Hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thảm và vật liệu trang trí nội thất tại công ty TNHH Quốc Minh

Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, em cố gắng, nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu thực tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH Quốc Minh dựa kiến thức học trường Đại học Thương Mại Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn giúp đỡ thầy cô giáo khoa Thương Mại Quốc Tế cán bộ, giảng viên trường Đại học Thương Mại tận tình giảng dạy, truyền đạt, trang bị cho em kiến thức để lựa chọn hồn thành tốt khóa luận Em xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS Dỗn Kế Bôn – giảng viên môn Quản trị tác nghiệp – trường đại học Thương Mại, người tận tình hướng dẫn, bảo, định hướng cho em suốt q trình thực khóa luận tốt nghiệp Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban giám đốc toàn thể cán nhân viên công ty TNHH Quốc Minh tạo điều kiện, giúp đỡ em hồn thành tốt q trình thực tập Do hạn chế mặt kiến thức kinh nghiệm thực tế, thông tin thu thập chưa phong phú nên khóa luận cịn sai sót, em mong nhận ý kiến đóng góp lời khun bổ ích thầy giáo bạn sinh viên Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013 Sinh viên Phạm Thị Thu Phương GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế MỤC LỤC GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên Trang Bảng 3.1 Tài sản nguồn vốn công ty 2010-2012 17 Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết trình giao dịch đàm phán 37 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ST T Tên Trang Sơ đồ 2.1 Mơ hình lựa chọn nội dung đàm phán Hình 2.1 Phân tích hoạt động đàm phán 14 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Quốc Minh 16 Biểu đồ 3.1 Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập theo mặt hàng 18 Biểu đồ 3.2 Cơ cấu giá trị hàng hóa nhập theo thị trường 19 Biểu đồ 3.3 Thống kê ký kết hợp đồng nhập theo mặt hàng 2010 - 2012 Biểu đồ 3.4 Thống kê ký kết hợp đồng nhập theo thị trường 2010 - 2012 Biểu đồ 3.5 Thống kê hình thức đàm phán hợp đồng nhập 2010 - 2012 25 26 27 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại quốc tế STT Từ viết tắt tiếng Việt Nghĩa đầy đủ TNHH Trách nhiệm hữu hạn VNĐ Việt Nam đồng TMQT Thương mại quốc tế DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH ST T Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt USD United States Dollars Đô la Mỹ WTO World Trade Organization Tổ chức thương mại giới ITC International Trade Centre Trung tâm thương mại quốc tế EU European Union Liên minh châu Âu ASEAN Association of Southeast Asian Nations Hiệp hội Quốc gia Đông Nam Á PVC Polyvinyl Clorua Vật liệu dẻo tổng hợp GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Trên giới nay, toàn cầu hóa hội nhập quốc tế trở thành xu tất yếu, quốc gia ngày gia tăng hoạt động TMQT Việt Nam sau gia nhập WTO có gia tăng khơng ngừng số lượng chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, việc cắt giảm hàng rào thuế quan phi thuế quan nước khối WTO giúp Việt Nam mở rộng mối quan hệ hợp tác, giao lưu, buôn bán với quốc gia giới Trong hoạt động TMQT, đàm phán trở thành khâu quan trọng giúp doanh nghiệp giao dịch ký kết hợp đồng thương mại, đảm bảo hiệu kinh doanh Thực tế cho thấy hoạt động đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp Việt Nam nói chung doanh nghiệp hoạt động TMQT nói riêng cịn nhiều yếu kém, sai sót Việc hồn thiện, nâng cao khả năng, hiệu đàm phán ký kết hợp đồng TMQT trở thành vấn đề mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm Công ty TNHH Quốc Minh doanh nghiệp lớn lĩnh vực kinh