- Trước tiên là phân tích tình huống đàm phán: nhà đàm phán phải lập kế hoạch, cân nhắc dàn ý, phác thảo về tình huống giao dịch đàm phán. Đầu tiêm công ty cần phải xây dựng phương án kinh doanh cụ thể, xác định rõ mục tiêu, sau đó xem xét môi trường và thị trường rồi dự đoán các vấn đề có thể nảy sinh.
Sau khi đánh giá môi trường xung quanh, Tổng công ty cần tập trung vào những mục đích cần đạt được trong lần đàm phán lần này. Cần xác định những mục tiêu nào cần đạt được và sắp xếp nó theo thứ tự ưu tiên. Trên cơ sở xác định kế hoạch giao dịch đàm phán, có thể đưa vấn đề quan trọng nhất ra đàm phán đầu tiên hay sắp xếp một cách linh hoạt nếu tình huống đàm phán có thay đổi. Đồng thời cần dự báo các phản ứng của đối tác: mức độ nhượng bộ của đối tác, đòi hỏi của đối tác,… Thực hiện công việc này sẽ giúp công ty luôn chủ động hơn trong giao dịch đàm phán.
- Kế hoạch đàm phán phải được chuẩn bị không những về nội dung mà cả về mặt hình thức. Đó là không gian đàm phán, thời điểm đàm phán, các tài liệu phục vụ đàm phán,… Càng chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến đặc điểm văn hóa của đoàn đàm phán phía đối tác thì hiệu quả của cuộc đàm phán càng cao. Lý do hết sức đơn giản, sự chuẩn bị chu đáo cho thấy thái độ muốn hợp tác, sẽ gây ấn tượng ban đầu tốt đẹp. Đó chính là thành công đầu tiên của buổi đàm phán.
- Đàm phán với đối tác Mỹ thường sắp xếp làm việc một cách khoa học, tiết kiệm thời gian vì vậy lập kế hoạch phải cụ thể, chi tiết.
- Bố trí nhân sự tham gia đàm phán: Cần có sự phân công đúng trách nhiệm cho những người tham gia đàm phán, ai là người tham gia, trong đó ai là người đóng vai trò trực tiếp đàm phán, ai chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu, …