Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh pptx

Trường Đại học Thương Mại Lời mở đầu Khoa Thương Mại Quốc Tế Trang Danh Mục bảng biểu, sơ đồ Danh Mục Viết Tắt CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .1 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Nguyễn Tạ Thanh Quang- Luận văn tốt nghiệp- “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” - Đỗ Thị Lê - Luận văn tốt nghiệp- Quản trị trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hóa chất từ thị trường Trung Quốc công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt 1.3 Muc đích nghiên cứu 1.4 Đối tượng nghiên cứu: Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn dùng công nghiệp .3 1.6 Phương pháp nghiên cứu .3 1.6.1 Phương pháp thu nhập liệu 1.6.1.1 Thu nhập liệu thứ cấp 1.6.1.2 Thu nhập liệu sơ cấp .3 1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý liệu 1.6.2.1 Phương pháp thống kê tổng hợp 1.6.2.2 Phương pháp phân tích 1.6 Kết cấu khóa luận CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU .6 2.1 Một số khái niệm 2.1.1 Khái niệm nhập khẩu, hợp đồng kinh tế, hợp đồng TMQT 2.2 Một số lý thuyết quản tri quy trình đám phán ký kết hợp đồng NK 2.2.1 Khái quát đàm phán TMQT 2.2.1.1 Đặc điểm đàm phánTMQT 2.2.1.2 Nguyên tắc đàm phán TMQT 2.2.1.3 Các hình thức đàm phán TMQT 2.2.1.3.2 Đàm phán qua thư tín .9 2.2.1.3.3 Đàm phán qua điện thoại 10 2.2.1.4 Các chiến lược đàm phán 10 2.2.1.4.1 Chiến lược đàm phán kiểu cứng .10 2.2.1.4.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm 11 2.2.1.4.3 Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc 11 Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế 2.2.1.5 Phương pháp tiếp cận đàm phánTMQT 11 2.2.1.5.1 Cách tiếp cận kiểu thắng - thua .11 2.2.1.5.2 Cách thức tiếp cận kiểu thua - thắng 12 2.2.1.5.3 Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng 12 2.3 Phân định nội dung quản trị quy trình đàm phán TMQT .13 2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán 13 2.3.2 Tổ chức đàm phán .14 2.3.3 Giám sát, điều hành, đánh giá rút kinh nghiệm 18 CHƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNGVỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI TRƠN TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH VŨ MINH 19 3.1 Tổng quan công ty TNHH Vũ Minh .19 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 19 Hiện công ty hoạt động chủ yếu lĩnh vực: Sản, mua bán sản phẩm dầu mỡ bôi trơn sử dụng công nghiệp, dịch vụ bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc 20 3.2.3 Cơ cấu tổ chức cuả cơng ty .20 3.2 Khái qt tình hình kinh doanh cơng ty TNHH Vũ Minh .22 3.2.1 Kết hoạt động kinh doanh công ty 22 3.2.2 Hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế công ty 23 3.2.2.1 Kim ngạch nhập (KNNK) công ty .23 3.2.2.1.1 Kim ngạch nhập theo thị trường .23 3.2.2.2 Kim ngạch nhập theo sản phẩm 26 3.2.2.3 Kim ngạch nhập dầu bôi trơn từ thị trường Singapore .27 3.3 Tình hình quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường Singapore công ty TNHH Vũ Minh .28 3.3.1 Một số nét văn hóa đàm phán cơng ty Singapore 28 3.3.2 Tình hình quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường Singapore công ty TNHH Vũ Minh .29 3.3.2.1 Lập kế hoạch đàm phán .29 3.3.2.2 Tổ chức đàm phán 31 3.3.2.3 Kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm 35 3.4 Đánh giá thực trang quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường Singapore công ty TNHH Vũ Minh 36 3.4.1 Thành đat 36 3.4.2 Một số tồn 37 3.4.3 Nguyên nhân tồn 38 Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới tồn cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm công ty với đối tác khác biệt văn hóa, phong cách đàm phán quốc tịch hai bên .38 CHƯƠNG 39 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI TRƠN TỪ SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH VŨ MINH 39 Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế 4.1 Dự báo triển vọng quan điểm hoàn thiện quản trị quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn công ty thời gian tới ( 2013-2015) 39 4.1.1 Dự báo triển vọng cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ Singapore công ty thời gian tới .39 4.2.2 Quan điểm hồn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ Singapore côn g ty TNHH Vũ Minh 39 4.2 Giải pháp nhằm hồn thiện quản trị q trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường Singapore công ty TNHH Vũ Minh .40 4.2.1 Tăng cường hiệu lực quản trị trình phân tích tình lập kế hoạch đàm phán 40 4.2.2 Chun mơn hóa công tác tổ chức đàm phán 41 4.2.3 Tăng cường công tác giám sát, điều hành, đánh giá rút kinh nghiệm sau đàm phán 43 4.3 Một số kiến nghị với nhà nước 43 Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong thời đại ngày nay, kinh tế giới nói chung kinh tế Việt Nam nói riêng đứng trước hội, đồng thời phải đối mặt với thách thức Xu hướng toàn cầu hóa khu vực hóa diễn nhiều nước giới, kinh tế Việt Nam hịa vào với kinh tế giới Việt Nam tham gia vào tổ chức khu vực thương mại tự ASEAN, tổ chức thương mại giới WTO, ký kết hiệp định song phương đa phương với nhiều nước khác