Hoàn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trƣờng mỹ của tổng công ty may đức giang

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU .5 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.3 Mục tiêu nghiên cứu 1.4 Đối tượng nghiên cứu 1.5 Phạm vi nghiên cứu .3 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.7 Kết cấu khóa luận CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ TRONG NHẬP KHẨU 2.1.Một số khái niệm 2.1.1.Khái niệm trình giao dịch thương mại quốc tế 2.1.3.Khái niệm đám phán thương mại quốc tế qua thư 2.1.4.Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế .5 2.1.5.Khái niệm văn hóa 2.1.6.Khái niệm nhập 2.2.Một số lý thuyết đàm phán đàm phán qua thư 2.2.1.Đặc điểm đàm phán qua thư thương mại quốc tế 2.2.2.Những nguyên tắc đàm phán thương mại quốc tế 2.2.3.Vai trò đàm phán thương mại quốc tế .8 2.2.4.Các chiến lược đàm phán thương mại quốc tế 2.2.5.Văn hóa đàm phán thương mại quốc tế 2.3.Khái quát quy trình đàm phán qua thư thương mại quốc tế 2.3.1.Chuẩn bị đàm phán 2.3.1.1 Chuẩn bị thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán 2.3.1.2 Chuẩn bị kỹ thuật, chiến lược đàm phán 10 SVTH: Lê Thị Kim Hiên Lớp: K45E3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang 2.3.1.3 Chuẩn bị người soạn thư đàm phán 11 2.3.2 Tiến hành đàm phán .11 2.3.2.1 Gửi thư chào hàng hỏi hàng 11 2.3.2.2 Kiểm tra, giám sát trình khách hàng nhận thư 13 2.3.2.3 Tiếp nhận, trao đổi thống 13 2.3.3.Kết thúc đàm phán 14 CHƯƠNG III :PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ TRONG NHẬP KHẨU HÀNG NHỰA GIA DỤNG TỪ THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME 15 3.1.Giới thiệu công ty cổ phần Fullhome 15 3.1.1.Khái quát chung công ty 15 3.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 15 3.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức công ty 15 Sơ đồ 3.1: Bộ máy hoạt động Công ty CP Fullhome Việt Nam .15 3.1.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 17 3.2.Khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty 17 3.2.1.Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 17 Bảng 3.1: Bảng chi tiết số liệu năm công ty 17 Bảng 3.2:Doanh thu và cấu mặt hàng doanh thu 18 3.2.2.Tình hình hoạt động nhập công ty 18 Bảng 3.3 : Kim ngạch nhập theo theo thị trường từ năm 2009 - 2011 18 Bảng 3.4 : Kim ngạch nhập theo sản phẩm từ năm 2009 – 2011 19 3.3.Phân tích thực trạng quy trình đàm phám qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty 20 Bảng 3.6 : Số lượng và giá trị hợp đồng nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc năm 2009-2011 21 3.3.1.Đặc điểm văn hóa Hàn Quốc đàm phán qua thư tín TMQT 21 3.3.2.Quy trình đàm phán qua thư để ký kết hợp đồng nhập từ thị trường Hàn Quốc công ty 24 Sơ đồ 3.2 : Quy trình tổ chức và thực đàm phán Công ty CP Fullhome 24 3.3.2.1.Giai đoạn tổ chức chuẩn bị đàm phán 25 SVTH: Lê Thị Kim Hiên Lớp: K45E3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang 3.3.2.2 Tiến hành đàm phán 26 3.3.2.3 Kết thúc đàm phán 27 3.4.Đánh giá thực trạng quy trình đàm phám qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty 28 3.4.1.Những thành tựu đạt .28 3.4.2.Những vấn đề cịn tồn cơng ty 28 3.4.3.Nguyên nhân hạn chế 29 3.4.3.1 Nguyên nhân chủ quan .29 3.4.3.2.Nguyên nhân khách quan 30 4.1.Định hướng phát triển quy đình đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty cổ phần Fullhome 32 4.1.1.Định hướng phát triển việc ký kết hợp đồng nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty 32 4.1.2.Định hướng phát triển quy trình đàm phán qua thư tín để ký kết hợp đồng công ty 33 4.2.Đề xuất giải pháp để hồn thiện quy đình đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty cổ phần Fullhome 34 4.3.Một số kiến nghị để hồn thiện quy trình đàm phán qua thư tín TMQT với quan quản lý Nhà nước .38 TÀI LIỆU THAM KHẢO .1 SVTH: Lê Thị Kim Hiên Lớp: K45E3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại học Thương Mại, em nhận quan tâm, giúp đỡ giảng dạy nhiệt tình tồn thể thầy giáo trường nói chung thầy giáo khoa Thương Mại Quốc Tế nói riêng Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa Thương Mại Quốc Tế, môn Quản trị tác nghiệp Thương mại Quốc tế thầy cô giáo tạo điều kiện giúp đỡ em suốt thời gian học tập thực đề tài Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo, Ths Phan Thị Thu Trang – người trực tiếp tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành tốt khóa luận Ngồi em xin cảm ơn Ban giám đốc toàn thể chú, anh chị nhân viên phịng xuất nhập Công ty Cổ phần Fullhome tạo điều kiện cho em thực tập , học hỏi kinh nghiệm thu thập liệu đóng góp cho việc nghiên cứu khóa luận Sinh viên Lê Thị Kim Hiên SVTH: Lê Thị Kim Hiên Lớp: K45E3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1: Bảng chi tiết số liệu năm công ty Bảng 3.2:Doanh thu và cấu mặt hàng doanh thu Bảng 3.3 : Kim ngạch nhập theo theo thị trường từ năm 2009 - 2011 Bảng 3.4 : Kim ngạch nhập theo sản phẩm từ năm 2009 – 2011 Bảng 3.5 : Thống kê đàm phán qua thư hoạt động nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc Bảng 3.6 : Số lượng và giá trị hợp đồng nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc năm 2009-2011 Sơ đồ 3.1: Bộ máy hoạt động Công ty CP Fullhome Việt Nam Sơ đồ 3.2 : Quy trình tổ chức và thực đàm phán Công ty CP Fullhome SVTH: Lê Thị Kim Hiên Lớp: K45E3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN QUA THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Xem xét mối quan hệ hàng ngày nhận thấy sống chuỗi thỏa hiệp cá nhân tổ chức quốc gia.Từ việc nhỏ đến vấn đề lớn cần có thỏa hiệp, thương lượng bên tham gia.Đàm phán cần thiết cho công việc đời sống xã hội hoạt động trị, quân sự, ngoại giao hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội; cần thiết bình diện quốc tế, quốc gia bình diện doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân Hoạt động kinh doanh ngày diễn phạm vi tồn cầu với loại hình đa dạng phức tạp Ở góc độ vi mơ, hội nhập kinh tế quốc tế phần thể việc doanh nghiệp nước không ngừng mở rộng, đẩy mạnh hợp tác, làm ăn với doanh nghiệp nước ngồi Để đạt hiệu quả, việc tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng kinh doanh quốc tế đóng vai trị to lớn Đàm phán kinh doanh quốc tế phận quan trọng đàm phán kinh tế nói riêng hoạt động đàm phán nói chung Cơng ty CP Fullhome hoạt động lĩnh vực nhập phân phối hàng hóa Những năm qua việc tổ chức đàm phán nhập hàng hóa cơng ty CP Fullhome Việt Nam diễn thường xuyên, liên tục với nhiều đối tác khác nhau, đem lại nhiều đối tác kinh doanh, nhiều mối quan hệ thương trường cho công ty Đàm phán nhập hàng hóa cơng việc quan trọng hoạt động kinh doanh công ty, có đàm phán có hợp đồng thương mại quốc tế, có nguồn hàng để phân phối thị trường, nhiên thời gian qua, công tác tổ chức thực đàm phán nhập hàng hóa công ty phát sinh nhiều vướng mắc, thiếu sót có tài liệu, đề tài nghiên cứu vấn đề Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang Nhận thức tầm quan trọng đàm phán nhập hàng hóa, đề tài “Hồn thiện quy trình đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty cổ phần Fullhome.” chọn để nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trong năm gần vấn đề hồn thiện quy trình đàm phán thương mại quốc tế quan tâm.Vấn đề trở thành đề tài nghiên cứu nhiều người Cụ thể trường Đại học Thương Mại có nhiều luạn văn nghiên cứu vấn đề : - Đề tài : “ Hồn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất hàng may mặc sang thị trường Mỹ tổng công ty may Đức Giang “ – Nguyễn Thị Hằng – năm 2010 - Đề tài : “ Hồn thiện quy trình đàm phán để kí kết hợp đồng nhập nguyên liệu công ty cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đơng” – Dương Thị Thanh Hải – năm 2010 Các đề tài thiếu xót q trình đàm phán, kí kết hợp đồng cơng ty nghiên cứu từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện quy trình đàm phán TMQT công ty Cũng giống đề tài trước, đề tài em nghiên cứu : “Hồn thiện quy trình đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty cổ phần Fullhome “ thực tế hoạt động đàm phán qua thư công ty đề xuất số giải pháp, có số điểm khác biệt : Khóa luận tốt nghiệp - GVHD: ThS Phan Thu Trang Hoạt động hồn thiện quy trình đàm phán đề tài lĩnh vực hàng nhựa gia dụng liên quan đến hoạt động nhập - Đề tài em nghiên cứu rõ hình thức đàm phán đàm phá qua thư không dừng lại việc nghiên cứu hoạt động đàm phán chung chung Với đề tài này, trình tìm hiểu thực tiễn đơn vị hướng dẫn giáo viên em cố gắng hoàn thành tốt đề tài 1.3 Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá việc tổ chức hiệu tổ chức đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng công ty CP Fullhome với đối tác Hàn Quốc - Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng công ty 1.4 Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu hoạt động đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng Công ty cổ phần Fullhome Việt Nam 1.5 Phạm vi nghiên cứu Xuất phát từ tình hình thực tiễn cơng ty cổ phần Fullhome , luận văn tập trung nghiên cứu phạm vi sau : Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang - Phạm vi nghiên cứu thời gian : giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2011 - Phạm vi nghiên cứu không gian : công ty cổ phần Fullhome - Giới hạn mặt hàng : hàng nhựa gia dụng - Giới hạn thị trường nghiên cứu : hoạt động đàm phán với đối tác Hàn Quốc 1.6 Phương pháp nghiên cứu  Phương pháp thu thập liệu sơ cấp - Phương pháp thu thập liệu sơ cấp qua vấn Luận văn xây dựng bảng câu hỏi vấn bao gồm 10 câu hỏi tiến hành vấn người,bao gồm trưởng, phó phịng kinh doanh trưởng phòng nhập Sở dĩ, vấn người họ người nắm bắt tình hình hoạt khó khăn hoạt động kinh doanh công ty Các câu hỏi vấn xoay quanh, tập trung vào việc tìm hiểu tình hình hoạt động nhập khẩuthiết bị y tế cơng ty bối cảnh suy thối quan điểm giải pháp mà công ty đưa để khắc phục khó khăn suy thối kinh tế gây - Phương pháp thu thập liệu sơ cấp qua phiếu điều tra, trắc nghiệm Để có đầy đủ thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu đánh giá cách khách quan thực trạng tác động suy thoái kinh tế đến hoạt động kinh doanh công ty, bờn cạnh việc thu thập thông tin qua vấn, luận văncòn tiến hành xây dựng phiếu điều tra, trắc nghiệm bao gồm 10 câu hỏi đóng mở để thu thập thông tin từ 10 người công ty Những người điều tra bao gồm trưởng, phó chuyên viên phòng nhập khẩu, phòng kinh doanh, họ người trực tiếp điều hành tham mưu cho giám đốc vấn đề liên quan đến hoạt động công ty phạm vi chức họ  Phương pháp thu thập liệu thứ cấp Cùng với việc thu thập liệu sơ cấp thông qua điều tra vấn, khóa luận cịn thu thập liệu thứ cấp qua số liệu báo cáo kết hoạt động kinh doanh Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang công ty năm 2009, 2010, 2011 Từ số liệu cho kết đánh giá xác tình hình hoạt động cơng ty Ngồi cịn có thơng tin từ báo chí, website liên quan  Phương pháp phân tích số liệu Sau thu thập liệu sơ cấp liệu thứ cấp, tiến hành phân tích, xử lý liệu phương pháp: thống kê, phân tích tổng hợp kết để đưa kết luận tình hình hoạt động nhập cơng ty giai đoạn suy thoái kinh tế 1.7 Kết cấu khóa luận Ngồi lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt, tài liệu tham khảo phụ lục , luận văn tốt nghiệp bao gồm chương sau - Chương : tổng quan vấn đề đàm phán qua thư công ty cổ phần Fullhome - Chương : sở lý luận đàm phán qua thư nhập - Chương : phân tích thực trạng vấn đề đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty - Chương : định hướng phát triển đề xuất với thực trạng đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc cơng ty Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang  Hiện tại, công ty cổ phần Fullhome tìm kiếm nhà sản xuất từ Hàn Quốc.Thông tin doanh nghiệp nước lấy từ đại sứ quán nước Việt Nam Đặc biệt với Hàn Quốc, thu thập thơng tin doanh nghiệp Hàn Quốc thông qua KOTRA  Thông tin từ website chuyên biệt : website Tổng cục thống kê Việt Nam, cục xúc tiến Thương Mại, số sở giao dịch thương mại  Thông tin từ báo mạng, báo in, quảng cáo - Tổ chức nhân Nhân sử dụng đàm phán qua thư tín ln ln cơng ty quan tâm trọng ( dựa theo phiếu điều tra trắc nghiệm ) Việc chọn nhân thông qua tiêu chí sau :  Việc đàm phán đòi hỏi người đàm phán phải nắm nghiệp vụ, tự chủ phản ứng nhanh, linh hoạt trước tình mà đối phương đưa ra, phải bình tĩnh nhận xét, nắm ý đồ, sách lược đối phương nhanh chóng có biện pháp xử lý kịp thời để đối phó trường hợp cần thiết định chỗ thấy thời ký kết chín muồi  Nhân phịng xuất nhập cơng ty cịn phụ trách hoạt động liên quan đến hoạt động xuất nhập công ty nên việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên chưa thật rõ ràng - Chuẩn bị kỹ thuật, lựa chọn chiến lược đàm phàn Lựa chọn kỹ thuật, chiến lược đàm phán qua thư khác với kỹ thuật, chiến lược đàm phán trực tiếp hay loại hình thức khác Đối với khách hàng Hàn Quốc 32 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang cẩn thận, kỹ tính việc lựa chọn kỹ thuật, chiến lược đàm phán lại khó khăn Cơng ty thường sử dugnj chiến lược đàm phán mềm dẻo gửi thư trao đổi với khách hàng Hàn Quốc Với chiến lược đem lại thành cơng đinh cho quy trình đàm phán qua thư công ty với đối tác Hàn Quốc Họ ý xây dựng , phát triển mối