- Đỗ Thị Lê Luận văn tốt nghiệp Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng
3.2 Khái quát tình hình kinh doanh của công ty TNHH Vũ Minh
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây của công ty TNHH Vũ Minh như sau:
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2009 - 2011
Đơn vị: VNđ T T CHỈ TIÊU 2009 2010 2011 1 DT bán hàng và cung cấp DV 14.421.260.71 6 23.256.227.720 32.565.100.430 2 Các khoản giảm trừ 120.585.600 253.678.975 311.657.422 3 DTT từ hoạt động kinh doanh 14300675116 23002548745 32253443008 4 Giá vốn hàng bán 9.979.732.258 17.296.103.070 23.315.229.20
2
5 Lợi nhuận gộp 4.320.942.858 5.706.445.675 8.938.213.806 6 Chi phí bán hàng 271.468.500 352.469.550 559.734.225 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3898395116 5.215.819.172 7.951.365.131 8 LNT từ hoạt động kinh doanh 1.510.792.42 138.156.953 427.114.450 9 DT hoạt động tài chinh 0 530116750 520.272.115 10 Chi phí hoạt động tài chính 32.841.833 438.865.921 558.165.942 11 LN từ hoạt động tài chính -32.841.833 91.250.829 -37.893.827 12 Doanh thu hoạt động khác 125.899.340 152.477.612 50.782.916 13 Chi phí hoạt động khác 56.347.866 97.605.221 139.457.873 14 LN từ hoạt động khác 69.551.474 54.872.391 -88674957 15 Tổng LNTT 187.788.883 284280173 300.545.666 16 Chi phí thuế TNDN 46.947.220,75 71.070.043,25 75.136.416,5 17 Tổng LNST 140.841.662,3 213.210.129,8 225.409.249,5
-> Nhận xét: Giai đoạn 2009 – 2011 trong điều kiện kinh tế đang dần thoát khỏi khủng hoảng công ty cũng gặp nhiều khó khăn, dưới sự cạnh tranh của các công ty khác, nhưng doanh thu và lợi nhuận của công ty vẫn không ngừng tăng trưởng điều này là do tình hình kinh tế của nước ta trong vài năm gần đây vẫn có dấu hiệu lạc quan và đặc biệt trong ngành. Với đội ngũ nhân viên có năng lực, kinh nghiệm đã tìm kiếm được những khách hàng lớn cho Công ty, chính vì vậy mà doanh thu và lợi nhuận tăng lên đáng kể
Về doanh thu: Doanh thu của công ty năm 2011 tăng 18.143.839.714đ (tương ứng với 2.25 lần) so với năm 2009 tương ứng với 2.25 lần.Doanh thu tăng mạnh như vậy là do giá vốn của hàng bán tăng lên đồng thời do công ty tìm được khách hàng mới nên cũng tiêu thụ được nhiều hàng hơn.
Về lợi nhuận: Nếu như năm 2009 công ty đã đạt mức lợi nhuận là 140.841.662,3đ thì đến năm 2011 đạt 225.409.249,5đ. Tốc độ tăng lợi nhuận từ 2009- 2011 đạt 1.6 lần .Điều đó cho thấy tình hình kinh doanh của Công ty khá ổn định
3.2.2 Hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế của công ty
Hoạt động thương mại quốc tế của công ty là nhập khẩu
Các mặt hàng nhập khẩu chính của công ty bao gồm: Các loại dầu bôi trơn dùng trong công nghiệp như: Cluberfluid C F 3 ULltra, Cluberlub BE 41-1501, Cluberflex BEM 41-132, Syntheso HT 1500, Wolfracoat C fluid,Altemp QBN50, Stabutherm GH 461, Supreme 920, Supreme 934, Silvertex T46, Silvertex R14…
Ngoài ra công ty còn nhập khẩu các loại băng tải, dây đai, phụ tùng máy dệt, vật liệu ngành dệt…
Thị trường nhập khẩu chính là thị trường châu Âu, Châu Á và Châu Mỹ.
