Nâng cao khả năng đàm phán hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH quốc tế A.C

Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được chuyên đề thực tập này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ của các thầy cô giáo trường đại học kinh tế quốc dân và khoa thương mại và kinh tế quốc tế đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản để lựa chọn và hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này. Ngoài ra, em cũng chân thành cảm ơn các anh chị phòng Kế hoạch – Vật tư – Xuất nhập khẩu của Công ty TNHH kinh doanh dự án quốc tế A.C đã nhiệt tình chỉ bảo giúp đỡ em tiếp xúc và tìm hiểu thực tế về nghiệp vụ trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo Nguyễn Thường Lạng đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Hà Nội ngày 15 tháng 5 năm 2012 Sinh viên Lý Văn Đông SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Những nội dung trong chuyên đề thực tập này do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo Nguyễn Thường Lạng, giảng viên khoa Thương mại và kinh tế quốc tế. Mọi tài liệu tham khảo dung trong chuyên đề thực tập này đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố. Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội ngày 15 tháng 5 năm 2012 Sinh viên Lý Văn Đông SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng MỤC LỤC TELEGRAPHIC TRANSFER REIMBURSEMENT 4 CHUYỂN TIỀN BẰNG ĐIỆN CÓ BỒI HOÀN 4 CÔNG TY INVETECH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG LĨNH VỰC ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ, CHUYÊN CUNG CẤP LẮP ĐẶT THANG MÁY, THANG CUỐN, ĐIỀU HÒA KHÔNG KHÍ TRUNG TÂM VÀ CÁC THIẾT BỊ KHÁC CHO CÁC CAO ỐC LỚN, TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VỚI MẠNG LƯỚI HOẠT ĐỘNG RỘNG KHẮP VÀ UY TÍN TRÊN KHẮP CẢ NƯỚC 12 CÁC ĐỐI TÁC NHẬP KHẨU CỦA INVETECH: 12 - THANG MÁY, THANG CUỐN: MITSUBISHI, SANYO, NIPPON, OTIS, HYUNDAI 12 - ĐIỀU HÒA NHIỆT ĐỘ TRUNG TÂM: MITSUBISHI, DAKIN, TRANE, YORK, PANASONIC 12 CÔNG TY A.C LÀ ĐỐI TÁC NHẬP KHẨU NHIỀU SẢN PHẨM CỦA CÁC HÃNG NỔI TIẾNG NƯỚC NGOÀI NHƯ: DAIKIN, MITSUBISHI, HUYNDAI NGOÀI RA CÒN LÀ NHÀ ĐẠI DIỆN BÁN HÀNG CHO HÃNG THANG MÁY NIPPON ELEVATOR MALAYSIA TẠI VIỆT NAM NHƯNG HIỆN NAY CÓ NHIỀU HỢP ĐỒNG CÔNG TY KHÔNG NHẬP TRỰC TIẾP TỪ HÃNG MÀ MUA LẠI SẢN PHẨM ĐÓ TỪ CÁC CÔNG TY NHẬP KHẨU KHÁC. SỞ DĨ CÓ ĐIỀU NÀY VÌ: 27 I- CÁC KỸ THUẬT TRONG ĐÁM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG 54 SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT NGHĨA ĐẦY ĐỦ TIẾNG ANH TIẾNG VIỆT 1 CIF Cost insurance and freight Tiền hàng , bảo hiểm và cước phí vận chuyển 2 L/C Letter of credit Tín dụng thư, dung trong thanh toán quốc tế 3 NK Nhập khẩu 4 SXKD Sản xuất kinh doanh 5 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 6 TTR Telegraphic Transfer Reimbursement Chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng DANH MỤC BẢNG STT TÊN BẢNG TRAN G 1.1 Tóm tắt các số liệu về tài chính trong ba năm tài chính từ 2009-2011 11 2.1 Số lượng nhập khẩu thang máy của công ty A.C từ 2009-2011 25 2.2 Tình hình vốn và sử dụng vốn cho hoạt động nhập khẩu của công 25 2.3 Tỷ trọng các hình thức nhập khẩu của công ty A.C 26 2.4 Danh sách một số công trình tiêu biểu mà công ty cung cấp và lắp đặt 34 DANH MỤC HÌNH STT TÊN HÌNH TRANG 1.1 Sơ đồ Bộ máy của công ty 4 SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng LỜI MỞ ĐẦU 1. TÍNH TẤT YẾU Trong