TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh quốc tế hiện nay, thương mại quốc tế ngày càng trở nên quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc giúp các quốc gia hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu Đây là con đường để các nước tận dụng lợi thế so sánh và khai thác tiềm năng của cả trong nước và quốc tế nhằm phát triển kinh tế xã hội Kể từ khi gia nhập WTO, Việt Nam đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể về số lượng và chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, nhờ vào việc cắt giảm hàng rào thuế quan và phi thuế quan, điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng quan hệ hợp tác với các quốc gia trên thế giới.
Hoạt động xuất nhập khẩu là một mắt xích quan trọng trong nền kinh tế toàn cầu, và đàm phán đóng vai trò then chốt trong việc ký kết hợp đồng ngoại thương, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn gặp phải sai sót và yếu kém trong quá trình này Do đó, việc nâng cao khả năng và hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á là một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Hà Nội trong lĩnh vực cung cấp thiết bị điện gia dụng và công nghiệp, với sản phẩm nhập khẩu từ các quốc gia có nền công nghiệp phát triển như Bồ Đào Nha, Italy, và Hàn Quốc Việc đàm phán với các đối tác nước ngoài đóng vai trò quan trọng trong thành công của công ty, nhưng trong quá trình thực tập, tôi nhận thấy công ty cũng đối mặt với nhiều thách thức trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu, đặc biệt là về nhân sự và giá cả Do đó, tôi đã chọn đề tài nghiên cứu "Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á".
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong giai đoạn 2010 – 2013, trường Đại học Thương Mại chưa có luận văn hoặc khoá luận nào nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á Bên cạnh đó, cũng cần xem xét một số luận văn liên quan đã được thực hiện tại trường để có cái nhìn tổng quát hơn về vấn đề này.
- Nguyễn Thị Hương, năm 2010, Quản trị quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường Trung Quốc tại công ty TNHH Hàn Việt.
Tạ Thành Nam, vào năm 2012, đã quản trị quy trình giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu phụ gia từ thị trường Pháp cho công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex.
Vào năm 2013, Phạm Thị Thu Phương đã hoàn thiện quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thảm cùng vật liệu trang trí nội thất cho công ty TNHH Quốc Minh.
Khóa luận của tôi hoàn toàn khác biệt so với các luận văn trước đây tại trường Đại học Thương Mại, bởi vì sản phẩm tôi nghiên cứu là thiết bị điện Đặc biệt, tôi đã thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, nơi cung cấp nền tảng thực tiễn cho luận văn của mình.
Mục đích nghiên cứu
Khoá luận này giúp củng cố kiến thức về đàm phán trong thương mại quốc tế (TMQT) và quy trình đàm phán đã học tại trường Thông qua việc nghiên cứu thực tế hoạt động nhập khẩu thiết bị điện tại Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, bài viết cung cấp cái nhìn sâu sắc về các vấn đề cơ bản trong lĩnh vực này.
Dựa trên lý thuyết và thực tiễn tại Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, khoá luận đưa ra những giải pháp chính để cải thiện quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện.
Đối tượng nghiên cứu
Quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á.
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
- Thời gian nghiên cứu: kết quả đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện trong giai đoạn 2013 – 2015.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện gia dụng và công nghiệp tại công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á bao gồm các bước quan trọng như lập kế hoạch chi tiết, tổ chức thực hiện đàm phán một cách hiệu quả, và cuối cùng là kiểm tra, đánh giá kết quả để rút kinh nghiệm cho các lần đàm phán sau.
- Các giáo trình, tài liệu có liên quan đến hoạt động nhập khẩu, quy trình đàm phán kí kết hợp đồng thương mại quốc tế
- Thu thập nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp giai đoạn 2013 – 2015 của Phòng Kế toán, Phòng kinh doanh, bao gồm các báo cáo tài chính giai đoạn 2013 –
2015, số liệu cơ cấu nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu giai đoạn 2013 – 2015…
1.6.2 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu a Phương pháp thống kê
Dựa trên các nguồn thông tin và dữ liệu đã thu thập, tiến hành thống kê và tổng hợp các thông tin này theo mục tiêu nghiên cứu của đề tài Phương pháp phân tích sẽ được áp dụng để làm rõ các kết quả thu được.
Trên cơ sở thống kê và tổng hợp nguồn dữ liệu thu thập được thì tiến hành phân tích, quá trình phân tích sử dụng:
- Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ giữa cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình đàm phán kí kết hợp đồng.
- Phương pháp định lượng: lượng hóa tình hình thanh toán, tình hình sản xuất kinh doanh.
Kết cấu khóa luận
Khóa luận bao gồm các phần chính như lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt và tài liệu tham khảo, cùng với 4 chương nội dung chính.
- Chương 1: Tổng quan về quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu
Chương 3 của bài viết tập trung vào thực trạng quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Châu Á Nội dung chương này sẽ phân tích các bước trong quy trình đàm phán, những thách thức và cơ hội mà công ty gặp phải, cũng như những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định ký kết hợp đồng Qua đó, chúng ta có thể thấy được sự quan trọng của việc nắm bắt thông tin thị trường và xây dựng chiến lược đàm phán hiệu quả nhằm tối ưu hóa lợi ích cho công ty.
Chương 4 trình bày định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á Những giải pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả đàm phán mà còn tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP NHẬP KHẨU
Tổng quan về đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu
2.1.1 Khái niệm hợp đồng Thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế là thỏa thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, chủ yếu liên quan đến việc mua bán hàng hóa và dịch vụ Hợp đồng này không chỉ xác nhận nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận mà còn cam kết thực hiện những nội dung đó, đồng thời xác định quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại Hợp đồng thương mại quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch và an toàn trong các hoạt động kinh doanh quốc tế.
2.1.2 Khái niệm đàm phán Thương mại quốc tế
Theo Joseph Burnes, đàm phán là quá trình thương thảo giữa hai hay nhiều bên nhằm đạt được mục tiêu chung, cụ thể là thống nhất về những vấn đề gây cản trở giữa các bên Trong quá trình này, không bên nào có đủ quyền lực hoặc có thể có quyền lực nhưng lại không muốn sử dụng để giải quyết những khác biệt đó.
Theo hướng dẫn dành cho nhân viên mãi vụ của không quân Mỹ, đàm phán thương mại quốc tế được coi là một nghệ thuật nhằm đạt được sự hiểu biết chung Quá trình này dựa trên việc mặc cả các yếu tố thiết yếu của hợp đồng, bao gồm giao hàng, quy cách phẩm chất, giá cả và các điều khoản khác.
Đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) được định nghĩa là quá trình thảo luận và thương lượng giữa các bên có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau Mục tiêu của quá trình này là thống nhất các mối quan tâm chung và giải quyết những quan điểm còn bất đồng, từ đó hướng tới việc ký kết một hợp đồng thương mại.
