ Trong việc lựa chọn hình thức đàm phán, công ty luôn trọng tới việc tiết kiệm khoản chi phí tới mức tối đa mà mang lại hiệu cao công việc - Sau hồn thành q trình đàm phán, cơng ty có tiến hành đánh giá kết đạt chưa đạt đàm phán để tìm nguyên nhân khắc phuc 3.4.2 Những hạn chế tồn Mặc dù thời gian qua công ty đạt kết khả quan trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm với đối tác Hoa Kỳ song tồn nhiều vấn đề bất cập mà cơng ty cần phải có biện pháp khắc phục Cụ thể là: - Việc lập kế hoạch đàm phán cịn sơ sài gây khó khăn đàm phán - Cán đàm phán cơng ty có lực trẻ nên thiếu kinh nghiệm nên nhiều bị đối tác lấn lướt, bị rơi vào trạng thái lung túng trước chiến thuật đối tác - Các thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhiên việc phân tích thơng tin tiến hành chưa hiệu gây thiệt hại cho công ty số vụ đàm phán Thông tin thu thập khơng có hệ thống lưu trữ xử lý phân tích nên nhiều thơng tin bị mát công ty lại tốn khoản chi phí để thu thập lại - Cơng ty khơng tiến hành phân tích tình đàm phán giả định tiến hành cho cán đàm phán thực hành thử nên đến thực cán đàm phán bị lúng túng đối tác đưa chiến thuật gây sức ép - Hiện nay, sau đàm phán, cơng ty có buổi họp đánh giá kết đàm phán chưa rút kinh nghiệm cho đàm phán - Trong khâu lập kế hoạch đàm phán, công ty trọng đến việc xác định mục đích, mục tiêu đàm phán, chiến lược đàm phán mình; mà cịn quan tâm đến mục đích, mục tiêu, chiến lược đàm phán đối tác 3.4.3 Nguyên nhân hạn chế * Nguyên nhân chủ quan - Do hạn chế quy mô nguồn vốn, kinh phí dành cho cơng tác giao dịch đàm phán công ty cổ phần XNK vật tư kỹ Thuật REXCO chi nhánh HN 32 không nhiều, chưa thật hợp lý với yêu cầu thực tiễn, nên việc thu thập, tìm kiếm thơng tin gặp nhiều khó khăn, hiệu đạt chưa cao Hiện công ty tập trung tìm hiểu thơng tin sản phẩm, cịn thơng tin đối tác chủ yếu có thông qua nhà môi giới đối tác cũ - Việc thiếu nhân tham gia đàm phán ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu công tác giao dịch đàm phán công ty Tất đồn đàm phán cơng ty phải giám đốc trực tiếp dẫn dắt, tồn cơng ty có người có kinh nghiệm khả tham gia công tác đàm phán với tất đối tác công ty * Nguyên nhân khách quan - Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới tồn trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập công ty khác biệt văn hóa phong tục tập quán Việt Nam với đối tác nước ngoài, gây hiệu lầm vướng mắc hai bên tiến hành đàm phán - Sự khác biệt hệ thống pháp luật gây khơng khó khăn cho cơng ty Các đối tác nước ngồi thường cho luật pháp Việt Nam chưa bám sát thực tiễn kinh doanh quốc tế, nên thường áp đặt luật họ vào hợp đồng, gây nhiều bất lợi cho công ty 33 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY MÓC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ KỸ THUẬT REXCO CHI NHÁNH HÀ NỘI 4.1.