doanh mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất Hà Nội miền Bắc Việt Nam Công ty nhập từ nước: Bỉ, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Indonesia, Thái Lan,… mặt hàng thảm vật liệu trải sàn, loại mành, rèm giấy dán tường Các sản phẩm kinh doanh công ty TNHH Quốc Minh hoàn toàn nhập từ nước ngoài, việc đàm phán với đối tác nước ngồi có ý nghĩa vơ quan trọng, định thành công hay thất bại hoạt động kinh doanh cơng ty Trong q trình thực tập công ty, em nhận thấy bên cạnh thành tựu đạt được, cơng ty gặp khơng khó khăn q trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu, vấn đề nhân sự, giá cả, Do em lựa chọn đề tài: “Hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm 1.2 vật liệu trang trí nội thất cơng ty TNHH Quốc Minh” Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trong thời gian từ 2010 – 2012 trường Đại học Thương Mại chưa có khóa luận, luận văn viết hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất công ty TNHH Quốc Minh Một số luận văn, khóa luận trường Đại học Thương Mại có liên quan như: GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế - Tường Hương Giang, năm 2010, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng - nhập nhựa đường công ty TNHH nhựa đường Petrolimex Nguyễn Thị Hương, năm 2010, quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập - nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc công ty TNHH Hàn Việt Dương Thị Thanh Hải, năm 2011, hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng - nhập nguyên liệu công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đơng Phạm Thị Miền, năm 2012, quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore công ty TNHH Nam Dao - Hà Nội Tạ Thành Nam, năm 2012, quản trị quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu phụ gia từ thị trường Pháp cơng ty cổ phần hóa dầu Petrolimex Qua em xin khẳng định khóa luận em hồn tồn khác với luận văn, khóa luận năm trước trường Đại học Thương Mại, sản phẩm em thảm vật liệu trang trí nội thất công ty mà em thực tập công ty TNHH Quốc 1.3 Minh hoàn toàn khác với đề tài trước Mục đích nghiên cứu Khóa luận góp phần củng cố kiến thức, số vấn đề đám phán TMQT quy trình đàm phán TMQT học thơng qua việc tìm hiểu thực tế hoạt động nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất cơng ty TNHH Quốc Minh Trên sở lý thuyết tình hình thực tế cơng ty, khóa luận đề xuất số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất công ty TNHH Quốc Minh 1.4 Đối tượng nghiên cứu Quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất công ty TNHH Quốc Minh 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Không gian nghiên cứu: công ty TNHH Quốc Minh - Thời gian nghiên cứu: kết đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu xây dựng giai đoạn 2010 – 2012 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu: sơ cấp - Quan sát thực tế quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất công ty TNHH Quốc Minh, bao gồm cơng tác lập kế GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế hoạch, tổ chức thực đàm phán kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau đàm - phán Thu thập nguồn liệu bên doanh nghiệp từ năm 2010 đến năm 2012 phòng tài – kế tốn, phịng kinh doanh, bao gồm bảng báo cáo tài từ năm 2010 – 2012, số liệu cấu nhập khẩu, báo cáo thương niên từ năm 2010 – 2012 1.6.2 Phương pháp tổng hợp liệu - Phương pháp thống kê: Liệt kê đưa vào bảng phân tích liệu thu doanh 1.7 nghiệp thơng qua phịng tài – kế tốn, phịng kinh doanh Phương pháp phân tích: Dựa vào yêu tố ngoại cảnh tác động đến doanh nghiệp đưa suy luận