012 hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu linh kiện máy tính taị công ty TNHH thương mại và đầu tư phát triển duy anh

Luận văn thương mại, luận văn chất lượng dịch vụ, chuyên đề quản lý chất lượng, luận văn khách sạn du lịch, luận văn du lịch

Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN DUY ANH 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Trong điều kiện ngày nay, tồn cầu hố hội nhập quốc tế trở thành xu khách quan tiến trình phát triển kinh tế giới hút toàn thể nhân loại hồ vào dịng chảy Q trình tồn cầu hố hội nhập kinh tế quốc tế tạo thời thuận lợi cho quốc gia phát triển, đặt nước phải đối mặt với khơng khó khăn Trong bối cảnh này, Việt Nam hịa vào vịng quay kinh tế tồn cầu Các doanh nghiệp Việt Nam vươn lên tự khẳng định cạnh tranh khốc liệt cách tận dụng, phát huy hết mạnh bước khắc phục khó khăn q trình phát triển Sau gia nhập tổ chức WTO, AFTA, Nền kinh tế Việt Nam dần có chuyển hóa khởi sắc theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa Các hoạt động xuất nhập diễn ngày tăng số lượng lẫn chất lượng Các doanh nghiệp Việt Nam tham gia giao lưu thương mại quốc tế ngày nhiều Để hoạt động kinh doanh xuất nhập diễn phải có thỏa thuận bên quyền lợi ích đạt Để có thỏa thuận bên tham gia phải thương lượng đàm phán với Hoạt động đàm phán khâu mở đầu có tính chất định để hợp đồng có ký hết thực hay khơng? Chính mà khâu đàm phán quan trọng doanh nghiệp cần phải có chuẩn bị tốt, chu đáo cho hoạt động đàm phán nhằm giúp cho doanh nghiệp tạo chủ động q trình đàm phán Cơng ty TNHH Thương mại Đầu tư phát triển Duy Anh q trình phát triển, hoạt động đàm phán kí kết hợp đồng công ty dần nâng cao, nhiên cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn thơng tin, cơng tác nghiên cứu thị trường, Đó lý để công ty nâng cao hiệu hoạt động đàm phán Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Với nhiêm vu ̣ của mô ̣t sinh viên cuố i khóa, đươ ̣c sự giới thiêu của nhà ̣ ̣ trường và sự đồ ng ý của lãnh đạo Công ty TNHH Thương mại Đầu tư phát triển Duy Anh, đã đươ ̣c tham gia vào đợt thực tập tìm hiểu vấn đề cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nhằ m tiế p câ ̣n kiến thức thực tế, bổ sung thêm vào kho kiến thức học tập nhà trường đồ ng thời vâ ̣n du ̣ng lí thuyế t vào thực tiễn.Trên sở vấn đề cấp thiết cần giải quyết, xin đưa đề tài sau: Hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập linh kiện máy tính taị cơng ty TNHH Thương mại đầu tư phát triển Duy Anh 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu Với việc nắm bắt vấn đề cấp thiết công ty, muốn đóng góp đề xuất nhằm hồn thiện hoạt động đàm phán, giúp cho công ty nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động đàm phán tăng lượng đơn hàng nhập 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài bước quy trình đàm phán để kí kết hợp đồng nhập linh kiện máy tính Do điều kiện thời gian, kiến thức có hạn nên nghiên cứu công ty TNHH Thương mại Đầu tư phát triển Duy Anh thời gian từ năm 2008 đến 2011 với thị trường nhập thị trường Trung Quốc 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung vấn đề nghiên cứu 1.5.1 Một số khái niệm đàm phán Theo Joseph Burnes: ”Đàm phán hai hay nhiều bên để đến mục đích chung đạt thỏa thuận vấn đề ngăn cách bên mà khơng bên có đủ sức mạnh có đủ sức mạnh khơng muốn sử dụng để giải vấn đề ngăn cách đó” Theo giáo sư Roger Fisher