Hiện nay, Tổng công ty thường tiến hành giao dịch đàm phán theo bốn bước: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, kết thúc đàm phán, kiểm tra và đánh giá. Riêng đối với các đối tác thường xuyên, các bước này có thể tiến hành nhanh chóng để rút ngắn thời gian song vẫn đảm bảo tính chặt chẽ và hợp lý. Các giao dịch đàm phán này sẽ được tiến hành qua e-mail, điện thoại, fax nên công ty không cần chuẩn bị về mặt thời gian và địa điểm.
3.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán
Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Trong quá trình đàm phán, thông tin được coi là vũ khí quan trọng để giành thắng lợi. Tổng công ty may Đức Giang luôn chủ động trong việc tìm hiểu khách hàng của mình. Tổng công ty chào hàng đến những đối tác cũ có mối quan hệ lâu năm vì đã thông hiểu khách hàng. Với các khách hàng mới, khi nhận được các thông tin do đối tác gửi cho, Tổng công ty sẽ tìm cách xác minh lại xem có hợp pháp không. Bên cạnh đó nhân viên phòng xuất nhập khẩu còn thu thập các thông tin khác về khách hàng như mối quan hệ kinh doanh, tình hình
kinh doanh hiện nay, yêu cầu của đối tác về hàng hóa… Ngoài ra tìm hiểu thêm về tổ chức nhân sự của bên đối tác như ai là người có quyền quyết định, xác định được nhu cầu mong muốn của đối tác. Nguồn thông tin chủ yếu của công ty là qua các tổ chức chuyên ngành trong nước và quốc tế, thông tin lưu trữ nội bộ và thông tin từ các công ty môi giới. Khi đã nắm rõ các thông tin về đối tác kinh doanh, Tổng công ty tiến hành tìm hiểu phong cách làm ăn kinh doanh cũng như tập quán, văn hóa của họ để tiến hành đàm phán thuận lợi.
Thị trường Mỹ là thị trường lớn đòi hỏi yêu cầu về hàng hóa rất cao nên công ty chú trọng đến các yêu cầu kỹ thuật, những tiêu chuẩn cần phải đáp ứng mà đối tác đặt ra, để từ đó chuẩn bị những thông tin về công ty để thuyết phục đối tác trong quá trình đàm phán sau này. Việc chuẩn bị thông tin đàm phán của công ty chỉ được đánh giá ở mức khá. Do việc tìm kiếm thông tin của công ty còn gặp khó khăn do khoảng cách về địa lý.
Chuẩn bị nội dung đàm phán
Khi đàm phán với đối tác nước ngoài đã có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung giá xuất khẩu, thời gian giao hàng; còn các nội dung khác được thực hiện như các đơn hàng đã ký trước đó. Khi đó việc đàm phán được diễn ra nhanh chóng. Còn với các đối tác mới thiết lập mối quan hệ với công ty thì các nội dung đàm phán sẽ nhiều hơn bao gồm: mục đích hợp đồng, tên hàng hóa, số lượng, giá, thời gian giao hàng, cách thức thanh toán, địa điểm giao hàng,…
Công tác chuẩn bị nội dung đàm phán của DUGARCO được chuẩn bị khá tốt. Hiện nay, Tổng công ty đang tìm cách tăng tối đa các hợp đồng dệt may gia công với nước ngoài thay vì xuất khẩu trực tiếp. Với bất cứ hợp đồng nào thì công tác chuẩn bị nội dung đàm phán của công ty cũng chỉ được thực hiện đầy đủ khi đối tác là khách hàng mới thiết lập mối quan hệ kinh doanh với công ty. Hầu hết các đối tác ở thị trường Mỹ của công ty đều là khách hàng quen biết lâu năm, đã tiến hành ký kết hợp đồng với công ty trong thời gian dài, do đó công ty ít chú trọng đến việc chuẩn bị nội dung đàm phán.
