Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc wella từ thị trường singapore của công ty tnhh nam dao hà nội

Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 1.1 Tính cấp t

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn bộ các cán bộ, công nhân viên củacông ty TNHH Nam Dao Hà Nội nơi em đã tham gia thực tập, đặc biệt là tới bà MaiThanh Thuỷ- Trợ lý giám đốc của công ty đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trìnhthực tập, tìm hiểu thực tế để lấy thông tin, dữ liệu làm khoá luận

Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các giảng viên thuộc

bộ môn Quản trị tác nghiệp, khoa Thương mại quốc tế, trường Đại Học ThươngMại đã tạo điều kiện cho em hoàn thành khoá luận

Lời cảm ơn chân thành nhất em xin gửi đến Thạc sĩ: Lê Thị Việt Nga, ngườitrực tiếp hướng dẫn em làm khoá luận đã cho em rất nhiều nhận xét, góp ý để em cóthể hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 18 tháng 05 năm 2012

Sinh ViênPhạm Thị Miền

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM

PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE

CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu 3

1.5 Phạm vi nghiên cứu 3

1.6 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp 3

1.6.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp 4

1.7 Kết cấu khóa luận 4

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 5

2.1 Một số khái niệm cơ bản 5

2.1.1 Khái niệm về đàm phán 5

2.1.2 Khái niệm về đàm phán trong thương mại quốc tế 5

2.1.3 Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế và hợp đồng nhập khẩu 6

2.1.4 Khái niệm về quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế 6

2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế 6

2.2.1 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế 6

2.2.2 Các hình thức đàm phán thương mại quốc tế 7

2.2.3 Vai trò của quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế 8

2.3 Nội dung quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế 9

2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán thương mại quốc tế 9

2.3.2 Tổ chức quy trình đàm phán thương mại quốc tế 11

2.3.3 Giám sát, điều hành và đánh giá rút kinh nghiệm quy trình đàm phán

thương mại quốc tế 15

Chương 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 16

3.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 16

3.1.1 Khái quát về công ty 16

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 16

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 16

3.2 Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 17

3.2.1 Khái quát chung về hoạt động kinh doanh của công ty 17

3.2.2 Giới thiệu hoạt động TMQT của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 20

3.3 Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 22

3.3.1 Lập kế hoạch đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore 22

3.3.2 Tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu 22

3.3.3 Giám sát, điều hành, kiểm tra rút kinh nghiệm quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty 29

3.4 Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 31

3.4.1 Thành công đạt được 31

3.4.2 Những tồn tại và hạn chế 32

3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại và hạn chế 34

Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI 36

4.1 Định hướng phát triển của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 36

4.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy

trình đàm phán tại công ty 37

4.2.1 Giải pháp về nhân sự 37

4.2.2 Giải pháp về công tác lập kế hoạch 38

4.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho đàm phán 39

4.2.4 Chuẩn bị trước các kỹ thuật đàm phán 40

4.2.5 Tăng cường công tác giám sát điều hành 41

4.2.6 Lựa chọn thời điểm ra quyết định kết thúc đàm phán phù hợp 41

4.3 Một số kiến nghị với chính phủ 41

4.3.1 Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa hai quốc gia Việt Nam – Singapore .41

4.3.2 Xây dựng môi trường pháp lý rõ ràng, minh bạch 42

4.3.3 Hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại quốc tế về lĩnh vực đào tạo nhân lực 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

BẢNG

Bảng 3.1 Báo cáo doanh thu của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội (2008-2011)

19Bảng 3.3 Số lượng giao dịch của công ty giai đoạn 2008-2011 25Bảng 3.4 Tỷ trọng các hình thức đàm phán được công ty sử dụng và % đóng

góp vào kim ngạch nhập khẩu sản phẩm của công ty giai đoạn2008- 2011 26

BIỂU

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ thể hiện sự biến động doanh thu của công ty TNHH Nam

Dao Hà Nội qua các tháng trong năm giai đoạn 2008- 2011 19

HÌNH VẼ

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội 16

Chương 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY

TNHH NAM DAO HÀ NỘI 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ.Việt Nam cũng không đứng ngoài xu thế ấy Chúng ta đang từng bước hoàn thiện

và phát triển nền kinh tế thị trường để hòa nhập và theo kịp tốc độ phát triển kinh tếcủa các nước trên thế giới Hoạt động thương mại quốc tế đang ngày càng phát triển

và khẳng định được vai trò của nó Bởi lẽ mỗi quốc gia khác nhau sẽ có những lợithế khác nhau trong việc sản xuất các mặt hàng Và không phải quốc gia nào cũng

có đủ nguồn lực để có thể duy trì nền sản xuất “ tự cung tự cấp” Chính vì thế màviệc ra đời và phát triển hoạt động thương mại quốc tế là một lẽ tất nhiên

Một trong các hoạt động chính của thương mại quốc tế phải kể đến đó lànhập khẩu Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế, “ nhập khẩu” ngày càngthể hiện được vai trò quan trọng của mình Đặc biệt là với các quốc gia đang pháttriển như Việt Nam, nhập khẩu giúp mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệptiếp cận trang thiết bị hiện đại, các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến Tuy nhiên

để có thể tiến hành hoạt động nhập khẩu không phải là một điều dễ dàng và khôngphải doanh nghiệp nào tham gia vào lĩnh vực này cũng nhanh chóng gặt hái đượcthành công

Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội là một trong số các doanh nghiệp tham giavào lĩnh vực nhập khẩu tại Việt Nam Công ty là đại diện của tập đoàn Nam Dao tạikhu vực phía Bắc chuyên nhập khẩu và phân phối các sản phẩm chăm sóc tóc Wellatại thị trường Miền Bắc Việt Nam Đối tác của công ty là tập đoàn Wella- Một trongnhững nhà cung cấp hàng đầu về mỹ phẩm chăm sóc tóc Là một công ty chuyênnhập khẩu và phân phối thì thành công của công ty chính là việc ký kết được cáchợp đồng nhập khẩu và có thể tiến hành phân phối tốt các sản phẩm nhập khẩu trênthị trường Tuy nhiên để có thể ký kết thành công được các hợp đồng nhập khẩukhông phải là một vấn đề đơn giản, nó đòi hỏi phải có sự đồng thuận của cả hai bênmua và bán Trong khi đó mỗi bên đều muốn theo đuổi các lợi ích khác nhau.Và để

đi đến thống nhất cuối cùng thì hai bên phải cùng ngồi lại đàm phán để có thể đưa

ra phương án hai bên cùng có lợi Và lúc này đàm phán đóng vai trò rất quan trọng

vì nó sẽ trực tiếp quyết định sự thành bại trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu củacông ty Chính vì mức độ quan trọng của đàm phán mà công tác quản trị quy trìnhđàm phán cần phải được quan tâm và chú trọng Trong quá trình hoạt động và pháttriển, công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩmchăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội

đã dần được nâng cao và hoàn thiện song vẫn còn một số tồn tại nhất định Dựa trên

cơ sở những kiến thức đã học và qua thời gian tìm hiểu nghiên cứu, khảo sát chuyên

sâu tại công ty em đã chọn đề tài: “ Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng

nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình.

1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài

Qua quá trình tìm hiểu, em đã tiếp cận được khá nhiều công trình nghiên cứuliên quan đến quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu như:

- Đình Ngọc Minh, 2008, Luận văn tốt nghiệp, Hoàn thiện quy trình đàmphán ký kết hợp đồng nhập khẩu thép của công ty cổ phần thương mại thép quốc tế,Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương Mại

- Tường Hương Giang, 2009, Luận văn tốt nghiệp, Hoàn thiện quy trình đàmphán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nhựa đường tại công ty TNHH nhựa đườngPetrolimex, Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương Mại

- Đỗ Thị Lê, 2010, Luận văn tốt nghiệp, Quản trị quá trình đàm phán để kýkết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty CP Niềm TinViệt, Khoa thương mại quốc tế - Trường Đại Học Thương mại

Các luận văn trên đã đưa ra được những lý luận cơ bản về đàm phán và quytrình đàm phán Tuy nhiên chưa đi sâu vào nghiên cứu hoạt động quản trị quy trìnhđàm phán Và đặc biệt là chưa có công trình nào nghiên cứu về hoạt động này tạicông ty TNHH Nam Dao Hà Nội Chính vì thế dựa trên kết quả của những bàinghiên cứu trước và qua thực tế nghiên cứu, tìm hiểu của mình em đã đi sâu vàonghiên cứu đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sảnphẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà

Nội” Với việc chọn đề tài này làm đề tài nghiên cứu em sẽ có gắng tập trung hướngnghiên cứu của mình để làm nổi bật lên hoạt động quản trị quy trình đàm phán để

ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty

1.3 Mục đích nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đàm phán trong thương mại quốc tế và hoạt

động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu

- Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợpđồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công tyTNHH Nam Dao Hà Nội Từ đó chỉ ra những kết quả mà công ty đã đạt được cũngnhư những khó khăn, hạn chế mà công ty còn gặp phải để có thể đóng góp một sốgiải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồngnhập khẩu của công ty

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là:

- Những vấn đề lý thuyết về đàm phán thương mại quốc tế, quy trình đàmphán thương mại quốc tế và hoạt động quản trị quy trình đàm phán TMQT

- Thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhậpkhẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công ty TNHH NamDao Hà Nội

1.5 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội

- Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu kết quả hoạt động quản trị quy

trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thịtrường Singapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội từ năm 2008 đến năm 2011

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp

- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Để có thể hiểu rõ hơn về thực trạng

hoạt động quản trị quy trình đàm phán tại công ty TNHH Nam Dao Hà Nội, em đãtiến hành phỏng vấn bà Mai Thanh Thủy- Trợ Lý Giám Đốc công ty, là người cónhiều kinh nghiệm trong hoạt động đàm phán thương mại quốc tế, cũng là ngườitrực tiếp quản trị quy trình đàm phán ký kết các hợp đồng nhập khẩu của công ty

- Phương pháp điều tra trắc nghiệm: Trong quá trình thực tập tại công ty em

đã tiến hành thiết kế bảng câu hỏi điều tra trắc nghiệm và gửi tới các đối tượng trựctiếp tham gia vào công tác quản trị quy trình đàm phán tại công ty

- Với các số liệu, thông tin thu thập được qua phương pháp phỏng vấn vàđiều tra dùng phương pháp thống kê, tổng hợp, lựa chọn để có những phát hiện hợp

lý với đề tài

1.6.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp

- Các số liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu qua hai nguồn chính đó là nguồnbên trong ( các báo cáo tài chính, báo cáo nhập khẩu, báo cáo thường niên ) vànguồn bên ngoài công ty ( website, tạp chí, báo )

- Sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp để chọn ra nhữngthông tin, dữ liệu cần thiết cho đề tài nghiên cứu

1.7 Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần như: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục từviết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận tốt nghiệp bố cục gồm 4 chương:

- Chương 1: Tổng quan của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợpđồng nhập khẩu các sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ trường Singapore của công tyTNHH Nam Dao Hà Nội

- Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồngnhập khẩu

- Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợpđồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trường Singapore của công tyTNHH Nam Dao Hà Nội

- Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề quản trị quy trìnhđàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm chăm sóc tóc Wella từ thị trườngSingapore của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH

ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về đàm phán

Có rất nhiều khái niệm về đàm phán

Theo Roger Fisher và William Ury ( 1991) : “ Đàm phán là phương tiện cơbản để đạt được điều chúng ta muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qua lạinhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một số lợi ích chung và lợiích đối kháng”

Theo Joseph Burnes ( 1993) : “ Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai haynhiều người để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đềngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh- hoặc có sức mạnh nhưngkhông muốn sử dụng- để giải quyết những vấn đề ngăn cách đó”

Từ những khái niệm trên, em rút ra khái niệm về đàm phán như sau: “Đàmphán là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thốngnhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng dựa trên các yếu tốthiết yếu”

2.1.2 Khái niệm về đàm phán trong thương mại quốc tế

Theo sách hướng dẫn đối với các nhân viên mãi vụ của không quân Mỹ: “Đàm phán thương mại quốc tế là một nghệ thuật đi đến sự hiểu biết chung thôngqua mặc cả dựa trên các yếu tố thiết yếu của một hợp đồng chẳng hạn như giaohàng, quy cách phẩm chất, giá cả và các điều khoản khác”

Ngoài ra một khái niệm khác được nhiều người chấp nhận là: “ Đàm phánthương mại quốc tế là một quá trình mà các bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt

ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống nhất cácmối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một hợp đồngthương mại” ( Doãn Kế Bôn, 2010, trang 206)

Như vậy có thể hiểu đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi,thoả thuận giữa các chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đồngmua bán hàng hoá quốc tế

2.1.3 Khái niệm về hợp đồng thương mại quốc tế và hợp đồng nhập khẩu

Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận về thương mại giữa cácđương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài,thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng ( Doãn KếBôn, 2010, trang 243,244)

2.1.4 Khái niệm về quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về quản trị nhưng tóm lại thì quản trị đượchiểu là quá trình tác động thường xuyên, liên tục và có tổ chức của chủ thể quản trịđến đối tượng quản trị nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân,các nguồn lực lại với nhau 1 cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục tiêu của tổchức với hiệu quả cao nhất, từ đó em rút ra khái niệm về quản trị quy trình đàmphán thương mại quốc tế như sau: “Quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế

là quá trình tác động thường xuyên, liên tục và có tổ chức của chủ thể quản trị đếnquy trình đàm phán thương mại quốc tế nhằm phối hợp và tận dụng các nguồn lực

để đưa ra các phương án tốt nhất cho quá trình đàm phán diễn ra tốt đẹp và đi đếnviệc ký kết hợp đồng thương mại quốc tế”

2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế

2.2.1 Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế

Trong đàm phán thương mại quốc tế cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Chỉ đàm phán khi xuất hiện vùng thỏa thuận đàm phán: Thực chất trongkinh doanh thương mại, người ta chỉ tiến hành đàm phán khi các bên chưa thốngnhất với nhau về các điều kiện thương mại Giữa các bên đàm phán cần phải cóvùng thỏa thuận trong các mâu thuẫn còn tồn tại

- Đảm bảo lợi ích của các bên tham gia đàm phán: Cơ sở gốc rễ của mọi hoạtđộng đàm phán là lợi ích, đàm phán là quá trình tác động giữa các chủ thể có lợi íchriêng, lợi ích chung, lợi ích xung đột nhằm tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu sựxung đột lợi ích giữa các bên, từ đó đi đến các giải pháp có thể chấp nhận lẫn nhau

- Kết hợp tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán: Trong đàm pháncần phải tiến hành một cách khoa học, từ nghiên cứu, phân tích, lập phương án vàtiến hành đàm phán theo một quy trình đàm chặt chẽ, với những đối sách thích hợp

Đồng thời trong đàm phán người đàm phán phải biết ứng xử linh hoạt và sử dụngcác kỹ năng, kỹ xảo để nâng đàm phán trở thành một nghệ thuật, có như thế mớinâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán.

