TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Việt Nam đang tích cực tăng cường hoạt động ngoại giao toàn cầu, đặc biệt sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào năm 2007 Sự gia tăng hợp tác và buôn bán quốc tế diễn ra nhờ việc cắt giảm rào cản thuế quan, từ đó thúc đẩy tình hình xuất nhập khẩu Điều này có ảnh hưởng đáng kể đến GDP của Việt Nam.
Theo số liệu sơ bộ của Tổng cục Hải quan, xuất khẩu than đá trong năm 2020 giảm 20,5% về lượng và 29% về kim ngạch so với năm 2019, đạt 909.630 tấn, tương đương 119,62 triệu USD, với giá trung bình 131,5 USD/tấn Nguyên nhân chính là do dịch virus corona gây ngưng trệ thị trường, ảnh hưởng nặng nề đến các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu than Vinacomin, với sản lượng xuất khẩu chỉ đạt 155,26 nghìn tấn, giảm 51,6% so với năm trước Ngoài tác động của đại dịch, lỗ hổng trong quy trình đàm phán hợp đồng cũng là yếu tố dẫn đến suy giảm xuất khẩu Năm 2021, Vinacomin đã thực hiện 115 cuộc đàm phán nhưng chỉ ký kết được 77 hợp đồng, cho thấy công ty đã bỏ lỡ nhiều cơ hội doanh thu Từ những vấn đề này, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu than – Vinacomin” làm nghiên cứu cho luận văn của mình.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu (ít nhất 5 công trình nghiên cứu có liên quan)1
Theo như em tìm hiểu, những đề tài nghiên cứu liên quan trước đây bao gồm các đề tài nhƣ sau:
1) Đinh Thu Hà - K4HMQ1: “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường EU của công ty Cổ phần Thăng Long”
Nghiên cứu này phân tích quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty Thăng Long sang thị trường EU, đồng thời chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình này.
2) Nguyễn Thị Hằng - K43E6: “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang”
Bài khóa luận này phân tích quy trình đàm phán hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty Thăng Long vào thị trường EU, đồng thời chỉ ra tác động của các yếu tố văn hóa đến quy trình này.
3) Nguyễn Thị Như Quỳnh: “Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại công ty cổ phần Công Nghệ Sicom”
Bài nghiên cứu này trình bày chi tiết quy trình ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử của Công ty Cổ phần Công Nghệ Sicom từ Đức Tập trung vào quy trình đàm phán, nghiên cứu cung cấp kiến thức thực tiễn và chính xác, trở thành tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp.
4) Nguyễn Thị Thu Thủy: “Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tế tại công ty XNK Từ Liêm”
Nghiên cứu này phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình đàm phán quốc tế tại công ty XNK Từ Liêm, đồng thời đánh giá thực trạng công tác quản trị quy trình này Tuy nhiên, do không tập trung vào một sản phẩm cụ thể, quy trình đàm phán hiện tại còn mang tính chung chung và thiếu tính thực tiễn.
5) Bành Ngọc Thanh Vy: “Quy trình nghiệp vụ đàm phán tiến tới thực hiện hợp đồng hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp P&P Global Supply Company Limited”
Bài nghiên cứu đã phân tích quy trình nghiệp vụ và công tác đàm phán tiến tới thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp P&G
Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về quy trình hoàn thiện đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa, nhưng vẫn chưa xuất hiện một bài luận nào tổng quát về vấn đề này.
Đề tài "Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản của công ty Cổ Phần Xuất nhập khẩu than – Vinacomin" tập trung vào các yếu tố quyết định sự thành bại trong đàm phán, đặc biệt là trong ngành công nghiệp khai khoáng Xuất khẩu than đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế quốc gia, do đó, nghiên cứu này không chỉ mang tính mới mẻ mà còn có ý nghĩa thực tiễn cao, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu của công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này hệ thống hóa lý luận về đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh, đồng thời phân tích quy trình đàm phán hợp đồng xuất khẩu than Qua đó, bài viết chỉ ra những ưu và nhược điểm trong hoạt động này, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán của công ty.
● Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về đàm phán và quy trình đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế
● Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn hình thức và chiến lược đàm phán của công ty
● Phân tích thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp xuất khẩu than của công ty
Cổ phần Xuất nhập khẩu Than – Vinacomin
Để cải thiện quá trình đàm phán của công ty, cần đánh giá tổng quan về những ưu điểm và hạn chế hiện tại Việc nhận diện những điểm mạnh sẽ giúp phát huy hiệu quả, trong khi phân tích các hạn chế sẽ chỉ ra những khía cạnh cần cải thiện Từ đó, đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện kỹ năng đàm phán, nâng cao khả năng thương thuyết và đạt được kết quả tốt hơn trong các giao dịch.
Đối tƣợng nghiên cứu
● Quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng xuất khẩu than của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Than – Vinacomin
● Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán ký kết hợp đồng của công ty
● Văn hóa của Nhật Bản và Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
● Sản phẩm nghiên cứu: than
● Không gian nghiên cứu: công ty Cổ phần xuất khẩu than của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Than – Vinacomin
● Thị trường nghiên cứu: Thị trường Việt Nam và Nhật Bản
● Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2019-2021
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Quan sát và theo dõi trực tiếp quá trình lập kế hoạch đàm phán, cũng như chuẩn bị thông tin cần thiết để ký kết hợp đồng xuất khẩu than của công ty, là bước quan trọng nhằm đảm bảo thành công trong các giao dịch thương mại.
● Phỏng vấn trực tiếp những người trong đội ngũ nhân sự tham gia trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng
1.6.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu, các dữ liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ các nguồn nhƣ:
● Các đề tài khoa học có liên quan
● Các trang web chuyên ngành, tạp chí khoa học, trang web của công ty
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày các thông tin và số liệu quan trọng về tình hình sử dụng nguồn nhân lực, doanh thu của công ty, các phương thức kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2019 đến 2021 Những dữ liệu này được thu thập từ công ty, đặc biệt là từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu trong quá trình thực tập.
● Các yếu tố văn hóa của Nhật Bản và Việt Nam ảnh hưởng tới quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than
Thu thập thông tin từ Bộ Công Thương, Tổng cục Thống kê và Tổng cục Hải quan Việt Nam về số liệu xuất nhập khẩu, cùng với các chính sách thương mại của Nhật Bản.
1.6.3 Phương pháp phân tích dữ liệu:
Dựa trên dữ liệu thu thập, chúng tôi tiến hành tổng hợp và loại bỏ các dữ liệu dư thừa, sau đó tập hợp và xử lý dữ liệu để vẽ đồ thị trên phần mềm Excel.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài các phần: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết cấu bài khóa luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trong thương mại quốc tế
Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản của công ty Vinacomin
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề nghiên cứu
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TRONG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm đàm phán trong TMQT
Trong thương mại quốc tế, các bên thường gặp phải sự khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ và phong tục tập quán, cùng với sự điều tiết của hệ thống chính trị, pháp luật và tài chính khác nhau Những quyền lợi không thống nhất, thậm chí trái ngược nhau, dẫn đến bất đồng trong quan hệ thương mại Để giải quyết những bất đồng này, các bên cần tiến hành trao đổi và bàn bạc nhằm thống nhất quan điểm, quá trình này được gọi là đàm phán thương mại.