William Ury: Đàm phán phương tiện để đạt điều mong muốn từ người khác Đó trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt thỏa thuận bạn phía có số lợi ích chung lợi ích đối kháng Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế: ‘Đàm phán thương mại quốc tế nghệ thuật đến hiểu biết chung thông qua mặc dựa yếu tố thiết yếu hợp đồng chẳng hạn giao hàng, quy cách phẩm chất, giá điều khoản khác.” “Đàm phán thương mại quốc tế trình mà bên đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống mối quan tâm chung quan đểm bất đồng để tới hợp đồng thương mại.” 1.5.2 Đặc điểm đàm phán TMQT - Các bên tham gia đàm phán có hai bên có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác Do bên có quốc tịch khác có tính dân tộc khác Trong q trình đàm phán khơng lợi ích doanh nghiệp mà cịn lợi ích quốc gia Cũng từ khác biệt dẫn đến khác biệt khác có tác động trực tiếp đến hoạt động đàm phán làm cho hoạt động đàm phán TMQT trở nên phức tạp khó khăn - Các bên tham gia đàm phán TMQT có quốc tịch khác thường sử dụng ngôn ngữ phổ thông khác - Các bên tham gia đàm phán TMQT, khác thể chế trị, khác thể chế trị dẫn đến khác quan điểm, lập trường, tư tưởng tính dân tộc đề cao - Trong q trình đàm phán có gặp gỡ hệ thống luật pháp khác - Trong đàm phán TMQT có gặp gỡ văn hóa, phong tục tập quán khác 1.5.3 Các nguyên tắc đàm phán TMQT - Chỉ đàm phán xuất vùng thỏa thuận đàm phán Trong kinh doanh thương mại, người ta tiến hành đàm phán bên chưa thống với điều kiện thương mại Nhưng bên lại phải tự liên kết với mối quan hệ tự nguyện đồng thời phải có vùng thảo thuận mâu thuẫn tồn Vùng thỏa thuận vùng mà kết bên chấp nhận được, đồng thời chồng chéo lên Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại - Đảm bảo lợi ích bên tham gia đàm phán Cơ sở gốc rễ hoạt động đàm phán lợi ích Đàm phán trình tác động chủ thể có lợi ích riêng, lợi ích chung, lợi ích xung đột nhằm tối đa hóa lợi ích chung giảm thiểu xung đột lợi ích bên, từ đến giải pháp chấp nhận lẫn Trong đàm phán phải đưa phương án đơi bên có lợi - Kết hợp tính khoa học tính nghệ thuật đàm phán Trước tham gia đàm phán, người tham gia đàm phán phải có nghiên cứu, phân tích, lập phương án đến tiến hành đàm phán theo trình tự Sử dụng trình tư sáng tạo linh hoạt đưa giải pháp, xác định mục tiêu cần đạt tới đám phán Ngoài ra, người đàm phán phải biết ứng xử linh hoạt, sử dụng kỹ năng, có nghệ thuật nghe, nghệ thuật trả lời, nghệ thuật đưa câu hỏi nghệ thuật khắc phục bế tắc Khi đàm phán đến thành công - Tập trung vào quyền lợi theo lập trường quan điểm Vì người tham gia vào trình đàm phán thường xúc cảm, dẫn đến việc trình bày đánh giá vấn đề thương lương ko khách quan, hay giữ lập trường riêng, quan điểm mình, nhiều quan tâm đến quyền lợi Nếu nghĩ tập trung trì lập trường khó thỏa thuận quyền lợi Nhưng tập trung vào quyền lợi thường có nhiều lập trường để đảm bảo quyền lợi tốt hơn.Vì trình đàm phán phải tách cảm xúc khỏi vấn đề đàm phán, trọng đến quyền lợi mà tập trung vào lập trường, để đảm bảo quyền lợi ứng xử nhiều quan điểm khác - Kiên bảo vệ tiêu chuẩn khách quan Một nguyên tắc đàm phán đảm bảo tiêu chuẩn khách quan công Khi đàm phán phải kiên đảm bảo thỏa thuận phản ánh tiêu chuẩn khách quan công bằng, khơng phụ thuộc lập trường bên Từ chấp nhận giải pháp cho hai bên 1.5.4 Các hình thức đàm phán TMQT ▪ Đàm phán trực tiếp Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Là