giới Một mắt xích quan trọng trình tham gia hội nhập kinh tế quốc tế hoạt động kinh doanh xuất nhập Hoạt động nhập hai bên bị ràng buộc hợp đồng Tuy nhiên trước có hợp đồng bên phải tiến hành công việc đàm phán Việc đàm phán để có hợp đồng việc ký kết hợp đồng công việc dễ dàng Cho đến nhiều bất cập Để doanh nghiệp Việt Nam có lợi bàn đàm phán tránh thua thiệt kinh doanh quốc tế thực tế địi hỏi cần phải nghiên cứu cách hệ thống Trong mơi trương cạnh tranh thiếu kiến thức kỹ đàm phàn, ký kết hợp đồng, soạn thảo Tiếng Anh, Tiếng Việt Cách thức giải tranh chấp với đối tác nước ngồi, doanh Việt Nam gặp phải thua thiệt nghiêm trọng Thực tế cho thấy nhiều hoạt động trị giá hàng triệu USD tuột khỏi tay doanh nghiệp Việt Nam Vì thiếu kiến thức đàm phán, nhiều doanh nghiệp phải bồi thường khoản tiền lớn tranh chấp với đối tác nước ngồi thiếu kinh nghiệm việc ký kết hợp đồng Đối với công ty TNHH Vũ Minh hiệu trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập có ảnh hưởng trực tiếp đến kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Từ việc nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên em chọn đề tài: “Quản trị trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ Singapore công ty TNHH Vũ Minh” GVHD : Ths Mai Thanh Huyền SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Một số luận văn nghiên cứu đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế thư viện trường Đại học Thương Mại như: - Cung Thị Thắm – Luận văn tốt nghiệp – Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia cơng xuất hàng dệt may xí nghiệp may Intimex Hà Nội (2009) - Nguyễn Tạ Thanh Quang- Luận văn tốt nghiệp- “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” - Đỗ Thị Lê - Luận văn tốt nghiệp- Quản trị trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hóa chất từ thị trường Trung Quốc công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt Những báo, luận văn tốt nghiệp có nghiên cứu trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế nêu lên lý luận đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế Tuy nhiên, đa số luận văn từ năm trước viết theo bố cục hình thức cũ dừng lại việc tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tế, báo nêu chung chung cho tồn kinh tế khơng cụ thể vào doanh nghiệp định Các luận văn có thư viện trường Đại học Thương chưa có luận văn nghiên cứu “Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường singapore công ty TNHH Vũ Minh.” Do em chọn đề tài để làm khóa luận 1.3 Muc đích nghiên cứu Thơng qua việc nghiên thực trạng hoạt động nhập công ty em muốn đóng góp số đề xuất nhằm quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường singapore cơng ty TNHH Vũ Minh, góp phần nhỏ giúp cơng ty nâng cao chất lượng, hiệu đàm phán ký kết hợp đồng nhập nhập dầu bôi trơn từ thị trường singapore từ nâng cao hiệu hoạt kinh doanh nhập GVHD : Ths Mai Thanh Huyền SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế 1.4 Đối tượng nghiên cứu: Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn dùng công nghiệp 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu: Phòng kinh doanh XNK Công tyTNHH Vũ Minh - Thời gian nghiên cứu: từ năm 2009- 2011 - Thị trường nghiên cứu: Singapore 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu nhập liệu 1.6.1.1 Thu nhập liệu thứ cấp + Các nguồn thông tin nội công ty: Bao gồm số liệu từ bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo bán hàng + Các giáo trình liên quan có đề cập tới hoạt động nhập biện pháp thúc đẩy nhập khẩu, số Website cung cấp thông tin nhập khẩu, thực trạng hoạt động nhập doanh nghiệp Việt Nam 1.6.1.2 Thu nhập liệu sơ cấp Phương pháp vấn Với phương pháp em trực tiếp vấn sâu số nhân viên trực tiếp tham gia vào q trình đàm phán cơng ty như: Giám đốc, Trợ lý giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật, Trưởng phòng kinh doanh XNK Cụ thể sử dụng phương pháp vấn chuyên gia trình nghiên cứu đề tài “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ singapore công ty - Bước 1: Xây dựng vấn + Đưa dự trù thời gian, địa điểm, đối tượng vấn: Đối tượng vấn là: Giám đốc kinh doanh, trưởng phòng nhân viên xuất nhập khẩu, … + Chuẩn bị bảng câu hỏi: Các câu hỏi phải liên quan chặt chẽ đến vấn đề nghiên cứu phù hợp với đối tượng hỏi - Bước 2: Phỏng vấn + Thông báo trước cho người vấn, hẹn gặp GVHD : Ths Mai Thanh Huyền SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế + Tiến hành vấn theo kịch vấn xây dựng tuỳ thuộc trình vấn, phát mà đưa thêm câu hỏi để hiểu sâu vấn đề nghiên cứu - Bước 3: Tổng kết kết vấn  Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp liệu thu thập từ nguồn có sẵn báo cáo kinh doanh, tài liệu thống kê, Internet,… Mục đích sử dụng nguồn liệu thứ cấp nhằm tìm hiểu lực tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty Qua đó, nhận thấy tồn cơng tác quản trị quy trình đàm phán xuất phát từ thân cơng ty mơi trường bên ngồi Qua q trình thu thập thơng tin công ty, em thu thập số liệu thứ cấp là: - Báo cáo kết kinh doanh công ty năm 2009- 2011 - Số lượng hợp đồng nhập sản phẩm từ năm 2009- 2011 - Số lượng nhân viên, công nhân