Trong thực tiễn, có rất nhiều khái niệm đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng
Đàm phán là một công cụ thiết yếu để đạt được những điều mong muốn từ người khác, theo Theo Fisher & Ury (1991) Quá trình này bao gồm giao tiếp hai chiều, nhằm mục tiêu đạt được thỏa thuận trong bối cảnh có những quyền lợi có thể chia sẻ cũng như những quyền lợi đối kháng giữa các bên.
Đàm phán, theo Joseph Burnes (1993), là quá trình thảo luận giữa hai hoặc nhiều bên nhằm đạt được thỏa thuận về các vấn đề đang cản trở họ Mục tiêu của đàm phán là tìm ra giải pháp chung mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc không muốn sử dụng sức mạnh để giải quyết những vấn đề này.
Đàm phán thương mại là quá trình thương lượng và thảo luận giữa các bên nhằm đạt được sự thống nhất về các mối quan tâm chung và giải quyết những bất đồng liên quan đến hợp đồng thương mại Trong bối cảnh thương mại quốc tế, đàm phán bao gồm việc trao đổi và thỏa thuận giữa các chủ thể về điều kiện mua bán và thực hiện hợp đồng hàng hóa quốc tế.
2.1.2 Khái niệm hợp đồng và ký kết hợp đồng xuất khẩu trong TMQT
Hợp đồng kinh tế là thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên liên quan, quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ trong việc thực hiện sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, và nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật Mục đích của hợp đồng là xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả.
Để xác lập một hợp đồng kinh tế, các bên có thể lựa chọn giữa hai phương thức ký kết: trực tiếp và gián tiếp.
Khi ký hợp đồng trực tiếp, đại diện hợp pháp của các bên gặp nhau để thảo luận và thống nhất các điều khoản Phương pháp này giúp hình thành hợp đồng nhanh chóng và có hiệu lực pháp lý ngay khi các bên cùng ký vào văn bản.
Ký kết hợp đồng bằng phương pháp gián tiếp là quá trình mà các bên gửi cho nhau tài liệu giao dịch như công văn, điện báo, thư chào hàng và đơn đặt hàng Hợp đồng sẽ có giá trị pháp lý khi các bên nhận được các tài liệu này, thể hiện sự thỏa thuận hoàn tất về các điều khoản chủ yếu của hợp đồng.
Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, do đó việc đàm phán kỹ lưỡng là rất cần thiết trước khi tiến tới ký kết hợp đồng.
2.1.3 Khái niệm văn hóa đàm phán trong TMQT
Theo UNESCO, văn hóa được định nghĩa là tổng thể các hoạt động sáng tạo của cá nhân và cộng đồng, diễn ra qua các thời kỳ, tạo nên hệ thống giá trị, truyền thống và cách thể hiện riêng biệt, từ đó xác định đặc trưng của mỗi dân tộc.
Theo Bách khoa toàn thư Việt Nam, văn hóa được định nghĩa là tổng thể các hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân trong một quốc gia, bao gồm cả sản xuất vật chất và tinh thần, đóng góp vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
Văn hóa bao gồm các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo, mang đặc thù riêng của mỗi dân tộc Mặc dù văn hóa và đàm phán trong kinh doanh có vẻ tách biệt, nhưng chúng lại có mối quan hệ mật thiết Mỗi quốc gia sở hữu nền văn hóa khác nhau, điều này ảnh hưởng đến phong cách đàm phán kinh doanh Những khác biệt trong quan niệm, tư duy, văn hóa giao tiếp và phong cách ứng xử dẫn đến việc lựa chọn chiến lược và bước đi trong quá trình đàm phán của các đối tác văn hóa khác nhau Do đó, văn hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình đàm phán kinh doanh.
Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu
2.2.1 Đặc điểm và các nguyên tắc của đàm phán trong TMQT
2.2.1.1 Đặc điểm của đàm phán trong TMQT
Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia thường có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, tạo nên sự khác biệt rõ rệt so với đàm phán thương mại trong nước Quá trình đàm phán không chỉ nhằm mục đích bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp mà còn phải cân nhắc đến lợi ích quốc gia.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự đa dạng về quốc tịch và ngôn ngữ của các bên tham gia có thể gây khó khăn trong việc truyền đạt thông tin và ý tưởng Điều này dễ dẫn đến hiểu nhầm và sơ hở, từ đó tạo ra rủi ro trong kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự khác biệt về thể chế chính trị giữa các bên tham gia dẫn đến những quan điểm, lập trường và tư tưởng khác nhau, đồng thời làm nổi bật tính dân tộc Những khác biệt này có thể gây khó khăn trong việc hòa hợp, tạo ra sự thiếu thiện cảm và phòng thủ lẫn nhau, từ đó dễ dàng dẫn đến xung đột trong quá trình đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, sự gặp gỡ giữa các hệ thống pháp luật khác nhau dẫn đến những khái niệm và quy phạm đa dạng Mặc dù cùng một hiện tượng, nhưng các hệ thống pháp luật có cách giải thích và kết luận khác nhau, điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thực hiện hợp đồng sau này và tạo ra rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự giao thoa giữa các nền văn hóa và phong tục tập quán khác nhau là điều không thể tránh khỏi Mỗi quốc gia sở hữu nền văn hóa và phong tục riêng biệt, điều này ảnh hưởng đến tính cách, phong cách ứng xử và thái độ của các bên tham gia Hơn nữa, sự khác biệt này còn tác động đến việc áp dụng các kỹ thuật, chiến thuật và quy trình ra quyết định trong quá trình đàm phán.
2.2.1.2 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế
Trong đàm phán thương mại quốc tế, cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Chỉ tiến hành đàm phán khi có vùng thỏa thuận giữa các bên: Trong kinh doanh thương mại, việc đàm phán chỉ diễn ra khi các bên chưa đạt được sự thống nhất.
9 nhau về các điều kiện thương mại Giữa các bên đàm phán cần phải có vùng thỏa thuận trong các mâu thuẫn còn tồn tại
Đàm phán là quá trình quan trọng nhằm đảm bảo lợi ích của các bên tham gia, nơi mà các chủ thể có lợi ích riêng, lợi ích chung và lợi ích xung đột tương tác với nhau Mục tiêu chính là tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu xung đột lợi ích, từ đó tìm ra các giải pháp có thể chấp nhận lẫn nhau.
Trong đàm phán, việc kết hợp giữa tính khoa học và tính nghệ thuật là rất quan trọng Quá trình này cần được thực hiện một cách khoa học, bao gồm nghiên cứu, phân tích, lập phương án và tuân thủ quy trình đàm phán chặt chẽ với các đối sách phù hợp Đồng thời, người đàm phán cũng cần linh hoạt trong ứng xử và sử dụng các kỹ năng, kỹ xảo để biến đàm phán thành một nghệ thuật, từ đó nâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán.
Trong đàm phán, việc tập trung vào quyền lợi thay vì lập trường quan điểm là rất quan trọng Những người tham gia thường dễ bị chi phối bởi cảm xúc, dẫn đến việc đánh giá vấn đề không khách quan và giữ vững lập trường cá nhân mà không chú ý đến quyền lợi chung Do đó, cần tách biệt cảm xúc khỏi quá trình đàm phán và ưu tiên quyền lợi để đạt được kết quả hiệu quả hơn.