hình thức mà bên đối tác trực tiếp gặp gỡ để tiến hành đàm phán - Ưu điểm: Hiệu suất trao đổi thông tin cao, tránh hiểu lầm, đẩy nhanh tốc độ để đến kí kết hợp đồng nhiều lối cho hình thức khác kéo dài mà khơng hiệu - Nhược điểm: Địi hỏi người tiến hành đàm phán phải có tính sáng tạo, tự chủ, phản ứng linh hoạt, có khả nhận xét, phân tích phán đốn, nắm ý đồ, sách lược đối phương, nhanh chóng có định biện pháp đối phó trường hợp cần thiết - Điều kiện áp dụng: Áp dụng đàm phán hợp đồng giá trị lớn, hàng hóa có tính phức tạp, bên có nhiều điều khoản cần thuyết phục bên lần đầu tiến hành giao dịch với ▪ Đàm phán qua thư tín Đàm phán qua thư tín phương thức trao đổi thơng tin đối tác hình thức viết thư - Ưu điểm: Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán nhiều bạn hàng lại giảm chi phí đàm phán Người đàm phán có điều kiện để cân nhắc, suy nghĩ, bàn bạc cụ thể khéo léo giấu ý định - Nhược điểm: Đàm phán qua thư tín có hạn chế khó kiểm sốt ý đồ đối tác, việc trao đổi thư từ đòi hỏi thời gian dài, dễ hội kinh doanh - Điều kiên áp dụng: Thường áp dụng cho hợp đồng đơn giản, có quy mơ vừa nhỏ, cho tiếp xúc ban đầu, đàm phán để thay đổi điều khoản hợp đồng hay giải tranh chấp ▪ Đàm phán qua điện thoại - Ưu điểm: Ưu điểm bật phương thức tiết kiệm thời gian, cho phép ta nắm bắt hội kinh doanh nhanh chóng - Nhược điểm: Người đàm phán cần phải sáng tạo, có khả phán đốn phản ứng linh hoạt trước vấn đề đối phương đưa Do cần chuẩn bị cẩn thận chu đáo trước đàm phán Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Tuy nhiên, đàm phán kinh doanh qua điện thoại khơng có làm chứng hợp pháp cho thoả thuận bên Do người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telefax - Điều kiện áp dụng: Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận chi tiết nhỏ hợp đồng, hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ 1.5.5 Phân định nội dung vấn đề hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập 1.5.5.1 Quy trình giao dịch TMQT Để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với người xuất nhập người nhập phải qua trình giao dịch Trong bn bán quốc tế thường bao gồm bước giao dịch chủ yếu sau: Hỏi giá (Inquiry) Đây coi lời thỉnh cầu bước vào giao dịch Nhưng xét phương diện thương mại việc người mua đề nghị người bán cho biết giá điều kiện để mua hàng Nội dung hỏi giá gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mong muốn Giá mà người mua hàng trả cho mặt hàng thường người mua giữ kín, để tránh thời gian hỏi hỏi lại, người mua nêu rõ điều kiện mà mong muốn để làm sở cho việc quy định giá: loại tiền, thể thức toán, điều kiện sở giao hàng Chào hàng (offer) Đây lời đề nghị ký kết hợp đồng phát giá người bán người mua đưa Nhưng buôn bán phát giá chào hàng, việc người xuất thể rõ ý định bán hàng mình.Trong chào hàng ta nêu rõ: tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá số lượng, điều kiện sở giao hàng, thời hạn mua hàng, điều kiện tốn bao bì ký mã hiệu, thể thức giao nhận… Trong thương mại quốc tế người ta phân biệt hai loại chào hàng chính: Chào hàng cố định (Firm offer) chào hàng tự (Free offer) Đặt hàng (Oder) Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Đây lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua đưa hình thức đặt hàng Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể hàng hoá định mua tất nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng Hoàn giá (Counter-offer) Khi nhận chào hàng (hoặc đặt hàng) khơng chấp nhận hồn tồn chào hàng (đặt hàng) mà đưa đề nghị đề nghị hoàn giá, chào hàng trước coi huỷ bỏ thực tế, lần giao dịch thường trải qua nhiều lần hoàn giá đến kết thúc Chấp nhận giá (Acceptance) Chấp nhận đồng ý hoàn toàn tất điều kiện chào hàng (hoặc đặt hàng) mà phía bên đưa hợp đồng thành lập Một chấp thuận có hiệu lực mặt pháp luật, cần phải đảm bảo điều kiện đây: - Phải người nhận giá chấp nhận - Phải đồng ý hoàn toàn điều kiện với nội dung chào hàng - Chấp nhận phải truyền đạt đến người phát giá đề nghị Xác nhận (Confirmation) Hai bên mua bán sau thống thoả thuận với điều kiện giao dịch, có cẩn thận ghi lại điều thoả thuận gửi cho bên Đó văn kiện xác nhận Văn kiện bên bán gửi thường gọi nhận bán hàng bên mua gửi giấy xác nhận mua hàng 1.5.5.2 Quy trình nghiệp vụ giao dịch đàm phán TMQT ◊ Chuẩn bị đàm phán ▪ Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán - Yêu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán là: + Chính xác, đảm bảo độ tin cậy + Nội dung thông tin theo yêu cầu đảm bảo tính cập nhật + Cung cấp thông tin kịp thời - Quy trình thu thập xử lý thơng tin doanh nghiệp: Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại + Xác định nhu cầu thông tin phân loại bao gồm: thơng tin chung thị trường tình hình kinh tế, trị, văn hóa, pháp luật, sách Các thơng tin hàng hóa cấu, chủng loại, thơng số kích thước, phương pháp quy định chất lượng, giá Thông tin chung đối tác: Quá trình hình thành phát triển, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, mặt hàng kinh doanh, phương hướng phát triển, khả tài chính, văn hóa điểm mạnh, điểm yếu Thơng tin đồn đàm phán đối tác: Thành phần đoàn đàm phán, phong cách, mục tiêu, chiến lược, kỹ thuật mà đối tác sử dụng Và số thông tin khác + Xác định nguồn thu thập thông tin bao gồm: thông tin tổ chức quốc tế WTO, WB Thông tin từ sách báo thương mại tổ chức phát hành, từ Internet, từ phương tiện thông tin đại chúng Thông tin từ trung tâm xúc tiến, Thương Mại, phịng Thương mại cơng nghiệp, hiệp hội ngành nghề Thông tin từ đối tác, ngân hàng, công ty vận tải, bảo hiểm, đại lý, mội giới Các thông tin từ ghi chép nội doanh nghiệp, đặc biệt thông tin đàm phán trước Thông tin từ chào hàng, hỏi giá, từ quảng cáo từ trung tâm dịch vụ thông tin, từ nghiên cứu chuyên biệt doanh nghiệp ▪ Chuẩn bị nội dung đàm phán bao gồm: - Xác định nội dung cần đàm phán: Đàm phán để thống định nghĩa dùng hợp đồng, nội dung tên số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì kí mã hiệu, giá cả, tốn, thời gian, địa điểm giao hàng, nội dung vận tải biển, bảo hành, nội dung kiểm tra hàng hóa, phạt bồi thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng, trọng tài Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Trong nội dung cần phải xác định đày đủ tiểu mục nội dung đàm phán Và nội dung phải đàm phán cụ thể để tránh tranh chấp sau - Lựa chọn phương án đàm phán: + Các để lựa chọn phương án đàm phán: Phải vào đặc điểm thị trường nước,nước thị trường quốc tế Căn vào tình hình đối tác điều kiện kinh doanh, thuận lợi, khó khăn Phải vào tình hình doanh nghiệp qui mơ, mục đích, mục tiêu doanh nghiệp Căn vào điều kiện cụ thể hoạt động kinh doanh cần đàm phán đặc điểm phương thức kinh doanh, mặt hàng, điều kiện vận tải, bảo hiểm, toán + Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán: b1 Xác định phương án có thẻ xảy tiểu mục nội dung đàm phán b2 Lựa chọn phương án cần thuyết phục đối tác b3 Lựa chọn phương án chấp nhận b4 Đánh hệ số quan trọng cho phương án đàm phán ▪ Chuẩn bị nhân - Các tiêu thức để lựa chọn thành viên đồn đàm phán: + Có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm cơng việc, có phong cách đàm phán, có khả bao quát, nhận dạng, phát vấn đề, nhanh chóng hiểu mục đích vấn đề thơng qua hành vi đối tác + Có khả chứng tỏ thuận lợi đề nghị đưa để thuyết phục đối tác, có khả chịu đựng căng thẳng đối mặt với hoàn cảnh rắc rối + Có khả diễn đạt ý kiến để người đàm phán hiểu xác ý mình, nhạy cảm với văn hóa người khác điều chỉnh đề nghị cho phù hợp với giới hạn sức ép Biết tập trung vào quyền lợi khơng phải quan điểm, ln kiểm sốt vấn đề, có tính sáng tạo, phản ứng linh hoạt ▪ Chuẩn bị địa điểm Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại - Nếu đàm phán doanh nghiệp: Người tổ chức đàm phán phải nắm thông tin thói quen, cách bố trí chỗ ngồi bàn đàm phán, thói quen giải trí nghỉ ngơi đối tác - Nếu đàm phán địa điểm nước ngoài: người tổ chức đàm phán phải nắm đặc điểm địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi, giải trí giành cho đồn đàm phán có thích hợp khơng Nếu khơng thích hợp ảnh hưởng đến phối hợp thành viên đồn đàm phán Khi cần u cầu đối tác chuyển địa điểm ▪ Chuẩn bị chương trình làm việc Lập chương trình đàm phán cụ thể, thể trình tự logics trình đàm phán, đồng thời vạch lịch trình khn khổ thời gian để bên tiến hành đạt hiệu mà cịn thăm dị ý đồ đối tác ◊ Giai đoạn tiến hành đàm phán ▪ Giai đoạn tiếp cận Là giai đoạn mở đầu cho trình tiến hành đàm phán Mục đích tạo khơng khí cho đàm phán Giai đoạn giành cho thảo luận vấn đề nằm vấn đề thương lượng để giới thiệu bên câu nói lịch sự, câu chuyện đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa ▪ Trao đổi thơng tin Những người thương lượng cung cấp thu nhận thông tin nội dung đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn Những thông tin nhằm làm sáng tỏ quan điểm, củng cố số luận chứng, cung cấp lời nói khơng lời nói.u cầu thơng tin phải đầy đủ, đưa thời điểm có tính thuyết phục cao Trong giai đoạn người đàm phán phải sử dụng kỹ thuật: kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật trả lời câu hỏi, ký thật xử lý câu hỏi không rõ ràng… ▪ Giai đoạn thuyết phục Quá trình thuyết phục tiến hành theo bước: - Xác định vấn đề cần thuyết phục - Xác định nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến khơng trí đối tác Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại nhân viên nhân viên cũ Đối với nhân viên mới, công ty nên có buổi dạy Và sau cho theo đàm phán để làm quen, lắng nghe tích lũy kinh nghiệm Cịn nhân viên cũ, khơng chủ quan, phải học hỏi thay đổi để thích ứng Phải luôn tỏ tôn trọng đối tác để nhận lại họ tơn trọng với Vì mục đích cuối ký kết hợp đồng, đàm phán dù không thành công hay thành công ảnh hưởng tới uy tín doanh nghiệp Tóm lại, cơng ty nên nâng cao yêu cầu tuyển dụng, trình độ ngoại ngữ Cơng ty nên trọng tuyển dụng thêm nhân viên pháp lý Càng ngày, TMQT phức tạp, có nhiều mối quan hệ gây tranh chấp hiểu lầm Chính vậy, việc tuyển dụng nhân viên pháp lý việc công ty nên làm ▪ Đảm bảo lập kế hoạch đàm phán chi tiết Kế hoạch đàm phán nên chuẩn bị chu đáo từ đầu Quy trình đàm phán gồm giai đoạn: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, kết thúc đàm phán, kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm Ở giai đoạn gồm bước cụ thể khác nên cơng ty cần thực theo trình tự bước đầu đến bước cuối nhằm đảm bảo tính hệ thống logic, đàm phán có trình tự, khoa học mang lại hiệu tối ưu.Chuẩn bị thông tin đàm phán giúp cho công ty chủ động, đưa chiến lược đàm phán phù hợp Với việc thu thập thông tin đầy đủ, công tác tổ chức đàm phán dễ dàng Khi đó, cơng ty có kế hoạch đàm phán chi tiết, đầy đủ Qua đối tác đánh giá cao văn hóa đàm phán cơng ty Uy tín cơng ty ngày nâng cao Công ty cần lập chương trình đàm phán cụ thể, khơng thể trình tự logics trình đàm phán, đồng thời vạch lịch trình khn khổ thời gian Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Kết luận Đàm phán phần sống ngày kinh doanh lại có vai trị quan trọng thành công doanh nghiệp Đàm phán khơng khéo, cơng ty khách hàng Đàm phán thành công yêu cầu thời gian, sáng tạo khả đoán trước bước đối tác Đàm phán ván cờ mà bên cần phải cẩn trọng bước Và thực quy trình đàm phán ổn định doanh nghiệp tạo thành cơng bước đầu cho Công ty TNHH Thương mại đầu tư phát triển Duy Anh thực bước hoàn thiện Tuy nhiên nhược điểm cần phải khắc phục Bằng thực tế nghiên cứu lý luận học thời gian học thực tập công ty TNHH Thương mại Đầu tư phát triển Duy Anh, đưa số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH Thương mại Đầu tư phát triển Duy Anh Trong chuyên đề nghiên cứu giải vấn đề sau: Giới thiệu công ty, đưa lý luận quy trình đàm phán ký kết hợp đồng, nhân tố ảnh hưởng tới quy trình đàm ký kết hợp đồng, thành tựu tồn quy trình đàm phán Cuối đưa đề xuất giải pháp Trong trình nghiên cứu làm chuyên đề, tơi xin cảm tận tình giúp đỡ Ban Giám Đốc, phịng ban cơng ty Và đặc biệt xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh tận tình hướng dẫn, giúp đỡ nhằm hồn thiện đề tài Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Tài liệu tham khảo PGS.TS Dỗn Kế Bơn (2008) Bài giảng môn kĩ đàm phán thương mại quốc tế TS Đào Thị Bích Hịa, PGS.TS Dỗn Kế Bơn, PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh (2010) Giáo trình quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế Nhà xuất trị _Hành PGS.TS Đồn Thị Hồng Vân (2004) Đàm phán kinh doanh quốc tế Nhà xuất Thống Kê Đặng Thị Hồng Nhung_K38E5 Hoàn thiện quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng nhập nguyên vật liệu công ty cổ phần cao su Sao vàng Đình Ngọc Minh_K4HMQ1 Giải pháp hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập thép từ thị trường Hoa Kì công ty cổ phần Thương mại thép Quốc Tế Nguyễn Thị Thương_K42E6 Quản trị quy trình đàm phán để kí kết hợp đồng nhập nguyên vật liệu từ Trung Quốc công ty TNHH Hàn Việt http://vi.wikipedia.org _ website Bách khoa toàn thư mở Wikipedia Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Phụ lục Phụ lục 1: Bảng tổng hợp kết điều tra trắc nghiệm STT Các hoạt động cần thiết cho đàm phán Cần thiết Điểm đánh giá I Giai đoạn chuẩn bị đàm phán √ Chuẩn bị thông tin cho đàm phán √ 3.6 Chuẩn bị nội dung đàm phán √ Chuẩn bị nhân đàm phán √ 3.6 Chuẩn bị phương thức đàm phán √ 3.9 II Giai đoạn tiến hành đàm phán √ III Giai đoạn kết thúc đàm phán √ 4.2 IV Kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm √ 3.4 Các bước giao dịch Hỏi hàng √ 4.8 Chào hàng √ 2.3 Hoàn giá √ 3.6 Chấp nhận √ Đặt hàng √ 4.2 Xác nhận √ 4.2 Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Phụ lục 2: danh sách người điều tra trắc nghiệm STT Họ tên Vị trí Nguyễn Thị Hiền Giám đốc cơng ty Lê Văn Sơn Nhân viên phịng kinh doanh XNK Lê Thị Thu Nhân viên phòng kinh doanh XNK Nguyễn Hồi Nam Nhân viên phịng kinh doanh XNK Mai Thu Huyền Nhân viên phòng kinh doanh XNK Nguyễn Thị loan Nhân viên phòng kinh doanh XNK Trần Văn Tính Nhân viên phịng vật tư Bùi Tuấn Văn Nhân viên phòng vật tư Dương Văn Chiến Nhân viên phòng nhân 10 Lê Thị Thái Nhân viên phịng kế tốn Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Phụ lục 3: Mẫu phiếu vấn chuyên gia Họ tên sinh viên : Bùi thị Mai Lớp: 43E3 – Khoa : Thương mại quốc tế Ngành đào tạo : Quản trị kinh doanh - Trường đại học Thương Mại Đơn vị thực tập : Công ty TNHH Thương mại đầu tư phát triển Duy Anh Kính gửi: Ơng (Bà) : SĐT: Chức vụ : … Kính gửi Quý Ông (Bà) phiếu vấn Kính mong Ông (Bà) vui lịng cho biết thơng tin phiếu vấn này: Xin vui lòng trả lời câu hỏi sau Câu hỏi 1: Theo ông (bà) giai đoạn giai đoạn quan trọng quy trình đàm phán?Vì sao? …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …… Câu hỏi 2: Theo ông (bà) việc thiếu thông tin đàm phán ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình đàm phán? …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …… Câu hỏi 3: Theo ông (bà) việc thiếu chuyên gia kỹ thuật phiên dịch viên đồn đàm phán có ảnh hưởng đến kết đàm phán? …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… … Câu hỏi 4: Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Theo ông (bà) hợp đồng có giá trị nhỏ, cơng ty thường sử dụng phương thức giao dịch đàm phán nào? …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …… Câu hỏi 5: Theo ông(bà) khác biệt văn hóa đàm phán gây khó khăn cho cơng ty phía đối tác tham gia đàm phán ? …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …… Câu hỏi 6: Theo ông (bà) yếu tố định đến việc đàm phán thành công? …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …… Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại Phụ lục 4: mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm Đề tài: Hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập linh kiện máy tính cơng ty TNHH Thương mại đầu tư phát triển Duy Anh Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Mai Lớp: K43E3 Trường: Đại học Thương mại Kính gửi: Ông (bà)………………………………… Để tạo sở hiểu biết thêm doanh nghiệp tạo sở làm đề tài tốt nghiệp khóa học chuyên ngành Thương mại quốc tế thuộc ngành Quản trị kinh doanh Kính gửi Q Ơng (Bà) phiếu điều tra Kính mong Ơng (Bà) vui lịng cho biết thơng tin phiếu điều tra này: A phần thông tin cá nhân: Họ tên ông(bà):………………… quan ông(bà)) công tác:…………………………………… SĐT:……………………… Email:……………………………… B Xin ông(bà) vui lòng cho biết hoạt động chuẩn bị cho đàm phán có cần thiết mức độ quan trọng nào?(xếp thứ tự độ quan trọng tiêu chí,thang điểm từ đến 5,cho điểm đánh giá với tốt,4 tốt ,3 khá,2 trung bình,1 yếu ) STT Cần Các hoạt động cần thiết Điểm đánh giá thiết Rất Tốt Khá Trung Yếu tốt cho đàm phán (4) (3) bình (1) (5) I Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Chuẩn bị thông tin cho đàm phán (2) Chuẩn bị nội dung đàm phán Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Chuẩn bị nhân đàm phán Chuẩn bị phương thức đàm phán II Giai đoạn tiến hành đàm phán III Giai đoạn kết thúc đàm phán IV Kiểm tra, đánh giá rút kinh IV nghiệm Các bước giao dịch Hỏi hàng Chào hàng Hoàn giá Chấp nhận Đặt hàng Đại học Thương mại Xác nhận Xin ơng(bà ) cho biết q trình thu thập thông tin, công ty gặp gặp trở ngại việc thu thập thông tin nhất? a Thông tin hàng hóa b Thơng tin đối tác c Thơng tin đồn đàm phán Xin ơng (bà) cho biết thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán cần yêu cầu cao nhất? a Thông tin xác b Thơng tin mang tính cập nhật c Thông tin kịp thời Xin ông(bà )cho biết trình đàm phán doanh nghiệp thường gặp sai sót khâu nhất? a Giai đoạn tiếp cận b Trao đổi thông tin c Giai đoạn thuyết phục Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại d Giai đoạn nhượng thỏa thuận Xin ông (bà ) cho biết tiêu chí quan trọng để lựa chọn thành viên tham gia đoàn đàm phán? a Phẩm chất đạo đức b Trình độ chun mơn c Kinh nghiệm Xin ông (bà) cho biết tiến hành đàm phán, doanh nghiệp phải thương lượng khó nội dung nào? a Giá b Điều kiện giao hàng c Thanh tốn Xin ơng (bà) cho biết kĩ thường sử dụng trình đàm phán ? …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……8 Xin ơng (bà )cho biết đồn đàm phán có xảy mâu thuẫn viên đoàn tham gia đàm phán? Xin ông (bà ) cho biết nhân tố ảnh hưởng nhiều quy trình đàm phán ? …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 10 Xin ông (bà) cho biết thông tin cần thiết đảm bảo cho thành công đàm phán? …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu làm chuyên đề, xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh giúp tơi có nhìn đắn vấn đề nghiên cứu, chỉnh sửa cho nội dung chưa xác, lỗi câu…và người góp ý nhiều cho chun đề tơi Tôi xin cảm ơn anh chị Công ty TNHH Thương mại Đầu tư phát triển Duy Anh tạo điều kiện giúp khảo sát với thực tế, cung cấp số liệu cần thiết để tơi hồn thành chun đề Tơi xin cảm ơn tất thầy cô giáo trường Đại học Thương Mại truyền cho kiến thức suốt năm học trường để hoàn thiện chuyên đề Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại MỤC LỤC 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu nhân viên qua năm giai đoạn 2008-2010………….20 Bảng 2.2: Kết hoạt động kinh doanh năm công ty…………….24 Bảng 2.3: Kết thực hợp đồng nhập linh kiện máy tính……25 Bảng 2.4: Tỉ trọng nhập linh kiện máy tính chính……………………26 Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt AFTA FPT Nghĩa tiếng Anh ASEAN Free Trade Area Nghĩa tiếng Việt Khu vực mậu dịch tự Financing and Promoting ASEAN Công ty cổ phần FPT Technology HĐ Hợp Đồng PGS.TS Phó Giáo Sư Tiến Sĩ STT Số Thứ Tự TMQT Thương Mại Quốc Tế Trách Nhiệm TNHH TT Hữu Hạn Tỉ Trọng TS Tiến Sĩ 10 TQ 11 USD 12 VNĐ Bùi Thị Mai K43E3 Trung Quốc United States of Dollar Đô la Mỹ Việt Nam Đồng Khoa: Thương mại quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Thương mại 13 WB World Bank Ngân hàng giới 14 WTO World Trade Oganization Tổ chức thương mại giới Bùi Thị Mai K43E3 Khoa: Thương mại quốc tế ... hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập linh kiện máy tính cơng ty TNHH Thương mại đầu tư phát triển Duy Anh 2.2.1 Giới thiệu công ty Tiền thân công ty TNHH Thương mại đầu tư phát triển. .. PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN DUY ANH 3.1 Các kết luận phát qua nghiên cứu vấn đề hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp. .. tập công ty TNHH Thương mại Đầu tư phát triển Duy Anh, tơi xin đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH Thương mại Đầu tư phát triển Duy Anh