Hoàn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu than sang thị trường nhật bản của công ty cổ phần xuất nhập khẩu than vinacomin

TRƢỜNG ĐẠI HỌC THƢƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÍ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THAN SANG THỊ TRƢỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THAN-VINACOMIN Giáo viên hƣớng dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS Mai Thanh Huyền Ngô Thanh Huyền Lớp: K54E3 Mã sinh viên: 18D130163 HÀ NỘI - 2022 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin đƣợc cam đoan: “Hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản Công ty cổ phần xuất nhập than Vinacomin” đƣợc tiến hành công khai, dựa cố gắng, nỗ lực giúp đỡ khơng nhỏ từ phía Trƣờng Đại học Thƣơng Mại, dƣới hƣớng dẫn tận tình ThS Mai Thanh Huyền Các số liệu kết nghiên cứu đề tài trung thực hoàn toàn không chép sử dụng kết đề tài nghiên cứu tƣơng tƣ Nếu phát có chép kết nghiên cứu đề tài khác, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm./ Hà Nội, ngày 13 tháng 04 năm 2022 Tác giả đề tài Huyền Ngơ Thanh Huyền LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy cô trƣờng Đại học Thƣơng Mại truyền đạt cho em kiến thức bổ ích suốt năm qua để em có hành trang vững chắc, đặc biệt Mai Thanh Huyền tận tình hƣớng dẫn em suốt q trình làm khóa luận Đồng thời, em xin tỏ lịng biết ơn đến Cơng ty cổ phần Xuất nhập Than – Vinacomin, anh chị phịng Kinh doanh, phịng Kế tốn, phịng Nhân tạo điều kiện thuận lợi để em có hội nghiên cứu, tiếp cận với thực tế, vận dụng kiến thức học phát huy khả tìm tịi, sáng tạo để hồn thành khóa luận cách tốt Do vốn hiểu biết trình độ lý luận cịn hạn chế, nên trình thực tập nhƣ trình làm khóa luận này, chắn tồn sai sót Vì vậy, em mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp thầy, để em có thêm nhiều kinh nghiệm kiến thức hơn! Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT ii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH iii Chƣơng 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu (ít cơng trình nghiên cứu có liên quan)1 1.3 Mục tiêu nghiên cứu 1.4 Đối tƣợng nghiên cứu 1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.6 Phƣơng pháp nghiên cứu 1.7 Kết cấu khóa luận Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TRONG THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ 2.1 Một số khái niệm 2.1.1 Khái niệm đàm phán TMQT 2.1.2 Khái niệm hợp đồng ký kết hợp đồng xuất TMQT 2.1.3 Khái niệm văn hóa đàm phán TMQT 2.2 Một số lý thuyết vấn đề nghiên cứu 2.2.1 Đặc điểm nguyên tắc đàm phán TMQT 2.2.2 Các hình thức chiến lược đàm phán 2.2.3 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng TMQT 10 2.2.4 Các yếu tố văn hóa ảnh hưởng đến đàm phán TMQT 14 2.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến trình đàm phán 15 2.3.1 Bối cảnh đàm phán 15 2.3.2 Thời gian địa điểm đàm phán 15 2.3.3 Năng lực đàm phán 15 2.3.4 Đối tượng, nội dung mục đích đàm phán 15 2.4 Phân định nội dung nghiên cứu 16 Chƣơng 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THAN SANG THỊ TRƢỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY VINACOMIN 17 3.1 Giới thiệu công ty Cổ phần XNK than Vinacomin 17 3.1.1 Giới thiệu chung công ty 17 3.1.2 Quá trình hình thành phát triển công ty 17 3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh công ty 18 3.