Kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển tdt

Trang 1 VŨ THỊ DIỆU TRANG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TDTLUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: KẾ TOÁN Trang 2 VŨ THỊ DIỆU TRANG KIỂM SOÁT NỘI B

VŨ THỊ DIỆU TRANG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TDT

LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

NGÀNH: KẾ TOÁN

THÁI NGUYÊN - 2022

VŨ THỊ DIỆU TRANG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TDT

NGÀNH: KẾ TOÁN

M số

LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Người hướng dẫn khoa học: TS NGU ỄN PHƯ NG THẢO

THÁI NGUYÊN - 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan công trình nghiên cứu khoa học với đề tài: “Kiểm soát

nội bộ tại Công ty cổ phần đầu tư và phát triển TDT” là của riêng bản thân

tôi Các số liệu, ví dụ và trích dẫn trong Luận văn đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung thực Những kết luận khoa học của Luận văn chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào khác

Thái Nguyên, ngày tháng 4 năm 2022

Tác giả luận văn

Vũ Thị Diệu Trang

LỜI CẢM N

Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này, ngoài sự nỗ lực cố gắng của bản th n tôi đ nhận được sự giúp đỡ tận tình của rất nhiều tập thể v c nhân

Trước tiên tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn s u sắc tới người đ tận

tình hướng dẫn là cô TS NGU ỄN PHƯ NG THẢO, đ giúp đỡ tôi

trong quá trình thực hiện đề t i v ho n th nh uận văn n y

Tôi xin trân trọng cảm ơn Phòng Đ o tạo - Trường Đại học Kinh tế và Quản trị inh doanh đ tạo điều iện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Cuối cùng tôi xin trân trọng cảm ơn gia đình bạn b đ ng nghiệp đ cổ

vũ động viên và tạo điều iện để tôi hoàn thành tốt khóa học

Do thời gian có hạn nên luận văn n y h tr nh hỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được những ý kiến đ ng g p của quý thầy cô, bạn bè

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày tháng năm

Tác giả luận văn

Vũ Thị Diệu Trang

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM N ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vii

DANH MỤC CÁC BẢNG, S ĐỒ viii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Ý nghĩa hoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu 2

5 Kết cấu của luận văn 3

CHƯ NG C SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4

1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái quát về Kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Nội dung của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 12

1.1.3 C c đặc điểm của doanh nghiệp may mặc ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ 23

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ 27

1.2 Cơ sở thực tiễn về kiểm soát nội bộ 32

1.2.1 Kinh nghiệm về thực trạng kiểm soát nội bộ ở một số doanh nghiệp may mặc 32

1.2.2 Bài học kinh nghiệm đối với Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 35

CHƯ NG 2 PHƯ NG PHÁP NGHIÊN CỨU 37

2.1 Các câu hỏi nghiên cứu 37

2.2 Phương ph p nghiên cứu 37

2.2.1 Phương ph p thu thập thông tin 37

2.2.2 Phương ph p tổng hợp số liệu 38

2.2.3 Phương ph p ph n tích thông tin 38

2.3 Các chỉ tiêu nghiên cứu 39

2.3.1 Nhóm chỉ tiêu phản ánh thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 39

2.3.2 Nhóm chỉ tiêu phản ánh thực trạng hoạt động tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 40

CHƯ NG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TDT 41

3.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 41

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 41

3.1.2 Phạm vi hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 42

3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 43

3.1.4 Thực trạng tình hình ao động tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 47

3.1.5 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 48

3.1.6 Quy trình sản xuất 49

3.1.7 Thực trạng hoạt động của giai đoạn 2018 – 2021 50

3.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 52

3.2.1 Môi trường kiểm soát 52

3.2.2 Thủ tục kiểm soát 68

3.2.3 Thông tin truyền thông 87

3.2.4 Đ nh gi rủi ro 90

3.2.5 Hoạt động giám sát 93

3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ tại Công ty TDT 94

3.3.1 Yếu tố “Môi trường kiểm so t” 94

3.3.3 Yếu tố “Thông tin v truyền thông” 95

3.3.4.Yếu tố “Hoạt động kiểm so t” 96

3.3.5 Yếu tố “Hoạt động gi m s t” 96

3.4 Đ nh gi thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 96

3.4.1 Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Phát triển TDT 96

3.4.2 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Phát triển TDT 98

CHƯ NG PHƯ NG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TDT 101

4.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển TDT 101

4.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Phát triển TDT 105

4.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 107

4.3.1 Các giải pháp về môi trường kiểm soát 107

4.3.2 Giải pháp hoàn thiện thông tin truyền thông 114

4.3.3 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát 118

4.3.4 Xây dựng hệ thống tiêu chí để đo ường v đ nh gi c c hoạt động trong doanh nghiệp 128

4.4 Kiến nghị thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty

Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 129

KẾT LUẬN 132

TÀI LIỆU THAM KHẢO 134

PHỤ LỤC 136

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ban của tổ chức tài trợ

kiểm toán quốc tế

DANH MỤC CÁC BẢNG, S ĐỒ

Bảng

Bảng 3.1: Lao động và thu nhập của người ao động trong Công ty Cổ phần

Đầu tư v Ph t triển TDT TDT 47

Bảng 3.2: Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động SXKD của Công ty CP TDT giai đoạn 2018 – 2021 51

Bảng 3.3 Kết quả khảo s t môi trường kiểm soát - Tính chính trực và giá trị đạo đức 62

Bảng 3.4: Kết quả khảo s t môi trường kiểm soát về phong c ch điều hành và triết lý quản lý 63

Bảng 3.5: Kết quả khảo s t môi trường kiểm soát – Cam kết năng ực 65

Bảng 3.6: Kết quả khảo s t môi trường kiểm soát – Cơ cấu tổ chức 66

Bảng 3.7: Kết quả khảo s t môi trường kiểm soát – Chính sách 67

Bảng 3.8: Kết quả khảo sát các hoạt động kiểm soát 85

Bảng 3.9: Kết quả khảo sát Hệ thống thông tin và truyền thông 89

Bảng 3.10: Kết quả Đ nh gi rủi ro 93

Bảng 3.11: Kết quả khảo sát Giám sát các kiểm soát 94

Sơ đồ Sơ đ 3.1 : Tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT 44

Sơ đ 3.2: Sơ đ quy trình công nghệ sản xuất 50

Sơ đ 3.3 Quy trình kiểm soát chất ượng 77

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công ty Cổ phần Đầu tư v Phát triển TDT được thành lập ngày 22/3/2011, trải qua chặng đường 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay, Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT (sau đ y gọi tắt là Công ty) là một trong những nhà cung ứng các sản phẩm hàng may mặc uy tín cho nhiều đối tác, khách hàng nổi tiếng trong nước v ngo i nước

Việc tăng trưởng mạnh của Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT thời gian qua tiềm ẩn không ít yếu tố rủi ro, một Công ty c định hướng phát triển tốt, có chiến ược kinh doanh khôn khéo và cũng c một đội ngũ nh n viên giỏi nghề Nhưng chúng ta liệu có dám chắc rằng những ý tưởng đ sẽ được đội ngũ nh n viên thực thi một cách hoàn hảo nghĩa đem ại hiệu quả

v th nh công như mong muốn?

