5. Kết cấu của luận văn
1.1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ
Kiểm so t nội bộ chịu ảnh hưởng từ c c nh n tố thuộc về nội tại bên trong của đơn vị như: đặc thù về quản ý cơ cấu tổ chức chính s ch nh n sự công t c ế hoạch ban iểm so t quy mô của doanh nghiệp trong đ nh n tố c ảnh hưởng đ ng ể nhất đến hệ thống iểm so t nội bộ nhận thức quan điểm triết ý phong c ch điều h nh của nh quản ý của doanh nghiệp…v c c yếu tố bên ngo i như chính s ch ph p uật v môi trường văn h a…
Theo c c ết quả nghiên cứu về tính hữu hiệu của iểm so t nội bộ c c nh n tố t c động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại c c DN của Việt Nam bao g m c c yếu tố thuộc về c c bộ phận của iểm so t nội bộ. Theo ết quả của uận n tiến sỹ Nguyễn Thị Minh Hải (2012) c c yếu tố như sau: Môi trường iểm so t Đ nh gi rủi ro Thông tin v truyền thông Hoạt động iểm so t và Gi m s t,
Đối với yếu tố “Môi trường kiểm soát”
Đ y nh n tố c t c động mạnh nhất đối với tính hữu hiệu của HTKSNB tại c c doanh nghiệp. Con người chính yếu tố trung t m quan trọng nhất trong môi trường iểm so t vì vậy nh n tố n y đề cao đến sự trung thực v gi trị đạo đức trong inh doanh. Cần thường xuyên nâng cao ỹ năng v tay nghề cho công nh n viên; quy định rõ tr ch nhiệm của từng bộ phận để hoạt động sản xuất – inh doanh được đ ng bộ v chuyên môn h a.
C c văn bản quy định phải được cung cấp v triển hai một c ch ịp thời v được to n thể công nh n viên nghiêm chỉnh chấp h nh.
C c đơn vị cần tập trung r so t nhu cầu x y dựng ế hoạch đ o tạo b i dưỡng nâng cao trình độ quản ý chuyên môn nghiệp vụ v ỹ năng nghiệp vụ cho nh n viên. Thường xuyên trao đổi nghiệp vụ ế to n v đạo đức nghề nghiệp trong s ng tăng cường công t c gi m s t đ nh gi nh n viên.
Nh n viên c ng c năng ực thì môi trường iểm so t c ng hoạt động c hiệu quả. Vì cơ cấu tạo nên môi trường iểm so t chủ yếu vẫn yếu tố con người vậy nên đ y yếu tố m c c tổ chức uôn đặc biệt quan t m.
C c nh quản trị cần đặt niềm tin v o đội ngũ nh n viên hiện tại của đơn vị thông qua việc ph n cấp/ủy quyền xử ý công việc. L m được điều n y sẽ giúp nh n viên chủ động v phấn hích hơn trong công việc. Đ ng thời hông bố trí nh n viên iêm nhiệm qu nhiều công việc hông đúng chuyên môn nghiệp vụ.
Mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí cụ thể ưu đ h a c c mô tả công việc n y để thuận tiện trong việc iểm tra gi m s t ẫn nhau giữa c c phòng ban. C c nh quản ý của đơn vị cần ph n định quyền hạn rõ r ng cho từng bộ phận giúp c c bộ phận c tr ch nhiệm hơn với công việc m mình được giao tr nh tình trạng đùn đẩy. Ph n định quyền hạn v tr ch nhiệm rõ r ng cho c c bộ phận sẽ tạo nên một môi trường m việc chuyên nghiệp giảm thiểu được tối đa c c rủi ro t c nghiệp nhận diện. Từ đ iểm so t rủi ro tốt hơn v mang ại hiệu quả hoạt động cao hơn cho DN. (Nguyễn Quang Quynh Ngô Trí Tuệ 2012) (Victor Z. Bring v Herbert Witt, 2000).