Đàm phán là một nghệ thuật và khoa học, đòi hỏi sự thành thạo trong kỹ năng giao dịch Nó bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận thuyết phục, cũng như việc sử dụng các tiểu xảo đàm phán một cách khôn khéo Mục tiêu của đàm phán là đạt được sự thỏa hiệp giữa các bên đối lập, giải quyết bất đồng và ký kết hợp đồng mua bán có lợi cho tất cả các bên liên quan.
2.1.3 Đặc điểm của đàm phán trong Thương mại quốc tế
Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia thường có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, điều này tạo nên sự khác biệt rõ rệt so với đàm phán thương mại trong nước Sự khác biệt này chủ yếu xuất phát từ việc các bên có quốc tịch khác nhau, dẫn đến những yếu tố văn hóa và dân tộc đa dạng trong quá trình thương thảo.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự đa dạng về quốc tịch và ngôn ngữ giữa các bên tham gia có thể tạo ra những thách thức lớn Việc tiếp nhận và truyền đạt thông tin, ý tưởng trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến khả năng tư duy, sáng tạo, phản ứng và ra quyết định của người đàm phán Điều này không chỉ dễ dẫn đến hiểu lầm mà còn tiềm ẩn rủi ro trong kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự khác biệt về thể chế chính trị giữa các bên tham gia có thể tạo ra những quan điểm, lập trường và tư tưởng khác nhau Điều này dẫn đến việc nhấn mạnh tính dân tộc trong các cuộc thương thảo, ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả của quá trình đàm phán.
Trong quá trình đàm phán, sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khác nhau dẫn đến những cách giải thích và quyết định khác nhau về cùng một hiện tượng Điều này ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện hợp đồng và có thể tạo ra rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
Trong đàm phán thương mại quốc tế, sự giao thoa giữa các nền văn hóa và phong tục tập quán khác nhau là điều không thể tránh khỏi Mỗi quốc gia đều sở hữu nền văn hóa truyền thống độc đáo, ảnh hưởng đến tính cách, phong cách ứng xử và thái độ trong quá trình đàm phán Điều này dẫn đến sự khác biệt trong cách sử dụng kỹ thuật và ra quyết định Do đó, việc nghiên cứu và tìm hiểu về các yếu tố văn hóa là cần thiết để xây dựng các đối sách phù hợp trong đàm phán.
2.1.4 Những nguyên tắc của đàm phán trong Thương mại quốc tế
Chỉ nên tiến hành đàm phán khi có sự xuất hiện của vùng thỏa thuận, đó là khu vực mà kết quả mà các bên tham gia có thể chấp nhận và có sự chồng chéo lẫn nhau.
Đảm bảo lợi ích giữa các bên tham gia đàm phán là yếu tố cốt lõi trong mọi hoạt động thương thảo Quá trình đàm phán diễn ra giữa các chủ thể với lợi ích riêng, lợi ích chung và lợi ích xung đột Mục tiêu chính là tối đa hóa lợi ích chung và giảm thiểu xung đột giữa các bên, từ đó tìm ra các giải pháp chấp nhận được cho tất cả.
Đàm phán hiệu quả là sự kết hợp hoàn hảo giữa tính khoa học và nghệ thuật Quá trình này bắt đầu bằng việc nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng, lập kế hoạch và thực hiện theo quy trình chặt chẽ với các đối sách phù hợp Đồng thời, người đàm phán cần linh hoạt trong cách ứng xử và vận dụng các kỹ năng, kỹ xảo để nâng cao chất lượng cuộc đàm phán, biến nó thành một nghệ thuật thực sự.
Trong quá trình đàm phán, việc tập trung vào lợi ích thay vì lập trường cá nhân là rất quan trọng Tham gia đàm phán thường dễ bị chi phối bởi cảm xúc, dẫn đến việc giữ vững quan điểm riêng và bỏ qua quyền lợi chung Để đạt được kết quả khách quan, cần tách biệt cảm xúc khỏi vấn đề đàm phán và chú trọng vào quyền lợi của tất cả các bên liên quan.
Chúng ta cần kiên quyết bảo vệ các tiêu chuẩn khách quan và công bằng, không bị ảnh hưởng bởi lập trường của bất kỳ bên nào Điều này sẽ giúp chấp nhận một giải pháp công bằng cho cả hai bên.
2.1.5 Các hình thức trong đàm phán Thương mại quốc tế 2.1.5.1 Đàm phán trực tiếp
Quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Lập kế hoạch đàm phán 2.2.1.1 Diễn giải sơ lược về tình thế đàm phán
Người lập kế hoạch cần phân tích tổng quan về thị trường toàn cầu, cũng như đặc điểm và văn hóa của các đối tác và doanh nghiệp liên quan, để hiểu rõ tác động đến quá trình đàm phán Việc nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cũng như những thuận lợi và khó khăn sẽ là cơ sở quan trọng để xác định mục đích và mục tiêu trong hoạt động đàm phán.
2.2.1.2 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và là đích hướng tới của hoạt động đàm phán Sau khi xác định được mục đích phải xác định được các mục tiêu đàm phán, bao gồm cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau Các mục tiêu này phải đảm bảo các yêu cầu về định lượng, tính phù hợp và định hướng được hành động.
2.2.1.3 Lập kế hoạch hành động Lập kế hoạch hành động bao gồm: kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm và chương trình đàm phán
Lập kế hoạch chiến lược đòi hỏi xác định tư duy chiến lược và các biện pháp kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Khi lập kế hoạch nhân sự, cần xác định rõ các nhà đàm phán của đối tác và từng thành viên tham gia vào quá trình đàm phán Việc này giúp xây dựng một chiến lược đàm phán hiệu quả và phù hợp với từng đối tượng.
- Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đến kiểm tra, rút kinh nghiệm sau khi đàm phán
2.2.1.4 Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch Phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch vì trong thực tế có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không lường trước được.
2.2.2 Tổ chức đàm phám 2.2.2.1 Chuẩn bị đàm phán a Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán
Để thu thập và xử lý thông tin hiệu quả, việc đầu tiên là xác định nhu cầu thông tin cần thiết Thông tin này được chia thành hai loại: thông tin cung cấp định kỳ cho các nhà đàm phán và thông tin chuyên biệt cho từng cuộc đàm phán, bao gồm thông tin chung về thị trường, hàng hóa, cũng như thông tin về đối tác và đoàn đàm phán của họ.
Doanh nghiệp có thể xác định nguồn thu nhập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các tổ chức quốc tế như WTO, các tổ chức khu vực như EU và ASEAN, cũng như thông tin từ sách báo thương mại, bộ thương mại, các đối tác và ghi chép nội bộ của doanh nghiệp.