quan hệ tốt đẹp với đối tác Do đó, việc tỏ tin cậy đối tác, đề kiến nghị hợp tình hợp lý giúp cơng ty thành cơng xây dựng trì mối quan hệ thương mại tốt đẹp hai bên  Kết luận : giai đoạn chuẩn bị đàm phán công ty làm hời hợt, chưa đầu tư trọng mức, chưa cụ thể, mực Đặc biệt khâu chuẩn bị nhân chưa quan tâm mức 3.3.2.2 Tiến hành đàm phán Sau hoàn thành xong giai đoạn chuẩn bị đàm phán, công ty tiến hành giai đoạn tiến hành đàm phán Đàm phán qua thư khác với hình thức đàm phán khác chỗ q trình đàm phán khơng có tiếp xúc trực tiếp người với người mà hoạt động đàm phán hoàn toàn diễn qua thư Tiến trình đàm phán cơng ty cổ phần Fullhome vậy, tiến hành qua việc gửi thư hỏi hàng giải mâu thuẫn trình trao đổi thống thông tin với bên đối tác - Gửi thư hỏi hàng : sau xác định khách hàng công ty tiến hành gửi thư hỏi hàng Đầu tiên xác định loại thư hỏi hàng định gửi : đối tượng mà công ty hướng đến đối tác Hàn Quốc nên công ty thường sử dụng loại thư hỏi hàng cố định Vừa thể thái đọ mong muốn hợp tác với khách hàng lại tạo cảm giác tôn trọng với người nhận Thường thi công ty gửi số lượng vừa đủ thư hỏi hàng Năm 2011, công ty gửi 46 thư hỏi hàng với đối tác Hàn Quốc mặt hàng nhựa gia dụng ( bảng 3.5 ) 33 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang Sau , cơng ty xây dựng nội dung thư hỏi hàng : công ty cố gắng xây dựng nội dung thư phù hợp với văn hóa nhu cầu, mục đích cơng ty đối tác Hàn Quốc Tại điều khoản, cơng ty cố gắng xây dựng chi tiết hóa, đưa đầy đủ thông tin Gửi thư hỏi hàng thường công ty thực qua phương thức : thư điện tử ( email ) , thư truyền thông fax Đối với công ty nay, công ty thường sử dụng phương thức thư điện tử ( email ) tính nhanh chóng, tiện lợi - Tiếp nhận, trao đổi thống : q trình hồn giá, giải mâu thuẫn để thống bên với Nội dung thư trao đổi dịi hỏi độ xác cao để sau trao đổi thống , hai bên có sở để đặt hàng lập hợp đồng thương mại Đối tác Hàn Quốc thường yêu cầu giải đáp hầu hết thắc mắc cảm thấy an tồn chấp nhận Do đó, công ty kiên nhẫn sử dụng chiến lược mềm dẻo trình đàm phán qua thư nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng Hàn Quốc - Kiểm tra, giám sát trình gửi thư, tiếp nhận thư : để đảm bảo thư gửi đến đùng người nhận cơng ty phải giám sát q trình gửi thư để đảm bảo thư gửi đến tận tay nhanh chóng với khách hàng Công ty thường sử dụng phần mềm tái bút để đưa yêu cầu , nội dung tương tự : nhận thư xin quý công ty vui lòng xác nhận lại nhận thư sớm công ty biết Đồng thời qua phương tiện internet, việc xác nhận thư gửi tới nơi dễ dàng  Kết luận : giai đoạn công ty thực thành thạo bước đầu đạt kết khả quan đội ngũ nhân viên cơng ty có kinh nghiệm uy tín có sẵn với đối tác quen thuộc 34 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang 3.3.2.3 Kết thúc đàm phán Nếu trình trao đổi thống mà khơng thực kết quy trình đàm phán khơng đem lại giao dịch thương mại cho hai bên Khi đó, cơng ty tiếp tục tiến hành bước chuẩn bị đàm phán để bắt đầu cho hỏi hàng Tuy nhiên năm gần đây, với đối tác Hàn Quốc quen thuộc công ty xác suất thành cơng cao Bởi đối tác khách hàng Hàn Quốc, công ty thường gửi hỏi hàng cố định nên việc trao đổi thống thực kết bên đối tác ký kết hợp đồng  Kết luận : giai đoạn công ty chưa thực trọng đến việc kiểm tra đánh giá cách tồn diện quy trình đàm phán 3.4.Đánh giá thực trạng quy trình đàm phám qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty Sau năm hoạt động lĩnh vực nhập khẩu, với nhiều đối tác nước, trải qua nhiều đàm phán cam go, thử thách, đúc rút lại kiện xảy ra, hoạt động đàm phán nhập hàng hóa công ty cổ phần Fullhome đạt thành tựu bước đầu nhiên tồn số hạn chế 3.4.1.Những thành tựu đạt Qua trình tác giả thực tập, làm việc, nghiên cứu công ty CP Fullhome nhận thấy công ty đạt số thành tựu quy trình đàm phán qua thư tín để ký kết hợp đồng nhập đồ nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc sau Nhìn trình đàm phán qua thư tín cơng ty thực theo quy trình đàm phán mà cơng ty đề 35 Khóa luận tốt nghiệp - GVHD: ThS Phan Thu Trang Trong năm gần đây, quy trình đàm phán qua thư tín cơng ty trọng nhiều nên hiệu nâng cao đem lại nhiều giao dịch thành công công ty với đối tác Hàn Quốc - Xác định xác mục tiêu, mục đích đàm phán nên cơng ty ln hồn thành mục tiêu đề mà xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp TMQT với đối tác Hàn Quốc 3.4.2.Những vấn đề cịn tồn cơng ty Mặc dù đem lại nhiều