Định hướng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ cơng ty cổ phần XNK vật tưu kỹ thuật REXCO chi nhánh HN giai đoạn 2016-2018 4.1.1 Định hướng nhập công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO thời gian tới Mục tiêu cho hoạt động nhập sản phẩm công ty cỏ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO thời gian tới: - Tăng cường tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp thiết bị máy móc từ thị trường nước ngồi có chất lượng, giá phù hợp với điều kiện kinh doanh công ty nhu cầu khách hàng nước - Nâng cao lực, kỹ nhân viên để đáp ứng yêu cầu ngày cao nguồn nhân lực đàm phán, đồng thời tích cực nâng cao vị công ty bàn đàm phán với đối tác để đạt nhiều quyền lợi - Tiếp tục củng cố mối quan hệ làm ăn lâu năm với đối tác cũ tích cực tìm kiếm nhà cung cấp nhằm tìm kiếm sản phẩm, mẫu mã giảm thiểu phụ thuộc nguồn cung ứng vào số nhà cung cấp định 4.1.2 Quan điểm quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN Hoạt động đàm phán để ký kết hợp đồng nhập Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN vơ quan trọng, tất sản phẩm mà công ty kinh doanh hầu hết nhập từ thị trường nước Đàm phán hiệu giúp công ty ký kết hợp đồng tốt, nâng cao hiệu kinh doanh nhập Do đó, thực tốt quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu, từ khâu lập kế hoạch, tiến hành đàm phán khâu kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm phần giúp công ty đạt mục tiêu đề 34 - Lập kế hoạch phải tiến hành sau phân tích tình mơi trường đàm phán Các kế hoạch thiết cụ thể khâu phải đảm bảo tính hợp lý cho điều kiện cụ thể - Mở rộng kênh thu thập thông tin, đảm bảo thu thập đủ thông tin sản phẩm, cung cầu thị trường, đặc biệt thông tin đối tác, giúp công ty tiến gần đến kết nhanh chóng - Tổ chức đàm phán: Phải thu thập xử lý thông tin hiệu quả, cung cấp thơng tin xác, kịp thời đảm bảo độ tin cậy cho đàm phán Các thành viên đồn đàm phán phải có kinh nghiệm, lực đàm phán, phản ứng linh hoạt, khéo léo trước tình phát sinh, có khả thuyết phục đối tác, đảm bảo lợi ích cơng ty, phân rõ quyền hạn trách nhiệm thành viên đoàn - Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm: Sau lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá kết đạt cách khách quan, thẳng thắn nhìn nhận tồn nguyên nhân thất bại đàm phán để từ rút học kinh nghiệm cho đàm phán 4.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN 4.2.1 Tăng cường công tác phân tích tình lập kế hoạch đàm phán Phân tích tình đàm phán: Trong bước nhà đàm phán phải lập kế hoạch cân nhắc dàn ý, phác thảo tình giao dịch đàm phán Trước tiên cần phải xác định mục tiêu đàm phán mình, sau xem xét đến yếu tố mơi trường thị trường, dự báo vấn đề nảy sinh liên quan đến hàng hóa như: tỷ giá hối đối, giá cả, vận chuyển, cam kết đối tác… Sau đánh giá môi trường xung quanh trên, công ty cần phải tập trung vào mục đích cần đạt xếp thứ tự ưu tiên cho mục tiêu Trên sở xác định kế hoạch giao dịch đàm phán, đưa vấn đề quan trọng thảo luận Đồng thời cần phải dự đoán phản ứng đối tác: đối tác nhượng đến mức nào, ta chịu nhượng để điều chỉnh quan điểm 35 họ bao nhiêu… Công việc giúp công ty chủ động giao dịch đàm phán Lập kế hoạch cho đàm phán: Việc lập kế hoạch đảm bảo cho cơng ty dự tính nguy xảy ra, chừng bên đối tác đề nghị thiết lập chiến lược đàm phán thích hợp nhằm giảm bất lợi gặp phải Nội dung việc lập kế hoạch bao gồm: - Xác định mục tiêu - Định dạng mục tiêu: sở mục đích mình, cơng ty cần định mục tiêu cụ thể - Lập kế hoạch hành động cho mục tiêu cụ thể - Xác định phương án thay tốt cho mục tiêu - Chuẩn bị công cụ tiến hành cần thiết Công ty cần phải tăng cường, nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch đàm phán thông qua việc đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thông tin, tăng khả thành công nhà quản trị cách nâng cao, bồi dưỡng khả nắm bắt, phân tích dự báo trước thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn trình thực mục tiêu đàm phán, từ chủ động có giải pháp nắm bắt thời hạn chế rủi ro 4.