1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH Thương Mại Duy Phát

37 1,2K 10

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 37
Dung lượng 253,5 KB

Nội dung

Trong từngbước chuyển mình của toàn ngành TCMN, công ty cũng đang từng bước mởrộng hoạt động xuất khẩu hàng TCMN của mình sang thị trường Nhật Bản,trong những bước tiến này, công ty gặp

Trang 1

Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị

trường Nhật Bản tại công ty TNHH

Thương Mại Duy Phát”

Trang 2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TRONG HOẠT ĐỘNG

KINH DOANH QUỐC TẾ.

1.1 Tính cấp thiết của đề tài.

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, Việt Nam đang từng bướchoàn thiện và phát triển nền kinh tế thị trường để hòa nhập với thế giới Thamgia khu vực mậu dịch tự do Đông Nam Á và trở thành thành viên chính thức củaWTO là những bước khởi đầu tốt đẹp cho tiến trình hội nhập Trong giai đoạnnày, Việt Nam cần không ngừng phát triển và mở rộng thị trường xuất nhậpkhẩu ra các nước trong khu vực và các nước trên thế giới Năm 2009, thị trườngxuất khẩu lớn nhất của Việt Nam là Hoa kỳ với tỷ trọng 21%, Nhật Bản đứngthứ hai chiếm 12% Đây là hai trong số những thị trường rộng lớn, đầy tiềmnăng của Việt Nam

Trong cơ cấu hàng xuất khẩu của Việt Nam, hàng TCMN chiếm tỷ lệ thấpnhưng mang lại giá trị cao bởi sản phẩm được sản xuất chủ yếu bằng nguồnnguyên liệu sẵn có trong nước, nguyên phụ liệu nhập khẩu không đáng kể vì vậylượng ngoại tệ thu được từ xuất khẩu hàng TCMN rất cao Với tiềm năng dồidào về nguyên liệu, lao động, đội ngũ nghệ nhân và thợ thủ công, việc phát triểnsản xuất kinh doanh hàng TCMN là một thuận lợi lớn và chủ trương của nước

ta, nó không chỉ mang lại lợi ích thiết thực mà còn có ý nghĩa chính trị xã hội tolớn

Tuy nhiên thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng TMQTcủa các doanh nghiệp Việt Nam còn nhiều hạn chế Số lượng các cuộc đàm phánthành công chưa nhiều, hiệu quả chưa cao Trước tình hình kinh tế hiện nay, các

DN nói chung và các DN hoạt động TMQT nói riêng cần phải nâng cao khảnăng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng TMQT để góp phần giúp DN tồn tại

và vượt qua thời kỳ khó khăn này

Trang 3

Công ty TNHH Thương Mại Duy Phát là một doanh nghiệp chuyên sảnxuất và thu mua hàng TCMN để xuất khẩu ra thị trường thế giới Trong từngbước chuyển mình của toàn ngành TCMN, công ty cũng đang từng bước mởrộng hoạt động xuất khẩu hàng TCMN của mình sang thị trường Nhật Bản,trong những bước tiến này, công ty gặp phải không ít những khó khăn trong quátrình đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác Do đó cần nâng cao hiệu quả hoạtđộng đàm phán của công ty để giúp công ty phát triển mạnh mẽ trong thời giantới

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề.

Dựa trên cơ sở những kiến thức đã học và qua thời gian tìm hiểu thực tếcũng như tài liệu thu thập được, em đã chọn đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán

ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản tại công

ty TNHH Thương Mại Duy Phát” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình

Có nhiều hình thức đàm phán nhưng em sẽ chỉ tập trung nghiên cứu hình thứcđàm phán trực tiếp tại công ty

1.3 Mục tiêu nghiên cứu.

Thông qua chuyên đề nghiên cứu này, em muốn:

• Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồngxuất khẩu

• Nghiên cứu, phân tích thực trạng quản trị quy trình đàm phán ký kết hợpđồng xuất khẩu mặt hàng mây tre đan sang thị truờng Nhật Bản của công tyTNHH Thương Mại Duy Phát

• Đề xuất một số giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong quản trịquy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu tại công ty

1.4 Phạm vi nghiên cứu.

 Đối tượng nghiên cứu: quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu

 Phạm vi nghiên cứu:

- Công ty TNHH Thương Mại Duy Phát

- Mặt hàng: mây tren đan

Trang 4

- Thời gian nghiên cứu: kết quả hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng xuấtkhẩu mặt hang mây tre đan trong các năm 2007-2009.