hiệu việc ký kết hợp đồng nhập cho công ty quy trình đàm phán qua thư tín cơng ty tồn số vấn đề sau : - Việc chuẩn bị đàm phán chưa hiệu quả, thơng tin quan trọng cịn chưa trọng mang tính chất khái qt, nguồn thơng tin hạn hẹp Điều gây nên nhiều rủi ro ảnh hưởng đến thành công thất bại đàm phán qua thư tín - Chuẩn bị nội dung đmà phán chưa đáp ứng yêu cầu sử dụng việc đàm phán qua thư tín với đối tác Hàn Quốc Công ty chưa thực cẩn trọng việc xây dựng điều khoản hợp đồng cách xác Điều gây nhiều khó khăn đàm phán qua thư tín - Nguồn nhân lực cịn thiếu trình độ kinh nghiệm, chưa am hiểu văn hóa , tập quán kinh doanh, phong cách đàm phán người Hàn Quốc nên việc soạn thảo trao đổi thư tín với đối tác Hàn Quốc cịn khó khăn Mặt khác, nhiều nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ lúc nên hiệu công việc chưa cao - Giai đoạn gairi vấn đề mâu thuẫn chưa hiệu 36 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang 3.4.3.Nguyên nhân hạn chế 3.4.3.1 Nguyên nhân chủ quan Dựa theo phiếu điều tra vấn thực với 10 nhân viên khác cơng ty, ta rút số nguyên nhân chủ quan xuất phát từ nội công ty : - Nguyên nhân chủ quan phải nhắc đến công ty cổ phần Fullhome công ty trẻ, quy mô nhỏ, kinh nghiệm thương trường có chưa phải nhiều, số lượng nhân viên ít.Trong thời gian tới cơng ty cổ phần Fullhome cần tuyển dụng thêm nhân viên với kỹ cần thiết ngoại ngữ, giao tiếp, kiến thức kinh tế để chủ động việc tổ đàm phán với đối tác qua thư tín - Do khối lượng công việc nhiều, phức tạp, nên việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ nhân viên công ty chưa trọng Tuy nhiên, việc thiết phải thực Hiện chủ yếu công ty đàm phán với đối tác Hàn Quốc tiếng Anh nên công ty cần phải trọng cơng tác tuyển nhân tìm người có trình độ ngoại ngữ đặc biệt thành thạo tiếng Anh TMQT để đàm phán với đối tác qua thư tín - Thơng tin mà cơng ty chuẩn bị mang tính chung chung khái qt Việc tìm kiếm thơng tin cụ thể văn hóa, trị, tập qn kinh tế Hàn Quốc chưa trọng mức dẫn tới việc chưa tìm hiểu đầy đủ văn hóa, phong cách đàm phán đối tác dẫn đến khó khăn việc trao đổi thông tin hai bên - Cơng ty chưa xây dựng cho quy tắc chung đàm phán qua thư tín TMQT với đối tác Hàn Quốc nên gây thiếu đồng mục đích, mục tiêu cơng ty đề Bởi đàm phán qua thư tín yếu tố dẫn đến thành cơng hay thất bại nội dung, hình thức mà thư thể 37 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang 3.4.3.2.Nguyên nhân khách quan - Thương trường chiến trường, nơi doanh nghiệp chiến đấu với để giành lợi ích Khơng phải đàm phán công ty cổ phần Fullhome giành lợi thế, phía đối tác có nhà đàm phán tài ba, sừng sỏ Hơn đối tác cơng ty lớn, họ có lợi riêng quy mơ, nên áp đặt điều khoản khơng có lợi cho cơng ty cổ phần Fullhome - Tuy nhiên, số lượng nhà cung cấp cịn ít, cơng ty cổ phần Fullhome chưa đạt thêm hợp đồng với đối tác Do vậy, công ty phải chấp nhận áp đặt phía đối tác nước ngồi Ví dụ cơng ty TNHH KOMAX tăng giá bán mặt hàng nhựa gia dụng công ty cổ phần fullhome dù sớm hay muộn cơng ty CP Fullhome phải chấp nhận việc tăng giá này, cơng ty CP Fullhome có lựa chọn nhà cung cấp mặt hàng nhựa gia dụng chưa có thêm đối tác - Chính sách thuế suất thuế nhập hàng hóa Nhà nước chưa thực ổn định, thuế suất thuế nhập mặt hàng nhựa gia dụng – mặt hàng chủ lực công ty CP Fullhome – mức cao (31% - Nguồn: Biểu thuế xuất khẩu, biểu thuế nhập ưu đãi, Bộ Tài Chính, 2009) Do việc nhập hàng hóa nói chung cịn gặp nhiều khó khăn Với thuế suất thuế nhập cao giá sản phẩm đến tới tay người tiêu dùng cao, việc tiếp cận tất phân khúc thị trường chưa thực Hơn thủ tục hành thủ tục xin cấp phép nhập tự động với Bộ Công Thương, thủ tục với Cục An toàn vệ sinh thực phẩm, thủ tục Hải quan, nhiều vướng mắc, nhiều thời gian - Sự cạnh tranh từ công ty nhập khác nguyên nhân khách quan gây khó khăn cho việc đàm phán nhập hàng hóa cơng ty CP Fullhome Nhiều cơng ty có quy mơ lớn, với lực lượng nhân viên hùng hậu, số vốn 38 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang khổng lồ sẵn sàng cạnh tranh với công ty CP Fullhome để giành quyền phân phối sản phẩm công ty CP Fullhome kinh doanh CHƯƠNG IV.ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT ĐỂ HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN QUA THƯ TRONG NHẬP KHẨU HÀNG NHỰA GIA DỤNG TỪ THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FULLHOME 4.1.