3.4.1 Những thành công đạt được
Trong những năm gần đây, nhìn chung hoạt động nhập khẩu của Cơng ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á đang diễn ra khá sn sẻ. Cơng ty đang từng bước hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện từ thị trường Bồ Đào Nha và đạt được một số thành công nhất định:
- Công ty đã sử dụng linh hoạt các hình thức giao dịch đàm phán, phù hợp với điều kiện của cơng ty, để tiết kiệm chi phí và phù hợp với từng thương vụ, đối với các hợp đồng quan trọng thì giữa cơng ty và đối tác sẽ gặp gỡ trực tiếp, còn các hợp đồng nhỏ và ít quan trọng thì cơng ty giao dịch với đối tác qua thư tín.
- Trong q trình đàm phán với đối tác Efapel (Bồ Đào Nha), công ty đã củng cố, duy trì được mối quan hệ với đối tác.
- Trong quá trình đàm phán lập kế hoạch đàm phán, công ty đã xác định được chiến lược đàm phán phù hợp với đối tác để đi đến thành công.
- Công ty đã xác định được mục tiêu cần đàm phán thông qua việc xác định tầm quan trọng của các vấn đề trong đàm phán trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết với đối tác trước đó.
- Nội dung đàm phán của công ty cũng đã được chuẩn bị khá tốt những nội dung cơ bản cần thiết của một hợp đồng nhập khẩu như về tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian địa điểm giao hàng…
- Về quy mô nhân sự, lựa chọn nhân sự cho các cuộc đàm phán của công ty cũng đang có những thay đổi tích cực. Kinh nghiệm và tác phong của đồn đàm phán hiện nay cũng có nhiều tiến bộ hơn trước, trình độ và kỹ năng của các đàm phán viên được nâng lên một bước đáng kể.
- Trong q trình đàm phán, các thành viên trong đồn đàm phán đã vận dụng tốt các kỹ năng cần thiết để đưa ra ý kiến, thuyết phục và nhượng bộ đối tác.
- Sau khi hồn thành q trình đàm phán, cơng ty cũng có đánh giá kết quả đạt được, chưa đạt được của cuộc đàm phán để từ đó lưu ý, rút kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán sau này.
3.4.2 Một số tồn tại và nguyên nhân
3.4.2.1 Một số tồn tại
Mặc dù đã đạt được nhiều thành tựu trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu nhưng bên cạnh đó, cơng ty cũng có một số vấn đề cịn tồn tại và hạn chế trong việc đàm phán kỹ kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện với đối tác Bồ Đào Nha:
-Trong khâu lập kế hoạch đàm phán, công ty mới chỉ quan tâm đến việc xác định mục tiêu, mục đích cũng như chiến lược đàm phán của mình, mà chưa thực sự quan tâm tới mục đích, mục tiêu và chiến lược của đối tác.
- Về nhân sự: đồn đàm phán của cơng ty thiếu chuyên gia về pháp lý, am hiểu về văn hóa nước Bồ Đào Nha và cả phiên dịch viên tiếng Bồ Đào Nha; đồng thời chiến lược nhân sự còn thiếu linh hoạt, bởi vì nguồn nhân lực có kinh nghiệm cịn thiếu, các thành viên phải đảm nhiệm nhiều công việc một lúc, cho nên khi đàm phán cũng gặp nhiều bất lợi và giảm hiệu quả của quá trình đàm phán.
- Do nguồn vốn của cơng ty cịn hạn chế, kinh phí chưa được nhiều nên hiệu qua của việc thu thập thơng tin chưa được cao, vì thế nên nội dung đàm phán vẫn chưa được chi tiết. Chuẩn bị nội dung đàm phán mới chỉ tập trung vào những thông tin cơ bản như: thơng tin chung hàng hóa, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh tốn….. mà ít quan tâm đến các thơng tin về đối tác và nhiều khi thiếu chủ động, phải thông qua các nhà môi giới.
- Địa điểm và thời gian đàm phán của các cuộc đàm phán trực tiếp là tại cơ sở của đối tác và vị thế của công ty trên bàn đàm phán thường thấp hơn đối tác, nên công ty thường phải nhượng bộ nhiều hơn.
- Sau khi kết thúc mỗi cuộc đàm phán cơng ty đã có cuộc họp nhỏ đánh giá kết quả của cuộc đàm phán nhưng chưa rút ra được nhiều kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo. Nhưng các cuộc họp này đa số được diễn ra một cách nhanh chóng, khơng hình thành văn bản, vẫn có sự lặp lại cho lần tiếp theo, nên chưa thực sự mang lại hiệu quả cao.
- Vì vị thế của cơng ty cịn thấp hơn so với đối tác nên uy tín và lịng tin đối với họ chưa thực sự được củng cố.
3.4.2.2 Nguyên nhân
- Nguyên nhân đầu tiên dẫn đến những tồn tại trên phải nói đến là sự khác biệt về văn hóa và phong cách làm việc giữa người Việt Nam và người Bồ Đào Nha, là rào cản gây cản trở hai bên trong quá trình đàm phán.
- Sự khác biệt về hệ thống pháp luật cũng gây khơng ít khó khăn cho cơng ty. - Do sự khủng hoảng và suy thoái của nền kinh tế thế giới những năm trước đó, cũng ảnh hưởng đến hoạt động đàm phán của cơng ty trong việc tìm kiếm, lựa chọn đối tác và đàm phán để ký kết hợp đồng
- Sự hạn chế về quy mơ và nguồn vốn, kinh phí dành cho cơng tác đàm phán của công ty cổ phần thiết bị công nghệ Châu Á không nhiều nên việc thu thập, tìm kiếm thơng tin gặp nhiều khó khăn, hiệu quả đạt được chưa cao.
- Các thông tin mà công ty biết về đối tác hầu hết là những thông tin chung chung và đơn giản về tên đối tác như; địa chỉ, sản phẩm mà đối tác kinh doanh,… những thông tin cụ thể như nguồn tài chính, nhân lực thì thường là cơng ty được biết đến trong q trình trao đổi với đối tác, điều này dẫn tới sự mất chủ động trong quá trình đàm phán.
- Việc thiếu nhân sự tham gia đàm phán cũng là nguyên nhân dẫn đến những hạn chế mà cơng ty gặp phải trong q trình đàm phán. Đồn đàm phán của cơng ty chỉ có 5 người có khả năng tham gia cơng tác đàm phán và do Giám đốc trực tiếp dẫn dắt.
Trên đây là một số những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị điện của Công ty Cổ phần Thiết bị Công nghệ Châu Á. Việc tìm ra những giải pháp hồn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu có vai trị quan trọng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu nói riêng và hiệu quả kinh doanh của cơng ty nói chung.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN TỪ THỊ TRƯỜNG BỒ ĐÀO NHA CỦA CÔNG TY CÔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ CHÂU Á
4