xu thế quốc tế hóa và toàn cầu hóa như hiện nay, Việt Nam là một thành viên của WTO, hội nhập kinh tế thế giới, tham gia các hoạt động thương mại mang tính chất toàn cầu là điều tất yếu. Cũng chính từ đây, công việc giao lưu, mua bán hàng hóa, dịch vụ trên bình diện quốc tế ngày càng giữ vai trò quan trọng. Nó không chỉ là hoạt động thông thường của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung, mà nó còn góp phần vào sự phát triển kinh tế chung của đất nước. Ở Việt Nam thường chú trọng xuất khẩu hơn là nhập khẩu, vì xuất khẩu có thể mang về nhiều nhiều ngoại tệ, giúp phát triển đất nước. Tuy nhiên, nhập khẩu mới là nguồn lợi chính từ ngoại thương chứ không phải là xuất khẩu. Điều quan trọng là nhập khẩu những mặt hàng nào? Và được sử dụng như thế nào? Tránh được việc các nước xem Vệt Nam là “bãi rác” của công nghệ thế giới, hay sử dụng những mặt hàng thực phẩm mà nước ngoài không còn sử dụng. Nhập khẩu những máy móc, thiết bị mới, tiên tiến để phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Chính vì nhập khẩu có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của đất nước trong thời kỳ đổi mới, đòi hỏi tất cả các cán bộ làm công tác XNK phải giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, có sự đam mê, lòng nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao. Đã không ít các doanh nghiệp XNK do trình độ người làm công tác XNK yếu lam cho kết quả kinh doanh giảm có thể dẫn đến phá sản. Hoạt động tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng là bước đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng và mang tính quyết định sự thành công hay thất bại trong nhập khẩu hàng hóa. Tuy đóng một vai trò quan trọng như vậy nhưng các doanh nghiệp nhập khẩu của Việt Nam vẫn chưa chú trọng cho công tác này, điều này làm ảnh hưởng lớn đến chính vị thế của doanh nghiệp đó khi trong thương mại quốc tế cũng như sự thành bại trong kinh doanh. Hiện nay chưa có nhiều nghiên cứu cũng như đề tài về vấn đề đàm phán ký kết hợp đồng nên :“ Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C” được chọn để nghiên cứu 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Trên cơ sở hệ thống lý luận và thực tiễn về đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển dự án quốc tế A.C và đề xuất các giải pháp đẩy mạnh đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty này. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH phát triển kinh doanh quốc tế A.C và định hướng đến năm 2015 SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C 1 Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng 3.2. Phạm vi nghiên cứu Đàm phán đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty A.C từ năm 2008 đến 2012. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - Đề tài sử dụng phương pháp tổng hợp so sánh phân tích chỉ tiêu kinh tế. - Nguồn thông tin được sử dụng trong đề tài được thu thập từ công ty, các website, các giáo trình. 