Trong quá trình đàm phán, việc kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan là rất quan trọng, đặc biệt khi đối diện với những người chỉ tập trung vào lợi ích cá nhân Để đạt được thỏa thuận công bằng, cần đảm bảo rằng các giải pháp được đưa ra phản ánh các tiêu chuẩn khách quan, không phụ thuộc vào lập trường của bất kỳ bên nào, từ đó tạo ra sự công bằng cho cả hai bên.
2.2.2 Các hình thức và chiến lược đàm phán
2.2.2.1 Các hình thức đàm phán
Đàm phán trực tiếp là hình thức giao tiếp giữa các bên tham gia để trao đổi và thỏa thuận về các điều kiện kinh doanh Phương thức này cho phép các bên dễ dàng nắm bắt thái độ, tâm lý và phản hồi của nhau, từ đó điều chỉnh tốc độ đàm phán và tìm kiếm thỏa thuận chung hiệu quả hơn.
● Đàm phán qua thư tín:
Đàm phán qua thư tín là phương thức giao tiếp thương mại hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí và cho phép người tham gia có thời gian chuẩn bị ý kiến Hình thức này còn giúp che giấu cảm xúc thật sự khi cần thiết Tuy nhiên, nhược điểm của đàm phán qua thư là quá trình xử lý và chuẩn bị viết thư thường mất nhiều thời gian, dẫn đến việc đạt được kết quả chung không nhanh chóng.
Đàm phán qua điện thoại mang lại sự nhanh chóng và tính thời điểm, tuy nhiên yêu cầu người tham gia phải có kỹ năng nghe nói ngoại ngữ tốt và khả năng xử lý thông tin nhanh chóng Mặc dù phương thức này tiện lợi, nhưng chi phí liên lạc đường dài giữa các quốc gia có thể cao, và không có bằng chứng xác thực cho các thỏa thuận đạt được Thông thường, đàm phán qua điện thoại được sử dụng trong những tình huống cần thiết để tránh bỏ lỡ cơ hội kinh doanh hoặc để xác nhận một vài chi tiết trong hợp đồng.
2.2.2.2 Các chiến lược đàm phán trong thương mại quốc tế
Chiến lược đàm phán kiểu cứng là một cuộc ganh đua về sức mạnh ý chí, trong đó một bên sử dụng thế lực để gây áp lực buộc bên kia phải nhượng bộ Thái độ trong quá trình thương lượng luôn cứng nhắc và kiên quyết, với lợi ích của bên này đạt được thông qua sự thua thiệt của bên kia.
Chiến lược đàm phán kiểu mềm tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ bạn bè và bình đẳng giữa các bên tham gia Các bên thể hiện thiện chí hợp tác và tôn trọng quyền lợi của nhau, từ đó tạo dựng niềm tin Thương lượng diễn ra với quan điểm lợi ích chung, xác định những nhượng bộ cần thiết để đạt được lợi ích thông qua sự hợp tác.
● Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc:
Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán
Bối cảnh đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ các yếu tố kinh tế như tình hình sản xuất, tiêu thụ, quan hệ cung cầu, tăng trưởng hay suy thoái, cùng với tình hình giá cả và lạm phát Trong quá trình đàm phán, các bên cần giữ kín bối cảnh của mình ở mức độ cần thiết, đồng thời thăm dò và tìm hiểu bối cảnh của đối phương để có cách ứng xử và quyết định phù hợp.
2.3.2 Thời gian và địa điểm đàm phán
Đàm phán là một quá trình có thời gian xác định, bao gồm nhiều bước từ khởi điểm đến kết thúc Địa điểm đàm phán nên được chọn là nơi yên tĩnh, không ồn ào, giúp các bên tập trung vào nội dung thảo luận Thời gian đàm phán cũng cần được thống nhất giữa hai bên để đảm bảo sự thoải mái và đạt hiệu quả tối ưu trong quá trình thương thảo.
Có 3 loại năng lực cơ bản Đó là:
Năng lực chuyên môn: thể hiện ở sự am hiểu sâu sắc về một số lĩnh vực chuyên môn nào đó liên quan đến cuộc đàm phán
Năng lực pháp lý: là khả năng của người đó trong việc nắm vững luật pháp nước mình và nước đối tác cũng như luật pháp quốc tế
Năng lực mạo hiểm là yếu tố quan trọng trong kinh doanh, vì để đạt được lợi nhuận cao, doanh nhân cần chấp nhận rủi ro và dám mạo hiểm Để thành công trong đàm phán, người đàm phán cần có sự dũng cảm trong việc đưa ra quyết định và đôi khi cần phải quyết đoán để không bỏ lỡ những cơ hội quý giá.
2.3.4 Đối tượng, nội dung và mục đích của đàm phán
Đối tƣợng: là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa và dịch vụ, hoạt động chuyển giao công nghệ…
Nội dung chính của bài viết tập trung vào việc thảo luận và thống nhất các vấn đề quan trọng như giá cả, chất lượng sản phẩm, mẫu mã, điều kiện giao hàng, cũng như quy trình xử lý khiếu nại và tranh chấp (nếu có).
Mục đích đàm phán là đạt được một hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, chuyển giao công nghệ hoặc dự án đầu tư mà cả hai bên đều có thể chấp nhận.
Phân định nội dung nghiên cứu
Bài luận văn này tập trung vào quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản của công ty Vinacomin, dựa trên các cơ sở lý thuyết và thực tiễn Quy trình này được chia thành 3 bước chính, nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc hợp tác và giao dịch với thị trường Nhật Bản.
Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán
Bước 2: Tổ chức đàm phán
Bước 3: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THAN SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY
Giới thiệu về công ty Cổ phần XNK than Vinacomin
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu than - Vinacomin
Vốn điều lệ: 110.000.000.000 đồng (Một trăm mười tỷ đồng)
` Số 47 Quang Trung, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn
Mã cổ phiếu: www.Coalimex.vn CLM
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty được thành lập vào ngày 01/01/1982, trên cơ sở chuyển đổi từ Công ty Vật tư thuộc Bộ Điện Than thành Công ty Xuất Nhập khẩu Than và Cung ứng Vật tư (Vinacomin) Công ty này ban đầu trực thuộc Bộ Mỏ và Than, sau đó chuyển sang Bộ Năng lượng, hiện nay thuộc Bộ Công Thương.
Vào ngày 01/12/2004, Bộ Công nghiệp ban hành Quyết định số 149/QĐ-BCN, chuyển Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác quốc tế thành Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Than Việt Nam (Vinacomin), hiện nay được biết đến là Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Than – Vinacomin Công ty có vốn điều lệ 20 tỷ đồng, trong đó Nhà nước, thông qua Tổng công ty Than Việt Nam (nay là Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam), nắm giữ 59% cổ phần, đảm bảo quyền kiểm soát.
Vào ngày 14 tháng 1 năm 2005, Công ty đã tổ chức Đại hội đồng cổ đông để thành lập Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Than Việt Nam, thông qua Điều lệ tổ chức và hoạt động, bầu Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát, cùng với việc phê duyệt phương án kinh doanh của công ty.