Thông qua phỏng vấn, các nhân viên phòng xuất nhập khẩu cho biết các cuộc đàm phán của công ty không diễn ra tại một địa điểm nhất định. Có khi các nhân viên công ty sẽ sang thị trường đối tác để tìm kiếm khách hàng và tiến hành đàm phán ngay tại đó để đi đến ký kết hợp đồng ngay. Còn đối với các khách hàng lâu năm thì hợp đồng thường được ký kết và chuyển qua email hoặc fax. Đối với một số hợp đồng quan trọng, hoặc do đã có sự thỏa thuận giữa hai bên thì cuộc đàm phán sẽ được diễn ra tại công ty. Cuộc đàm phán giữa hai bên do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty bố trí và bàn bạc. Đoàn đàm phán của công ty thông thường khoảng từ bốn đến năm người. Với những hợp đồng lớn thì đoàn đàm phán của công ty thường có Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành xuất nhập khẩu và Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và có khi bao gồm thêm cả nhân viên pháp lý và nhân viên kỹ thuật. Hiện nay, công ty không sử dụng phiên dịch vì đoàn đàm phán đều thông thạo Tiếng Anh. Nếu đối tác sử dụng ngôn ngữ khác thì công ty thông thường sử dụng phiên dịch phía đối tác.
Quá trình sử dụng nhân sự của công ty được đánh giá là khá với 3.4 điểm. Theo công ty thì nguồn nhân lực tham gia đoàn đàm phán của công ty còn hạn chế, những người có đủ khả năng và kinh nghiệm đàm phán chỉ có một số đủ tiêu chuẩn.
Chuẩn bị thời gian, địa điểm đàm phán
Khi đàm phán diễn ra tại nước nhà thì địa điểm đàm phán thường được phía công ty chủ động chuẩn bị và thường diễn ra tại phòng họp của công ty, thời gian đàm phán chính thức được tổ chức trong giờ hành chính. Tổng công ty chủ động lên lịch khi đối tác hẹn gặp, bàn bạc, sau đó hai bên xác định thời gian hợp lý. Do việc chuẩn bị địa điểm và thời điểm đàm phán của công ty còn một số hạn chế như phòng họp chưa được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho đàm phán, phòng họp diện tích hạn chế nên việc chuẩn bị đàm phán của công ty được đánh giá ở mức độ khá.
Đối với trường hợp đàm phán tại nước đối tác thì do đối tác chủ động chuẩn bị địa điểm đàm phán. Phía công ty cử nhân viên sang đàm phán ký kết hợp đồng tại địa điểm mà đối tác sắp xếp.
Chuẩn bị chương trình làm việc
Chương trình đàm phán của công ty thực hiện theo các buổi đàm phán. Với đối tác là thị trường Mỹ thì khách hàng quen đàm phán với công ty bằng phương pháp gián tiếp qua email, qua điện thoại hoặc qua fax. Chỉ với những đối tác mới hoặc những hợp đồng lớn thì khách hàng mới đến công ty để đàm phán trực tiếp. Khi đó chương trình đàm phán của công ty sẽ kéo dài có thể đến ba ngày. Cụ thể ngày buổi gặp mặt đầu tiên sẽ do cán bộ kinh doanh đảm nhiệm. Trong buổi gặp mặt này, cán bộ kinh doanh sẽ thu thập thông tin của khách hàng do khách hàng tự cung cấp, thường là các chứng từ chứng minh sự tồn tại và hoạt động của khách hàng Mỹ. Trên cơ sở đó, cán bộ kinh doanh thấy còn thiếu hay chưa rõ thì hỏi lại đối tác. Ví dụ như thông tin về ngân hàng của đối tác, người đại diện của họ,… Sau khi hai bên đã biết nhau và diễn giải lý do của buổi gặp mặt, cuộc đàm phán dần dần được tiến hành với các nội dung cần đàm phán. Đầu tiên là những yêu cầu về hàng hóa của khách hàng, rồi đến giá cả, thanh toán, giao hàng, kiểm tra chất lượng,… Những nội dung đàm phán trong buổi gặp đầu tiên chủ yếu được đưa ra: yêu cầu của khách hàng, khả năng cung cấp hàng hóa của DUGARCO, mức giá Tổng công ty chào bán, mong muốn giá của khách hàng. Cuộc đàm phán này diễn ra trong khoảng hơn một tiếng đồng hồ, sẽ tồn tại nhiều vấn đề chưa được thống nhất. Buổi thứ hai, trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ gặp họ trực tiếp, cuộc gặp gỡ lần này sẽ do trưởng phòng quyết định, giải quyết những tồn đọng của buổi trước. Lần đàm phán cuối cùng, hai bên thống nhất những điều khoản của hợp đồng đã được thảo luận trong những lần trước để tiến hành soạn thảo hợp đồng.