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Vinacomin năm gần 19 3.2.1 Kết hoạt động sản xuất công ty 19 3.2.2 Hoạt động xuất than công ty sang Nhật Bản nói riêng nước ngồi nói chung 20 3.2.3 Các hoạt động kinh doanh khác công ty 22 3.3 Phân tích thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản công ty năm gần 24 3.3.1 Ảnh hưởng văn hóa Nhật Bản đến lựa chọn hình thức chiến thuật đàm phán công ty 24 3.3.2 Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trường Nhật Bản 26 3.4 Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than34 3.4.1 Những thành tựu đạt 34 3.4.2 Những tồn 36 3.4.3 Nguyên nhân tồn 36 Chƣơng 4: ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 38 4.1 Triển vọng đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản thời gian tới 38 4.2 Một số giải pháp hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản công ty Cổ Phần Xuất nhập than – Vinacomin 39 4.2.1 Đối với nguồn nhân lực 39 4.2.2 Đối với sở vật chất 41 4.2.3 Đối với quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trường Nhật Bản 41 4.3 Một số kiến nghị 43 4.3.1 Kiến nghị với Công ty 43 4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO: DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH Bảng 3.1 Kết hoạt động SXKD công ty giai đoạn 2018-2021 19 Biểu đồ 3.2 Thị trƣờng xuất than công ty Vinacomin 20 Bảng 3.3 Thống kê sản lƣợng than xuất nhập giai đoạn năm 20192021 21 Bảng 3.4 Kim ngạch nhập vật tƣ, thiết bị, nguyên vật liệu công ty giai đoạn 2019-2021 23 Bảng 3.5 Tình hình đàm phán kí kết hợp đồng với doanh nghiệp Nhật Bản công ty Vinacomin giai đoạn 2019-2021 33 Sơ đồ 4.1 Mơ hình đánh giá kết quy trình đàm phán 42 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT NGHĨA TIẾNG VIỆT STT TỪ VIẾT TẮT SGDCKHN Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội QĐ Quyết định BCN Bộ Công nghiệp UBCK Ủy ban chứng khoán VNĐ Việt Nam đồng XNK Xuất nhập TKV Than – Khoáng sản Việt Nam SXKD Sản xuất kinh doanh ĐVT Đơn vị tính 10 TMQT Thƣơng mại quốc tế 11 PTTT Phƣơng thức toán 12 HĐ Hợp đồng ii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH STT TỪ VIẾT NGHĨA TIẾNG ANH NGHĨA TIẾNG VIỆT World Trade Organization Tổ chức thƣơng mại TẮT WTO giới GDP Gross Domestic Product Tổng sản phẩm quốc nội EU European Union Liên minh Châu Âu UNESCO United Nations Educational Tổ chức Giáo dục, Khoa Scientific and Cultural học Văn hóa Liên Hợp Organization Quốc Intermational Trade Center Trung tâm thƣơng mại ITC giới L/C Phƣơng thức tín dụng Letter of Credit chứng từ ASEAN CIF Association of South East Hiệp hội quốc gia Asian Nations Đông Nam Á Cost, Insurance and Freight Tiền hàng, bảo hiểm cƣớc phí FOB Free On Board Giao lên tàu iii Chƣơng 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Hiện Việt Nam tăng cƣờng hoạt động ngoại giao với nƣớc giới Sau gia nhập Tổ chức thƣơng mại giới WTO vào năm 2007, Việt Nam ngày mở rộng mối quan hệ hợp tác, buôn bán với nƣớc giới nhờ việc cắt giảm rào cản thuế quan Do đó, tình hình xuất nhập ảnh hƣởng lớn tới GDP Việt Nam Theo số liệu sơ Tổng cục Hải quan, năm 2020 xuất than đá thị trƣờng nƣớc giảm 20,5% lƣợng, giảm 29% kim ngạch giảm 10,9% giá so với năm 2019, đạt 909.630 tấn, tƣơng đƣơng 119,62 triệu USD, giá trung bình 131,5 USD/tấn Nguyên nhân chủ yếu tình trạng dịch virus corona gây ngƣng đọng thị trƣờng, khiến cho doanh nghiệp thƣơng mại quốc tế nói chung chung cơng ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu than Vinacomin nói riêng bị thất nặng nề Năm 2020, sản lƣợng than xuất công ty Vinacomin mức 155,26 nghìn than, giảm 51,6% so với năm 2019 Tuy nhiên theo nghiên cứu cho thấy, tác động đại dịch covid, nguyên nhân khác dẫn đến tình trạng xuất than suy giảm công ty Vinacomin lỗ hổng q trình đàm phán kí kết hợp đồng Thật vậy, năm 2021, cơng ty có tổng cộng 115 đàm phán thƣơng lƣợng việc xuất than với đối tác quốc tế Tuy nhiên, có 77 hợp đồng đƣợc thành lập Con số cho thấy công ty bỏ lỡ nhiều hợp đồng mang lại thêm nguồn doanh thu đáng kể cho cơng ty Từ thấy quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than cơng ty cịn nhiều hạn chế Xuất phát từ vấn đề đặt nhƣ trên, em định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản công ty Cổ Phần Xuất nhập than – Vinacomin” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu (ít cơng trình nghiên cứu có liên quan) Theo nhƣ em tìm hiểu, đề tài nghiên cứu liên quan trƣớc bao gồm đề tài nhƣ sau: 1) Đinh Thu Hà - K4HMQ1: “Hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng may mặc sang thị trường EU công ty Cổ phần Thăng Long” thƣơng lƣợng, trao đổi đƣa thỏa thuận cuối điều khoản  Giai đoạn thuyết phục Nhƣ phân tích mục 3.3.1, Công ty Vinacomin thƣờng sử dụng chiến lƣợc đàm phán kiểu mềm để đối diện với chiến thuật thắng bại doanh nghiệp Nhật Trên sở thông tin cung cấp cho đối tác thông tin nhận đƣợc từ đối tác, nhân viên đàm phán cơng ty tiến hành phân tích, so sánh với nội dung chuẩn bị để có cách ứng xử linh hoạt, đƣa luận để thuyết phục khách hàng Những thuyết phục mà cơng ty đƣa với mục đích bảo vệ quyền lợi hai bên thực đƣợc mục tiêu mà công ty đề  Giai đoạn nhƣợng thƣơng lƣợng Kết trình đàm phán kết thỏa hiệp nhƣợng lẫn Trong sau giai đoạn thuyết phục tồn mâu thuẫn mà hai bên cần phải nhƣợng thỏa thuận Trong đàm phán với ngƣời Nhật, thƣờng khách hàng có quyền lực phong cách đàm phán “tôi thắng anh bại” họ, nên công ty thƣờng phải nhƣợng họ để có đƣợc đơn hàng Tuy nhiên công ty nhƣợng phần để đảm bảo cơng ty có đơn hàng thu đƣợc lợi nhuận Bên cạnh nhƣợng cơng ty cịn dựa vào hợp đồng ký để cân đối kế hoạch sản xuất, đảm bảo giao hàng tiến độ  Kết thúc đàm phán Kết thúc đàm phán, xảy hai trƣờng hợp sau:  Đàm phán thành công: Trong trƣờng hợp này, Công ty Cổ phần Xuất nhập Vinacomin đối tác tổng hợp lại điều khoản đàm phán Hai bên thống lại giá, số lƣợng, điều kiện toán, thời gian giao hàng, trƣờng hợp miễn trừ trách nhiệm, điều khoản trọng tài… kí vào hợp đồng Đồn đàm phán cơng ty Vinacomin dựa vào nội dung đƣợc ghi chép chủ động chốt lại toàn điều kiện hợp đồng với đối tác, đảm bảo họ đồng ý với tất điều khoản Sau chốt xong thỏa thuận, công ty Vinacomin đối tác hẹn ngày gần để tiến tới hoàn thiện kí kết hợp đồng  Đàm phán khơng thành cơng: Ngun nhân bên đối tác đƣa đề nghị chấp nhận đƣợc, công ty không đáp ứng đƣợc yêu cầu 32 sản phẩm, chất lƣợng…của họ hay trình đàm phán xuất thông tin làm cho thỏa thuận ta khơng cịn tính hấp dẫn Khi rút khỏi đàm phán cần tìm lý lẽ giải thích cách hợp lý việc tiếp tục đàm phán mà giữ đƣợc mối quan hệ tốt bên 3.3.2.3 Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Sau lần đàm phán công ty tiến hành họp thành viên tham gia đàm phán để phân tích đánh giá kết đàm phán so với mục đích mục tiêu đề Cuộc họp sau đàm phán không gồm ngƣời trực tiếp tham gia đàm phán mà bao gồm tất nhân viên phòng xuất nhập Trƣởng phòng kinh doanh Xuất nhập ngƣời nêu điểm tốt chƣa tốt trình đàm phán với đối tác, xem điều khoản mà hai bên thỏa thuận đạt đƣợc mức lợi ích cao cho công ty hay chƣa; dựa vào thái độ đối tác để xác định liệu họ có thực hài lịng với hay khơng Đặc biệt xem xét thuyết phục nhƣợng hợp lý chƣa để rút kinh nghiệm cho lần sau Việc tổng kết khơng đƣợc hình thành văn mà thành viên ghi lại vào sổ cá nhân để rút kinh nghiệm cho đàm phán sau đƣợc tốt 3.3.3 Tình hình ảnh hưởng dịch Covid 19 tới đàm phán ký kết hợp đồng với doanh nghiệp Nhật Bản công ty giai đoạn 2019-2021 Bảng 3.5 Tình hình đàm phán kí kết hợp đồng với doanh nghiệp Nhật Bản công ty Vinacomin giai đoạn 2019-2021 Chỉ tiêu Đơn vị tính 1.Số đàm phán Trực tiếp Gián tiếp 2.Số hợp đồng kí kết Trực tiếp Gián tiếp 3.Tỷ lệ HĐ kí Trực tiếp Gián tiếp Lần Lần Lần HĐ HĐ HĐ % % % Năm 2019 Số % lượng 26 100 15 57,7 42,3 16 100 11 68,8 31,2 61,5 73,3 55,5 - 33 Năm 2020 Năm 2021 Số % Số % lượng lượng 21 100 34 100 0 20 58,8 21 100 14 41,2 12 100 20 100 0 13 65 12 100 35 57,1 58,8 65 57,1 50 Nguồn: Phòng Xuất nhập Cụ thể năm 2019 số lƣợng đàm phán với doanh nghiệp Nhật Bản 26 cuộc, số lƣợng hợp đồng đƣợc ký kết 16 hợp đồng nên tỷ lệ hợp đồng đƣợc ký kết 61,5% Trong số lƣợng đàm phán trực tiếp 15 cuộc, số hợp