(2) Đối với yếu tố “Đánh giá rủi ro”
Yếu tố đ nh gi rủi ro ít được quan t m x y dựng ở c c doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh hiện nay. C c doanh nghiệp cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro x y dựng quy trình đ nh gi v ph n tích c c rủi ro, từ đ đưa ra c c chiến ược để giảm thiểu t c hại của rủi ro đến hoạt động kinh doanh.
Người đứng đầu đơn vị phải thường xuyên tiến h nh nhận diện rủi ro ph n tích v xem xét c c t c động của chúng đến c c mục tiêu chính của đơn vị. Với những rủi ro h c nhau c c đơn vị cũng nên đưa ra c c phương ph p h c nhau để phòng ngừa. Ngo i ra hi thực hiện đ nh gi c c đơn vị nên dùng những phương ph p định ượng vì độ chính x c cao hơn so với c c nhận định bằng cảm tính con người. Khi đ nh gi nh quản ý nên tr nh tình trạng gộp chung c c rủi ro để đ nh gi m nên t ch nhỏ ẻ chúng để c biện ph p đối ph phù hợp.
C c đơn vị cần đẩy mạnh công t c nhận diện c c rủi ro r so t ại những nguy cơ tiềm ẩn của hoạt động nghiệp vụ ế to n c ảnh hưởng đến đơn vị. Lấy ết uận của c c đơn vị thanh tra iểm tra ý iến đ ng g p của h ch h ng m công t c iểm tra nội bộ tại đơn vị ban h nh quy chế quản ý rủi ro trong c c hoạt động thanh to n. (Victor Z. Bring và Herbert Witt, 2000)
(1) Đối với yếu tố “Thông tin và truyền thông”
Yếu tố thông tin truyền thông vấn đề hông thể thiếu để doanh nghiệp thiết ập c c mục tiêu v đưa ra c c quyết định để thực hiện c c hoạt động iểm so t. Muốn thông tin hữu dụng cho doanh nghiệp trong KSNB cần đạt 2 yêu cầu cơ bản chất ượng của thông tin v c ch thức truyền đạt phù hợp. Yếu tố thông tin v truyền thông trong môi trường inh doanh hiện nay quy trình inh doanh phức tạp v hướng đến sự tự động h a. Vì vậy c c doanh nghiệp sản xuất inh doanh phải thường xuyên cập nhật tình hình biến động gi cả thị trường gi xuất hẩu diễn biến thị trường thế giới tỷ gi hối đo i thông tin về xu hướng nhập hẩu của c c thị trường thường xuyên v thị trường mới.
Hệ thống thông tin v truyền thông của c c đơn vị cần được n ng cấp cải thiện hơn nữa để phù hợp với thời ỳ c ch mạng công nghiệp 4.0. Một trong những ưu tiên h ng đầu đ cần x y dựng c c bảng thông tin nội bộ để phổ biến c c quy định quy chế từ c c cấp nh đạo đến từng nh n viên. Ngo i
ra c c đơn vị cần phải x y dựng một quy trình nhận v giải quyết thông tin từ nh đạo đến nh n viên để c c nh n viên c thể dễ d ng trao đổi thông tin iên ạc với nhau một c ch đơn giản nhanh nhất v hiệu quả nhất đ p ứng tốt c c yêu cầu n ng cao chất ượng dịch vụ cho hoạt động sản xuất inh doanh của đơn vị. (Victor Z. Bring và Herbert Witt, 2000)
(4) Đối với yếu tố “Hoạt động kiểm soát”
Hoạt động iểm so t th nh phần t c động mạnh đến hiệu quả hoạt động của các DN. C c hoạt động iểm so t cần được thiết ế phù hợp với từng quy trình của qu trình hoạt động. Để đảm bảo cho công t c KSNB hoạt động hiệu quả yêu cầu đầu tiên phải bảo đảm tính độc ập của bộ phận iểm so t phải c c c chế t i cho hoạt động của bộ m y n y. Vì vậy cần thực hiện ngay việc ho n thiện bộ phận iểm so t nội bộ tại các DN th nh ập bộ phận KSNB với chức năng v quyền hạn tương đương với c c bộ phận trong đơn vị. Ban gi m đốc c tr ch nhiệm điều h nh v iểm so t hệ thống KSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống n y vận h nh tốt cần tu n thủ một số nguyên tắc như: X y dựng một môi trường văn h a chú trọng đến sự iêm chính đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ r ng về tr ch nhiệm quyền hạn v quyền ợi.