Phân tích và xử lý thông tin bao gồm việc tập hợp, phân tích, hệ thống hóa, so sánh và lập luận để rút ra những kết luận cụ thể Việc lưu trữ thông tin cần phải được phân loại và thực hiện một cách khoa học, nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả và thuận tiện cho việc sử dụng sau này Đồng thời, việc chuẩn bị nội dung đàm phán cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Sơ đồ 2.1: Mô hình lựa chọn nội dung đàm phán
(Nguồn: PGS.TS Doãn Kế Bôn – 2014)
Để tiến hành đàm phán hiệu quả, cần xác định rõ các nội dung cơ bản như định nghĩa trong hợp đồng, tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, kỹ mã hiệu, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến vận tải, bảo hiểm, bảo hành, hình thức phạt và bồi thường thiệt hại, cũng như các điều khoản về bất khả kháng và trọng tài cũng cần được thảo luận chi tiết.
Khi lựa chọn phương án đàm phán, cần xem xét các yếu tố như đặc điểm của thị trường trong nước và quốc tế, bao gồm tình hình chính trị, kinh tế, pháp luật, cũng như tập quán kinh doanh và các quy định, chính sách hiện hành Đồng thời, cần đánh giá tình hình của đối tác, bao gồm quy mô, điều kiện kinh doanh, thuận lợi và khó khăn mà họ gặp phải Cuối cùng, việc phân tích tình hình doanh nghiệp và các điều kiện cụ thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán cũng rất quan trọng để đưa ra quyết định đúng đắn.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung:
Xác định trình tự trong đàm phán là rất quan trọng, cần sắp xếp các nội dung theo một logic kế tiếp Nội dung được thảo luận trước sẽ tạo nền tảng cho các nội dung sau, giúp quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi hơn Các vấn đề thiết yếu cần được ưu tiên đàm phán trước để đảm bảo hiệu quả tối đa.
Xác định những nội dung cần đàm phán
Xác định các phương án của mỗi nội dung đàm phán
Lựa chọn những phương án có thể nhân nhượng
Lựa chọn những phương án cần thuyết phục đối tác
Xác định trình tự đàm phán cho từng nội dung là rất quan trọng để đảm bảo không bỏ sót, không trùng lặp hay chồng chéo các vấn đề Điều này giúp các nội dung đàm phán trở nên mạch lạc, dễ hiểu và thuyết phục Bên cạnh đó, việc chuẩn bị nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình đàm phán.
Để lựa chọn đoàn đàm phán hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét nội dung cuộc đàm phán, thành phần đoàn đàm phán và văn hóa của đối tác Ngoài ra, cần cân nhắc ngân sách chi phí và mục đích cụ thể của cuộc đàm phán để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
Tiêu chí lựa chọn thành viên đoàn đàm phán bao gồm phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm, khả năng nhận diện và giải quyết vấn đề, cùng với khả năng thuyết phục và kiểm soát căng thẳng Ngoài ra, thành viên cần có uy tín, khả năng ra quyết định chính xác, năng động và biết cách tận dụng sức mạnh tập thể Để tổ chức đoàn đàm phán hiệu quả, cần thiết lập quy định chung về trách nhiệm và kỷ luật Đối với các đoàn đàm phán quan trọng, việc luyện tập để chuẩn bị cho các tình huống phát sinh là rất cần thiết.
Tồng quan về Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á được thành lập từ tháng 6 năm
Từ năm 2007 đến nay, công ty cổ phần này đã hoạt động được 8 năm, tuân thủ theo luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ CHÂU Á
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài:
ASIA TECHNOLOGY AND EQUIMENT JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: ATE, JSC
Trụ sở chính: Phòng 204 C4, Khu tập thể Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội
Văn phòng giao dịch tại Hà Nội: số 21, ngõ 34, Phố Nguyên Hồng, Quận Đống Đa, Hà Nội
Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh: số 9/8 Đường số 8, Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.
3.1.2 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh 3.1.2.1 Nhập khẩu thiết bị điện
Kể từ những ngày đầu thành lập, công ty đã hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu thiết bị điện cao cấp từ Châu Âu, hợp tác với các thương hiệu danh tiếng như EFAPEL (Bồ Đào Nha), ELKO (Czech), ZALUX (Tây Ban Nha), EPIK (Hàn Quốc), EVA Lighting (Pháp) và đặc biệt là SCAME (Ý), một trong những thương hiệu hàng đầu thế giới về thiết bị điện công nghiệp Sản phẩm của công ty rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại, màu sắc và kích cỡ, bao gồm công tắc, ổ cắm, áp tô mát, hộp đi dây (Trunking sàn và Trunking vuông), hộp đựng thiết bị, chuông hình, hệ thống đèn chiếu sáng và tủ điện, cùng nhiều thiết bị thông minh khác.
3.1.2.2 Thi công, lắp đặt hệ thống điên Bên cạnh việc nhập khẩu các thiết bị điện thì công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á còn hoạt động cả lĩnh vực cung cấp tư vấn, thi công lắp đặt các thiết bị điện Công ty chủ yếu cung cấp và thi công lắp đặt thiết bị điện cho các toàn nhà văn phòng, trung cư, trung tâm thương mại, khách sạn… đó là những nơi cần cung cấp các thiết bị điện đòi hỏi yêu cầu kĩ thuật cao, đảm bảo yêu cầu an toàn, thẩm mỹ và hiện đại.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Đứng đầu Công ty là Giám đốc: Là người điều hành các hoạt động chung của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, pháp luật và các cơ quan có chức năng về kết quả họat động kinh doanh của công ty Phó Giám đốc có trách nhiệm giúp việc và hỗ trợ cho Giám đốc, đồng thời điều hành công việc mà Giám đốc ủy quyền.
Phòng Dự án – Kinh doanh – Nhập khẩu có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường đầu vào và đầu ra, thực hiện các hoạt động nhập khẩu hàng hóa và thiết bị từ nước ngoài, đồng thời triển khai các dự án kinh doanh đầu ra cho công ty.
Phòng kỹ thuật đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến kỹ thuật, bao gồm sửa chữa, bảo hành và hướng dẫn khách hàng sử dụng các thiết bị điện nhập khẩu từ nước ngoài.
Phòng thi công: làm nhiệm vụ thi công lắp đặt các thiết bị điện cho các công trình mà công ty cung cấp.
Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép và hạch toán các giao dịch kinh tế phát sinh của công ty theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành, đồng thời theo dõi và đảm bảo an toàn cho tài sản và nguồn vốn của công ty.
Phòng nhân sự: quản lý nhân viên và nhân công của công ty.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á
(Nguồn: Phòng Nhân sự) 3.1.4 Nguồn nhân lực của công ty
Bảng 3.2 : Cơ cấu nhân sự của Công ty cô phần thiết bị công nghệ Châu Á
Tiêu chí Số lượng Tỷ trọng
Phòng Kỹ thuật Phòng Dự án-KD-NK
Bộ phận QH quốc tế - nhập khẩu
Bộ phận chăm sóc khách hàng
Bộ phận hỗ trợ dự án
KT & giám sát thi công
Bộ phận bảo hành và bảo trì
Phòng thi công Đội thi công số
Kỹ thuật thi công Đội thi công số
2 (các hạng mục cơ điện)
Bộ phận hỗ trợ thi công
Theo bảng số liệu, số lượng nhân viên có trình độ kỹ sư chiếm 48% tổng số nhân viên, tiếp theo là nhân viên có trình độ đại học với tỷ lệ 38%, trong khi đó, nhân viên có trình độ thạc sĩ và cao đẳng trung cấp chỉ chiếm 14% Điều này cho thấy chất lượng nhân viên tại công ty khá đồng đều.