đồng đƣợc ký kết theo hình thức đàm phán trực tiếp 11 nên tỷ lệ hợp đồng đƣợc ký kết 73,3% Số lƣợng đàm phán theo hình thức gián tiếp cuộc, số hợp đồng đƣợc ký kết nên tỷ lệ hợp đồng đƣợc ký kết theo hình thức gián tiếp 55,5% Đến năm 2020, dịch Covid 19 xuất Vũ Hán – Trung Quốc lan sang Nhật Bản Việt Nam, số lƣợng đàm phán giảm đáng kể, 21 cuộc, tức giảm 19% so với năm 2019, tỷ lệ hợp đồng đƣợc ký kết 57,1% Việc hai nƣớc đóng cửa biên giới khiến cho khơng có đàm phán trực tiếp đƣợc xảy Tất hoạt động thƣơng mại nói chung đàm phán kí kết hợp đồng xuất nói riêng phải thực qua hình thức online Số lƣợng đàm phán theo hình thức gián tiếp tăng lên 15 so với năm 2019, số hợp đồng đƣợc ký kết theo hình thức gián tiếp tăng lên hợp đồng tỷ lệ ký kết hợp đồng theo hình thức gián tiếp 57,1% Con số cho thấy tác động tiêu cực vô lớn virus tới hoạt động xuất than sang thị trƣờng Nhật công ty Sang năm 2021, giới nói chung hai quốc gia Việt Nam, Nhật Bản nói riêng bắt đầu kiểm sốt đƣợc phần đại dịch số có phần tăng lên Số lƣợng đàm phán có tăng lên thành 34, tăng 33% so với năm 2020 số hợp đồng đƣợc ký kết tăng 66% Trong đó, số đàm phán trực tiếp tăng từ lên 20 số hợp đồng kí đƣợc theo hình thức tăng từ đến 13 Nhìn chung, qua năm, tỷ lệ không ký kết đƣợc hợp đồng sau đàm phán cơng ty khơng cao Vì vậy, cơng ty phải tìm hiểu nguyên nhân để nâng cao tỷ lệ ký kết đƣợc hợp đồng Một nguyên nhân khách quan hai bên thỏa thuận nhƣng chấp nhận phƣơng án đối phƣơng, chủ yếu giá hai bên đƣa chênh lệch lớn 3.4 Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than 3.4.1 Những thành tựu đạt Trong hoạt động kinh doanh quốc tế, công ty Cổ phần Xuất nhập than Vinacomin bƣớc hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng 34 xuất than Cụ thể, thời gian qua, công ty đạt thành tự sau đây:  Hầu hết đàm phán công ty diễn suôn sẻ tỉ lệ ký kết đƣợc hợp đồng cao Điều có đƣợc sản phẩm công ty sản phẩm có chất lƣợng cao, uy tín thị trƣờng với giá thành hợp lý Cùng với tài đàm phán trội toàn nhân đội ngũ tham gia đàm phán công ty Công ty có tiêu thức lựa chọn ngƣời tham gia đàm phán chặt chẽ Họ phải nhữn ngƣời giàu kinh nghiệm có chun mơn nghề nghiệp vững vàng  Trong q trình chuẩn bị thơng tin đàm phán, công ty chuẩn bị thông tin đầy đủ cần thiết hàng hóa nhƣ thơng tin kiểu dáng, mẫu mã, sản phẩm mẫu, giá cả… để đối tác nắm bắt hiểu rõ đƣợc sản phẩm than q trình đàm phán Ngồi ra, Cơng ty cịn trọng thu thập thơng tin khả tài khách hàng, điều giảm thiểu phần rủi ro việc toán khách hàng, hỗ trợ thông tin để đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty không bị gián đoạn  Trong trình đàm phán, thành viên đoàn đàm phán vận dụng tốt kỹ cần thiết để đƣa quan điểm thuyết phục nhƣợng đối tác Các thành viên biết kết hợp mục đích, mục tiêu thơng tin thu thập đƣợc để đƣa nhƣợng hợp lý Đoàn đàm phán sử dụng nhiều kĩ chiến lƣợc đàm phán thuyết phục Đoàn đàm phán biết kết hợp nhƣợng với nhƣợng đối tác để đàm phán thành công  Sau kết thúc đàm phán, cơng ty có tổ chức kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Những kinh nghiệm thu đƣợc từ công tác kiểm tra, đánh giá thơng tin quan trọng để cơng ty hồn thiện quy trình đàm phán tốt lần sau  Trong đàm phán kí kết hợp đồng xuất than với quốc gia, công ty Vinacomin sử dụng linh hoạt phƣơng thức không cứng nhắc việc sử dụng phƣơng thức đàm phán Điều giúp cơng ty xử lý tình tốt lúc đàm phán 35 3.4.2 Những tồn Công ty Cổ phần Xuất nhập than Vinacomin có nhiều năm kinh nghiệm việc đàm phán ký kết hợp đồng xuất than Song số tồn cần hạn chế nhƣ sau:  Trong q trình chuẩn bị, cơng ty chƣa thực chuẩn bị tốt thông tin đối tác, thị trƣờng mà tập trung nhiều hàng hóa Trƣớc đàm phán, hầu hết thơng tin đối tác đƣợc họ cung cấp tên, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh chính… Những thơng tin sâu nhƣ nguồn