Và điều quan trọng hơn cả m c ch n o để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên Một thực trạng khá phổ biến hiện nay phương ph p quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình n y đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát không chỉ quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng

Xuất phát từ những lý do trên, nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trở thành vấn đề có tính cấp bách trong quản ý c ý nghĩa

cả về lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay, giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn thực trạng, từ đ đề xuất những phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, nhằm tránh những thực trạng nêu trên phát sinh tại

các doanh nghiệp may nói chung, tác giả đ ựa chọn đề t i: “Kiểm soát nội

bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Phát triển TDT” để nghiên cứu

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB hướng tới việc quản lý tốt và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty CP Đầu tư v Ph t triển TDT trong tương ai

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

Luận văn g p phần làm rõ lý luận về hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp Đ nh gi KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT Qua

đ uận văn đề xuất một số giải pháp hoàn thiện HTKSNB tại Công ty trên

nền tảng có sẵn, nhằm đảm bảo Công ty hoạt động hiệu quả an to n v đạt được các mục tiêu đề ra

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo luận văn được chia làm 4 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ

Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển TDT

Chương 4: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển TDT

CHƯ NG

C SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái quát về Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là cần thiết trong tất cả c c ĩnh vực hoạt động con người, bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội Với các nhà quản lý, KSNB phương s ch để đạt được các mục tiêu đề ra Không có kiểm soát cũng đ ng nghĩa với việc không t n tại quản ý Trong ĩnh vực kiểm toán, từ lâu, các kiểm to n viên đ nhận thức được ảnh hưởng của KSNB đối với sự tin cậy trong Báo cáo tài chính của mỗi đơn vị v đ ph t triển các kỹ năng tìm hiểu đ nh gi chúng phục vụ cho công tác kiểm to n Do đ h i niệm về KSNB đ hình th nh ph t triển và dần dần trở thành một hệ thống lý luận về kiểm soát trong tổ chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên

mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp

1.1.1.1 Định nghĩa về KSNB

* Định nghĩa về KSNB trên thế giới

Qu trình nhận thức v nghiên cứu về KSNB đ hình th nh nhiều quan điểm về KSNB Năm 1977 nhằm đ p ứng sự quan t m của công chúng với báo cáo t i chính của c c công ty inh doanh Mỹ đang hoạt động tại nước ngo i Quốc hội Mỹ đ thông qua Luật phòng chống c c h nh vi Hối ộ nước ngo i Trong uật n y yêu cầu đặt ra cho c c công ty phải x y dựng v duy trì một hệ thống iểm so t ế to n nội bộ nhằm đảm bảo độ tin cây của c c thông tin t i chính trong c c tổ chức Theo c c quy định n y iểm so t nội bộ

c vai trò chủ yếu trong ngăn ngừa sai phạm thất tho t t i sản đảm bảo việc thực thi ph p uật trong đơn vị v n ng cao độ tin cậy của thông tin trên BCTC

Tuy nhiên bên cạnh những thuật ngữ như iểm so t tổ chức v iểm

so t ế to n m sự phối hợp của chúng tạo nên iểm so t to n bộ nội bộ

vẫn t n tại nhiều thuật ngữ h c g y nhiều tranh uận m cho người quan

t m nhầm ẫn ảnh hưởng đến việc sử dụng thuật ngữ phù hợp để mô tả đúng về KSNB

Như vậy KSNB luôn được coi vấn đề g y tranh c i về cả bản chất v

c ch sử dụng từ ngữ Khi hông c chuẩn mực chung về KSNB hông chỉ

c c nh chuyên môn m ngay cả c c tổ chức cũng hông c cơ sở để x c định mức độ hoa học v hiệu ực của KSNB trong tổ chức của mình Trước thực

tế n y năm 1992 COSO (Committee of Sponsoring Organization) - Ủy ban thuộc hội đ ng quốc gia của Mỹ về việc chống gian ận trên BCTC đ đưa ra

h i niệm KSNB được chấp nhận rộng r i: “KSNB một qu trình bị chi phối bởi những người quản ý hội đ ng quản trị v c c nh n viên của đơn vị

n được thiết ập để cung cấp một sự đảm bảo hợp ý nhằm đạt được c c mục tiêu sau đ y:

- Sự hiệu quả v hữu hiệu của hoạt động

- Sự tin cậy của BCTC

- Sự tu n thủ ph p uật v c c quy định

Nhiều định nghĩa KSNB sau đ được đưa ra dựa trên định nghĩa KSNB

của COSO Năm 2003 Ủy ban Chuẩn mực Kiểm toán và các dịch vụ đảm

bảo quốc tế (IAASB) thuộc iên đo n Kế to n quốc tế đ ban h nh một số

chuẩn mực iểm to n trong đ c Chuẩn mực Kiểm to n quốc tế 315 “Hiểu biết tình hình inh doanh môi trường của doanh nghiệp v đ nh gi rủi ro c sai s t trọng yếu” Theo ISA 315 KSNB được định nghĩa “Một qu trình được thiết ế v chịu sự chi phối của c c nh quản ý v c c nh n viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp ý về việc đạt được c c mục tiêu iên quan đến độ tin cậy của BCTC hiệu quả hoạt động cùng hiệu năng quản

ý v tu n thủ c c quy định uật ệ”

IFAC (Liên đo n Kế to n quốc tế) cho rằng KSNB c nhiều nghĩa bao g m:

- KSNB hệ thống hoặc qu trình: KSNB một qu trình được

thiết ế thực hiện v duy trì bởi những người c tr ch nhiệm quản trị quản ý

v những nh n sự h c để cung cấp sự bảo đảm hợp ý trong việc đạt được

c c mục tiêu iên quan đến độ tin cậy của BCTC tính hiệu quả của hoạt động

v tính tu n thủ ph p uật quy định c iên quan Đ y định nghĩa về KSNB

do ủy ban Chuẩn mực iểm to n v c c Dịch vụ đảm bảo quốc tế thuộc IFAC ban hành

- KSNB một hoạt động hoặc biện ph p: c c hoạt động được thực hiện

để xử ý rủi ro v thực hiện KSNB Hoạt động iểm so t thực tế bao g m những iểm so t chu trình hoặc iểm so t nghiệp vụ chẳng hạn như x c minh đối chiếu ủy quyền iểm so t vật chất v iểm so t gi m s t KSNB được xem như một hoạt động hoặc biện ph p đôi hi được hiểu đơn giản

“ iểm so t”

- KSNB tình trạng hoặc ết quả đạt được: một tổ chức trong tầm

“ iểm so t” hi n đạt được mục tiêu KSNB Mục tiêu KSNB mức độ mong muốn về KSNB đạt được bằng việc xử ý rủi ro m tổ chức phải đối mặt phù hợp với chiến ược quản ý rủi ro v chính s ch về KSNB trong

hi vẫn đạt được mục tiêu của tổ chức

KSNB được định nghĩa theo những c ch h c nhau nhằm nhấn mạnh những hía cạnh h c nhau của n nhưng trong c c định nghĩa của c c t c giả đều c điểm chung : KSNB sự iểm tra sự gi m s t sự duy trì v điều chỉnh đối với hoạt động của doanh nghiệp Ngo i ra mục đích của KSNB đều đảm bảo thông tin tin cậy v dễ hiểu bảo vệ t i sản của doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động tu n thủ ph p uật v những quyết định của nh quản

ý những quy định của doanh nghiệp v iểm so t hiệu quả rủi ro tạo điều iện giảm thiểu số gian ận v sai s t v tr nh những ỗi do nh quản ý hoặc nhân viên gây ra trong các hoạt động của doanh nghiệp

* Định nghĩa về KSNB theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam

Chuẩn mực iểm to n Việt Nam 315 hiện nay đ đưa ra định nghĩa

KSNB chứ hông phải hệ thống KSNB (VSA 315 ban hành kèm theo

thông tư 214/2012/TT-BTC ng y 06/12/2012) Định nghĩa KSNB được quy định trong VSA 315 tương đ ng với định nghĩa KSNB theo ISA 315 v

COSO VSA 315 cũng tiếp cận KSNB là quá trình và theo hướng rủi ro:

“KSNB quy trình do Ban quản trị Ban gi m đốc và các cá nhân khác trong

c c đơn vị thiết ế thực hiện v duy trì để đảm bảo hợp ý về hả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC đảm bảo hiệu quả hiệu suất ao động tu n thủ ph p uật v c c quy định c iên quan Thuật ngữ “ iểm so t” được hiểu bất cứ hía cạnh n o của một hoặc nhiều

th nh phần của KSNB”

Kiểm so t nội bộ doanh nghiệp hông phải một chức năng iểm so t riêng biệt trong doanh nghiệp m c c qu trình quy định phong c ch quan điểm iểm so t của ban quản trị gắn với tất cả c c hoạt động sản xuất inh doanh nhằm ngăn ngừa ph t hiện v hắc phục ịp thời c c sai phạm của nh quản ý v nh n viên từ đ cung cấp một sự đảm bảo hợp ý trong việc đạt được c c mục tiêu sau:

- Sự hiệu quả v hữu hiệu của hoạt động

- Sự tin cậy của b o c o t i chính

- Sự tu n thủ ph p uật v c c quy định

1.1.1.2 Vai trò của hệ thống Kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp

Hệ thống KSNB hữu hiệu cơ sở đảm bảo thành công của đơn vị, tổ chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng Sự hữu hiệu của hệ thống trước hết thể hiện ở việc nhà quản lý thiết kế các chính sách và thủ tục kiểm

so t đầy đủ và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sau đ truyền đạt đến nhân viên ở các cấp độ để vận hành chúng một cách liên tục trong quá trình thực hiện các hoạt động (Đậu Ngọc Châu, Nguyễn Viết Lợi chủ biên, 2013), (Bùi Thị Minh Hải, 2012) Vai trò cơ bản của hệ thống KSNB đảm bảo hiện thực hóa các mục tiêu của doanh nghiệp Cụ thể:

Thứ nhất, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh nghiệp bao

g m cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, kể cả tài sản thông tin được thể hiện trong các tài liệu khác Chúng có thể bị đ nh cắp, bị hư hỏng, hoặc sử dụng sai mục đích nếu nhà quản ý hông quan t m đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát và yêu cầu nh n viên trong đơn vị thực hiện để hạn chế thấp nhất các rủi ro iên quan đến tài sản

Thứ hai đảm bảo độ tin cậy của thông tin: trong quá trình ra quyết định

v điều hành các hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý cần đến nhiều loại thông tin khác nhau (kể cả thông tin tài chính và thông tin hoạt động; thông tin chính thức hoặc không chính thức; thông tin nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp ) Thông tin phải kịp thời đảm bảo độ tin cậy nhằm phản ánh nhanh, đầy đủ, khách quan nhất về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp Nhờ thực hiện các thủ tục kiểm soát thích hợp c c đặc tính này mới có thể đảm bảo có được thông tin khả dụng và hữu ích cho quá trình quản lý

Thứ ba đảm bảo cho việc tuân thủ các chế độ pháp lý: hoạt động sản xuất kinh doanh thể hiện mối quan hệ của doanh nghiệp với các bên hữu quan

kể cả bên trong v bên ngo i đơn vị Chúng bị điều tiết và chi phối bởi các quy định ph p ý Khi c c quy định n y hông được tôn trọng, hoạt động của doanh nghiệp không thể tiếp tục diễn ra bình thường Các thủ tục kiểm soát thích hợp cơ sở để tạo lập và duy trì ý thức chấp hành luật pháp, chế độ, nội quy, quy chế của c c th nh viên trong đơn vị, nhờ vậy, doanh nghiệp mới có điều kiện t n tại và phát triển bền vững

Thứ tư đảm bảo hiệu quả hoạt động và nâng cao hiệu suất quản lý: hiệu quả hoạt động là mục tiêu mà bất cứ nhà quản lý trong doanh nghiệp n o cũng theo đuổi Các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp hợp ý được thực hiện

có thể ngăn ngừa và giảm thiểu c c nguy cơ g y ng phí ngu n lực hoặc sử dụng ngu n lực không có hiệu quả tại đơn vị Bên cạnh đ thông qua đ nh gi khả năng hả năng đạt được mục tiêu hoặc kế hoạch đ đề ra, kết hợp với cơ

chế gi m s t thường xuyên hoặc định kỳ các hoạt động, hệ thống kiểm soát nội

bộ góp phần thúc đẩy n ng cao năng ực của nhà quản lý trong doanh nghiệp (Trần Thị Giang Tân chủ biên, 2012)

Như vậy, hệ thống KSNB hữu hiệu c vai trò cơ bản giúp doanh nghiệp hiện thực h a được các mục tiêu khác nhau Song với sự phát triển trong nhận thức về KSNB phù hợp với những yêu cầu mà thực tiễn đ đặt ra, vai trò của

hệ thống KSNB không chỉ dừng ở việc đảm bảo các mục tiêu truyền thống mà còn có tác dụng hỗ trợ tổ chức và tạo ra giá trị gia tăng cho đơn vị, thậm chí còn giúp cho doanh nghiệp hướng đến những giá trị phi vật chất, chẳng hạn tính chính trực và giá trị đạo đức

1.1.1.3 Các loại Kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp

* Kiểm soát bán hàng và giao hàng

- Cam kết hợp lý về lịch giao h ng: Trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác thì Nhân viên bán hàng cần được phê duyệt

- Nhận đơn đặt h ng đúng với điều khoản v điều kiện: Mẫu đơn đặt hàng chuẩn v c đ nh số trước cùng chữ ký duyệt của người có thẩm quyền khi chấp nhận đơn đặt hàng

- Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất ượng tín dụng hợp lý: Nhân viên b n h ng v người phê duyệt hạn mức b n hông được là một người Cần tách biệt vai trò cũng như chức năng của hai vị trí này

- Giao chính xác số ượng và loại sản phẩm cho đúng h ch h ng: Phiếu giao h ng nên đ nh số, ngoài ra nên có thể một bản ghi về số ượng h ng đ giao v để người giao hàng có thể thêm thông tin

- Hạch to n đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt: Khuyến khích khách hàng chuyển khoản để thanh toán tiền, kiểm tra độc lập về các quỹ tiền mặt, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh về thu tiền, sử dụng m y đếm tiền để

đo ường chính x c…

* Kiểm soát nội bộ trong khâu mua hàng

- Chỉ người c thẩm quyền mới ập phiếu đề nghị mua h ng: Chuẩn ho

v đ nh số Phiếu chữ ý duyệt của người c thẩm quyền; đối chiếu đến tài hoản trên sổ c i

- Ngăn chặn gian ận trong việc đặt h ng nh cung cấp: T ch biệt chức năng đặt h ng v đề nghị mua h ng phòng thu mua sẽ độc ập với c c phòng

h c đơn đặt h ng phải được đ nh số…

- Kiểm so t việc nhận tiền hoa h ng hông được phép từ nh cung cấp:

Áp dụng c ch thức đòi hỏi ít nhất ba b o gi từ ba nh cung cấp độc ập; ho n đổi vị trí c c nh n viên mua h ng sau một hoảng thời gian nhất định; đưa ra chính s ch ỷ uật chặt chẽ nếu c h nh vi vi phạm quy định

- Nhận đúng h ng: Tách chức năng nhận h ng với mua h ng; biên bản nhận h ng được đ nh số từ trước nên được ập mỗi hi nhận h ng từ nh cung cấp; đo ường h ng ho ; iểm tra chất ượng; biên bản nhận h ng gửi cho phòng ế to n với đầy đủ chữ ý

- Ngăn chặn ho đơn đúp/ giả do nh cung cấp: Ho đơn nên được đ nh

số theo thứ tự v số tham chiếu của đơn đặt h ng

Nhận hàng

Thanh toán mua hàng

Lập phiếu đề

nghị mua hàng

- Thanh toán mua hàng chính xác: Phòng mua h ng nên c tr ch nhiệm thông b o cho phòng ế to n c c vấn đề iên quan đến thanh to n (chiết hấu

h ng mua bị trả ại …); séc uỷ nhiệm chi v phiếu chi tiền mặt nên được

đ nh số trước ph n biệt c c h a đơn đ hoặc chưa thanh to n

T m ại tất cả c c doanh nghiệp nên c c c mẫu chứng từ tiêu chuẩn để tăng cường thủ tục iểm so t cho cả chu ỳ b n h ng v mua h ng Công ty cũng cần c c mẫu được đ nh số trước với chữ ý đầy đủ để ngăn chặn gian

ận trong c c hoạt động đặt h ng v nhận h ng C c chứng từ đặt h ng v nhận h ng hợp ệ cũng cơ sở cho c c chứng từ thanh to n được thực hiện

* Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định

- Bảo vệ h ng t n ho: Kế to n h ng t n ho v thủ quỹ phải được t ch biệt chức năng; h ng ho / sản phẩm nhập và xuất ho phải c phiếu nhập và xuất h ng kèm chữ ý thủ ho nên d n nh n h ng t n ho để h ng ho hông thất ạc sử dụng phiếu ưu chuyển sản phẩm; ph t hiện chênh ệch thì iểm tra ỹ c ng

- Lưu giữ bản đăng ý t i sản cố định đầy đủ: Phòng ế to n nên ưu giữ bản đăng ý t i sản cố định để đối chiếu; tiến h nh iểm ê tất cả t i sản cố định theo định ỳ; cập nhật bản đăng ý TSCĐ

* Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng

- Kiểm so t tiền mặt: Tạo sổ quỹ ghi thu - chi tiền mặt v quản ý tiền mặt; đưa ra hạn mức thanh to n tiền mặt; Thường xuyên iểm tra số dư tiền mặt trên sổ c i với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ ập; Kế to n v thủ quỹ àm việc minh bạch