Ngày 25/01/2005, Sở kế hoạch đầu tƣ thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh lần đầu cho công ty số 0103006588;
Vào ngày 06/11/2008, Giấy chứng nhận số 350/UBCK-GCN đã được Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp cho Công ty, cho phép chào bán cổ phiếu ra công chúng.
Vào ngày 26/12/2008, công ty đã hoàn tất việc tăng vốn điều lệ từ 20.000.000.000 đồng lên 48.275.600.000 đồng Sự thay đổi này dẫn đến tỷ lệ vốn của Nhà nước, cụ thể là Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam, giảm từ 59% xuống còn 55% trong tổng vốn điều lệ.
Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2014 đã thông qua quyết định tăng vốn điều lệ lên 110 tỷ đồng bằng cách phát hành cổ phiếu thường cho các cổ đông hiện hữu từ nguồn vốn chủ sở hữu.
Ngày 19/01/2016 tại Quyết định 31/QĐ-SGDCKHN v/v: Sở GDCKHN chấp thuận niêm yết cổ phần của công ty;
Ngày 15/04/2016 Công ty thực hiện ngày giao dịch đầu tiên cổ phiếu của công ty niêm yết tại Sở GDCKHN
3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Xuất nhập khẩu trực tiếp và ủy thác bao gồm các mặt hàng như than mỏ, sản phẩm chế biến từ than, thiết bị và phương tiện vận tải, xe máy cùng phụ tùng, khoáng sản, kim khí, nguyên liệu và vật liệu, hóa chất (trừ hóa chất bị cấm), hàng hóa công nghiệp nhẹ và tiêu dùng, đồ dùng, rượu, bia (không bao gồm kinh doanh quán bar), thuốc lá và nguyên liệu thay thế thuốc lá đã chế biến, thiết bị viễn thông, điện tử, cũng như hàng điện máy và điện lạnh.
Kinh doanh xuất nhập khẩu cát đã qua chế biến;
Nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm có liên quan: Kinh doanh than mỏ, các sản phẩm chế biến từ than;
Thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông: Kinh doanh thiết bị viễn thông, điện tử hàng điện máy, điện lạnh
Cung ứng và quản lý nguồn lao động: hoạt động xuất khẩu lao động
Sản xuất than cốc: sản xuất, chế biến than mỏ và các khoáng sản khác;
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vinacomin trong 3 năm gần đây
3.2.1 Kết quả hoạt động sản xuất của công ty
Trong những năm qua, công ty đã liên tục đạt doanh thu và lợi nhuận ấn tượng, vượt trội hơn so với các đối thủ trong ngành Tuy nhiên, gần đây, các chỉ số này đã có dấu hiệu giảm sút.
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động SXKD của công ty giai đoạn 2018-2021
1 Tổng doanh thu tỷ VNĐ
2 Giá trị sản xuất tỷ VNĐ 83 142,
3 Lợi nhuận sau thuế tỷ
(Nguồn: Báo cáo thường niên công ty từ năm 2018-2021)
Trong ba năm qua, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho thấy sự suy giảm rõ rệt do ảnh hưởng của đại dịch Vũ Hán Cụ thể, doanh thu thuần của công ty đã tăng khoảng 3.438 tỷ VNĐ (tương đương 174%) trong giai đoạn 2018-2019, cùng với lợi nhuận sau thuế tăng 24 tỷ VNĐ (tương đương 176%).
Vinacomin đã chứng minh sự phát triển mạnh mẽ trên thị trường, nhưng từ năm 2020, sự xuất hiện của dịch Covid-19 đã ảnh hưởng đến việc xuất khẩu sản phẩm của công ty, đặc biệt là sang các thị trường như Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc Doanh thu chỉ tăng khoảng 2.074 tỷ VNĐ (tương đương 38%) và lợi nhuận chỉ tăng 8 tỷ VNĐ (tương đương 21%) Đến năm 2021, doanh thu tiếp tục tăng 1.510 tỷ VNĐ (tương đương 20%), trong khi lợi nhuận tăng lên 10 tỷ VNĐ (tương đương 21,7%) Mặc dù chịu ảnh hưởng không nhỏ từ Covid-19, Vinacomin vẫn thể hiện sự kiên cường và khả năng thích ứng trên thị trường.
3.2.2 Hoạt động xuất khẩu than của công ty sang Nhật Bản nói riêng và nước ngoài nói chung
Vinacomin là đơn vị duy nhất thuộc Tập đoàn TKV được giao nhiệm vụ xuất khẩu than, mặc dù giai đoạn đầu gặp khó khăn do thiếu sự liên kết giữa sản xuất và xuất khẩu Tuy nhiên, từ năm 1995, công ty đã nỗ lực đổi mới và duy trì uy tín trên thị trường than trong nước và quốc tế Than Việt Nam chủ yếu là than antraxit, tập trung tại Quảng Ninh với trữ lượng khai thác lên đến 10 tỷ tấn, được xuất khẩu dưới dạng cám hoặc cục Thị trường xuất khẩu của công ty bao gồm Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Bulgaria và các nước ASEAN.
Biểu đồ 3.2 Thị trường xuất khẩu than của công ty Vinacomin
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu công ty)
Nhật Bản Trung Quốc Hàn Quốc Bulgari ASEAN Ấn Độ Khác
Thị trường chính của công ty bao gồm Nhật Bản, Trung Quốc và Hàn Quốc, trong đó Nhật Bản là thị trường tiêu thụ lớn nhất các loại than của Việt Nam, chiếm 49,8% tổng lượng than xuất khẩu và 48% tổng kim ngạch Vinacomin xuất khẩu 38% tổng số than sang Nhật Bản.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Tập đoàn TKV, công ty Vinacomin đã đạt được những thành tựu đáng kể trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu than.
Bảng 3.3 Thống kê sản lƣợng than xuất khẩu và nhập khẩu giai đoạn năm 2019-
1 SL than xuất khẩu 1000 tấn 321 155,26 354 -51,6% +128%
2 SL than nhập khẩu 1000 tấn 2762 3449,7 163 +23% -95,3%
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty các năm 2019-2021)
Trong gần 3 năm qua, tình hình xuất khẩu than của công ty đã có sự biến động rõ rệt Năm 2018, sản lượng xuất khẩu đạt 544,2 nghìn tấn khi nền kinh tế phát triển ổn định Tuy nhiên, năm 2019, sự xuất hiện của dịch Covid-19 tại một số quốc gia Châu Á đã khiến sản lượng xuất khẩu giảm 41%, chỉ còn 321 nghìn tấn Đến năm 2020, đại dịch tiếp tục bùng phát, dẫn đến suy thoái kinh tế toàn cầu, khiến các khách hàng lớn như Nhật Bản, Trung Quốc và Hàn Quốc cắt giảm sản xuất Đặc biệt, ngành thép Nhật Bản giảm khoảng 30% sản lượng, dẫn đến sản lượng xuất khẩu than cuối năm 2020 chỉ còn 155,26 nghìn tấn, giảm 51,6% so với năm 2019.
Xuất khẩu than của Vinacomin đã ghi nhận dấu hiệu tích cực với 354 nghìn tấn than được xuất khẩu, đánh dấu bước phục hồi đầu tiên sau những tác động nặng nề từ đại dịch COVID-19.