tài chính, nguồn nhân lực… họ khơng cung cấp Cơng ty Vinacomin chƣa thực chủ động tìm hiều nguồn thơng tin sâu Trong khâu chuẩn bị nội dung đàm phán, nội dung không đƣợc xếp theo thứ tự quan trọng mà tùy thuộc vào đối tác cung cấp thơng tin trƣớc thơng tin sau để đàm phán Điều làm giảm tính chủ động cơng ty  Trong trình đàm phán, hầu hết công ty phải nhƣợng khách hàng Điều làm cho cơng ty bị thiệt thịi đồng thời làm cho đối tác đòi hỏi nhƣợng từ phía cơng ty lần đàm phán sau  Sau kết thúc đàm phán, công ty có họp lại để đánh giá đàm phán xảy nhƣng họp đƣợc thực thời gian ngắn ngƣời ghi lại vào sổ cá nhân khơng hình thành văn chung để lƣu lại tài liệu chung công ty 3.4.3 Nguyên nhân tồn  Nguyên nhân khách quan:  Do cạnh tranh diễn ngày gay gắt đặc biệt với doanh nghiệp xuất than từ Trung Quốc, Thái Lan… với suy thối kinh tế tồn cầu gây Covid-19 tác động vào doanh nghiệp xuất than nhƣ Công ty Vinacomin khiến cho nhu cầu thị trƣờng giảm sút, dẫn tới đơn hàng sụt giảm Từ đó, hình thành hợp đồng xuất để doanh nghiệp thực đàm phán kí kết hợp đồng  Do hai quốc gia Việt Nam Nhật Bản khác nên có khác biệt văn hóa nhƣ tập quán, ngôn ngữ, phong cách, luật pháp Những yếu tố làm cho hai bên có hiểu lầm, vƣớng mắc khơng thể tìm thấy tiếng nói chung tham gia đàm phán kí kết hợp đồng 36  Nguyên nhân chủ quan:  Khách hàng chủ yếu tự đến liên hệ với công ty công ty khơng chủ động việc tìm kiếm khách hàng Cơng ty khơng chủ động việc tìm kiếm đối tác mà thƣờng có đƣợc thơng tin từ khách hàng quen biết giới thiệu Những thông tin cụ thể thƣờng đối tác chủ động cung cấp công ty hỏi đối tác giai đoạn trao đổi Vì vậy, thông tin đối tác thƣờng chung chung đơn giản Đây hạn chế công ty Vinacomin dẫn tới chủ động đàm phán  Khách hàng chủ yếu khách hàng lâu năm nên q trình đàm phán đơi có thái độ chủ quan công ty Hiện công ty khẳng định việc đàm phán không thành công chủ yếu giá hai bên đƣa chênh lệch Tuy nhiên lý tiềm ẩn chuẩn bị không kĩ công ty dẫn đến hiểu lầm, vƣớng mắc đàm phán Trên số tồn nguyên nhân tồn q trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản công ty Cổ phần Xuất nhập than Vinacomin Việc tìm giải pháp hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than thời gian tới nhiệm vụ quan trọng đặt cho công ty 37 Chƣơng 4: ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 4.1 Triển vọng đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản thời gian tới Tại hội nghị Tổng kết công tác năm 2021 triển khai nhiệm vụ năm 2022 Tập đoàn Cơng nghiệp Than-Khống sản Việt Nam sáng 19/1, ơng Nguyễn Hoàng Anh, Chủ tịch Ủy ban Quản lý vốn Nhà nƣớc doanh nghiệp nhận định, năm 2022, thị trƣờng lƣợng đƣợc dự báo có thêm nhiều biến động, dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, nguy hiểm Tăng trƣởng kinh tế giới thấp năm 2021; áp lực lạm phát, rủi ro thị trƣờng tài chính, tiền tệ quốc tế gia tăng Tuy nhiên, nguy có với nhiều thách thức triển vọng tích cực đan xen Quốc hội thông qua Nghị sách tài khóa, tiền tệ để hỗ trợ Chƣơng trình phục hồi phát triển kinh tế - xã hội Chính phủ triển khai kích hoạt, mở cửa kinh tế thực sách hỗ trợ thuế, phí cho doanh nghiệp, thành phần kinh tế Thị trƣờng tiêu thụ than cho thấy, nhiều tín hiệu thuận lợi, tích cực, dự báo nhu cầu than cho ngành kinh tế tiếp tục gia tăng…Vì vậy, Cơng ty Cổ phần Xuất nhập than – Vinacomin chủ động ứng biến, tranh thủ đƣợc yếu tố thuận lợi chuyển biến thách thức thành thời Để thực thắng lợi mục tiêu “An toàn - Phát triển - Hiệu quả” năm 2022, Chủ tịch Hội đồng quản trị đề nghị toàn thể cán bộ, ngƣời lao động công ty Vinacomin trọng thực nghiêm biện pháp phịng chống dịch bệnh tình hình mới, chủ động thích ứng an tồn, linh hoạt theo tinh thần Nghị 128/NQ-CP ngày 11/10/2021 Chính phủ để kiểm sốt tốt dịch bệnh, đảm bảo an tồn, sức khoẻ cho ngƣời lao động tồn cơng ty Cơng