Việc xây dựng kế hoạch đàm phán có vai trò và ý nghĩa đặc biệt, nhất là với những vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải tranh luận. Để nâng cao hiệu quả của công việc này các nhà quản trị của công ty TNHH Nam Dao Hà Nội cần phải quan tâm hơn nữa tới các vần đề sau:
- Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch nhỏ
• Việc phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch nhỏ sẽ cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải làm trước khi tiến hành đàm phán, tạo điều kiện thay đổi kịp thời những chi tiết cần thiết cho cuộc đàm phán, xây dựng các phương án đàm phán khác nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.
• Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong công tác đàm phán, phối hợp với các hành động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đàm phán cho phù hợp với các quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.
• Cho phép định rõ trách nghiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó, kích thích, động viên tinh thần sang tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đàm phán.
- Xác định những mục tiêu đàm phán của đối tác
Việc xác định trước các mục tiêu của đối tác sẽ giúp đoàn đàm phán của công ty cân bằng được lợi ích giữa hai bên và chủ động đưa ra các phương án và cách thức tiếp cận phù hợp nhất với đối tác nhằm đạt được những thoả thuận mà đôi bên cùng có lợi.
- Kiểm tra, tập dượt các phương án đàm phán kinh doanh
Khi đã lập được kế hoạch đàm phán rồi, công ty nên có thêm một bước đó là kiểm tra,tập dượt kế hoạch đàm phán nhằm tu sửa, chuẩn hoá các phần cơ bản của bản kế hoạch. Có thể tập dượt các phương án đàm phán bằng hai cách đó là:
•Diễn tập bằng suy nghĩ: Hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán. Khâu tập luyện này nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sang trước khi bước vào đàm phán.
•Diễn tập bằng lời: Trước khi bước vào cuộc đàm phán quan trọng có thể dung máy ghi âm hoặc đứng trước gương để luyện tập bằng lời. Việc làm này sẽ giúp hình dung một cách rõ ràng về cuộc đàm phán.