5. Kết cấu của luận văn
4.3.2. Giải pháp hoàn thiện thông tin truyền thông
Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp cần được hoàn thiện đ ng bộ từ tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán. Trước hết doanh nghiệp cần áp dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết trong
theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ cũng cần được xây dựng và ban hành chính thức bằng văn bản để các cá nhân và bộ phận có liên quan đến quá trình thực hiện nghiệp vụ nhận biết được rõ trách nhiệm và công việc của mình ở từng khâu lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ; kiểm tra và ký chứng từ; phân loại, sắp xếp chứng từ;
định khoản và ghi sổ kế to n; ưu trữ và bảo quản chứng từ. Việc phân cấp ký trên chứng từ nên được quy định rõ ràng trong quy chế quản lý tài chính thể hiện nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn nhằm kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.
Đối với hệ thống tài khoản kế toán, cần áp dụng, xây dựng các tài khoản tổng hợp và chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo đó, các tài khoản quan trọng và chủ yếu nên được thiết kế các tài khoản chi tiết tương ứng nhằm theo dõi thông tin rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và tin cậy đến từng đối tượng hạch toán. Những tài khoản cần chú trọng là Tài khoản 131, Tài khoản 331 thể hiện quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp; các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm như 621 622 627 154 155; …
Nhằm phục vụ yêu cầu kiểm soát và quản trị nội bộ đơn vị, bên cạnh hệ thống báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần nghiên cứu xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Cách tốt nhất nên có sự l ng ghép hợp lý giữa phân hệ kế toán tài chính với phân hệ kế toán quản trị với nhau, từ đó phân công trách nhiệm cho bộ phận kế toán tài chính đảm nhận trên cơ sở kết hợp với các bộ phận có liên quan. Yêu cầu cung cấp thông tin từ hệ thống báo cáo quản trị nên được nhà quản lý xác định rõ liên quan đến những nội dung thông tin cơ bản nhất như: ph n tích chi phí (chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp hoặc theo cách ứng xử của chi phí), phân tích quan hệ chi phí - khối ượng - lợi nhuận; kiểm soát dự to n …Trên cơ sở yêu cầu đã được xác định, các báo cáo kế toán quản trị (báo cáo sản xuất, báo cáo doanh thu, chi phí, dự
toán ngân sách, các bảng ph n tích …) được nghiên cứu, xây dựng và triển khai áp dụng để đáp ứng đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhu cầu quản lý.
Thứ hai, đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty CP TDT
ERP - Hệ thống hoạch định ngu n lực doanh nghiệp - với bản chất ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc xử lý thông tin phục vụ cho nhu cầu kiểm soát và quản trị nội bộ có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Ứng dụng ERP thực sự cần thiết đối với doanh nghiệp có khối ượng giao dịch inh doanh tăng nhanh đ ng thời chịu áp lực cạnh tranh gay gắt, và doanh nghiệp xuất khẩu chịu sức ép phải áp dụng công nghệ thông tin hiện đại nhằm tương thích với mô hình quản lý của các khách hàng hoặc đối tác nước ngoài. Ở các doanh nghiệp may mặc chủ yếu sản xuất sản phẩm xuất khẩu có quy mô lớn, tốc độ tăng trưởng nhanh thường có ượng thông tin phát sinh trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh tương đối nhiều. Việc xử lý thông tin bằng phương pháp thủ công trở nên quá tải dẫn đến nhiều sai sót trong tất cả giai đoạn của các nghiệp vụ như nhập kho, xuất kho, giao hàng,.. khiến hệ thống kiểm soát nội bộ mất đi tính hiệu lực trong kiểm soát thông tin. Bên cạnh đ trước sức ép cạnh tranh gay gắt trong Ngành May toàn cầu, nhà quản lý Công ty CP TDT cần thúc đẩy việc tiết kiệm và kiểm soát tốt chi phí trong phạm vi toàn doanh nghiệp.
Việc áp dụng ERP xu hướng tất yếu cho các doanh nghiệp may mặc xuất khẩu có quy mô lớn trong điều kiện hội nhập với nền kinh tế thế giới hiện nay nhằm nâng sử dụng tối ưu các ngu n lực như ao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, đ ng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát tốt hơn c c thông tin trong toàn bộ quá trình kinh doanh. Tuy vậy, việc áp dụng ERP thành công không hề đơn giản, đòi hỏi Công ty cần nghiên cứu kỹ trước khi áp dụng để lựa chọn giải pháp ERP hiệu quả nhất. Việc áp dụng phải đảm bảo theo lộ trình phù hợp vì ERP tác động mạnh mẽ và sâu sắc đến toàn bộ các
yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Trước hết, nhà quản lý cần nhận thức được rõ lợi thế, thách thức và xác định rõ mục tiêu áp dụng ERP tại doanh nghiệp kể cả trong hiện tại v tương ai.
Việc đầu tư cho ERP thường tốn kém nên nhà quản lý cần cân nhắc kỹ mối quan hệ giữa chi phí đầu tư v o ERP v ợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Áp dụng ERP thường mất nhiều thời gian qua các công đoạn lựa chọn, quyết định, triển khai và ứng dụng hệ thống. C c h hăn v rủi ro đều có thể nảy sinh trong bất cứ giai đoạn nào nên nhà quản lý cần có quyết tâm cao độ và chuẩn bị tốt các điều kiện cần thiết nhằm đảm bảo sự thành công trong áp dụng ERP. Việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm để xử lý thông tin mà bản chất của ERP chính là chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Điều kiện tiên quyết để vận dụng thành công ERP là chuẩn hoá quy trình cho tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. Khi vận dụng ERP, quy trình thực hiện một nghiệp vụ được chia thành các các công đoạn khác nhau từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nghiệp vụ đó. Từng công đoạn của các nghiệp vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán vào hệ thống. Ví dụ, trong quy trình mua hàng sẽ có các bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhập hàng vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút to n thanh to n tương ứng với việc chấp nhận thanh toán,..
Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống ERP xác lập mối liên kết giữa các tài khoản trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau. ERP được thiết kế để quản lý theo quy trình chuẩn, vì vậy, nếu bất cứ một công đoạn của quy trình bị cắt đứt thì chức năng iểm soát của hệ thống sẽ không được đảm bảo dẫn đến việc kiểm soát số liệu kế toán sẽ gặp nhiều h hăn.