3.1.5 Tài chính của công ty
Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á là một công ty cổ phần theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại Việt Nam, với vốn điều lệ 7.000.000.000 đồng Toàn bộ vốn góp của công ty được thực hiện bằng tiền mặt, bao gồm 70.000 cổ phần phổ thông, mỗi cổ phần có mệnh giá 100.000 đồng.
Tỷ lê góp vốn của các cổ đông như sau:
- Ông Trần Hướng Dương: góp 3.500.000.000 đồng tương ứng với 35.000 cổ phần, chiếm 50% tổng vốn điều lệ
- Bà Nguyễn Thị Na Na: góp 2.800.000.000 đồng tương ứng với 28.000 cổ phần, chiếm 40% tổng vốn điều lệ
- Ông Nguyễn Văn Cường: góp 700.000.000 đồng tương ứng với 7000 cổ phần, chiếm 10% tổng vốn điều lệ
Vốn điều lệ của công ty có thể được góp bằng nhiều hình thức, bao gồm tiền mặt, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, giá trị quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật và các tài sản khác.
Bảng 3.3: Cơ cấu vốn của Công ty Cổ phần thiết bị Công nghệ Châu Á giai đoạn 2013 – 2015
Tổng nguồn vốn Vốn chủ sở hữu
Vốn đầu tư của CHS
Khái quát tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu
Năm 2015, tổng tài sản của công ty giảm xuống còn 17.235.008.989 VNĐ, lợi nhuận sau thuế giảm còn 251.092.792 VNĐ, và nợ phải trả giảm đáng kể xuống mức 9.983.916.197 VNĐ so với năm 2014.
3.2 Khái quát tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, với 8 năm kinh nghiệm trong cung cấp thiết bị điện chất lượng cao và tư vấn thi công, đã xây dựng được lòng tin từ các đối tác trong và ngoài nước Mặc dù phải đối mặt với nhiều biến động và rủi ro trong tình hình kinh tế, công ty vẫn kiên cường phát triển, điều này được thể hiện rõ qua kết quả kinh doanh tích cực trong giai đoạn 2013 – 2015.
Bảng 3.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị
Công nghệ Châu Á giai đoạn 2013– 2015
% tăng so với năm trước
% tăng so với năm trước
Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy rằng:
Trong ba năm qua, doanh thu của công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á đã có những biến động đáng chú ý Cụ thể, vào năm 2014, doanh thu đạt 22.658.162.079 VNĐ, tăng 8,54% so với năm 2013 Tuy nhiên, đến năm 2015, doanh thu giảm xuống còn 21.899.138.925 VNĐ, giảm 3,35% so với năm trước đó.
% so với năm 2014 Có thể thấy rằng doanh thu của doanh nghiệp có biến động trong 3năm gần đây là do ảnh hưởng xấu từ nền kinh tế.
Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện qua lợi nhuận đạt được, với sự biến động mạnh trong tốc độ tăng trưởng lợi nhuận từ năm 2013 đến 2015 Cụ thể, năm 2014, lợi nhuận đạt 308.768.990 VNĐ, tăng 34,1% so với năm 2013 Tuy nhiên, đến năm 2015, doanh thu giảm so với năm 2014 dẫn đến lợi nhuận giảm 18,68%.
2014 Qua đó ta có thể thấy rằng hiệu quả kinh doanh của công ty có sự giảm sút và do sự khó khăn chung của nền kinh tế.
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty 3.2.2.1 Cơ cấu và quy mô các mặt hàng của công ty a Kim ngạch nhập khẩu
Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, ngay từ những ngày đầu thành lập, đã hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và hiện nay đã mở rộng sang thi công, xây lắp Tuy nhiên, việc nhập khẩu thiết bị điện cao cấp vẫn đóng vai trò chủ chốt và luôn được công ty chú trọng phát triển.
Trong những năm gần đây, tình hình kinh tế toàn cầu và Việt Nam đã trải qua nhiều biến động phức tạp, dẫn đến sự dao động không ổn định của giá cả nhiều loại hàng hóa.
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt về sản phẩm và giá cả, hoạt động nhập khẩu của công ty đã duy trì sự ổn định trong những năm qua Dưới đây là bảng số liệu thể hiện kim ngạch nhập khẩu của công ty.
Bảng 3.5: Kim ngạch nhập khẩu thiết bị điện của công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á giai đoạn 2013 – 2015 Đơn vị: nghìn USD
Năm Kim ngạch nhập khẩu % tăng so với năm trước
Dựa vào bảng số liệu, có thể nhận thấy sự biến động trong kim ngạch nhập khẩu của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á trong giai đoạn 2013 – 2015.
Năm 2014, kim ngạch nhập khẩu đạt 5,29 nghìn USD, tăng 16,77% so với năm 2013, cho thấy sự tăng trưởng khả quan Tuy nhiên, đến năm 2015, kim ngạch nhập khẩu chỉ đạt 4,42 nghìn USD, giảm 16,45% so với năm trước, cho thấy sự thiếu ổn định trong tăng trưởng Điều này cho thấy rằng kim ngạch nhập khẩu không duy trì được sự ổn định và đã giảm sút ngay trong năm tiếp theo.
Các mặt hàng thiết bị điện nhập khẩu rất đa dạng, phục vụ cho việc lắp đặt trong các hệ thống như toà nhà văn phòng, trung cư và trung tâm thương mại Những sản phẩm này bao gồm công tắc, ổ cắm, áp tô mát, hộp đi dây Trunking sàn và Trunking vuông, hộp đựng thiết bị, chuông hình, hệ thống đèn chiếu sáng và tủ điện, cùng với các thiết bị thông minh khác Tất cả đều có màu sắc và kiểu dáng sang trọng, thu hút.
Bảng 3.6: Cơ cấu mặt hàng thiết bị điện nhập khẩu của Công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á giai đoạn 2013 – 2015 Đơn vị: chiếc
Mặt ổ cắm 1.267.000 9,6 1.272.000 9,3 1.286.000 9,7 Ruột công tắc 2.500.000 18,8 2.288.000 16,8 2.300.000 17,3 Phím nhấn công tác 3.298.000 24,8 3.682.000 26,9 3.482.000 26,2
Trunking 392.000 2,9 415.000 3,1 405.000 3,1 Ổ cắm chống nước, bảo vệ trẻ em
Chuông màn hình điện tử 240.000 1,8 225.000 1,6 233.000 1,8
Chiết áp 1.118.000 8,5 1.225.000 9 1.139.000 8,6 Đèn led cho công tắc 415.000 3,1 387.000 2,8 377.000 2,8
Trong giai đoạn 2013 – 2015, cơ cấu các mặt hàng thiết bị điện mà công ty nhập khẩu khá ổn định, với năm 2014 ghi nhận số lượng hàng hóa nhập khẩu cao nhất Sản phẩm phím nhấn công tắc là mặt hàng được công ty nhập khẩu nhiều nhất trong giai đoạn này, tuy nhiên, lượng nhập khẩu sản phẩm này trong năm 2013 và 2015 lại thấp hơn so với năm 2014.