Các chương trình đàm phán hầu như được lên kế hoạch từ trước, có như vậy nhân viên đàm phán mới có thể chủ động trong việc dẫn dắt cuộc đàm phán. Ngoài những buổi gặp mặt chính thức trên, đôi khi còn cần tới những cuộc gặp ngoài giờ để giải quyết những tranh luận.
3.3.2.2 Tiến hành đàm phán
Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin:
Đối với đối tác là thị trường Mỹ làm việc rất nguyên tắc và đúng thời gian vì vậy giai đoạn tiếp cận diễn ra rất nhanh chóng. Chỉ sau một vài câu chuyện nhỏ về các chủ đề kinh tế,thị trường, thời tiết,.. là chuyển sang trao đổi thông tin. Sau cái bắt tay, bên đối tác giới thiệu về đoàn đàm phán của mình và trao cho đoàn đàm phán phía Tổng công ty các thông tin dữ liệu giới thiệu và trình bày về hoạt động của công ty họ, đồng thời cán bộ nhân viên phía Tổng công ty còn đặt những câu hỏi chi tiết để nắm rõ khách hàng, tình hình kinh doanh của khách hàng, hoạt động kinh doanh chủ yếu, vị trí của họ trong nền kinh tế Mỹ. Tuy nhiên những thông tin này là thông tin do khách hàng cung cấp mà công ty chưa trực tiếp thu thập được.
Thông tin trao đổi phải có qua có lại, đối tác Mỹ cũng rất khéo léo có những câu hỏi tương xứng với những câu hỏi của cán bộ đàm phán phía Tổng công ty đưa ra. Sau khi tiếp cận họ cũng hiểu rõ hơn về công ty, biết được nguồn hàng và thiện chí bán hàng của công ty. Vì cán bộ của công ty có khả năng ngoại ngữ tốt nên việc tiếp cận và trao đổi thông tin khá dễ dàng. Vì vậy, mức điểm được đánh giá trong giai đoạn này là 3,2 và 3,0 điểm tương ứng với mức độ hoàn thành là khá tốt. Khi đã hiểu rõ về nhau, hai bên cảm thấy thoải mái có lòng tin ở nhau và đi thẳng vào vấn đề của buổi đàm phán.
Giai đoạn thuyết phục và giai đoạn nhượng bộ, thương lượng
Giải quyết bất cứ nội dung nào của việc giao dịch đàm phán cũng đều cần có việc đặt vấn đề rồi mới đi đến giải quyết. Việc đặt vấn đề có thể do cán bộ đàm phán của Tổng công ty hoặc đối tác Mỹ nêu ra. Cả hai bên đều đặt vấn đề hết sức rõ ràng để bên kia hiểu ngay vào vấn đề cần được đàm phán giải quyết, tránh sự lan man.