- Trong đàm phán phải tập trung vào quyền lợi chứ không tập phải lậptrường quan điểm: Vì con người tham gia vào quá trình đàm phán thường dễ có cảmxúc, dẫn đến việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không đượckhách quan, hay giữ lập trường quan điểm riêng của mình, nhiều khi quá giữ lậptrường mà ít quan tâm đến quyền lợi Vì vậy trong quá trình đàm phán phải biếttách cảm xúc ra khỏi vấn đề đàm phán, chú trọng đến quyền lợi mà ít tập trungvào lập trường

- Kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan: Đặc biệt khi đàm phán vớinhững người chỉ bảo vệ lập trường riêng của mình, thì tốt nhất là kiên quyết đảmbảo các thỏa thuận phải phản ánh các tiêu chuẩn khách quan công bằng, khôngphụ thuộc vào lập trường của bên nào Từ đó chấp nhận giải pháp công bằng cho

- Đàm phán qua thư tín

Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thông qua việc trao đổi thưthương mại Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị và diễnđạt ý kiến, có thể che giấu được những thái độ thật sự khi cần thiết Tuy nhiên, đàmphán qua hình thức này không nhanh chóng đưa đến kết quả chung vì mất nhiềuthời gian xử lý thư và chuẩn bị để viết thư

- Đàm phán qua điện thoại

Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thờiđiểm Nhưng hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có kỹ năng

nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến nhanh Bên cạnh

đó, chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạc đường dàigiữa các quốc gia khác nhau Mặt khác, không có gì làm bằng chứng cho các thỏathuận Hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụng trong trường hợp cần thiếtnhư sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng

2.2.3 Vai trò của quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế

- Quản trị quy trình đám phán là phương tiện giúp cho doanh nghiệp đạtđược mục tiêu đàm phán một cách hiệu quả

Quản trị quy trình đàm phán cung cấp các chỉ dẫn tốt hơn cho công ty vềđiểm then chốt của câu hỏi: “ Chúng ta đang cố gắng làm gì và sẽ đạt được cái gì?”.Việc xác định trước mục tiêu của quy trình đàm phán sẽ giúp công ty có những địnhhướng cụ thể để có thể theo đuổi mục tiêu ấy Chính vì thế hiệu quả của quy trìnhcũng cao hơn

- Phối hợp và sử dụng nguồn lực một cách tối ưu

Để cuộc đàm phán được tiến hành đạt hiệu quả cao thì yêu cầu phải tốnkhông ít tiền của và sức lực Tuy nhiên không phải cứ có đủ các yếu tố đó thì đàmphán chắc chắn thành công Việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực này cũng như việclàm thế nào để có thể kết hợp các nguồn lực lại tạo ra thành công cuối cùng chocuộc đàm phán không phải là một vấn đề đơn giản Quản trị quy trình đàm phán sẽgiúp công ty phối hợp các nguồn lực này lại với nhau trên cơ sở phân tích, xem xéttừng nguồn lực, đưa ra các tình huống yêu cầu cụ thể loại nguồn lực nào cần thiếttrong từng trường hợp cụ thể cũng như cách thức sử dụng chúng một cách tiết kiệm

cũng thường xuyên giám sát, điều hành quá trình đàm phán nên có thể kịp thời pháthiện và điều chỉnh những sai sót.

2.3 Nội dung quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế

2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán thương mại quốc tế

Trong bất cứ một công việc nào thì lập kế hoạch luôn được coi là bước khởiđầu quan trọng Công việc này mang tính lý thuyết vì nó là bản thảo được soạn rabởi các nhà quản trị Ở đó họ sẽ trình bày những gì sẽ phải làm và cách thức tiếnhành nó ra sao để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Lập kếhoạch là một việc rất quan trọng vì dựa vào đó người ta mới có thể dễ dàng tiếnhành các hoạt động tác nghiệp sau này Trong hoạt động đàm phán cũng vậy, saukhi phân tích kỹ tình thế của môi trường đàm phán, người tiến hành đàm phán phảilập kế hoạch đàm phán Tuỳ theo ý nghĩa, tầm quan trọng, quy mô cuộc đàm phán,

số lượng các thành viên tham gia, kinh nghiệm tiến hành đàm phán mà lập một sơ

đồ, kế hoạch đàm phán cụ thể cho phù hợp Trình tự lập kế hoạch đàm phán đượctiến hành như sau:

- Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán

Hoạt động đàm phán của công ty chịu ảnh hưởng rất nhiều bởi tác động củacác nhân tố như: Thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa của đốitác, văn hóa của chính công ty Những nhân tố này tác động tới hoạt động đàmphán của công ty theo hai hướng tích cực và tiêu cực Người lập kế hoạch đàm pháncần phải hiểu rõ những nhân tố này để có thể dựa vào đó xác định những điểmmạnh, điểm yếu của doanh nghiệp mình đồng thời tận dụng những thuận lợi vàgiảm thiểu khó khăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán

- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán

Khi làm bất cứ một việc gì thì điều quan trọng là phải xác định xem mụcđích của công việc đó là gì để lấy đó làm định hướng và đích ngắm Xác định mụcđích đàm phán sẽ giúp cho người đàm phán biết được sau khi đàm phán kết thúcmình cần đạt được những gì Ba yêu cầu cơ bản khi xác định mục đích đàm phán đólà: Phải rõ ràng, dễ hiểu; Phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp; Phảiphù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được Và điều quan trọng khi xácđịnh mục tiêu đàm phán đó là phải xác định được mục tiêu chung ( mục tiêu chính,

các mục tiêu bổ trợ) và mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau Xácđịnh mục đích và mục tiêu đàm phán có thể tiến hành theo các bước sau:

 Xác định mục đích, mục tiêu của đối tác

 Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp

 Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau

 Các mục đích, mục tiêu khác nhau

 Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau

- Lập kế hoạch hành động

Lập kế hoạch hành động bao gồm: Kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự,

kế hoạch về địa điểm và lập kế hoạch cho chương trình đàm phán Trong đó, lập kếhoạch về chiến lược, nhân sự và chương trình đàm phán là rất quan trọng Lập kếhoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, các biện pháp chiếnlược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra.Lập kế hoạch nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác,những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta đã biếttrước và những người mà chúng ta chưa từng biết Lập chương trình đàm phán phải

cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinhnghiệm sau khi đàm phán

- Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch

Lập kế hoạch chủ yếu là quá trình của một bên, dùng các thông tin về quátrình phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp Trong thực tế có rất nhiềuthông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được

