Sau mỗi cuộc đàm phán cần thống nhất lại để cả hai bên nắm rõ các quyết định được đưa ra sau khi đã đàm phán xong. Khi công việc đã được quyết định bằng miệng cần tránh những yếu tố có thể làm hỏng sự thỏa hiệp vì thế nên có sự thống nhất lại cuối buổi đàm phán.
Sau khi đàm phán kết thúc cần thực hiện các bước kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm:
- Xem xét lại quá trình: bước nào còn thiếu, bước nào hiệu quả hơn, các bước đã làm có cần bổ sung gì không.
- Xem xét lại việc Tổng công ty đã đáp ứng yêu cầu của đối tác như thế nào, giành được lợi thế ở những khâu nào, điều khoản nào đã nhượng bộ đối tác, có ảnh hưởng như thế nào đến kết quả giao dịch.
- Đánh giá tổng quát thành công và hạn chế để đưa ra những bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo. Việc rút kinh nghiệm sau khi kết thúc đàm phán sẽ giúp công ty tránh được những vướng mắc và sai sót trong những lần giao dịch đàm phán sau.
-
Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết quả quá trình giao dịch đàm phán
Mục tiêu để ra Mức độ đạt được Hạn chế và nguyên nhân Biện pháp điều chỉnh Tên hàng Giá cả Số lượng Thanh toán Giao hàng
Trên đây là bảng đánh giá kết quả quá trình giao dịch đàm phán đã được một số doanh nghiệp áp dụng. Công ty nên sử dụng bảng đánh giá kết quả này để lưu lại kết quả sau đàm phán
Đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu vừa là một nghiệp vụ kỹ thuật phức tạp, vừa là một nghệ thuật của nhà kinh doanh. Nó là một nghiệp vụ phức tạp vì muốn ký kết được hợp đồng thì nhân viên phụ trách đàm phán phải có một trình độ nhất định về nhu cầu đối tác, về tình hình cung cầu trên thị trường, sự biến động giá cả,... Tổng công ty may Đức Giang nếu không nắm vững được những thông tin này sẽ ký kết được những hợp đồng xuất khẩu với giá thấp và điều kiện bất lợi cho công ty.
Đàm phán cũng là một nghệ thuật bởi thị trường kinh doanh của công ty rất rộng lớn, mỗi thị trường lại có những nét văn hóa, phong tục tập quán khác nhau từ đó quy định hành vi ứng xử, phương thức giao dịch đàm phán khác nhau, do vậy nhân viên đàm phán của công ty không những phải nắm vững nghiệp vụ, ngoại ngữ để ứng xử mà còn cần phải linh hoạt khéo léo ứng phó với những tình huống phức tạp khác nhau, biến những tình huống bất lợi thành có lợi cho doanh nghiệp.
Hiện nay, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng công ty có 25 người, gồm trưởng phòng, phó phòng quản lý chung mọi hoạt động, 12 nhân viên thực hiện nghiệp vụ thương mại quốc tế, 4 nhân viên phụ trách hoạt động liên quan tới nghiệp vụ hải quan, 3 nhân viên phụ trách các hoạt động liên quan đến ngân hàng, 4 nhân viên phụ trách các hoạt động phụ trợ khác. Hiện nay, chỉ có trưởng phòng và phó phòng là người có nhiều kinh nghiệm nhất trong đàm phán quốc tế và cũng là người luôn tham gia đàm phán với đối tác Mỹ cùng với giám đốc và thành viên phòng kỹ thuật. Vì vậy đội ngũ nhân viên phòng xuất nhập khẩu cần phải có thêm những người có trình độ chuyên môn cao, phải nắm chắc nghiệp vụ. Chỉ khi chắc chắn về nghiệp vụ thì nhân viên đàm phán mới có thể phản ứng nhanh nhạy, tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương và nhanh chóng có biện pháp đối phó trước những diễn biến của quá trình đàm phán.