Buổi đàm phán thường được đặt vấn đề ngay từ đầu về quy cách phẩm chất hàng hóa và giá cả hàng hóa. Vì đây là nội dung chủ yếu để đối tác Mỹ hẹn gặp DUGARCO nên vấn đề này được nêu ra đầu tiên. Điển hình như khi giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu áo sơ mi với đối tác LEVY GROUP,
khách hàng yêu cầu áo sơ mi nhập khẩu phải đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng theo đúng màu sắc, mẫu mã mà phía công ty họ đưa ra. Và phí Tổng công ty đưa ra giá xuất khẩu là 4.90 USD/cái cho đơn hàng đó tính theo giá FOB, song phía đối tác lại đưa ra mức giá là 4.50 USD/cái. Sau thời gian thảo luận, mỗi bên đều có những mong muốn nhất định được đưa ra thảo luận với đối tác, khi đó cả hai bên đều hiểu đối tác của mình muốn gì. DUGARCO nắm được những mong muốn của đối tác Mỹ, trên cơ sở phân tích khả năng của mình, đoàn đàm phán của Tổng công ty đưa ra những đòi hỏi của mình và đưa ra luận cứ để thuyết phục đối tác. Khi bên đối tác muốn mua với giá thấp như vậy thì cán bộ đàm phán hỏi kỹ về mức giá của họ, tại sao lại đặt mức giá như vậy? Họ có lý lẽ của họ thì phía Tổng công ty cũng có lý lẽ đưa ra mức giá của mình. DUGARCO chứng minh cho họ thấy mức giá của công ty trên cơ sở chi phí thực tế để có hàng xuất khẩu cho khách thì công ty đưa ra mức giá như vậy là hoàn toàn hợp lý và đây là mức giá Tổng công ty có thể làm với số lượng lớn, hợp tác lâu dài. Cuối cùng, thông qua lý lẽ của đối tác và từ phía công ty hai bên đã thống nhất thỏa thuận với mức giá là 4.70 USD/cái.
Ngoài giá xuất khẩu hai bên cũng đàm phán về các nội dung như ngày giao hàng, chất lượng và quy cách hàng hóa, thông số kỹ thuật,… Quá trình thuyết phục và nhượng bộ, thương lượng của công ty được đánh giá là khá với mức điểm là 3.0 điểm. Theo công ty các thành viên trong đoàn đàm phán đã sử dụng các kỹ năng trong đàm phán khá tốt. Các kỹ năng lắng nghe, kỹ năng lập luận thuyết phục và kỹ năng đưa ra nhượng bộ mới chỉ mới thực hiện ở mức độ khá.
3.3.2.3 Kết thúc đàm phán
Kết thúc mỗi buổi đàm phán, Tổng công ty may Đức Giang và đối tác đều tổng kết những điều khoản đã đàm phán được và hẹn xem xét những điều khoản chưa giải quyết được để mong rằng lần gặp gỡ sau sẽ có kết quả tốt đẹp. Đàm phán thành công, mọi điều khoản của hợp đồng được quyết định bởi kết quả của đàm phán. Thư ký sẽ đối chiếu các quyết định của người đàm phán và
công bố những nội dung đã quyết định. Hợp đồng chủ yếu được soạn thảo theo mẫu từ trước, sau khi hai bên đồng ý, các nội dung của hợp đồng sẽ được hoàn chỉnh và đưa cho hai bên ký kết. Quá trình kết thúc đàm phán của công ty được đánh giá khá tốt với mức điểm 3,6 điểm.
Cũng có một số thương vụ, do không thể thuyết phục được đối tác hoặc do hai bên không có vùng thỏa thuận hay do các nguyên nhân khác mà không thể đi đến các kết quả cuối cùng, phải bỏ dở ngang chừng, không đi đến ký kết và thực hiện hợp đồng
Hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc của Tổng công ty chủ yếu được ký kết qua hình thức đàm phán trực tiếp chiếm 50%, 30% hợp đồng ký qua fax, còn các hình thức khác chỉ chiếm 20% ( Số liệu bảng 3.6 phần phụ lục).