3.2.3 Các hoạt động kinh doanh khác của công ty
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu than – Vinacomin đang mở rộng hoạt động nhập khẩu than, đặc biệt là các loại than mà trong nước ít nhu cầu hoặc sử dụng chưa hiệu quả Từ năm 2011, Vinacomin đã nhập khẩu thành công lô than á bitum đầu tiên từ Indonesia với 23.738 tấn, trị giá 1.864.440 USD Hiện nay, công ty đã nhập khẩu nhiều chủng loại than như than á bitum, than bitum, than bán antraxit, than antraxit và than cốc từ các quốc gia như Úc, Nga, Indonesia, Malaysia và Nam Phi Sản phẩm than nhập khẩu của Vinacomin phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như nhiệt điện, nồi hơi, xi măng và luyện thép Nhập khẩu than đang trở thành hoạt động kinh doanh chính của công ty trong tương lai, với cam kết cung cấp đa dạng các loại than theo yêu cầu cho khách hàng trong nước và khu vực.
Nhập khẩu và cung ứng vật tư, thiết bị
Hoạt động nhập khẩu và cung ứng vật tư, thiết bị là công việc hậu cần quan trọng của ngành Than, giúp thương hiệu Vinacomin được biết đến rộng rãi Với kim ngạch hàng năm từ 80 đến 100 triệu USD, hoạt động này đóng vai trò thiết yếu trong sản xuất khoáng sản và các ngành kinh tế khác, đồng thời đóng góp hàng chục tỷ đồng thuế cho ngân sách quốc gia Năm 2011, công ty đạt kim ngạch nhập khẩu kỷ lục 130 triệu USD, nhờ sự chuẩn bị tốt và nắm bắt thị trường kịp thời, mặc dù kinh tế vẫn còn gặp khó khăn.
Công ty đã đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh, với kim ngạch nhập khẩu duy trì ở mức ổn định Tuy nhiên, trong hai năm gần đây, con số này đã suy giảm do ảnh hưởng của đại dịch.
Bảng 3.4 Kim ngạch nhập khẩu vật tƣ, thiết bị, nguyên vật liệu công ty giai đoạn
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Kim nghạch nhập khẩu Triệu USD 81,015 77,326 75,832
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu)
Công ty hợp tác với các doanh nghiệp uy tín hàng đầu từ Mỹ, Nhật Bản, Ba Lan và Thụy Điển Bên cạnh đó, công ty cũng nhận gia công đặt hàng trong nước cho một số mặt hàng phục vụ sản xuất, đồng thời liên doanh với các nhà sản xuất Nga, Tiệp Khắc và các đơn vị cơ khí trong ngành để nội địa hóa các thiết bị quan trọng như máy xúc EKG-5 và giàn chống tự hành Vinaalta.
Công ty xuất khẩu lao động được thành lập vào tháng 10 năm 1992, với sự hỗ trợ của Bộ Năng Lượng, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước và Bộ Lao động Thương binh & Xã hội Đến tháng 3 năm 1993, công ty chính thức nhận giấy phép đưa người lao động Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài, trở thành đơn vị thứ 15 được Bộ Lao động Thương binh và Xã hội cấp phép Trung tâm dịch vụ vật tư của công ty là đơn vị đầu tiên thực hiện nhiệm vụ này Để phù hợp với chức năng mới, vào tháng 7 năm 1995, công ty đã giải thể Trung tâm dịch vụ vật tư và thành lập phòng Hợp tác lao động và đào tạo quốc tế Thị trường xuất khẩu lao động chính của công ty bao gồm Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Dubai và Malaysia, và công ty luôn nỗ lực mở rộng thị trường và tìm kiếm đối tác để đưa công nhân và chuyên gia nghề mỏ Việt Nam ra nước ngoài làm việc.
Năm 2018, công ty đã xuất khẩu thành công 2.135 lao động ra nước ngoài, một con số khả quan cho dịch vụ này Tuy nhiên, vào năm 2019 và 2020, do ảnh hưởng của dịch bệnh, nhiều quốc gia đã đóng cửa và cấm nhập cảnh đối với lao động Việt Nam, dẫn đến việc chỉ có 1.009 người được đưa đi vào năm 2019 và chỉ 57 người trong năm 2020 Đến năm 2021, khi dịch bệnh được kiểm soát, công ty đã phục hồi hoạt động và đưa được 543 lao động ra nước ngoài làm việc.
Phân tích thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than
3.3.1 Ảnh hưởng của văn hóa Nhật Bản đến lựa chọn hình thức và chiến thuật đàm phán của công ty
3.3.1.1 Văn hóa đàm phán của người Nhật
Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc:
Xã hội Nhật Bản nổi bật với ý thức đẳng cấp cao và quy tắc lễ nghi, ảnh hưởng đến cả mối quan hệ gia đình và xã hội Điều này thể hiện rõ trong các cuộc đàm phán giao dịch ngoại thương, nơi người Nhật thể hiện sự lịch thiệp và ôn hòa để không làm mất lòng đối phương Tuy nhiên, ẩn sau vẻ bề ngoài đó là phong cách đàm phán "Tôi thắng, anh bại," đặc trưng cho cách tiếp cận của người Nhật trong thương thảo.
Coi đàm phán nhƣ một cuộc đấu tranh thắng bại
Nước Nhật nổi bật với truyền thống Samurai, thể hiện tinh thần võ sĩ đạo trong mọi hoạt động, bao gồm cả đàm phán Đối với người Nhật, đàm phán không chỉ là một cuộc trao đổi mà còn là một cuộc chiến, thường theo chiến lược cứng Họ đưa ra yêu cầu một cách khéo léo, đảm bảo khả năng thành công cao nhưng vẫn giữ đúng lễ nghi và lịch sự truyền thống Chính nhờ vào sự tôn trọng lễ nghi này, họ thường đạt được thắng lợi trong các cuộc đàm phán Khi đối mặt với đối phương, người Nhật không phản ứng ngay lập tức mà biết cách sử dụng thông tin và tài liệu sẵn có để giải quyết vấn đề một cách có lợi nhất cho mình.
Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp
Người Nhật coi đàm phán là một cuộc đấu tranh nhưng thường tránh tranh luận trực diện với đối thủ Họ ưu tiên giữ gìn sự hòa hợp, đôi khi lờ đi sự thật, vì cho rằng sự nhất trí, thể diện và uy tín là rất quan trọng Khi cảm thấy mình đúng nhưng đối phương vẫn tranh luận, họ sẽ không tiếp tục phát biểu Họ cũng tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp và không hành động nếu chưa suy nghĩ thấu đáo về vấn đề.
Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán
Người Nhật thường tìm hiểu kỹ lưỡng về đối tác trước khi bắt đầu đàm phán Họ tin rằng việc hiểu rõ về đối tác là điều cần thiết để đạt được hiệu quả trong thương thảo, thay vì chỉ ngồi vào bàn đàm phán rồi mới tìm hiểu.
Khách hàng không chỉ có thể thu thập thông tin chi tiết về công ty mà họ đang đàm phán, mà còn có thể nghiên cứu về các đối tác kinh doanh của công ty đó Đối với doanh nghiệp Nhật Bản, việc hiểu rõ cách thức hoạt động và các mối quan hệ kinh doanh của đối phương là cực kỳ quan trọng, vì điều này có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng thành công trong cuộc đàm phán.