Do đó phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch Quá trình kiểm tra kếhoạch đàm phán có thể tiến hành theo trình tự sau:

 Phân tích tình huống đàm phán

 Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh

 Xác định nguyên nhân

 Xác định mức độ điều chỉnh

 Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể

2.3.2 Tổ chức quy trình đàm phán thương mại quốc tế

Sau khi lập kế hoạch đàm phán xong, các nhà quản trị của công ty sẽ tiếnhành tổ chức quy trình đàm phán Công việc này gồm hai giai đoạn: Giai đoạnchuẩn bị đàm phán và giai đoạn tiến hành đàm phán.

2.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị đàm phán

- Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán

Để có thể tiến hành buổi đàm phán thành công thì việc chuẩn bị các thông tinphục vụ đàm phán có vai trò rất quan trọng Doanh nghiệp phải thu thập và xử lýthông tin hiệu quả mới đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán

 Yêu cầu về thông tin phục vụ hoạt động đàm phán:

 Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy

 Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật

 Cung cấp thông tin kịp thời

 Quy trình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp:

 Xác định nhu cầu về thông tin phục vụ cho đàm phán

 Phân loại thông tin

 Xác định nguồn và thu thập thông tin

 Phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin

- Chuẩn bị nội dung đàm phán

Người đi đàm phán cần xác định những nội dung cần cho đàm phán, phương

án cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung Trình tự các bước tiếnhành như sau:

 Xác định những nội dung cần đàm phán

Ở các lĩnh vực kinh doanh khác nhau thì các nội dung đàm phán có nhữngphần khác biệt nhau Trong mỗi nội dung lại cần xác định đầy đủ các tiểu mục.Những nội dung đàm phán cơ bản bao gồm : Đàm phán để thống nhất các địnhnghĩa dung trong hợp đồng, các nội dung về tên hàng, nội dung về số lượng, về quycách phẩm chất, về bao bì, ký mã hiệu, các nội dung về giá cả, thanh toán, về thờigian và địa điểm giao hàng, các nội dung về vận tải, bảo hiểm, bảo hành, các nộidung về kiểm tra hàng hóa, phạt, bồi thường thiệt hại, nội dung về bất khả kháng, vềtrọng tài và một số nội dung khác

 Lựa chọn phương án đàm phán

Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi nộidung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàm phán khácnhau Trong khi đàm phán, người đàm phán phải nhận dạng được tất cả các phương

án có thể xảy ra để phân tích lựa chọn được những phương án tối ưu nhất Có rấtnhiều căn cứ để có thể dựa vào đó để lựa chọn phương án đàm phán như: Các đặcđiểm của thị trường trong và ngoài nước, tình hình của đối tác, tình hình của doanhnghiệp, các điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán

Các bước tiến hành:

 Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội dungđàm phán

 Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác

 Lựa chọn những phương án có thể thuyết phục được

 Đánh hệ số quan trọng cho từng phương án

 Xác định trình tự đàm phán các nội dung

Khi đã xác định được nội dung đàm phán thì cần xác định thứ tự đàm phán,nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau

Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:

 Sắp xếp theo một trình độ tự kế tiếp logic

 Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước

 Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung, khôngtrùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc

- Chuẩn bị nhân sự

Trong bất cứ một hoạt động, sự kiện nào thì nhân tố con người luôn được coi

là nhân tố trung tâm, quyết định tới sự thành công hay thất bại Chính vì thể lựachọn nhân sự cho hoạt động đàm phán đóng vai trò rất quan trọng Những ngườitham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ và kinh nghiệm tham gia vàocác hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có tinh thần sáng tạo, đầu óc phân tích,phán đoán, tổng hợp, quyết đoán, và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, amhiểu về hàng hoá và đối tác đàm phán, am hiểu thị trường và các kỹ thuật đàm phánthương mại quốc tế Ngoài ra người đàm phán còn phải có phẩm chất đạo đức tốt,

có tinh thần trách nhiệm cao, trung thành với lợi ích quốc gia và dân tộc, biết kết

hợp lợi ích pháp nhân với lợi ích quốc gia Để tổ chức một đàm phán có hiệu quảcần phải đề ra những quy định chung cho đoàn đàm phán, phân công trách nhiệm và

tổ chức chuẩn bị cho đoàn đàm phán và cho từng thành viên trong đoàn đàm phán

Các căn cứ để lựa chọn đoàn đàm phán đó là:

 Nội dung của cuộc đàm phán

 Đoàn đàm phán của đối tác, văn hóa của đối tác

 Mục đích của cuộc đàm phán

 Ngân sách chi phí cho cuộc đàm phán

- Chuẩn bị địa điểm

Cuộc đàm phán có thể tiến hành tại doanh nghiệp hay tại một địa điểm ởnước ngoài Địa điểm đàm phán gồm ba bộ phận cấu thành: Địa điểm để tiến hành

tổ chức, địa điểm để nghỉ ngơi, địa điểm để giải trí Khi tiến hành chuẩn bị địađiểm, người quản trị quy trình đàm phán phải khéo léo lựa chọn để đảm bảo đem lạitâm lý làm việc và nghỉ ngơi thoải mái , tiện nghi, phù hợp cho cả hai bên