5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI Ngoài lời mở đầu, kêt luận, danh mục tài liệu tham khảo chuyên đề được trình bày trong có 3 chương: Chương 1: Giới thiệu cơ sở thực tập và kinh nghiệm. Chương 2: Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty A.C SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C 2 Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ KINH NGHIỆM 1.1. GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên doanh nghiệp Tiếng Việt: Công ty ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C Tên doanh nghiệp tiếng Anh: A.C international project business development company limited. Tên viết tắt A.C IP Co., LTD Ngày thành lập 20/6/2008 tại Hà Nội Giấy phép kinh doanh số 0102035061 Vốn pháp định 1.500.000 VNĐ Địa chỉ văn phòng làm việc: phòng 307 – nhà B11C– KĐT Nam Trung Yên - Cầu Giấy – HN Tel: 84-4-62810826 Fax: 84-4-62810645 A.C được thành lập từ năm 2008 đến nay đã nhanh chóng trở thành một công ty có uy tín trên thị trường trong việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt và bảo trì các loại thang máy tại Việt Nam. Đồng thời A.C còn làm đại diện độc quyền hang thang máy NIPPON – Malaysia, Một trong những hãng hàng đầu thế giới về chế tạo và cung cấp các loại thang máy, thang cuốn Một số sản phẩm thang máy của A.C như: thang máy NIPPON (Malaysia) thang máy Mitshubishi (Thái Lan)… được A.C phân phối rộng rãi Với tính năng kỹ thuật ưu Việt, độ an toàn và ổn định, sự hoàn hảo trong hoạt động. Thang máy hiệu NIPPON chất lượng cao là sự lựa chọn tốt nhất giúp quý khách có thể đến được những nơi khác nhau trong ngày. Do đó A.C đang được đánh giá là một công ty thang máy có đội ngũ kỹ sư-kỹ thuật viên lành nghề và có chế độ hậu mãi tốt nhất hiện nay. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động 1.1.2.1. Cơ cấu tổ chức Tổ chức Bộ máy của công ty A.C được bố trí hợp lí và có sự chuyên môn hóa giữa các phòng ban trong công ty vì vậy mà mọi công việc luôn đạt hiệu quả cao, tránh được trường hợp chồng chéo SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C 3 Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Bộ máy của công ty Nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty A.C Từng bộ phận có chức năng nhiệm vụ như sau: a) Phó GĐ phụ trách kinh doanh thang máy - Phó GĐ phụ trách kinh doanh điều hòa: - Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của phòng, đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Công ty giao v à theo đúng các Qui định pháp luật của nhà nước. - Sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ v à quản lý cán bộ, nhân viên theo yêu cầu nhiệm vụ của phòng, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả công việc được Giám đốc giao. - Được giải quyết cho cán bộ nhân viên trong phòng : nghỉ việc trong thời gian 01 ngày, nghỉ phép năm theo kế hoạch đã đăng ký sau khi được Giám đốc Công ty phê duyệt và thông báo cho phòng TC-HC biết. SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C Giám đốc P. Giám đốc phụ trách Kinh doanh Thang máy P. Giám đốc Phụ trách dự án Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng bảo hành Phòng thiết kế Đội thi công Phòng kinh doanh Phòng Lắp đặt BT Xưởng gia công phụ kiện Phòng Kế toán P. Giám đốc phụ trách kinh doanh điều hòa 4 Chuyên đề tốt nghiệp PGS.TS Nguyễn Thường Lạng - Trực tiếp soạn thảo hoặc chủ trì việc soạn thảo văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao của phòng, trình Giám đốc Công ty ký ban hành. - Đảm bảo tuyệt đối bí mật về các thông tin, số liệu li ên quan đến công tác Kỹ thuật. Từchối cung cấp thông tin và số liệu liên quan đến công tác KT của Công ty khi chưa có sự đồng ý của Giám đốc Công ty. - Đề xuất mức độ khen thưởng, kỹ luật, nâng lương, nâng bậc, nghỉ phép, nghỉ khônglương, đối với cá nhân hoặc tập thể theo quy định của Công ty. - Xây dựng kế hoạch