thực tiễn Kết cấu khóa luận Ngồi lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh - mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo khóa luận bao gồm bốn chương: Chương 1: Tổng quan quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập Chương 2: Cơ sở lý luận quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng - thảm vật liệu trang trí nội thất cơng ty TNHH Quốc Minh Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất công ty THHH Quốc Minh Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 2.1 Tổng quan đàm phán ký kết hợp đồng nhập 2.1.1 Khái niệm đàm phán Khái niệm đàm phán: Theo Joseph Burnes: “Đàm phán thảo luận hai hay nhiều bên để đến mục đích chung đạt thỏa thuận vấn đề ngăn cách bên mà khơng bên có đủ sức mạnh có đủ sức mạnh khơng muốn sử dụng để giải vấn đề ngăn cách đó” Mục đích đàm phán tìm giải pháp nhằm giải mâu thuẫn tồn bên tham gia đàm phán GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế: Theo sách hướng dẫn nhân viên vụ không quân Mỹ: “Đàm phán thương mại quốc tế nghệ thuật đến hiểu biết chung thông qua mặc dựa yếu tố thiêt yếu hợp đồng chẳng hạn giao hàng, quy cách phẩm chất, giá điều khoản khác” Một khái niệm nhiều người chấp nhận là: “Đàm phán thương mại quốc tế trình mà bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống mối quan tâm chung quan điểm bất đồng để tới hợp đồng thương mại” Thực chất đàm phán khoa học, nghệ thuật sử dụng kỹ giao dịch đến mức thục, điêu luyện bao gồm khả thuyết phục chấp nhận thuyết phục, khả sử dụng tiểu xảo đàm phán, khôn khéo q trình thỏa hiệp lợi ích thống mặt đối lập để giải bất đồng tồn để đến ký kết hợp đồng mua bán mà bên có lợi 2.1.2 Đặc điểm đàm phán thương mại quốc tế - Trong đàm phán thương mại quốc tế, bên tham gia đàm phán phải có hai - bên có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế có quốc tịch khác thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác Điều gây khó khăn cho người đàm phán q trình tiếp nhận, truyền đạt thơng tin ý tưởng cho đối tác, dễ có hiểu lầm, sơ hở dẫn đến rủi ro kinh - doanh Các bên tham gia đàm phán thương mại quốc tế, khác thể chế trị, dẫn đến khác quan điểm, lập trường, tư tưởng tính dân tộc đề cao Trong q trình đàm phán bên khó hịa hợp, thiện cảm, phịng thủ lẫn nhau, dễ - gây xung đột trình đàm phán Trong q trình đàm phán có gặp gỡ hệ thống pháp luật khác nên tượng có cách giải thích đưa kết luận khác nhau, điều có ảnh hưởng lớn đến trình thực hợp đồng sau này, dễ tạo rủi ro - kinh doanh Trong đàm phán thương mại quốc tế có gặp gỡ văn hóa, phong tục tập quán khác nhau, dẫn tới tính cách, phong cách ứng xử, thái độ đàm phán cách thức sử GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế dụng kỹ thuật, chiến thuật, định đàm phán khác nhau, phải nghiên cứu để có đối sách thích ứng đạt thành cơng đàm phán 2.1.3 Những nguyên tắc đàm phán thương mại quốc tế - Chỉ đàm phán xuất vùng thỏa thuận đàm phán Vùng thỏa thuận vùng mà - kết bên chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên Đảm bảo lợi ích bên tham gia đàm phán Đàm phán q trình thỏa hiệp lợi ích thống mặt đối lập Do người đàm phán phải đưa phương án đôi bên có lợi, góp phần phát quyền lợi chung, vùng thỏa thuận đàm phán, qua dễ dàng thuyết phục đối tác - đạt hiệu trình đàm phán Kết hợp tính khoa học tính nghệ thuật đàm phán Trong đàm phán vừa phải tiến hành cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án, tiến hành đàm phán theo quy trình chặt chẽ, với đối sách thích hợp, vừa phải biết ứng xử - linh hoạt, sử dụng kỹ , kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành nghệ thuật Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi lập trường quan điểm Con người tham gia vào trình đàm phán thường dễ có xúc cảm, hay giữ lập trường quan điểm riêng mình, nhiều quan tâm đến quyền lợi dẫn tới việc thương lượng không khách quan Do đó, đàm phán phải biết tách cảm xúc khỏi - vấn đề đàm phán, tập trung chủ yếu vào quyền lợi bên Kiên bảo vệ tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ thuộc vào lập trường bên Các tiêu chuẩn khách quan là: Các tiêu chuẩn quốc tế, giá sở giao dịch, tập quán buôn bán quốc tế, ngành hàng,… 2.1.4 Các hình thức đàm phán thương mại quốc tế - Đàm phán trực tiếp: Là hình thức mà bên đối tác trực tiếp gặp gỡ để tiến hành đàm phán Đây hình thức đặc biệt quan trọng, có hiệu suất trao đổi thông tin cao, tránh hiểu lầm, đẩy nhanh tốc độ để đến ký kết hợp đồng, thường áp dụng đàm phán hợp đồng có giá trị lớn, hàng hóa phức tạp lần tiến hành giao dịch với - Đàm phán qua thư tín: Là hình thức chủ yếu nhà kinh doanh quốc tế Người đàm phán có điều kiện phân tích, cân nhắc, bàn bạc cụ thể vấn đề cần đàm phán khéo léo dấu kín ý định thật mình, khó dự đốn ý đồ đối tác để có ứng xử thích hợp, thường sử dụng cho tiếp xúc ban đầu, đàm phán để hay đổi điều khoản hợp đồng hay giải tranh chấp GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế - Đàm phán qua điện thoại: Là hình thức sử dụng phổ biến điều kiện kỹ thuật thông tin liên lạc phát triển ngày nay, đảm bảo tính thời điểm Người tiến hành phải chuẩn bị chu đáo, cẩn thận trước đàm phán để phán đoán phản ứng linh hoạt trước vấn đề mà đối phương đưa Sau trao đổi qua điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đàm phán 2.1.5 Phương pháp tiếp cận đàm phán thương mại quốc tế - Phương pháp tiếp cận Thắng – Thua (Win – Lose negotiation) Đàm phán Thắng – Thua kiểu đàm phán xây dựng sở triết lý, xem thương lượng cạnh tranh bên Vì đàm phán lý thuyết trị chơi có tổng không, nên chất đàm phán bên thắng lấy bên thua Trong đàm phán tìm cách để chiến thắng, ý đến kết quả, ý vấn đề khác - Phương pháp tiếp cận Thắng – Thắng (Win – Win) Trong kinh doanh đại, nhà đàm phán mong muốn khai thác triệt để lợi ích vốn có bên để đem lại nhiều lợi ích nhất, đàm phán hiểu trị chơi có tổng dương, bên phải tìm cách tổng dương lớn Do đó, kiểu đàm phán với tinh thần hợp tác cộng tác không cạnh tranh đối lập quyền lợi 2.1.6 Các chiến lược đàm phán thương mại quốc tế - Chiến lược đàm phán cứng rắn: Là chiến lược nhà đàm phán theo đuổi lợi ích mà khơng quan tâm nhiều đến lợi ích bên kia, sử dụng biện pháp cứng rắn để ép buộc đối phương nhượng bộ, thường sử dụng mối quan hệ lực nghiêng phía họ, phong cách hay cá tính họ Chiến lược giúp đàm phán nhanh chóng thành cơng, tiềm ẩn nhiều nguy trình thực hợp đồng, thất bại hai bên sử dụng chiến lược - Chiến lược đàm phán mềm dẻo: Là chiến lược mà người đàm phán trọng đến việc xây dựng trì mối quan hệ hai bên Do họ thường tỏ tin cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhân nhượng, đề xuất kiến nghị hợp tình hợp lý Nếu hai bên thực chiến lược đàm phán dễ thành cơng GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn 10 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Hoạt động đàm phán để ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH Quốc Minh vô quan trọng, tất sản phẩm mà cơng ty kinh doanh nhập từ thị trường nước ngồi Đàm phán hiệu giúp cơng ty ký kết hợp đồng tốt, nâng cao hiệu kinh doanh nhập Do đó, thực tốt quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu, từ khâu lập kế hoạch, tiến hành đàm phán khâu kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm phần giúp công ty TNHH Quốc