TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp
Kiểm soát nội bộ bao gồm các phương pháp và chính sách nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ các chính sách cùng quy trình đã được thiết lập.
Hình 1.1a: Ảnh minh họa KSNB trong doanh nghiệp
Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh mang lại nhiều lợi ích cho công ty, trong đó quan trọng nhất là đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
Giảm thiểu rủi ro gian lận và trộm cắp do bên thứ ba hoặc nhân viên gây ra là điều cần thiết cho sự an toàn của công ty Đồng thời, việc hạn chế sai sót không cố ý từ phía nhân viên cũng giúp bảo vệ tài sản và uy tín của doanh nghiệp.
Giảm thiểu rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty là rất quan trọng, đồng thời cần ngăn chặn tiếp xúc với những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Hình 1.1b: Minh họa sự giảm bớt rủi ro
Khi công ty phát triển, lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ trở nên quan trọng hơn, giúp người chủ dễ dàng giám sát và quản lý rủi ro Đối với những công ty có sự tách biệt giữa quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ gia tăng sự tin tưởng của cổ đông Hệ thống này không chỉ là yếu tố quan trọng trong quản trị doanh nghiệp mà còn thu hút nhà đầu tư bên ngoài, những người thường sẵn sàng trả giá cao hơn cho các công ty có rủi ro thấp.
Mục tiêu của doanh nghiệp
Nhóm mục tiêu về hoạt động được thể hiện qua hiệu quả và hiệu suất trong việc sử dụng các nguồn lực nội bộ, bao gồm nhân lực, vật lực và tài lực.
Hình 1.2: Mô phỏng mục tiêu của doanh nghiệp
Nhóm mục tiêu về báo cáo bao gồm cả báo cáo tài chính và phi tài chính, phục vụ cho người sử dụng bên ngoài và bên trong Công ty Mục tiêu chính là đảm bảo tính trung thực và minh bạch trong thông tin báo cáo.
Nhóm mục tiêu về tuân thủ bao gồm việc tuân thủ các quy định pháp luật và các quy định nội bộ của Công ty Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động đều phù hợp với các yêu cầu pháp lý hiện hành và chính sách của tổ chức.
Rủi ro trong doanh nghiệp
Là các rủi ro do con người tạo nên Nguyên nhân chủ do sai lầm của ông chủ, người quản lý, người lao động.
Hình 1.3a: Minh họa rủi ro từ con người tạo nên
Rủi ro chủ quan thường xuất hiện ở hai lĩnh vực quản lý nguồn lực và ký kết hợp đồng Lộ bí mật kinh doanh cũng là một rủi ro.
Rủi ro trong quản lý doanh nghiệp thường xuất phát từ các sự kiện ngoài tầm kiểm soát của cả người quản lý và người lao động Những nguyên nhân chính dẫn đến rủi ro này bao gồm các tình huống bất khả kháng, sự thay đổi chính sách và biến động thị trường.
Là loại thường gặp trong doanh nghiệp, liên quan đến tài sản doanh nghiệp.
Bao gồm các rủi ro lợi nhuận, vốn đầu tư, tiền lương…
Là các rủi ro phát sinh từ sự bất đồng trong các mối quan hệ trong nội bộ, nhất là ở các vị trí quản lý.
Hình 1.3b: Minh họa rủi ro nhân lực1.3.5 Rủi ro năng su ất
Năng suất đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định doanh thu hàng năm và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Việc không duy trì hoặc cải thiện năng suất có thể tạo ra rủi ro lớn, cản trở sự phát triển và thịnh vượng của doanh nghiệp.
Thương hiệu là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp Qua thương hiệu biết được uy tính cũng như năng lực của doanh nghiệp
Hình 1.3c: Minh họa rủi ro
Việc đăng ký bảo hộ thương hiệu là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp Cần thực hiện kiểm tra và giữ gìn thương hiệu trong quá trình chuyển giao Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải cảnh báo kịp thời khi có nguy cơ xâm hại đến thương hiệu của mình.
Rủi ro nội bộ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm tổ chức quản lý, chiến lược, tài chính và nhân lực Nguyên nhân chính dẫn đến rủi ro này thường xuất phát từ năng lực quản lý yếu kém.
Thường là bất khả kháng, rủi ro pháp lý, thị trường.
Hình 1.3d: Mô phỏng rủi ro
Nguyên nhân chủ yếu do môi trường kinh doanh bị biến động và hậu quả của việc ký kết hợp đồng.
Xuất hiện từ sự bất ổn trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với bên ngoài như: + Quan hệ với nhà cung cấp
+ Khách hàng+ Người lao động+ Cơ quan quản lý+ Cộng đồng
Đánh giá rủi ro trong doanh nghiệp
- Để đánh giá rủi ro tiềm tàng trên những nhân tố chủ yếu sau:
Trên phương diện báo cáo tài chính:
Sự liêm khiết, kinh nghiệm và hiểu biết của Ban Giám đốc cũng như sự thay đổi thành phần Ban quản lý xảy ra trong niên độ kế toán;
Trình độ và kinh nghiệm chuyên môn của kế toán trưởng, nhân viên kế toán chủ yếu và kiểm toán viên nội bộ đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp Sự thay đổi trong đội ngũ này, nếu có, có thể ảnh hưởng đến quy trình kiểm soát nội bộ và chất lượng báo cáo tài chính.
Áp lực đối với Ban Giám đốc và kế toán trưởng ngày càng gia tăng, đặc biệt trong những tình huống buộc họ phải cung cấp báo cáo tài chính không trung thực Đặc điểm hoạt động của đơn vị, bao gồm quy trình công nghệ, cơ cấu vốn, các đơn vị phụ thuộc, phạm vi địa lý và tính chất hoạt động theo mùa vụ, cũng ảnh hưởng đến cách thức quản lý và báo cáo tài chính của tổ chức.
Các yếu tố tác động đến hoạt động của đơn vị bao gồm biến động kinh tế, cạnh tranh, sự thay đổi trong thị trường mua và bán, cũng như sự điều chỉnh của hệ thống kế toán trong lĩnh vực hoạt động của đơn vị.
Trên phương diện số dư tài khoản và loại nghiệp vụ:
Báo cáo tài chính có thể chứa sai sót do các yếu tố như điều chỉnh từ niên độ trước, sự tồn tại của nhiều ước tính kế toán, hoặc thay đổi chính sách kế toán trong năm tài chính.