công ty giai đoạn 2009- 2011 1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý liệu 1.6.2.1 Phương pháp thống kê tổng hợp Từ nguồn liệu thu thập được, tiến hành thống kê tổng hợp liệu theo mục tiêu nghiên cứu đề tài 1.6.2.2 Phương pháp phân tích Trên sở thống kê tổng hợp nguồn liệu theo mục tiêu nghiên cứu cụ thể tiến hành phân tích Q trình phân tích sử dụng: - Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ sở lý luận quản trị trình đàm phán ký kết hợp đồng thực tiễn hoạt động quản trị trình đàm phán để ký kết hợp đồng , mối quan hệ tác nhân mơi trường văn hóa Singapore đến quản trị q trình đàm phán ký kết hợp đồng cơng ty - Phương pháp định lượng: lượng hóa tình hình tốn tình hình sản xuất kinh doanh, ngồi cịn sử dụng cơng cụ tính tốn Excel tính giá trị trung bình, phương sai, độ lệch chuẩn kết điều tra vấn GVHD : Ths Mai Thanh Huyền SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế 1.6 Kết cấu khóa luận Ngồi Lời cảm ơn, muc lục, danh mục bảng biểu vẽ, danh mục từ viết tắt, taì liệu tham khảo, phụ lục kết cấu khoa luận gồm chương: Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng NK Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình đám phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ singapore công ty TNHH Vũ Minh Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất nhằm quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ singapore công ty TNHH Vũ Minh GVHD : Ths Mai Thanh Huyền SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 2.1 Một số khái niệm 2.1.1 Khái niệm nhập khẩu, hợp đồng kinh tế, hợp đồng TMQT Nhập mua bán hàng hóa (hoặc dịch vụ) từ nước sở dùng tiền tệ làm phương tiện toán theo nguyên tắc ngang giá Tiền tệ ngoại tệ bên mối quan hệ (Th.S Phạm Quỳnh Chi - kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương -.Nhà xuất Hà nội) Hợp đồng kinh tế thoả thuận văn bản, tài liệu giao dịch bên ký kết việc thực cơng việc sản xuất, trao đổi hàng hố, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học - kỹ thuật thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với quy định rõ ràng quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế hoạch (Th.S Phạm Quỳnh Chi - kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương -.Nhà xuất Hà nội) Hợp đồng TMQT thỏa thuận thương mại đương có trụ sở quốc gia khác (PGS.TS Vũ Hữu Tửu – 2007 – Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Nhà xuất giáo dục) 2.1.2 Khái niệm quản trị, giám sát, điều hành Theo Koontz O' Donnel: Q uản trị thơng qua nhiệm vụ nó, cho nhiệm vụ quản trị "thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hồn thành nhiệm vụ mục tiêu định" Theo James Stoner Stephen Robbin: Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề Giám sát việc nhận dạng theo dõi chuỗi kiện hành động đến thời điểm hành động cần hành động (PGS.TS Dỗn Kế Bơn – 2010 – Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế - Nhà xuất trị - hành GVHD : Ths Mai Thanh Huyền SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế Điều hành trình đàm phán tất định cần phải đề để giải vấn đề không tính trước khơng giải cách đầy đủ thời gian lập kế hoạch đàm phán (PGS.TS Dỗn Kế Bơn – 2010 – Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế - Nhà xuất trị - hành 2.1.3 Khái niệm đàm phán TMQT Theo giáo sư Roger Fisher giáo sư William Ury: “Đàm phán phương tiện để đạt mà người ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp có có lại, thiết kế nhằm đạt thỏa thuận ta đối tác có quyền lợi chia sẻ quyền lợi đối kháng” Đàm phán TMQT trình mà bên tham gia đàm phán có trụ sở kinh doanh đặt quốc gia khác tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống mối quan tâm chung quan điểm bất đồng để đến hợp đồng TMQT ( PGS.TS Dỗn Kế Bơn – 2010 – Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế - Nhà xuất trị - hành 2.2 Một số lý thuyết quản tri quy trình đám phán ký kết hợp đồng NK 2.2.1 Khái quát đàm phán TMQT 2.2.1.1 Đặc điểm đàm phánTMQT Đàm phán thương mại quốc tế có đặc điểm chung đàm phán loại hợp đồng thông thường khác như: Đàm phán khoa học Khoa học phân tích giải vấn đề cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho bên liên quan Khi tham gia đàm phán bên cần suy nghĩ, cân nhắc lợi ích liên quan tới bên, phải tiến hành nghiên cứu, phân tích đánh giá cách có hệ thống, khách quan toàn diện, dựa quy luật, quy tắc định, sở để xây dựng chiến lược chiến thuật đàm phán Đàm phán nghệ thuật Đàm phán trình thao tác mức nhuần nhuyễn kỹ giao dịch, bao gồm khả thuyết phục chấp nhận thuyết phục, khả sử GVHD : Ths Mai Thanh Huyền SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế + Đối tác cơng ty có số người gốc Trung Quốc họ bị ảnh hưởng phần văn hóa trung quốc Người Trung Qc vốn tiếng cẩn trọng đa mưu nên trình kinh doanh khơng cẩn thận dễ sảy tranh chấp, kiện tụng… + Trong văn hoá kinh doanh Singapore, quan hệ cá nhân thường coi trọng hơn.người Singapore có niềm tin mặc định người dân tộc, họ thích kinh doanh với người quen biết nên họ thường tìm cách tạo dựng quan hệ tốt đẹp trước bàn công việc + Người Singapore chuẩn giấc, quan tâm đến lực chun mơn, thành