3.3.1.2 Ảnh hưởng của văn hóa đàm phán người Nhật đến việc lựa chọn hình thức và chiến lược đàm phán của Công ty
Trong thương mại quốc tế, có ba hình thức đàm phán chính: đàm phán trực tiếp, đàm phán qua thư và đàm phán qua điện thoại Do khoảng cách địa lý và phong cách đàm phán tránh xung đột của người Nhật, các doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty Vinacomin, thường sử dụng đàm phán qua thư và điện thoại Hai hình thức này giúp giảm thiểu xung đột và cho phép các bên suy nghĩ cẩn thận hơn, từ đó tránh thiệt thòi Người Nhật coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại, vì vậy việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán là rất quan trọng Điều này giúp Công ty Coalime có thêm thời gian tìm hiểu đối tác, nâng cao hiệu quả của quá trình đàm phán.
26 đàm phán mà Công ty Vinacomin vẫn phải tổ chức các cuộc gặp mặt thảo luận trực tiếp với doanh nghiệp Nhật Bản
Chiến lược đàm phán của người Nhật mang tính cứng rắn, phản ánh truyền thống Samurai với quan niệm đàm phán là cuộc đấu tranh thắng bại Khi đưa ra yêu cầu, họ luôn đảm bảo tính lễ nghi và lịch sự Để đối phó với phong cách này, Vinacomin áp dụng chiến lược đàm phán mềm, coi các bên như bạn bè và tôn trọng quyền lợi của nhau Sự hợp tác và xây dựng niềm tin là yếu tố quan trọng, nhằm đạt được lợi ích chung Tuy nhiên, trong những tình huống cần thiết, công ty cũng phải sử dụng chiến lược đàm phán cứng hoặc nguyên tắc để bảo vệ lợi ích của mình, đặc biệt khi đối tác có yêu cầu vượt quá lợi ích hợp lý.
3.3.2 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản
3.3.2.1 Lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là quá trình thiết lập và tính toán các yếu tố như trình tự công việc, thao tác, chi phí, thời hạn và khả năng thực hiện mục tiêu Chị Hoàng Thị Thùy An, trưởng nhóm phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty Vinacomin, sẽ phụ trách việc lập kế hoạch cho các cuộc đàm phán hợp đồng xuất khẩu than Chị sẽ thu thập ý kiến và đóng góp từ các nhân viên trong phòng XNK, sau đó nộp bản kế hoạch cho giám đốc Nguyễn Thành Long để được phê duyệt Bản kế hoạch đàm phán sẽ được thực hiện sau khi nhận được sự đồng ý.
Bài viết này đề cập đến việc gửi thông báo đến toàn bộ nhân viên trong phòng kinh doanh XNK nhằm theo dõi và triển khai công việc Quá trình lập kế hoạch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than của công ty Vinacomin bao gồm nhiều thao tác quan trọng.
Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán
Bước đầu tiên, trong bản kế hoạch đàm phán này, chị Hoàng Thị Thùy An sẽ phân tích khái quát những yếu tố sau:
Thị trường thế giới đang chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố cơ bản, bao gồm sự biến động của thị trường than và các thị trường liên quan, cũng như tỷ giá JPY/VNĐ Tình hình chính trị toàn cầu, đặc biệt là mâu thuẫn giữa Nga và Ukraina từ tháng 02/2022, đã tác động mạnh mẽ đến giá nguyên, nhiên vật liệu sản xuất than, đẩy giá cả lên cao Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến kinh tế mà còn làm thay đổi cách thức giao dịch trên thị trường toàn cầu.
- Những đặc điểm của đối tác, văn hóa của đối tác Nếu là khách hàng cũ, chị
Thùy An sẽ dựa vào các lần hợp tác trước để thu thập thông tin và đặc điểm của đối tác, bao gồm quy mô công ty, uy tín, và tính chuyên nghiệp của đội ngũ đàm phán Đối với khách hàng mới, chị An sẽ tìm kiếm thông tin qua các phương tiện truyền thông và hỏi trực tiếp Ngoài ra, chị cũng liên hệ với các đối tác quen biết để có thêm thông tin xác thực Để thu hút khách hàng mới, công ty Vinacomin sẽ cung cấp các ưu đãi như chiết khấu 1% cho đơn hàng đầu tiên.
Dựa trên những thông tin đã thu thập, công ty có thể xác định hoặc ít nhất là dự đoán nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó khai thác điểm yếu của đối thủ và đề xuất các điều khoản có lợi cho mình.
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Mục tiêu chính của các công ty sau mỗi cuộc đàm phán là ký kết hợp đồng, và Vinacomin cũng không phải là ngoại lệ Tuy nhiên, công ty còn đặt ra những mục tiêu cụ thể hơn để đạt được thành công trong quá trình thương thảo.
Công ty luôn nỗ lực đạt được mức giá hợp lý và có lợi nhất, đồng thời cung cấp mức giá thấp nhất có thể cho sản phẩm Chẳng hạn, loại than cám số 11C có mức giá tối thiểu chấp nhận được là 65 USD/tấn (giá FOB Cẩm Phả), trong khi loại than đá có mức giá tối thiểu là 77 USD/tấn (giá FOB Cẩm Phả).
Chị Thùy An sẽ xác định mục tiêu về số lượng than bán ra dựa trên quy mô và đặc điểm của đối tác đã được nghiên cứu Đối với các công ty lớn có nhu cầu cao, mục tiêu sẽ là số lượng hàng hóa lớn, và ngược lại Vinacomin cũng áp dụng mức chiết khấu cho các đơn hàng lớn, thường từ 5% đến 8% cho các đơn hàng trên 1000 tấn than.
Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than34
3.4.1 Những thành tựu đạt được
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu than Vinacomin đang nỗ lực hoàn thiện quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế.
35 xuất khẩu than của mình Cụ thể, trong thời gian qua, công ty đã đạt những thành tự sau đây:
Hầu hết các cuộc đàm phán của công ty diễn ra suôn sẻ với tỉ lệ ký kết hợp đồng cao nhờ vào sản phẩm chất lượng cao và uy tín trên thị trường với giá cả hợp lý Đội ngũ nhân sự tham gia đàm phán có tài năng nổi trội, và công ty áp dụng tiêu chí lựa chọn người tham gia đàm phán rất chặt chẽ, ưu tiên những người giàu kinh nghiệm và có chuyên môn vững vàng.
Trong quá trình chuẩn bị thông tin đàm phán, công ty luôn cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về hàng hóa như kiểu dáng, mẫu mã, sản phẩm mẫu và giá cả, giúp đối tác hiểu rõ về sản phẩm than Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng thu thập thông tin về khả năng tài chính của khách hàng, điều này giúp giảm thiểu rủi ro trong thanh toán và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Trong quá trình đàm phán, đoàn đàm phán đã áp dụng hiệu quả các kỹ năng cần thiết để đưa ra quan điểm thuyết phục và đạt được sự nhượng bộ từ đối tác Các thành viên luôn kết hợp mục đích, mục tiêu và thông tin thu thập được để đưa ra những nhượng bộ hợp lý Đoàn cũng sử dụng nhiều chiến lược đàm phán để thuyết phục, đồng thời biết kết hợp nhượng bộ của mình với nhượng bộ của đối tác nhằm đạt được thành công trong quá trình đàm phán.