Việc xác định số dư và số phát sinh của các tài khoản là rất quan trọng, bao gồm số dư các tài khoản dự phòng và các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu tài sản cố định Điều này ảnh hưởng đến việc quyết định xem chi phí đó sẽ được tính vào chi phí hay tăng nguyên giá tài sản cố định.
Mức độ dễ bị mất mát và biển thủ tài sản gia tăng khi có nhiều nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh, tạm ứng tiền với số lượng lớn và thời gian thanh toán kéo dài.
Mức độ phức tạp của các nghiệp vụ và sự kiện quan trọng như sự cố tai nạn hoặc trộm cắp yêu cầu sự tư vấn từ các chuyên gia.
Việc ghi chép các nghiệp vụ bất thường và phức tạp, đặc biệt là gần thời điểm kết thúc niên độ;
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính bất thường khác.
Sự biến động của rủi ro phát hiện được thể hiện qua đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Bảng dưới đây trình bày rõ ràng đánh giá của kiểm toán viên về mức độ rủi ro kiểm soát trong quá trình kiểm toán.
Cao Trung bình Thấp Đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro tiềm tàng
Cao Thấp nhất Thấp Trung bình
Trung bình Thấp Trung bình Cao
Thấp Trung bình Cao Cao nhất
Bảng 1.4 Đánh giá rủi ro
Mỗi loại rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đều được chia thành 3 mức: Cao, trung bình và thấp
Vùng tô đậm thể hiện mức độ rủi ro phát hiện.
Loại rủi ro phát hiện được chia thành 5 mức: Cao nhất, cao, trung bình, thấp và thấp nhất.
Mức độ rủi ro phát hiện tỷ lệ nghịch với mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát
Khi kiểm toán viên đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng cao và rủi ro kiểm soát thấp, mức độ rủi ro phát hiện sẽ được đánh giá là trung bình để giảm rủi ro kiểm toán xuống mức chấp nhận được Ngược lại, nếu rủi ro tiềm tàng thấp và rủi ro kiểm soát ở mức trung bình, mức độ rủi ro phát hiện có thể được xác định là cao, nhưng vẫn đảm bảo rằng rủi ro kiểm toán vẫn ở mức thấp có thể chấp nhận.
Hình 1.4: Minh họa rủi ro
Cơ chế kiểm soát
Các thủ tục được thiết lập nhằm ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro, và khi được thực hiện hiệu quả thông qua việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy chế quản lý, sẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
1.5.1 Thủ tục kiểm soát căn bản
Phê duyệt là quá trình cho phép một nghiệp vụ được thực hiện, đồng thời cho phép truy cập và sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của công ty Việc phê duyệt cần phải tuân thủ quy chế và chính sách của công ty, có nghĩa là quyết định này xác định “ai” được thực hiện một hành động cụ thể hoặc chấp nhận một sự việc xảy ra, do đó, người phê duyệt phải có thẩm quyền phù hợp.
Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định:
Quy định về cấp phê duyệt bao gồm các cơ sở và dấu hiệu cần thiết để thực hiện quá trình này Đặc biệt, quy định về cấp ủy quyền cũng rất quan trọng trong thủ tục phê duyệt Cần lưu ý những điểm chính để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong việc cấp phê duyệt.
Phê duyệt cần chú trọng vào nội dung hơn là hình thức như chữ ký, vì nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được thiết lập, dẫn đến việc kiểm soát sẽ không được thực hiện hiệu quả.
Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng
Thủ tục định dạng trước
Thủ tục kiểm soát hiệu quả là cần thiết khi doanh nghiệp triển khai chương trình máy tính trong quản lý, vì nó đảm bảo rằng các nghiệp vụ chỉ được xử lý khi tuân thủ đầy đủ các yêu cầu Tuy nhiên, nếu thủ tục này gặp sai sót, sẽ dẫn đến những lỗi hàng loạt trong quy trình.
Ví dụ : + Chỉ khi tất cả các thông tin hiển thị trên màn hình được trả lời, máy tính mới xử lý tiếp
+ Mã hóa tất cả các loại vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, tài sản cố định,…
+ Xét duyệt trên máy tính
+ Máy tính tiền ở siêu thị (sử dụng mã vạch)….
Thủ tục báo cáo bất thường
Mọi cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm báo cáo các trường hợp bất thường và vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện, không chỉ trong bộ phận của mình mà còn ở mọi nơi trong doanh nghiệp.
(“Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”)
Hình 1.5a: Báo cáo bất thường
Cần phải báo cáo ngay khi phát hiện sự việc, hoặc ít nhất là kịp thời, đến người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và đưa ra hướng xử lý cho từng trường hợp cụ thể.
Cụ thể “bất thường” là:
Các nghiệp vụ không theo đúng quy trình/quy định
Các nghiệp vụ ngoại lệ
Những vấn đề chưa từng xảy ra , đã xảy ra nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn
Có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống….
Các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người thực hiện Nhưng phần lớn do con người thực hiện
Nhiều công ty coi những báo cáo bất thường là đóng góp quan trọng và đã thiết lập chính sách thưởng, tăng lương và thăng chức cho cá nhân và bộ phận nộp báo cáo kịp thời.
Những báo cáo bất thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến
Thủ tục bảo vệ tài sản
Là tập hợp tất cả các hoạt động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị : Mất mát, lãng phí lạm dụng, hư hỏng, phá hoại
Ví dụ : + Hạn chế tiếp cận tài sản : hệ thống kho bãi, password máy tính…
+ Bảo vệ, thủ tục ra vào công ty + Sử dụng các thiết bị quan sát : camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security + Kiểm kê tài sản
+ Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn …
Thủ tục sử dụng chỉ tiêu
Quản trị theo mục tiêu : MBO (Management By Objective)
Lượng hóa tất cả các mục tiêu mà công ty đặt ra cho cá nhân và bộ phận, sau đó kiểm soát dựa trên các chỉ tiêu này là một phương pháp quản lý hiệu quả.
Khi mục tiêu được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu, việc theo dõi và kiểm soát trở nên dễ dàng hơn Các chỉ tiêu này có thể bao gồm cả chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu phi tài chính để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp.