ty tiếp tục hồn thiện mơ hình “Sản xuất thƣơng mại than”, nâng cao giá trị kinh doanh than theo hƣớng sản xuất tối đa loại than chất lƣợng cao; khai thác tối đa lợi sử dụng hiệu quả, tiết kiệm tài nguyên Đồng thời, tiến hành khai thác “chuỗi giá trị gia tăng” sau khai thác mỏ hƣớng đến việc chuyển đổi từ mơ hình “kinh tế tuyến tính” sang mơ hình “kinh tế tuần hoàn” để phát triển bền vững Trong thời gian tới, công ty Cổ phần Xuất nhập than Vinacomin xác định mục tiêu cho hoạt động xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản là: 38  Đẩy mạnh tốc độ xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản, đồng thời nâng cao giá trị hợp đồng công ty  Củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với Nhật Bản, bên cạnh tích cực tìm kiếm bạn hàng mới, mở rộng thị trƣờng giới để phát triển  Nâng cao trình độ chun mơn, trình độ tay nghề cán cơng nhân viên cơng ty để đáp ứng đƣợc yêu cầu ngày cao đối tác Nhật Bản chất lƣợng số lƣợng 4.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản công ty Cổ Phần Xuất nhập than – Vinacomin Trong năm qua, hoạt động kinh doanh nói chung hoạt động xuất than nói riêng cơng ty Cổ phần Xuất nhập than Vinacomin đạt đƣợc thành tựu đáng kể Đặc biệt, Nhật Bản thị trƣờng rộng lớn vô tiềm nên nhƣ cầu nhập than họ lớn Để đạt đƣợc điều cơng ty cần hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than để có thêm đƣợc nhiều hợp đồng với đất nƣớc “mặt trời mọc” Dƣới số đề xuất em nhằm hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản công ty Vinacomin 4.2.1 Đối với nguồn nhân lực  Công ty Vonacomin cần phải tăng cƣờng đào tạo chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên Phịng kinh doanh Xuất nhập than Công ty có ngƣời Trong đó, trƣởng phịng ngƣời có nhiều kinh nghiệm hoạt động đàm phán kinh doanh quốc tế nên ngƣời tham gia đàm phán với đối tác với Phó Giám đốc thành viên khác cơng ty Vì vậy, cơng ty cần tăng số lƣợng nhân viên để tránh tình trạng chồng chéo công việc, gây áp lực, căng thẳng cho nhân viên Đồng thời, công ty cần trọng đén việc nâng cao khả thành thạo vi tính nhân viên, ngồi tiếng Anh cịn cần biết thêm tiếng Nhật số ngoại ngữ khác để công đàm phán diễn hiệu  Môi trƣờng làm việc, chế độ lƣơng, thƣởng, phúc lợi yếu tố chủ yếu định đến việc hay gắn bó lâu dài với cơng ty ngƣời lao động Đặc biệt nhân viên văn phịng họ làm việc mà khơng có hội đƣợc thăng tiến 39 chắn nhân viên giỏi để tìm cơng việc phù hợp với lực Vì cơng ty cần có biện pháp khuyến khích ngƣời lao động tốt để nhân viên công nhân gắn bó lâu dài với cơng ty, đảm bảo hoạt động sản xuất công ty đƣợc liên tục, giảm chi phí tuyển dụng đào tạo lại nhân viên Các biện pháp nhƣ:  Biểu dƣơng, khen thƣởng ngƣời lao động có thành tích tốt để họ có động lực làm việc tốt Xây dựng môi trƣờng làm việc thoải mái, thân thiện cho ngƣời lao động  Cải thiện điều kiện lao động cho ngƣời lao động nhƣ khơng khí làm việc sạch, thống mát  Có chế độ làm việc nghỉ ngơi hợp lí, tránh tình trạng ép buộc nhân viên làm việc sức, hạn chế việc làm thêm liên tục  Hiện cơng ty chƣa có phịng marketing nên hoạt động marketing cơng ty cịn nhiều hạn chế cần phải tổ chức phận marketing với nhân viên có trình độ chun mơn cao Bộ phận marketing phải thƣờng xuyên:  Củng cố mối quan hệ với đối tác quen thuộc nhân tố nâng cao uy tín thƣơng hiệu cơng ty tin tƣởng khách hàng quen thuộc Muốn nhƣ công ty cần phải thực tốt nội dung hợp đồng đặc biệt sản phẩm phải đƣợc sản xuất theo mẫu mà khách hàng đƣa sản xuất đủ số lƣợng, giao hàng thời hạn hợp đồng Đồng thời công ty phải thƣờng xuyên liên lạc, thăm hỏi khách hàng để tạo thân thiện, gắn bó với khách hàng Bên cạnh cơng ty nên có khoản giảm giá, chiết khấu khách hàng lâu năm, đặt hàng với số lƣợng lớn  Tăng cƣờng nghiên cứu thị trƣờng tìm kiếm thơng tin thị trƣờng Cơng ty tìm kiếm thông