Sau khi hoàn tất quá trình đàm phán, công ty tiến hành kiểm tra và đánh giá để rút ra những bài học kinh nghiệm Những thông tin thu thập được từ việc này sẽ giúp công ty cải thiện quy trình đàm phán trong tương lai.
Trong quá trình đàm phán hợp đồng xuất khẩu than với các quốc gia, Vinacomin đã áp dụng linh hoạt nhiều phương thức đàm phán khác nhau Sự linh hoạt này đã giúp công ty xử lý hiệu quả hơn các tình huống phát sinh trong quá trình thương thảo.
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu than Vinacomin, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu than, vẫn đang đối mặt với một số tồn tại cần được khắc phục.
Trong quá trình chuẩn bị đàm phán, công ty chưa thực sự chú trọng đến việc thu thập thông tin sâu về đối tác và thị trường, mà chỉ tập trung vào hàng hóa Thông tin mà đối tác cung cấp chủ yếu chỉ là tên, địa chỉ và mặt hàng kinh doanh chính, trong khi các dữ liệu quan trọng như nguồn tài chính và nguồn nhân lực lại bị bỏ qua Công ty Vinacomin cũng chưa chủ động tìm hiểu các thông tin này Bên cạnh đó, nội dung chuẩn bị cho đàm phán không được sắp xếp theo thứ tự quan trọng, mà phụ thuộc vào thông tin mà đối tác cung cấp, dẫn đến việc giảm tính chủ động trong quá trình đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, công ty thường phải nhượng bộ khách hàng, điều này có thể dẫn đến thiệt hại cho công ty Hơn nữa, việc này cũng tạo điều kiện cho đối tác yêu cầu thêm nhượng bộ trong các lần đàm phán tiếp theo.
Sau khi kết thúc đàm phán, công ty tổ chức một cuộc họp ngắn để đánh giá quá trình đàm phán đã diễn ra Tuy nhiên, kết quả của cuộc họp này chỉ được ghi chép cá nhân mà không được tổng hợp thành một văn bản chung, dẫn đến việc thiếu tài liệu lưu trữ trong hồ sơ của công ty.
3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại
Cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp xuất khẩu than từ Trung Quốc, Thái Lan và sự suy thoái kinh tế toàn cầu do Covid-19 đã tác động mạnh mẽ đến thị trường xuất khẩu than Điều này dẫn đến sự giảm sút nhu cầu và số lượng đơn hàng, gây khó khăn cho Công ty Vinacomin trong việc hình thành các hợp đồng xuất khẩu và thực hiện đàm phán ký kết.
Việt Nam và Nhật Bản có sự khác biệt rõ rệt về văn hóa, bao gồm tập quán, ngôn ngữ, phong cách và luật pháp Những yếu tố này có thể dẫn đến hiểu lầm và vướng mắc, gây khó khăn trong việc tìm kiếm tiếng nói chung trong quá trình đàm phán hợp đồng.
Công ty Vinacomin chủ yếu nhận khách hàng thông qua giới thiệu từ khách hàng cũ, mà không chủ động tìm kiếm khách hàng mới Thông tin về đối tác thường rất chung chung, do công ty không chủ động trong việc thu thập dữ liệu, dẫn đến sự thiếu chủ động trong quá trình đàm phán Điều này tạo ra một hạn chế lớn cho công ty trong việc phát triển mối quan hệ kinh doanh hiệu quả.
Khách hàng chủ yếu là khách hàng lâu năm, dẫn đến việc công ty đôi khi có thái độ chủ quan trong quá trình đàm phán Công ty khẳng định rằng nguyên nhân chính khiến đàm phán không thành công là do sự chênh lệch giá giữa hai bên Tuy nhiên, một lý do tiềm ẩn khác có thể là do sự chuẩn bị không kỹ càng của công ty, gây ra những hiểu lầm và vướng mắc trong quá trình đàm phán.
Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản, công ty gặp phải một số tồn tại và nguyên nhân gây ra những vấn đề này.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Triển vọng của đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản trong thời gian tới
Tại hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 và triển khai nhiệm vụ năm 2022 của Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam, ông Nguyễn Hoàng Anh, Chủ tịch Ủy ban Quản lý vốn Nhà nước tại doanh nghiệp, nhận định năm 2022 sẽ có nhiều biến động trong thị trường năng lượng và dịch COVID-19 có thể diễn biến phức tạp hơn Mặc dù có nhiều thách thức như tăng trưởng kinh tế toàn cầu thấp hơn và áp lực lạm phát gia tăng, nhưng Quốc hội đã thông qua Nghị quyết về chính sách tài khóa và tiền tệ nhằm hỗ trợ phục hồi kinh tế Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu than – Vinacomin sẽ chủ động ứng biến với các yếu tố thuận lợi và chuyển hóa thách thức thành cơ hội, đồng thời chú trọng thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh theo tinh thần Nghị quyết 128/NQ-CP để đảm bảo an toàn cho người lao động Công ty cũng sẽ hoàn thiện mô hình “Sản xuất và thương mại than”, nâng cao giá trị kinh doanh bằng cách sản xuất than chất lượng cao và khai thác “chuỗi giá trị gia tăng” để chuyển đổi sang mô hình “kinh tế tuần hoàn” nhằm phát triển bền vững.
Trong thời gian tới, công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu than Vinacomin đặt mục tiêu mở rộng hoạt động xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản.
Đẩy mạnh tốc độ xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản, đồng thời nâng cao giá trị hợp đồng của công ty
Củng cố mối quan hệ hợp tác bền vững với Nhật Bản là ưu tiên hàng đầu, đồng thời tích cực khám phá các đối tác thương mại mới và mở rộng thị trường toàn cầu nhằm thúc đẩy sự phát triển.
Nâng cao trình độ chuyên môn và tay nghề của cán bộ công nhân viên là cần thiết để đáp ứng các yêu cầu chất lượng và số lượng ngày càng cao từ đối tác Nhật Bản.
4.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản của công ty Cổ Phần Xuất nhập khẩu than – Vinacomin
Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu than Vinacomin đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong hoạt động kinh doanh và xuất khẩu than Nhật Bản, với nhu cầu nhập khẩu than lớn, là một thị trường tiềm năng mà công ty cần khai thác Để gia tăng hợp đồng xuất khẩu, công ty cần hoàn thiện quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng với quốc gia "mặt trời mọc" này.
Dưới đây là những đề xuất nhằm cải thiện quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường Nhật Bản tại công ty Vinacomin.
4.2.1 Đối với nguồn nhân lực
Công ty Vonacomin cần tăng cường đào tạo chuyên môn cho nhân viên, đặc biệt là trong phòng kinh doanh xuất nhập khẩu than hiện có 9 người Trưởng phòng, với nhiều kinh nghiệm trong đàm phán quốc tế, thường tham gia cùng Phó Giám đốc và các thành viên khác Để giảm áp lực và căng thẳng cho nhân viên, công ty cần tăng số lượng nhân viên Ngoài ra, việc nâng cao khả năng vi tính và ngoại ngữ, bao gồm tiếng Nhật, cũng rất quan trọng để nâng cao hiệu quả trong các cuộc đàm phán.