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho quy trình đàm phán Trước đàm phán cơng ty cần phải tìm kiếm chuẩn bị kỹ thông tin đối tác thơng tin khả tài chính, nguồn nhân lực, uy tín hình ảnh thương trường quốc tế,…Cơng ty cần phải giành khoản kinh phí xứng đáng cho công tác thu thập thông tin cần thiết trước đàm phán Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác phải xác định thông tin từ nguồn có giá trị cao, có độ tin cậy, có tính cập nhật Cơng ty khơng nên chủ quan việc tìm hiểu thơng tin đối tác Hoa Kỳ cho dù là đối tác quen biết từ trước, cơng ty nên tìm hiểu thật kỹ thông tin đối tác thơng tin cần thiết khác để bảo vệ bàn đàm phán 36 Sau thu thập thông tin cần thiết, công ty cần phải kiểm chứng tính phù hợp xác thơng tin trước định Công ty nên giành nhiều thời gian cho việc xử lý thơng tin, phân tích lấy ý kiến tập thể để có thơng tin hiệu cho q trình đàm phán Các thơng tin cần phải lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt thương vụ sau 4.2.3 Nâng cao hiệu tổ chức nhân trinh đàm phán Nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng cơng ty, ln cấp quản lý quan tâm Công ty cần phải thường xuyên tăng cường chất lượng cho nguồn nhân lực, đặc biệt cán bộ, nhân viên văn phịng Có thể nói, nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động đàm phán cơng ty cịn thiếu cịn yếu nên công ty cần phải bổ sung thêm người có kinh nghiệm, có chun mơn, đồng thời tăng cường bồi dưỡng kiến thức kỹ nghiệp vụ cho nhân viên khác Ngồi ra, cơng ty cần phải có chuyên gia pháp lý am hiểu luật để cố vấn cho nhà đàm phán q trình đàm phán để đảm bảo tính pháp lý hợp đồng, tránh tranh chấp, kiện tụng sau làm ảnh hưởng tới quan hệ công ty đối tác 4.2.4 Chuẩn bị nội dung đàm phán, cách cụ thể, chi tiết Mỗi nội dung đàm phán công ty phải đưa phương án đàm phán giải pháp xử lý tình phát sinh Để đảm bảo thành công cho đàm phán yêu cầu nội dung đàm phán phải: - Đầy đủ, chi tiết, cụ thể - Các kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lơgíc, phải loại trừ lý lẽ cịn mập mờ đa nghĩa, chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục - Phải bảo đảm kiến thức chun mơn, có chiều sâu nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy 4.2.5.Lựa chọn sử dụng linh hoạt kỹ thuật đàm phán Với đối tác khác công ty nên lựa chọn sử dụng kỹ thuật đàm phán khác cho phù hợp với đối tác mang lại hiệu cao Các đàm phán viên cần phải luôn tỉnh táo, thận trọng trước đối tác Hoa Kỳ 37 4.2.6 Nâng cao lực công ty bàn đàm phán Từ trước tới nay, vị công ty bàn đàm phán thường thấp so với đối tác Các đàm phán viên chưa thực mềm dẻo q trình đàm phán, cịn lúng túng số trường hợp Để khắc phục tình trạng địi hỏi cơng ty cần phải nâng cao lực bàn đàm phán thơng qua việc bồi dưỡng, đào tạo kỹ đàm phán lý thuyết lẫn thực tế cho đàm phán viên thể cho đối tác thấy tầm quan trọng công ty hợp đồng phải ln dung hịa việc thuyết phục nhượng với đối tác 4.2.7 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác Sau kết thúc đàm phán, dù thành công hay không thành công ty nên tỏ thiện chí với đối tác Mặc dù đàm phán trước khơng thành cơng cơng ty