- Đối chiếu ng n h ng: Đối chiếu số dư trên sổ phụ ng n h ng với số dư trên sổ s ch ế to n bởi người c thẩm quyền iểm tra ( hông được tham gia

v o việc xử ý hoặc hạch to n) Ph t hiện chênh ệch thì phải đối chiếu ngay với c c chứng từ thu chi iên quan để c biện ph p xử ý

- Kiểm so t nh n viên thực hiện việc chuyển hoản/ rút tiền ng n h ng

m hông được phép: Tăng công đoạn chữ ý cho việc chuyển tiền vượt qu một hoản n o đ (Kế to n Trưởng/ Gi m đốc T i chính/Tổng Gi m đốc)

* Kiểm soát hệ thống thông tin

- Uỷ quyền tiếp cận t i iệu của công ty: Đ ng bộ t i hoản của nh n viên mỗi người sử dụng một t i hoản để thực hiện thao t c; mỗi người được quyền truy cập v o từng mục h c nhau tùy v o vị trí công việc; ưu trữ ại toàn bộ ịch sử thực hiện c c thao t c sửa/ xóa/ thêm hoặc c thể chặn các quyền hông iên quan để hông ảnh hưởng đến qu trình iểm so t nội bộ

- Bảo vệ cơ sở dữ iệu v t i iệu của công ty: Lập bản sao dự phòng C c tệp tin v bản ghi; Quy trình ập bản sao dự phòng cần được lên ế hoạch chi tiết; C c dữ iệu quan trọng nên được cất giữ ở m y chủ trung t m hệ thống

ưu giữ mạng (sử dụng RAID); v hông nên ưu giữ ở c c m y tính riêng ẻ

- Bảo vệ hệ thống m y tính: C i đặt phần mềm diệt virus, không chạy phần mềm n o hi hông c bản quyền/ tự chạy m hông được sự phê chuẩn của bộ quản ý IT phù hợp

Để ết uận công ty cần c quy trình iểm so t để ngăn ngừa rủi ro iểm

so t t i sản như t i sản cố định v tiền mặt bằng c ch ph n chia nhiệm vụ v phê duyệt chữ ý từ người được ủy quyền Bên cạnh đ công ty cũng cần c

sự iểm so t hệ thống thông tin để ngăn chặn việc tiết ộ tr i phép thông tin bí mật v hạn chế truy cập thông tin nhạy cảm

1.1.2 Nội dung của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Theo quan điểm của COSO, kiểm soát nội bộ bao g m 5 yếu tố: môi trường kiểm so t quy trình đ nh gi rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát và giám sát (Trần Thị Giang Tân chủ biên, 2012) Chu trình KSNB cụ thể như sau:

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Là những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội

bộ trong đ to n bộ thành viên của đơn vị, tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của việc chấp hành nội quy quy định của công ty Một môi trường kiểm soát tốt động lực thúc đẩy cho sự phát triển và hoàn thiện của hệ thống kiểm soát nội bộ Cụ thể các yếu tố của môi trường kiểm soát như sau:

* Tính chính trực và giá trị đạo đức:

Là kết quả của chuẩn mực về đạo đức v c ch cư xử trong một đơn vị

và việc họ được truyền đạt thông tin v tăng cường việc thực hiện như thế nào Chúng bao g m những hoạt động m gương của người quản ý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ v sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức Chúng cũng bao g m giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập c c chính s ch điều lệ quản lý, Người nh đạo gương mẫu c h nh vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản ý v cư xử với nh n viên căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp v văn h a của DN

* Cam kết về năng lực:

Nhà quản trị cần x c định các mức năng ực cho các công việc cụ thể và kiến thức, kỹ năng cần thiết cho các công việc đ Năng lực thể hiện qua kiến thức và kỹ năng Kiến thức và kỹ năng phụ thuộc vào sự đ o tạo và kinh

X c định các

mục tiêu BCTC

Đ nh gi rủi ro Môi trường kiểm soát

Hoạt động kiểm soát

Hệ thống thông tin và truyền thông Giám sát

nghiệm của mỗi cá nhân Nhà quản lý cần phải có sự giám sát, huấn luyện đối với nh n viên để đảm bảo yêu cầu về năng ực đối với công việc và nhiệm vụ được giao Bên cạnh việc đ o tạo chuyên môn, việc đ o tạo về đạo đức nên được thực hiện cho tất cả các nhân viên hoặc tối thiểu là các nhân viên chủ chốt Việc đ o tạo nên tập trung vào quy tắc đạo đức, cách tìm kiếm lời khuyên, cung cấp các ví dụ tình huống cho người tham gia

* Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:

Thực chất của một hệ thống KSNB hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đ v sẽ đ p ại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận HTKS đ được thiết lập Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được

sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người nh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu

* Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang t n tại Một cơ cấu tổ chức tốt phải x c định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ r ng Đối với công việc kiểm soát, phải x c định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm so t trong đơn vị như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế to n v nh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư nguyên iệu cho sản xuất, kinh doanh

* Phân công trách nhiệm và quyền hạn:

Đ y một trong những yếu tố của môi trường kiểm soát theo quan điểm của COSO Phân công trách nhiệm và quyền hạn phù hợp sẽ giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu đề ra, tạo khả năng iểm tra chéo giữa các bộ phận, các cá nhân Phân công trách nhiệm và quyền hạn là việc x c định quyền, mức độ tự chủ của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm b o c o đối với các cấp có liên quan Ủy quyền cũng sự thể hiện sự phân công trách nhiệm và quyền hạn Tăng ủy quyền khuyến khích sự chủ động, sáng tạo đưa ra quyết định kịp thời Tuy nhiên nó cũng c hạn chế là có thể dẫn đến những quyết định không phù hợp Vì thế,

ủy quyền ở mức độ thích hợp đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro

Mỗi tổ chức luôn phải đối mặt với nhiều oại rủi ro từ bên trong ẫn bên ngo i những rủi ro n y phải được đ nh gi Điều iện tiên quyết để đ nh gi

rủi ro thiết ập mục tiêu mục tiêu phải được thiết ập ở c c mức độ h c nhau v phải nhất qu n Đ nh gi rủi ro qu trình nhận dạng v ph n tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu từ đ tạo cơ sở cho việc

x c định những c ch để quản trị được rủi ro Do điều iện inh tế những quy định tiến bộ công nghệ hoạt động inh doanh v sản xuất thay đổi nên cơ chế nhận dạng v đối ph với rủi ro đặc biệt phải iên ết với sự thay đổi n y Với quan điểm của COSO đ nh gi rủi ro một yếu tố m c thể giúp cho doanh nghiệp quản ý những rủi ro Để đạt được những mục tiêu của KSNB thì c c yếu tố của KSNB hông chỉ hoạt động nhằm iểm tra c c thông tin

qu hứ về inh tế t i chính tìm nguyên nh n của những sai phạm đ xảy ra

m còn chú trọng đến việc nhận dạng những rủi ro bộ phận c hả năng xảy

ra rủi ro v đưa ra phương ph p để iểm so t rủi ro chính biện ph p cần

thực hiện để giảm thiểu rủi ro

Để đ nh gi rủi ro công việc trước hết x c định mục tiêu C c mục tiêu được x c định c thể được trình b y rõ r ng hoặc hông tức ngầm hiểu

v quy trình x c định mục tiêu c thể một quy trình chính thức hoặc hông chính thức X c định mục tiêu hông phải nh n tố của KSNB nhưng ại điều iện quan trọng để KSNB được thực hiện Mục tiêu được x c định c 2 mức độ:

- Mục tiêu ở từng bộ phận: những mục tiêu chi tiết cho từng bộ phận

h c nhau trong đơn vị v cho những hoạt động h c nhau trong tổ chức như mua h ng b n h ng sản xuất v thiết ế Mục tiêu ở từng bộ phận phải hòa nhập v nhất qu n với mục tiêu chung

- Mục tiêu ở mức độ to n đơn vị: đ y mục tiêu chung được trình b y thông qua sứ mạng của đơn vị được thể hiện trong chiến ược tổng thể Dựa

v o chiến ược đơn vị ph n bổ ngu n ực v x c định ngu n ực cần được ưu tiên Mục tiêu chung phải iên ết với những hoạt động trong to n bộ cơ cấu

tổ chức

Ở mức độ to n đơn vị hay mức độ bộ phận thì mục tiêu của tổ chức rất

đa dạng KSNB cần được thiết ập để cung cấp sự đảm bảo hợp ý nhằm đạt được c c mục tiêu hoạt động mục tiêu BCTC hay mục tiêu tu n thủ nên c thể ph n oại thành ba oại mục tiêu n y