Minh đạt mục tiêu đề - Lập kế hoạch phải tiến hành sau phân tích tình môi trường đàm phán Các kế hoạch thiết cụ thể khâu phải đảm bảo tính hợp lý cho điều kiện cụ thể - Mở rộng kênh thu thập thông tin, đảm bảo thu thập đủ thông tin sản phẩm, cung cầu thị trường, đặc biệt thông tin đối tác, giúp công ty tiến gần đến kết nhanh chóng - Tổ chức đàm phán: phải thu thập xử lý thông tin hiệu quả, cung cấp thông tin xác, kịp thời đảm bảo độ tin cậy cho đàm phán Các thành viên đoàn đàm phán phải có kinh nghiệm, lực đàm phán, phản ứng linh hoạt, khéo léo trước tình phát sinh, có khả thuyết phục đối tác, đảm bảo lợi ích cơng ty, phân rõ quyền hạn trách nhiệm thành viên đoàn - Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm: sau lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá kết đạt cách khách quan, thẳng thắn nhìn nhận tồn nguyên nhân thất bại đàm phán để từ rút học kinh nghiệm cho đàm phán 4.2 Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất công ty TNHH Quốc Minh 4.2.1 Nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch đàm phán Lập kế hoạch đàm phán phải phù hợp với mục đích, mục tiêu đàm phán Thực tế cho thấy việc nghiên cứu nhu cầu thị trường cơng ty TNHH Quốc Minh cịn yếu Hàng năm, công ty bỏ lỡ số hội đàm phán khơng dự báo, lường trước hết rủi ro xảy Cơng ty vào số thông tin biến động lớn nhu cầu xu hướng sử dụng giấy dán GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn 32 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế tường, sau lấy thực tế bán năm trước cộng với số dự đoán tăng để lập kế hoạch nhập Do hàng nhập khơng đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, chí dư thừa, gây ứ đọng vốn, thua lỗ cho công ty Để giảm thiểu rủi ro trên, công ty TNHH Quốc Minh cần xác định rõ thị trường cần mặt hàng gì? Các yêu cầu chất lượng, màu sắc, kiểu dáng, họa tiết trang trí khách hàng nước? Mức người tiêu dùng chấp nhận được? Các xu hướng biến động giá, biện động nhu cầu? Tăng hay giảm bao nhiêu? Việc lập kế hoạch số lượng hàng nhập vào đơn đặt hàng khách hàng, vào đối thủ cạnh tranh, hay vào lực công ty (vốn),… Kế hoạch đàm phán phải vào mục tiêu cụ thể cần đạt đàm phán Do cơng ty phải xác định rõ mục đích, mục tiêu cần đạt được, xếp theo thứ tự ưu tiên, mục tiêu quan trọng phải đàm phán trước, đến mục tiêu quan trọng Dựa vào kế hoạch giao dịch đàm phán, cơng ty xác định rõ vấn đề cần đàm phán xử lý cách linh hoạt tình đàm phán thay đổi Đồng thời cơng ty cần đưa dự báo mức độ nhượng đối tác, đòi hỏi đối tác,… để chủ động đàm phán Kế hoạch đàm phán công ty phải chuẩn bị nội dung hình thức, từ chiến lược, địa điểm, thời gian nhân lực tham gia đàm phán Kế hoạch phải cụ thể đảm bảo tính khả thi 4.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho quy trình đàm phán Hệ thống thơng tin có vai trị định đến chất lượng đàm phán Do cơng ty cần nghiên cứu, tìm kiếm, chuẩn bị kỹ thơng tin thị trường đối tác đàm phán Công ty cần phải dành khoản chi phí xứng đáng cho việc thu thập xử lý thông tin, đồng thời phải nâng cao nghiệp vụ, kỹ nhân viên chịu trách nhiệm công việc Công ty cần nắm vững thông tin đối tác, tư cách pháp nhân, cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh, lực tài đối tác Ngồi cần tìm hiểu rõ mục đích, nhu cầu hợp tác họ, mức độ cần thiết hợp tác họ Phải biết đàm phán với ai? thái độ trị, phong cách đàm phán họ nào? Từ chủ động q trình đàm phán Càng chuẩn bị kỹ GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bơn 33 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế lưỡng ý đến đặc điểm văn hóa đồn đàm phán phía đối tác hiệu đàm phán cao cho thấy thái độ muốn hợp tác công ty với họ Công ty nên mở rộng nguồn thu thập thông tin như: sách báo, tạp chí chuyên ngành vật liệu trang trí nối thật nước ngồi, số liệu thơng kê từ ngân hàng, Bộ Thương mại,… Công ty không nên chủ quan tìm hiểu thơng tin đối tác, cho dù đối tác cũ, làm ăn lâu năm để bảo vệ quyền lợi bàn đàm phán thơng tin trước cũ, khơng cịn phù hợp thời điểm tiến hành giao dịch đàm phán Thông tin sau thu thập cần phải tiến hành kiểm chứng tính hợp lý phù hợp với điều kiện đàm phán cụ thể trước đưa định Việc xử lý, lưu trữ thơng tin phải khoa học để kiểm sốt thuận tiện cho lần sử dụng sau 4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán cách cụ thể, chi tiết Trước tiến hành đàm phán, công ty phải chuẩn bị chi tiết nội dung cần đàm phán Trong nội dung đàm phán lại cần phải xác định phương án, trình tự đàm phán giải pháp xử lý tình phát sinh Nội dung đàm phán phải đảm bảo yêu cầu sau: - Đầy đủ, chi tiết - Các kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, logic, phải loại trừ lý lẽ mập mờ, đa nghĩa, chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục - Phải đảm bảo kiến thức chun mơn, có chiều sâu nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy Đối với mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất mà công ty kinh doanh, nội dung cần ưu tiên đàm phán giá quy cách phẩm chất sản phẩm Vì bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày gay gắt nay, việc đàm phán, ký kết hợp đồng nhập sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã phong phú với mức giá hợp lý giúp công ty TNHH Quốc Minh nâng cao khả cạnh tranh vị thị trường Do công ty cần chuẩn bị thật chi tiết nỗi dung đàm phán quan trọng 4.2.4 Nâng cao lực hiệu tổ chức đoàn đàm phán GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn 34 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Đối với cơng ty TNHH Quốc Minh, nguồn nhân lực có vai trị vơ quan trọng, cấp quản lý đặc biệt quan tâm Tuy nhiên, nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng thiếu yếu Hiện nay, số lượng nhân viên đảm nhận cơng tác có người, giám đốc thành phần chủ chốt, người có kinh nghiệm lâu năm tham gia đàm phán với đối tác nước ngồi, cơng ty cần bổ sung thêm người có lực chuyên môn Mặt khác, công ty nên đầu tư kinh phí đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn kinh nghiệm thực tế cho nhân viên thơng qua hội thảo, khóa đào tạo ngắn ngày Ngồi ra, cơng ty cần phải có chun gia luật pháp, khơng am hiểu luật Việt Nam mà phải am hiểu luật thương mại quốc tế, luật nước đối tác, để hỗ trợ, tư vấn cho nhà đàm phán cơng ty q trình đàm phán với đối tác nước Việc lựa chọn thành viên đoàn đàm phán cần vào lực, nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ,… Cần có phân công rõ trách nhiệm cho người tham gia đàm phán: người đóng vai trị trực tiếp đàm phán, chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu,…Cơng ty gắn quyền lợi nhân viên vào đàm phán để họ làm việc có trách nhiệm Các thành viên cần phải kết hợp ăn ý, hỗ trợ để tạo ưu bàn đàm phán Khi tiến hành đàm phán, nhân viên đàm phán công ty cần phải tiếp cận đối tác cách tự nhiên, thể hiểu biết, quan tâm đến đối tác nhằm tạo khơng khí thoải mái dễ chịu hai bên làm quen, gây ấn tượng tốt đẹp với đối tác Trong trình thương lượng cần cố gắng giữ quyền kiểm soát nội dung, tạo chủ động cho công ty Đồng thời, đàm phán, nhân viên đồn cần giữ hịa khí, tránh căng thẳng, gây mâu thuẫn khơng đáng có hai bên 4.2.5 Nâng cao vị công ty bàn đàm phán Từ trước tới nay, vị công ty bàn đàm phán thường thấp đối tác nước ngồi, chí với Trung Quốc Các đàm phán công ty chủ yếu