qua nguồn: thƣơng mại, ngoại giao, viện nghiên cứu… Đồng thời công ty nên mở rộng thị trƣờng cách thu hút lƣợng khách hàng thơng qua hoạt động quảng cáo tạp chí, danh bạ công nghiệp Không nên thụ động để khách hàng tự đến nhƣ  Thƣờng xuyên cập nhật thông tin yêu cầu sản phẩm nhƣ chất lƣợng, mẫu mã để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng thị trƣờng cạnh tranh gay gắt nhƣ 40 4.2.2 Đối với sở vật chất Cơ sở vật chất kỹ thuật có phản ánh khả sản xuất thực hợp đồng doanh nghiệp Một doanh nghiệp khơng thể có hợp đồng lớn sở vật chất nhỏ bé thiếu thốn  Công ty trang bị sở vật chất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc hoàn thiện Tuy nhiên theo kế hoạch tƣơng lai công ty cơng ty nên huy động thêm nguồn vốn để xây dựng thêm nhà xƣởng, mua thêm máy móc thiết bị để mở rộng hoạt động kinh doanh Đặc biệt cơng ty nên xây dựng phịng họp đàm phán với đối tác nƣớc ngồi, phịng họp đƣợc chuẩn bị nhiều trang thiết bị đại phục vụ cho công việc đàm phán ký kết hợp đồng  Trong văn phịng cơng ty cần trang bị thêm máy móc phục vụ cho nhân viên xuất nhập số lƣợng máy móc cịn Những trang thiết bị giúp cho nhân viên thực chuyên môn nghiệp vụ đƣợc nhanh chóng, xác 4.2.3 Đối với quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trường Nhật Bản  Trong khâu lập kế hoạch, công ty cần phải xác định chiến lƣợc nhân cho phù hợp với đàm phán Mỗi đàm phán với đối tác khác nên có chiến lƣợc nhân khác Ngồi ra, cơng ty cần dự đốn mục đích, mục tiêu chiến lƣợc đàm phán đối tác để có sở chuẩn bị kế hoạch đàm phán cho hiệu Hiện tại, sau thu thập thông tin, công ty thƣờng bỏ qua việc kiểm tra xem kế hoạch đề có phù hợp hay khơng, có cần điều chỉnh khơng  Cơng ty cần tìm kiếm, chuẩn bị kĩ thơng tin đối tác nhƣ thông tin khả tài chính, nguồn nhân lực, uy tín, thƣơng hiệu thƣơng trƣờng quốc tế, hình ảnh đối tác mắt ngƣời tiêu dùng, nhà chức trách quan tín dụng đặc biệt tìm hiểu ngƣời định đoàn đàm phán đối tác Thơng tin đƣợc tìm kiếm từ nguồn nhƣ Phịng Thƣơng Mại Cơng Nghiệp Việt Nam với quan quốc tế để đảm bảo thông tin đƣợc xác đa dạng Cơng ty khơng nên chủ quan việc tìm hiểu thơng tin đối tác làm việc với công ty lâu năm Bên cạnh đó, cơng ty tìm kiếm thông tin cần thiết cho đàm phán để dự đốn đƣợc mục tiêu, chiến lƣợc đối tác, từ tăng tính chủ động công ty bàn đàm phán 41  Đối với hợp đồng lớn, cơng ty nên có đàm phán thử trƣớc gặp đối tác Đàm phán thử giúp cho đồn đàm phán dự báo phần tình xảy thực tế Hơn nữa, học thực tế cho nhân viên để nâng cao kỹ đàm phán  Công ty phải thực nghiêm túc, đầy đủ khâu kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Phải phân tích ƣu điểm cơng ty đàm phán để tiếp tục phát huy Bên cạnh phân tích tồn để tìm ngun nhân sau rút học kinh nghiệm cho lần đàm phán Những thông tin thu đƣợc từ khâu nên lƣu lại văn Cơng ty nên đánh giá theo mơ hình nhƣ sau: Xác định nội dung đánh giá Hình thành hệ thống tiêu để đánh giá Xác định hệ số quan trọng tiêu Phân tích ƣu điểm Phân tích tồn Xác định giá trị tiêu So sánh, phân tích tìm nguyên nhân Rút học cho lần đàm phán Sơ đồ 4.1 Mơ hình đánh giá kết quy trình đàm phán Bên cạnh điểm ý, kinh nghiệm rút sau đàm phán để phục vụ cho đàm phán Những điểm ý có đối tác nhƣ cách thức mở đầu, điểm lƣu ý chuẩn bị địa điểm, thời gian đàm phán, đặc điểm thành viên đoàn đàm phán đối tác Những nội dung phải đƣợc hình thành văn lƣu trữ dƣỡi dạng in liệu số Những học, kinh nghiệm, điểm ý cung cấp thông tin cho công ty lần đàm phán với đối tác Những thơng tin đƣợc cung cấp nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị để thời gian chuẩn bị thơng tin cần thiết khác phục vụ đàm phán Nếu thực đƣợc việc công ty vừa khắc phục đƣợc điểm yếu 42 khâu chuẩn bị thơng tin vừa phần nâng cao khả chủ động đàm phán 4.3 Một số kiến nghị 4.3.1 Kiến nghị với Công ty  Không ngừng nâng cao