- Chuẩn bị chương trình làm việc

Cần lập ra một chương trình làm việc cụ thể, chi tiết đảm bảo theo một trình

tự logic cả về không gian và thời gian giao cho bên đối tác để thuận lợi trong quátrình đàm phán sau này

2.3.2.2 Tiến hành đàm phán

- Giai đoạn tiếp cận

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán Trên thực tế giai đoạnnày thường bị bỏ qua hoặc chỉ thực hiện được một phần Lý do là bởi mọi ngườichưa hiểu đúng tầm quan trọng của giai đoạn này Tuy nhiên khâu mở đầu đàmphán tựa như việc lên dây đàn trước khi biểu diễn, lên dây đàn có tốt thì bản nhạcmới hay và buổi biểu diễn mới thành công Trong mọi trường giai đoạn mở đầu phảixác định thái độ, quan hệ đúng đắn với người đối thoại Giai đoạn này chính là cầunối giữa ta và đối tượng đàm phán Giai đoạn này thường giành cho việc thảo luậncác vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên, cùng các câu nóilịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa nghệ thuật, thờitiết,… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ thuộc văn hóacủa các bên đàm phán

- Giai đoạn trao đổi thông tin

Giai đoạn truyền đạt thông tin là sự tiếp tục logic khâu mở đầu đàm phán,đồng thời còn là bàn đạp cho giai đoạn lập luận tiếp theo

Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp và thunhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo.Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luậnchứng…có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói Yêu cầu cácthông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao Đây là giai đoạn rất quantrọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu vàquyền lợi,… của nhau, làm cơ sở phân tích tổng hợp để đưa ra các quyết định thuyếtphục hay nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán đạt kết quả cao

- Giai đoạn thuyết phục

Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được

từ đối tác, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợichiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra mộtchiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của mình Thực chấtcủa giai đoạn này là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình, thực hiện cácmục tiêu đề ra Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàm phán phải sử dụng kếthợp nhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán

- Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận

Trong quá trình đàm phán chắc chắn sẽ xuất hiện những quan điểm bất đồnggiữa các bên tham gia Chúng ta không thể nào thuyết phục đối tác được hoàn toàntheo quan điểm của mình chính vì thế mà sau giai đoạn thuyết phục chúng ta phảitiếp tục bước sang giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận để có thể đi đến những thốngnhất cuối cùng Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần nhỏ kế tiếphoặc nhượng bộ toàn phần Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được và cái thuatrong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ giữa sự nhượng

bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàm phán thành công mà các bênđều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình

- Kết thúc đàm phán

Kết thúc quá trình đàm phán thương mại quốc tế có thể xảy ra hai tình huống sau:

 Đàm phán không đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra đề nghị không thểchấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm chonhững thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa, phương án kinh doanhkhông hiệu quả, hoặc không còn thực thi được, thì điều tốt nhất là nên rút khỏi đàmphán Khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc takhông thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên

 Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên đạtđược những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể đi tới kýkết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được.Trong trường hợp trên tốt nhất là giành được quyền chắp bút hoặc soạn thảo cáchợp đồng đã thỏa thuận được

2.3.3 Giám sát, điều hành và đánh giá rút kinh nghiệm quy trình đàm phán thương mại quốc tế

Giám sát và điều hành chính là một trong các chức năng quan trọng khôngthể thiếu của bất cứ một hoạt động quản trị nào Trong hoạt động quản trị quy trìnhđàm phán thương mại quốc tế cũng vậy, khi đã lập lên kế hoạch đàm phán và tổchức quy trình đàm phán không có nghĩa là các công việc sẽ được tiến hành theođúng như những gì các nhà quản trị đã đề ra, sẽ có nhiều tình huống bất ngờ xảy rakhông nằm trong kế hoạch của nhà quản trị Chính vì thế yêu cầu đặt ra đối với cácnhà quản trị quy trình đàm phán là phải thường xuyên, liên tục giám sát và điềuhành quy trình đàm phán để có thể nhanh chóng phát hiện các sai sót và kịp thờiđiều chỉnh chúng Các phương pháp giám sát mà công ty có thể sử dụng đó là: Tiếnhành lập hồ sơ theo dõi, sử dụng phiếu giám sát Còn chức năng điều hành sẽ đượcthể hiện rõ rệt qua các quyết định trong việc quản trị quy trình đàm phán Các quyếtđịnh này xuất phát từ những những vấn đề không tính trước được hoặc không giảiquyết được đầy đủ trong quá trình lập kế hoạch đàm phán và do vậy không đượcchuẩn bị để đưa vào nội dung đàm phán Khi có sự thay đổi về thông tin, hình thứcgiao dịch, cần có những quyết định kịp thời để có thể giải quyết

Sau mỗi lần đàm phán phải kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm để xem xétkết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra, từ đó phân tích những ưu điểm,tồn tại và rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán tiếp theo

Chương 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ

KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM CHĂM SÓC TÓC WELLA TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH NAM DAO HÀ NỘI

3.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Nam Dao Hà Nội

3.1.1 Khái quát về công ty

Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội thành lập năm 2000, là đại diện duy nhấtcủa tập đoàn Nam Dao ( Nam Dao Group) tại khu vực phía Bắc, chuyên nhập khẩu

và phân phối các sản phẩm chăm sóc tóc Wella

Tên đầy đủ: Công Ty TNHH Nam Dao Hà Nội

Tên viết tắt: Nam Dao Hà Nội

Trụ sở chính: Số 10 khu C/C 249A Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội

Văn phòng đại diện: 130 Đốc Ngữ, Ba Đình, Hà Nội

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

- Nhập khẩu và phân phối các sản phẩm chăm sóc tóc của nhãn hàng Wellatại thị trường Miền Bắc Việt Nam

- Mua bán các dụng cụ làm tóc

- Tổ chức các khóa học tư vấn về các kỹ thuật chăm sóc tóc

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội.

(Nguồn: phòng hành chính nhân sự công ty TNHH Nam Dao Hà Nội)

Phòng Giao Nhận

Phòng Marketing

Phòng Đào Tạo

Phòng Hành Chính Nhân Sự

Phòng

Kinh

Doanh

Phòng Kế Toán

Trợ Lý Giám ĐốcGiám Đốc

Hiện nay, công ty TNHH Nam Dao Hà Nội có tổng số 42 nhân viên bao gồm: Giám Đốc: Ông Trần Trọng Nguyên- Là người trực tiếp điều hành toàn bộhoạt động của công ty, quyết định chiến lược phát triển của công ty đồng thời lên kếhoạch kinh doanh cho công ty.

Trợ Lý Giám Đốc: Bà Mai Thanh Thủy- Cùng với giám đốc tham gia vàoviệc giám sát việc thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng kinh doanh: Gồm 15 nhân viên Nhiệm vụ của phòng là: Tìm kiếmkhách hàng tiềm năng, giao dịch với các đại lý kinh doanh được chỉ định để giớithiệu và bán sản phẩm của Công ty, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng

Phòng Giao nhận: Gồm 15 nhân viên Nhiệm vụ của các nhân viên giao nhận

là việc thực hiện các nghiệp vụ để tiến hành nhập khẩu sản phẩm và chịu tráchnhiệm giao hàng tới các đại lý, thu tiền công nợ về công ty để nộp cho kế toán

Phòng Kế Toán: Gồm 01 kế toán xuất nhập và 01 kế toán công nợ có nhiệm

vụ thực hiện công tác kế toán bao gồm kê khai thuế hàng tháng; làm chứng từ hàngtháng; nộp các khoản thuế, phí theo yêu cầu nhà nước; quản lý hóa đơn bán hàng;báo cáo giám đốc tình hình thu chi quỹ hàng tháng; theo dõi công nợ khách hàng;thực hiện thu chi, thanh quyết toán, tạm ứng; quản lý hàng hóa về tình hình nhậpxuất, xuất, tồn hàng hóa…

Phòng Marketing: Gồm 02 nhân viên có nhiệm vụ: Lên kế hoạch quảng báthương hiệu sản phẩm, chuẩn bị tài liệu giới thiệu sản phẩm, lên kế hoạch quảngcáo sản phẩm mới, thực hiện các chương trình khuyến mãi cho khách hàng

Phòng Đào Tạo: Gồm 01 nhân viên đào tạo sản phẩm và 01 nhân viên đàotạo kỹ thuật, chuyên làm nhiệm vụ đào tạo sản phẩm cho nhân viên kinh doanh để họgiới thiệu sản phẩm với khách hàng, trong những trường hợp cần thiết, giải đáp cácthắc mắc của khách hàng liên quan đến sản phẩm qua đường dây nóng của công ty

Phòng HCNS : Gồm 01 nhân viên lễ tân, 01 nhân viên bảo vệ và 02 lái xe

3.2 Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội

3.2.1 Khái quát chung về hoạt động kinh doanh của công ty

Với mục tiêu thực hiện và phát huy tốt phương châm của tập đoàn Nam Dao:

“Giới thiệu các sản phẩm có chất lượng cao vào thị trường Việt Nam, đáp ứng mọinhu cầu của khách hàng và đưa ngành tóc Việt Nam theo kịp kỹ thuật và xu hướng

thời trang tóc trên thế giới”, công ty Nam Dao Hà Nội đang nỗ lực không ngừngtrong công tác nhập khẩu các sản phẩm chăm sóc tóc của tập đoàn Wella và mởrộng phân phối các sản phẩm này trên thị trường Miền Bắc nước ta.

Theo vậy công ty Nam Dao Hà Nội tập trung vào hai hoạt động chính đó là:Nhập khẩu các sản phẩm chăm sóc tóc và tiến hành phân phối các sản phẩm này tạikhu vực thị trường Miền Bắc Việt Nam

Để có thể thực hiện tốt được hai hoạt động này, các nhà quản trị của công ty

đã tiến hành phân chia các phòng ban và giao nhiệm vụ cụ thể cho các phòng banhướng vào một trong hai hoạt động trên nhằm tạo ra một môi trường làm việcchuyên nghiệp và mang tính chất chuyên môn hóa cao

Sản phẩm kinh doanh của công ty là các sản phẩm chăm sóc tóc Đây là mộtloại sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe người tiêu dùng cho nên để cóthể nhập khẩu và kinh doanh các sản phẩm này tại thị trường Việt Nam, tập đoànNam Dao nói chung và công ty TNHH Nam Dao Hà Nội nói riêng phải tuân thủđúng theo các yêu cầu trong thông tư số 06/2006/TT-BYT của Bộ Y Tế ban hànhngày 16/05/2006 quy định về việc xuất, nhập khẩu thuốc và mỹ phẩm

Với đặc thù sản phẩm thuộc dòng sản phẩm mỹ phẩm nên ngay từ khi bắtđầu kinh doanh công ty đã đặc biệt chú ý tới ba yếu tố:

- Đặc tính tiêu dùng của khách hàng: Quan niệm của mỗi người về mái tóc làkhác nhau, từng khu vực thị trường khác nhau cũng có những xu hướng làm đẹpcho tóc khác nhau Chính vì thế với việc xác định thị trường của mình là các tỉnhthành thuộc khu vực phía Bắc, công ty đã có những chương trình nghiên cứu thịtrường và nghiên cứu khách hàng rất thực tế và cụ thể

- Xu hướng thời trang tóc qua từng thời kỳ: Thời trang luôn thay đổi Ngàyhôm nay xu hướng thời trang tóc này được thịnh hành chưa chắc ngày mai nó đãđược hưởng ứng Các xu hướng tóc duỗi thẳng, tóc xoăn, tóc nhuộm màu…luônthay đổi không ngừng chính vì thế yêu cầu công ty phải nhanh chóng bắt kịp đượccác xu hướng này để đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

- Tính thời vụ của sản phẩm: Các sản phẩm chăm sóc tóc có tính mùa vụ rất cao Điều này được thể hiện rõ ở biểu đồ dưới đây

Đơn vị : tỷ VNĐ

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ thể hiện sự biến động doanh thu của công ty TNHH Nam

Dao Hà Nội qua các tháng trong năm giai đoạn 2008- 2011

( Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty năm 2011) Như trên biểu đồ ta thấy thời điểm kinh doanh tốt nhất của công ty là vàonhững tháng cuối năm (8,9,10,11,12) Đây là thời điểm người dân có nhu cầu làmđẹp rất cao để chuẩn bị đón chào một năm mới Các nhu cầu về sản phẩm chăm sóctóc cũng tăng cao đáng kể Còn vào những tháng 5,6,7 hoạt động kinh doanh rấtkém Vì đây là thời gian người dân dành cho các hoạt động nghỉ dưỡng, du lịch,tham quan nên họ rất ít quan tâm đến các hoạt động chăm sóc tóc Những tháng đầunăm (1,2,3,4) được coi là những tháng trung hòa

Bảng 3.1 Báo cáo doanh thu của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội (2008-2011)

Qua bảng số liệu trên cho ta thấy năm 2008 tuy nền kinh tế thế giới lâm vàotình trạng khủng hoảng song chưa có ảnh hưởng gì xấu tới hoạt động kinh doanhcủa công ty nên mức doanh thu và lợi nhuận sau thuế mà công ty đạt được là lớnnhất Tuy nhiên đến năm 2009, 2010 thì sự khủng hoảng này thật sự đã tác động lớnđến tình hình hoạt động của công ty khiến cho doanh thu và lợi nhuận sau thuế củacông ty giảm mạnh Kết quả kinh doanh của công ty năm 2009 chỉ bằng 78,81% sovới năm 2008 Kết quả kinh doanh năm 2010 bằng 61,29% năm 2008 Tuy nhiênđến năm 2011 tình hình kinh doanh của công ty đã trở lại bình thường sau nhữngảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới Mức lợi nhuận sau thuế của công

ty tăng mạnh so với năm 2009, 2010 và đạt 93,18% so với năm 2008 Điều này chothấy hoạt động của công ty đang ngày càng đi vào ổn định và trên đà phát triển tốt

3.2.2 Giới thiệu hoạt động TMQT của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội

3.2.2.1 Sản phẩm nhập khẩu của công ty

Công ty TNHH Nam Dao Hà Nội chuyên nhập khẩu các sản phẩm chăm sóctóc của thương hiệu Wella Professionals bao gồm ba nhãn hiệu chính đó là:

Clairol: Đây là nhãn hiệu phổ thông với các sản phẩm có mức giá trung bình

từ 100.000đ đến 300.000đ hướng đến tập khách hàng có mức thu nhập trung bình

Wella: Là nhãn hiệu trung cấp với các sản phẩm có mức giá bán dao động từ150.000đ đến 400.000đ hướng đến tập khách hàng có thu nhập bình quân mức khá

SP: Là nhãn hiệu cao cấp với các sản phẩm có mức giá bán dao động từ trên500.000đ đến 3.000.000đ hướng đến tập khách hàng có thu nhập cao

3.2.2.2 Thị trường nhập khẩu của công ty

Các sản phẩm chăm sóc tóc của Wella được sản xuất ở năm quốc gia: Mỹ,Đức, Pháp, ý (Châu Âu) và ở Thái Lan (Châu Á) Sau khi sản phẩm được hoànthành sẽ được chuyển đến kho lưu trữ Ở Châu Á, Singapore được chọn là kho lưutrữ còn tại khu vực Châu Âu có hai kho lưu trữ lần lượt được đặt tại Ý và Đức

Tập đoàn Nam Dao là tập đoàn duy nhất tại Việt Nam được phép nhập khẩu

và phân phối các sản phẩm chăm sóc tóc Wella Hoạt động này được tiến hành độclập tại trụ sở chính của tập đoàn ở thành phố Hồ Chí Minh và đại diện ở khu vực