b) Phó GĐ phụ trách dự án: Chủ động quan hệ với đơn vị Chủ đầu tư các địa phương,để,tiếp thị tìm kiếm dự án tạo việc làm, khi có kết quả trình Giám đốc để quyết định nhiệm vụ. Phối hợp với các phòng khác lập hồ sơ dự thầu các công trình Tìm mọi giải pháp để đảm bảo thắng thầu trên cơ sở Công ty làm ăn phải có lãi. Chỉnh lý dự toán các công trình nhận thầu nhằm chống thất thu, chỉnh lý dự toán các công trình thắng thầu những hợp đồng có điều chỉnh giá. Xin nhận thầu các công trình, làm các thủ tục theo yêu cầu của Chủ đầu tư . Nếu liên quan đến phần kinh tế trong việc nhận thầu thì báo cáo Giám đốc để thương lượng. Trước khi nhận thầu cần xem kỹ dự án và tính hiệu quả nếu được nhận thầu. Căn cứ số liệu do phòng Kế toán lập, thẩm định kết quả tính toán phần thanh toán hoặc quyết toán các công trình cho đội sản xuất, báo cáo số liệu với Giám đốc trước khi Giám đốc triệu tập nhóm họp hội đồng quyết toán. Tính toán và bảo vệ kết quả trình các cấp liên quan đến dự án để đầu tư chiều sâu. Căn cứ thực tiễn của Công ty để đấu thầu đúng mức, phù hợp với nhiệm vụ đổi mới công nghệ trong sản xuất kinh doanh của Công ty . Xem xét để tham mưu cho Giám đốc duyệt mua sắm thiết bị , dụng cụ sản xuất của các đơn vị , đảm bảo chất lượng, Kinh tế và khai thác kịp thời trong SXKD Lập kế hoạch chi phí sản xuất hàng năm (trước tháng 6) lập và trình duyệt kế hoạch chi tiêu trong quan hệ công tác của Công ty để Giám đốc có cơ sở định lượng chuẩn xác trong điều hành sản xuất. Để làm tốt công tác này, cần phối hợp chặt chẽ với phòng Kế toán để thực hiện. Tính toán chi phí tiền lương từng công trình và tổng hợp toàn Công ty hàng năm, trình duyệt các cấp có liên quan định ra tỷ trọng tiền lương trên ngàn đồng sản lượng để giải quyết các chế độ, chính sách có liên quan đến định mức lao động và đơn giá tiền lương của Công ty . Kiến nghị và tập hợp các kiến nghị gửi các cấp có liên quan về việc sửa đổi một số quy định hoặc điều lệ như : Thủ tục đấu thầu, định mức dự toán v.v… SV: Lý Văn Đông Lớp: KTQT C 5 [...]... đấu thầu này sẽ được tổ chức công khai Nếu Công ty giành được quyền thực hiện gói thầu này thì sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp và thực hiện các cuộc đàm phán để kí kết Hợp đồng Tại Công ty cổ phần và đầu tư công nghệ Việt Nam, công tác đàm phán, kí kết Hợp đồng ngoại thương do bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện Quá trình tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty trải qua 5 bước: SV: Lý Văn... Nguyễn Thường Lạng CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN KINH DOANH DỰ ÁN QUỐC TẾ A.C 2.1 THỰC TRẠNG NHẬP KHẨU  Mặt hàng công ty nhập khẩu chủ yếu là thang máy và điều hòa không khí còn các mặt hàng còn lại chủ yếu là công ty mua lại từ các doanh nghiệp trong nước khác Bảng 2.1: Số lượng nhập khẩu thang máy của công ty A.C từ 2009-2011 Năm 2009 2010 2011 Thang... những lần đàm phán sau 2.2.2 Tình hình đàm phán ký kết hợp đồng của công ty A.C Mặc dù cuộc đàm phán nào cũng đều trải qua 5 giai đoạn như trên nhưng tùy thuộc vào vào hoàn cảnh, điều kiện của từng công ty để linh hoạt đưa ra những cách thức đàm phán ký kết hợp đồng tốt nhất Đối với công ty A.C thì quy trình đó được diễn ra như sau: a) Giai đoạn chuẩn bị Sau khi công ty A.C ký kết được hợp đồng cung... như đàm phán ký kết hợp đồng là điều kiện cần thì việc tổ chức tốt các công việc sau khi đàm phán ký kết hợp đồng