3.2.2.1 Kim ngạch nhập khẩu (KNNK) của công ty
3.2.2.1.1 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường
Bảng 3.2 : Kim ngạch nhập khẩu theo các thị trường giai đoạn 2009->2011 Đơn vị Tính: USD
Năm
Châu Âu Châu Á Thị trường
Khác Tổng kim ngạch Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) 2009 541.560 80.16 48.215 7.14 85.820 12.70 675.595 2010 975.127 82.92 50.225 4.28 150.569 12.80 1.175.921
2011 1.062.359 78.40 55.671 4.11 236.941 17.49 1.354.971
Biểu đồ 3.1: Kim ngạch nhập khẩu theo các thị trường giai đoạn 2009-2011 Đơn vị Tính: VND
(Nguồn: Phòng kinh doanh XNK )
Nhận xét : Qua bảng số liệu và biểu đồ trên ta thấy thị trường nhập của công ty chủ yếu là thị trường Châu Âu còn các thị trường khác chỉ chiếm phần nhỏ trong tổng kim ngạch. Riêng thị trường châu Âu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng kim ngạch nhập khẩu. Năm 2009 giá trị kim ngạch nhập khẩu từ thị trường này đạt 541.560USD, năm 2010 tăng lên 975.127USD và năm 2011 vượt qua ngưỡng 1.000.000 USD.
Kim ngạch nhập khẩu từ thị trường Châu Á giai đoạn này cũng tăng nhưng tốc độ tăng đạt 1.15% . Công ty cần có giải pháp để thúc đẩu nhập khẩu từ thị trường này.
Giá trị kim ngạch nhập khẩu ở các thị trường khác có tăng lên đáng kể. Năm 2009 giá trị nhập khẩu chỉ đạt 85.820 USD thì sang năm 2011 đã đạt 236.941 USD.kim ngạch nhập khẩu năm 2011 đã tăng 2,7 lần so với 2009.
Nhìn chung kim ngạch nhập khẩu đều tăng nhưng mức tăng không đều giữa các thị trường. Bạn hàng cũng phần lớn là các công ty đã có quan hệ làm ăn và uy
tín lâu năm (năm 1997-> nay ), sản phẩm cũng đạt chất lượng tốt, đáp ứng được nhu cầu khách hàng nên khi nhập khẩu Công ty có thể yên tâm.
3.2.2.2 Kim ngạch nhập khẩu theo sản phẩm
Bảng 3.3: KNNK các loại dầu mỡ bôi trơn đoạn 2009-2011
Đơn vị tính: Vnđ Mặt hàng 2009 2010 2011 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%)
Dầu bôi trơn 2.543.521.134 27.76 5.716.245.713 33.36 8.239.174.563 35.02 Băng tải 2.129.074.562 23.23 3.181.159.251 18.56 4.618.212.281 19.63 Dây đai 2.118.304.215 23.12 3.100.732.660 18.10 3.818.732.968 16.23 Phụ tùng máy 1.137.493.540 12.41 2.831.268.899 16.52 3.232.05.659 13.74 Vật liệu rời 1.235.427.950 13.48 2.306.345.119 13.46 3.616.311.907 15.37
Tổng 9.163.821.401 100 17.135.751.642 100 23.524.490.378 100
( Nguồn: Phòng kinh doanh)
Biểu đồ 3.2: Tổng kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng từ 2009- 2011
Đơn vị tính: VND
( Nguồn: Phòng kinh doanh XNK )
--> Nhận xét: Qua bảng biểu đồ trên ta thấy hầu như kim ngạch nhập khẩu của mặt hàng của công ty đêu tăng lên trong đó mức tăng của mặt hàng dầu bôi trơn dùng trong công nghiệp là tăng nhiều nhất.Nếu như năm 2009 kim nghạch xuất
khẩu của mặt này chỉ đạt 2.543.521.134 đ thì đến 2011 đã tăng lên 8.239.174.563đ. Tốc độ tăng trưởng năm 2011 gấp 3.24 lần so với năm 2009. Điêù này chứng tỏ mặt hàng của công ty rất được khách hàng ưa chuộng và tin dùng
Mặt hàng băng tải và dây đai cũng tăng về mặt giá trị nhưng tỷ trọng trong tổng kim ngạch thì lại có xu hướng giảm. Năm 2009 mặt hàng băng tải chiếm 23.23% trong tỷ trọng tổng kim ngạch nhập khẩu nhưng sang 2011 thì giảm 3,6% nên chỉ còn chiếm 19.63%. tổng kim ngạch. Mặt hàng dây đai giảm 6,89% từ 23.12% năm 2009 xuống còn 16.23% năm 2011.