Hình 1.5b: Quản trị theo mục tiêu
Để đảm bảo hiệu quả, các chỉ tiêu cần phải khả thi và thực tế Cần thiết lập một hệ thống tính toán định kỳ để báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu này Đồng thời, cần chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận trong trường hợp không đạt được các chỉ tiêu đề ra.
Người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời
Ví dụ : Salesmen & Doanh số, Khoán chi phí ĐTDĐ, Khoán vhi phí thủ tục hải quan …
Thủ tục bất kiêm nhiệm Đây là việc tách biệt giữa 4 chức năng :Phê duyệt
Thực hiện Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…) Ghi nhận (kế toán,…)
Việc phân chia trách nhiệm là yếu tố then chốt để ngăn chặn hành vi gian lận, đảm bảo rằng không ai có thể thực hiện và che giấu các hành động sai trái Cơ chế kiểm soát này giúp các nhân viên liên kết chặt chẽ với nhau, tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và hiệu quả.
Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân và các phòng/ban/bộ phận trong doanh nghiệp Việc đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân và các phòng ban khác nhau về cùng một nghiệp vụ là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
Quy trình này giúp phát hiện và ngăn ngừa gian lận cũng như sai sót trong việc ghi chép và xử lý nghiệp vụ, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong các hoạt động tài chính.
Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo
Để đảm bảo tính chính xác trong việc đối chiếu thông tin, cần thực hiện việc này một cách kịp thời và điều tra rõ ràng nếu phát hiện có sự khác biệt Việc theo dõi quá trình đối chiếu là rất quan trọng, đồng thời cần tránh việc đối chiếu thông tin từ cùng một nguồn để đảm bảo tính khách quan và đa dạng trong dữ liệu.
KIỂM SOÁT THEO CHIỀU DỌC
Cơ cấu tổ chức quản lý công ty
Cơ cấu tổ chức là hệ thống nhiệm vụ, báo cáo và quyền lực cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả của tổ chức Nó xác định cách phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc nhằm đạt được mục tiêu chung Sơ đồ cơ cấu tổ chức thể hiện rõ ràng vị trí, mối quan hệ báo cáo và kênh thông tin chính thức trong tổ chức.
2.1.1 Đ ặc điểm của cơ cấu tổ chức quản lý
Tuyến mệnh lệnh là yếu tố cơ bản trong việc xây dựng mô hình tổ chức, thể hiện sự sắp xếp quy trình nhận lệnh giữa các cấp Mô hình tổ chức được hình thành dựa trên cách thức truyền đạt và thực hiện chỉ đạo trong nội bộ.
Việc xây dựng tuyến lệnh có công dụng tạo nên bộ khung cơ bản cho việc hoàn thiện mô hình sau này.
Số lượng kiểm soát tối ưu
Mục này nói đến số lượng cấp dưới nhà quản lý khả năng quản lý kết quả Càng nhiều
Hình 2.1: Mô phỏng kiểm soát tối ưu
Phân bổ quyền quyết định
AI có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định trong tổ chức Việc xác định ai nắm quyền quyết định giúp công ty nhận diện được loại cơ cấu tổ chức của mình Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc loại cơ cấu tập trung.
Chuyên môn hóa phòng ban, hay còn gọi là chuyên môn hóa, mang lại nhiều lợi ích cho công ty khi nhân viên có khả năng làm chủ trong từng lĩnh vực cụ thể Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại tạo ra sự linh động, giúp nhân viên dễ dàng giải quyết nhiều nhiệm vụ khác nhau.
Phân chia bộ phận trong tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình làm việc giữa các phòng ban Sự phân chia cứng nhắc có thể làm giảm tương tác giữa các bộ phận Có năm phương thức phân chia bộ phận công ty hiệu quả, bao gồm phân chia theo chức năng, danh mục, khu vực, quy trình và khách hàng.
2.1.2 Xây dựng quy trình nghiệp vụ chức năng Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận, trách nhiệm của tất cả bộ phận được giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ.
Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và thực hiện một số chức năng giới hạn Do đó, chuyên môn hóa là một phần quan trọng trong cơ cấu chức năng, và mức độ chuyên môn hóa cao hơn sẽ dẫn đến việc nâng cao chất lượng danh mục.
Bắt buộc công việc là một khái niệm xác định và hữu hình, trong đó tổ chức áp dụng nguyên tắc chuyên môn hóa lao động một cách chuyên sâu ở cấp quản lý Sự chuyên môn hóa này dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc.
Chuyên viên có thời gian để tư duy sáng tạo, giúp việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện hiệu quả Tuy nhiên, cơ cấu theo chức năng cũng tồn tại những nhược điểm, gây bất lợi cho công ty.
Không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, việc phối hợp trở nên khó khăn Thêm vào đó, hệ thống phân cấp gây ra sự thiếu khả năng đưa ra quyết định ngay lập tức.
Sự tồn tại của rào cản giữa các bộ phận chức năng trong công ty có thể dẫn đến hiệu suất kém, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều danh mục hoặc thị trường mục tiêu Những rào cản này làm giảm khả năng trao đổi và giao tiếp giữa các phòng ban, gây khó khăn cho việc hợp tác khi cần thiết Hơn nữa, việc phân chia giám sát khiến cho quá trình thực hiện các nhiệm vụ không thể diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Trong một bộ phận, khi nhiều người quản lý có thứ hạng tương đương, xung đột lãnh đạo dễ dàng phát sinh Chuyên viên thường thiếu cơ hội đào tạo toàn diện, dẫn đến khó khăn trong việc đạt được các chức vụ lãnh đạo mà họ mong muốn Hệ quả là, họ có xu hướng bỏ qua các mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.
Sơ đồ 2.1: cơ cấu tổ chức quản lý
2.1.3 Áp dụng Mô hình theo Cấu trúc ma trận (Matrix Organization)
Cấu trúc tổ chức ma trận được xem là một trong những mô hình phức tạp nhất, do các nguồn lực phải được phân bổ theo nhiều hướng khác nhau Tuy nhiên, nếu được áp dụng thành công, nó có thể nâng cao đáng kể năng suất và kết quả của công ty Một trong những lợi ích nổi bật của cấu trúc ma trận là khả năng cung cấp tính linh hoạt và sự cân bằng trong quyết định, nhờ vào việc tồn tại hai chuỗi lệnh Thêm vào đó, việc giám sát dự án từ nhiều ngành khác nhau tạo cơ hội cho các bộ phận chia sẻ nguồn lực và giao tiếp hiệu quả hơn, điều mà thường không xảy ra trong các cấu trúc tổ chức truyền thống.
Mô hình ma trận khả năng giải quyết nhiều Giảm của mô hình phân quyền truyền thống chi tiết, mô hình ma trận góp phần:
Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn tổ chức là yếu tố quan trọng, với luồng thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận Thông tin được chia sẻ theo chiều ngang giữa các đơn vị chức năng về hệ thống dự án, đồng thời thông tin theo chiều dọc cung cấp cái nhìn chi tiết về tính kỷ luật trong quản lý các dự án và các cấp lãnh đạo khác nhau.
Cho phép các cá nhân dùng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau
Đẩy nhanh sự phối hợp giữa các phòng bạn
Rút ngắn quy trình đưa ra quyết định
Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban Mặt khác, sơ đồ ma trận cũng đem lại nhiều sự điều kiện:
Các thành viên trong nhóm khả năng bỏ bê trách nhiệm
Các nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý
Phải mất thời gian để nhân sự khả năng quen với cấu trúc vận hành này
Xung đột lợi ích giữa quản lý dự án và quản lý chức năng thường xảy ra, khi mà người quản lý chức năng ưu tiên chất lượng kỹ thuật mặc dù có thể không tuân theo lịch trình, trong khi người quản lý dự án lại chú trọng vào chi phí và thời gian.
Không đơn giản để đánh giá kết quả vận hành của nhân viên khi họ làm việc cùng lúc ấy trên các dự án khác nhau.
2.1.4 Yếu tố chọn mô hình tổ chức quản lý
Phân công trách nhiệm hợp lý
Việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ chức là rất quan trọng, đồng thời cần đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quá trình kiểm soát nội bộ.
Không một cá nhân hay bộ phận nào được giao nhiệm vụ thực hiện toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, và không ai được phép đảm nhận hơn một chức năng như phê chuẩn, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản Mục đích của việc phân chia trách nhiệm là nhằm tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình hoạt động, giúp nhanh chóng phát hiện sai sót và giảm thiểu hành vi gian lận Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi sự thông đồng giữa các nhân viên.
Nhà quản lý cần thường xuyên kiểm tra và đánh giá các hoạt động kiểm soát, cũng như mối quan hệ giữa các thành viên trong việc thực hiện nhiệm vụ.
chức năng của công ty
Hệ thống trực tuyến xác định cơ cấu quyền lực từ cấp cao nhất đến cấp thấp trong tổ chức, với tầm hạn kiểm soát phản ánh số lượng thuộc cấp mà nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp Cơ cấu với ít cấp trực tuyến thường có tầm hạn kiểm soát rộng, trong khi cơ cấu nhiều cấp sẽ có tầm hạn kiểm soát hẹp hơn Cụ thể, các cơ cấu cao có nhiều cấp trực tuyến tương đối so với quy mô, trong khi cơ cấu thấp có ít cấp hơn Ví dụ, một nghiên cứu cho thấy trung bình một công ty 3000 nhân viên có 7 cấp trực tuyến, do đó, tổ chức với 9 cấp sẽ được xem là cao và 4 cấp là thấp Đối với Microsoft, với 30000 nhân viên và 5 cấp trực tuyến, cơ cấu của họ được coi là tương đối thấp.
Hình 2.3: Các kiểu cơ cấu tổ chức
Các công ty xác định số cấp cần thiết dựa trên chiến lược và nhiệm vụ chức năng để thực hiện chiến lược đó Chẳng hạn, các công ty công nghệ cao thường áp dụng chiến lược khác biệt hóa dựa trên dịch vụ và chất lượng, dẫn đến việc có cơ cấu tổ chức phẳng để nhân viên có thể linh hoạt đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không cần giám sát chặt chẽ Điều quan trọng là việc phân bổ quyền lực và trách nhiệm trong tổ chức phải phù hợp với yêu cầu của các chiến lược ở cấp công ty, đơn vị kinh doanh và chức năng.
Bộ phận trong công ty
Bộ phận giao dịch: Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng để đề xuất các chính sách khách hàng phù hợp.
Bộ phận HCNS: Phụ trách công tác tuyển dụng, sắp xếp và bố trí nhân sự cùng cách chính sách, quy chế lao động.
Bộ phận phát triển KD: Nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch phát triển sản phẩm, dịch vụ.
Bộ phận TCKT: Phụ trách công tác kế toán, tài chính của doanh nghiệp.
Bộ phận Marketing trong doanh nghiệp sản xuất - thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hình ảnh và thương hiệu, đồng thời đảm nhiệm quảng cáo sản phẩm và xúc tiến bán hàng hiệu quả.
Mua hàng là quy trình tiếp nhận và xử lý các đề xuất liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, nguyên liệu, và máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất và kinh doanh Bộ phận tài chính đảm nhận trách nhiệm về tổ chức kế toán và quản lý tài chính của công ty, đảm bảo hoạt động tài chính diễn ra hiệu quả và minh bạch.
Quy định pháp luật về cơ cấu tổ chức công ty
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp nhà nước được thiết lập theo hình thức công ty TNHH một thành viên, với hai mô hình chính.
+ Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên.
+ Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên.
Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp nhà nước, bao gồm các hình thức như Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên và Công ty cổ phần, với hai mô hình tổ chức chính.
+ Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát.
+ Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát.
Luật doanh nghiệp 2020 đã xác định doanh nghiệp nhà nước là những doanh nghiệp mà nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, cho phép hoạt động dưới hình thức Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên và Công ty cổ phần Điều này tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhà nước so với quy định trong Luật doanh nghiệp 2014.
+ Doanh nghiệp của các tổ chức chính trị xã hội.
Hình 2.5: Cơ cấu tổ chức
Theo Điều 29 Luật hợp tác xã 2012 quy định về cơ cấu tổ chức của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã như sau:
Cơ cấu tổ chức của hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã được quy định tại Điều 29, bao gồm đại hội thành viên, hội đồng quản trị, giám đốc (tổng giám đốc) và ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên.