Sau hi x c định mục tiêu ở từng mức độ thì cần tiến h nh nhận dạng

v ph n tích rủi ro Đ y à quá trình ặp đi ặp ại v yếu tố quan trọng để KSNB hữu hiệu Những nh n tố bên trong v bên ngo i c thể m cho doanh nghiệp gặp rủi ro hông đạt được mục tiêu cụ thể hoặc c c mục tiêu ngầm định Rủi ro c thể xuất hiện từ bên trong hoặc bên ngo i nên hi nhận dạng rủi ro thì cần phải x c định những nh n tố bên trong hoặc bên ngo i m tăng

hả năng xảy ra rủi ro của doanh nghiệp Việc x c định n y tùy thuộc v o thực tế hoạt động inh doanh ng nh nghề sở hữu của doanh nghiệp cũng như các tình huống đặc biệt h c rất cần thiết để c c doanh nghiệp ở từng ĩnh vực nhận dạng rủi ro Hoạt động của doanh nghiệp uôn thay đổi ph t triển; nền inh tế tiến bộ công nghệ môi trường ph p ý cũng thay đổi nên việc nhận dạng rủi ro cần được tiến h nh iên tục

Nếu chỉ x c định những rủi ro c thể xảy ra m hông đ nh giá hả năng xảy ra đối với rủi ro đ cao hay thấp thì chưa đủ để đưa ra những biện

ph p iểm so t rủi ro ịp thời v hiệu quả Không phải hi nhận định c rủi ro doanh nghiệp đưa ra c c biện ph p iểm so t bởi vì còn iên quan đến chi phí bỏ cho c c hoạt động iểm so t nên việc đ nh gi tầm quan trọng của rủi

ro x c định hả năng xảy ra rủi ro công việc tiếp theo của nhận dạng rủi ro

để c những h nh động biện ph p ịp thời cần phải triển hai nhằm ứng ph với rủi ro

1.1.2.3 Hệ thống thông tin và truyền thông

Những thông tin thích đ ng cần phải được nhận dạng thu thập v trao đổi trong tổ chức dưới hình thức v thời gian thích hợp nhằm tạo điều iện cho c c th nh viên trong tổ chức thực hiện tr ch nhiệm của họ Hệ thống

thông tin tạo ra những b o c o chứa đựng những thông tin iên quan đến tính

tu n thủ tình hình hoạt động v t i chính cần thiết để quản ý v iểm so t tổ chức inh doanh Hệ thống thông tin xử ý hông chỉ dữ iệu nội bộ m còn những thông tin về những sự iện những hoạt động v những điều iện bên ngo i cần thiết cho việc đưa ra quyết định inh doanh v b o c o từ bên ngo i Sự trao đổi thông tin hữu hiệu thì cần phải diễn ra ở phạm vi rộng: từ cấp trên xuống cấp dưới cấp dưới ên trên v c c cấp với nhau Mỗi c nh n trong tổ chức phải nhận được thông điệp rõ r ng từ nh quản ý cấp cao rằng những tr ch nhiệm iểm so t phải được thực hiện nghiêm túc Họ hiểu rõ vai trò của mình trong KSNB cũng như hoạt động của họ t c động đến công việc của người h c ra sao Họ cần phải trao đổi thông tin hữu hiệu với đối tượng bên ngo i như h ch h ng nh cung cấp cơ quan quản ý th nh viên g p

vốn cổ đông

Những b o c o được cung cấp bởi hệ thống thông tin chứa đựng những thông tin về t i chính hoạt động sản xuất inh doanh v tu n thủ Những thông tin n y rất cần cho nh quản ý đưa ra quyết định v c c biện ph p iểm

so t doanh nghiệp Để những quyết định quản ý quyết định inh doanh c c chiến ược hoạt động v c c biện ph p iểm so t đưa ra đúng đắn phù hợp thì thông tin được b o c o cũng phải đ p ứng yêu cầu v c chất ượng Thông tin chất ượng thông tin phải thích hợp ịp thời chính x c dễ d ng truy cập c thể được thu thập từ ngu n bên trong hoặc bên ngo i doanh nghiệp

Quan điểm KSNB theo COSO hông chỉ nêu v nhấn mạnh yếu tố hệ thống thông tin trong KSNB m còn nhấn mạnh vấn đề trao đổi v truyền đạt thông tin cần thiết cho c c đối tượng iên quan cả trong v ngo i doanh nghiệp Nếu thông tin c chất ượng nhưng hông đến được đối tượng c nhu cầu thì cũng hông giúp họ thực hiện tốt tr ch nhiệm của mình hi đ c c mục tiêu KSNB cũng hông đạt được Đối với nh n viên trong doanh nghiệp cùng với việc nhận thông tin thích hợp từ c c bộ phận v c c c nh n thì họ cũng cần nhận được c c thông điệp ngắn gọn từ c c nh quản ý cao nhất để

thực hiện nhiệm vụ Việc truyền thông giữa c c nh n viên v c c bộ phận trong doanh nghiệp cần được thông suốt Truyền thông phải giúp cho nh n viên hiểu rõ nhiệm vụ công việc của mình v những h nh vi n o được huyến hích v h nh vi n o hông Đối với nh quản ý cấp trên những thông tin cần thiết được b o c o ên thì cần phải tiếp nhận v xử ý ịp thời Nh quản

ý cấp cao cần m cho nh n viên tin rằng họ thực sự muốn nắm các thông tin đang diễn ra v sẽ giải quyết một c ch c hiệu quả thì sẽ hông m gi n đoạn kênh thông tin được truyền tải v trao đổi từ nh n viên.Ngo i ra sự tiếp xúc với hông hí thoải m i c tính định ỳ với nh n viên để họ phản nh những vấn đề m họ đang quan t m cũng giúp cho nh quản ý c những thông tin cần thiết Nh quản ý cũng cần phải huyến hích nh n viên b o c o những

h nh vi sai phạm đối đ i phù hợp đối với những nh n viên b o c o v m cho họ thấy rằng họ sẽ hông bị trả thù nếu cung cấp thông tin nhạy cảm thông tin về h nh vi bất thường m họ ph t hiện được cho cấp trên

Truyền tải v trao đổi thông tin cần thiết hông chỉ diễn ra ở bên trong doanh nghiệp m thông tin còn phải được cung cấp cho c c đối tượng bên ngo i v tiếp nhận những thông tin do bên ngo i cung cấp Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin cần thiết phù hợp ịp thời cho c c đối tượng bên ngo i

hi họ c nhu cầu như c c h ch h ng cổ đông nh cung cấp ng n h ng c c

cơ quan quản ý nh nước Doanh nghiệp cũng tạo kênh thông tin để đối tượng bên ngo i c thể cung cấp những thông tin quan trọng cho c c bộ phận chức năng Những thông tin về tính tu n thủ về sự yếu ém của KSNB về hiệu quả inh doanh về c c sai phạm được cung cấp bởi iểm to n viên độc

ập iểm to n nh nước thanh tra thuế rất cần thiết cho nh quản ý đưa ra những biện ph p iểm so t phù hợp ịp thời nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp cũng như mục tiêu KSNB

1.1.2.4 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động iểm so t bao g m những chính s ch v thủ tục để đảm bảo những chỉ thị của nh quản ý được thực hiện Hoạt động iểm so t đảm bảo

những h nh động cần thiết được thực hiện để đối ph với những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị Hoạt động iểm so t diễn ra trong to n bộ tổ chức ở mọi cấp độ v mọi hoạt động Chúng bao g m nhiều hoạt động h c nhau như sự phê duyệt ủy quyền x c minh đối chiếu đ nh

gi hiệu quả hoạt động bảo vệ t i sản ph n c ch nhiệm vụ

Hoạt động iểm so t c thể giúp cho tổ chức đạt được cả ba mục tiêu hiệu quả hoạt động tu n thủ v độ tin cậy của BCTC Hoạt động iểm so t phổ biến trong doanh nghiệp bao g m:

* Soát xét của nhà quản lý

So t xét của nh quản ý bao g m so t xét của nh quản ý cấp cao v

so t xét của nh quản ý cấp trung gian Nh quản ý cấp cao cần so t xét

c c chương trình quan trọng so s nh ết quả thực tế với dự to n với ỳ trước hay với c c doanh nghiệp h c để x c định mức độ ho n th nh so với mục tiêu đề ra Người quản ý cấp trung gian sẽ so t xét c c b o c o của bộ phận mình phụ tr ch so với dự to n ế hoạch đ định

* Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Ph n chia tr ch nhiệm theo nguyên tắc bất iêm nhiệm sẽ giảm thiểu

cơ hội hay giảm thiểu điều iện thuận ợi dẫn đến gian ận sai s t đ ng thời cũng giúp cho doanh nghiệp ph t hiện được sai phạm Nguyên tắc bất iêm nhiệm nguyên tắc hông để cho một c nh n nắm tất cả c c h u của một

qu trình từ hi ph t sinh đến hi ết thúc Theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

c c chức năng ghi sổ phải t ch rời với chức năng bảo quản t i sản chức năng xét duyệt phải t ch rời với chức năng ghi sổ chức năng thực hiện Nếu c

nh n iêm nhiệm chức năng ghi sổ v chức năng bảo quản dẫn đến hả năng

nh n viên sử dụng t i sản hông đúng mục đích biển thủ t i sản nhưng vẫn c thể điều chỉnh sổ s ch ế to n để số iệu hớp đúng với thực tế bảo quản sử dụng Nếu c nh n iêm nhiệm giữa chức năng xét duyệt v chức năng ghi sổ thì hả năng tổn thất t i sản c thể xảy ra

* Ủy quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ thích hợp

Đ y việc ph n chia tr ch nhiệm xét duyệt cho cấp dưới Cấp quản ý

c ng cao thì c quyền v tr ch nhiệm xét duyệt cho những nghiệp vụ c ng quan trọng với số tiền ớn Ủy quyền c thể thực hiện bằng chính s ch cho cấp dưới xét duyệt những nghiệp vụ thường xuyên hay những nghiệp vụ với

số tiền tương đối nhỏ hoặc ở một mức n o đ Đối với những nghiệp vụ ph t sinh với số tiền ớn thì cấp trên c thể ủy quyền bằng văn bản hoặc nếu doanh nghiệp ứng dụng tin học nh quản ý cấp cao nhất hông ủy quyền m thực hiện xét duyệt trực tuyến với chữ ý điện tử của nh quản ý

* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Ng y nay thông tin được xử ý phần ớn bằng c c chương trình m y tính ết hợp với một số thủ tục được xử ý thủ công nên hạn chế sai phạm thì iểm so t qu trình xử ý thông tin đ ng vai trò quan trọng Hoạt động iểm

- Kiểm so t truy cập: đ y hoạt động iểm so t nhằm ngăn ngừa việc truy cập v sử dụng tr i phép c c thông tin trên hệ thống Người dùng chỉ được cho phép tiếp cận với những ứng dụng cần thiết cho công việc của họ

- Kiểm so t p dụng cho từng hệ thống cụ thể chẳng hạn như iểm so t

qu trình mua h ng b n h ng quản ý công nợ Loại hoạt động iểm so t n y tập trung v o iểm so t dữ iệu đầu v o iểm so t qu trình xử ý v iểm

so t dữ iệu đầu ra Để iểm so t hiệu quả đối với qu trình thì doanh nghiệp

c thể ết hợp giữa iểm so t bằng m y tính v iểm so t thủ công

* Kiểm soát vật chất

L hoạt động iểm so t rất cụ thể nhằm đảm bảo cho t i sản của doanh nghiệp như tiền nh xưởng h ng h a m y m c v c c t i sản h c được bảo

vệ Đ y hoạt động iểm so t nhằm ngăn ngừa sự thất tho t mất m t biển thủ sử dụng t i sản hông đúng mục đích Ngo i ra n còn đảm bảo chất ượng của t i sản giảm thiểu hư hỏng ỗi thời Sử dụng ét sắt để bảo vệ tiền

v ng bạc sử dụng ho tường r o để bảo vệ h ng h a vật tư t i sản sử dụng camera theo dõi những hoạt động iểm so t vật chất đối với t i sản Ngo i

ra, định ỳ iểm ê t i sản đối chiếu ết quả iểm ê với số iệu trên sổ s ch

ế to n cũng oại hoạt động iểm so t n y Đ y oại hoạt động iểm so t rất rõ r ng v cụ thể nếu được thiết ế v thực hiện đầy đủ thì sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được c c mục tiêu KSNB

* Phân tích rà soát

So s nh giữa c c ết quả thực hiện với dự to n hay so s nh giữa thông tin t i chính với thông tin phi t i chính nhằm ph t hiện ra những biến động bất thường, từ những biến động bất thường doanh nghiệp điều tra nguyên nh n để

c biện ph p xử ý ịp thời hoạt động phân tích rà soát

1.1.2.5 Giám sát

L qu trình nhằm đ nh gi chất ượng của KSNB theo thời gian Việc

gi m s t được thực hiện thông qua hoạt động gi m s t iên tục hoặc đ nh gi định ỳ hoặc ết hợp cả hai Việc đ nh gi của KTNB một c ch gi m s t độc ập tính hiệu quả của KSNB Những vấn đề nghiêm trọng của KSNB cần được b o c o ên cho nh quản ý cấp cao v hội đ ng quản trị

Gi m s t iên tục được thực hiện ngay trong c c hoạt động thường ng y của Công ty gi m s t iên tục bao g m hoạt động quản ý h ng ng y v c c hoạt động gi m s t Gi m s t iên tục thường ặp đi ặp ại C c hoạt động

gi m s t iên tục thường gắn với c c hoạt động iểm so t quan trọng ở từng

bộ phận của KSNB Trong gi m s t iên tục thì iểm to n nội bộ nh n tố rất hữu hiệu trong việc gi m s t c c hoạt động của Công ty việc Kiểm to n viên

nội bộ tiến h nh đ nh gi việc thiết ế v vận h nh KSNB từ đ đề xuất c c biện ph p cải tiến cũng một trong những nội dung của gi m s t iên tục

Đ nh gi định ỳ phụ thuộc v o đ nh gi rủi ro phạm vi v mức độ của

gi m s t iên tục Đ nh gi định ỳ được thực hiện định ỳ hoặc trong một số tình huống đột xuất đặc biệt như hi c yêu cầu của Hội đ ng quản trị hay Ban

gi m đốc, khi công ty c sự thay đổi quản ý sở hữu thay đổi chiến ược inh doanh Việc thực hiện đ nh gi định ỳ do nh n viên do người quản ý tự đ nh

gi v tiến h nh đ nh gi về sự hữu hiệu của c c hoạt động iểm so t đối với

c c hoạt động của họ Khi c những yêu cầu đặc biệt của Hội đ ng quản trị hoặc Ban gi m đốc thì iểm to n viên nội bộ thực hiện đ nh gi định ỳ

* Mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành KSNB với các mục tiêu

Theo định nghĩa KSNB của COSO hiệu quả hoạt động độ tin cậy của BCTC v tu n thủ những mục tiêu cần đạt được của KSNB KSNB được cấu th nh bởi 5 yếu tố c c yếu tố n y c mối iên hệ chặt chẽ với nhau v với

c c mục tiêu m tổ chức muốn đạt được v những yếu tố cấu th nh KSNB chỉ

ra những gì m tổ chức cần để đạt được c c mục tiêu đ Mỗi yếu tố cấu

th nh đều c vai trò trong việc đạt c c mục tiêu v mỗi mục tiêu muốn đạt được thì 5 yếu tố cấu th nh đều cần thiết v hữu ích

Với tất cả cơ sở ý uận về iểm so t nội bộ nêu trên t c giả nhận thấy việc đ nh gi to n diện c c yếu tố cấu th nh hệ thống KSNB trong Công ty cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT cần thiết giúp cho Công ty ng y c ng ph t triển v ớn mạnh