tích khả làm việc theo nhóm + Người Singapore có tính cộng đồng cao, coi trọng tự trọng, uy tín tinh thần tập thể + Lịch phần thiếu quan hệ kinh doanh thành công Singapore Tuy nhiên lịch không ảnh hưởng tới việc định kinh doanh người Singapore Vì vậy, đàm phán với đối tác Singapore cần phải cân nhắc, tìm hiểu văn hóa đàm phán riêng biệt để đạt kết đàm phán tốt Trong năm trở lại công ty TNHH Vũ Minh bắt đầu đẩy mạnh nhập từ thị trường Singapore cơng ty xây dựng quan hệ hợp tác với số công ty như: + Công ty YEW KEE BEARING COMPANY + Công ty Petrolimex Singapore Pte Ltd + Kluber Lubrication South East Asia Pte Ltd + Công ty BECHEM special lubricants.Ltd Và Công ty FUCHS Lubricants Các công ty cơng ty có uy tín nghành nên chất lượng sản phẩm tơt 3.3.2 Tình hình quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường Singapore công ty TNHH Vũ Minh 3.3.2.1 Lập kế hoạch đàm phán Đối với đối tác Singapore, chiến lược đàm phán mà công ty thường sử dụng là: GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 29 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế + Chiến đàm phán kiểu nguyên tắc + Chiến lược đàm phán kiểu mềm Khi lập kế hoạch chiến lược đàm phán, công ty thường dựa vào mối quan hệ, mục tiêu đàm phán hại bên để đưa chiến lược phù hợp Chẳng hạn, Năm 2010 công ty TNHH Vũ Minh sử dụng chiến lược đám phán kiểu mềm để đàm phán với đối tác công ty Kluber Lubrication South East Asia nhằm đạt thỏa thuận giảm giá bán xuống từ 3%-> 5% Hai bên đến thỏa thuận giảm 3.5% giá bán sản phẩm Và năm 2011 công ty sử dụng chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc để đàm phán công ty Yee Kee Bearing Company xin gia hạn thêm thời gian giao hàng 10 ngày Nếu nhượng đồng ý cơng ty bị thiệt hại khơng nhỏ không giao hàng hạn cho khách hàng + Chiến lược đàm phán kiểu cứng có sử dụng Về kế hoạch nhân sự: Lãnh đạo cơng ty vạch kế hoạch đồn đàm phán gồm người thành phần tùy theo đối tác Chẳng Khi đàm phán với đối tác công ty FUCHS Lubricants Co thành phần đồn đàm phán rât đơng đảo, bao gồm : + Trưởng đoàn đàm phán: Giám đốc Ngơ Duy Vân Các thành viên đồn đàm phán: + Trợ lý giám đốc: Nguyễn Thị Lệ Thủy + Phó Giám đốc kinh doanh : Nguyễn Minh Chính + Phó giám đốc kỹ thuât: Phan Thế Hải + Chuyên viên pháp lý: Lê Hồng Vân + Trưởng phòng kinh doanh XNK: Phùng Duy Linh Do đối tác nên nhiều vấn đề liên quan đến đối tác mà cơng ty chưa nắm bắt Đồn đàm phán thết phải có Phó giám đốc kỹ thuật tham gia để đánh giá xem chất lượng sản phẩm có tôt hay không Hoặc chuyên viên pháp lý giúp công ty tránh khỏi vướng mắc pháp lý làm hợp đồng, tránh khiếu nại, khiếu kiện trình thực hợp đồng sau * Đối với đối tác lâu năm công ty Petrolimex Singapore Pte Ltd bên hiểu đồn đàm phán rút gọn lại có Giám đốc trợ GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 30 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế lý; Phó giám đốc kinh doanh Trợ lý Giám đốc đàm phán Cũng có trưởng phịng kinh doanh XNK tiến hành đàm phán qua thư tín, điện thoại Ngoài ra, việc lập kế hoạch địa điểm thời điểm tiến hành đàm phán nhà quản trị công ty quan tâm Địa điểm đàm phán cơng ty trụ sở đối tác Singapore Và cuối cùng, Công ty hoạch định chương trình làm việc phù hợp Do đó, thấy cơng tác lập kế hoạch đàm phán nhà quản trị công ty TNHH Vũ Minh thực tương đối 3.3.2.2 Tổ chức đàm phán Chuẩn bị đàm phán Trước đàm phán cơng tác chuẩn bị ln đóng vai trị quan trọng Chuẩn bị thơng tin đàm phán Chuẩn bị thông tin trước tiến hành đàm phán việc mà công ty TNHH Vũ Minh thực tiến hành đàm phán với đối tác Singapore cho dù khách hàng quen biết lâu năm như: Công ty Petrolimex Singapore, Kluber Lubrication South East Asia hay BECHEM special lubricant cơng ty chủ yếu tìm hiểu thơng tin liên quan đến hàng hóa chất lượng sản phẩm, giá công ty đưa ra, giá đối thủ cạnh tranh, thơng tin thị trường…Cịn cơng ty đàm phán với đối tác công ty FUCHS Lubricants cơng ty chuẩn bị thêm thơng tin công ty định hướng kinh doanh công ty tương lai, quy mô vốn kinh doanh, cấu tổ chức, nhân lực,…để hiểu thêm đối tác Thông tin chuẩn bị trước đàm phán với đối tác nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập thu thập, nghiên cứu phân tích Các thơng tin cần thiết thu thập từ nguồn như: + Thông tin đăng tải website đối tác + Các bảng báo giá, chào hàng mà đối tác gửi đến + Tài liệu từ lưu trữ nội công ty + Và từ nguồn khác như: sách báo, tạp chí chuyên ngành… GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 31 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế Công tác chuẩn bị thông tin công ty coi vấn đề thường gặp khó khăn cơng tác chuẩn bị cho q trình đàm phán Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán Cách tiếp cận mà công ty sử dụng đàm phán với đối tác thường cách tiếp cận hợp tác Tuy nhiên, để hợp tác với đối tác bàn đàm phán địi hỏi việc chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán vô quan trọng - Kỹ thuật mở đầu đàm phán: tạo bầu khơng khí tin tưởng hợp tác với đối tác - Kỹ thuật truyền đạt thu nhận thông tin: nhà quản trị tiến hành bàn bạc với để đưa câu hỏi hiệu quả, xây dựng kỹ lắng nghe cách trả