2014 nhưng nó vẫn chiếm tỷ trong cao nhất trong tổng số các thiết bị được nhập về.
Chuông màn hình điện tử là mặt hàng có lượng nhập khẩu thấp nhất trong số các sản phẩm được liệt kê tại bảng 3.6 Mặc dù trong giai đoạn 2013 – 2015, lượng chuông hình điện tử nhập khẩu đã tăng lên, nhưng tốc độ tăng trưởng vẫn còn chậm và số lượng vẫn khá hạn chế.
3.2.2.2 Thị trường và đối tác nhập khẩu của công ty Hầu hết các mặt hàng thiết bị điện mà công ty nhập khẩu về Việt Nam, chủ yếu là từ Châu Âu, có một số nhỏ là từ Hàn Quốc các hàng hoá mà công ty nhập khẩu là các thiết bị điện cao cấp từ Châu Âu, đối tác là các hãng nổi tiếng như EFAPEL - Bồ Đào Nha, ELKO – Czech, ZALUX – Spain, EPIK - Korea, EVA Lighting – France & đặc biệt là SCAME- Italy thương hiệu về thiết bị điện công nghiệp hàng đầu thế giới.
Bảng 3.7: Tỷ trọng nhập khẩu tại các thị trường của Công ty Cổ phần Thiết bị công nghệ Châu Á giai đoạn 2013 – 2015
Năm EFAPEL-Bồ Đào Nha SCAME-Italy Các thị trường còn lại
Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng
(Nguồn: Phòng Dự án-Kinh doanh-Nhập Khẩu)
Biểu đồ 3.8 : Cơ cấu giá trị nhập khẩu theo thị trường của Công ty Cổ phần
Thiết bị Công nghệ Châu Á giai đoạn 2013 – 2015
(Nguồn: Phòng Dự án-Kinh doanh-Nhập Khẩu)
Trong giai đoạn 2013-2015, công ty nhập khẩu thiết bị điện chủ yếu từ hãng EFAPEL của Bồ Đào Nha, với tỷ lệ 52,5% vào năm 2013, nhưng giảm xuống còn 38,6% và 38,4% trong các năm tiếp theo Đứng thứ hai là nhãn hàng SCAME của Italy, với số lượng nhập khẩu ổn định, đạt 30,8% vào năm 2013, giảm xuống 28,4% năm 2014 và tăng nhẹ lên 30% năm 2015 Các nhãn hàng từ Pháp, Séc, Tây Ban Nha và Hàn Quốc có tỷ lệ nhập khẩu thấp hơn, nhưng đã tăng từ 16,7% năm 2013 lên 33% năm 2014 và 31,6% năm 2015 Nhìn chung, EFAPEL dẫn đầu về nhập khẩu, nhưng có xu hướng giảm, trong khi SCAME duy trì ổn định và các nhãn hàng khác đang có dấu hiệu tăng trưởng.
Phân tích thực trạng quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
3.3.1 Khái quát văn hóa Bồ Đào Nha trong đàm phán Thương mại quốc tế
Theo UNESCO, văn hóa được định nghĩa là tổng thể các hoạt động sáng tạo của cá nhân và cộng đồng, diễn ra qua các thời kỳ Những hoạt động này không chỉ tạo ra hệ thống giá trị văn hóa mà còn hình thành truyền thống và cách thể hiện đặc trưng, từ đó xác định bản sắc riêng của mỗi dân tộc.
Văn hóa được định nghĩa là tổng thể các hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một quốc gia, một dân tộc, bao gồm cả sản xuất vật chất và tinh thần, trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước.
Các thành tố chính của một nền văn hóa bao gồm quy định, tiêu chuẩn, mô hình ứng xử, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật và tính thẩm mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống Những yếu tố này ảnh hưởng đến quá trình đàm phán, đặc tính và phong cách của nhà đàm phán, cũng như chiến lược được áp dụng trong các cuộc thương thảo.
Trong bối cảnh kinh tế biến động hiện nay, văn hóa kinh doanh tại Bồ Đào Nha vẫn chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ chế độ phụ hệ và tuân thủ nghiêm ngặt thứ tự cấp bậc Quản lý và lãnh đạo trong các doanh nghiệp vẫn duy trì phương thức truyền thống, phản ánh sự tôn trọng đối với cấu trúc tổ chức.
Các cải cách đã được thực hiện để Việt Nam hòa nhập với các nước thành viên Liên Minh Châu Âu, đồng thời phản ánh đặc trưng của nền kinh tế toàn cầu.
Năm 2015, Bồ Đào Nha được Ngân hàng Thế giới xếp hạng thứ 25 trong số 189 quốc gia về môi trường kinh tế thân thiện, nổi bật trong các lĩnh vực như mở doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng và giải quyết giải thể doanh nghiệp.
Khi tham gia các buổi đàm phán kinh doanh, cần hẹn trước và tránh trùng vào các dịp lễ quan trọng của gia đình hoặc lễ tôn giáo như Giáng Sinh hay Lễ Phục sinh Đúng giờ là yếu tố quan trọng trong công việc, vì vậy các đối tác nên đến đúng giờ Không nên tặng quà trong các buổi đàm phán vì có thể bị xem là không phù hợp Nếu được mời đến nhà đối tác, hãy mang theo một chai rượu ngon cùng hoa hoặc bánh kẹo Nên tránh tặng quà có số 13, vì đây là con số không may mắn, cũng như hoa ly và hoa cúc do mang ý nghĩa không tốt.
Tại Bồ Đào Nha, tiếng Bồ Đào Nha là ngôn ngữ chính thức, trong khi tiếng Anh được xem là ngôn ngữ chính thứ hai Mặc dù các bên có thể sử dụng tiếng Anh trong đàm phán, nhưng việc cung cấp bản dịch tiếng Bồ Đào Nha cho tất cả tài liệu quan trọng là rất cần thiết Điều này đặc biệt quan trọng do ảnh hưởng của chế độ phụ hệ trong xã hội.
Bồ Đào Nha có tính độc đoán và bảo thủ, do đó, các điều khoản trong hợp đồng cần phải được xây dựng chặt chẽ, hợp lý và được soạn thảo bởi các chuyên gia pháp lý.
Người Bồ Đào Nha rất coi trọng sự lịch sự và không thích sự thô lỗ hay tự phụ trong các cuộc đàm phán kinh doanh Do đó, hãy kiên nhẫn và để những người có thẩm quyền thể hiện vai trò của họ trong cuộc họp Tại Bồ Đào Nha, các mối quan hệ kinh doanh được xây dựng trên nền tảng lòng tin cá nhân, vì vậy việc dành thời gian để phát triển mối quan hệ thân thiết với các đối tác và tổ chức kinh tế là rất quan trọng.