1.1.3 Các đặc điểm của doanh nghiệp may mặc ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ

May mặc ng nh được phát triển từ ngành công nghiệp chế biến với quy trình công nghệ bao g m nhiều giai đoạn Sản phẩm may mặc bao g m nhiều loại có công dụng khác nhau Những sản phẩm này luôn gắn liền với thời trang, mẫu mốt theo từng thời kỳ đ ng thời chịu sự ảnh hưởng đ ng ể

từ truyền thống văn hoá, thị hiếu và thu nhập của người tiêu dùng, các yếu tố mùa vụ, thời tiết, nên có chu kỳ sống ngắn Thông thường, một sản phẩm may mặc được tạo ra từ nhiều loại nguyên vật liệu (vải, cúc, chỉ, khoá, mex …) c đặc tính khác nhau Khi chu kỳ sống của sản phẩm ngắn đòi hỏi doanh nghiệp may mặc phải thay đổi mẫu mã sản phẩm liên tục đ ng thời với việc thay đổi chủng loại và quy cách nguyên vật liệu Chính vì vậy, việc quản

lý và kiểm soát nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp may mặc tương đối phức tạp, nhất là khi doanh nghiệp sản xuất đ ng thời nhiều loại đơn h ng với

số ượng sản phẩm cho mỗi đơn h ng ớn Các rủi ro với nguyên vật liệu có thể xuất hiện ở c c giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh nếu việc kiểm soát không hữu hiệu Chẳng hạn trong giai đoạn cung ứng có thể xảy ra tình trạng nguyên vật liệu mua về bị thừa, thiếu hông đúng chủng loại, quy cách, kém chất ượng nên hông đ p ứng được yêu cầu sản xuất, cung ứng chậm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện đơn đặt hàng, giá mua và các chi phí thu mua cao, ; trong giai đoạn sử dụng (trong sản xuất) tỷ lệ nguyên vật liệu hao hụt lớn hơn định mức cho phép, tỷ lệ sản phẩm hỏng quá cao; trong bảo quản xảy

ra tình trạng mất mát, thất thoát, giảm sút chất ượng nguyên vật liệu, Tất cả những rủi ro n y đều dẫn đến những thiệt hại về chi phí khiến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể có hiệu quả

Một trong những đặc điểm điển hình của ngành may là nhu cầu sử dụng nhiều ao động Nếu như trong ng nh dệt chỉ cần một vài ao động là đ c thể điều khiển và sử dụng được một cỗ máy dệt lớn, chiếm nhiều diện tích trong

nh xưởng thì trong các doanh nghiệp may mặc, mỗi công nhân may trong giờ làm việc thường chỉ sử dụng được một máy may tại một vị trí cố định đặc thù của công việc may đòi hỏi đức tính cần cù chăm chỉ, cẩn thận và khéo léo của người ao động nên công việc này rất thích hợp với ao động nữ Lao động nữ thường chiếm đa số trong tổng số ao động tại các doanh nghiệp may mặc Trong dây chuyền sản xuất sản phẩm, các công việc được chuyên môn

hoá theo từng giai đoạn có tính chất lặp đi lặp lại, chỉ cần ao động tốt nghiệp phổ thông đ trải qua ho đ o tạo nghề trong thời gian ngắn (kéo dài từ hai đến ba th ng) đảm nhận được một v i công đoạn tạo ra sản phẩm là có thể được tuyển dụng và bố trí làm việc ngay trong các doanh nghiệp Yêu cầu về trình độ và chuyên môn không cao cho thấy việc tuyển dụng lao động trong doanh nghiệp may mặc tương đối đơn giản, tuy nhiên, một trong những nhược điểm lớn nhất iên quan đến ao động trong doanh nghiệp may mặc là tình trạng biến động ao động vì c c ý do h ch quan như thai sản, nuôi con nhỏ, hoặc các lý do chủ quan như chuyển đổi nghề nghiệp … Tỷ lệ biến động ao động cao gây ra những h hăn ớn cho doanh nghiệp may mặc vì năng suất ao động và sản ượng giảm sút, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đ ng thời tạo ra những thiệt hại lớn về chi phí buộc doanh nghiệp phải gánh chịu

Bộ phận đ ng vai trò chính trong các công ty dệt may là các chuyền may sản phẩm thường có số ượng ao động lớn (trung bình khoảng 20 đến 50

ao động trên một chuyền) Mặc dù công nghệ sản xuất không quá phức tạp nhưng việc tổ chức và kiểm soát sản xuất của doanh nghiệp may mặc không đơn giản Để đảm bảo chất ượng sản phẩm, kế hoạch sản xuất đòi hỏi việc tổ chức sản xuất phải tạo ra được mối liên hệ chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các bộ phận chịu trách nhiệm cắt, may, là, gấp đ ng g i ết hợp với kiểm soát chặt chẽ từng công đoạn nhằm giảm thiểu lãng phí hoặc thiệt hại trong sản xuất Trong phạm vi tổng thể doanh nghiệp, các bộ phận kế hoạch, kế toán, nhân sự, cung ứng, kỹ thuật, kiểm tra chất ượng ho … được tổ chức để thực hiện chức năng v nhiệm vụ của mình nhằm hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động sản xuất Rủi ro thường xảy ra trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp may mặc đặc biệt là doanh nghiệp có quy mô lớn, là sự phối hợp hông đ ng bộ giữa các bộ phận dẫn đến tình trạng ách tắc đình trệ trong một hoặc một vài công đoạn, cuối cùng ảnh hưởng đến tính hiệu quả và hiệu năng của toàn bộ quá trình sản xuất

Các doanh nghiệp may mặc chủ yếu có quy mô vừa và nhỏ với cơ cấu

tổ chức gọn nhẹ, dễ dàng thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh Tuy nhiên, do hạn chế về năng ực tài chính kết hợp với thời gian thu

h i vốn ngắn nên nhà quản lý trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường chú ý đến các mục tiêu ngắn hạn hơn mục tiêu dài hạn Nhà quản lý thường quan t m đến việc thực hiện các hoạt động kinh doanh nhằm tạo ra lợi nhuận trong ngắn hạn hơn đầu tư cho việc phát triển lâu dài và ổn định, chẳng hạn như p dụng các hệ thống quản lý hiện đại hoặc xây dựng các chính sách và thủ tục kiểm soát Chính vì vậy, các yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường không hiện diện đầy đủ Hiện nay, các doanh nghiệp may mặc chịu ảnh hưởng mạnh mẽ

từ cách thức tổ chức sản xuất kinh doanh theo chuỗi giá trị trong Ngành Dệt May toàn cầu Ngành Dệt May được chia th nh c c công đoạn cơ bản:

Thứ nhất công đoạn cung cấp sản phẩm thô như sợi tự nhiên và nhân

tạo với vai trò là nguyên liệu đầu vào do các công ty dệt đảm nhận và cho ra các sản phẩm sợi chỉ, sợi tổng hợp, vải; cùng với các nguyên liệu h c như cúc, khoá, nhãn m c được sản xuất bởi các công ty sản xuất phụ trợ cho ngành thực hiện

Thứ hai công đoạn sản xuất do các doanh nghiệp may đảm nhận

Việc chuyên môn hoá sâu theo chuỗi giá trị dẫn đến phương thức sản xuất kinh doanh chính của các doanh nghiệp n y đơn thuần là may gia công để xuất khẩu, có sự phụ thuộc đ ng ể vào khách hàng ở cả giai đoạn cung ứng

và tiêu thụ sản phẩm Theo phương thức này, các doanh nghiệp may gia công nhận nguyên vật liệu từ các nhà nhập khẩu hoặc h ch h ng sau đ thực hiện sản xuất theo mẫu mã sản phẩm đ được bên đặt hàng thiết kế sẵn

Thứ ba là hoạt động xuất khẩu do các trung gian thương mại hoặc các

công ty may c thương hiệu đảm nhận C c trung gian thương mại có thể ở Hàn Quốc, H ng Kông đ i Loan c ợi thế am hiểu thị trường tiêu thụ sản

phẩm may mặc ở các quốc gia phát triển như Mỹ, EU, Nhật Bản … Hoạt động của các trung gian n y được thực hiện thông qua c c văn phòng đại diện đặt ở nước sản xuất và nhập khẩu sản phẩm

Cuối cùng là hoạt động marketing do hệ thống tiêu thụ đảm nhận bao

g m các nhà bán lẻ các sản phẩm may mặc Chuỗi giá trị dệt may toàn cầu thể hiện sức mạnh hướng đạo của các nhà bán lẻ với vai trò là cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ

Kiểm so t nội bộ chịu ảnh hưởng từ c c nh n tố thuộc về nội tại bên trong của đơn vị như: đặc thù về quản ý cơ cấu tổ chức chính s ch nh n sự công t c ế hoạch ban iểm so t quy mô của doanh nghiệp trong đ nh n tố

c ảnh hưởng đ ng ể nhất đến hệ thống iểm so t nội bộ nhận thức quan điểm triết ý phong c ch điều h nh của nh quản ý của doanh nghiệp…v

c c yếu tố bên ngo i như chính s ch ph p uật v môi trường văn h a…

Theo c c ết quả nghiên cứu về tính hữu hiệu của iểm so t nội bộ c c

nh n tố t c động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại c c DN của Việt Nam bao g m c c yếu tố thuộc về c c bộ phận của iểm so t nội bộ Theo ết quả của uận n tiến sỹ Nguyễn Thị Minh Hải (2012) c c yếu tố như sau: Môi trường iểm so t Đ nh gi rủi ro Thông tin v truyền thông Hoạt động iểm

so t và Gi m s t,

Đối với yếu tố “Môi trường kiểm soát”