lời câu hỏi phù hợp - Kỹ thuật lập luận đàm phán: nhà quản trị, đặc biệt đoàn đàm phán tiến hành chuẩn bị dẫn chứng luận để trình bày giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu quan điểm mục tiêu công ty đưa ra, nhằm làm vơ hiệu hóa ý kiến đối tác Chuẩn bị nội dung đàm phán Trước đàm phán công ty thường xác định cách chi tiết nội dung cần bàn bạc đàm phán Các thương vụ khác nội dung đàm phán khác Khi đàm phán với đối tác có quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty nội dung đàm phán xoay quanh nội dung giá sản phẩm, thời gian giao hàng hóa; cịn nội dung khác thực hợp đồng ký trước Cịn với đối tác nội dung đàm phán cần chuẩn bị nhiều điều khoản bao gồm: tên hàng, số lượng, giá hàng hóa, thời gian địa điểm giao hàng, điều kiện toán, thưởng phạt trình thực hợp đồng, điều kiện khiếu nại tranh chấp, điều khoản trọng tài… Chuẩn bị nhân đàm phán Về vấn đề chuẩn bị nhân đàm phán cho đàm phán với đối tác Singapore thường Giám đốc định Đối với hợp đồng quan trọng Giám Đốc thường trực tiếp tham gia Còn hợp đồng bình thường Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc trưởng phòng kinh doanh XNK đàm phán, hợp đồng bình thường đồn đàm phán công ty thường GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 32 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế không cần chuyên gia pháp lý Hiện nay, công ty không cần sử dụng phiên dịch thành phần đồn đàm phán có khả sử dụng tiếng Anh tiếng trung thành thạo Chuẩn bị địa điểm thời gian đàm phán Một số địa điểm tiến hành đàm phán như: + Trụ sở Cơng ty TNHH Vũ Minh Láng Hạ- Đống Đa- Hà Nôi + Văn phịng đại diện cơng ty TNHH Vũ Minh Đà nẵng + Văn phịng đại diện cơng ty Petrolimex Singapore Pte Ltd Quận 1Thành phố Hồ Chí Minh… + Trụ sở công ty Yee Kee Bearing company 52, Ubi Avenue,- FrontierSingapore + Trụ sở công ty Kluber Lubrication South East Asia 25 International Business Park.- Singapore Thời gian đàm phán hai bên thống thỏa thuận với thông thường vào hành Khi đàm phán phương thức gặp mặt trực tiếp thường đối tác chủ động sang Việt Nam Nhiều đối tác có đặt văn phịng đại diện hay chi nhánh đặt Việt Nam cơng ty Petrolimex Singapore Pte Ltd đặt văn phịng đại diện Quận 1- Thành phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên có nhiều đàm phán diễn trụ sở đối tác Khi địa điểm đàm phán Việt Nam cơng ty chủ động lựa chọn thời điểm cho đàm phán Cơng ty chủ động lên lịch sau bàn bạc với đối tác để xác định thời gian thuận tiện cho hai bên Chuẩn bị chương trình làm việc Với đối tác khác cơng ty có chương trình làm việc khác Chẳng hạn, công ty BECHEM special lubricants họ làm việc lâu năm với công ty nên họ nắm rõ cơng ty họ thích đàm phán diễn nhanh chóng cơng ty khơng thể kéo dài chương trình làm việc Cịn với cơng ty FUCHS Lubricants Co cần phải kéo dài chương trình làm việc để tìm hiểu rõ đối tác có thời gian suy nghĩ điều khoản hợp đồng GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 33 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế Tiến hành đàm phán Tùy thuộc vào thương vụ, đối tác mà công ty áp dụng hình thức đàm phán khác cách linh hoạt Có phải gặp mặt trực tiếp lần hai bên đến thỏa thuận ký kết hợp đồng có để ký kết hợp đồng hai bên phải đàm phán thêm qua điện thoại thư tín hợp đồng ký Dưới tổng hợp hình thức đàm phán mà cơng ty sử dụng thành công đàm phán ký kết hợp đồng Bảng 3.4: Các hình thức đàm phán cơng ty từ 2009- 2011 Đơn vị tính: lần 2009 2010 2011 Qua điện thoại Số Tỷ Số lần Năm Hinh thức đàm phán Trực tiếp Qua thư tín Tỷ Số Tỷ Tổng lệ(%) lần lệ(%) lần lệ(%) 10 66,7 58,8 45.0 8,3 11,8 25 25.0 29,4 30.0 12 16 20 ( Nguồn Báo cáo tổng hợp phòng kinh doanh XNK )  Qua báo cáo ta thấy: Công ty áp dụng tất hình thức đàm phán với đối tác Singapore Trong đó, hình thức gặp mặt trực tiếp sử dụng nhiều tỷ lệ so với hình thức khác có xu hướng giảm cụ thể: Năm 2009 hình thức đàm phán trực tiếp chiếm 66.7 %, đàm phán qua thư tín chiếm 8,3 % đàm phán qua điện thoại chiếm 25.0% Năm 2010 hình thức đàm phán trực tiếp chiếm giảm 58,8 %, đàm phán qua thư tín tăng lên 11,8% đàm phán qua điện thoại tăng lên 29,4 % Năm 2011 hình thức đàm phán trực tiếp chiếm giảm cịn 45,0 %, đàm phán qua thư tín tăng lên 25,0% đàm phán qua điện thoại tăng lên 30 % Việc lựa chọn hình thức đàm phán thư tín đàm phán qua điện thoại thời gian gần khơng mang lại hiệu mà cịn giúp cơng ty tiết kiệm khoản chi phí đáng kể Kết thúc đàm phán Bảng 3.5: Bảng tổng hợp kết đàm phán từ 2009->2011 GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 34 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế Đơn vị tính: đàm phán Đối tác Kết đàm phán 2009 2010 2011 Thành Thất Thành Thất Thành Thất Yew Kee Bearing company Petrolimex Singapore Pte Ltd Kluber Lubrication South East Asia BECHEM special lubricants.L Tổng công bại 1 công 13 bại 1 công 17 bại (Nguồn: Báo cáo tổng hợp phòng kinh doanh XNK ) Theo báo cáo phòng kinh doanh XNK số lượng giao dịch đàm phán cơng ty TNHH Vũ Minh đối tác Singapore liên tục tăng lên Năm 2009 tổng số đàm phán cơng ty 12 giao dịch có đàm phán thành công đàm phán chưa thất bại Năm 2010 tổng số