3.3.2 Lập kế hoạch đàm phán
Hiện nay, sự an toàn và tính thẩm mỹ của các công trình như căn hộ, văn phòng, khách sạn và trung tâm thương mại đang được nhiều người chú trọng Thị trường thiết bị điện phong phú với nhiều mẫu mã và tính năng hiện đại từ các nhà phân phối trong và ngoài nước Nhận thức được nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, Công ty Cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á cam kết cung cấp sản phẩm thiết bị cao cấp, đảm bảo an toàn và thẩm mỹ Hầu hết các sản phẩm của công ty đều được nhập khẩu từ các thương hiệu uy tín quốc tế.
EFAPEL - Bồ Đào Nha, ELKO – Czech, ZALUX – Tây Ban Nha, EPIK - Hàn Quốc, EVA Lighting – Pháp và SCAME - Ý là những thương hiệu hàng đầu thế giới trong lĩnh vực thiết bị điện công nghiệp Công ty luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác, đặc biệt là với đối tác Bồ Đào Nha, nỗ lực đàm phán để ký kết các hợp đồng nhập khẩu với giá cả ưu đãi, sản phẩm chất lượng cao và mẫu mã đa dạng, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của việc lập kế hoạch đàm phán, công ty luôn chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi cuộc đàm phán bằng cách xây dựng các kế hoạch chi tiết, bao gồm chiến lược, nhân sự và chương trình làm việc Trong các cuộc đàm phán với đối tác nước ngoài, công ty chủ yếu áp dụng chiến lược đàm phán mềm dẻo (65%) và hợp tác (30%), trong khi chiến lược cứng rắn ít khi được sử dụng Tùy thuộc vào mối quan hệ và mục tiêu của hai bên, công ty sẽ lựa chọn phương pháp phù hợp cho từng cuộc đàm phán.
Đoàn đàm phán nhân sự của công ty do Giám đốc dẫn đầu, với số lượng nhân viên thay đổi tùy theo từng cuộc đàm phán Cụ thể, trong cuộc đàm phán với hãng Efapel từ Bồ Đào Nha, đoàn bao gồm Giám đốc, trưởng phòng kỹ thuật và trưởng phòng kinh doanh.
Việc lập kế hoạch về địa điểm và thời điểm đàm phán là yếu tố quan trọng mà nhà quản trị cần quan tâm, đặc biệt trong các cuộc đàm phán trực tiếp với đối tác Efapel từ Bồ Đào Nha Những cuộc đàm phán này yêu cầu một khoản đầu tư lớn để ký kết hợp đồng và duy trì mối quan hệ hợp tác Do đó, việc xác định địa điểm và thời gian thuận lợi cho cả hai bên là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thương thảo.
Hiện nay, công ty cổ phần thiết bị Công nghệ Châu Á tiến hành đàm phán theo
Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
3.4.1 Những thành công đạt được
Trong những năm gần đây, Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á đã có những tiến triển tích cực trong hoạt động nhập khẩu Công ty đang nỗ lực hoàn thiện quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha, đạt được một số thành công nhất định.
Công ty áp dụng linh hoạt các hình thức giao dịch đàm phán để tiết kiệm chi phí và phù hợp với từng thương vụ Đối với các hợp đồng quan trọng, công ty tổ chức gặp gỡ trực tiếp với đối tác, trong khi các hợp đồng nhỏ và ít quan trọng được thực hiện qua thư tín.
- Trong quá trình đàm phán với đối tác Efapel (Bồ Đào Nha), công ty đã củng cố, duy trì được mối quan hệ với đối tác.
Trong quá trình lập kế hoạch đàm phán, công ty đã xác định chiến lược đàm phán phù hợp với đối tác, từ đó góp phần quan trọng vào việc đạt được thành công trong thương thảo.
Công ty đã xác định mục tiêu đàm phán bằng cách phân tích tầm quan trọng của các vấn đề liên quan, dựa trên các hợp đồng đã ký kết với đối tác trước đó.
Công ty đã chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung đàm phán cho hợp đồng nhập khẩu, bao gồm các yếu tố quan trọng như tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và thời gian, địa điểm giao hàng.
Quy mô nhân sự và lựa chọn thành viên cho các cuộc đàm phán tại công ty đang có sự cải thiện tích cực Kinh nghiệm và tác phong của đoàn đàm phán hiện nay đã tiến bộ rõ rệt, với trình độ và kỹ năng của các đàm phán viên được nâng cao đáng kể.
Trong quá trình đàm phán, đoàn đàm phán đã khéo léo áp dụng các kỹ năng quan trọng để trình bày ý kiến, thuyết phục và đạt được sự nhượng bộ từ đối tác.
Sau khi kết thúc quá trình đàm phán, công ty tiến hành đánh giá kết quả đạt được và chưa đạt được để rút ra bài học kinh nghiệm cho những cuộc đàm phán trong tương lai.
3.4.2 Một số tồn tại và nguyên nhân 3.4.2.1 Một số tồn tại
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tựu trong việc đàm phán hợp đồng nhập khẩu, nhưng vẫn tồn tại một số vấn đề và hạn chế trong quá trình ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện với đối tác Bồ Đào Nha.
Trong quá trình lập kế hoạch đàm phán, công ty thường chỉ tập trung vào việc xác định mục tiêu, mục đích và chiến lược của riêng mình, mà chưa chú trọng đến mục tiêu, mục đích và chiến lược của đối tác.
Đoàn đàm phán của công ty gặp khó khăn do thiếu chuyên gia pháp lý và phiên dịch viên tiếng Bồ Đào Nha, cùng với việc thiếu hiểu biết về văn hóa Bồ Đào Nha Chiến lược nhân sự không linh hoạt, dẫn đến việc các thành viên phải đảm nhận nhiều công việc cùng lúc, làm giảm hiệu quả và gây bất lợi trong quá trình đàm phán.
Do nguồn vốn hạn chế, công ty chưa đầu tư đủ vào việc thu thập thông tin, dẫn đến hiệu quả đàm phán chưa cao Nội dung đàm phán chỉ dừng lại ở những thông tin cơ bản như hàng hóa, địa điểm giao hàng và điều kiện thanh toán, trong khi thông tin về đối tác thường bị bỏ qua Điều này khiến công ty thiếu chủ động và thường phải phụ thuộc vào các nhà môi giới.
Trong các cuộc đàm phán trực tiếp, địa điểm và thời gian diễn ra thường là tại cơ sở của đối tác, điều này dẫn đến việc vị thế của công ty thường thấp hơn Do đó, công ty thường phải nhượng bộ nhiều hơn để đạt được thỏa thuận.