Định hướng phát triển quy đình đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty cổ phần Fullhome 4.1.1.Định hướng phát triển việc ký kết hợp đồng nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty - Đẩy mạnh hợp tác với đối tác khách hàng nước, nâng cao giá trị gia tăng sản phẩm , đẩy mạnh hiệu hoạt động đàm phán thành công - Với loại mặt hàng, công ty cổ phần Fullhome định hướng tìm từ 2-3 nhà sản xuất – cung cấp Lợi ích từ việc mở rộng số lượng nhà sản xuất – cung cấp là: công ty cổ phần Fullhome có thêm lựa chọn, đề phịng trường hợp nhà sản xuất tăng giá bán, gặp cố phải tạm dừng sản xuất, cơng ty cổ phần Fullhome mua sản phẩm tương tự từ nhà sản xuất khác - Tại thị trường Việt Nam, thu nhập bình quân đầu người tăng lên, kéo theo nhu cầu sản phẩm có chất lượng cao ngày lớn, sản phẩm rẻ tiền, thứ cấp bị tẩy chay Nắm bắt xu đó, cơng ty cổ phần Fullhome định hướng trở thành Vendor mặt hàng gia dụng như: xoong, nồi, chảo, bát, đĩa, dao, kéo, hộp nhựa, bình nước, Hướng tới mục tiêu trên, cơng ty cổ phần Fullhome ln tìm kiếm mặt hàng mới, có tiềm năng, liên hệ với nhà sản xuất để đàm phán nhập mặt hàng 39 Khóa luận tốt nghiệp - GVHD: ThS Phan Thu Trang Linh hoạt đàm phán giá bảo đảm mục đích, mục tiêu ban đầu doanh nghiệp quyền lợi đối tác - Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng truyền thống, tìm kiếm khách hàng, đối tác để mở rộng thị trường nhằm phát triển hoạt động nhập - Nâng cao trình độ chun mơn tay nghề cán cơng nhân viên để đáp ứng với nhu cầu ngày cao thị trường đối tác - Khi có nhiều đối tác nước cung cấp loại hàng hóa, cơng ty cổ phần Fullhome có lợi đàm phán, cơng ty cổ phần Fullhome có nhiều lựa chọn hơn, khơng mua cơng ty mua cơng ty khác Hiện nay, xét mặt hàng nhựa gia dụng, cơng ty cổ phần Fullhome có nhà cung cấp công ty TNHH KOMAX, điều bất lợi cho công ty cổ phần Fullhome Công ty cổ phần Fullhome cạnh tranh phân khúc thị trường với dòng sản phẩm công ty TNHH KOMAX Để cạnh tranh tất phân khúc thị trường – bình dân, trung cấp, cao cấp – công ty cổ phần Fullhome cần tìm thêm nhà sản xuất khác Tránh lặp lại thiếu sót đó, thời gian gần đây, cơng ty cổ phần Fullhome ln tìm kiếm nhiều nhà sản xuất khác cho sản phẩm, phân tích, so sánh điểm mạnh, điểm yếu nhà sản xuất, chọn nhà sản xuất tốt với tiêu chí uy tín, chất lượng sản phẩm, quy mơ công ty, giá cả, điều kiện thương mại, 4.1.2.Định hướng phát triển quy trình đàm phán qua thư tín để ký kết hợp đồng công ty Qua điều tra vấn , tác giả biết cơng ty có số định hướng cho việc phát triển quy trình đàm phán qua thư tín sau : - Thực quy trình đàm phán qua thư theo phương châm hai bên có lợi, tơn trọng luật pháp, văn hóa bên Hợp đồng ký kết cần phải có tính khả thi, tính khả thi yếu tố cần thiết cho hợp đồng ký kết hợp 40 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang đồng khơng mang tính khả thi khơng đem lại kết cục tốt đẹp cuối thành công giao dịch thương mại - Để hồn thiện quy trình đàm phán qua thư địi hỏi cơng ty cần có biện pháp cụ thể, phải chun mơn hóa q trình thực hiện, đồng thời kết hợp áp dụng phương tiện kỹ thuật tiên tiến nhắm nâng cao hiệu quy trình - Cần phải phân rõ quyền hạn trách nhiệm người phòng xuất nhập nhận nhiệm vụ đàm phán Việc phân công rõ ràng trách nhiệm thành viên đoàn đàm phán nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm người Khi phân công rõ ràng trách nhiệm, thành viên đồn đàm phán khơng có ganh tỵ hay trốn tránh trách nhiệm Việc phân chia khoa học giúp thành viên dễ dàng chun sâu chun mơn thân, từ nâng cao hiệu công việc chung - Xây dựng nguyên tắc đàm phán qua thư tín chung cho tồn cơng ty Điều khơng cần thiết riêng cơng ty cổ phần Fullhome mà cịn cần thiết với doanh nghiệp xuất nhập Việt Nam nói chung Bởi xây dựng nguyên tắc chung giúp cho người nhận nhiệm vụ đàm phán qua thư tín có tiêu chuẩn vụ thể với mục tiêu nội dung quan trọng cụ thể phù hợp với công ty Khi khơng sợ trường hợp bị ảnh hưởng suy nghĩ cá nhân tới mục đích chung cơng ty thư đàm phán Đó sở để giúp người đàm phán qua thư tín dễ dàng phát triển thành thư tín đàm phán phù hợp với loại thị trường, mặt hàng đối tác cụ thể hướng đên - Xác định trình tự lựa chọn phương án đàm phán hợp lý Một trình tự phương pháp đàm phán hợp lý giúp công ty tiết kiệm thời gian đàm phán thuyết phục đối tác Cần phải xác định rõ nội dung nội dung quan trọng nhất, quan trọng để tiến hành trình đàm phán khơng 41 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang để quên hay bỏ sót nội dung quan trọng Điều giúp công ty bám sát mục đích, mục tiêu ban đầu đề suốt trình đàm phán - Tăng cường việc kiểm tra, giám sát, đánh giá kết công việc sau đàm phán Sau kết thúc đàm phán, dù kết đạt thành công hay thất bại q trình đàm phán qua thư tín cần phải nhìn nhận lại từ rút nhận xét, đánh giá rút điều đạt điều chưa đạt trình đàm phán qua thư Từ rút kinh nghiệm cụ thể cho việc đàm phán qua thư tín thị trường, mặt hàng đối tác Và quan trọng cơng ty đưa giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán qua thư tín 4.2.