đàm phán 16 có 13 đàm phán thành cơng có đàm phán thất bại Năm 2011 tổng số đàm phán tăng lên 20 có 17 thành cơng thất bại Số lương giao dịch đàm phán thành công, bên đến thỏa thuận ký kết hợp đồng tăng lên đồng thời số đàm phán không đên thỏa thuận chung giảm xuống chứng tỏ kinh nghiệm đàm phán công ty ngày nâng cao 3.3.2.3 Kiểm tra đánh giá rút kinh nghiệm  Giám sát Trong thời gian qua, công ty tiến hành đàm phán với nhiều đối tác Singapore để nhập dầu bôi trơn Sau đàm phán.công ty lập báo cáo giám sát liệt kê kiện công việc nội dung đàm phán, ngày tháng kiện xảy ra, nhiên chưa đề giải pháp giám sát, phịng ngừa cần thực Do cơng tác giám sát đánh giá chưa hiệu  Điều hành Trong trình giám sát xảy cố cơng ty phải có hành động để điều chỉnh, khắc phục Khi có tình phát sinh, GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 35 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế Trợ lý phải có nghĩa vụ báo lại cho trưởng đoàn đàm phán để đua hướng giải kịp thời Đánh giá rút kinh nghiệm Sau đàm phán cơng ty lại họp đánh giá kết đàm phán, xem xét đạt được, chưa đạt Qua đàm phán, đàm phán viên có thêm kinh nghiệm tự rút học cho thân Chẳng hạn sau đàm phán không thành công công ty TNHH Vũ Minh với công ty Petrolimex Singapore năm 2009 cơng ty nhân mặt cịn yếu cơng tác đàm phán ý đến mục tiêu đàm phán công ty mà chưa quan tâm đến đối tác hai bên khó đến thỏa thuận chung Cũng từ việc nhận mặt hạn chế mà lần đàm phán sau công ty sẵn sàng nhượng để đối tác đạt mục tiêu họ mong muốn mà cơng ty có lợi Thực tế cho thấy công ty Petrolimex Singapore công ty BECHEM special lubricants sau kết thúc đàm phán thường xuyên gửi chào hàng, báo giá tới cơng ty cho dù trước kết đàm phán không thành công 3.4 Đánh giá thực trang quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường Singapore công ty TNHH Vũ Minh 3.4.1 Thành đat Qua trình điều tra, vấn trực tiếp, tổng hợp phân tích thơng tin thu thập từ cán cấp cao công ty TNHH Vũ Minh, em có kết đánh giá cơng tác quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập sản phẩm với đối tác Singapore công ty thời gian gần sau: - Công ty thực cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm dầu nhờn với đối tác Singapore tương đối tốt - Trong q trình đàm phán với đối tác Singapore, cơng ty củng cố mối quan hệ với đối tác cũ tạo dựng thêm nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác tạo dựng uy tín, lịng tin họ - Trong công tác lập kế hoạch đàm phán, công ty xác định mục tiêu cần đàm phán mục tiêu đàm phán công ty lập sở hợp đồng ký kết trước đó, thơng tin từ số cơng ty khác, có kết hợp với điều kiện cụ thể cơng ty Nói chung thời gian gần đây, GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 36 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế mục tiêu đàm phán xác định đàm phán với đối tác đạt kết mong đợi - Công tác chuẩn bị cho đàm phán công ty tương đối tốt Cụ thể: - Trong trình đàm phán, thành viên đoàn đàm phán vận dụng tốt kỹ cần thiết để đưa ý kiến, thuyết phục nhượng đối tác Công ty chấp nhận mua hàng công ty Petrolimex Singapore với số lượng lớn dự kiến bù lại phía đối tác phải chấp nhận giảm 5% giá trị hợp đồng cam kết khơng tăng giá vịng năm - Các hình thức đàm phán cơng ty sử dụng linh hoạt, hoàn toàn phủ hợp với điều kiện hoàn cảnh công ty với đối tác Singapore, phù hợp với thương vụ Trong việc lựa chọn hình thức đàm phán, cơng ty ln ln trọng tới việc tiết kiệm khoản chi phí tới mức tối đa mà mang lại hiệu cao cơng việc - Sau hồn thành q trình đàm phán, cơng ty có tiến hành đánh giá kết đạt chưa đạt đàm phán để tìm nguyên nhân khắc phuc 3.4.2 Một số tồn Mặc dù thời gian qua công ty đạt kết khả quan cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm với đối tác Singapore song tồn nhiều vấn đề bất cập mà cơng ty cần phải có biện pháp khắc phục Cụ thể là: - Việc lập kế hoạch đàm phán cịn sơ sài gây khó khăn đàm phán - Cán đàm phán công ty có lực cịn trẻ nên thiếu kinh nghiệm nên nhiều bị đối tác lấn lướt, bị rơi vào trạng thái lung túng trước chiến thuật đối tác - Các thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhiên việc phân tích thơng tin tiến hành chưa hiệu gây thiệt hại cho công ty số vụ đàm phán Thơng tin thu thập khơng có hệ thống lưu trữ xử lý phân tích nên nhiều thơng tin bị mát công ty lại tốn khoản chi phí để thu thập lại GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 37 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế - Cơng ty khơng tiến hành phân tích tình đàm phán giả định tiến hành cho cán đàm phán thực hành thử nên đến thực cán đàm phán bị lúng túng đối tác đưa chiến thuật gây sức ép - Hiện nay, sau đàm phán, cơng ty có buổi họp đánh giá kết đàm phán chưa rút kinh nghiệm cho đàm phán - Trong khâu lập kế hoạch đàm phán, công ty trọng đến việc xác định mục đích, mục tiêu đàm phán, chiến lược đàm phán mình; mà cịn quan tâm đến mục đích, mục tiêu, chiến lược đàm phán đối tác - Công tác giám sát, điều hành quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập hàng hóa với đối tác chưa thực thường xuyên, đồng công ty Công ty thực chức giám sát tập vào giai đoạn