Sau mỗi cuộc đàm phán, công ty tổ chức các cuộc họp nhỏ để đánh giá kết quả, nhưng chưa thu được nhiều kinh nghiệm cho các lần đàm phán sau Những cuộc họp này thường diễn ra nhanh chóng, không có văn bản ghi chép, dẫn đến việc lặp lại những sai sót trong các cuộc đàm phán tiếp theo, do đó chưa đạt hiệu quả cao.
- Vì vị thế của công ty còn thấp hơn so với đối tác nên uy tín và lòng tin đối với họ chưa thực sự được củng cố
Sự khác biệt về văn hóa và phong cách làm việc giữa người Việt Nam và người Bồ Đào Nha là nguyên nhân chính gây ra những tồn tại trong quá trình đàm phán, tạo ra rào cản cản trở sự hợp tác hiệu quả giữa hai bên.
- Sự khác biệt về hệ thống pháp luật cũng gây không ít khó khăn cho công ty.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỪ THỊ TRƯỜNG BỒ ĐÀO NHA CỦA CÔNG TY CÔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ CHÂU Á
Định hướng phát triển quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
4.1.1 Hoạt động nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần thiết bị Công nghệ Châu Á trong thời gian tới
Mục tiêu cho hoạt động nhập khẩu thiết bị điện của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á trong thời gian tới:
Chúng tôi tiếp tục củng cố và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác Bồ Đào Nha, đồng thời tích cực tìm kiếm những đối tác tiềm năng mới Mục tiêu của chúng tôi là phát triển và đa dạng hóa các sản phẩm thiết bị điện để đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.
Nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên là điều cần thiết để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường lao động Việc này không chỉ giúp công ty cải thiện vị thế trong các cuộc đàm phán mà còn mang lại nhiều quyền lợi hơn khi làm việc với các đối tác.
Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước và phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty, cần tăng cường tìm kiếm và lựa chọn các nhà nhập khẩu khác nhau Việc này giúp đa dạng hóa sản phẩm về hình thức, chất lượng, kỹ thuật và giá cả.
4.1.2 Quan điểm hoàn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thì trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung sản phẩm từ nước ngoài Đàm phán hiệu quả không chỉ giúp công ty có được các hợp đồng thuận lợi mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện Để đạt được những mục tiêu đề ra, công ty cần hoàn thiện quy trình đàm phán và chú trọng vào các bước quan trọng trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện trong tương lai.
Lập kế hoạch là bước quan trọng cần thực hiện sau khi phân tích tình hình môi trường đàm phán Các kế hoạch này cần được xây dựng chi tiết và cụ thể cho từng giai đoạn, đồng thời phải đảm bảo tính hợp lý phù hợp với từng điều kiện cụ thể.
Để nâng cao hiệu quả đàm phán, cần cải thiện năng lực và chuyên môn của các đàm phán viên, giúp họ thuyết phục đối tác và đưa ra những phương án tối ưu cho công ty Các thành viên trong đoàn cần có khả năng phản ứng linh hoạt và khéo léo trước các tình huống phát sinh, đồng thời đảm bảo lợi ích của công ty được bảo vệ Việc phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên cũng rất quan trọng trong quá trình đàm phán.
Để nâng cao hiệu quả đàm phán, công ty cần mở rộng kênh thu thập thông tin, đảm bảo thu thập đầy đủ dữ liệu về sản phẩm và công nghệ toàn cầu, đặc biệt là thông tin liên quan đến đối tác.
- Phải thu thập và xử lý thông tin hiệu quả, cung cấp thông tin chính xác, kip thời và đảm bảo độ tin cậy cho cuộc đàm phán
Sau mỗi cuộc đàm phán, việc kiểm tra và đánh giá kết quả đạt được là rất quan trọng Cần nhìn nhận một cách khách quan về những tồn tại và nguyên nhân dẫn đến thất bại trong quá trình đàm phán Từ đó, chúng ta có thể rút ra bài học kinh nghiệm quý giá để cải thiện cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á
4.2.1 Nâng cao hiệu quả của việc lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là quá trình quyết định các bước cần thực hiện và phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân Tuy nhiên, Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á chỉ đạt hiệu quả khá trong công tác này, dẫn đến việc bỏ lỡ nhiều cơ hội đàm phán và một số cuộc đàm phán không thành công do không lường trước được rủi ro Công ty chủ yếu dựa vào thông tin về biến động công nghệ và nhu cầu khách hàng, cùng với doanh số bán hàng năm trước để lập kế hoạch nhập khẩu Hệ quả là một số mặt hàng không đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, gây tồn kho và thua lỗ Để giảm thiểu rủi ro, công ty cần xác định rõ nhu cầu thị trường và thường xuyên cập nhật thông tin công nghệ từ đối tác, bao gồm biến động về công nghệ, nhu cầu và xu hướng giá.
Việc lập kế hoạch đàm phán cần phải phù hợp với mục tiêu và mục đích cụ thể của cuộc đàm phán Số lượng hàng nhập có thể được xác định dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, khả năng cung ứng của công ty, hoặc phân tích đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
Công ty cần xác định rõ mục đích và mục tiêu của quá trình đàm phán, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, với các mục tiêu quan trọng được đàm phán trước Dựa vào kế hoạch giao dịch, công ty có thể xác định các vấn đề cần thảo luận và linh hoạt điều chỉnh khi tình huống thay đổi Đồng thời, việc nắm bắt, phân tích và dự báo các cơ hội, thách thức trong quá trình đàm phán sẽ giúp công ty chủ động đưa ra giải pháp để tận dụng thời cơ và giảm thiểu rủi ro.
Kế hoạch đàm phán của của công ty phải được chuẩn bị cả về nội dung và hình thức, đồng thời đảm bảo tính khả thi.
4.2.2 Nâng cao năng lực của đoàn đàm phán và hiệu quả tổ chức đàm phán Đối với Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, nguồn nhân lực có vai trò vô cùng quan trọng và được ban Giám đốc đặc biệt quan tâm Tuy nhiên nguồn nhân lực phục vụ cho công tác giao dịch đàm phán để ký kết hợp đồng còn thiếu và chưa có đủ năng lực Hiện nay, số lượng nhân viên công ty có thể đảm nhận công tác này là 5 người, trong đó có 3 người có thể đàm phán trực tiếp với đối tác bên Bồ Đào Nha chỉ có 3 người Trong đó Giám đốc là trưởng đoàn, là người có kinh nghiệm trong họat động thương mại quốc tế và luôn tham gia vào các cuộc đàm phán với đối tác Bồ Đào Nha Do đó, công ty cần bổ sung thêm người có năng lực chuyên môn, hơn nữa, công ty cũng nên đầu tư kinh phí đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế cho các nhân viên thông qua các cuộc hội thảo, các khóa đào tạo ngắn hạn Bên cạnh đó, công ty nên tổ chức những cuộc đàm phán thử trước khi gặp đối tác để có thể dự báo và khắc phục rủi ro trong khi tiến hành đàm phán chính thức.