Theo quy định tại Điều 137 Luật doanh nghiệp 2020 thì cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần được chia thành hai mô hình:
Mô hình đầu tiên không yêu cầu có Ban kiểm soát, bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) Mô hình này áp dụng cho các công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông, trong đó các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty.
+ Mô hình thứ hai là mô hình bắt buộc phải có Ban kiểm soát: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc).
Hình 2.5: cơ cấu cty cổ phần
Công ty trách nhiệm hữu hạn
Công ty TNHH hai thành viên trở lên được tổ chức với Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc Đối với công ty có từ 11 thành viên trở lên, bắt buộc phải thành lập Ban kiểm soát Trong trường hợp công ty có dưới 11 thành viên, việc thành lập Ban kiểm soát là tùy chọn và cần phù hợp với yêu cầu quản trị công ty.
Công ty TNHH một thành viên có cấu trúc quản lý bao gồm chủ tịch công ty và giám đốc hoặc tổng giám đốc Chủ tịch có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm giám đốc Quyền và nghĩa vụ của tổng giám đốc và giám đốc được quy định trong điều lệ công ty hoặc hợp đồng lao động Đối với công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu, công ty được tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình nhất định.
+ Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên.
+ Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên.
Công ty hợp danh được tổ chức gồm Hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng thành viên, Giám đốc, tổng giám đốc và thành viên hợp danh
Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ, tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản về mọi hoạt động kinh doanh Chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền quyết định toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và được phép sử dụng lợi nhuận sau khi đã nộp thuế, đồng thời thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật.
Chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền tự quản lý hoặc thuê giám đốc điều hành để quản lý hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, dù có thuê người khác, chủ doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chủ doanh nghiệp tư nhân có thể đóng vai trò là nguyên đơn, bị đơn, hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong các tranh chấp doanh nghiệp tại Trọng tài hoặc Tòa án.
+ Công ty 100% vốn nước ngoài.
+ Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC).
+ Chi nhánh thương nhân nước ngoài.
+ Văn phòng đại diện (Chưa kể lĩnh vực ngân hàng).
Tùy thuộc vào loại hình pháp lý của công ty, cơ cấu tổ chức sẽ khác nhau theo quy định của pháp luật hiện hành.
Cấp bậc quản lý trong công ty độc lập
Ban kiểm soát (thuộc ĐHĐCĐ)
Ban kiểm soát ( thuộc HĐQT)
Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành, Giám đốc công ty, Giám đốc
Các Phó TGĐ (mỗi Phó sẽ phụ trách một bộ phận)
Các bộ phận (đứng đầu bộ phận chính của công ty là GĐ chức năng hay còn gọi là Trưởng phòng)
Cơ cấu tổ chức trong công ty cổ phần
Sơ đồ 2.7: cơ cấu tổ chức của một cty cổ phần
Theo quy định tại Điều 137 Luật doanh nghiệp 2020 thì cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần được chia thành hai mô hình:
Mô hình thứ nhất không yêu cầu Ban kiểm soát, bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) Mô hình này áp dụng cho công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông, trong đó các cổ đông là tổ chức nắm giữ dưới 50% tổng số cổ phần của công ty.
Mô hình thứ hai là mô hình bắt buộc phải có Ban kiểm soát: Đại hội đồng cổ đông,
Hội đồng quản trị và Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) là những cơ quan quản lý chủ chốt trong công ty cổ phần Đại hội đồng cổ đông, bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty Cổ đông có quyền cử đại diện thực hiện quyền lợi của mình theo quy định pháp luật; nếu có nhiều đại diện, cần xác định rõ số cổ phần và phiếu bầu của từng người.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý tối cao của công ty cổ phần, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị của công ty phải có tối thiểu ba thành viên và không quá mười một thành viên, trừ khi Điều lệ công ty quy định khác Các thành viên trong Hội đồng quản trị không bắt buộc phải là cổ đông của công ty.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty:
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị cũng như pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Nếu Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật, thì Giám đốc hoặc Tổng giám đốc sẽ đảm nhận vai trò này.
Nhiệm kỳ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không quá năm năm; có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
Công ty cổ phần có trên 11 cổ đông cá nhân hoặc có cổ đông tổ chức sở hữu hơn 50% tổng số cổ phần phải thành lập Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát của công ty gồm từ 03 đến 05 thành viên, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không vượt quá năm năm, và các thành viên có thể được bầu lại không giới hạn số nhiệm kỳ Để đảm bảo tính đại diện, hơn một nửa số thành viên của Ban kiểm soát phải thường trú tại Việt Nam Trưởng Ban kiểm soát cần là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp, đồng thời phải làm việc chuyên trách tại công ty, trừ khi Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn cao hơn.
Cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức và phân công
Thủ tục bất kiêm nhiệm: Với nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ tránh được các tình huống xảy ra do lạm quyền hoặc các sai phạm cố ý.
Thủ tục đối chiếu là một quy trình quan trọng trong doanh nghiệp, liên quan đến nhiều cá nhân và phòng ban khác nhau, nhằm tổng hợp thông tin về cùng một nghiệp vụ Quy trình này giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận, sai sót trong ghi chép và xử lý nghiệp vụ, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên Việc thực hiện đối chiếu không chỉ đảm bảo tính chính xác trong công việc mà còn tạo ra một hệ thống kiểm tra chéo hiệu quả.
Lưu ý :+ Đối chiếu kịp thời+ Cần điều tra rõ nếu có khác biệt+ Phải có người theo dõi việc đối chiếu
Thủ tục kiểm tra và theo dõi được coi là cơ chế "kiểm soát sự kiểm soát", trong đó Ban giám đốc thực hiện tự kiểm tra và ủy quyền cho cá nhân hoặc bộ phận (thường là kiểm toán nội bộ) để phát hiện các sai sót nghiêm trọng Điều này tạo ra hiệu ứng tích cực cho môi trường kiểm soát, đảm bảo rằng "công việc của nhân viên luôn có người kiểm tra, theo dõi và đánh giá".
Thủ tục bảo vệ tài sản là tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu rủi ro về mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng và phá hoại tài sản.