thường xun liên lạc với đối tác để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thu thập thông tin họ 4.2.8 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau đàm phán Để đảm bảo thành cơng hiệu q trình đàm phán, công ty cần thực tốt khâu kiểm tra, giám sát thời điểm, từ lập kế hoạch kết thúc đàm phán Qua kịp thời phát sửa chữa thiếu sót tồn quy trình đàm phán công ty Sau đàm phán công ty cần phải thực nghiêm túc khâu đánh giá rút kinh nghiệm Tiến hành tổng kết làm được, chưa làm so với mục tiêu đề ban đầu, rút học, kinh nghiệm nhứng điểm cần ý để làm sở phục vụ cho đàm phán sau 4.3 Một số kiến nghị với nhà nước Bên cạnh nỗ lực thân cơng ty, Nhà nước ngành có liên quan cần phải có chủ trương, sách thích hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công ty việc đàm phán ký kết hợp đồng, cụ thể : - Nhà nước cần hỗ trợ thông tin cho doanh nghiệp, đặc biệt thông tin thị trường giới Cần phân định rõ trách nhiệm công tác thông tin tầm vĩ mô vi mô, khắc phục đồng thời hai biểu tiêu cực, ỷ lại vào nhà nước phó mặc 38 cho doanh nghiệp Nhà nước cần đầu tư lập ngân hàng thông tin để cung cấp thông tin cho doanh nghiệp, đặc biệt thông tin chung thị trường, thông tin đối tác lớn, thơng tin có tính chiến lược, thơng tin có tính cảnh báo, dự báo cho phép kinh doanh dịch vụ thông tin thương mại - Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp việc đào tạo nguồn nhân lực cho hoạt động thương mại quốc tế nói chung hoạt động đàm phán nói riêng Đặc biệt, việc đưa giao dịch đàm phán thương mại quốc tế vào giảng dạy mơn học thức, bắt buộc chương trình đào tạo trường đại học thuộc khối ngành kinh tế Việt Nam vô cần thiết, nhằm trang bị kiến thức định cho thương nhân tương lai từ sinh viên - Nâng cao vai trò quan ngoại giao, kết hợp với bộ, ban ngành khác để tìm cách hỗ trợ doanh nghiệp việc tìm kiếm thơng tin thị trường, đối tác nước ngoài, cập nhật cung cấp kịp thời xác thay đổi luật pháp, phong tục tập quán,… cho doanh nghiệp Việt Nam - Các viện nghiên cứu kinh tế cần phải tăng cường xuất tài liệu ấn phẩm dịch từ tiếng nước liên quan đến vấn đề quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế làm nguồn tham khảo cho doanh nghiệp Đồng thời, phải thường xuyên định kỳ tổ chức hội thảo, tọa đàm cho người quan tâm đến vấn đề đàm phán số chủ đề hay báo cáo kinh nghiệm kỹ đàm phán chuyên gia có kinh nghiệm - Đơn giản hóa thủ túc hành liên quan đến hoạt động nhập thủ tục nhập khẩu, thủ tục hải quan Hiện nay, thủ tục hải quan thủ tục nhập Việt Nam cải cách, thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin việc áp dụng thiếu đồng bộ, khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hoạt động thương mại quốc tế 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Doãn Kế Bơn (Chủ biên), 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp Thương mạiQuốctế, NXBChính trị - Hành chính) PGS.TS Vũ Hữu Tửu (2007) – Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Nhà xuất giáo dục Đoàn Thị Hồng Vân (2006) – Đàm phán kinh doanh quốc tế - Nhà xuất Thống kê Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN (2013-2015) – Báo cáo tài Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN (2013-2015) – Báo cáo theo dõi hợp đồng XNK http://www.rexcohanoi.vn/ - Website công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 40 41