Công ty cần có chuyên gia pháp lý am hiểu luật Việt Nam, luật thương mại quốc tế, luật của đối tác và luật EU, nhằm hỗ trợ và tư vấn cho các nhà đàm phán Việc này đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, giúp tránh tranh chấp và duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp với đối tác.
Việc lựa chọn thành viên cho đoàn đàm phán phải dựa trên năng lực, nghiệp vụ và trình độ chuyên môn của từng người Cần xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên, bao gồm ai sẽ là người đàm phán trực tiếp, ai sẽ ghi chép và ai sẽ cung cấp tài liệu cần thiết.
Công ty nên liên kết quyền lợi của nhân viên với quá trình đàm phán nhằm khuyến khích họ làm việc có trách nhiệm hơn Đồng thời, các thành viên trong nhóm cần phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau để tạo ra lợi thế trong các cuộc thương thuyết.
Khi đàm phán với đối tác, nhân viên cần tiếp cận một cách tự nhiên, thể hiện sự quan tâm và hiểu biết để tạo ra không khí thoải mái Điều này không chỉ giúp giảm căng thẳng mà còn tạo ấn tượng tích cực với đối tác.
Trong quá trình đàm phán, việc duy trì quyền kiểm soát nội dung là rất quan trọng Cần đưa ra các lý lẽ thuyết phục để khuyến khích đối tác nhượng bộ, từ đó tạo ra thế chủ động cho công ty.
4.2.3 Chuẩn bị nội dung đàm phán một cách đầy đủ, chi tiết
Trước khi tiến hành đàm phán, công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung cần thảo luận, xác định phương án và trình tự đàm phán, cũng như giải pháp cho các tình huống phát sinh Nội dung đàm phán phải đầy đủ, chi tiết, có trình tự logic rõ ràng, loại trừ các lý lẽ không rõ ràng và thiếu thuyết phục, đồng thời đảm bảo tính chuyên sâu, khách quan và tin cậy Đối với thiết bị điện mà Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á đang kinh doanh, ưu tiên đàm phán trước hết là giá cả và chất lượng sản phẩm, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và an toàn cho người sử dụng Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các yêu cầu này, do đó công ty cần chuẩn bị đầy đủ thông tin về đối tác như văn hóa kinh doanh, tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh và năng lực tài chính trước mỗi cuộc đàm phán.
Công ty cần đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thông tin và nghiên cứu về đối tác cũng như thị trường Bồ Đào Nha Việc kết hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau là rất quan trọng, đồng thời cần xác định tính chính xác và cập nhật của dữ liệu Công ty không nên chủ quan dựa vào thông tin cũ, ngay cả khi đó là từ những đối tác đã hợp tác lâu dài, vì thông tin có thể đã không còn phù hợp trong quá trình đàm phán.
Sau khi thu thập thông tin, cần kiểm chứng tính chính xác và hợp lý của nó theo từng điều kiện đàm phán cụ thể trước khi đưa ra quyết định để bảo vệ lợi ích trong quá trình đàm phán Công ty nên đầu tư thời gian vào việc xử lý và phân tích thông tin, đồng thời tham khảo ý kiến của tập thể để thu thập thông tin hiệu quả Ngoài ra, các thông tin này cần được lưu trữ để phục vụ cho các thương vụ hiện tại và tương lai.
4.2.4 Nâng cao vị thế của công ty trên bàn đàm phán
Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á cần nâng cao vị thế trên bàn đàm phán với đối tác Bồ Đào Nha, hiện tại thường ở thế yếu Để cải thiện tình hình, công ty nên tập trung vào việc nâng cao trình độ và kỹ năng cho đội ngũ đàm phán, củng cố khả năng tài chính, và mở rộng mạng lưới thông tin phù hợp với đối tác Điều này sẽ giúp công ty thể hiện tầm quan trọng của mình trong các hợp đồng, đồng thời cân bằng giữa việc thuyết phục và nhượng bộ.
4.2.5 Tăng cường các công tác kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán Để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của quá trình đàm phán, công ty cần thực hiện tốt khâu kiểm tra, giám sát tại mọi thời điểm, từ khi lập kế hoạch cho đến khi kết thúc đàm phán Qua đó, có thể sửa chữa những thiếu sót và tín tại trong cả quy trình đàm phán của công ty với đối tác.
Công ty cần đánh giá toàn bộ quy trình để xác định các bước hiệu quả, những bước còn thiếu và cần bổ sung Việc này giúp công ty nhận diện các lợi ích đạt được cũng như những nhượng bộ cần thiết với đối tác Từ đó, công ty có thể tổng kết thành công, hạn chế và rút ra bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán trong tương lai.
Một số kiến nghị với các Bộ, Ban ngành có liên quan 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Cùng với những nỗ lực của công ty, Nhà nước và các Bộ, Ban ngành liên quan cần thiết lập các chính sách và chủ trương phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển.
Việc tăng cường mối quan hệ giữa Việt Nam và các nước trong Liên minh Châu Âu, đặc biệt là Bồ Đào Nha, thông qua diễn đàn kinh tế Á Âu và thỏa thuận kinh tế song phương, sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á, thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác Châu Âu và Bồ Đào Nha.
Nhà nước, Bộ Công thương và các phòng ban liên quan cần phối hợp chặt chẽ để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tìm kiếm thông tin đối tác Cần cập nhật nhanh chóng các thông tin cần thiết về văn hóa, môi trường pháp luật, chính trị, cũng như hàng rào thuế quan và phí thuế quan của đối tác Đồng thời, cần nâng cao vai trò của các cơ quan ngoại giao và đại diện thương mại của Việt Nam tại Châu Âu để doanh nghiệp nắm bắt thông tin kịp thời.
Xây dựng một môi trường pháp lý minh bạch và rõ ràng là yếu tố then chốt để thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu Cần hoàn thiện các thể chế kinh tế phù hợp với hệ thống pháp luật thương mại quốc tế, đồng thời vẫn đảm bảo tính tương thích với thể chế xã hội Việt Nam.
Để thúc đẩy hoạt động kinh doanh, cần đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến nhập khẩu và thông quan hải quan Hiện nay, các quy trình này vẫn còn rườm rà và phức tạp, gây cản trở lớn cho doanh nghiệp, bao gồm cả Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á Yếu tố gây khó khăn nhất cho doanh nghiệp trong thương mại quốc tế chính là quy trình thông quan hải quan Mặc dù đã có những cải cách trong thủ tục nhập khẩu và thông quan, nhưng tình hình vẫn chưa thực sự cải thiện, khiến doanh nghiệp gặp nhiều thách thức trong hoạt động thương mại quốc tế.
Nhà nước cần hỗ trợ doanh nghiệp trong đào tạo nguồn nhân lực cho thương mại quốc tế, đặc biệt là kỹ năng đàm phán Việc đưa môn học về đàm phán thương mại quốc tế vào chương trình giảng dạy chính thức tại các trường đại học khối ngành kinh tế Việt Nam là cần thiết, nhằm trang bị kiến thức cho các thương nhân tương lai ngay từ khi còn là sinh viên.