Đ y nh n tố c t c động mạnh nhất đối với tính hữu hiệu của HTKSNB tại c c doanh nghiệp Con người chính yếu tố trung t m quan trọng nhất trong môi trường iểm so t vì vậy nh n tố n y đề cao đến sự trung thực v gi trị đạo đức trong inh doanh Cần thường xuyên nâng cao

ỹ năng v tay nghề cho công nh n viên; quy định rõ tr ch nhiệm của từng bộ phận để hoạt động sản xuất – inh doanh được đ ng bộ v chuyên môn h a

C c văn bản quy định phải được cung cấp v triển hai một c ch ịp thời v được to n thể công nh n viên nghiêm chỉnh chấp h nh

C c đơn vị cần tập trung r so t nhu cầu x y dựng ế hoạch đ o tạo

b i dưỡng nâng cao trình độ quản ý chuyên môn nghiệp vụ v ỹ năng nghiệp vụ cho nh n viên Thường xuyên trao đổi nghiệp vụ ế to n v đạo đức nghề nghiệp trong s ng tăng cường công t c gi m s t đ nh gi nh n viên

Nh n viên c ng c năng ực thì môi trường iểm so t c ng hoạt động c hiệu quả Vì cơ cấu tạo nên môi trường iểm so t chủ yếu vẫn yếu tố con người vậy nên đ y yếu tố m c c tổ chức uôn đặc biệt quan t m

C c nh quản trị cần đặt niềm tin v o đội ngũ nh n viên hiện tại của đơn vị thông qua việc ph n cấp/ủy quyền xử ý công việc L m được điều n y

sẽ giúp nh n viên chủ động v phấn hích hơn trong công việc Đ ng thời hông bố trí nh n viên iêm nhiệm qu nhiều công việc hông đúng chuyên môn nghiệp vụ

Mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí cụ thể ưu đ h a c c mô tả công việc n y để thuận tiện trong việc iểm tra gi m s t ẫn nhau giữa c c phòng ban C c nh quản ý của đơn vị cần ph n định quyền hạn rõ r ng cho từng bộ phận giúp c c bộ phận c tr ch nhiệm hơn với công việc m mình được giao tr nh tình trạng đùn đẩy Ph n định quyền hạn v tr ch nhiệm rõ

r ng cho c c bộ phận sẽ tạo nên một môi trường m việc chuyên nghiệp giảm thiểu được tối đa c c rủi ro t c nghiệp nhận diện Từ đ iểm so t rủi

ro tốt hơn v mang ại hiệu quả hoạt động cao hơn cho DN (Nguyễn Quang Quynh Ngô Trí Tuệ 2012) (Victor Z Bring v Herbert Witt, 2000)

(2) Đối với yếu tố “Đánh giá rủi ro”

Yếu tố đ nh gi rủi ro ít được quan t m x y dựng ở c c doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh hiện nay C c doanh nghiệp cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro x y dựng quy trình đ nh gi v ph n tích c c rủi ro,

từ đ đưa ra c c chiến ược để giảm thiểu t c hại của rủi ro đến hoạt động kinh doanh

Người đứng đầu đơn vị phải thường xuyên tiến h nh nhận diện rủi ro

ph n tích v xem xét c c t c động của chúng đến c c mục tiêu chính của đơn

vị Với những rủi ro h c nhau c c đơn vị cũng nên đưa ra c c phương ph p

h c nhau để phòng ngừa Ngo i ra hi thực hiện đ nh gi c c đơn vị nên dùng những phương ph p định ượng vì độ chính x c cao hơn so với c c nhận định bằng cảm tính con người Khi đ nh gi nh quản ý nên tr nh tình trạng gộp chung c c rủi ro để đ nh gi m nên t ch nhỏ ẻ chúng để c biện ph p đối ph phù hợp

C c đơn vị cần đẩy mạnh công t c nhận diện c c rủi ro r so t ại những nguy cơ tiềm ẩn của hoạt động nghiệp vụ ế to n c ảnh hưởng đến đơn vị Lấy ết uận của c c đơn vị thanh tra iểm tra ý iến đ ng g p của

h ch h ng m công t c iểm tra nội bộ tại đơn vị ban h nh quy chế quản ý rủi ro trong c c hoạt động thanh to n (Victor Z Bring và Herbert Witt, 2000)

(1) Đối với yếu tố “Thông tin và truyền thông”

Yếu tố thông tin truyền thông vấn đề hông thể thiếu để doanh nghiệp thiết ập c c mục tiêu v đưa ra c c quyết định để thực hiện c c hoạt động iểm so t Muốn thông tin hữu dụng cho doanh nghiệp trong KSNB cần đạt 2 yêu cầu cơ bản chất ượng của thông tin v c ch thức truyền đạt phù hợp Yếu tố thông tin v truyền thông trong môi trường inh doanh hiện nay quy trình inh doanh phức tạp v hướng đến sự tự động h a Vì vậy c c doanh nghiệp sản xuất inh doanh phải thường xuyên cập nhật tình hình biến động gi cả thị trường gi xuất hẩu diễn biến thị trường thế giới tỷ gi hối

đo i thông tin về xu hướng nhập hẩu của c c thị trường thường xuyên v thị trường mới

Hệ thống thông tin v truyền thông của c c đơn vị cần được n ng cấp cải thiện hơn nữa để phù hợp với thời ỳ c ch mạng công nghiệp 4.0 Một trong những ưu tiên h ng đầu đ cần x y dựng c c bảng thông tin nội bộ để phổ biến c c quy định quy chế từ c c cấp nh đạo đến từng nh n viên Ngo i

ra c c đơn vị cần phải x y dựng một quy trình nhận v giải quyết thông tin từ

nh đạo đến nh n viên để c c nh n viên c thể dễ d ng trao đổi thông tin iên

ạc với nhau một c ch đơn giản nhanh nhất v hiệu quả nhất đ p ứng tốt c c yêu cầu n ng cao chất ượng dịch vụ cho hoạt động sản xuất inh doanh của đơn vị (Victor Z Bring và Herbert Witt, 2000)

(4) Đối với yếu tố “Hoạt động kiểm soát”

Hoạt động iểm so t th nh phần t c động mạnh đến hiệu quả hoạt động của các DN C c hoạt động iểm so t cần được thiết ế phù hợp với từng quy trình của qu trình hoạt động Để đảm bảo cho công t c KSNB hoạt động hiệu quả yêu cầu đầu tiên phải bảo đảm tính độc ập của bộ phận iểm so t phải c c c chế t i cho hoạt động của bộ m y n y Vì vậy cần thực hiện ngay việc ho n thiện bộ phận iểm so t nội bộ tại các DN th nh ập bộ phận KSNB với chức năng v quyền hạn tương đương với c c bộ phận trong đơn vị Ban gi m đốc c tr ch nhiệm điều h nh v iểm so t hệ thống KSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức Để hệ thống n y vận h nh tốt cần tu n thủ một số nguyên tắc như: X y dựng một môi trường văn h a chú trọng đến sự iêm chính đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ r ng về tr ch nhiệm quyền hạn v quyền ợi

C c quy trình hoạt động v KSNB được văn bản h a rõ r ng v được truyền đạt rộng r i trong nội bộ tổ chức X c định rõ c c hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi ại bằng văn bản Bất ỳ th nh viên n o của tổ chức cũng phải tu n thủ hệ thống KSNB Quy định rõ r ng tr ch nhiệm iểm tra v gi m s t Tiến h nh định ỳ c c biện

ph p iểm tra độc ập Định ỳ iểm tra v n ng cao hiệu quả của c c biện pháp KSNB Bộ phận KSNB nên tổ chức theo mô hình tập trung để đảm bảo tính hiệu quả ịp thời v thống nhất của công t c KSNB Theo mô hình n y

bộ phận KSNB tại c c đơn vị đầu mối thực hiện c c công việc iên quan đến KSNB trực thuộc trực tiếp Ban gi m đốc Ngoài ra, các đơn vị cần hoàn