Tổng công ty cần phải có kế hoạch, phương hướng đào tạo nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ giao dịch đàm phán; phải thành lập đội ngũ cán bộ chuyên trách với từng thị trường để chuyên môn hóa công việc, và cần khen
thưởng xứng đáng với những nhân viên ký được những hợp đồng đem lại lợi nhuận cao cho công ty, có như vậy nhân viên giao dịch đàm phán mới hào hứng tận tụy với công việc, có điều kiện để nâng cao trình độ nghiệp vụ. Đồng thời, công ty cần chú trọng đến việc nâng cao khả năng ngoại ngữ, tin học của đội ngũ nhân viên. Những nhân viên tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế cần phải thành thạo máy vi tính và tiếng Anh; ngoài ra nhân viên cũng nên biết thêm một số ngoại ngữ khác liên quan đến thị trường mà công ty đưa hàng đi xuất khẩu như EU, Nhật Bản,Trung Đông …
Thị trường Mỹ rất rộng lớn tập trung nhiều nền văn hóa, xã hội, chính sách pháp luật khác nhau. Vì vậy, việc thông hiểu pháp luật là một điều cần thiết trong quan hệ kinh doanh lâu dài. Chính vì thế công ty cần phải có sự cố vấn của chuyên gia pháp lý trong quá trình đàm phán để có được hợp đồng đảm bảo tính pháp lý, tránh sự tranh chấp, kiện tụng sau này làm ảnh hưởng tới mối quan hệ hai bên.
Trong dài hạn, để đảm bảo nguồn nhân lực cho đàm phán có năng lực và chuyên môn cao, Tổng công ty cần nâng cao yêu cầu tuyển dụng nhằm tạo đầu vào của nguồn nhân lực cao hơn. Bên cạnh đó cần tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách lĩnh vực pháp lý, thiết lập bộ phận pháp lý phụ trách vấn đề pháp lý cho toàn bộ công ty.
4.3.1.4 Đổi mới hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có phản ánh khả năng sản xuất và thực hiện hợp đồng của Tổng công ty. Công ty không thể có những hợp đồng lớn nếu cơ sở vật chất kỹ thuật nhỏ bé và thiếu thốn.
Công ty cần phải có những biện pháp sử dụng đồng vốn sao cho hợp lý, tăng cường nguồn vốn dự trữ cắt giảm những khoản đầu tư không cần thiết, sử dụng vốn để xây dựng nhà xưởng, cơ sở vật chất, phòng họp đàm phán với đối tác nước ngoài gồm nhiều trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công ty thuận lợi trong việc đàm phán ký kết hợp đồng.
Công ty nên đồng bộ hóa các chủng loại máy móc, lắp đặt thêm số máy chuyên dùng hiện đại. Những trang thiết bị kỹ thuật hiện đại sẽ hỗ trợ cho các
cán bộ công nhân viên thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của mình được nhanh chóng, chính xác. Nhất là khách hàng chủ yếu của công ty là khách hàng nước ngoài nên các trang thiết bị này thực sự cần thiết. Từ đó, trong giai đoạn chuẩn bị chương trình làm việc, đối tác sẽ có thiện cảm hơn khi tham quan nhà xưởng, cơ sở vật chất của công ty. Bên cạnh đó, công ty cần bố trí một phòng dành cho đàm phán với đầy đủ thiết bị tạo tính chuyên nghiệp trong kinh doanh. Đó cũng là một lợi thế mang tính chủ động cho công ty trên bàn đàm phán.
4.3.1.5 Thực hiện tốt giai đoạn kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm
Cuối cùng, sau các cuộc đàm phán công ty cần thực hiện nghiêm túc khâu kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm, sự tổng kết những điểm đã đạt được và chưa đạt được so với mục tiêu ban đầu đề ra theo mô hình đánh giá và rút kinh nghiệm cho hoạt động đàm phán hoặc lập biểu để phân tích.