Ví dụ : + Hạn chế tiếp cận tài sản : hệ thống kho bãi, password máy tính…
- Bảo vệ, thủ tục ra vào công ty
+ Sử dụng các thiết bị quan sát : camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security + Kiểm kê tài sản
+ Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn …
Quy chế, quy định áp dụng trong chiều dọc
Quy chế quản trị quy định rõ về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chế độ làm việc của các bên liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ Điều này thường bao gồm ban kiểm soát nội bộ (nếu có), kiểm soát viên (KSV), kiểm toán viên nội bộ (KTVNB), cùng với các lãnh đạo và trưởng phòng ban khác có liên quan.
+ Đối tượng áp dụng: − Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên (nếu có)
− Tổng giám đốc/Giám đốc/Phó Tổng giám đốc/Phó Giám đốc
− Các phòng ban chức năng
− Các đơn vị trực thuộc
− Thành viên Ban kiểm soát nội bộ, Ban kiểm toán nội bộ của đơn vị
− Người đại diện vốn nhà nước tại các đơn vị…
Quy chế bộ phận: quy chế các phòng ban
Quy chế cá nhân: mô tả công việc
KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO CHIỀU NGANG
Các quy trình nghiệp vụ
Quy trình từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hàng hóa được phân phối và thanh toán hoàn tất bao gồm các bước: tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, chuẩn bị hàng hóa, giao hàng đến tay khách hàng và nhận tiền thanh toán.
Quy trình phụ: + Bán hàng
+ Giao hàng + Ghi nhận doanh thu + Thu hồi công nợ
+ Báo cáo bán hàng và đối chiếu công nợ
+ Hoa hồng bán hàng+ Thu hồi công nợ quá hạn+ Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán
Hình 3.1: Quy trình bán hàng
Đối tượng tham dự các thành phần tham gia vào quy định:
+ Khách hàng + Đội vận chuyển, thủ kho + Nhân viên bán hàng, nhân viên viết hóa đơn + Nhân viên tiếp thị, thủ quỹ
+ Kế toán thanh toán, kế toán trưởng + Kế toán doanh thu - công nợ
+ Phó giám đốc/trưởng bộ phận kinh doanh + Giám đốc
Quy trình mua hàng diễn ra từ khi các phòng ban lập phiếu yêu cầu mua hàng cho đến khi hoàn tất thanh toán cho nhà cung cấp.
Quy trình phụ: + Quy trình mua hàng
+ Quy trình nhận hàng mua + Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp + Quy trình xem xét nhà cung cấp
Đối tượng tham gia trong quy trình: + Nhà cung cấp
+ Bộ phận yêu cầu, mua hàng + Bộ phận kinh doanh
+ Kế toán thanh toán + Kế toán công nợ
+ Phó giám đốc kinh doanh+ Giám đốc
Mô hình công ty nghiên cứu
Khái niệm: + Mô hình nghiên cứu còn gọi là thuyết kế nghiên cứu
+ Lập mô hình nghiên cứu là quá trình làm rõ và trình bày phương phấp nghiên cứu hay chiến lược để đạt được mục tiêu nghiên cứu
+ Mô hình nghiên cứu có ý nghĩa như một chiếc cầu nối giữa các mục tiêu nghiên cứu và đạt được các mục tiêu đó
Mô hình công ty nghiên cứu: + Công ty sản xuất
+ Quy mô vừa+ Sản xuất hàng công nghệ
Hình 3.2: Mô hình công ty nghiên cứu
Cơ cấu tổ chức công ty: + Hội đồng thành viên
+ Ban kiểm soát + Tổng giám đốc + Kiểm toán nội bộ + BP Tiếp thị & bán hàng + BP Tài chính - kế toán & IT + BP Hành chính - Nhân sự + BP sản xuất
+ BP Vật tư - Mua hàng + BP Kỷ thuật tổng hợp ( cơ khí, xây dựng, ) + Đội xe tải
+ 3 bộ phận: kho, quỹ, bảo vệ
Chức năng cơ bản
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc xác định nhà cung cấp (NCC) phù hợp, nhằm giảm thiểu rủi ro thương mại và đảm bảo giá cả cạnh tranh cho loại hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể.
+ Quy trình mua hàng giúp loại bỏ các giao dịch mua hàng không phù hợp.
+ Quản lý hệ thống, mối quan hệ với những NCC uy tín.
+ Nếu xây dựng được một quy trình mua hàng rõ ràng thì doanh nghiệp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
+ Tạo ra một quy chuẩn chung cho hàng hóa, nguyên vật liệu trước khi tiến hành nhập kho.
+ Hỗ trợ kế toán trong việc theo dõi kiểm toán một cách chính xác.
+ Phần mềm quản trị doanh nghiệp cung cấp các chiến lược tự động hóa, giúp quá trình mua hàng được giảm thiểu chi phí.
Quy trình bán hàng chuẩn là công cụ quan trọng giúp bộ phận quản lý và lãnh đạo dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận Sales.
+ Tạo sự chuyên nghiệp của công ty trong đánh giá của khách hàng.
+ Nhanh chóng rút ngắn được sự chênh lệch về trình độ, kỹ năng của nhân viên cũ và mới.
Mục tiêu của quy trình
Quy trình mua hàng và thanh toán là yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ Hàng hóa mua vào cần đáp ứng quy cách, chất lượng và số lượng yêu cầu Tất cả các giao dịch thanh toán phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi thực hiện, đảm bảo đúng số lượng hàng thực tế và nhà cung cấp Trong suốt quá trình, việc theo dõi, ghi sổ và báo cáo phải đảm bảo tính trung thực và hợp lý trong báo cáo tài chính Các nghiệp vụ mua vào cần có đầy đủ chứng từ như yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hóa đơn của nhà cung cấp, cùng với sự phê duyệt của người có thẩm quyền Kế toán cần ghi nhận đúng giá trị thực tế của hàng hóa nhập kho, và các nghiệp vụ thanh toán phải được tính toán và ghi nhận chính xác.
Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng là:
+ Bán hàng: bán đúng hàng hóa, bán đủ số lượng, bán kịp thời lúc khách hàng muốn mua
+ Thu tiền: thu tiền bằng hình thức nộp trước + Ghi nhận và báo cáo: một cách ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ, dễ hiểu
Mục tiêu của việc bán hàng khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng:
+ Bán đúng: Đúng khách hàng, đúng giá sản phẩm và đúng mặt hàng.