Đề xuất giải pháp để hoàn thiện quy đình đàm phán qua thư nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc công ty cổ phần Fullhome Qua thời gian thực tập nghiên cứu thực tế cơng ty quy trình đàm phán qua thư việc nhập hàng nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc, nhận thấy hồn thiện nâng cao hiệu quy trình cơng ty cần có số giải pháp hữu hiệu Sau số đề xuất tác giả: - Tìm kiếm thơng tin đối tác, tìm hiểu thị trường : Cơng việc tìm kiếm thơng tin cần thiết đối tác, thị trường công việc vô quan trọng giai đoạn quy trình giai đoạn chuẩn bị đàm phán Bởi hình thức đàm phán đàm phán qua thư tín nên kết đàm phán hoàn toàn phụ thuộc vào nội dung mà thư hướng tới khơng giống hình thức đàm phán trực tiếp thường thấy Do đó, việc am hiểu đối tác, thị trường đối tác giúp công ty tăng thêm phần trăm thành cơng nhiều Để thư có nội dung, hình thức, văn phong phù hợp với văn hóa, truyền thống nhận nhiều tình cảm đối tác hay hiểu thị trường để đưa 42 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang thư mang tính khả thi khơng phù phiếm hay thiếu tính thực tế Địi hỏi thơng tin tìm kiếm phải cụ thể, chi tiết, phù hợp với mục đích cơng ty hướng đến Để cơng việc tìm kiếm thông tin công ty diễn không tốn chi phí mà lai mang lại nhiều lợi ích địi hỏi cơng ty phải có nghiên cứu kỹ Cần thu thập, tìm kiếm thông tin nhiều kênh thông tin khác Đối với thực tế cơng ty tìm kiếm thơng tin qua internet nguồn thơng tin nội vốn có mình.Điều chưa đủ Cơng ty dễ dàng tìm kiếm thơng tin số nguồn tin đáng tin cậy Hiệp hội doanh nghiệp, sở giao dịch hàng hòa, quan chức phụ trách, quan quản lý Nhà nước trực thuộc : thương mại, phịng thương mại cơng nghiệp Ngồi ra, cơng ty nên tìm kiếm thơng tin số tổ chức quốc tế chuyên ngành hay số tổ chức khu vực , Sở giao dịch hàng hóa Tìm kiếm nhiều thơng tin cần thiết bảo đảm thơng tin đáng tin cậy có giá trị cao Cơng ty có hoạt động tìm kiếm lại tìm kiếm thơng tin thiếu tính xác sai lệch khơng đáng tin cậy việc tìm kiếm thơng tin cơng ty trở nên vơ nghĩa Do đó, tìm kiếm thơng tin nguồn tin đáng tin cậy tham khảo ý kiến số chuyên gia kinh tế chuyên sâu đối tác thị trường để có thêm nhiều thơng tin thực tế Hãy tìm kiếm thơng tin số website chun ngành hay website thống tổ chức, quan Nhà nước tránh việc tham khảo thông tin website không rõ nguồn gốc dễ bị sai lệch thông tin Sử dụng công cụ kỹ thuật đại nhằm xử lý , phân loại lưu trữ thông tin cách khoa học nhằm dễ dàng kiếm soát sử dụng cho lần Để giúp cho q trình phân tích thơng tin thuận tiện xác - Nâng cao trình độ đội ngũ cán nhân viên phụ trách hoạt động đàm phán qua thư : 43 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang Con người yếu tố quan trọng cho hoạt động quy trình đàm phán qua thư Người đàm phán yếu tố quan trọng dẫn tới thành cơng hay thất bại quy trình đàm phán Nói chung hoạt động quy trình đàm phán qua thư chịu tác động người đàm phán Do đó, để hồn thiện nâng cao quy trình đàm phán địi hỏi trình độ chun môn nghiệp vụ người đàm phán cần ngày nâng cao Để đáp ứng yêu cầu đàm phán thương mại quốc tế, thành viên đoàn đàm phán cần trau dồi thêm kiến thức thương mại quốc tế, nghệ thuật đàm phán qua thư, đặc biệt ngoại ngữ Về kiến thức thương mại quốc tế: ngày có thêm nhiều tổ chức kinh tế quốc tế đời, nhiều hiệp định thương mại song phương, đa phương, đa biên ký kết Việt Nam thành viên ASEAN, APEC, WTO, nên khối lượng kiến thức thương mại quốc tế ngày nhiều, nhân viên phịng xuất nhập nói riêng tồn thể nhân viên cơng ty cổ phần Fullhome nói chung cần không ngừng học hỏi, cập nhật thông tin Về nghệ thuật đàm phán: trải qua nhiều đàm phán khác nhau, tích lũy nhiều kinh nghiệm thực tế, thương trường chứa đựng nhiều điều mẻ, văn hóa đàm phán quốc gia, doanh nghiệp khác Những kiến thức phong tục tập quán, văn hóa quốc gia, doanh