5. Kết cấu của luận văn
4.3.3. Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát
Trước hết, cần áp dụng đúng đắn các nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm, uỷ quyền và phê chuẩn trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát.
Để hoạt động tài chính lành mạnh, đi vào nền nếp, nhà quản lý trong doanh nghiệp cần nâng cao ý thức hơn nữa về tầm quan trọng của kiểm soát tài chính, đ ng thời chỉ đạo triển khai nghiên cứu, xây dựng và áp dụng quy chế quản lý tài chính phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Quy chế tài chính được xây dựng cần áp dụng đúng đắn các nguyên tắc cơ bản như ph n công, phân nhiệm; uỷ quyền, phê chuẩn và bất kiêm nhiệm.
Việc ban hành và áp dụng quy chế quản lý tài chính là cần thiết, có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp loại hình doanh nghiệp là công ty cổ phần có nhiều cổ đông góp vốn như Công ty CP TDT. Trong trường hợp này hoạt động tài chính của doanh nghiệp được nhiều bên quan tâm, vì vậy việc kiểm soát tài chính chặt chẽ, minh bạch, có hiệu quả sẽ tạo niềm tin cho những người có lợi ích liên quan đến doanh nghiệp.
Trong quản lý các hoạt động của doanh nghiệp, việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát cần áp dụng đúng đắn các nguyên tắc phân công phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn.
Với các thủ tục kiểm soát liên quan đến các quá trình hoạt động cần phân định rõ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận có liên quan trong thực hiện chức năng phù hợp theo trình tự thực hiện hoạt động. Chẳng hạn, với mua hàng, cần quy định rõ chức năng x c định nhu cầu, lập dự trù chi phí thuộc về bộ phận cung ứng, việc ghi nhận và thanh toán với nhà cung cấp thuộc chức năng của bộ phận kế toán.
Nguyên tắc uỷ quyền cũng cần được thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo khả năng iểm soát nghiệp vụ trước khi nó được phép xảy ra. Với mua hàng, nhà quản lý phải thực hiện việc xét duyệt nhu cầu và kế hoạch mua
h ng trên cơ sở các thông tin tin cậy nhằm đảm bảo việc mua là thực sự hợp lý. Bên cạnh đó, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng phải được áp dụng nhằm tách bạch các chức năng thực hiện nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản. Vì vậy với mua hàng, khi hàng về đến doanh nghiệp, bộ phận kiểm nhận cần phải độc lập với bộ phận kho, bộ phận kế toán và bộ phận cung ứng thì kết quả kiểm nhận mới đảm bảo tính khách quan. Đây chỉ là ví dụ minh hoạ về áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong thiết kế các thủ tục kiểm soát với giai đoạn cung ứng của quá trình kinh doanh. Ở tất các chu trình hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, đều cần phải áp dụng tốt ba nguyên tắc này thì kiểm soát mới đảm bảo được tính hiệu lực và hiệu quả.
Tiếp theo, cần hoàn thiện thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động cơ bản
Công ty CP TDT cần phải thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát đầy đủ liên quan đến ngu n lực và các giai đoạn cơ bản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc thiết kế thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động cơ bản cần tôn trọng các nguyên tắc như ph n công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, uỷ quyền và phê chuẩn.
Để bảo vệ tài sản trong sản xuất gia công trước hết cần áp dụng tốt nguyên tắc phân công phân nhiệm nhằm xác định rõ trách nhiệm của của các bộ phận trong doanh nghiệp tương ứng với quá trình luân chuyển nguyên vật liệu và chứng từ kèm theo. Theo đó, các vòng kiểm soát được chú ý thiết lập từ khi nguyên vật liệu được nhập kho và bảo quản tại kho căn cứ vào phiếu nhập kho, sau đó được xuất kho (kèm theo phiếu xuất kho) và giao nhận đến các tổ đội sản xuất trên cơ sở các chứng từ giao nhận. Tiếp theo, trách nhiệm bảo vệ nguyên vật liệu và bán thành phẩm được trao cho từng tổ sản xuất từ tổ cắt đến chuyền may theo từng ngày hoặc từng ca sản xuất, cho đến khi chúng được là, gấp, kiểm nhận chất ượng và đóng gói tại bộ phận đóng gói.
Các định mức kỹ thuật về kiểm soát nguyên vật liệu cần được xác định rõ ràng và hợp lý trên cơ sở thông số của sản phẩm mẫu, chẳng hạn định mức hao hụt cho phép với nguyên vật liệu trong toàn bộ quá trình sản xuất khống chế ở mức tối đa từ 2% đến 3% (phù hợp với thông lệ chung của Ngành).
Trên phạm vi quản lý tài sản của toàn bộ nhà máy, bộ phận bảo vệ là nhân tố tích cực để hạn chế hoặc phòng trừ nguy cơ mất mát, thiếu hụt tài sản bằng cách kiểm soát mọi trường hợp người vào và ra khỏi doanh nghiệp.
Việc xác định các bộ phận có trách nhiệm lập, duyệt các chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, hợp lý là cần thiết nhằm áp dụng tốt nguyên tắc phân công, phân nhiệm trong kiểm soát tài sản tại Công ty CP TDT. Những trường hợp nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm mất hoặc hỏng phải tìm rõ nguyên nhân để xử lý. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng cần được áp dụng nhằm hạn chế yếu điểm trong kiểm nhận nguyên vật liệu. Doanh nghiệp nên thiết lập bộ phận kiểm nhận độc lập, không kiêm nhiệm với bộ phận kho hàng nhằm đảm bảo độ tin cậy và khách quan của số liệu kiểm nhận. Số ượng nhân viên của bộ phận cần được biên chế phù hợp với khối ượng, chủng loại nguyên phụ liệu được kiểm nhận để tránh quá tải trong công việc. Các chứng từ kiểm nhận như “Biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ, sản phẩm h ng ho ” phải được lập v ưu giữ đầy đủ trong h sơ nhận h ng. Trong trường hợp phát hiện thấy số ượng nguyên phụ liệu bị thiếu, chất ượng không đảm bảo yêu cầu, hàng không đúng quy cách kỹ thuật, phải lập ngay biên bản và báo cáo kịp thời cho nhà quản lý doanh nghiệp được biết để xử lý. Những phát hiện cần được ưu giữ bằng văn bản (thường có xác nhận giữa hai bên giao và nhận h ng) m cơ sở để giải quyết những thiệt hại không đáng có có thể xảy ra đối với doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các thủ tục kiểm soát nhằm bảo toàn chất ượng và giá trị của nguyên phụ liệu, bán thành phẩm, thành phẩm cũng cần được quan tâm thiết kế.
Hai là, hoàn thiện thủ tục trong kiểm soát quá trình mua hàng
Kết quả khảo sát và phân tích thực trạng cho thấy thủ tục kiểm soát đối với mua hàng trong Công ty CP TDT chưa được thiết kế đầy đủ và bao quát toàn bộ c c bước công việc cơ bản theo trình tự thực hiện quá trình mua.
Chính vì vậy, thủ tục kiểm soát được đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm soát quá trình mua hàng bao g m:
Xác định nhu cầu, lập kế hoạch và phê duyệt hàng mua: Việc thiết kế cần đảm bảo vận dụng nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn; nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Cụ thể, các chứng từ thể hiện nhu cầu mua hàng như “đơn đề nghị mua” phải được bộ phận, cá nhân có nhu cầu về hàng hoá, vật tư ập, có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận đó. Nhằm tránh lãng phí trong chi tiêu và khẳng định nhu cầu mua hàng thực sự t n tại, chứng từ đề nghị mua hàng cần được đính kèm với báo cáo xác nhận số ượng hàng t n của bộ phận có chức năng quản lý hàng hoá đó. Để hoàn thiện các thủ tục này, Công ty CP TDT cần rà soát bổ sung quy chế quản lý tài chính rõ ràng, trong đó có nội dung quy định về trình tự và thủ tục thực hiện đối với quá trình mua hàng.
Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Mua sắm thể hiện mối quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, đ ng thời tiềm ẩn nhiều gian lận và sai sót có thể xảy ra gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Để giảm thiểu rủi ro, cần thiết kế thủ tục đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
Trách nhiệm chính trong đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cần được giao cụ thể cho bộ phận cung ứng tại Công ty đảm nhận. Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể theo một trong nhiều hình thức tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu đầu vào cần mua và cách thức lựa chọn trong từng doanh nghiệp. Công ty CP TDT có thể áp dụng một trong các cách sau đây: Tổ chức đấu thầu để lựa chọn: Việc đấu thầu phải tuân thủ Luật đấu thầu v c c văn
bản dưới luật. Tuy nhiên phương thức n y thường áp dụng khi doanh nghiệp thực hiện các dự án đầu tư t i sản cố định, ít được lựa chọn để áp dụng khi cung ứng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. V phương ph p đánh giá nhà cung ứng theo các tiêu chuẩn được thiết lập: Cách thức này thường được áp dụng đối với nhà cung cấp mới chưa c trong danh s ch c c nh cung cấp được phê duyệt hoặc các nhà cung cấp quen thuộc nhưng cần phải đánh giá lại. Đánh giá có thể được thực hiện định kỳ (chẳng hạn theo quý hoặc theo năm) hoặc đánh giá bất thường (chẳng hạn đã thực hiện việc cung cấp cho doanh nghiệp nhưng iên tiếp vi phạm một loại lỗi … ). Việc đánh giá được thực hiện bằng hình thức cho điểm và phân loại nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau như: hả năng cung cấp, chất ượng cung cấp, đơn gi điều kiện thanh toán, các hành động khắc phục khi có khiếu nại hoặc yêu cầu khác từ bên mua và các thông tin khác có liên quan. Trong một số trường hợp, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp còn phải được xây dựng và đánh giá trên khía cạnh đáp ứng yêu cầu về áp dụng hệ thống quản lý chất ượng môi trường, trách nhiệm xã hội, bảo vệ an ninh … theo tiêu chuẩn quốc tế nếu khách hàng nhập khẩu của doanh nghiệp may mặc yêu cầu như vậy.
Theo dõi và kiểm soát quá trình hợp tác kinh doanh với nhà cung ứng:
Sau khi thực hiện đánh giá, xếp hạng, quyết định lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đặt ra, thủ tục theo dõi và kiểm soát quá trình hợp tác kinh doanh với nhà cung ứng cũng cần được quan tâm. Theo đó, các nhà cung ứng được lựa chọn được theo dõi theo danh s ch riêng thường với tên gọi “Danh s ch các nhà cung cấp được phê duyệt”. Danh s ch n y thể hiện thông tin chi tiết về tên từng nhà cung cấp, số điện thoại và địa chỉ liên hệ, chủng loại hàng hoá và dịch vụ cung ứng, kết quả đánh giá xếp hạng, người phê duyệt, thời gian phê duyệt. Để theo dõi quá trình hợp tác với nhà cung ứng, doanh nghiệp nên sử dụng “Sổ theo dõi nhà cung ứng”. Sổ này được mở nhằm mục đích theo dõi chi tiết đến từng nhà cung ứng về kết quả
thực hiện cung ứng có đạt các mục tiêu mà doanh nghiệp quan t m như:
thời gian giao hàng, số ượng, chất ượng và giá cả theo từng lần cung ứng.
Đặc biệt, khi nhà cung ứng mắc lỗi, các thông tin sẽ được ghi lại chi tiết nhằm báo cáocho nhà quản lý được biết để xử lý kịp thời.
Thủ tục tiếp nhận hàng: Việc tiếp nhận nguyên vật liệu và vật tư phục vụ giai đoạn sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp phụ thuộc vào ngu n nhập do mua hoặc khách hàng giao theo hợp đ ng gia công. Các chứng từ được sử dụng để kiểm so t thường là: mẫu chuẩn của nguyên phụ liệu, tài liệu về tiến độ sản xuất, thời hạn giao hàng, thông báo giao hàng của bộ chứng từ hàng nhập (bao g m: Hoá đơn - Invoice, Packing List, vận đơn - B/L) nếu là nguyên vật liệu do khách hàng giao, hoặc các hợp đ ng, hoá đơn biên bản giao nhận hàng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp nếu là tự mua. Những bộ phận có liên quan trong tiếp nhận nguyên vật liệu và vật tư phòng cung ứng, phòng kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ phận kho, và bộ phận quản trị chất ượng. Trong quá trình tập kết nguyên vật liệu, nếu phát hiện thấy tình trạng không đ ng bộ hoặc chất ượng không đảm bảo yêu cầu, cần phải kịp thời lập biên bản, giám định và thông báo ngay cho khách hàng hoặc nhà cung cấp bằng điện thoại, email, hoặc trao đổi trực tiếp với đại diện của khách hàng tại doanh nghiệp để có biện pháp kịp thời giải quyết. Khi nguyên vật liệu không đạt yêu cầu về số ượng, chất ượng, chờ xử lý mà không thuộc lỗi của doanh nghiệp thì hai bên doanh nghiệp và khách hàng cần phải thoả thuận và thống nhất để điều chỉnh kế hoạch giao hàng cho phù hợp, đ ng thời phải điều chỉnh kế hoạch sản xuất tổng thể của toàn doanh nghiệp. Trong trường hợp mua hàng, những thông tin này rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp trên cơ sở yêu cầu những hành động khắc phục từ phía nhà cung cấp như chấp nhận giảm giá, hoặc trả lại hàng đã mua do không đạt yêu cầu mà hai bên đã thoả thuận và thống nhất trước đó.
Theo dõi và thực hiện thanh toán với nhà cung cấp: Trách nhiệm này
chủ yếu thuộc về bộ phận kế toán Công ty. Các khoản phải trả cần được theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp trên Tài khoản phải trả nhà cung cấp (Tài khoản 331), theo từng hợp đ ng, từng loại hàng hoá, dịch vụ được cung ứng, số tiền và thời hạn nợ phương thức thanh toán. Bên cạnh việc theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả, kế toán cần thực hiện việc đối chiếu công nợ chính xác đến từng nhà cung cấp. Kiểm soát của nhà quản lý thể hiện ở thẩm quyền duyệt chi khi thực hiện thanh toán với nhà cung cấp (bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng).
Hoàn thiện thủ tục trong kiểm soát chi phí sản xuất để tiết kiệm chi phí đ ng thời có thể phát hiện ngăn chặn kịp thời các gian lận, sai sót trong quá trình sản xuất như sử dụng nguyên vật liệu lãng phí, sai mục đích, thất thoát hoặc hao hụt nguyên vật liệu ngoài định mức … Công ty cần đẩy mạnh việc kiểm soát chi phí sản xuất. Trước hết cần triển khai xây dựng các định mức đối với chi phí biến đổi (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí chung biến đổi khác) cho các sản phẩm chủ đạo, truyền thống của doanh nghiệp. Các định mức n y căn cứ, tiêu chuẩn để kiểm soát chi phí sản xuất thực tế phát sinh. Với chi phí sản xuất chung cố định, cần phải lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp, ví dụ như ph n bổ theo doanh thu của đơn hàng, phân bổ theo sản ượng sản xuất, phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp … Trong c c tiêu thức này, phân bổ theo sản ượng sản xuất ước tính là lựa chọn hợp lý vì việc ước tính tổng sản ượng sản xuất trong khoảng thời gian nhất định dễ thực hiện hơn so với ước tính toàn bộ doanh thu hoặc toàn bộ chi phí nhân công trực tiếp. Tổng hợp các khoản mục chi phí ước tính (bao g m chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung) sẽ được giá thành sản xuất sản phẩm ước tính.
Kiểm soát chi phí sản xuất sẽ hông c ý nghĩa thiết thực nếu bộ phận kế toán của Công ty không thực hiện việc so sánh giữa chi phí và giá thành sản xuất thực tế với chi phí và giá thành sản xuất ước tính. Vì vậy, Công ty
cần tăng cường việc phân tích và đánh giá các chênh lệch giữa chi phí sản xuất dự toán và chi phí sản xuất thực tế nhằm phát hiện các chênh lệch lớn có thể xảy ra, tìm nguyên nhân, từ đó quyết định các điều chỉnh hoặc xử lý cần thiết.
Để hỗ trợ cho kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp, nên áp dụng phần mềm trong ước tính, đánh giá và phân tích chi phí sản xuất.
Hoàn thiện thủ tục để kiểm soát chi phí thiệt hại trong sản xuất do sản phẩm không phù hợp. Sản phẩm không phù hợp có thể gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Để hạn chế những chi phí thiệt hại này, các thủ tục kiểm soát nên được thiết kế phù hợp, quy định rõ ràng trách nhiệm và công việc của từng bộ phận có liên quan trong đơn vị. Cụ thể: Phân công trách nhiệm phát hiện sản phẩm không phù hợp: Trách nhiệm này do bộ phận kiểm nhận chất ượng (KCS) thực hiện. Để hoàn thành tốt công việc, số ượng nhân viên của bộ phận KCS được biên chế phải phù hợp với khả năng sản xuất của doanh nghiệp. Để có kết quả khách quan, bộ phận này phải đảm bảo tính độc lập với bộ phận sản xuất và kho. Kết quả kiểm nhận phải được báo cáo chi tiết, nhanh chóng và kịp thời cho nhà quản lý của doanh nghiệp.
Tìm nguyên nhân gây ra sản phẩm không phù hợp: Bộ phận KCS vẫn phải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này, tuy nhiên nên có sự kết hợp và kiểm tra chéo của bộ phận kỹ thuật trong doanh nghiệp. Tìm nguyên nhân chính xác, kịp thời sẽ giúp cho việc sửa chữa sản phẩm hợp lý và nhanh nhất, hạn chế các chi phí thiệt hại do sản phẩm hỏng ở mức thấp, đ ng thời cung cấp thông tin tin cậy để quy kết trách nhiệm cho các cá nhân hoặc bộ phận gây ra lỗi. Nguyên nhân gây ra sản phẩm sai hỏng được nhận biết rõ ràng là điều kiện để doanh nghiệp có thể phòng ngừa sự tái diễn những sự cố này hiệu quả về lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ph n tích c c nguy cơ tiềm ẩn gây ra sản phẩm không phù hợp: Công việc này rất quan trọng, có tác dụng phòng chống thiệt hại về chi phí trước khi tạo ra sản phẩm không phù hợp. C c nguy cơ tiềm ẩn liên quan đến nhiều giai