+ Bán đủ: giao đủ số lượng mà khách hàng đã giao dịch.
+ Bán kịp thời: giao hàng đúng ngày hẹn.
Rủi ro của quy trình và cơ chế kiểm soát tương ứng
Mua hàng hóa bao gồm các bước như xác định nhu cầu, thực hiện giao dịch mua, nhận hàng và thanh toán Nếu trong quá trình mua hàng không đảm bảo các điều kiện an toàn, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng.
Cần tách bạch rõ ràng giữa các vai trò trong quy trình mua sắm: người mua hàng, người duyệt mua hàng và người sử dụng hàng Nếu người sử dụng cũng là người mua, họ có thể ưu tiên một nhà cung cấp nhất định do mối quan hệ cá nhân hoặc lợi ích riêng, dẫn đến việc người duyệt và người mua hàng có thể chọn nhà cung cấp quen thuộc Điều này có thể gây ra tình trạng đội giá và nhận hoa hồng không chính đáng.
Mục đích của việc tạo sự độc lập và khách quan là để đảm bảo rằng người tiêu dùng có thể mua đúng hàng hóa với chất lượng tốt nhất và điều kiện hợp lý, đồng thời lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
Việc không tách bạch chức năng có thể dẫn đến lạm dụng quyền hạn và chọn nhà cung cấp không phù hợp để nhận hoa hồng Để đảm bảo chất lượng, quy trình đề nghị mua hàng và dịch vụ cần được kiểm soát chặt chẽ.
+ Mặt hàng đó cần thiết phải mua
+ Hàng có tồn kho đâu đó nhưng không biết, cứ thấy thiếu là mua mà không kiểm tra kỷ.
Trong các công ty nhà nước hoặc có tính chất nhà nước, việc mua hàng tồn kho vì lý do chính trị hoặc quyền lợi khác là điều thường thấy Chẳng hạn, một công ty thành viên mới xây dựng kho lạnh nhưng không có hàng hóa để chứa, dẫn đến yêu cầu từ Tổng công ty cho các công ty con khác mua hàng và thuê kho để tạo doanh thu cho công ty Đây là một thực tế xảy ra trong môi trường kinh doanh, mặc dù nghe có vẻ như tiểu thuyết.
+ Dùng tiền Công ty mua các mặt hàng sử dụng cá nhân, không phục vụ cho Công việc.
+ Đề nghị mua hàng không đúng loại cần dùng (mua về bỏ vì không sử dụng được).
Khi đề nghị mua hàng, cần xác định tính hợp lý của mặt hàng trong phiếu đề nghị Quy trình xét duyệt phải có người phụ trách, đảm bảo rằng tất cả những người có trách nhiệm tham gia kiểm tra tính hợp lý trước khi trình lên người có thẩm quyền Ví dụ, nếu mặt hàng A còn tồn kho 5 đơn vị, Bộ phận mua hàng phải lập phiếu đề nghị và có sự kiểm soát của Thủ kho cũng như sự đồng ý của Trưởng phòng mua hàng, trước khi trình Giám đốc Công ty xem xét.
Nhà cung cấp được chọn
Để đảm bảo chất lượng hàng hóa và tiến độ giao hàng, cần có danh sách nhà cung cấp được phê duyệt với các mặt hàng chủ chốt, tránh mua sắm từ những nhà cung cấp không có năng lực, vì điều này có thể dẫn đến hàng kém chất lượng, hàng giả, và rủi ro tài chính Các nhà cung cấp được duyệt thường có khả năng thương lượng các điều khoản ưu đãi hợp lý, và nếu có hình thức hợp tác chiến lược, sẽ có nhiều lợi ích hơn về giá cả, thời hạn thanh toán và giao hàng Trước khi được phê duyệt, nhà cung cấp đã được đánh giá kỹ lưỡng về các khía cạnh quan trọng, đảm bảo chất lượng dịch vụ và hàng hóa Nếu không còn đáp ứng yêu cầu, nhà cung cấp sẽ bị loại khỏi danh sách.
Để đảm bảo sự minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, cần có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận liên quan trong việc đánh giá và quyết định Việc không để một cá nhân đơn lẻ quyết định lựa chọn nhà cung cấp sẽ giúp tăng tính khách quan và công bằng trong quy trình này.
Rủi ro trong việc chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng và dịch vụ có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng Đặc biệt, nếu nhà cung cấp có mối quan hệ không minh bạch với nhân viên mua hàng để nhận hoa hồng, điều này càng làm tăng nguy cơ Để đảm bảo quy trình lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả, cần có sự tham gia đồng bộ từ bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng, bộ phận sử dụng và bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Một vấn đề phổ biến trong quy trình đặt hàng là đơn đặt hàng không được xử lý đúng cách và chưa nhận được sự phê duyệt từ người có thẩm quyền, nhưng đã được chuyển giao cho nhà cung cấp để thực hiện.
+ Có các sai sót trên đơn hàng, chẳng hạn như số lượng, thời gian Giao hàng và điều kiện thanh toán
+ Đơn đặt hàng với nhà cung cấp chưa được phê duyệt hoặc nhà cung cấp có vấn đề
Rủi ro trong quy trình giao hàng là việc hàng hóa đã được chuyển giao hoặc dịch vụ đã được thực hiện trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt Điều này dẫn đến việc lập đơn đặt hàng chỉ để hợp thức hóa những giao dịch đã diễn ra.
Việc nhận hàng cũng cần được kiểm soát: + Rất có thể mặt hàng giao không đúng, không đạt yêu cầu nhưng vẫn cho nhập kho
Việc kiểm hàng cần được thực hiện bởi các bộ phận chuyên môn như QC hoặc các đơn vị có chuyên môn về mặt hàng cụ thể, chẳng hạn như IT cho máy tính và server, hoặc phòng kỹ thuật cho máy công tác và máy công cụ Không nên giao nhiệm vụ này cho thủ kho hay nhân viên thu mua.