chính là điều kiện đủ để một hợp đồng thành công tốt đẹp Nếu chúng ta đã làm tốt công việc đầu tiên và tiên quyết là đàm phán để ký được hợp đồng với đối tác mà chúng ta không làm tốt những công việc tổ chức sau này thì hợp đồng đó cũng không thể thành công được Chính vì vậy mà các công ty. .. đọng lại 2.2 TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 2.2.1 Đặc điểm chung Đặc điểm chung của công tác đàm phàn ký kết hợp đồng nhập khẩu của bất ký một công ty xuất nhập khẩu nào đều được tuân theo trình tự theo các giai đoạn sau đây: a) Giai đoạn chuẩn bị: bất kì một cuộc đàm phán ngoại thương nào, người ta cũng cần chuẩn bị các bước sau: - Ngôn ngữ: để đàm phán thành công cần nắm vững và sử... chịu trách nhiệm soạn thảo Hợp đồng Thông thường, công ty Invetech sẽ giành quyền soạn thảo Hợp đồng Ngôn ngữ sử dụng trong Hợp đồng là tiếng Anh e) Giai đoạn rút kinh nghiệm Hợp đồng được kí kết coi như cuộc đàm phán đã thành công Công ty sẽ kiểm tra, so sánh với các cuộc đàm phán trước đây để rút kinh nghiệm cho lần đàm phán tới Nếu như hai bên tin tưởng lần nhau thì những Hợp đồng tiếp theo có thể sẽ... Giai đoạn đàm phán Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình đàm phán Hai bên sẽ thảo luận, thương lượng về các điều khoản trong Hợp đồng Trước hết, đây là một Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa Công ty A.C là bên nhập khẩu Mặt hàng nhập khẩu là thang máy hoặc điều hòa không khí Các điều khoản chính được thương lượng trong cuộc đàm phán: - Mô tả hàng hóa - Chất lượng: đính kèm theo phụ kiện Hợp đồng, trong... đoạn kết thúc, ký hợp đồng Khi các điều khoản trên được hai bên đồng ý thống nhất thì coi như Hợp đồng đã được chấp nhận về cơ bản Hai bên sẽ quyết định bên nào chịu trách nhiệm soạn thảo Hợp đồng Thông thường, công ty A.C là bên soạn thảo Hợp đồng Ngôn ngữ sử dụng trong Hợp đồng là tiếng Anh e) Giai đoạn rút kinh nghiệm Hợp đồng được kí kết coi như cuộc đàm phán đã thành công Công ty sẽ kiểm tra, so... động sản xuất kinh doanh của công ty không được hiệu quả cao, song phải nhìn nhận rằng công ty A.C có rất nhiều thuận lợi trong việc phát triển công ty ngày càng vững mạnh hơn - Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có bề dày kinh nghiệm, đội ngũ công nhân viên có kinh nghiệm cao - Công ty dành được nhiều hợp đồng lớn trong khắp cả nước - Bộ máy quản lý của công ty được tạo ra là một cơ cấu... Malaysia tại Việt Nam nhưng hiện nay có nhiều hợp đồng công ty không nhập trực tiếp từ hãng mà mua lại sản phẩm đó từ các công ty nhập khẩu khác Sở dĩ có điều này vì: + Công ty A.C chưa chủ động được nguồn hàng dự trữ sẵn trong kho, mỗi khi có khách hàng thì công ty mới tiến hành nhập về, nhưng do thủ tục để sản phẩm về đến Việt Nam mất nhiều thời gian nên khi khách hàng cần gấp công ty không thể nhập . c c bư c sau: + X c định m c đích m c tiêu c a đối t c. + X c định m c đích, m c tiêu c a doanh nghiệp. + C c m c đích, m c tiêu tương tự nhau. + C c m c đích, m c tiêu kh c nhau. + Đề xuất c c. lượng nhập khẩu thang máy c a c ng ty A. C từ 2009-2011 25 2.2 Tình hình vốn và sử dụng vốn cho hoạt động nhập khẩu c a c ng 25 2.3 Tỷ trọng c c hình th c nhập khẩu c a c ng ty A. C 26 2.4 Danh sách. s a ch a nhỏ c a C ng ty và c c kế hoạch tài chính kh c. Th c hiện chế độ báo c o tài chính, thống kê theo quy định c a Nhà nư c và Điều lệ c a C ng ty. Th c hiện c c ngh a vụ đối với ngân sách