nghiệp tiềm cần thu thập, nghiên cứu, để có hội hợp tác với đối tác đó, khơng gặp phải bỡ ngỡ, rào cản ban đầu Về ngoại ngữ: vấn đề quan trọng thời gian trước mắt Công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên phòng xuất nhập nhân viên cơng ty tham dự khóa học tiếng anh giao tiếp, tiếng anh chuyên ngành thương mại quốc tế Các thành viên công ty, người chưa thành thạo tiếng anh, cần chủ động học hỏi, tự bồi dưỡng thêm 44 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang Công ty nên thường xuyên tổ chức lớp học nâng cao kiến thức chuyên mơn cho nhân viên đàm phán qua thư Có thể mời chuyên gia đàm phán tới để chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi kiến thức tạo điều kiện cho nhân viên bồi dưỡng kiến thức nơi khác trường đại học, cao đẳng chuyên ngành Tổ chức buổi hội thảo nội công ty, đưa ưu điểm hạn chế cịn tồn cần khắc phục Khuyến khích nhân viên đưa ý kiến, đánh giá riêng thân từ khái quát ý kiến xây dựng nhìn chung quy trình đàm phán qua thư cho tồn thể nhân viên cơng ty Có thể tổ chức thành thi sáng kiến kinh nghiệm hay nghiên cứu khoa học cho nhân viên công ty để khuyến khích tìm tịi học hỏi nhân viên Cần có biện pháp khen thưởng hợp lý , người việc vật chất tinh thần nhằm khuyến khích nhân viên tự học hỏi nâng cao kinh nghiệm, kỹ thân để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Điều mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty khơng nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên mà thu hút nguồn lực khác Tổ chức buổi đàm phán qua thư tín giúp cho nhân viên dự dốn tình xảy thực tế trình đàm phán qua thư Từ vừa rút kinh nghiệm , rút học thực tế lại kiểm tra đánh giá hiệu quy trình thực cơng ty Đê từ có biện pháp hợp lý để hồn thiện quy trình Một thực tế khác nhận thấy công ty cổ phần Fullhome đs nhân lực bố trí cho việc đàm phán qua thư khơng nhiều có đến người có kinh nghiệm phụ trách Do đó, nội dung thư bị ảnh hưởng yếu tố chủ quan tác động Địi hỏi cơng ty cần phải bổ sung nguồn nhân lực, phải có tiếp nối, kế thừa Nên hài hịa nhân viên cao 45 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS Phan Thu Trang tuổi có nhiều kinh nghiệm nhân viên trẻ có lực Cơng ty cần có giải pháp trẻ hóa đồn đàm phán buổi tuyển dụng Và sau cần có buổi chia sẻ kinh nghiệm từ người trước với người sau thiếu kinh nghiệm Lựa chọn phương pháp kèm cặp để nâng cao trình độ chung nhân viên làm cơng tác đàm phán Mặt khác, phải có phân công công việc khoa học công việc đàm phán qua thư địi hỏi khoa học tính nghệ thuật cao Hơn nữa, để theo đuổi định hướng trở thành vendor, công ty cổ phần Fullhome cần bố trí tuyển dụng thêm nhân viên, đặc biệt nhân viên kinh doanh Bởi công ty cổ phần Fullhome đa dạng hóa sản phẩm, số lượng loại mặt hàng tăng lên, địi hỏi cần có lượng nhân viên nhiều để đảm bảo hoàn tất khối lượng công việc, để bổ sung lực lượng cho đoàn đàm phán - Nâng cao chất lượng điều kiện sở vật chất : Cùng với phát triển công ty, sở vật chất phục vụ cho hoạt động thường nhật cơng ty nói chung phục vụ cho hội họp, đàm phán nói riêng cần nâng cấp, cải tạo, xây mới, đáp ứng yêu cầu Hiện nay, phòng họp công ty cổ phần Fullhome trang bị hệ thống âm thanh, máy chiếu, internet, nhiên diện tích chưa lớn, số trường hợp không đủ chỗ ngồi cho đồn đàm phán, cơng ty phải th phòng họp nơi khác Trong định hướng lâu dài, cần mở rộng phịng họp cơng ty Bởi tương lai, có thêm nhiều đối tác nữa, việc tổ chức đàm phán diễn thường xuyên hơn, quy mơ lớn hơn, tiếp tục th tốn việc sửa chữa, xây phịng họp có Hệ thống máy tính công ty cổ phần Fullhome cần nâng cấp Do công việc ngày nhiều, loại chứng từ cần lưu trữ bảo mật tốt Điều địi hỏi tảng phần cứng – máy tính sử dụng công ty – đại hơn, nhanh hơn, mạnh Công ty cổ phần Fullhome nên đầu tư vào phần 46 ... thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng xuất hàng may mặc sang thị trường Mỹ tổng công ty may Đức Giang “ – Nguyễn Thị Hằng – năm 2010 - Đề tài : “ Hồn thiện quy trình đàm phán để kí kết hợp đồng. .. thành tựu quy trình đàm phán qua thư tín để ký kết hợp đồng nhập đồ nhựa gia dụng từ thị trường Hàn Quốc sau Nhìn trình đàm phán qua thư tín công ty thực theo quy trình đàm phán mà cơng ty đề 35... bại quy trình đàm phán Nói chung hoạt động quy trình đàm phán qua thư chịu tác động người đàm phán Do đó, để hồn thiện nâng cao quy trình đàm phán địi hỏi trình độ chun mơn nghiệp vụ người đàm phán