diễn quốc gia đối tác Do cơng ty phải nhượng đối tác số điều khoản định Để khắc phục tình trạng này, cơng ty TNHH Quốc Minh cần phải nâng cao lực bàn đàm phán Khơng nâng cao trình GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn 35 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế độ, kỹ cho đàm phán viên thơng qua khóa đào tạo trực tiếp gián tiếp, cơng ty cịn phải nâng cao lực tài mình, mở rộng mạng lưới thơng tin thể tầm quan trọng công ty hợp đồng 4.2.6 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác Sau kết thúc đàm phán, dù có thành cơng hay khơng, cơng ty nên tỏ thiện chí với đối tác Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giúp công ty thu thập thông tin họ thiết lập mối quan hệ làm ăn với họ phù hợp, thiết lập mối quan hệ làm ăn với bên thứ ba mà đối tác làm trung gian 4.2.7 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau đàm phán Để đảm bảo thành công hiệu q trình đàm phán, cơng ty cần thực tốt khâu kiểm tra, giám sát thời điểm, từ lập kế hoạch kết thúc đàm phán Qua kịp thời phát sửa chữa thiếu sót tồn quy trình đàm phán cơng ty Cơng ty cần phải xem xét lại tồn q trình, tìm bước thực hiệu quả, bước thiếu, bước bổ sung,….; xem xét lại lợi ích cơng ty đạt được, lợi ích phải nhượng đối tác, có ảnh hưởng đến kết đàm phán,….Từ cơng ty khái quát thành công hạn chế, rút học kinh nghiệm cho lần đàm phán sau Ngồi ra, sau đàm phán, cơng ty nên thường xuyên tổ chức họp nhằm đánh giá cách khách quan, trung thực kết đạt được, thẳng thắn nhìn nhận sai lầm, thiếu sót để rút kinh nghiệm quý báu cho giao dịch đàm phán sau Nội dung, kết họp cần ghi lại, lưu trữ văn bản, kinh nghiệm, học, điểm ý xác định cung cấp thông tin cho công ty lần đàm phán với đối tác Những thơng tin cung cấp nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị để thời gian chuẩn bị thơng tin cần thiết khác phục vụ đàm phán GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn 36 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Có thể dùng thang điểm đánh giá mang tính khách quan vào bảng sau: Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết trình giao dịch đàm phán Hệ số STT Chỉ tiêu quan trọng - 23- 4.3 Giá Mức độ trị đạt Hạn chế Biện nguyên pháp điều nhân chỉnh Lập kế hoạch Chiến lược Nhân Chương trình Chuẩn bị đàm phán Thơng tin Nội dung Nhân Chương trình Tiến hành đàm phán Tiếp cận Trao đổi thông tin Thuyết phục Nhượng Thỏa thuận Một số kiến nghị với Chính phủ ngành có liên quan Để hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập với đối tác nước ngoài, bên cạnh nỗ lực thân cơng ty TNHH Quốc Minh, Chính phủ ngành liên quan cần phải có chủ trương, sách phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi định: - Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp Việt Nam với nước giới thông qua diễn đàn kinh tế Á Âu hay thỏa thuận hợp tác kinh tế song phương với nhiều nước giới để doanh nghiệp Việt Nam nói chung cơng ty TNHH Quốc Minh nói riêng thiết lập mối quan hệ làm ăn tốt đẹp lâu dài với đối tác nước ngồi - Nâng cao vai trị quan ngoại giao, kết hợp với bộ, ban ngành khác để tìm cách hỗ trợ doanh nghiệp việc tìm kiếm thơng tin thị trường, đối tác nước ngoài, cập nhật cung cấp kịp thời xác thay đổi luật pháp, phong tục tập quán,… cho doanh nghiệp Việt Nam GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn 37 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế - Xây dựng môi trường pháp lý minh bạch, rõ ràng, tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích hoạt động xuất nhập khẩu; hoàn thiện thể chế kinh tế cho phù hợp với hệ thống pháp luật thương mại quốc tế giới, phải