Các mặt hàng như: phụ tùng máy, vật liệu cũng tăng cả về giá trị và tỷ trọng
3.2.2.3 Kim ngạch nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường Singapore
Bảng 3.4 : Kim ngạch nhập khẩu các loại dầu bôi trơn từ 2009->2011
Đơn vị tính: Vnđ Mặt hàng 2009 2010 2011 Supreme 920 255.380.500 39,11 490.447.520 37,48 1.050.321.690 42,80 Supreme 934 156.988.62 5 24,04 376.941.750 28.80 457.691.600 18,65 Silvertex T46 147.649.500 22,61 267.843.234 20,47 354.918.850 14,46 Silvertex R14 92.963.675 14,24 173.393.266 13,25 591.020.510 24.09 Tổng 652.982.300 100 1.308.625.770 100 2.453.952.650 100
Biểu đồ 3.3: KNNK các loại dầu bôi trơn từ Singapore giai đoạn 2009- 2011
( Nguồn: Phòng kinh doanh XNK )
Nhận xét : Qua bảng số liệu và biểu đồ trên ta thấy kim ngạch nhập khẩu các loại dầu bôi trơn từ thị trường Singapore đều tăng. Nếu như năm 2009 kim nghạch nhập khẩu của mặt Supreme 920 chỉ đạt 255.380.500đ thì đến 2011 đã tăng lên 1.050.321.690đ. Tốc độ tăng trưởng dầu Supreme 920 năm 2011 gấp 4,11 lần so với năm 2009. Mặt hàng dầu bôi trơn Supreme 934 tăng tăng 2,91lần từ 156.988.625đ năm 2009 lên 457.691.600đ. Dầu Silvertex T46 tăng 2.4 lần từ147.649.500đ lên 354.918.850đ và dầu Silvertex R14 tăng 6,35 lần từ 92.963.675đ lên 591.020.510đ. Kim ngạch nhập khẩu tăng do công ty đã tìm kiếm được nhiều khách hàng mới. có thêm nhiều khách hàng cũng đồng nghĩa với việc công ty phải đẩy mạnh nhập khẩu để có được nguồn hàng đáp ứng kịp thợ nhu cầu. khách hàng
3.3 Tình hình quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh
3.3.1 Một số nét văn hóa trong đàm phán của các công ty Singapore
Phong cách đàm phán của người Singapore mang rất nhiều nét đặc trưng của phong cách Á Đông song cũng có những nét khác biệt tạo nên nét đặc trưng của họ trên bàn đàm phán.
+ Đối tác của công ty có 1 số là người gốc Trung Quốc do đó họ cũng bị ảnh hưởng 1 phần bởi văn hóa trung quốc. Người Trung Quôc vốn nổi tiếng cẩn trọng và đa mưu nên trong quá trình kinh doanh nếu không cẩn thận rất dễ sảy ra tranh chấp, kiện tụng…
+ Trong văn hoá kinh doanh của Singapore, những quan hệ cá nhân thường được coi trọng hơn.người Singapore có niềm tin mặc định đối với những người cùng dân tộc, họ thích kinh doanh với những người quen biết nên họ thường tìm cách tạo dựng quan hệ tốt đẹp trước khi bàn công việc
+ Người Singapore rất chuẩn về giờ giấc, rất quan tâm đến năng lực chuyên môn, thành tích và khả năng làm việc theo nhóm.