chất lƣợng sản phẩm, đảm bảo chất lƣợng hàng hóa theo yêu cầu khách hàng phải ln giữ uy tín thị trƣờng giới  Công ty nên mua sắm máy móc thiết bị nhằm nâng cao chất lƣợng sản phẩm, tăng suất cho ngƣời lao động để sản phẩm có khả cạnh tranh thị trƣờng cao  Tạo lập tên tuổi khẳng định uy tín sản phẩm cơng ty thị trƣờng giới  Tiếp tục trì sản phẩm chất lƣợng, tạo doanh thu cho cơng ty, bên cạnh tìm hiểu nhu cầu thị trƣờng chủng loại sản phẩm khác để đầu tƣ thêm thiết bị máy móc đào tạo tay nghề cho cơng nhân  Kiểm kê hàng hóa kĩ trƣớc chuẩn bị xuất hàng để đảm bảo hàng không bị trả lại đối tác kiểm tra hàng hóa, làm thời gian công ty  Nghiên cứu nắm vững hệ thống pháp luật thị trƣờng giới để giúp cơng ty tính tốn, cân nhắc có định đắn việc hợp tác kinh doanh với giới nhằm đạt hiệu cao 4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước Để giúp cho Công ty Cổ phần Xuất nhập than Vinacomin nói riêng ngành than nói chung có điều kiện phát triển thời gian tới phủ thực số giải pháp sau:  Cải cách thủ tục hành chính:  Hiện nay, nhà nƣớc có giảm bớt thủ tục hành nhà nƣớc nhƣng rƣờm rà, phức tạp Điều làm cản trở lớn tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp  Đơn giản hóa thủ tục hành chống tham nhũng quan chức Nhà nƣớc nhƣ thuế vụ, hải quan tạo đà phát triển cho doanh nghiệp xuất nhập tƣơng lai  Phát triển đồng ngành phụ trợ: 43  Để ngành than Việt Nam nói chung Cơng ty Cổ phần Xuất nhập than Vinacomin nói riêng có nhiều hội phát triển tƣơng lai, phủ cần có biện pháp để phát triển đồng ngành phụ trợ nhƣ khí, trang thiết bị máy móc đại, nguyên phụ liệu cho ngành than Hiện nay, phần lớn trang thiết bị cho công nghiệp than phải nhập từ nƣớc ngồi, tình trạng dẫn đến hai hậu phụ thuộc vào nƣớc hiệu kinh tế thấp Chính vậy, ngành phụ trợ phát triển giúp doanh nghiệp than phát triển mang lại giá tri kinh tế cao  Tăng cƣờng cung cấp thông tin khoa học công nghệ, thị trƣờng cho ngành than:  Nhà nƣớc cần có dự án nhằm cung cấp thông tin khoa học công nghệ, thị trƣờng cho ngành than để doanh nghiệp có sách thích hợp cho cơng ty mình, đảm bảo nâng cao vị cạnh tranh doanh nghiệp than Việt Nam 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO:  Báo cáo tài cơng ty Cổ phần Xuất nhập Than – Vinacomin năm 2017, 2018, 2019, 2020 tháng đầu 2021  Báo cáo thƣờng niên công ty Cổ phần Xuất nhập Than – Vinacomin năm 2018, 2019, 2020  Đinh Thu Hà - K4HMQ1: “Hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng may mặc sang thị trƣờng EU công ty Cổ phần Thăng Long”  Nguyễn Thị Hằng - K43E6: “Hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất hàng may mặc sang thị trƣờng Mỹ Tổng công ty may Đức Giang”  Nguyễn Thị Nhƣ Quỳnh: “Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập thiết bị điện điện tử từ thị trƣờng Đức công ty cổ phần Công Nghệ Sicom”  Nguyễn Thị Thu Thủy: “Tăng cƣờng hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tế công ty XNK Từ Liêm”  Bành Ngọc Thanh Vy: “Quy trình nghiệp vụ đàm phán tiến tới thực hợp đồng hàng xuất đƣờng biển doanh nghiệp P&P Global Supply Company Limited”  Website công ty: http://coalimex.vn/ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN ... TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THAN SANG THỊ TRƢỜNG NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY VINACOMIN 3.1 Giới thiệu công ty Cổ phần XNK than Vinacomin 3.1.1 Giới thiệu chung công ty  Tên công ty: ... mắc đàm phán Trên số tồn nguyên nhân tồn q trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản công ty Cổ phần Xuất nhập than Vinacomin Việc tìm giải pháp hồn thiện quy trình đàm phán. .. tiễn quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị trƣờng Nhật Bản công ty Vinacomin, luận văn này, em tập trung vào nội dung nghiên ? ?Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất than sang thị