đảm bảo phù hợp với thể chế xã hôi Việt Nam - Đơn giản hóa thủ túc hành liên quan đến hoạt động nhập thủ tục nhập khẩu, thủ tục hải quan Hiện nay, thủ tục hải quan thủ tục nhập Việt Nam cải cách, thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin việc áp dụng thiếu đồng bộ, khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hoạt động thương mại quốc tế - Các viện nghiên cứu kinh tế cần phối hợp với nhà xuất việc dịch thuật xuất tài liệu đàm phán quốc tế chuyên gia đàm phán tiếng giới, làm nguồn tài liệu tham khảo cho nhà đàm phán Việt Nam Đồng thời viện nghiên cứu cần thường xuyên tổ chức hội thảo, tọa đàm, nghiên cứu khoa học giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng nhập hàng hóa mang tầm cỡ quốc gia, để doanh nghiệp Việt Nam nói chung doanh nghiệp hoạt động thương mại quốc tế nói riêng nâng cao khả chuyên mơn, nghiệp vụ - Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp việc đào tạo nguồn nhân lực cho hoạt động thương mại quốc tế nói chung hoạt động đàm phán nói riêng Đặc biệt, việc đưa giao dịch đàm phán thương mại quốc tế vào giảng dạy mơn học thức, bắt buộc chương trình đào tạo trường đại học thuộc khối ngành kinh tế Việt Nam vô cần thiết, nhằm trang bị kiến thức định cho thương nhân tương lai từ cịn sinh viên GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn 38 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Dỗn Kế Bơn (2010) – Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế Nhà xuất trị - hành PGS.TS Vũ Hữu Tửu (2007) – Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Nhà xuất giáo dục Tô Xuân Dân, Đỗ Thu Hương, Đỗ Đức Bình, Mai Thế Cường, Bùi Huy Nhượng (1998) – Đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế - Nhà xuất Thống kê Đoàn Thị Hồng Vân (2006) – Đàm phán kinh doanh quốc tế - Nhà xuất Thống kê Dương Thị Thanh Hải (2011) – Luận văn tốt nghiệp – “Hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập nguyên liệu công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đơng” Tạ Thành Nam (2012) – Khóa luận tốt nghiệp – “ Quản trị quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu phụ gia từ thị trường Pháp cơng ty cổ phần hóa dầu Petrolimex” Công ty TNHH Quốc Minh (2010 – 2012) – Báo cáo tài Cơng ty TNHH Quốc Minh (2010 – 2012) – Báo cáo theo dõi hợp đồng nhập Http://www.moit.gov.vn – Website Bộ Công Thương Việt Nam 10 Http://www.quocminhgroup.com – Website công ty TNHH Quốc Minh Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Sinh viên: PHẠM THỊ THU PHƯƠNG GVHD: PGS.TS Dỗn Kế Bơn Ngày sinh: 20/02/1990 SVTH: Phạm Thị Thu Phương Khóa luận tốt nghiệp Khoa Thương mại Quốc tế Mã SV: 09D130436 Lớp: K45E6 Khoa: Thương Mại Quốc Tế - Đại học Thương Mại Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Quốc Minh NHẬN XÉT …………………………………………………………………………………… ….……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ….……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ….……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày……tháng……năm 2013 Giáo viên hướng dẫn GVHD: PGS.TS Doãn Kế Bôn SVTH: Phạm Thị Thu Phương ... hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất cơng ty TNHH Quốc Minh 1.4 Đối tượng nghiên cứu Quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng. .. quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập Chương 2: Cơ sở lý luận quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng - thảm vật. .. tác đàm phán để ký kết hợp đồng Trên số tồn nguyên nhân tồn trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập mặt hàng thảm vật liệu trang trí nội thất cơng ty TNHH Quốc Minh Việc tìm giải pháp hồn thiện quy