Bảng 4.2: Mô hình đánh giá hoạt động đàm phán
Nguyễn Thị Hằng – K43E6 Khoa Thương mại quốc tế
Xác định nội dung đánh giá
Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá
Xác định hệ thống quan trọng của các chỉ tiêu
So sánh phân tích tìm ra nguyên nhân Phân tích những ưu điểm Phân tích những tồn tại Xác định giá trị của các chỉ tiêu
Bên cạnh đó là những chú ý, kinh nghiệm rút ra sau cuộc đàm phán để phục vụ cho cuộc đàm phán tiếp theo. Những chú ý có thể về đối tác như cách thức mở đầu, điểm lưu ý trong khi chuẩn bị địa điểm, thời gian đàm phán, những đặc điểm của mỗi thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác… Những nội dung trên phải được hình thành văn bản lưu trữ dưới dạng bản in hoặc dữ liệu số. Những kinh nghiệm, bài học, điểm chú ý được xác định sẽ cung cấp thông tin cho công ty trong lần đàm phán tiếp theo với đối tác. Những thông tin đó được cung cấp nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị để cùng thời gian đó chuẩn bị những thông tin cần thiết khác phục vụ đàm phán. Nếu thực hiện được những việc trên công ty vừa khắc phục được những điểm yếu trong việc chuẩn bị thông tin, vừa có thể phần nào nâng cao khả năng chủ động trong đàm phán.
4.3.2 Kiến nghị
Để giúp cho Tổng công ty may Đức Giang nói riêng và ngành dệt may nói chung có điều kiện phát triển trong thời gian tới thì chính phủ có thể thực hiện một số giải pháp sau:
- Chính phủ cần quan hệ tốt với các thị trường Mỹ, EU..., tạo điều kiện cho hàng dệt may tham gia vào các hoạt động quốc tế, các diễn đàn chuyên ngành của khu vực, các hội chợ, triển lãm giới thiệu sản phẩm doanh nghiệp của mình với bạn bè quốc tế đồng thời tìm kiếm đối tác để ký hợp đồng.
- Cải cách thủ tục hành chính: bao gồm các thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, … Hiện nay thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp làm cản trở rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Yếu tố cản trở lớn nhất đối với một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu là việc thông quan hải quan. Mặc dù thủ tục xuất nhập khẩu và thông quan hải quan đã được cải cách nhưng vẫn chưa
thực sự tốt đã khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Phát triển đồng bộ các ngành phụ trợ. Để ngành dệt may Việt Nam nói chung và Tổng công ty may Đức Giang nói riêng có nhiều cơ hội phát triển trong tương lai, chính phủ cần có các biện pháp để phát triển đồng bộ các ngành phụ trợ như cơ khí, trang thiết bị máy móc hiện đại, nguyên phụ liệu… cho ngành may mặc. Hiện nay, các doanh nghiệp may hầu như phải nhập khẩu phần lớn nguyên phụ liệu từ nước ngoài. Chính vì vậy, hai bên trên bàn đàm phán khó đi đến thỏa thuận nhanh trong giai đoạn thuyết phục và thương lượng ở điều kiện thanh toán.
- Nhà nước cần thực hiện hỗ trợ, xúc tiến thương mại khuyến khích các bộ ngành liên quan lưu hành những ấn phẩm nhằm giúp doanh nghiệp có được nguồn thông tin đáng tin cậy về thị trường Mỹ như phong tục tập quán, quy định luật pháp,… Qua đó chính phủ và các bộ ngành liên quan cũng mở các cuộc triển lãm, giới thiệu quảng bá ngành hàng dệt may quốc gia giúp cho các đối tác tại thị trường Mỹ và các thị trường khác trên thế giới hiểu rõ hơn về doanh nghiệp dệt may Việt Nam. Từ đó việc trao đổi thông tin của hai bên trên bàn đàm phán đi tới ký kết hợp đồng được diễn ra nhanh chóng.