+ Người Singapore có tính cộng đồng cao, rất coi trọng tự trọng, uy tín và tinh thần tập thể.
+. Lịch sự là phần không thể thiếu trong quan hệ kinh doanh thành công tại Singapore. Tuy nhiên lịch sự không ảnh hưởng tới việc quyết định kinh doanh của người Singapore
Vì vậy, khi đàm phán với đối tác Singapore cần phải cân nhắc, tìm hiểu về văn hóa đàm phán riêng biệt để có thể đạt kết quả đàm phán tốt nhất.
Trong mấy năm trở lại đây công ty TNHH Vũ Minh mới bắt đầu đẩy mạnh nhập khẩu từ thị trường Singapore do đó công ty mới xây dựng được quan hệ hợp tác với 1 số công ty như:
+ Công ty YEW KEE BEARING COMPANY + Công ty Petrolimex Singapore Pte. Ltd + Kluber Lubrication South East Asia Pte Ltd + Công ty BECHEM special lubricants.Ltd
Và mới đây là Công ty FUCHS Lubricants. Các công ty trên đều là những công ty có uy tín trong nghành nên chất lượng sản phẩm khá tôt.
3.3.2 Tình hình quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh bôi trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh
3.3.2.1 Lập kế hoạch đàm phán
Đối với các đối tác Singapore, chiến lược đàm phán mà công ty thường sử dụng là:
+ Chiến đàm phán kiểu nguyên tắc + Chiến lược đàm phán kiểu mềm.
Khi lập kế hoạch chiến lược đàm phán, công ty thường dựa vào mối quan hệ, mục tiêu đàm phán của hại bên để đưa ra chiến lược phù hợp. Chẳng hạn,
Năm 2010 công ty TNHH Vũ Minh đã sử dụng chiến lược đám phán kiểu mềm để đàm phán với đối tác là công ty Kluber Lubrication South East Asia nhằm đạt thỏa thuận giảm giá bán xuống từ 3%-> 5%. Hai bên đã đi đến thỏa thuận giảm 3.5% giá bán sản phẩm. Và năm 2011 công ty sử dụng chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc để đàm phán khi công ty Yee Kee Bearing Company xin gia hạn thêm thời gian giao hàng 10 ngày. Nếu nhượng bộ đồng ý thì công ty sẽ bị thiệt hại không nhỏ khi không giao hàng đúng hạn cho các khách hàng của mình.
+ Chiến lược đàm phán kiểu cứng cũng có được sử dụng nhưng rất ít.
Về kế hoạch nhân sự: Lãnh đạo công ty vạch ra kế hoạch đoàn đàm phán gồm mấy người và thành phần như thế nào tùy theo từng đối tác. Chẳng như Khi đàm phán với đối tác mới như công ty FUCHS Lubricants Co thì thành phần đoàn đàm phán rât đông đảo, bao gồm :
+ Trưởng đoàn đàm phán: Giám đốc Ngô Duy Vân Các thành viên đoàn đàm phán:
+ Trợ lý giám đốc: Nguyễn Thị Lệ Thủy
+ Phó Giám đốc kinh doanh : Nguyễn Minh Chính + Phó giám đốc kỹ thuât: Phan Thế Hải
+ Chuyên viên pháp lý: Lê Hồng Vân
+ Trưởng phòng kinh doanh XNK: Phùng Duy Linh
Do là đối tác mới nên còn rất nhiều vấn đề liên quan đến đối tác mà công ty chưa nắm bắt được. Đoàn đàm phán nhất thết phải có Phó giám đốc kỹ thuật tham gia để đánh giá xem chất lượng sản phẩm có tôt hay không. Hoặc chuyên viên về pháp lý sẽ giúp công ty tránh khỏi những vướng mắc về pháp lý khi làm hợp đồng, tránh khiếu nại, khiếu kiện trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này.
