- Đỗ Thị Lê Luận văn tốt nghiệp Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng
3.4.3Nguyên nhân của những tồn tại
Công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu với đối tác của công ty vẫn còn những tồn tại trên là do một số nguyên nhân sau:
* Nguyên nhân chủ quan
- Do kinh phí dành cho công tác này còn chưa được nhiều nên hiệu quả của việc tìm kiếm, thu thập thông tin còn chưa cao. Công ty chỉ tập trung vào thông tin về sản phẩm mà ít quan tâm tới thông tin về đối tác. Thông tin ban đầu công ty có được về các đối tác thường do các công ty môi giới cung cấp hoặc do khách hàng quen giới thiệu.
Hằng năm công ty chỉ dành 5% ngân sách cho quản trị đàm phán ký kết hợp đồng. Kinh phí quá nhỏ không thể thực hiện tốt công tác thu thập thông tin chuẩn bị cho đàm phán.
* Nguyênnhân khách quan
Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới những tồn tại trong công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm giữa công ty với các đối tác là sự khác biệt về văn hóa, phong cách đàm phán và quốc tịch của hai bên.
CHƯƠNG 4
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI
TRƠN TỪ SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH VŨ MINH
4.1 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện quản trị quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn của công ty trong thời gian tới ( 2013-2015)
4.1.1 Dự báo triển vọng của công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ Singapore của công ty trong thời gian tới
Trong thời gian tới, công ty đã xác định mục tiêu cho hoạt động nhập khẩu sản phẩm từ thị trường Singapore như sau:
- Tổng kim ngạch nhập khẩu từ 2012-> 2015 đạt : > 6,5 triệu USD - Doanh thu tăng : 50 %/năm
- Lợi nhuận tăng trung bình 20%/ năm
- Tìm kiếm, lựa chọn được những nhà cung cấp cũng như những sản phẩm chât lượng tốt .
- Củng cố mối quan hệ làm ăn lâu năm với nhà cung cấp hiện tại, bên cạnh đó tích cực nghiên cứu, tìm kiếm các nhà cung cấp mới, thị trường và khách hàng mới.
- Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán với đối tác.
- Nâng cao năng lực, kỹ năng của các nhân viên để có thể đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao của nguồn nhân sự đàm phán cả về chất lượng và số lượng.
4.2.2 Quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ Singapore của côn g ty TNHH Vũ Minh
Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa là một hoạt động vô cùng quan trọng có tính quyết định đối với công ty. Bởi vì, hoạt động nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng tạo ra nguồn đầu vào cho hoạt động phân phối tại công ty
Quản trị quy trình đàm phán là một quá trình phức tạp, phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người. Để hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với đối tác ở thị trường Singapore trong thời gian tới đòi hỏi công ty cần phải chuyên môn hóa các công việc, áp dụng triệt để các phương tiện, công cụ hiện đại, đồng thời phải phân rõ quyền hạn và trách nhiệm cuả từng người trong từng khâu trong quy trình.
4.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh
4.2.1 Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình phân tích tình huống và lập kế hoạch đàm phán
Phân tích tình huống đàm phán: Trong bước này nhà đàm phán phải lập kế hoạch cân nhắc dàn ý, phác thảo về tình huống giao dịch đàm phán. Trước tiên cần phải xác định được mục tiêu đàm phán của mình, sau đó xem xét đến yếu tố môi trường và thị trường, tiếp theo là dự báo được những vấn đề có thể nảy sinh liên quan đến hàng hóa như: tỷ giá hối đoái, giá cả, vận chuyển, cam kết của đối tác… Sau khi đánh giá môi trường xung quanh như trên, công ty cần phải tập trung vào những mục đích cần đạt được và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu đó. Trên cơ sở xác định kế hoạch giao dịch đàm phán, có thể đưa vấn đề quan trọng nhất ra thảo luận đầu tiên. Đồng thời cần phải dự đoán sự phản ứng của đối tác: đối tác có thể nhượng bộ đến mức nào, ta có thể chịu nhượng bộ để điều chỉnh quan điểm của họ là bao nhiêu…. Công việc này sẽ giúp công ty chủ động hơn trong giao dịch đàm phán.
Lập kế hoạch cho đàm phán: Việc lập kế hoạch đảm bảo cho công ty dự tính được những nguy cơ có thể xảy ra, phỏng chừng những gì bên đối tác sẽ đề nghị và thiết lập được chiến lược đàm phán thích hợp nhằm giảm những bất lợi có thể gặp phải. Nội dung việc lập kế hoạch bao gồm:
- Xác định mục tiêu
- Định dạng các mục tiêu: trên cơ sở mục đích của mình, công ty cần định ra các mục tiêu cụ thể.
- Xác định phương án thay thế tốt nhất cho các mục tiêu - Chuẩn bị các công cụ tiến hành cần thiết
Công ty cần phải tăng cường, nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch đàm phán thông qua việc đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thông tin, tăng khả năng thành công của các nhà quản trị bằng cách nâng cao, bồi dưỡng khả năng nắm bắt, phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu đàm phán, từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ và hạn chế rủi ro.
4.2.2 Chuyên môn hóa hơn nữa công tác tổ chức đàm phán
Để công tác tổ chức đàm phán có tính chuyên môn hóa hơn nữa thì đòi hỏi các nhà quản trị cũng như là công ty cần phải tăng cường khắc phục các hạn chế trên thông qua: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản trị quy trình đàm phán
Trước mỗi cuộc đàm phán thì công ty cần phải tìm kiếm và chuẩn bị kỹ hơn nữa những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín và hình ảnh trên thương trường quốc tế,…Công ty cần phải giành một khoản kinh phí xứng đáng hơn nữa cho công tác thu thập các thông tin cần thiết trước mỗi cuộc đàm phán.
Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và phải xác định được thông tin từ nguồn nào có giá trị cao, có độ tin cậy, có tính cập nhật. Công ty không nên chủ quan trong việc tìm hiểu thông tin về các đối tác Singapore cho dù là đó là những đối tác quen biết từ trước, công ty cũng nên tìm hiểu thật kỹ các thông tin về đối tác và các thông tin cần thiết khác để bảo vệ mình trên bàn đàm phán.
Sau khi thu thập được những thông tin cần thiết, công ty cần phải kiểm chứng tính phù hợp và chính xác của thông tin trước khi ra bất kỳ một quyết định nào đó. Công ty nên giành nhiểu thời gian cho việc xử lý thông tin, phân tích và lấy ý kiến tập thể để có được những thông tin hiệu quả cho quá trình đàm phán. Các thông tin này cần phải được lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt cũng như những thương vụ sau này.
* Nâng cao hiệu quả tổ chức nhân sự cho công tác quản trị quy trinh đàm phán.
Đối với công ty TNHH Vũ Minh, nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng vì thế luôn được các cấp quản lý quan tâm.Công ty cần phải thường xuyên tăng cường chất lượng cho nguồn nhân lực, đặc biệt là cán bộ, nhân viên văn phòng. Có thể nói, nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động đàm phán của công ty còn thiếu và còn yếu nên công ty cần phải bổ sung thêm những người có kinh nghiệm, có chuyên môn, đồng thời tăng cường bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ cho các nhân viên khác.
Ngoài ra, công ty cũng cần phải có chuyên gia pháp lý am hiểu về luật, đặc biệt là luật Việt Nam – Singapore để cố vấn cho các nhà đàm phán trong quá trình đàm phán để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, tránh sự tranh chấp, kiện tụng sau này làm ảnh hưởng tới quan hệ của công ty và đối tác.
* Chuẩn bị nội dung đàm phán, một cách cụ thể, chi tiết
Mỗi nội dung đàm phán công ty phải đưa ra các phương án đàm phán và các giải pháp xử lý những tình huống phát sinh. Để đảm bảo thành công cho mỗi cuộc đàm phán thì yêu cầu nội dung đàm phán phải:
- Đầy đủ, chi tiết, cụ thể.
- Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgíc, phải loại trừ các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.
- Phải bảo đảm kiến thức chuyên môn, có chiều sâu.về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.
* Lựa chọn và sử dụng linh hoạt các kỹ thuật đàm phán
Với những đối tác khác nhau công ty nên lựa chọn sử dụng các kỹ thuật đàm phán khác nhau sao cho phù hợp với từng đối tác và mang lại hiệu quả cao. Các đàm phán viên cần phải luôn luôn tỉnh táo, thận trọng trước những đối tác Singapore
* Nâng cao thế và lực của công ty trên bàn đàm phán
Từ trước tới nay, vị thế của công ty trên bàn đàm phán thường thấp hơn so với các đối tác. Các đàm phán viên vẫn chưa thực sự mềm dẻo trong quá trình đàm phán, vẫn còn lúng túng trong một số trường hợp. Để khắc phục được tình trạng
này đòi hỏi công ty cần phải nâng cao cả thế và lực của mình trên bàn đàm phán thông qua việc bồi dưỡng, đào tạo các kỹ năng đàm phán cả về lý thuyết lẫn thực tế cho các đàm phán viên và luôn thể hiện cho đối tác thấy được tầm quan trọng của công ty trong hợp đồng. phải luôn dung hòa giữa việc thuyết phục và nhượng bộ với đối tác.
* Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác
Sau khi kết thúc đàm phán, dù thành công hay không thành công ty nên tỏ ra thiện chí với các đối tác. Mặc dù cuộc đàm phán trước đó không thành công nhưng công ty có thể thường xuyên liên lạc với các đối tác để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thu thập những thông tin về họ.
4.2.3 Tăng cường công tác giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán.
Để đảm bảo sự thành công của quá trình đàm phán và hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình đàm phán với đối tác Singapore đòi hỏi công ty phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tất cả các công việc, sự kiện trước, trong và sau quá trình đàm phán thông qua việc sử dụng phương pháp giám sát phù hợp. Đồng thời cần phải nâng cao nhận thức của các nhà quản trị và nhân viên về tầm quan trọng của công tác giám sát và điều hành quá trình đàm phán. Giám sát không phải chỉ là giám sát hoạt động của chính công ty mà cũng cần phải giám sát công việc, phản ứng của đối tác để từ đó đưa ra chiến lược đàm phán phù hợp.
Sau mỗi cuộc đàm phán công ty cần phải thực hiện nghiêm túc khâu đánh giá và rút kinh nghiệm. Tiến hành tổng kết những cái gì làm được, cái gì chưa làm được so với mục tiêu đề ra ban đầu, rút ra những bài học, những kinh nghiệm và nhứng điểm cần chú ý để làm cơ sở phục vụ cho các cuộc đàm phán sau.
4.3 Một số kiến nghị với nhà nước
Bên cạnh những nỗ lực của chính bản thân công ty, Nhà nước và các bộ ngành có liên quan cũng cần phải có các chủ trương, chính sách thích hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm của công ty với các đối tác
* Nhà nước cần hỗ trợ các thông tin cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các thông tin về thị trường thế giới
Cần phân định rõ trách nhiệm về công tác thông tin ở tầm vĩ mô và vi mô, khắc phục đồng thời hai biểu hiện tiêu cực, ỷ lại vào nhà nước và phó mặc cho doanh nghiệp. Nhà nước cần đầu tư lập ngân hàng thông tin để cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin chung về thị trường, các thông tin về các đối tác lớn, các thông tin có tính chiến lược, các thông tin có tính cảnh báo, dự báo và cho phép kinh doanh dịch vụ thông tin thương mại.
* Nhà nước cần hỗ trợ cho các doanh nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho các hoạt động thương mại quốc tế nói chung và hoạt động đàm phán nói riêng
Đàm phán thương mại quốc tế là một lĩnh vực hoạt động khá phức tạp vì vậy đòi hỏi phải có các chuyên gia. Nhà cần có các chiến lược dài hạn trong lĩnh vực đào tạo nguồn nhân lực này. Cần có chuyên ngành đào tạo về đàm phán hoặc gửi cán bộ đi đào tạo ở nước ngoài, mời các chuyên gia trong và ngoài nước mở các lớp ngắn hạn đào tạo nâng cao trình độ năng lực đàm phán cho các cán bộ đàm phán của các doanh nghiệp.
Các viện nghiên cứu kinh tế cần phải tăng cường xuất bản các tài liệu hoặc các ấn phẩm dịch từ tiếng nước ngoài liên quan đến vấn đề quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế làm nguồn tham khảo cho các doanh nghiệp. Đồng thời, phải thường xuyên định kỳ tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm cho những người quan tâm đến vấn đề đàm phán về một số chủ đề hay một các báo cáo kinh nghiệm về kỹ năng đàm phán của các chuyên gia có kinh nghiệm.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});