C c quy trình hoạt động v KSNB được văn bản h a rõ r ng v được truyền đạt rộng r i trong nội bộ tổ chức. X c định rõ c c hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi ại bằng văn bản.
Bất ỳ th nh viên n o của tổ chức cũng phải tu n thủ hệ thống KSNB. Quy định rõ r ng tr ch nhiệm iểm tra v gi m s t. Tiến h nh định ỳ c c biện ph p iểm tra độc ập. Định ỳ iểm tra v n ng cao hiệu quả của c c biện pháp KSNB. Bộ phận KSNB nên tổ chức theo mô hình tập trung để đảm bảo tính hiệu quả ịp thời v thống nhất của công t c KSNB. Theo mô hình n y bộ phận KSNB tại c c đơn vị đầu mối thực hiện c c công việc iên quan đến KSNB trực thuộc trực tiếp Ban gi m đốc . Ngoài ra, các đơn vị cần hoàn
thiện thủ tục iểm so t rủi ro ứng dụng công nghệ thông tin trong công t c KSNB. Ứng dụng công nghệ thông tin v o công t c quản ý n i chung v công t c ế to n n i riêng một xu thế tất yếu. (Victor Z. Bring và Herbert Witt, 2000)
(5) Đối với yếu tố “Hoạt động giám sát”
Yếu tố gi m s t cũng được quan t m x y dựng ở c c doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, hầu hết c c doanh nghiệp chưa c đầy đủ c c bộ phận chức năng để hỗ trợ cho qu trình iểm so t rủi ro như KSNB hay iểm to n nội bộ. Đa số c c công ty nhỏ việc gi m s t được thực hiện chủ yếu bởi nh quản ý hoặc nh n viên chuyên tr ch ở bộ phận ế to n. Mặc dù c c doanh nghiệp c nhận diện v đ nh gi rủi ro nhưng ại chưa quan t m cao đến đ nh gi hiệu quả của việc nhận diện đ nh gi rủi ro h ng ỳ này.
Kiện to n đội ngũ c n bộ thanh tra iểm tra thực hiện tốt công t c xử ý sau thanh tra iểm tra; tổ chức công t c phúc tra việc hắc phục những hạn chế t n tại đ được iến nghị. Tổ chức thực hiện tốt công t c qu n triệt rút inh nghiệm những vấn đề t n tại qua iểm tra thanh tra iểm to n nhằm n ng cao chất ượng hoạt động của hệ thống. Để hoạt động iểm so t ng y c ng hiệu quả v đảm bảo tính hiệu ực trong vận h nh hệ thống iểm so t nội bộ thì c c đơn vị nên tăng cường qu trình gi m s t thường xuyên. V để c thể thực hiện tốt hơn về vấn đề n y cần phải thiết ập quy trình thanh tra iểm tra nội bộ định ỳ ít nhất 1 th ng/ ần để c thể ịp thời ph t hiện những sai s t trong qu trình xử ý công việc của nh n viên. (Victor Z. Bring và Herbert Witt, 2000)
KSNB xuất ph t từ nhu cầu quản ý hoạt động hông thể thiếu của mỗi DN. Để n ng cao hiệu quả hoạt động KSNB phải hình th nh được tổ chức bộ m y m công t c KSNB hợp ý với chức năng nhiệm vụ rõ r ng x y dựng được đội ngũ c n bộ c chất ượng. Công t c KSNB c hiệu quả sẽ g p phần quan trọng n ng cao hiệu quả hoạt động sản xuất inh doanh của c c DN.