- Thị trường nghiên cứu: Nhật Bản

Đàm phán trong thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thươnglượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểmbất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại

Đàm phán trong thương mại quốc tế là quá trình trao đổi, thỏa thuận giữacác chủ thể về các điều kiện mua bán ký kết và thực hiện hợp đồng mua bánhàng hóa quốc tế

1.5.1.2 Các nguyên tắc trong đàm phán quốc tế.

 Tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập trường, quan điểm: vì conngười tham gia vào quá trình đàm phán nên dễ có cảm xúc dẫn đến việc trìnhbày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được khách quan Do đó, trongquá trình đàm phán các bên phải tách các cảm xúc ra khỏi vấn đề đàm phán, tậptrung vào quyền lợi và ít tập trung vào lập trường Nhưng vấn đề này phụ thuộcvào yếu tố văn hóa, phong cách, tính cách người đàm phán

 Đưa ra các phương án đôi bên cùng có lợi: việc nghĩ ra các phương án đôibên cùng có lợi đòi hỏi phải có tầm suy nghĩ rộng lớn hơn chứ không phải chỉnghĩ đến phần riêng của mình Tìm kiếm những phương án đảm bảo hai bêncùng có lợi góp phần phát hiện ra những quyền lợi chung, những vùng thỏathuận trong đàm phán đảm bảo được hiệu quả của quá trình đàm phán

Trang 5

 Kiên quyết bảo vệ những tiêu chuẩn khách quan, đặc biệt với đối tác làngười không khoan nhượng và chỉ bảo vệ lập trường của mình chứ không phải

là quyền lợi, thì tốt nhất là kiên quyết đảm bảo các thỏa thuận phải phản ánhnhững tiêu chuẩn khách quan không phụ thuộc vào lập trường của một bên nào

1.5.2 Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong TMQT.

1.5.2.1 Lập kế hoạch đàm phán.

Kế hoạch hóa hoạt động đàm phán của doanh nghiệp gồm có hai phần là lập

kế hoạch đàm phán và điều chỉnh kế hoạch đàm phán Sau khi phân tích tình thếcủa môi trường đàm phán, người đàm phàn phải tiến hành lập kế hoạch đàmphán, trình tự lập kế hoạch đfm phán được tiến hành theo các nội dung như sau:

 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán

Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và làđích đến của hoạt động đàm phán Khi xác định mục đích phải đảm bảo được bayêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung củadoanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được

Sau khi đã xác định được mục đích thì phải xác định mục tiêu Mục tiêucũng phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: có định lượng, phù hợp vớimục đích đàm phán, định hướng được thành công

 Lập kế hoạch hành động:

Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, nhân sự, địa điểm,chương trình đàm phán, trong đó lập kế hoạch về chiến lược, nhân sự và chươngtrình đàm phán là rất quan trọng

 Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiếnlược, các biện pháp chiến lược, các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán

để đạt được mục tiêu đề ra Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câuhỏi:

- Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?

- Chúng ta đối xử với đối tác theo cách thức gì?

Trang 6

- Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc quan điểm chủ chốt củamình?

- Tại sao các bên kiên trì để đạt được thỏa thuận cuối cùng?

 Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được những nhàđàm phán của dối tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, nhữngngười mà chúng ta đã biết trước và những người mà chúng ta chưa biết Từ đólập kế hoạch cho đàm phán của chúng ta, bao gồm những người đã từng thamgia đàm phán với đối tác, những người đã từng được dối tác biết đến và nhữngngười chưa biết đến, xác định số lượng, thành phần của đoàn đàm phán và kếhoạch lựa chọn đoàn đàm phán

Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hànhđàm phán và kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán

 Kiểm tra điểu chỉnh kế hoạch

Lập kế hoạch chủ yếu là quá trình của một bên, dung các thông tin về quátrình phân tích tình huống đàm phán của DN Trong thực tế, có nhiều thông tin

và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đóphải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch

1.5.2.2. Tổ chức đàm phán.

a, Chuẩn bị đàm phán:

 Chuẩn bị thông tin đàm phán:

 Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm pháncủa doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán Nhưvậy, khi đàm phán DN cần phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả mới đápứng tốt yêu cầu của hoạt động đàm phán

- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy

- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cậpnhật

- Cung cấp thông tin kịp thời

 Quy trình thu thập và xử lý thông tin của DN gồm các bước:

Trang 7

- Xác định nhu cầu thông tin và phân loại: trước tiên là phảixác định các thông tin cần thiết Các thông tin cần thiết chia làm hai loại: thôngtin cung cấp đều đặn cho các nhà đàm phán và thông tin cần thiết cho từng cuộcđàm phán chuyên biệt Các thông tin đó có thể là: thông tin về thị trường, hànghóa, thông tin chung về đối tác, đoàn đàm phán của đối tác…

- Xác định nguồn thu thập thông tin Sau khi đã xác định đượcnhu cầu thông tin cần thiết, bước tiếp theo là phải xác định nguồn và thu thậpthông tin Các nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập được như:

+ Thông tin của các tổ chức quốc tế: WTO, EU, ASEAN, APEC, NAFTA…+ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, bộ Công thương, phòng Thương mại

và công nghiệp Việt Nam, hiệp hội ngành nghề…

+ Thông tin từ ghi chép nội bộ, nghiên cứu chuyên biệt của doanh nghiệp.+ Thông tin từ sách báo thương mại, Internet

- Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phépxác định mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự việc bằng cách tập hợp, phân tích,

hệ thống, so sánh, lập luận, rút ra các kết luận cụ thể Khi lưu trữ các thông tinphải được phân loại và lưu trữ khoa học để có thể quản lý kiểm soát và thuậntiện cho những lần sử dụng sau

Chuẩn bị nội dung đàm phán:

Đoàn đàm phán cần xác định được nội dung đàm phán, phương án cho mỗinội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung Các bước xác định nội dungđàm phán:

 Xác định nội dung cần đàm phán

Mỗi lĩnh vực kinh doanh khác nhau lại có những nội dung đàm phán khácnhau Nhưng nội dung của đàm phán cơ bản bao gồm: đàm phán để thống nhất

về các nghĩa vụ dùng trong hợp đồng, số lượng, quy cách sản phẩm, bao bì ký

mã hiệu, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, vận tải bảo hiểm, bảohành, kiểm tra hàng hóa, phạt và bồi thường thiệt hại, nội dung bất khả kháng,trọng tài và một số nội dung khác

Trang 8

 Lựa chọn phương án đàm phán.

Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, trong mỗi nộidung có nhiều tiểu mục, trong mỗi tiểu mục có nhiều phương án đàm phán khácnhau Trong khi đàm phán, người đàm phán phải nhận dạng được tất cả cácphương án có thể xảy ra để phân tích lựa chọn phương án tối ưu nhất

Các bước tiến hành lựa chọn phương án đàm phán:

- Xác định các phương án có thể xảy ra trong mỗi tiểu mục của nội dungđàm phán

- Lựa chọn phương án cần thuyết phục đối tác

- Lựa chọn những phương án có thể chấp nhận được DN cần xác định giớihạn có thể nhượng bộ, đó chính là những điều kiện để DN trao đổi với đối tác

- Đánh giá hệ số quan trọng với từng phương án đàm phán Từ đó DN sẽthuyết phục đối tác đồng ý với những phương án có hệ số quan trọng cao nhất