* Đối với các đối tác lâu năm như công ty Petrolimex Singapore Pte. Ltd thì 2 bên đã khá hiểu về nhau thì đoàn đàm phán được rút gọn lại chỉ có Giám đốc và trợ
lý; hoặc Phó giám đốc kinh doanh cùng Trợ lý Giám đốc đi đàm phán. Cũng có khi trưởng phòng kinh doanh XNK tiến hành đàm phán qua thư tín, điện thoại.
Ngoài ra, việc lập kế hoạch về địa điểm và thời điểm tiến hành đàm phán cũng được các nhà quản trị công ty quan tâm.. Địa điểm đàm phán có thể tại công ty hoặc tại trụ sở của đối tác ở Singapore.
Và cuối cùng, Công ty sẽ hoạch định một chương trình làm việc phù hợp. Do đó, có thể thấy công tác lập kế hoạch đàm phán được các nhà quản trị của công ty TNHH Vũ Minh thực hiện tương đối khá
3.3.2.2 Tổ chức đàm phán
Chuẩn bị đàm phán
Trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào thì công tác chuẩn bị luôn đóng vai trò rất quan trọng.
Chuẩn bị thông tin đàm phán
Chuẩn bị thông tin trước khi tiến hành đàm phán là một việc mà công ty TNHH Vũ Minh luôn thực hiện khi tiến hành đàm phán với các đối tác Singapore cho dù đó là khách hàng quen biết lâu năm như:. Công ty Petrolimex Singapore, Kluber Lubrication South East Asia hay BECHEM special lubricant thì công ty chủ yếu tìm hiểu về các thông tin liên quan đến hàng hóa như chất lượng sản phẩm, giá cả của công ty đưa ra, giá của đối thủ cạnh tranh, thông tin về thị trường…Còn nếu công ty đàm phán với các đối tác mới như công ty FUCHS Lubricants thì công ty chuẩn bị thêm các thông tin về công ty như định hướng kinh doanh của công ty trong tương lai, quy mô vốn kinh doanh, cơ cấu tổ chức, nhân lực,…để có thể hiểu thêm về đối tác
Thông tin chuẩn bị trước mọi cuộc đàm phán với đối tác đều do nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thu thập, nghiên cứu và phân tích. Các thông tin cần thiết được thu thập từ các nguồn như:
+ Thông tin đăng tải trên website của đối tác + Các bảng báo giá, chào hàng mà đối tác gửi đến + Tài liệu từ lưu trữ nội bộ của công ty
Công tác chuẩn bị thông tin của công ty được coi là vấn đề thường gặp khó khăn trong công tác chuẩn bị cho quá trình đàm phán.
Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán
Cách tiếp cận mà công ty sử dụng khi đàm phán với các đối tác thường là cách tiếp cận hợp tác. Tuy nhiên, để hợp tác với đối tác trên bàn đàm phán thì đòi hỏi việc chuẩn bị các chiến thuật, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng.
- Kỹ thuật mở đầu đàm phán: tạo bầu không khí tin tưởng hợp tác với các đối tác.
- Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin: các nhà quản trị sẽ tiến hành bàn bạc với nhau để đưa ra các câu hỏi hiệu quả, xây dựng kỹ năng lắng nghe và cách trả lời câu hỏi phù hợp.
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: các nhà quản trị, đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra, hoặc nhằm làm vô hiệu hóa ý kiến của đối tác.
Chuẩn bị nội dung đàm phán
Trước khi đàm phán công ty thường xác định một cách chi tiết các nội dung cần bàn bạc trong cuộc đàm phán đó. Các thương vụ khác nhau thì nội dung đàm phán là khác nhau. Khi đàm phán với các đối tác có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung về giá sản phẩm, thời gian giao hàng hóa; còn các nội dung khác được thực hiện như các hợp đồng đã ký