lập kế hoạch tiến hành đàm phán, quan tâm đến việc giám sát sau kết thúc đàm phán 3.4.3 Nguyên nhân tồn Công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập với đối tác cơng ty cịn tồn số nguyên nhân sau: * Nguyên nhân chủ quan - Do kinh phí dành cho cơng tác cịn chưa nhiều nên hiệu việc tìm kiếm, thu thập thơng tin cịn chưa cao Công ty tập trung vào thông tin sản phẩm mà quan tâm tới thơng tin đối tác Thơng tin ban đầu cơng ty có đối tác thường công ty môi giới cung cấp khách hàng quen giới thiệu Hằng năm công ty dành 5% ngân sách cho quản trị đàm phán ký kết hợp đồng Kinh phí nhỏ thực tốt công tác thu thập thông tin chuẩn bị cho đàm phán * Nguyên nhân khách quan Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới tồn công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm công ty với đối tác khác biệt văn hóa, phong cách đàm phán quốc tịch hai bên GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 38 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế CHƯƠNG ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI TRƠN TỪ SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH VŨ MINH 4.1 Dự báo triển vọng quan điểm hoàn thiện quản trị quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn công ty thời gian tới ( 2013-2015) 4.1.1 Dự báo triển vọng cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ Singapore công ty thời gian tới Trong thời gian tới, công ty xác định mục tiêu cho hoạt động nhập sản phẩm từ thị trường Singapore sau: - Tổng kim ngạch nhập từ 2012-> 2015 đạt : > 6,5 triệu USD - Doanh thu tăng : 50 %/năm - Lợi nhuận tăng trung bình 20%/ năm - Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm chât lượng tốt - Củng cố mối quan hệ làm ăn lâu năm với nhà cung cấp tại, bên cạnh tích cực nghiên cứu, tìm kiếm nhà cung cấp mới, thị trường khách hàng - Nâng cao vị công ty bàn đàm phán với đối tác - Nâng cao lực, kỹ nhân viên để đáp ứng yêu cầu ngày cao nguồn nhân đàm phán chất lượng số lượng 4.2.2 Quan điểm hồn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ Singapore côn g ty TNHH Vũ Minh Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hàng hóa hoạt động vơ quan trọng có tính định cơng ty Bởi vì, hoạt động nhập có vai trị vô quan trọng tạo nguồn đầu vào cho hoạt động phân phối công ty GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 39 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế Quản trị quy trình đàm phán trình phức tạp, phụ thuộc nhiều vào yếu tố người Để hồn thiện quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập sản phẩm với đối tác thị trường Singapore thời gian tới địi hỏi cơng ty cần phải chun mơn hóa cơng việc, áp dụng triệt để phương tiện, công cụ đại, đồng thời phải phân rõ quyền hạn trách nhiệm cuả người khâu quy trình 4.2 Giải pháp nhằm hồn thiện quản trị q trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ thị trường Singapore công ty TNHH Vũ Minh 4.2.1 Tăng cường hiệu lực quản trị q trình phân tích tình lập kế hoạch đàm phán Phân tích tình đàm phán: Trong bước nhà đàm phán phải lập kế hoạch cân nhắc dàn ý, phác thảo tình giao dịch đàm phán Trước tiên cần phải xác định mục tiêu đàm phán mình, sau xem xét đến yếu tố mơi trường thị trường, dự báo vấn đề nảy sinh liên quan đến hàng hóa như: tỷ giá hối đoái, giá cả, vận chuyển, cam kết đối tác… Sau đánh giá môi trường xung quanh trên, công ty cần phải tập trung vào mục đích cần đạt xếp thứ tự ưu tiên cho mục tiêu Trên sở xác định kế hoạch giao dịch đàm phán, đưa vấn đề quan trọng thảo luận Đồng thời cần phải dự đoán phản ứng đối tác: đối tác nhượng đến mức nào, ta chịu nhượng để điều chỉnh quan điểm họ bao nhiêu… Công việc giúp công ty chủ động giao dịch đàm phán Lập kế hoạch cho đàm phán: Việc lập kế hoạch đảm bảo cho công ty dự tính nguy xảy ra, chừng bên đối tác đề nghị thiết lập chiến lược đàm phán thích hợp nhằm giảm bất lợi gặp phải Nội dung việc lập kế hoạch bao gồm: - Xác định mục tiêu - Định dạng mục tiêu: sở mục đích mình, cơng ty cần định mục tiêu cụ thể - Lập kế hoạch hành động cho mục tiêu cụ thể GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 40 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế - Xác định phương án thay tốt cho mục tiêu - Chuẩn bị công cụ tiến hành cần thiết Công ty cần phải tăng cường, nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch đàm phán thông qua việc đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thông tin, tăng khả thành công nhà quản trị cách nâng cao, bồi dưỡng khả nắm bắt, phân tích dự báo trước thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn q trình thực mục tiêu đàm phán, từ chủ động có giải pháp nắm bắt thời hạn chế rủi ro 4.2.2 Chun mơn hóa cơng tác tổ chức đàm phán Để công tác tổ chức đàm phán có tính chun mơn hóa địi hỏi nhà quản trị công ty cần phải tăng cường khắc phục hạn chế thơng qua: * Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho cơng tác quản trị quy trình đàm phán Trước đàm phán cơng ty cần phải tìm kiếm chuẩn bị kỹ thơng tin đối tác thông tin khả tài chính, nguồn nhân lực, uy tín hình ảnh thương trường quốc tế,…Công ty cần phải giành khoản kinh phí xứng đáng cho cơng tác thu thập thông tin cần thiết trước đàm phán Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác phải xác định thơng tin từ nguồn có giá trị cao, có độ tin cậy, có tính cập nhật Cơng ty khơng nên chủ quan việc tìm hiểu thơng tin đối tác Singapore cho dù là đối tác quen biết từ trước, công ty nên tìm hiểu thật kỹ thơng tin đối tác thông tin cần thiết khác để bảo vệ bàn đàm phán Sau thu thập thông tin cần thiết, công ty cần phải kiểm chứng tính phù hợp xác thơng tin trước định Cơng ty nên giành nhiểu thời gian cho việc xử lý thơng tin, phân tích lấy ý kiến tập thể để có thơng tin hiệu cho q trình đàm phán Các thơng tin cần phải lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt thương vụ sau GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 41 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế * Nâng cao hiệu tổ chức nhân cho công tác quản trị quy trinh đàm phán Đối với công ty TNHH Vũ Minh, nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng ln cấp quản lý quan tâm.Công ty cần phải thường xuyên tăng cường chất lượng cho nguồn nhân lực, đặc biệt cán bộ, nhân viên văn phịng Có thể nói, nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động đàm phán cơng ty cịn thiếu cịn yếu nên công ty cần phải bổ sung thêm người có kinh nghiệm, có chun mơn, đồng thời tăng cường bồi dưỡng kiến thức kỹ nghiệp vụ cho nhân viên khác Ngồi ra, cơng ty cần phải có chuyên gia pháp lý am hiểu luật, đặc biệt luật Việt Nam – Singapore để cố vấn cho nhà đàm phán trình đàm phán để đảm bảo tính pháp lý hợp đồng, tránh tranh chấp, kiện tụng sau làm ảnh hưởng tới quan hệ công ty đối tác * Chuẩn bị nội dung đàm phán, cách cụ thể, chi tiết Mỗi nội dung đàm phán công ty phải đưa phương án đàm phán giải pháp xử lý tình phát sinh Để đảm bảo thành cơng cho đàm phán yêu cầu nội dung đàm phán phải: - Đầy đủ, chi tiết, cụ thể - Các kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lơgíc, phải loại trừ lý lẽ mập mờ đa nghĩa, chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục - Phải bảo đảm kiến thức chun mơn, có chiều sâu.về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy * Lựa chọn sử dụng linh hoạt kỹ thuật đàm phán Với đối tác khác công ty nên lựa chọn sử dụng kỹ thuật đàm phán khác cho phù hợp với đối tác mang lại hiệu cao Các đàm phán viên cần phải luôn tỉnh táo, thận trọng trước đối tác Singapore * Nâng cao lực công ty bàn đàm phán Từ trước tới nay, vị công ty bàn đàm phán thường thấp so với đối tác Các đàm phán viên chưa thực mềm dẻo trình đàm phán, lúng túng số trường hợp Để khắc phục tình trạng GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 42 SV : Đoàn Thị Nhung Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế địi hỏi cơng ty cần phải nâng cao lực bàn đàm phán thơng qua việc bồi dưỡng, đào tạo kỹ đàm phán lý thuyết lẫn thực tế cho đàm phán viên thể cho đối tác thấy tầm quan trọng công ty hợp đồng phải dung hòa việc thuyết phục nhượng với đối tác * Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác Sau kết thúc đàm phán, dù thành công hay không thành công ty nên tỏ thiện chí với đối tác Mặc dù đàm phán trước khơng thành cơng cơng ty thường xuyên liên lạc với đối tác để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thu thập thông tin họ 4.2.3 Tăng cường công tác giám sát, điều hành, đánh giá rút kinh nghiệm sau đàm phán Để đảm bảo thành cơng q trình đàm phán hiệu hoạt động quản trị quy trình đàm phán với đối tác Singapore địi hỏi cơng ty phải thường xun giám sát, kiểm tra tất công việc, kiện trước, sau q trình đàm phán thơng qua việc sử dụng phương pháp giám sát phù hợp Đồng thời cần phải nâng cao nhận thức nhà quản trị nhân viên tầm quan trọng cơng tác giám sát điều hành q trình đàm phán Giám sát giám sát hoạt động cơng ty mà cần phải giám sát công việc, phản ứng đối tác để từ đưa chiến lược đàm phán phù hợp Sau đàm phán công ty cần phải thực nghiêm túc khâu đánh giá rút kinh nghiệm Tiến hành tổng kết làm được, chưa làm so với mục tiêu đề ban đầu, rút học, kinh nghiệm nhứng điểm cần ý để làm sở phục vụ cho đàm phán sau 4.3 Một số kiến nghị với nhà nước Bên cạnh nỗ lực thân cơng ty, Nhà nước ngành có liên quan cần phải có chủ trương, sách thích hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm công ty với đối tác * Nhà nước cần hỗ trợ thông tin cho doanh nghiệp, đặc biệt thông tin thị trường giới GVHD : Ths Mai Thanh Huyền 43 SV : Đoàn Thị Nhung ... NHẰM QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI TRƠN TỪ SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH VŨ MINH 4.1 Dự báo triển vọng quan điểm hoàn thiện quản trị quản trị quy trình đàm phán ký kết. .. TRẠNGVỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI TRƠN TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH VŨ MINH 3.1 Tổng quan công ty TNHH Vũ Minh 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển công. .. trạng quy trình đám phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn từ singapore công ty TNHH Vũ Minh Chương 4: Định hướng phát triển đề xuất nhằm quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập dầu bôi trơn