 Xác định trình tự đàm phán các nội dung

Các nội dung phải được xác định trình tự dựa trên các yêu cầu:

- Sắp xếp theo một trình tự kế tiếp logic

- Các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước

- Các nội dung được sắp xếp sao cho không bỏ sót các nội dung, khôngtrùng lặp hoặc chồng chéo, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch lạc

Chuẩn bị nhân sự

Chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn

bị chu đáo Thành phần nhân sự trong đàm phán TMQT phải hội tụ đủ chuyêngia ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàngcủa ba loại chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàm phán để đitới ký kết hợp đồng chặt chẽ, khả thi và có hiệu quả cao

Những người tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ và kinhnghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch TMQT, có đầu óc phân tích, quyếtđoán và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hóa và đối tácđàm phán Để tổ chức một đoàn đàm phán có hiệu quả cần phải đề ra những quy

Trang 9

định chung cho đoàn đàm phán, phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị chođoàn đàm phán và cho từng thành viên trong đoàn đàm phán.

Chuẩn bị địa điểm

Địa điểm đàm phán có thể được lụa chọn ở nước người bán, nước ngườimua, hoặc ở nước thứ ba Dù chọn địa điểm ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểmtối ưu và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp chotất cả các bên

Chuẩn bị chương trình làm việc

Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác Từ

đó có thể phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước đi tiếp theocủa đàm phán

b, Tiến hành đàm phán.

Giai đoạn tiếp cận

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán Giai đoạn này đượcgiành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giớithiệu các bên, cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế,thể thao, văn hóa nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đếntrong giai đoạn này phụ thuộc vào văn hóa của các bên đàm phán

Trao đổi thông tin

Trong giai đoạn trao đổi thông tin, những người đàm phán cung cấp và thunhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoại tiếptheo Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một sốluận chứng…có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói Yêucầu các thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao Đây là giaiđoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lậptrường, mục tiêu và quyền lợi…của nhau làm cơ sở phân tích, tổng hợp để đưa

ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phánđạt kết quả cao

Giai đoạn thuyết phục

Trang 10

Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được

từ phía đối tac, người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiếu,quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình

để đưa ra một chiến lược thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm củamình Thực chất của giai đoạn này là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi củamình, thực hiện các mục tiêu đề ra Muốn đạt được kết quả cao nhất người đàmphán phải sử dụng kết hợp nhiều kỹ năng và chiến lược đàm phán

Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận

Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng

bộ lẫn nhau Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả các mâu thuẫncòn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bênthì mới đưa ra cuộc đàm phán đến thành công Những nhượng bộ này có thểđược thực hiện từng phần nhỏ kế tiếp hoặc nhượng bộ toàn phần Sự nhượng bộ

là kết quả của những cái được và cái thua trong thương lượng nên người đàmphán phải biết kết hợp chặt chẽ giữa sự nhượng bộ của mình và nhượng bộ củađối tác làm sao để đàm phán được thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt làđạt được mục tiêu đàm phán của mình

c, Kết thúc đàm phán.

Kết thúc quá trình đàm phán trong TMQT có thể có hai tình huống sau:

- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghịkhông thể chấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện nhữngthông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa,phương án kinh doanh không hiệu quả, hoặc không còn thực thi được, thì điềutốt nhất là nên rút khỏi đàm phán Khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thíchmột cách hợp lý về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mốiquan hệ tốt giữa các bên

- Đàm phán thành công, các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên đạtđược những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫntới ký hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt

Trang 11

được Trong trường hợp trên tốt nhất là giành được quyền chắp bút hoặc soạnthảo các hợp đồng đã thỏa thuận được.

1.5.2.3 Kiểm tra và kiểm soát.

Sau mỗi lần đàm phán, bao giờ cũng cần phải phân tích đánh giá kết quả củacuộc đàm phán so với mục tiêu đã đề ra và rút ra các bài học kinh nghiệm chocác cuộc đàm phán tiếp theo Doanh nghiệp có thể phân tích đánh giá kết quảcuộc đàm phán theo mô hình hoặc theo cách lập biểu

Trang 12

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI DUY PHÁT.

2.1 Phương pháp nghiên cứu.

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu.

2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.

- Phuơng pháp sử dụng phiếu điều tra

Phiếu điều tra đuợc thiết kế dựa trên những vấn đề mà đề tài cần để phântích đưa ra các câu hỏi gắn với quy trình thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng tạicông ty để cho điểm Mẫu phiếu được phát cho ban Giám đốc, trưởng bộ phận

và nhân viên trong phòng kinh doanh Số phiếu được phát ra 5 và thu về đuợc 5phiếu

- Phỏng vấn chuyên sâu các chuyên gia Tiến hành phỏng vấn những ngườitrực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của công ty để nắm được cụ thểnhững vướng mắc thường gặp khi tham gia vào hoạt động đàm phán xuất khẩuhàng mây tre đan

2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.

- Nguồn dữ liệu bên trong: tìm kiếm các thông tin về doanh nghiệp như: báocáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh của công các năm 2007, 2008, 2009

và bản kế hoạch, mục tiêu phát triển của công ty…

- Nguồn dữ liệu bên ngoài: bao gồm các tài liệu chuyên ngành về hoạt độngTMQT như giáo trình, tạp chí, sách chuyên ngành (báo Thương Mại, Kinh tếphát triển ) và một số website của Bô Công Nghiệp, Bộ Thương Mại…và luậnvăn của các khoá trước

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu.

Trang 13

- Phương pháp thống kê: thống kê và sử dụng dữ liệu sơ cấp thu được quaviệc tổng hợp kết quả từ bảng câu hỏi và câu hỏi phỏng vấn để thấy rõ được cácbước cụ thể trong quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu mâytre đan sang thị trường Nhật Bản

- Phương pháp tiếp cận thực tiễn các vấn đề lý luận: nghiên cứu và so sánhquản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu thực tế diễn ra tại DNvới lý thuyết để tìm hiểu những điểm khác biệt và khó khăn

2.2 Đánh già tổng quan tình hình và các nhân tố ảnh hưởng.

2.2.1 Tổng quát về công ty TNHH Thương Mại Duy Phát.

Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THUƠNG MẠI DUY

PHÁT

Tên giao dịch: DUY PHAT TRADING COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: DUY PHAT CO.,LTD

Địa chỉ trụ sở chính: số 9, ngách 43/99, ngõ 204, đườngh Trần Duy Hưng,

phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Ngành nghề kinh doanh:

Sản xuất các mặt hàng thủ công mỹ nghệ

Thu mua từ các chân hàng, các công ty để xuất khẩu

Xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, đồ dệt gia dụng

và các loại mặt hàng khác đuợc chính phủ cho phép

Tổ chức tiêu thụ mặt hàng nhập khẩu gồm các mặt hàng phục vụ sảnxuất như: nguyên vật liệu, thiết bị phụ vụ sản xuất gia công chế biến hàngxuất khẩu của công ty và các ngành sản xuất khác trong nước

Nhận xuất khẩu và nhập khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp trongnước và quốc tế, tham gia liên doanh, liên kết các mặt hàng nhập khẩu vàtiêu thụ trong nước

Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu: mây tre đan, sơn mài, thêu ren, thảm mỹ

nghệ, gốm sứ, hàng khác

Các thị truờng xuất khẩu: Nhật, Châu Âu, Mỹ, Nga, các nước khác…

Trang 14

2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới đàm phán tại công ty.

2.2.2.1 Nhân tố thuộc môi trường bên trong công ty.

Các nhân tố bên trong của xí nghiệp có ảnh hưởng tới quy trình đàm phán kýkết kết hợp đồng của công ty bao gồm:

Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty.

Tại công ty Duy Phát, mỗi phòng chức năng được coi như một đơn vị KDđộc lập với chế độ hạch toán riêng Mỗi phòng bổ nhiệm một quản lý để điềuhành công việc KD của phòng Chính nhờ cơ cấu hoạt động độc lập nhưng có sựquản lý chung của ban giám đốc với quy chế xác định do bộ phận quản lý đề ra

mà hoạt động của các phòng KD cũng như các bộ phận khác rất có hiệu quả.Tuy nhiên với việc bố trí như vậy, cũng rất dễ gây ra sự cạnh tranh lẫn nhau khitình hình KD của công ty gặp khó khăn Điều này có thể gây mất đoàn kết trongnội bộ công ty và làm cho không phát huy được hết sức mạnh tập thể của côngty

 Mục tiêu, chiến lược của công ty

Mục tiêu đuợc xem như là điều mà các bên tham gia đàm phán mong muốnđạt đựoc sau quá triình đàm phán Các mục thiêu này có thể được chia thànhmục tiêu chung, mục tiêu mâu thuẫn và mục tiêu bổ trợ Trong khi mục tiêuchung và mục tiêu bổ trợ tác động trực tiếp và tích cực tới quá trình đàm phán,

Giám đốcPhó giám đốc

Bộ phận kinh doanh Bộ phận quản lý

Phòng thị trườngPhòng kế toán

KD hàng NK

KD tổng hợp

Trang 15

thỡ cỏc mục tiờu mõu thuẫn lại cú tỏc động tiờu cực tới bầu khụng khớ và kết quảcủa quỏ trỡnh đàm phỏn Chớnh cỏc mục tiờu này đó làm hỡnh thành nờn sự kỳvọng của cỏc bờn tham gia đàm phỏn Nếu cỏc bờn cú kỳ vọng thõm nhập vàomột thị trường cụ thể và kỳ vọng vào việc kinh doanh lõu dài trong tương lai thỡ

xu hướng thỏa hiệp sẽ là xu hướng chớnh trong quỏ trỡnh đàm phỏn Ngược lại,nếu cỏc kỳ vọng này liờn quan tới mục tiờu trước mắt của cuộc đàm phỏn thỡkhụng khớ đàm phỏn sẽ trở nờn căng thẳng hơn

Nhật Bản là thị trường chớnh mang lại doanh thu cho DN, do đú DN đặt ramục tiờu tiếp tục thõm nhập sõu hơn để khai thỏc thị trường này do đú khi đàmphỏn với cỏc đối tỏc cụng ty thường sử dụng chiến lược đàm phỏn kiểu mềm: tỏ

rừ thiện chớ hợp tỏc, xõy dựng niềm tin, tụn trọng quyền lợi của nhau nhằm xõydựng mối quan hệ lõu dài trờn cơ sở hợp tỏc cựng cú lợi

 Nguồn nhõn sự của cụng ty

Nhõn sự là một trong những vốn quý nhất của một DN, nú quyết định tớihiệu quả sản xuất kinh doanh của DN đú Trong hoạt động kinh doanh xuấtkhẩu, tất cả cỏc khõu từ khõu nghiờn cứu thị trường, thiết kế sản phẩm…đếncụng tỏc giao dịch đàm phỏn ký kết, thực hiện hợp đồng nếu được thực hiện bởinhững người cỏn bộ nhanh nhạy, năng động, trỡnh độ chuyờn mụn cao, giàu kinhnghiệm thỡ chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả kinh thế cao

Tổng số nhõn viờn trong cụng ty là 25 người, trong đú số nhõn lực cú trỡnh

độ đại học trở lờn là 20 người chiếm 80% , số nhõn lực tốt nghiệp khối kinh tế:

14 người chiếm 65% Đặc biệt là 100% cán bộ nghiệp vụ xuất khẩu đều có trình

độ đại học Với đội ngũ cỏn bộ cú trỡnh độ cao đó tạo nờn năng lực cốt lừi củacụng ty

2.2.2.2 Mụi trường bờn ngoài cụng ty.

 Nhà cung cấp

Nguồn cung cấp hàng chớnh của cụng ty là những cơ sở sản xuất hàngTCMN, hộ gia đỡnh sản xuất… Nếu họ khụng cú khả năng lớn, cơ sở vật chất kỹthuật tốt như mỏy sấy, mỏy tước ộp, làm sạch nguyờn vật liệu…thỡ chất lượng

Trang 16

hàng giao cho công ty sẽ không tốt sẽ khiến công ty bị đối tác ép giá trong quátrình đàm phán hoặc nặng nề hơn là mất các mối làm ăn Hay nếu họ không cónhững năng lực tiềm tàng như khả năng tìm kiếm nguồn hàng mới, cải tiến mẫu

mã, nâng cao chất lượng thì hàng TCMN xuất khẩu của công ty càng khó có thểđứng vững hay phát triển trên thị truờng quốc tế đặc biệt tại thị trường khó tính,yêu cầu khắt khe như Nhật Bản Điều đó tác động trực tiếp tới việc kinh doanhcủa công ty nói chung và việc đàm phán ký kết hợp đồng nói riêng

 Đối thủ cạnh tranh

Trong lĩnh vực KD XNK mặt hàng này, hiện nay trên cả nước có rất nhiều

DN thực hiện và họ cũng chủ yếu áp dụng hình thức thu mua hàng tại các cơ sởlàng nghề khiến cho công ty luôn phải có những chính sách đổi mới cho phùhợp, tận dụng những lợi thế như uy tín, mối quan hệ với nhà cung cấp để đảmbảo nguồn hàng luôn được ổn định đưa ra sản phẩm với giá cả cạnh tranh chođối tác

 Văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản

Xã hội Nhật Bản có nhiều nét đặc biệt cần chú ý về giao thiệp như: cách chàohỏi khi mới gặp, cách trao đổi danh thiếp… Bên cạnh đó, người Nhật Bản rất coitrọng uy tín và lời giới thiệu, chính vì vậy khi đã có quan hệ tốt với một đối tácNhật thì sẽ có nhiều cơ hội làm ăn mới mở ra cho chúng ta Trong quá trình đàmphán, người Nhật thường không thích sự trực tiếp nên hay sử dụng trung gian và

họ thường dùng tính kiên trì và chín chắn để thắng thế trong thương lượng dovậy cần phải bình tĩnh trước mọi điều không vừa ý, không nên nổi giận Cáchđặt câu hỏi của doanh nhân EU và Mỹ là đi thẳng vào vấn đề trong khi ngườiNhật rất vòng vèo để tìm hiểu liệu đối tác có chân thành không Vì vậy, DN phảirất cẩn trọng khi đàm phán làm ăn với một đối tác mới Giới doanh nhân Nhậtthường tỏ ra rất khó tính với đối tác chưa quen biết nhưng khi đã tạo dựng đượcniềm tin với họ rồi thì họ là đối tác rất trung thành

Trang 17

2.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn về quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng mây tre đan sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH Thương Mại Duy Phát.

Thông qua quá trình thực hiện thu thập thông tin phỏng vấn và trắc nghệm,cũng như quá trình quan sát thực tế tại công ty, em nhận thấy công ty đã thựchiện đủ ba bước: lập kế hoạch, tiến hành, kiểm tra đánh giá kết quả trong quảntrị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng Tuy nhiên trong quá trình thực hiện hợpđồng xuất khẩu, công ty cũng không tránh khỏi những khó khăn ở những bướcnhất định Sau đây là kết quả thu thập được thông qua phiếu điều tra cùng vớinhững câu hỏi phỏng vấn chuyên gia:

- Công ty thực hiện đầy đủ các bước trong quản trị quy trình đàm phán kýkết hợp đồng, không có bước nào bị cho là kém song còn một vài thiếu sót ởkhâu chuẩn bị thông tin đàm phán, chuẩn bị nhân sự và kiểm tra đánh giá saucác cuộc đàm phán

- Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn được đính kèm tại phầnphụ lục

2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán.

Đối với bất kỳ đơn hàng nào, khi có đơn chào hàng thì công ty tiến hànhthu thập thông tin, trên cơ sở những yêu cầu của khách hàng về quy cách sảnphẩm, chủng loại cũng như số lượng…ban giám đốc sẽ bàn bạc để xác định mụctiêu cho đàm phán với đối tác chủ yếu về điều khoản giá, phương thức thanhtoán Công ty thuờng đàm phán với các đối tác mới làm ăn, còn các khách hàngquen thuộc thì đặt hàng qua email hoặc fax, nếu có điều khoản nào thay đổi đặcbiệt (như số lượng, giá cả…) thì hai bên mới tiến hành gặp gỡ đàm phán

Trong bước lập kế hoạch này, công ty chỉ thực hiện khâu xác định mụctiêu, chiến lược đàm phán mà bỏ qua các khâu còn lại Thành viên trong đoànđàm phán thảo luận với nhau về văn hóa kinh doanh của Nhật Bản, cách tiếp cậnbởi họ rất coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịchđầu tiên, sau khi thảo luận xong không có bất kỳ bản kế hoạch đàm phán chi tiết

Trang 18

nào được lập, có thể thấy việc lập kế hoạch của DN chưa được đánh giá cao.Các mục tiêu đàm phán của DN thường được dựa trên các hợp đồng đã ký kếttrước đó, ít có sự thay đổi Mục tiêu đàm phán thường bị ảnh hưởng bởi phươnghướng phát triển của DN: muốn mở rộng thị trường, xây dựng mối quan hệ lâudài trên cơ sở hợp tác và cùng có lợi Do đó, DN thường sử dụng chiến lượcđàm phán kiểu mềm: khi tham gia đàm phán DN tỏ rõ thiện chí hợp tác và xâydựng niềm tin cho đối tác, tôn trọng quyền lợi của đối tác.

2.3.2 Tổ chức đàm phán.

2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán.

 Chuẩn bị thông tin đàm phán

Chuẩn bị thông tin là một khâu mà DN luôn thực hiện trước khi tiến hànhđàm phán đặc biệt với đối tác Nhật Bản thì càng phải chu đáo hơn bởi lượngthông tin về sản phẩm họ yêu cầu rất chi tiết đây là điều mà các đối tác Mỹ và

EU ít khi đòi hỏi Đối với đơn đặt hàng của khách hàng quen thì DN chỉ chuẩn

bị thông tin về sản phẩm được yêu cầu như nguyên liệu mây tre được xử lý theo

kỹ thuật gì để phòng trừ mối mọt và ẩm mốc: hun khói truyền thống hay ngâmhóa chất, phun sơn, đánh vécni; tuổi của tre thường được yêu cầu từ 4 năm trởlên; màu sắc của tre; tính thẩm mỹ cũng như độ phức tạp của sản phẩm…cácthông tin về sản phẩm, nguyên liệu, cũng như các mẫu mã, giá cả…được công tychuẩn bị đầy đủ rồi gửi qua email để họ nghiên cứu trước Với các khách hàngmới, ngoài những thông tin trên, công ty chỉ tiến hành thu thập thêm 1 chútthông tin về đối tác như tên, địa chỉ, quy mô… Nguồn thông tin chủ yếu của DN

là qua sự giới thiệu của các đối tác quen, thông tin lưu trữ nội bộ và thông tin từcác công ty môi giới

Việc chuẩn bị thông tin của DN chỉ được đánh giá ở mức khá do việc tìmkiếm thông tin của DN tập trung vào thông tin về hàng hóa là chính, thông tin vềđối tác còn ít, chưa đầy đủ Còn các thông tin khác chỉ được đối tác cung cấpthêm trong quá trình trao đổi đàm phán

 Chuẩn bị nội dung đàm phán

Ngày đăng: 07/04/2015, 08:42

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w