Môi trường làm việc, chế độ lương, thưởng và phúc lợi là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định của nhân viên trong việc rời bỏ hay gắn bó lâu dài với công ty Đặc biệt, đối với nhân viên văn phòng, việc thiếu cơ hội thăng tiến có thể dẫn đến sự không hài lòng và mong muốn tìm kiếm cơ hội mới.
Để giữ chân nhân viên giỏi, công ty cần áp dụng các biện pháp khuyến khích hiệu quả, giúp họ cảm thấy gắn bó lâu dài với tổ chức Việc này không chỉ đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục mà còn giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo lại Các biện pháp khuyến khích cần được triển khai nhằm nâng cao sự hài lòng và phát triển nghề nghiệp cho người lao động.
Để nâng cao động lực làm việc, cần biểu dương và khen thưởng những người lao động có thành tích xuất sắc Đồng thời, xây dựng một môi trường làm việc thoải mái và thân thiện sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
Cải thiện điều kiện lao động cho người lao động như không khí làm việc trong sạch, thoáng mát
Có chế độ làm việc và nghỉ ngơi hợp lí, tránh tình trạng ép buộc nhân viên làm việc quá sức, hạn chế việc làm thêm giờ liên tục
Hiện tại, công ty chưa có phòng marketing, dẫn đến hoạt động marketing còn nhiều hạn chế Do đó, cần thành lập một bộ phận marketing với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao để nâng cao hiệu quả quảng bá sản phẩm và dịch vụ Bộ phận này cần hoạt động thường xuyên để phát triển chiến lược marketing hiệu quả.
Củng cố mối quan hệ với các đối tác quen thuộc là yếu tố quan trọng nâng cao uy tín thương hiệu Để đạt được điều này, công ty cần thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng, sản xuất sản phẩm theo mẫu khách hàng cung cấp và đảm bảo giao hàng đúng hạn Ngoài ra, việc duy trì liên lạc thường xuyên và thăm hỏi khách hàng sẽ tạo ra sự gắn bó và thân thiện Công ty cũng nên xem xét áp dụng các chương trình giảm giá hoặc chiết khấu cho những khách hàng lâu năm và có đơn hàng lớn.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty cần tăng cường nghiên cứu thị trường để tìm kiếm thông tin từ các nguồn như bộ thương mại, bộ ngoại giao và viện nghiên cứu Đồng thời, việc mở rộng thị trường bằng cách thu hút khách hàng mới thông qua quảng cáo trên tạp chí và danh bạ công nghiệp là rất quan trọng Công ty không nên thụ động chờ đợi khách hàng tự đến, mà cần chủ động tiếp cận và tạo cơ hội để thu hút sự quan tâm của thị trường.
Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng trong thị trường cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin về các yêu cầu của sản phẩm, bao gồm chất lượng và mẫu mã.
4.2.2 Đối với cơ sở vật chất
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Công ty
Chúng tôi cam kết không ngừng cải thiện chất lượng sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đồng thời duy trì uy tín trên thị trường toàn cầu.
Công ty cần đầu tư vào máy móc thiết bị mới để cải thiện chất lượng sản phẩm và nâng cao năng suất lao động, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tạo lập tên tuổi và khẳng định uy tín sản phẩm của công ty trên thị trường thế giới
Công ty sẽ tiếp tục duy trì các sản phẩm chất lượng, đóng góp vào doanh thu chính, đồng thời nghiên cứu nhu cầu thị trường để mở rộng danh mục sản phẩm Điều này bao gồm việc đầu tư vào thiết bị máy móc hiện đại và đào tạo kỹ năng cho công nhân, nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Trước khi xuất hàng, việc kiểm kê hàng hóa một cách kỹ lưỡng là rất quan trọng để đảm bảo rằng hàng không bị trả lại khi đối tác tiến hành kiểm tra Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh những rắc rối không cần thiết cho công ty.
Nghiên cứu và hiểu rõ hệ thống pháp luật toàn cầu là yếu tố quan trọng giúp công ty đưa ra những quyết định hợp tác kinh doanh chính xác và hiệu quả Việc nắm vững các quy định pháp lý sẽ hỗ trợ công ty trong việc tính toán và cân nhắc các cơ hội hợp tác, từ đó tối ưu hóa kết quả kinh doanh trên thị trường quốc tế.
4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước Để giúp cho Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu than Vinacomin nói riêng và ngành than nói chung có điều kiện phát triển trong thời gian tới thì chính phủ có thể thực hiện một số giải pháp sau:
Cải cách các thủ tục hành chính:
Mặc dù nhà nước đã nỗ lực giảm bớt thủ tục hành chính, nhưng vẫn còn nhiều quy trình rườm rà và phức tạp Điều này gây cản trở lớn cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính và phòng chống tham nhũng tại các cơ quan Nhà nước như thuế vụ và hải quan sẽ thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong tương lai.
Phát triển đồng bộ các ngành phụ trợ:
Để ngành than Việt Nam, đặc biệt là Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu than Vinacomin, phát triển bền vững trong tương lai, chính phủ cần triển khai các biện pháp đồng bộ nhằm phát triển các ngành phụ trợ như cơ khí, trang thiết bị máy móc hiện đại và nguyên phụ liệu Hiện tại, phần lớn trang thiết bị cho ngành công nghiệp than phải nhập khẩu, dẫn đến sự phụ thuộc vào nước ngoài và hiệu quả kinh tế thấp Do đó, việc phát triển ngành phụ trợ sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp than nâng cao giá trị kinh tế và giảm thiểu sự phụ thuộc vào nguồn cung ngoại.
Tăng cường cung cấp thông tin khoa học công nghệ, thị trường cho ngành than:
Nhà nước cần triển khai các dự án cung cấp thông tin về khoa học công nghệ và thị trường cho ngành than Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có chính sách phù hợp, từ đó nâng cao và đảm bảo vị thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp than Việt Nam.
Báo cáo tài chính công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Than – Vinacomin các năm
Báo cáo thường niên công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Than – Vinacomin các năm 2018, 2019, 2020
Đinh Thu Hà - K4HMQ1: “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường EU của công ty Cổ phần Thăng Long” nhằm nâng cao hiệu quả xuất khẩu và mở rộng thị trường Bài viết tập trung vào các bước quan trọng trong quy trình đàm phán, từ việc tìm kiếm đối tác đến ký kết hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các quy định của EU Việc hoàn thiện quy trình này không chỉ giúp tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty mà còn góp phần phát triển bền vững trong ngành may mặc.
Nguyễn Thị Hằng - K43E6: “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường Mỹ của Tổng công ty may Đức Giang”
Nguyễn Thị Như Quỳnh đã trình bày quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện và điện tử từ thị trường Đức tại Công ty Cổ phần Công Nghệ Sicom Bài viết nêu rõ các bước quan trọng trong quy trình, từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, thương thảo điều khoản hợp đồng đến việc hoàn tất thủ tục nhập khẩu Quy trình này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Nguyễn Thị Thu Thủy: “Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tế tại công ty XNK Từ Liêm”
Bành Ngọc Thanh Vy: “Quy trình nghiệp vụ đàm phán tiến tới thực hiện hợp đồng hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp P&P Global Supply Company Limited”
Website của công ty: http://coalimex.vn/