+ Có biên bản kiểm tra chất lượng và số lượng+ Đảm bảo tính khách quan, không thiên vị trong nhận hàng
Rủi ro: hàng kém chất lượng, sai quy cách vẫn cho nhận và nhập kho
Mua sai hàng đối với các mặt hàng kỹ thuật có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng, như việc không cung cấp thông số kỹ thuật sẽ dẫn đến việc hàng hóa không đúng quy cách, không thể sử dụng và phải mua lại, gây lãng phí và thiệt hại cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong các công ty sản xuất có sử dụng nhiều máy móc Tình trạng này rất phổ biến và cần được chú ý để tránh ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.
Các đề nghị mua hàng nếu không được kiểm soát và phế duyệt một cách có hệ thống thì sai sót này chắc chắn xảy ra nhiều.
Thanh toán mua hàng chính xác cần đảm bảo, kế toán cần kiểm tra mấy vấn đề sau (Tức là kiểm tra bộ chứng từ thanh toán)
Hàng hóa đã được nhập kho đầy đủ và có phiếu nhập kho xác nhận Chất lượng hàng hóa đảm bảo đúng tiêu chuẩn và mẫu mã, kèm theo biên bản kiểm tra chất lượng Đồng thời, hàng hóa đã được nghiệm thu đạt yêu cầu đối với máy móc thiết bị hoặc công trình xây dựng, với biên bản nghiệm thu rõ ràng.
+ Đơn đặt hàng đã được phê duyệt đúng thẩm quyền + Hóa đơn của nhà cung cấp được phát hành đúng và hợp lệ
Đề nghị thanh toán đã được phê duyệt, tuy nhiên cần lưu ý rằng hồ sơ thanh toán có thể không đầy đủ chứng từ theo quy định Ngoài ra, đơn hàng có thể chưa được phê duyệt hoặc gặp vấn đề về chất lượng, số lượng hàng hóa, và có thể đang trong tình trạng tranh chấp nhưng vẫn yêu cầu thanh toán.
Rủi ro Cơ chế kiểm soát
Bán hàng không thu được tiền Đánh giá uy tín, duyệt hạn mức tín dụng, phân tích tuổi nợ.
Bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu
Phê duyệt giá bán, cập nhật giá mới.
Giao hàng trễ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng, theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng.
Giao hàng sai quy các, phẩm chất, số lượng
Khách hàng ký duyệt mẫu hàng, đối chiếu đơn đặt hàng, khách hàng ký bao bì giao nhận hàng
Phát hành hoá đơn sai Phê duyệt hoá đơn, đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho.
Cơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro
- Kiểm soát quá trình mua hàng
Yêu cầu, phê duyệt mua hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Xác nhận cam kết mua hàng
- Kiểm soát quá trình nhận hàng
Đến tại địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng và thực hiện các thủ tục kiểm soát theo quy định
- Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền
Kiểm soát nợ phải trả là quá trình quan trọng nhằm đảm bảo sự phê duyệt hợp lý cho các khoản phải trả, thực hiện thanh toán đúng hạn cho số lượng hàng hóa thực nhận, theo đúng đơn giá đã thỏa thuận và tránh tình trạng thanh toán trùng lặp.
- Hoạt động thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin kế toán, xét về mặt quy trình bao gồm ba bộ phận:
Chứng từ, sổ sách và các báo cáo là những yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Đồng thời, doanh nghiệp cần phát triển và hoàn thiện hệ thống truyền thông hiệu quả, cả nội bộ lẫn bên ngoài, để nâng cao sự minh bạch và kết nối với các bên liên quan.
Xem xét và đánh giá hoạt động của bộ phận mua hàng và trả tiền là cần thiết để đảm bảo rằng chúng phù hợp với thiết kế ban đầu Cần điều chỉnh các quy trình này cho phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển.
3.6.2 Quy trình bán hàng Để ngăn chặn và xử lý kịp thời các rủi ro khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng, cần có cơ chế cụ thể và bám sát vào đó để thực hiện Dưới đây là một số cơ chế để kiểm soát phát hiện rủi ro hiệu quả nhất khi thực hiện kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng:
- Theo dõi các báo cáo cụ thể về:
Các đơn hàng chưa được thực hiện, còn đang vướng mắc.
Các số dư phải thu đã quá hạn lâu ngày.
Sai lệch số lượng hàng hóa bán ra trên hóa đơn và số lượng hàng hóa xuất kho.
- Đối chiếu doanh số theo bộ phận kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng hàng ngày của bộ phận bán hàng:
Phân tích tỷ lệ lãi gộp của tất cả hàng hóa.
Phân tích chuyên sâu về vòng quay hàng tồn kho.
Giám sát chặt chẽ số ngày thu tiền bình quân trong tháng.
Hệ thống chứng từ cơ bản
Phiếu thu/ báo cáo ngân hàng
Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ
Đơn đặt hàng: do khách hàng phát hành Chữ kí: + Người kí: Khách hàng, người có thẩm quyền
+ Khách hàng kí để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán
+ 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng+ 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất
Phiếu xuất kho: do bộ phận bán hàng phát hành.
Có 5 chữ kí + Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)
Trưởng bộ phận ký phê duyệt việc xuất bản, trong khi Giám đốc ký để phê duyệt việc xuất bán Thủ kho có trách nhiệm ký xác nhận việc xuất kho, và khách hàng ký để xác nhận việc đã nhận đủ hàng Tài liệu này bao gồm 4 liên.
1 liên gốc lưu tại bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu.
1 liên thủ kho dữ lại để xem như là lệnh xuất kho.
1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tốn kho,
1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng.
Hóa đơn: do bộ phận kế toán phát hành.
Chữ kí: 3 chữ kí + Người viết hóa đơn (ký để xác nhận viết hóa đơn)
Thủ trưởng cần ký và đóng dấu để phê duyệt hoặc xác nhận việc bán hàng, đặc biệt là đối với các cơ quan nhà nước Điều này giúp người mua chứng minh rằng việc mua hàng của họ là hoàn toàn hợp pháp.
+ Khách hàng (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng)
+ 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế)
+ 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng
+ 1 liên (liên xanh) chuyển cho bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu.
Phiếu thu: do bộ phận kế toán phát hành
+ Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)
+ Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng)
+ Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu: thu đúng, thu đủ, thu kịp thời)
+ 1 liên gốc lưu tại kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu.
+ 1 liên thủ quỹ để xem đây như lệnh thu tiền.
+ 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền.