Cách tiếp cận mà công ty sử dụng khi đàm phán với đối tác Singapore thường là cách tiếp cận hợp tác. Tuy nhiên để hợp tác với đối tác trên bàn đàm phán thì đòi hỏi việc chuẩn bị các chiến thuật, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng
Theo kết quả phỏng vấn và tìm hiểu tại công ty, công tác chuẩn bị các kỹ thuật đàm phán của công ty chỉ đạt mức khá.
Có một số kỹ thuật và chiến thuật mà công ty có thể tham khảo như sau: • Kỹ thuật mở đầu đàm phán: Tạo bầu không khí thoải mái bằng cách tạo ra những tiếng cười vui vẻ, đặt câu hỏi duyên dáng, mở đầu bằng một câu chuyện có liên quan đến vấn đề, một câu danh ngôn, một điệu bộ đặc biệt, hay một bài quảng cáo...
• Kỹ thuật truyền đạt và thu thập thông tin: Các nhà quản trị tiến hành bàn bạc với nhau để đưa ra các câu hỏi phù hợp, xây dựng kỹ năng lắng nghe và cách trả lời câu hỏi phù hợp. Theo kết quả phỏng vấn thì khả năng trả lời các câu hỏi của nhà đàm phán của công ty chưa được tốt lắm, còn lúng túng, trong một số tình huống còn gây hiểu lầm với đối tác. Song xác xuất xảy ra tình trạng này không nhiều. Cần phải chú ý là thông tin truyền đạt cho đối tác phải chính xác, rõ ràng, có nội dung súc tích, trực quan và đặc biệt là phải đúng đắn về mặt nghề nghiệp chuyên môn bởi lẽ các đối tác đến từ Singapore có đặc điểm rất quan trọng vấn đề năng lực và chuyên môn. Đồng thời cũng cần phải chú ý quan sát thái độ của đoàn đàm phán phía đối tác xem họ phản ứng như thế nào để từ đó có những cách ứng phó phù hợp.
• Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: Các nhà quản trị đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra hoặc nhằm làm vô hiệu hoá ý kiến của đối tác. Tuy nhiên cần phải chú ý, mở đầu lập luận cần sôi nổi, không do dự, ngả nghiêng. Trong mọi trường hợp thuận tiện cần trình bày
luận cứ cơ bản nhưng phải nêu được khía cạnh mới của nó sau mỗi lần. Đối với các cuộc đàm phán kéo dài không nên sử dụng hết “ vũ khí” của mình ngay lập tức mà cần dành lý lẽ, luận cứ cho các giai đoạn sau. Và nên nhớ là phải tránh mọi căng thẳng trong lập luận. Cần lựa chọn kỹ thuật lập luận để có thể kích thích sự hứng thú của đối tác
4.2.5 Tăng cường công tác giám sát điều hành
Ở đây công ty cần xác định rõ phải tiến hành giám sát và điều hành mọi lúc mọi nơi, kể từ khi bắt tay vào lập kế hoạch đàm phán cho đến sau khi đàm phán kết thúc hay chính xác hơn là cho đến khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết. Đồng thời phân công rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm đảm nhận những công việc này tránh tình trạng mọi người đùn đẩy cho nhau đến khi có tình huống bất ngờ phát sinh không biết trách nhiệm giải quyết thuộc về ai. Công ty có thể tham khảo mô hình điều hành đàm phán ( mẫu bảng 2 phụ lục)